1(9) Regionservice Stab och ledning Monica Liljeroth Ekonomichef Datum Diarienummer 2016-08-09 DNRGS160031 Regionstyrelsen Månadsrapport, period 1-7 år 2016 Månadsrapport Driftnämnden Regionservice Period 1-7 Kort sammanfattning Driftnämndens styrning genom Mål och inriktning bedöms kunna uppfyllas i de allra flesta avseenden. Breddinförandet av vårdnära service under hösten 2016 är en utmaning för verksamheten. RGS har hitintills kunnat svara upp mot Hallands sjukhus förväntningar på bemanning av vårdnära service. Målet med utvecklad tydlighet i vårt tjänsteutbud med transparanta och överenskomna prismodeller är omfattande och bedöms behöva pågå under längre tid än tidigare gjord bedömning. Detta område behöver uppmärksammas i nära dialog med regionledningen. Målet att förvaltningen minst ska uppnå ett nollresultat medför att några områden måste gå med ett positiv resultat då andra områden bedöms få ett kraftigt negativt resultat. Arbetet med att identifiera och verkställa åtgärdsplaner inom aktuella verksamheter pågår. Uthyrningsgraden på Plönninge, sedan skolförvaltningen lämnat området den 1 juli, är nu uppe i 34% av den totala ytan. Regionservice redovisar ett positivt resultat på 10,0 mnkr för period 1-7. Avvikelse gentemot periodiserad budget för perioden är -1,8 mnkr. Verksamhetens kostnader (kontoklass 4-8) har ökat med 4,9 % jämfört med samma period förra året där löneökningen samt nya och utökade uppdrag står för merparten av kostnadsökningen. Helårsprognos för år 2016 är ett nollresultat. Sjukfrånvaro period 1-6: Sjukfrånvaron har ökat med 0,4% (2016: 5,7% 2015: 5,3%) i jämförelse med föregående års period. Dock ser vi en minskad tendens under året. Sjukfrånvaron har minskat under året från period 1-4 (6,1%) till 1-6 (5,7%) med 0,4%. Sjukfrånvaron inom städservice i Halmstad och Varberg är något hög och här har vidtagits flera åtgärder för att minska sjukfrånvaron framöver vilket kommer att följas upp under hösten. Periodens resultat, januari - juli Driftnämnden redovisar ett positivt resultat på 10,0 mnkr för period 1-7. Avvikelse gentemot periodiserad budget för perioden är -1,8 mnkr. Regionfastigheters resultat uppgår till +14,9 mnkr och övriga verksamheter inom Regionservice redovisar ett resultat på -4,9 mnkr.
2(9) Verksamhetens intäkter inklusive förvaltningsinterna poster uppgår till 579,5 mnkr medan kostnaderna inklusive finansnetto uppgår till 569,5 mnkr. Resultatet för rullande 12 månader är -7,0 mnkr en avvikelse gentemot budget på -8,5 mnkr. De faktiska intäkterna för perioden är 19,7 mnkr (3,5%) högre än samma period föregående år. Intäktsökningen beror på nya samt utökade uppdrag. De faktiska personalkostnaderna är 16,3 mnkr (9,3%) högre än kostnaderna för samma period föregående år. Kostnadsökningen beror dels på en genomsnittlig löneökning på 2,5% dels på nya och utökade uppdrag. Verksamhetens kostnader (kontoklass 4-8) har ökat med 4,9% jämfört med samma period förra året där löneökningen samt nya och utökade uppdrag står för merparten av kostnadsökningen. Prognos För några av verksamheterna bedömer vi ett underskott trots åtgärdsplaner men för förvaltningen i sin helhet är helårsprognosen ett nollresultat. Fördjupad analys av förändring, avvikelser och planerade åtgärder Beslut att "ta hem varuförsörjningen i egen regi" bedöms fortsatt kunna verkställas till den 1 maj 2017 som planerat. Varuförsörjning från nuvarande leverantör, Mediq, har under sommaren fungerat tillfredställande efter det att leveransen numera sker från