Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar

Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar Verksamhetsområde 1 5 Version 1.7 Gäller från 20190101 Detta dokument anger hur handlingar vid KI ska hanteras och gäller för hela Karolinska Institutet. Dokumenthanteringsplanen följer samma processindelning som Klassificeringsstruktur för Karolinska Institutet. Diarienummer: 1894/2018 Dnr för föregående version: 1255/2017 sdatum: 20181214 : Dokumenttyp: Universitetsdirektör Per Bengtsson Styrdokument Handläggs av avdelning/enhet/funktion: Juridiska avdelningen/enheten för arkivoch registratur Revidering med avseende på: Dokumenthanteringsplan för Karolinska Institutets handlingar 1.6 Giltighetstid: Tillsvidare

Verksamhetsområde 1 Styra verksamhet Process: 1.1 Hantera extern styrning Process: 1.2.1 Utforma och bemanna organisationen Process: 1.2.2 Administrera möten och fatta beslut inom KI:s nämnder och råd Process: 1.2.3 Upprätta och hantera interna styrdokument Process: 1.3.1 Planera och budgetera verksamheten Process: 1.3.2 Följa upp och redovisa verksamheten Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid institution. /Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på institution eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet? För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.

Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring /Gallras Format Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer Avtal Papper/Digitalt Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse Gallras när det inte finns något behov av informationen. Korrespondens av vikt Papper/Digitalt Prefektbeslut,se Papper/Digitalt anmärkning Projekt Papper/Digitalt Tjänsteanteckning Avtal förekommer i flertalet av KI:s processer och ska diarieföras på den process där avtalet uppstår. Detta kan tex avse handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. Avser korrespondens som tillför ett ärende viktig information. Prefektbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. Prefektbeslut kommer därför alltid att diarieföras i olika process. Projekt bedrivs inom vitt skilda områden, men ska alltid diarieföras. En tjänsteanteckning kan behöva göras om information av vikt för ett ärende inkommit till exempel via telefon och sms. RAFS 1991:6, Rektorsbeslut, se anmärkning Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: Process: 1.1 Hantera extern styrning 1.1 Förordning 1.1 Regleringsbrev 1.1 Återrapportering Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: 1.2.1 Utforma och bemanna organisationen Papper/Digitalt Papper/Digitalt Papper/Digitalt Papper/Digitalt Rektorsbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. Avser även ändring av regleringsbrev.

1.2.1 Delegationer, varje delegation separat. Papper/Digitalt Avser alla delegationer oavsett vad de gäller. Övergripande delegationsordning bör ingå i arbetsordningen. Diarieförs i samma ärendet som delegationen. 1.2.1 Kvittering av delegationsbeslut Papper/Digitalt 1.2.1 Listor över examinatorer Papper/Digitalt 1.2.1 Personalförteckningar, Papper/Digitalt organisationsplaner 1.2.1 Röstlängder Nej Gallras efter 1 år RAFS 1991:6, 1.2.1 Röstsedlar Nej Gallras efter 1 år RAFS 1991:6, 1.2.1 Handlingar rörande val Nomineringar Fastställande av röstlängd Protokollskopia Valresultat Webbsidor från val Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: 1.2.2 Administrera möten och fatta beslut inom KI:s kommittéer, nämnder och råd 1.2.2 Ansökningar om mindre ekonomiska bidrag och liknande Nej Gallras vid inaktualitet, se anmärkning. 1.2.2 sförslag Nej, se anmärkning Papper/Digitalt Gäller under förutsättning att det framgår av protokollet vem som sökt vad, belopp samt beslut. tillsammans med protokollet om det inte framgår vad förslaget handlar om i protokollstexten. 1.2.2 Bilagor Papper/Digitalt 1.2.2 Dekanusbeslut Nej en numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen. RAFS 1991:6,

