Den konservativa organisationen Marcus Ekström Inpre 4
VARNING! Användning sker på egen risk Tillämpning av materialet i detta dokument kan påverka företaget eller organisationens framgång och framtid mycket negativt. Författaren frånsäger sig allt ansvar vad gäller användning av materialet. Användning sker på egen risk.
Innehåll Inledning 1 Konservativ struktur2 De tio konservativa egenskaperna 3 Tydlig hierarki 3 Begränsad kommunikation 3 Tydliga avdelingar 3 Inget individuellt ansvar 4 Tydliga styrdokument 4 Bristande engagemang 4 Tvivel kring nya idéer 4 Ont omt Tid 4 Stark jargong 5 Premiera konkret arbete 5
Inledning Den som idkar förändringsmotstånd bör besitta den ädla konsten att vara konservativ. Ekström, 2006 Ordet konservativ betyder enligt Norstedts svenska ordbok att man vill bevara det bestående. Om man vill bevara sitt företag och undvika att det förändras bör man tänka på hur organisationen är uppbyggd. En organisation kan struktureras så att den är kreativt hämmande, vilket innebär att organisationen inte uppmanar till nytänkande. Detta kan likställas med att organisationen har en konservativ struktur. I en konservativ struktur behöver man sällan arbeta aktivt för att motverka förändring. Tack vare organisationens uppbyggnad hämmas den kreativa processen så effektivt att företagsledaren endast behöver driva sitt företag i den riktning, som han/hon önskar. Detta kan göras utan att andra lägger sig i och har åsikter kring hur företaget egentligen bör drivas. I den konservativa organisationen har chefen alltid rätt. Sidan 1
Konservativ struktur Som jag nämnde i inledningen kan man genom att ge sin organisation rätt egenskaper hämma den kreativa processen. Därmed bevaras organisationens ursprung och förändringen uteblir. De egenskaper som jag har sammanställt kan användas för att skapa en konservativ struktur och implementeras då var för sig eller kombineras allt utifrån organisationens behov. Ju fler av egenskaperna som organisationen innehar, desto mer konservativ är den. VARNING! Efter att dessa konservativa egenskaper har implementerats i företaget är de lika svåra att få bort som gräsfläckar på kläder. Ett konservativt beteende sätter alltid djupa spår i människors sinne. Beakta varje egenskap noga innan implementering sker. Tio egenskaper för att skapa en konservativ struktur: 1. Tydlig hierarki 2. Tydliga avdelningar 3. Begränsad kommunikation 4. Tydliga styrdokument 5. Inget individuellt ansvar 6. Bristande engagemang 7. Tvivel kring nya idéer 8. Ont om tid 9. Stark jargong 10. Uppmuntran av konkret arbete Sidan 2
De tio konservativa egenskaperna Nedan följer en beskrivning av de olika egenskaperna samt hur de påverkar individen och organisationen. Tydlig hierarki I en konservativ organisation är hierarkin en mycket viktig del. Den hierarkiska strukturen kan med fördel vara av pyramidform. Medlemmar av en sådan struktur är tydligt medvetna om sin position, vilket ger dem trygghet och gör att de lättare kan hålla sig till sitt eget område. Lättaste sättet att skilja på avdelningar är att placera dem i olika delar av byggnaden. En annan viktig fördelning av arbetsrum är att cheferna har sina kontor högre upp än de anställda. Risken att beblanda sig med medlemmar från en annan del av organisationen minimeras effektivt, vilket i sin tur bidrar till att nya infallsvinklar och idéer har svårare att nå fram till rätt instans. Organisationer med pyramidhierarki är lätta att toppstyra. Det vill säga att alla direktiv och order kommer från högsta instans och är enbart förmedlade nedåt i strukturen. Ofta saknar chefen insikt i de anställdas uppgifter. Direktviten kan därför uppfattas som verklighetsfrämmande och till och med obefogade. Detta bidrar till ett ökat avstånd och minskad förståelse mellan chef och anställd. Begränsad kommunikation I och med att avståndet och förståelsen minskar mellan chef och anställd försämras kommunikationen mellan dem. I och med detta förhindrar man att nya idéer stiger uppåt i organisationen. Ett annat effektivt sätt att få kommunikationen att försämras är att anställda aldrig får respons från chefen. Om chefen aldrig svarar sina anställda talar han/hon tydligt om att kommunikationen bara går åt ett