huvuddepå i Kungsbacka. Det finns överenskommelser med nuvarande leverantör om backupverksamhet som en övergångslösning om övertagande behöver ytterligare tid för kvalitetssäkring av funktionaliteten. Regionstyrelsen har gett driftnämnden i uppdrag att ta fram ett beslutsunderlag för möjliga lösningar för kostförsörjningen på lång sikt. Två arbetsmöten med deltagande från olika områden har genomförts. Därtill kompletteras med studiebesök på sjukhus med alternativa lösningar för kostförsörjning samt att arbetet kommer att breddas upp med ytterligare förankring i kärnverksamheten och hos någon patientförening innan uppdraget avrapporteras. Uppdragsrapporten till regionstyrelsen kan behöva skjutas på. Vid Microsofts revision, våren 2016, av Region Hallands licenser har det uppkommit en ogynsam ekonomisk konsekvens som RGS inte i alla stycken kunnat blicka över. Ekonomisk överenskommelse innebär en ofinansierad post på 5 mnkr. Dialog med regionledning behöver omgående genomföras då detta starkt påverkar möjligheten att nå en ekonomi i balans på förvaltningsnivå. Nödvändiga effektiviseringar har präglat RGS totala verksamhet sedan styrningen om utebliven kostnadskompensation för ökade kostnader aviserades från och med 2014. Inom de flesta funktioner har detta uppdrag varit lyckat. Bedömningen av en ekonomi i balans 2016 på förvaltningsnivå är starkt kopplat till att några funktioner behöver gå mot positiv ekonomisk avvikelse under året. Störst utmaning för att på sikt uppnå en balanserad ekonomi har kost- och städfunktionerna och numera även IT-funktionen enligt stycket ovan. Åtgärdsplaner, inom kost och städ, är identifierade och är under verkställande.
3(9) Framtidsarbetet Uppstarten av konceptet Vårdnära service har skett på två vårdavdelningar inom Hallands sjukhus. En i Kungsbacka och en i Halmstad. Arbetet sker enligt den modell för utvecklad arbetsfördelning som tagits fram i samarbete mellan RGS och HS och där syftet är att kartlägga kritiska funktioner inom verksamheten (vården), inventera arbetsmoment och förflytta dessa mellan yrkeskategorier. Målet är att frigöra tid för sjukvårdspersonalen och att främja teamarbete kring patienten för att underlätta flödet genom vårdprocessen. Administrativt stöd och vårdnära serviceteam fyller upp underifrån i moment som inte kräver legitimation eller sjukvårdsutbildning. Starten i Kungsbacka skedde 2/5 och starten i Halmstad 9/5. Modell för uppföljning av de båda uppstartade avdelningarna pågår i samarbete mellan RGS och HS förändringsteam. Planen för höstens breddinförande är lagd tillsammans med HS. Respektive förvaltning, HS och RGS, har utsett processledare för uppdraget. I planen tas hänsyn till samordningsvinster i såväl HS som RGS verksamheter. Under sommaren har förstärkta serviceinsatser gjorts inom HS. Insatserna kommer att utvärderas nu efter sommaren. Minskning av vårdskador och återinläggningar tror vi blir en effekt av införandet. Mätningar och kvalitetskontroller blir en naturlig del av det nya arbetssättet och ett sätt att kunna styrka effekten. Den stora utmaningen för RGS i dagsläget är att få medarbetarna med oss i förändringsarbetet, skapa engagemang och en positiv känsla inför de utmaningar vi står inför. Vad har hänt sedan förra rapporteringen? Vår bedömning av helårsresultatet är fortfarande en budget i balans för förvaltningen i sin helhet. Investeringar Fastställd investeringsbudget för maskiner och utrustning uppgår till 25,0 mnkr för helåret och verksamheten gör bedömningen att den investeringsnivån kommer att genomföras. Bilagor Måluppföljning Ekonomiredovisning Personalredovisning Verksamhetsstatistik Halmstad 2016-09-01 Driftnämnden Regionservice Patrik Nilsson vice Ordförande Torbjörn Svanberg Förvaltningschef
