ADB-system, förteckningar över och beskrivningar av använda och aktuella (Dokumentation över systemets uppbyggnad samt över använda hjälpmedel, systemdokumentation och behandlingshistorik) Annonser, annonsmanus Anonyma brev Anslag/Tillkännagivande av sammanträdesprotokoll Arbetsordningar, reglementen, instruktioner, handböcker Arkivbeskrivning Avtal/kontrakt Avtal/kontrakt av rutinartad eller kortvarig karaktär (t.ex. kopieringsavtal, leasingavtal) Avtal/licenser med Datainspektionen rörande förvaltningens register IT-samordnare / IT-enheten Nämndsekreterare Nämndsekreterare Bilaga till dokumenthanteringsplaner administration Personuppgiftsombud Diarieförs och bevaras Förvaltningen redovisar dokumentation till ITenheten där ITenheten inte är applikationsägare - år upphörd giltighet
Besked till enskilda om att deras brev har mottagits eller överlämnats till annan instans Blanketter, tryckoriginal Cirkulär, kurs- och konferensinbjudningar, reklam, meddelanden av kortvarig betydelse, inkomna för kännedom och allmän information, interna meddelanden samt frågor av ringa betydelse. Delegeringsbeslut Ingår i protokoll Delegeringsbeslut, anmälda inför nämnden Nämndsekreterare Delegeringsordning Revideras varje ny mandat- Delgivningar Diarieförda. (Undantag: Diarieförda med rutinmässigt återkommande bagatellartade ärenden kan gallras) period Nämndsekreterare år eller vid inaktualitet Sektorns arkiv Diarienummerordning med aktomslag i arkivkartong Diarieplaner IT Då ny plan antagits
Diarier IT - Dokumenthanteringsplaner med arkivbeskrivning E-post (Offentlighetslagstiftningen gäller även för privat post i ns dator) E-post, sekretess E-post som innehåller känsliga uppgifter men ej är sekretess. Pappershandlingen i arkivutrymme Enligt plan för respektive handling omedelbart som e- post. som pappershandling Utskrift på papper som hanteras enligt respektive handling. omedelbart som e-post. Sekretesshandlingen registreras omedelbart Då ny plan antagits Egenproducerat informationsmaterial, (program, pressklipp, foton, hemsidor, videofilmer, ljudband, kartor, ritningar, Cd- / ADB Ett exemplar bevaras (Hemsidan Årligen Arkivkartong. Digitalt framställd information administration. 3
skivor m.m.) som rör förvaltningens verksamhet. Om människor finns med på bilder, film m.m. biläggs som redogör för hur bilderna, filmerna m.m. får hanteras med eventuellt tillstånd enligt PUL (Personuppgiftslagen) Se även: Fotografier Enkäter Fotografier Om människor finns med på bilder, film m.m. biläggs som redogör för hur bilderna, filmerna m.m. får hanteras (med eventuella tillstånd enligt PUL= Personuppgiftslagen) bevaras två gånger per år av IT-enheten) bevaras om möjligt på arkivbeständigt papper. Fotografier kompletteras med bildbeskrivning. Digitala bilder bevaras på lämpligt sätt (enligt IT-enhetens direktiv) Enkätresultat och sammanställning bevaras Bildbeskrivning på arkivbeständigt papper i arkivkartong med syrafritt aktomslag. Digitala bilder (med ev. ljud, text och tal) bevaras på lämpligt sätt Årligen
(enligt IT-enhetens direktiv) Förtroendevalda, förteckning över Ingår i protokoll Handböcker, instruktioner, arbetsordningar, reglementen 3 Handlingar av tillfällig eller ringa art Inkommen handling i form av meddelande i röstbrevlåda, telefonsvarare och motsvarande och som tillfört ärendet sakuppgifter Instruktioner, handböcker, reglementen, arbetsordningar Interna meddelanden, intern information och intern korrespondens som tillkommit uteslutande för att underlätta myndighetens/ / ADB, det att innehållet dokumenterats i en tjänsteanteckning som tillförts ärendet 3
