' Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(14) Plats och tid Örestensrummet, kommunhuset, Kinna, klockan 09.15-10.50 Beslutande M Tomas Johansson, ordförande MP Lo Göthberg Larsson tjänstgör för Anders Andersson (C) MBP Henry Sandahl kl.09.15-10.20 20-26 S Lisa Dahlberg S Pauli Kuitunen Övriga närvarande E1' tiänstqörande ersätta re Övriga M Erik Arnell, ordförande Marks Bostads AB kl. 09.15-10.05 20-25 MP Lars-Olof Sandberg, ordförande Mark Kraftvärme AB 5 Rolf Wallerdal, vice ordförande i Mark Kraftvärme AB S Göran Andersson, vice ordförande Marks Fastighets AB IM Mats Lilienberg, verkställande direktör Spinnerskan i Mark AB och Marks Fastighets AB Svante Dahlquist, verkställande direktör Marks Bostads AB Bengt-Allan Frost, verkställande direktör Mark Kraftvärme AB Lena Arvidsson, redovisningschef Tomas Persson, ekonom Utses att justera Lisa Dahlberg Justeringens plats och tid Kommunhuset, Kinna,. Underskrifter Sekreterare /M5 6%. 20"29 Tomas Persso OrdförandeG-ø/ Tåmas Johansson Justerande WAM Lisa Dahlberg I)
U Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(14) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Sammanträdesdatum Datum för anslags. 2 uppsättande 2 Ö/ 05' 8 9 Datum för anslags 20134649 nedtagande Förvaringsplats för protokollet Underskrift Kommunledningskontoret EMM (JQLQÅ
U Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(14) Innehållsförteckning Fastställande av dagordning 20 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut 21 Rapportering revisionsrapport 22 Rapportering revisionsrapporter för dotterbolagen 23 Aprilrapport 24 Aprilrapport Spinnerskankoncernen 25 Budget 2019-2022 för 26 Dataskyddsombud, dataskyddsassistent 27 Mark Kraftvärme Stadsnät 28 Nästa sammanträde 29 Olgpx
U Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(14) 20/2018 Fastställande av dagordning :s beslut Den inför mötet publicerade dagordningen fastställs med tillägg av punkt för val av dataskyddsombud samt dataskyddsassistent. En dagordning ingår i kallelsen, vilken publicerats på Netpublicator, till dagens möte. Med anledning av den nya dataskyddsförordningen GDPR behöver Spinnerskan i Mark AB utse ett dataskyddsombud samt en dataskyddsassistent. Ordföranden föreslår att den inför styrelsemötet publicerade dagordningen fastställs med tillägg av punkt för val av dataskyddsombud samt dataskyddsassistent. (9» M.
U Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(14) 21/2018 Föregående mötesprotokoll, uppföljning av beslut :s beslut Protokollet från den 1 mars 2018 läggs till handlingarna. Sammanträdesprotokollet från den 1 mars 2018 finns publicerat på Marks kommuns hemsida; www.mark.se, och ingår i kallelsen till dagens styrelsemöte. Verkställande direktör Mats Lilienberg informerar om uppdrag från föregående möte avseende genomförande av översyn av Mark Kraftvärme AB inkl. fiberverksamheten för att se om bolagets avkastningskrav kan säkerställas utifrån nuvarande budget eller om nya mål ska sättas av agaren. För översyn av Mark Kraftvärme AB:s produktion och försäljning av värme har konsultbolaget Profu anlitats. Företaget har inlett sitt arbete och haft möten med berörda i kommunen och i Mark Kraftvärme AB:s organisation. För fiberverksamheten har en person kontaktats för att starta en översyn, men det är ännu inte klart exakt vad översynen ska bestå i. Det finns flera perspektiv när det gäller fiberverksamheten; dels :s affärsmässiga perspektiv, dels Marks kommuns perspektiv som bl a innebär att fiberutbyggnaden ska nå de statliga målen till 2020. Ordföranden föreslår att protokollet från den 1 mars 2018 läggs till handlingarna. camp
U Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(14) 22/2018 Rapportering revisionsrapport :s beslut Revisionsrapport för räkenskapsåret 2017 läggs till handlingarna. Ärendet PwC, som är revisor för, har lämnat en revisionsrapport för bolagets årsredovisning 2017 samt för verksamhet i övrigt. Beskedet från PwC är att granskningen av räkenskapsår 2017 är avslutad och att auktoriserade revisorn avger en s k ren revisionsberättelse. I övrigt rekommenderar PwC att upprättar en rutin och med dotterbolagen stämmer av eventuellt väsentliga händelser efter räkenskapsårets utgång för att fånga upp och vid behov komplettera årsredovisningen. Ärendets behandling Tjänsteskrivelse den 9 maj 2018. Redovisningschef Lena Arvidsson redogör för ärendet. Ärendet diskuteras. Ordföranden föreslår att revisionsrapport för räkenskapsår 2017 läggs till handlingarna. wgâ
U Mar k SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(14) 23/2018 Rapportering revisionsrapporter för dotterbolagen :s beslut Information om revisionsrapporter för dotterbolagen i Spinnerskankoncernen noteras. Ärendet Dotterbolagens reviosor har upprättat revisionsrapport för respektive bolag avseende räkenskapsar 2017. Ordföranden föreslår att dotterbolagens revisionsrapporter diskuteras. Ärendet diskuteras. Ordföranden föreslår att information om revisionsrapporter för dotterbolagen i Spinnerskankoncernen noteras. WM
w Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(14) 24/2018 Aprilrapport :s beslut Aprilrapport 2018, som är en rapport över ekonomi och verksamhet under årets första fyra månader samt en prognos för hela året, för Spinnerskan i Mark AB, fastställs. Ärendet Ett förslag på aprilrapport för, som är en rapport över bolagets ekonomi och verksamhet under årets första fyra månader 2018 samt en prognos för hela året, har publicerats i kallelsen till styrelsemötet. Ärendets behandling Tjänsteskrivelse den 9 maj 2018. Redovisningschef Lena Arvidsson presenterar aprilrapport för Spinnerskan i Mark AB. Ärendet diskuteras. Ordföranden föreslår att aprilrapport 2018, som är en rapport över ekonomi och verksamhet under årets första fyra månader samt en prognos för hela året, för, fastställs. 034%
U Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(14) 25/2018 Aprilrapport Spinnerskankoncernen :s beslut Aprilrapport 2018, som är en rapport över ekonomi och verksamhet under årets första fyra månader samt en prognos för hela året, för respektive dotterbolag i Spinnerskankoncernen och för koncernen som helhet, fastställs och överlämnas till kommunstyrelsen. Ärendet Ett förslag på aprilrapport, som är en rapport över ekonomi och verksamhet under årets första fyra månader 2018 samt en prognos för hela året, för respektive dotterbolag i Spinnerskankoncernen och för koncernen som helhet, har publicerats i kallelsen till dagens möte. Ärendets behandling Tjänsteskrivelse den 14 maj 2018. Verkställande direktör Marks Bostads AB Svante Dahlquist, verkställande direktör Mark Kraftvärme AB Bengt-Allan Frost, verkställande direktör Marks Fastighets AB Mats Lilienberg samt redovisningschef Lena Arvidsson presenterar aprilrapport för Spinnerskankoncernen. Ärendet diskuteras. Ordföranden föreslår att aprilrapport 2018, som är en rapport över ekonomi och verksamhet under årets första fyra månader samt en prognos för hela året, för respektive dotterbolag i Spinnerskankoncernen och för koncernen som helhet, fastställs och överlämnas till kommunstyrelsen. m3
U Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(14) 26/2018 Budget 2019-2022 för :s beslut Budget 2019-2022 för Spinnerskan i Mark AB fastställs. Ärendet Ett förslag på budget 2019*2022 för har publicerats i kallelsen till dagens styrelsemöte. Ärendets behandling Tjänsteskrivelse den 9 maj 2018. Redovisningschef Lena Arvidsson redogör för ärendet. Ärendet diskuteras. Ordföranden föreslår att budget 2019-2022 för fastställs. 09» AEA