1.2.2 Föredragningslistor Nej Gallras vid inaktualitet 1.2.2 Kallelser och dagordningar Nej Gallras vid inaktualitet 1.2.2 Minnesanteckningar från personalmöten Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp. Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp. Nej Gallras efter 5 år De frågor som behandlas i dessa minnesanteckningar/protokoll är vanligen av tillfällig eller ringa betydelse. Frågor av mer principiell betydelse upptas troligen också i protokoll som bevaras, t ex MBLprotokoll. 1.2.2 Ordförandebeslut Nej en numreras med år och löpnummer och arkiveras med protokollen. 1.2.2 Protokoll (avser Nej övergripande protokoll för styrning av KI:s verksamhet) 1.2.2 Protokoll för styrning av Nej Avser tex. Institutionsrådets protokoll institution 1.2.2 Protokollsutdrag/beslut Papper/Digitalt Diarieförs i ärendet. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: 1.2.3 Upprätta och hantera interna styrdokument 1.2.3 Arbetsordning Papper/Digitalt 1.2.3 Fullmakt Papper/Digitalt Fullmakter för postöppning ska inte diarieföras utan hålls enbart samlade. 1.2.3 Handböcker för anställda Papper/Digitalt Här ingår t.ex. ekonomihandboken. 1.2.3 Interna riktlinjer och föreskrifter Papper/Digitalt RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, RAFS 1991:6,

1.2.3 Mottagande av delegering av beslutsrätt till prefekt Papper/Digitalt Avser dokument som prefekten ska kvittera när hen mottagit delegationen och skickat tillbaka till UF. Ärendet kopplas till delegationsordningen. 1.2.3 Riskanalys, Papper/Digitalt 1.2.3 Returnering av delegerad arbetsuppgift inom arbetsmiljöområdet Papper/Digitalt Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: 1.3.1 Planera och budgetera verksamheten 1.3.1 Begäran om extra anslag Papper/Digitalt från institutionerna 1.3.1 Beräkningsunderlag Nej 1.3.1 om intern Papper/Digitalt as av konsistoriet. resursfördelning 1.3.1 Budgetunderlag Nej 1.3.1 Investeringsbeslut Papper/Digitalt 1.3.1 Personalstatistik Nej Gallras vid Digitalt RAFS 2006:5 inaktualitet Primua 1.3.1 Verksamhetsplan Papper/Digitalt Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: 1.3.2 Följa upp och redovisa verksamheten 1.3.2 FoUUenkäter Nej Endast för kliniska institutioner 1.3.2 Specifikationer till delårsrapport Nej Gallras efter 10 år RAFS 2015:2

1.3.2 Specifikationer till årsredovisningar Nej Digitalt UBW Avser: Specifikation av sammandragen post (balanskonto) Register för anläggningstillgångar och inventarier Anläggnings och inventarieregister Specifikation av konto 1632, 1672 Kundreskontra total Lverantörsreskontra total Semesterlöneskuld Redovisning av handkassa Verifikationsnummerlista 1.3.2 Verksamhetsberättelse Papper/Digitalt 1.3.2 Återrapporteringar Papper/Digitalt 1.3.2 Årsredovisning Papper/Digitalt Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UFspecifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är 1.4 Inspektionsrapporter Papper/Digitalt Se generell anmärkning. 1.4 Intrastatsrapporter Nej Gallras efter 2 år RAFS 2015:2 1.4 Rapporter till statsredovisningen (ESV) om överensstämmelse med årsredovisningen 1.4 Revisionsplan Papper/Digitalt Fastställs årligen 1.4 Svar till Papper/Digitalt Se generell anmärkning. tillsynsmyndigheter 1.4 Övriga rapporter till statsredovisningen Nej Gallras efter 2 år RAFS 2015:2 Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet

