SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(13) Valnämnden

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 1(13) Plats och tid Örestensrummet, kommunhuset, Kinna, klockan Beslutande M Kerstin Weimman-Lindén C Bengt Axbrink MBP Henry Sandahl (-) Lennart Svensson (-) tjänstgör för Niklas Herneryd (L) M KD S MOD SD Rolf Skarin (M) tjänstgör för Lars-Olof Sandberg (MP) Annika Pehrsson (SD) tjänstgör för Rut-Marie Engström(KD) Håkan Andersson Jan-Ola Gustafsson Anne-Li Glansin Övriga närvarande Tjänstemän Lena Olofsson, administratör Utses att justera Rolf Skarin Justeringens plats och tid Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna den 17 Maj 2018 Underskrifter Sekreterare Lena Olofsson Ordförande Bengt Axbrink Justerande Rolf Skarin

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 2(13) ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag. Instans Valnämnd Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Kommunledningskontoret, kommunhuset, Kinna Underskrift Lena Olofsson

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 3(13) Innehållsförteckning Aprilrapport 2018 för valnämnden 30 Budget för valnämnden 31 Beslut om avtal PostNord 32 Beslut om hantering av valsedlar samt valsedelordning i vallokal och röstningslokal vid RKL-valet 33 Beslut om kvittering av värdeförsändelser 34 Information från möte med kommunpolisen och Särf gällande säkerheten kring valet 35 Information kring utbildning av valnämnden 36 Beslut om dataskyddsombud 37

