REVISIONSRAPPORT Granskning av förrådsverksamheten Servicenämnden Landstinget Halland 2005-10-25 Leif Johansson
INNEHÅLLSFÖRTECKNING INNEHÅLLSFÖRTECKNING...2 1. Uppdrag...3 2. Syfte och metod...3 3. Allmänt...3 3.1 Målsättning och riktlinjer...3 3.2 Organisation...4 3.3 Kunder...4 3.4 Pålägg...4 3.5 Nyckeltal...4 4. Förrådsrutiner...5 4.1 Dokumentation...5 4.2 Intern kontroll...5 4.3 Inventeringsrutiner...6 4.4 Avstämningsrutiner...6 4.5 Inrapportering MEA...7 2
1. Uppdrag Komrev inom Öhrlings PricewaterhouseCoopers har på uppdrag av revisorerna i Landstinget Halland genomfört en granskning av servicenämndens förrådsverksamhet (centralförrådet). 2. Syfte och metod Syftet har varit att granska rutiner, avstämningar och uppföljning av förrådsverksamheten. Följande revisionsfrågor är aktuella: -Hur fungerar rutinerna från inleverans till utleverans av artiklar? -Hur sker inregistrering av in- och utleverans av artiklar? -Olika felrisker, inläsningsfel, prisfel, systemfel m m. -Inventeringsrutiner -Inrapportering av uppgifter från ODEN till MEA? -Hur hanteras tidigare differenser? Vi har gått igenom ovannämnda rutiner tillsammans med ekonomi- och förrådspersonal samt även tagit del av befintlig dokumentation om centralförrådet. 3. Allmänt 3.1 Målsättning och riktlinjer Nämnden har inte lämnat några detaljerade riktlinjer över hur förrådsverksamheten skall skötas. I samband med bildandet av servicenämnden 2000-01-01 var uppdraget att verksamhet skulle bedrivas inom områdena städ, kost, allmän teknik, transport, tele och förrådsverksamhet. Landstingsstyrelsens mål för serviceverksamheten var att denna ska präglas av affärsmässighet, effektivitet och hög servicenivå något som i allra högsta grad gäller förrådsverksamheten. Vidare angavs att genom en rationell, effektiv och målinriktad verksamhet ska en för landstinget reducerad totalkostnad för varor och tjänster uppnås med bibehållna krav på service och kvalitet. Centralförrådet har antagit en egen verksamhetsplan som följs upp löpande. Till verksamhetsplanen är även kopplat en handlingsplan för innevarande år. 3
3.2 Organisation Totalt finns 12 personer anställda på centralförrådet med en förrådschef som ytterst ansvarig. De anställda arbetar integrerat inom funktionerna godsmottagning, kundtjänst, order/plockning, utkörning och beställning/avrop. 3.3 Kunder Ca 90% av kundkretsen utgörs av landstingsinterna användare och resterande del utgörs av kommuner, externa tandläkare, läkare och vårdinrättningar. Fakturering sker idag var fjortonde dag, men planer finns på att införa veckovis fakturering. 3.4 Pålägg Interna kunder betalar en fast abonnemangsavgift enligt en viss modell. Inget ytterligare pålägg betalas av dessa kunder. Externa kunder betalar ett pålägg på 25%. 3.5 Nyckeltal Totalt finns 1.900 lagerförda artiklar (4.647 registrerade artiklar inkl s k skaffningsartiklar). Antalet leverantörer uppgår till 170 st avseende lagerförda artiklar medan det totala antalet aktiva leverantörer uppgår till ca 500 st. Avtal finns med så gott som samtliga leverantörer. Antalet leverantörer har, bl a på grund av registervård, minskats från ca 1800 till ca 350 st under de senaste åren. Omsättningshastighet beräknas till ca 11 gånger per år. Bevakning sker även av omsättningshastigheten på enskilda artiklar. Sortimentet är indelat i A, B och C-artiklar beroende på omsättningshastighet. Den s k Wilsonformeln används till vissa delar för beställning av optimal orderkvantitet. Omsättningen under perioden 2000-2004 redovisas nedan (tkr): 2000 2001 2002 2003 2004 Landstingsinterna 32 799 35 442 34 735 34 567 35 165 kunder Externa kunder 6 354 6 693 6 311 4 283 4 104 4