Processgrupp: Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UFspecifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är 1.5 Projektbeskrivning Papper/Digitalt Se generell anmärkning. Projektidé 1.5 Projektbeställning Papper/Digitalt Se generell anmärkning. 1.5 Projektminnesanteckningar i administrativa utvecklingsprojekt Nej Gallras vid projektavslut Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges. RAFS 1991:6, 1.5 Projektplan /Gallras vid projektavslut 1.5 Projekttidrapporter Nej Gallras vid projektavslut Papper/Digitalt Första och sista projektplanen bevaras, mellanliggande gallras vid projektavslut, se även generell anmärkning Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges. 1.5 Rapporter Papper/Digitalt Se generell anmärkning. 1.5 Utredningar Papper/Digitalt Se generell anmärkning. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UFspecifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är 1.6 Inkommande enkäter Papper/Digitalt 1.6 Medarbetarundersökning KIövergripande sammanställning Papper/Digitalt 1.6 Medarbetarundersökning Institutionsövergripande sammanställning Papper/Digitalt 1.6 Remisser Papper/Digitalt 1.6 Remissvar Papper/Digitalt Se generell anmärkning. Se generell anmärkning. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6,

Verksamhetsområde 2 Stödja verksamhet Process: 2.1.1 Hantera kundfakturor Process: 2.1.2 Hantera inköp och leverantörsfakturor Process: 2.1.3 Hantera löpande ekonomiredovisning Process: 2.1.4 Förvalta fonder och stiftelser Process: 2.1.5 Betala ut medel till utbildningsverksamhet Process: 2.1.6 Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning Process: 2.1.7 Betala ut medel till forskningsfinansiering Process: 2.2.1 Upphandla och köpa in Process: 2.2.2 Sälja varor och tjänster Process: 2.3.1 Rekrytera Process: 2.3.2 Administrera anställning Process: 2.3.3 Samverka med fackliga organisationer Process: 2.3.4 Beräkna och betala ut löner och arvoden Process: 2.3.5 Hantera pensioner och försäkringar Process: 2.3.6 Ansöka om docentur Process: 2.3.7 Karriär och kompetensutveckling av personal Process: 2.4.1 Hantera arbetsmiljöfrågor Process: 2.4.2 Hantera arbetsskada och rehabilitering Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar Process: 2.6 Administrera ITstöd Process: 2.7.1 Redovisa och hantera allmänna handlingar Process: 2.7.2 Hantera begäran om utlämnande av allmän handling Process: 2.8 Kommunicera internt Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet Process: 2.11.1 Hantera lokalfrågor Process: 2.11.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Process: 2.11.3 Genomföra byggprojekt Process: 2.13.1 Administrera utbytesprogram Process: 2.13.2 Hantera utresande studenter Process: 2.13.3 Hantera inresande studenter Process: 2.13.4 Hantera lärarutbyten Process: 2.14.1 Bedriva studenthälsovård

Process: 2.14.2 Ge stöd till studenter med funktionshinder Process: 2.15 Bedriva vård i anslutning till utbildning Process: 2.16.1 Besvara förfrågningar från allmänhet, myndigheter och organisationer Process: 2.16.2 Hantera klagomål och synpunkter Process: 2.17.1Hantera högtider, cermonier och priser Process: 2.17.2 Hantera konferenser Process: 2.17.3 Hantera externa besök Process: 2.18.1 Hantera överklaganden Process: 2.18.2 Hantera överprövningar Process: 2.18.3 Utreda misstanke om oredlighet i forskning Process: 2.18.4 Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter Process: 2.18.5 Utreda siciplinära åtgärder rörande anställda Process: 2.18.6 Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier misstanke om brott och dylikt Process: 2.19 Hantera försöksdjursverksamhet Läsanvisningar Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan ett antal kolumner som närmare beskriver hur handlingen ska hanteras. Process: Visar vilken process handlingen tillhör. Handlingstypens namn: Anger namnet på handlingen. Ingående handlingar: Här anges om handlingstypens egentligen är ett ärende med flera ingående handlingar som ska hanteras likadant. Diarieföring: Här framgår det om handlingen ska diarieföras och om det ska ske vid UF eller vid institution. /Gallras: Anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist, dvs hur lång tid som måste gå innan handlingen kan kastas/förstöras. Förvaring/Arkivering: Anger om handlingen ska förvaras ute på institution eller vid UF. Anmärkning: Denna kolumn talar om ifall det finns något gällande handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. RAFS/RAMS: Anger till vilken föreskrift av Riksarkivet som vi stöder gallringsbeslutet på. Hur hittar man i dokumentet?