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 4(13) 30/2018 Dnr Aprilrapport 2018 för valnämnden s beslut godkänner förslag till aprilrapport 2018 och överlämnar denna till kommunstyrelsen. Ärendet Enligt det av kommunfullmäktige fastställda styrsystem för Marks kommun skall samtliga nämnder lämna en aprilrapport med redovisning och analys för ekonomi, personal och verksamhet. Ärendets behandling Kommunledningskontoret har utifrån anvisningar sammanställt en aprilrapport till valnämnden. Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse daterad Ekonom Jasmine El-Nawajhah redogör för ärendet. Ärendet diskuteras. Beslutsgång Ordförande föreslår att aprilrapporten 2018 för valnämnden godkänns. Förslaget antas.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 5(13) 31/2018 Dnr Budget för valnämnden s beslut godkänner redovisade förslag till Budget Reservationer Håkan Andersson (S): Socialdemokraterna vill att man redan nu begär 0,1 miljoner kronor i extra tillskott för det underskott som redovisas i budgeten för Ärendet Enligt Marks kommuns styrsystem ska respektive nämnd och styrelse ta fram förslag till budget för den kommande planeringsperioden. Detta blir underlag som budgetberedningen använder i sitt arbete med att ta fram förslag till budget för kommunens samlade verksamhet. Ärendets behandling Kommunledningskontorets tjänsteskrivelse daterad Ekonom Jasmine El-Nawajhah redogör för ärendet. Ärendet diskuteras. Beslutsgång Ordförande föreslår att redovisade förslag till Budget godkänns. Förslaget antas. Reservationer Håkan Andersson (S): Socialdemokraterna vill att man redan nu begär 0,1 miljoner kronor i extra tillskott för det underskott som redovisas i budgeten för 2022.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 6(13) 32 /2018 Beslut om avtal med PostNord s beslut beslutar att teckna avtal med PostNord för hantering av förtidsröster på vardagar och valhelgen samt utkörning av valmaterial till en kostnad av kronor. Ärendet Statistik visar att andelen förtidsröster ökar och därmed ökar även logistiken kring hanteringen av förtidsröster. För att underlätta valarbetet ämnar valnämnden att teckna ett avtal med en extern leverantör för hantering av förtidsröster samt transporter av valmaterial. Administratör Lena Olofsson redogör för avtalsförslagen från PostNord. Ärendet diskuteras. Beslutsgång Ordförande föreslår att man beslutar att teckna avtal med PostNord för hantering av förtidsröster på vardagar och valhelgen samt utkörning av valmaterial till en kostnad av kronor. Ordföranden finner att förslaget antas.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 7(13) 33/2018 Beslut om hantering av valsedlar samt valsedelordning i vallokal och röstningslokal vid RKL-valet s beslut beslutar att alla valsedlar placeras i bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln, A-Ö uppifrån. Partierna ansvarar själva för att namnvalsedlar kommer till val- och röstningslokalerna.namnvalsedlarna ska lämnas till en röstmottagare som sedan placerar valsedlarna i valsedelstället. Ärendet Det kommer att finnas blanka valsedlar, partivalsedlar och namnvalsedlar. I ett valställ placeras blanka valsedlar och partivalsedlar. Dessa är valsedlar som enligt lag ska finnas i alla vallokaler och röstningslokaler. Blanka valsedlar ska placeras överst i valsedelstället. Partivalsedlar placeras därefter i bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln, A-Ö uppifrån. Namnvalsedlar placeras i nästa valsedelställ och det är valsedlar med partibeteckning och kandidatenas namn som partierna själva ansvarar för. Namnvalsedlar placeras också i bokstavsordning utifrån partinamn på valsedeln, A-Ö uppifrån. Administratör Lena Olofsson redogör för ärendet. Ärendet diskuteras. Beslutsgång Ordföranden föreslår följande:alla valsedlar placeras i bokstavsordning utifrån partinamnet på valsedeln, A-Ö uppifrån. Partierna ansvarar själva för att namnvalsedlar kommer till vallokaler och röstningslokaler, valsedlarna lämnas till en röstmottagare som sedan placerar valsedlarna i valsedelstället. Ordföranden finner att förslaget antas.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 8(13) 34/2018 Beslut om kvittering av värdeförsändelser s beslut beslutar att följande personer får kvittera ut värdeförsändelser innehållande förtidsröster: ( Ordförande eller vice ordförande i vallokalerna samt nedanstående personal i kommunhuset.) Kinna-Rydal-Kinnaström Kinna-Näs-Vallås Kinna centrum Kinna-Marieberg-Kinnahult Kinna-Aspäng Skene-Sandvallsäng Skene-Hedbo Skene-Assberg Örby-Krok-Brättingstorp Örby centrum Ubbhult-Sätila Sätila Hyssna Skephult-Fritsla Fritsla Berghem-Hajom Fotskäl-Tostared-Björketorp Horred-Öxnevalla-Istorp Svansjö Kommunhuset Anette Andersson eller Inger Jörneberg Anders Andersson eller Ulf Skoman Veronica Udd eller Lilian Jönsson Ingvar Elvemo eller Bodil Wennerström Owe Eglinger eller Sabina Stenström Eva Ryberg eller Ulrika Scheller Sören Fägersten eller IngBritt Spetz Monique Öberg eller Kent Olsson Sofia Sjöstrand eller Benny Jakobsson Magnus Nyman eller Ulla Hagman Anna-Leena Kuronen eller Jan Karlsson Anders Lindh eller Ulla Modeland Jan-Ingmar Karlsson eller Christina Minfors Göran Ödman eller Kerstin Alm Bengt Davidsson eller Margrethe Möller Berggen Martin Johansson eller Siv Haglund Kerstin Ljunggren eller Lars Eriksson Marita Sternfeldt eller Carina Samuelsson Bo Petersson eller Kent Persson Lena Olofsson, Peranders Götesson eller Linda Blomster Ärendet För att få kvittera ut värdeförsändelser som innehåller förtidsröster krävs ett prorokoll från valnämnden där det framgår vem som får kvittera dessa försändelser. Den som kvitterar ska kunna legitimera sig. Administratör Lena Olofsson redogör för ärendet.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 9(13) Beslutsgång Ordförande förelår att följande personer får kvittera ut värdeförsändelser innehållande förtidsröster: Kinna-Rydal-Kinnaström Kinna-Näs-Vallås Kinna centrum Kinna-Marieberg-Kinnahult Kinna-Aspäng Skene-Sandvallsäng Skene-Hedbo Skene-Assberg Örby-Krok-Brättingstorp Örby centrum Ubbhult-Sätila Sätila Hyssna Skephult-Fritsla Fritsla Berghem-Hajom Fotskäl-Tostared-Björketorp Horred-Öxnevalla-Istorp Svansjö Kommunhuset Anette Andersson eller Inger Jörneberg Anders Andersson eller Ulf Skoman Veronica Udd eller Lilian Jönsson Ingvar Elvemo eller Bodil Wennerström Owe Eglinger eller Sabina Stenström Eva Ryberg eller Ulrika Scheller Sören Fägersten eller IngBritt Spetz Monique Öberg eller Kent Olsson Sofia Sjöstrand eller Benny Jakobsson Magnus Nyman eller Ulla Hagman Anna-Leena Kuronen eller Jan Karlsson Anders Lindh eller Ulla Modeland Jan-Ingmar Karlsson eller Christina Minfors Göran Ödman eller Kerstin Alm Bengt Davidsson eller Margrethe Möller Berggen Martin Johansson eller Siv Haglund Kerstin Ljunggren eller Lars Eriksson Marita Sternfeldt eller Carina Samuelsson. Bo Petersson eller Kent Persson Lena Olofsson, Peranders Götesson eller Linda Blomster Ordförande finner att förslaget antas.