förvaltningens arbete och som inte har ett egenvärde Inventarieförteckningar Kallelser, föredragningslistor, expeditionslistor och dagordningar till sammanträden Kopior av som i original förvaras på annat håll inom kommunen år inaktualitet Kopior, avskrifter, utdrag, dubbletter och överexemplar som inkommit endast som information och som inte föranlett någon åtgärd Kopior utsända inför styrelsemöten/ sammanträden, kopior av inkomna som för kännedom anmälts på styrelsemöten/sammanträden Korrespondens, rutinmässig eller av tillfällig betydelse, förfrågningar från allmänhet och som behandlas vedertagen mall Korrespondens som inte är rutinmässig och inte finns bevarad centralt Årligen Kurser, utbildningar och konferenser anord-
nade i egen regi Körjournaler Kvalitetsredovisning (Innehåller en bedömning av om målen uppnåtts samt om eventuella åtgärder) Ansvarig Licenser rörande system/applikationer IT-enheten / IT-samordnare Loggar för t.ex. fax, e-post och Internet samt elektroniska spår från t.ex. cookie- och / globalfiler IT-enheten Årligen 3 3 Vid inaktualitet. Sekretessbelagt material: år Minnesanteckningar från arbetsträffar; avdelnings-, personal-, informationsmöten; lednings-, referens-, arbetsgrupper eller liknande Organisationsplaner och organisationsscheman enhet 5 Under förutsättning att de inte innehåller beslut eller information av direkt betydelse för verksamheten
Postlista Registrator Pressmeddelanden, egna. Inkomna gallras vid inaktualitet Projekt, protokoll/mötesanteckningar och från projekt som bedrivs i form av lednings- och projektgrupper Protokoll samt bilagor och andra som ligger till grund för de olika besluten från sammanträden med styrelse/nämnd, arbetsutskott, kommittéer m.m. där förtroendevalda ledamöter ingår respektive administration Kopieras på arkivbeständigt papper. Datum och tidning antecknas Kronologiskt i arkivkartong administration När projektet upphör Protokoll/minnesanteckningar och bilagor av långsiktigt värde Protokoll och bilagor från sammanträden i planerings- eller administrativa frågor Protokoll med bilagor/ från samverkansgrupper, original Protokoll och, kopior av, som i original finns på annan respektive enhet administration ansvarig Kronologiskt i arkivkartong Kronologiskt i arkivkartong Kronologiskt i arkivkartong administration
Redogörelser och uppgifter som endast finns i kopia och där samma redogörelser och uppgifter införts i officiella publikationer, utgivits som egna rapporter eller införts i egna register eller databaser Register, liggare och listor som tillkommit uteslutande som ett led i förvaltningens egna arbete och som inte har ett egenvärde Registerförteckning Personuppgiftsombud Alla versioner skall bevaras 3 Registerutdrag, begäran om Personuppgiftsombud Reglementen, arbetsordningar, instruktioner, 3 handböcker Reklamationer Statistik, egenproducerad (av väsentlig betydelse, Årligen t.ex. framtagen i samband med bokslut) Statistik, besöksrapporter och liknande, underlag för Statistiska uppgifter som lämnats till Statistiska centralbyrån Statistiskt underlag till årsberättelse
Tidningsurklipp och fotografier, samlade för att belysa den egna verksamheten Tryckoriginal (material för att kunna mångfaldiga en handling) Utrymningsplan Verksamhetsansvarig Verksamhetsplaner Voteringslistor Sekreterare Efter kontroll och uppgifterna skrivits in i protokollet Se: Fotografier Då ny plan utkommer Yttranden (t.ex. remissyttranden) Års- eller verksamhetsberättelser, verksamhetsuppföljningar Års- eller verksamhetsberättelser, som utgör underlag till Skrivs om möjligt på arkivbeständigt papper