För att hitta en handling i dokumenthanteringsplanen används enklast sökfunktionen i Adobe Reader (Ctrl+F). Då kan du söka på ett specifikt ord och får fram de träffar där ordet/delar av ordet finns.

Process Handlingstypens namn Ingående handlingar Diarieföring /Gallras Format Anmärkning/Hantering RAFS/RAMS Handlingar förekommande i flertalet av KI:s processer Avtal Avtal förekommer i flertalet av KI:s processer och ska diarieföras på den process där avtalet uppstår. Korrespondens av tillfällig och ringa betydelse Nej Gallras när det inte finns något behov av informationen. Korrespondens av vikt Detta kan tex avse handlingar som inkommit för kännedom och som inte föranlett någon åtgärd. Avser korrespondens som tillför ett ärende viktig information. RAFS 1991:6, Prefektbeslut Prefektbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras i den process ärendet rör. Projekt Tjänsteanteckning Projekt bedrivs inom vitt skilda områden, men ska alltid diarieföras. En tjänsteanteckning kan behöva göras om information av vikt för ett ärende inkommit till exempel via telefon och sms. Rektorsbeslut Rektorsbeslut rör vitt skilda ärenden och ska diarieföras på den process ärendet rör. Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.1 Hantera kundfakturor 2.1.1 Kundfakturor Nej Gallras 17 år Digitalt UBW 2.1.1 Kundreskontra Nej Digitalt UBW 2.1.1 Kundreskontrans verifikationer Nej Gallras 17 år Digitalt UBW Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.2 Hantera inköp och leverantörsfakturor Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod. Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 2015:2 RAFS 2015:2

2.1.2 Fakturor Nej Gallras 17 år Pappersfakturor som har skannats får gallras 3 år efter utgången av det räkenskapsår fakturan avser. Den inskannade bilden ska vara sökbara och kunna presenteras vid behov i minst 17 år. RAFS 2015:2 2.1.2 Inköpsordrar Nej Digitalt UBW 2.1.2 Leverantörsreskontra Nej Digitalt UBW 2.1.2 Leverantörsreskontrans verifikationer Nej Gallras 17 år UBW 2.1.2 Leverantörsverifikationer Nej Gallras 17 år UBW Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod. Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 2015:2 RAFS 2015:2 Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.3 Hantera löpande ekonomiredovisning 2.1.3 Anläggnings och Nej Digitalt När systemet tas ur drift ska inventarieregister UBW informationen bevaras. 2.1.3 Betalningsbekräftelse (SU08) Nej Gallras efter 10 år RAFS 2015:2 2.1.3 Betalningsförslag (SU07) Nej Gallras efter 10 år RAFS 2015:2 2.1.3 Dagbok/verifikationsjournal Nej Digitalt UBW 2.1.3 Felrapporter och Nej Gallras avstämningsrapporter 2.1.3 Följesedlar Nej Gallras 3 mån Papper 2.1.3 Huvudbok Nej Digitalt UBW Visar de ekonomiska händelserna i registreringsordning. Kan gallras efter 6 månad, de fellistor och RAFS 1991:6, avstämningslistor som ingår i årsbokslutet bevaras dock centralt. Om följdesedeln inte stämmer ska den RAFS 1991:6 sparas i 10 år. Visar de ekonomiska händelserna per redovisningsperiod i systematisk ordning. 2.1.3 Huvudboksverifikationer Nej Gallras 17 år Digitalt UBW Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. RAFS 2015:2