Öka verkningsrad 4(9) Måluppföljning Regionfullmäktiges mål Driftsnämndens mål/inriktning Indikatorer Kommentar Vårdnära serviceteam som är organiserade i pilotform Andelen vårdskador ska halveras till 2018 Delta i regionens åtgärdsarbete med fokus på utveckling av vårdnära service. Vårdnära serviceteam som är organiserade i permanent bemanning. Piloter i takt med HS införande av framtidsarbetet. Breddinförande planeras till höst/vår 2016/2017. RGS följer HS införandetakt enligt interna överenskommelser. Öka verkningsgraden Bidra med kunskap och nära samarbete kring aktiviteter som kan leda till färre vårdskador. Utveckla förmågan till ledning och styrning av förvaltningens huvuduppdrag. Utveckla tydligheten i vårt tjänsteutbud kopplat till avtal (externa kunder), överenskommelser / uppdrag (interna kunder). Utveckla ledningssystemet med fokus på de viktigaste processer. Överenskomna aktiviteter som kan leda till färre vårdskador. Resultat från kundundersökning. Transparanta och överenskomna prismodeller (årligen utvärderade, rullande och justerade). Processbeskrivningar Slutstädningar,inkl sängtvätt, som ökat under året och införande av VNS team bedöms bidra till färre vårdskador. Inom GAS återkopplas positiva reaktioner (finns systematiska kundundersökningar). Inom andra funktioner delvis oklart då vi inte har en klar struktur för att följa hur kunden upplever RGS leverans. Arbete med detta pågår. Arbete pågår främst med Närservice/kost och städ samt inom IT/Tele området. RGS är också beroende av den centrala ekonomistyrningen för att nå detta mål. Ett projekt är inlett där RGS deltar. Vid extern revision i mars identifierades behov av att tydliggöra ansvar och befogenheter i våra beskrivna processer. Arbete med detta pågår.
Arbetsgivare Stark konkurrenskraft 5(9) Delta i regionens åtgärdsarbete och arbeta för att finna nya sätt att leverera tjänst med ökad eller bibehållen kvalitet till samma eller lägre kostnad. Vårdnära serviceteam som är organiserade i pilotform. Vårdnära serviceteam som är organiserade i permanent bemanning. Piloter i takt med HS införande av framtidsarbetet. Breddinförande planeras till höst/vår 2016/2017. RGS följer HS införandetakt enligt interna överenskommelser. Budgetramen ska hållas Halland är en region som stimulerar till innovationer, förnyelser och ökat företagande Förvaltningen ska minst uppnå ett nollresultat. Bidra med kompetens och kreativa upphandlingsmetoder för att skapa förutsättningar för regional utveckling. Månadsrapporter med realistiska helårsprognoser. Möjliggjort för små och medelstora företag att konkurrera vid upphandlingar. Skapa förutsättningar för nya företag. Åtgärdsplaner och konsekvensbeskringar upprättas inom städ och kost. Dialog avseende IT behöver inledas med regionledningen. Avgörande att andra verksamheter går med ekonomiskt överskott. Särskild satsning genomförd på livsmedelsupphandlingen. Översyn av mallar och eventuella hinder är påbörjade aktiviteter. Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare Region Halland ska vara EN tydlig och attraktiv arbetsgivare. Beslutat chefsuppdrag implementerat. Arbetsgivarfrågor (ska utvecklas av regionkontoret). Kompetensförsörjning (ska utvecklas av regionkontoret). Arbetsmiljö (ska utvecklas av regionkontoret). Nya chefsuppdraget bearbetat på RGS chefsmöte. Implementering pågår bedöms vara klart under kvartal 2. Saknar RK:s styrning Saknar RK:s styrning Saknar RK:s styrning
