Elektroniskt bevarande, etapp 2 Caspar Gielissen, projektledare
47
Agenda Våra utmaningar Projektet Elektroniskt bevarande - Mål - Vårt arbete hittills - Hinder och problem - Erfarenheter - Fortsättning
Våra utmaningar > 5 000 000 000 000 000 000 Någonstans Gårdagens teknik redan idag Kreditkortsyndromet Kristallkulan
Projektet Elektroniskt bevarande - start maj 2008 - öppet för alla kommuner - just nu etapp 2 (eb2) - 47 deltagande kommuner
Mål Huvudmål: - skapa förutsättningar för ett system för bevarande Mål etapp 2: - framtagning av en kravspecifikation för ett system för bevarande
Målbild Tjänsteman Allmänhet Söktjänster Diarieföringssystem/ÄHS Tjänsteman Verksamhetssystem 1 Verksamhets- System 2 E-arkiv vid myndighet (egen drift eller som tjänst) Slutarkiv hos arkivmyndighet (egen drift eller som tjänst) Myndighetens överföring till e-arkiv Överlämnande till arkivmyndighetens e-arkiv Källa: Förstudie om e-arkiv och e-diarium Riksarkivet, 31 januari 2011
Riksarkivets förstudie...att leda ett stegvis upplagt arbete med inriktning mot gemensamma verksamhetsstöd för e-arkiv och e-diarium inom statsförvaltningen; samverkan kan därvid ske med kommuner och landsting....att specifikationerna ska kunna utgöra underlag för tjänstebaserade lösningar i syfte att möjliggöra utbyte av information mellan statliga myndigheter, kommuner och landsting, samt mellan myndigheterna och deras arkivmyndigheter. Källa: Förstudie om e-arkiv och e-diarium Riksarkivet, 31 januari 2011
Förstudie, samverkan...att så långt möjligt anpassa kraven till befintliga e-arkivlösningar för att åstadkomma kompatibilitet, så att en framtida övergång till ett gemensamt verksamhetsstöd underlättas. (...) På det kommunala området har Stockholms stad och Stockholms läns landsting infört e-arkivlösningar. Arbete pågår även inom Sambruk som verkar för införande av kommunala e-tjänster. Källa: Förstudie om e-arkiv och e-diarium Riksarkivet, 31 januari 2011
Innehåll Uppdelning: - huvudprojekt - uttag verksamhetssystem - metadata / filformat - checklista - juridiska villkor - gemensamt elektroniskt arkiv - definition mellanarkiv
Huvudprojekt kravspecifikation för ett system för bevarande marknadskartläggning (RFI)
Verksamhetssystem Befintliga verksamhetssystem - Vad gör våra leverantörer? Gamla, avställda system - Problem eller utmaning Kravställning nya verksamhetssystem - Struktur - Samarbete verksamheten, IT, arkiv, leverantörer
Metadata, filformat Metadata - Metadatastandarder - SWEIP - Kommunal metadatastandard Filformat - Enligt RA-FS 2009:1 och 2009:2 - Övriga filtyper
Checklista Att förbereda sin organisation - handläggare, chef - enhet, avdelning - förvaltning - kommunen
Gemensamt e-arkiv Vad betyder det? Tillsammans - Vilka möjligheter - Hur?
Mellanarkiv Vad menas med detta - Definition
Juridiska villkor Vad säger lagen Remissinstans - Gemensamt elektroniskt arkiv - Mellanarkiv
Problem Uttag från verksamhetssystem - avställda och befintliga - nya Enorma mängder elektronisk information - informationsförlust - faror med konvertering och emulering Förankring Begrepp och nomenklatur
Hinder Finns de? - juridiska - tekniska - ekonomiska - och...?
Vårt arbete hittills Marknadskartläggning Samtal med leverantörer verksamhetssystem Granskning samarbetsformer Metadatastandarder Definition mellanarkiv Avstämning med andra projekt
Erfarenheter Kommuner liknar varandra Stor samarbetsvilja - kommuner sinsemellan - ENSAM - internationellt Växande insikt Mycket arbete kvarstår - allas behov, alla behövs
Kommunikation Arbetsgrupper - regional Kommunikation - projektrum - nyhetsbrev Perpetuum - personliga möten - mail, telefon, virtuell mötesplats
Fortsättning etapp 1, teori etapp 2, kravspecifikation etapp 3, upphandling etapp 4, skapa etapp 5, pilot 2008-2009 2010-2011 2011-2012 2012-2013 2013-2014 drift 2015-
Sammanfattad Om man hanterar handlingar digitalt, då ska man arkivera dem digitalt.
Veta mer? Caspar Gielissen Telefon (direkt) 073-950 42 10 Mail cas.gielissen@eskilstuna.se Skype CasGie
Tack! Caspar Gielissen Telefon (direkt) 073-950 42 10 Mail cas.gielissen@eskilstuna.se Skype CasGie