2.1.3 Kodplan/Redovisningsmodell Nej Digitalt UBW Innehåller de kodplaner som styr de andra processtegen, d.v.s. konto och objektplan. Klassificerar typer av händelser. 2.1.3 Kontoplan Nej Digitalt UBW 2.1.3 Rekvisitioner Nej Gallras 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till RAFS 2015:2 EUrevisioner. Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.4 Förvalta fonder och stiftelser 2.1.4 Avräkningsnotor Nej Gallras 10 år RAFS 2015:2 2.1.4 Gåvobrev 2.1.4 Permutationer Ansökan 2.1.4 Permutationer 2.1.4 Placeringsrådets beslut 2.1.4 Testamenten 2.1.4 Årsredovisningar Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.5 Betala ut medel till utbildningsverksamhet 2.1.5 Resestipendium/bidrag Utlysning Ansökan Lista över beviljade, avslag samt summor. Letter of Agreement mellan handledare. Reserapport /Gallras Avser tex Minor Fields Studies MFS. Ej beviljade ansökningar kan gallras efter 2 år.

2.1.5 Stipendium om inrättande inkl. bilagor Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.6 Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning 2.1.6 Finansieringsavtal Stipendium kan utbetalas för grundutbidlning, doktorandutbildning (tilläggsstipendium) och postdoktoralutbildning. Är handlingarna övergripande för KI eller UFspecifika ska de diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika hanteras på samma sätt av respektive institution. Avser inte finansiering till enskilda forskare. Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: 2.1.7 Betala ut medel till forskningsfinansiering 2.1.7 CSTPmedel Utlysning Ansökan om tilldelning /Gallras Ej beviljad ansökan gallras efter 2 år. 2.1.7 Fonder och stiftelser vid KI Utlysning Utlysning Ansökan Granskarnas utlåtande Jävsdeklarationer Förslag till beslut (missiv) (FSprotokoll/dekanbeslut) Dekanbeslut avseende granskare för utlysning Stiftelsens stadgar /Gallras Ansökningarna gallras efter 10 år. 2.1.7 Forskar ATmedel Utlysning/Annons Lista över sökande Meritvärdering om tilldelning Avser finansierad forskningstid under ATutbildningen.

2.1.7 KIDmedel Utlysning Ansökan Protokollsutdrag Intyg om KIDdoktorand 2.1.7 Resebidrag sökt utanför KI Ansökan 2.1.7 Resebidrag vid institution Utlysning Ansökan /Lista över beviljade sökande Reserapporter Verksamhetsområde: 2 Stödja verksamhet Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: 2.2.1 Upphandla och köpa in 2.2.1 Anbud som inte har antagits (oavsett upphandlingsform) /Gallras /Gallras Anbud Gallras 2.2.1 Avrop under 100 000 kr Nej Gallras 2.2.1 Avrop över 100 000 kr Avropsförfrågan Anbud Tilldelningsbeslut I mån av förekomst: Utvärderingsrapport Digitalt TendSign Beviljade ansökningarna läggs som bilagor i ärendet. Ej beviljade ansökningar gallras efter 2 år. När en doktorand har anställts så ska blanketten "intyg om KIDdoktorand" diarieföras för varje doktorand. Ansökningar som inte blivit beviljade gallras efter 2 år. Får gallras 4 år från den dag avtalets slöts eller upphandlingen avbröts. För ramavtal börjar fristen räknas från det att det inte längre är möjligt att utnyttja avtalet. Bilagor som utgörs av föremål bör bevaras alternativt på annat sätt dokumenteras i ärendet, tex genom avbildning. Gallras tidigast efter 10 år men gallringsfristen kan utökas pga behov av redovisning, kontroll och revision. RAFS 1991:6, RAFS 2018:3

2.2.1 Avrop Förnyad konkurrensutsättning Offertförfrågan Avropssvar Tilldelningsbeslut Avropsavtal I mån av förekomst: Utvärderingsrapport Avbruten upphandling 2.2.1 Avsteg från ramavtal Motivering 2.2.1 Direktupphandling som understiger 100 000 kr 2.2.1 Direktupphandling som överstiger 100 000 kr Förfrågningsunderlag Anbud Tilldelningsbeslut Avtal I mån av förekomst: Förlängning av avtal Frågor och svar Avbruten direktupphandling Nej Gallras 2.2.1 Förnyade/förändrade avtal 2.2.1 Serviceavtal Nej Gallras 2 år efter att kontraktet löpt ut Gallras tidigast efter 10 år men gallringsfristen kan utökas pga behov av redovisning, kontroll och revision. Kopplas till ursprungsärendet. RAFS 1991:6,