Försäljningen till kommunerna har minskat från 2002 då några av dessa tecknade egna avtal med leverantörerna. 4. Förrådsrutiner 4.1 Dokumentation Huvuddelen av förekommande rutiner är dokumenterade, exempelvis rutiner för inventering, kassation, godsmottagning, registervård m m. Rutinerna för förrådssystemet ODEN finns tillgängliga på såväl nätet som på cd-skiva. 4.2 Intern kontroll Beställning hos leverantörer sköts av två personer, som vardera arbetar halvtid med inköp. I princip görs endast avrop, inga prisförhandlingar sker. I samband med beställning anges ett beställningsnummer. Vid ankomst sker avstämning mot beställda volymer. Registrering sker i förrådssystemet och därefter läggs artiklarna in i hyllorna. Fakturakontroll och huvudattest sker på förrådet. Attestansvarig är förrådschefen. Enligt uppgift från förrådschefen är ca 50% av allt gods som kommer till förrådet sådant som de interna kunderna själva beställer exempelvis datorer, förbrukningsmaterial, vaccin m m. Det är ovisst ifall avtal finns på dessa artiklar. En del av ankommande gods vidarebefordras till godsmottagningen vid sjukhuset i Varberg. Några enheter inom primärvården i länet har påbörjat ett försök att göra sina beställningar av ej förrådsförda artiklar direkt via centralförrådet medan andra förvaltningar ofta beställer via Upphandlingsenheten (Halmstad respektive Varberg). Vi bedömer att rutinerna för kontroll och avstämning av ankommande artiklar är tillfredsställande. Vår uppfattning är att alla beställningar bör ske via antingen centralförrådet eller Upphandlingsenheten oavsett om avtal finns på artiklarna eller inte. Det är också väsentligt att respektive basenhet själva inte lagerför alltför stora kvantiteter. Någon form av centrala anvisningar bör upprättas över hur beställning/inköp av ej lagerförda artiklar ska ske. 5
4.3 Inventeringsrutiner Under hösten 2004 genomfördes en total fysisk inventering där samtliga artiklar inventerades vid ett tillfälle. Förrådsvärdet uppgick per 2005-05-31 till ca 3,8 mnkr. Inventering sker vanligtvis löpande under året beroende på hur frekvent omsättningen är på respektive artikel. Frekventa artiklar inventeras 3-4 gånger per år och mindre frekventa 1-2 gånger per år. Förrådet är inventerat till dagens inköpspris och förrådssystemet ODEN klarar således inte att värdera enligt lägsta värdets princip (KRL 6 kap 7 ), dvs det lägsta av anskaffningsvärdet och det verkliga värdet. 4.4 Avstämningsrutiner Varje månad görs avstämning mellan förrådssystemet ODEN och ekonomisystemet MEA. Som vi har rapporterat om i samband med tidigare års bokslut har det under några år funnits. outredda differenser till största delen avseende Beställningsförrådet. De samlade differenserna uppgående till ca 1 mnkr har ej kunnat härledas utan bedöms som system- och handhavandefel. Outredda differenser avseende Beställningsförrådet har samlats på utredningskonto 2812 där det finns en uppbokad skuld på nämnda belopp. Enligt förvaltningen är de tidigare differenserna åtgärdade och har helt upphört. Uppgradering av ODEN gjordes i november 2004. Nu har emellertid nya differenser uppkommit under 2005 och felsökning pågår tillsammans med leverantören (SIGMA). Det är olika saldon på det som är inlevererat i ODEN respektive MEA. Orsaken är oklar. De nya felen som uppstått är av olika natur, både prisdifferenser och avvikelser mellan MEA och ODEN. Prisdifferenserna är på mindre belopp och slår åt båda hållen olika månader. Beställningspriset (avtalat pris) är här högre än fakturerat pris (avtal kan ha gått ut). Under granskningens gång har saldot på konto 2812 reglerats med centrala ekonomiavdelningen. 6
4.5 Inrapportering MEA Vid godsmottagningen matas inlevererat antal in till gällande s k standardpris (oftast inköpspris). Varje dags inleveranser blir en klumpsumma som via fil går in i MEA. Det är tydligen i detta skede som det uppstår differenser och det är således olika saldon på det som inlevereras i ODEN respektive MEA. Vad orsaken till differenserna är har man inte grepp om men tänkbara orsaker skulle kunna vara att felaktiga värden hämtas på något sätt eller att alla uppgifter inte kommer med. Förrådet har tillsammans med leverantören beslutat införa nya rutiner för att försöka komma tillrätta med uppkomna differenser. Problemen med differenser i förrådsredovisningen kvarstod t o m maj månad. Fr o m juni 2005 så erhålls samma inlevererade värde i MEA och Oden. Vi har för avsikt att följa månadsavstämningarna under resten av året. 7