håll, alltså neråt. Den information som når de anställda skall ligga på need to know basis. Detta ger den anställde en känsla av att inte vara en del av organisationen och nästan oönskad. Man vill förmedla känslan av att chefen gör den anställde en tjänst som låter honom/henne få arbeta på företaget. Den anställde kommer därmed att sluta sig och hålla på sina idéer, vilket gynnar den konservativa organisationen. Tydliga avdelningar Om den anställda inte känner sig som en del av företaget kommer denne att leta efter en plats att känna samhörighet. Tillsammans börjar kollegor skapa små tätt slutna grupper inom företaget. Inom gruppen håller alla varandra om ryggen och skyddar varandra från den yttre organisationen. Varje avdelning kommer att bilda en eller flera liknande grupper och det blir en vi mot de känsla inom företaget. Ofta uppstår här en maktkamp mellan avdelningarna. Man vägrar släppa in någon från en annan grupp och informationsutbyte är i det närmaste otänkbart. Även detta gynnar en Sidan 3
konservativ organisation. Risken för nya infallsvinklar och synsätt motverkas effektivt då varje grupp bara ser till sig själva och inte vill förmedla information till andra avdelningar. Inget individuellt ansvar Som jag tidigare nämnde är det viktigt för den konservativa organisationen att den anställda skall känna sig utanför och inte delaktig. För att ytterligare förstärka detta bör allt ligga på individerna i chefsposition. Därmed minskar man den anställdes möjligheter att på egen hand fatta beslut som skulle kunna leda till förändring av organisationen. Om det finns avdelningschefer är det viktigt att inte låta cheferna bli en del av avdelningen. Som jag nämnde tidigare kan cheferna med fördel ha sina kontor på ett annat plan, gärna högre upp, än de övriga på avdelningen. Återigen för att skapa en tydlig vi mot de känsla och tydliggöra toppstyrning. Tydliga styrdokument En metod för att styra arbetet utan att lägga ansvar på för många individer är att använda sig av tydliga styrdokument. Dokumenten skall vara skapade av cheferna men användas av de övriga anställda. Dokumenten bör vara utformade väl och utan luckor där individen kan behöva fatta egna beslut. Därmed har chefen full kontroll över arbete. Individen slutar efterhand att tänka själv och utför sitt arbete rutinmässigt enligt givna direktiv. Bristande engagemang Om man aldrig låter den anställde engagera sig i något kommer denne aldrig att göra det på egen hand heller. Arbetet sker utan att man reflekterar över problem som uppstår. Därmed förhindrar man uppkomsten av nya lösningar på gamla problem. Organisationen förblir oförändrad. Tvivel kring nya idéer Om en ny idé, mot all förmodan, skulle dyka upp och förmedlas uppåt bör idén bemötas med skepsis och tvivel. De anställda skall förstå att de enda idéer som är bra är de som kommer från chefen. Detta sänker den anställdes självförtroende och uppkomsten av nya idéer bromsas. Ont om tid Vi har tidigare talat om hur vi bromsar den anställdes kreativa tankeprocess. En metod för att hindra uppkomsten av nya tankar är att hålla hjärnan sysselsatt med annat så att utrymme inte ges för att sitta och klura. Detta kan göras genom att ha ständig tidspress. Den anställde måste då koncentrera sig så pass mycket på sitt arbete att hjärnan inte förmås tänka kreativt. Dessutom är det uttröttande att arbeta under tidspress och den kreativa tankeprocessen avtar med ökande trötthet. Vilket förhindrar problemlösande under raster eller övrig ledighet. Sidan 4
Stark jargong Stark jargong är ett effektivt sätt att hålla en attityd tydlig och vid liv. Genom att använda sig av ett visst företagsspråk tydliggör man organisationens ståndpunkt och kan därigenom ge nytänkande en dålig stämpel och få den kreativa processen att ses som nonsens. Premiera konkret arbete Ett ytterligare steg för att underminera den kreativa processen är att endast premiera konkret arbete vilket ger resultat direkt. Den anställde ser därmed ingen mening med att spendera tid på att vara kreativ när detta ändå inte upptäcks. Kommentar För den som skapa en kreativ miljö med möjlighet till utvecklig och framgång bör se till så att ovanstående delar motverkas med största möjliga förmåga. Sidan 5