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 10(13) 35/2018 Information från mötet den 2 maj med kommunpolisen och Särf gällande säkerheten kring valet s beslut Informationen noteras Informationen noteras Ordförande Bengt Axbrink (C) redogör för möte den 2 maj med kommunpolisen samt Särf gällande säkerheten kring valet. s ledamöter ges möjlighet att ställa frågor. Ordförande frågar om informationen kan noteras och finner att så sker.

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 11(13) 36/2018 Utbildning valnämnden s beslut Informationen noteras Informationen noteras Administratör Lena Olofsson redogör för de utbildningtillfällen inför röstmottagningen som valnämndens ledamöter kan anmäla sig till. s ledamöter ges möjlighet att ställa frågor. Ordförande frågar om informationen kan noteras och finner att så sker.

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 12(13) 37/2018 Dnr Beslut om dataskyddsombud s beslut Marielle Neander utnämns till dataskyddsombud under perioden den 25 maj 31 oktober Om rekryteringen av nytt dataskyddsombud då inte är klar, förlängs uppdraget till den 31 december Informationen noteras Ärendet EU:s dataskyddsförordning GDPR träder i kraft den 25 maj Varje personuppgiftsansvarig inom kommunen ska då ha ett dataskyddsombud. Ärendets behandling GDPR anger i artikel 37 att en myndighet som behandlar personuppgifter ska utnämna ett dataskyddsombud. Enligt artikel 39 är dataskyddsombudets uppgifter bland annat att övervaka efterlevnaden av GDPR samt att informera och ge råd till den personuppgiftsansvarige, dess anställda och vid behov till de personuppgiftsbiträden som anlitas. Dataskyddsombudet har även att vara kontaktpunkt för tillsynsmyndigheten i frågor som rör behandling av personuppgifter. Den personuppgiftsansvarige och personuppgiftsbiträden ska enligt artikel 38 stödja dataskyddsombudet i utförandet av de uppgifter som avses i artikel 39. Dataskyddsområdet får inte avsättas eller bli föremål för sanktioner av den personuppgiftsansvarige för att ha utfört sina uppgifter. Varje nämnd och bolag inom kommunen är personuppgiftsansvarig och ska utnämna ett dataskyddsombud. Kommunens riktlinjer för personuppgiftshantering anger att vid valet av dataskyddsombud ska samordning ske inom kommunen. Kommunledningskontoret genomför en organisationsförändring där bland annan en ny skydd- och säkerhetsenhet kommer att skapas. Planeringen är att dataskyddsombudet ska vara organiserad under den enheten. En chef för skydd- och säkerhetsenheten anställs nu, som kommer att rekrytera personal till enheten och däribland ett dataskyddsombud. Då den rekryteringen inte kommer att kunna vara klar innan slutet av 2018, behöver ett tillfälligt dataskyddsombud utnämnas fram till dess. Det bedöms då vara lämpligt att utnämna en av kommunjuristerna till det uppdraget. Enligt artikel 37.7 ska den personuppgiftsansvarige meddela dataskyddsombudets kontaktuppgifter till tillsynsmyndigheten. Meddelande för de olika personuppgiftsansvariga inom kommunen skickas genom kommunledningskontoret. Administratör Lena Olofsson redogör för ärendet. Ärendet diskuteras.

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Sida 13(13) Beslutsgång Ordförande föreslår att Marielle Neander utnämns till dataskyddsombud under perioden den 25 maj 31 oktober Om rekryteringen av nytt dataskyddsombud då inte är klar, förlängs uppdraget till den 31 december Förslaget antas.