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(14) 27/2018 Dataskyddsombud, dataskyddsassistent :s beslut Styrelsen beslutar utse kommunjurist Marielle Neander till dataskyddsombud för under perioden 25 maj - 31 oktober 2018. Om rekryteringen av nytt dataskyddsombud då inte är klar, förlängs uppdraget till den 31 december 2018. Styrelsen beslutar utse ekonom Tomas Persson till dataskyddsassistent för. Ärendet EU:s dataskyddsförordning GDPR träder i kraft den 25 maj 2018. Varje personuppgiftsansvarig inom kommunen ska då ha ett dataskyddsombud. GDPR anger i artikel 37 att en myndighet som behandlar personuppgifter ska utnämna ett dataskyddsombud. Enligt artikel 39 är dataskyddsombudets uppgifter bland annat att övervaka efterlevnaden av GDPR samt att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige, dess anställda och vid behov till de personuppgiftsbiträden som anlitas. Dataskyddsombudet har även att vara kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten i frågor som rör behandling av personuppgifter. Den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträden ska enligt artikel 38 stödja dataskyddsombudet i utförandet av de uppgifter som avses i artikel 39. Dataskyddsområdet får inte avsättas eller bli föremål för sanktioner av den personuppgiftsansvarige för att ha utfört sina uppgifter. Varje nämnd och bolag inom kommunen är personuppgiftsansvarig och ska utnämna ett dataskyddsombud. Kommunens riktlinjer för personuppgiftshantering anger att vid valet av dataskyddsombud ska samordning ske inom kommunen. Enligt riktlinjerna ska varje organisation också utse en dataskyddsassistent som ska bistå dataskyddsombudet med information om verksamheten. Kommunledningskontoret genomför en organisationsförändring där bland annan en ny skydd- och säkerhetsenhet kommer att skapas. Planeringen är att dataskyddsombudet ska vara organiserad under den enheten. En chef för skydd- och säkerhetsenheten anställs nu, som kommer att rekrytera personal till enheten och däribland ett dataskyddsombud. Då den rekryteringen inte kommer att kunna vara klar innan slutet av 2018, behöver ett tillfälligt dataskyddsombud utnämnas fram till dess. Det bedöms då vara lämpligt att utnämna en av kommunjuristerna till det uppdraget. Enligt artikel 37.7 ska den personuppgiftsansvarige meddela dataskyddsombudets kontaktuppgifter till tillsynsmyndigheten. Meddelande för de olika personuppgiftsansvariga inom kommunen skickas genom kommunledningskontoret. (Såå
U Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida12(14) Ärendets behandling Tjänsteskrivelse den 11 maj 2018. Redovisningschef Lena Arvidsson redogör för ärendet. Ärendet diskuteras. Ordföranden föreslår att styrelsen beslutar utse kommunjurist Marielle Neander tiil dataskyddsombud för under perioden 25 maj - 31 oktober 2018. Om rekryteringen av nytt dataskyddsombud då inte är klar, förlängs uppdraget till den 31 december 2018. Ordföranden föreslår att styrelsen beslutar utse ekonom Tomas Persson till dataskyddsassistent för. Styrelsen beslutar enligt förslagen. Siw
SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(14) 28/2018 Mark Kraftvärme Stadsnät :s beslut Information om Mark Kraftvärme Stadsnät noteras. Verkställande direktör Mark Kraftvärme AB Bengt-Allan Frost informerar om affärsenheten Mark Kraftvärme Stadsnät inom Mark Kraftvärme AB. Ärendet diskuteras. Ordföranden föreslår att information om Mark Kraftvärme Stadsnät noteras. CDMÅÅ
U Mark SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 14(14) 29/2018 Nästa sammanträde Nästa ordinarie sammanträde är onsdag den 20 juni 2018, klockan 08.30-12.00 ca. Lokalen är Örestensrummet, kommunhuset, Kinna. Ola