2.2.1 Upphandling Annons Förfrågningsunderlag Frågor och svar Anbud Bilagor Öppningsprotokoll Tilldelningsbeslut Avtal I mån av förekomst: Begäran om upphandlingstöd Utvärderingsrapport Sekretessförbindelse Avbruten upphandling Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: 2.2.2 Sälja varor och tjänster 2.2.2 Anbud 2.2.2 Avtal 2.2.2 Beställning Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.1 Rekrytera 2.3.1 Anställningsärende avbruten Ansökningshandlingar /gallras rekrytering /Tjänsteantecknin g 2.3.1 Ansökan om anställning utanför anställningsärenden Intresseanmälningar Spontanansökningar Nej Gallras/, Ansökningshandlingarna kan gallras när ärendet avslutas i diariet. Ärendet ska avslutas med en tjänsteanteckning eller ett beslut om avbruten rekrytering. Ansökan som ej leder till anställning får gallras efter 1 år. Ansökan som leder till anställning ska diarieföras och bevaras. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6,

2.3.1 Ansökan om behörighetsbedömning Annons Underlag för bedömning av behörighet. Utlåtande av bedömning av behörighet. Endast vid UF Varbi Alla ansökningar diarieförs på ett årsnummer. Utlåtande om bedömning av behörighet diarieförs även i ärendet Inrättande av doktorandplats i process 3.2.2. 2.3.1 Ansökan om plats som postdoc Gallras/, se anmärkning 2.3.1 Ansökan om utlyst doktorandplats Annons Ansökan Ansökningshandlingar Utlåtande om bedömning av behörighet Tillsättningsbeslut Gallras/, se anmärkning Varbi Varbi Avser både visstidsanställning samt postdoktoralt stipendium. Ansökan som ej leder till anställning får gallras efter 2 år. Ansökan som leder till anställning ska diarieföras och bevaras. Utlåtande om bedömning av behörighet diarieförs även i ärendet Inrättande av doktorandplats i process 3.2.2. RAFS 2004:1, ändrad 2012:3 RAFS 2004:1, ändrad 2012:3 2.3.1 om rekrytering 2.3.1 Bilagor till ansökningar i form Gallras eller av vetenskapliga arbeten återsändes efter besvärstidens utgång 2.3.1 Företrädesrätt till återanställning Ej återanställd 2.3.1 Företrädesrätt till återanställning Återanställd Blankett Anställningsavtal Gäller tillsättning av akademiska tjänster. Litteraturförteckningen över de insända vetenskapliga arbetena bevaras. RAFS 1991:6, Nej Gallras efter 1 år RAFS 1991:6, Nej Papper Personalakt UF 2.3.1 Kungörelse om anställning Nej Gallras vid inaktualitet 2.3.1 Ledamot till Pedagogiska Akademin Annons Ansökan Tillsättningsbeslut Om återanställning sker bifogas blanketten till anställningsavtalet som skickas till UF för slutarkivering i personalakt. Anslås på digitala anslagstavlan i Aula Medica. RAFS 1991:6,