Hög attraktivitet 6(9) Miljö- och klimatprofilen ska vara tydlig, långsiktig och föredömlig Öka tydligheten i ledarskapet och medarbetarskapet i hela organisationen. Utveckla det systematiska arbetsmiljöarbetet. I enlighet med den kommande styrningen från regionfullmäktige. Öka följsamheten till Strategi för energieffektivisering 2014-2020 avseende elbilar Resultat av medarbetarundersökning hösten 2016. Utvärdering mellan arbetsgivare / arbetstagare. Indikatorer ska efter regionfullmäktiges styrning utvecklas av regionkontoret. Beslutsunderlag för långsiktigt införande av elbilar inom bilpool och förvaltningens verksamhetsbilar. Mätning kommer först i oktober. Chefsmätningen under hösten 2015 ger positiva signaler om utveckling. Samverkansgrupper på alla nivåer implementerade. Årshjul för systematiskt arbetsmiljöarbete bearbetade vid respektive samverkansgrupp. Saknar RK:s styrning Beslut togs i driftnämnden i juni. Grönt = målet uppnått alternativt bedöms nås Gult = arbetet pågår målet bedöms uppnås Rött = ej påbörjat alternativt att målet ej bedöms nås
7(9) Ekonomiredovisning Resultaträkning samt prognos utfall p 1-7 utfall p 1-7 budget p Periodavvikelse Prognos- Prognos- Kontoklass, belopp i tkr år 2015 år 2016 Årsbudget 1-7 år 2016 utfall avvikelse Verksamhetens intäkter 559 772 579 512 576 535-2 978 989 699 978 199 11 500 Kostnader för personal -174 601-190 862-187 047 3 815-318 352-326 802 2 548 Kostn för köpt verksamhet, mtrl varor -20 467-18 867-16 274 2 593-28 731-28 731 0 Övriga verksamhetskostnader -188 646-212 243-199 563 12 680-358 646-349 476-9 170 Övriga verksamhetskostnader,avskrivn -54 695-128 298-136 427-8 129-234 465-229 587-4 878 Intäkter och kostnader utanför res. -104 370-19 270-25 435-6 165-43 603-43 603 0 Resultat 16 993 9 974 11 789 1 815 0 0 0 Investeringsredovisning utfall p 1-7 utfall p 1-7 budget p Periodavvikelse Prognos- Prognos- Investeringar, belopp i tkr år 2015 år 2016 Årsbudget 1-7 år 2016 utfall avvikelse Investeringar i fastigheter och mark*) -89 768-153 059-145 833-7 226-250 000-250 000 0 Investeringar i inventarier och utrustning -4 637-6 206-14 583 8 377-25 000-25 000 0
8(9) Personalredovisning Personalredovisningen avser period 1-6
9(9) Verksamhetsstatistik REGIONSERVICE Produktionstal - Jan-juli Jan-juli Verksamhetsstatistik 2015 2016 Gemensam Administrativ Service Antal ärenden (samtal & webbärenden) 43 790 42 458 IT-service Antal ärenden (samtal & webbärenden) 35 047 35 797 Antal klientdatorer 8 000 8 102 Antal servrar 709 687 Kommunikation Antal inkommande samtal - Kundtjänst 13 448 13 052 Antal deltagare - Utbildning & Event 3 676 4 302 Kostservice* Antal dygnsportioner 107 285 105 922 Logistikservice** Antal körda mil godstransporter 39 425 41 348 Regionfastigheter Antal kvm yta - Fastigheter 437 930 439 121 Andel uthyrda lokaler 94,7% 94,8% Städ- och Vaktmästeriservice Antal kvm städad yta 279 595 288 033 Antal patienttransporter (HS Vbg) 19 767 22 685 Teknisk Service Antal arbetsordrar avhjälpande underhåll 9 872 10 032 Antal arbetsordrar beredskap 742 758 Antal arbetsordrar drift/förebyggande underhåll 12 759 12 747 Teleservice Antal inkommande samtal - Televäxlarna 785 501 761 304 Antal besök - Receptionen (HS Hstd) 69 099 70 574 * Alternativa frukostbrickor ingår. ** Endast egen regi - transporter utförda av entreprenörer är inte medräknade.