2.3.1 Rekrytering Anställd Annons Ansökan Betyg/tjänsteutlåtande Personlighetstest Referensuppgifter om anställning 2.3.1 Rekrytering Ej anställd Ansökan Betyg/tjänsteutlåtande Referensuppgifter Gallras 2 år Digitalt Varbi Betyg/tjänsteutlåtande och personlighetstester diarieförs i den mån de finns. RAFS 2004:1, ändrad 2012:3 2.3.1 Rekryteringsutskottet Protokoll Nej Papper 2.3.1 Tillbakatagande av ansökan Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.2 Administrera anställning 2.3.2 Adressändring Nej Gallras vid inaktualitet RAFS 1991:6, 2.3.2 Anknytningsformulär pappersblankett som scannas 2.3.2 Anknytningsformulär PDF i systemet 2.3.2 Anmälan om sjukdomsfall (som fortsätter efter sjuklöneperiodens fall) Bisyssleredovisning Nej Gallras efter kontroll av inscanningen. Bisyssleredovisning Nej Gallras 1 år efter upphörd anknytning. 2.3.2 Anställningsavtal Code of conduct Nej Papper Personalakt UF 2.3.2 Ansökan om bidrag till Nej Gallras Papper arbetshjälpmedel. Personalakt UF 2.3.2 Ansökan om entledigande Nej Papper Personalakt UF 2.3.2 Aviseringslistor Nej Gallras vid Digitalt inaktualitet Primula 2.3.2 Avsked RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, Nej Gallras efter 10 år RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 Gallras när anställning upphört. RAFS 2006:5, ändrad 2012:9

2.3.2 Avstämningar av ringa och tillfällig betydelse för kontroll av transaktionsinformation Nej Gallras efter 2 månader Digitalt Primula 2.3.2 Avtal om lönekostnader 2.3.2 om att avbryta Nej Papper provanställning Personalakt UF 2.3.2 Bisyssloredovisning Nej Digitalt Primula 2.3.2 Distansavtal Nej Papper Personalakt UF 2.3.2 Ersättning från första sjukdagen från Nej Gallras efter 10 år Digitalt till arbetstagare med Försäkringskassan Primula omfattande korttidsfrånvaro 2.3.2 Ersättning för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Ansökan till Försäkringskassan. Nej Gallras efter 10 år Digitalt Primula 2.3.2 Förbud mot bisyssla 2.3.2 Individuella beslut såsom förmåner Nej Papper Personalakt UF KI rapporterar till RFV, SCB, SPV, samt till ArV. RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.2 Konsultuppdrag för KIpersonal Avtal 2.3.2 Ledighetsansökningar Nej Gallras efter 2 år RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.2 Läkarintyg Nej Gallras efter 10 år RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.2 Mottagningsavtal Hosting Agreement Mottagningsavtal om uppehållstillstånd 2.3.2 Namnändring, avisering om Nej Gallras vid inaktualitet 2.3.2 Omplacering Mottagningsavtalet utgör en bilaga till ansökan om uppehållstillstånd som gästforskaren skickar in till Migrationsverket.

2.3.2 Placeringsbeslut Nej Papper Personalakt UF 2.3.2 PostDoc Diploma Nej Digitalt Arkivyta P: 2.3.2 Skriftlig erinran Nej Papper Personalakt UF 2.3.2 Supervisor PostDoc Agreement 2.3.2 Tidsbegränsat uppdragstillägg Nej Papper Personalakt UF 2.3.2 Tjänstgöringbetyg utfärdade vid Nej Papper KI Personalakt UF 2.3.2 Tjänstgöringsjournaler uttagna på papper Nej Gallras vid inaktualitet Om intyg utfärdas ska en kopia arkiveras. Arbetsuppgift utanför ordinarie arbete. Tjänstgöringsjournaler per år bevaras digitalt i Primula. RAFS 1991:6, 2.3.2 Tjänstgöringsjournaler, digitala Nej Digitalt Primula 2.3.2 Tjänstledighetsansökningar Nej Gallras efter 2 år Digitalt RAFS 2006:5, (över sex månader) Primula ändrad 2012:9 2.3.2 Uppsägning 2.3.2 Varsel om uppsägning Nej Bevars Papper Personalakt UF 2.3.2 Överenskommelse om Diarieförs vid den institution som har forskarflytt upprättat överenskommelsen 2.3.2 Övertids/mertidsrapporter Nej Gallras efter 2 år Löneenheten UF RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.3 Samverka med fackliga organisationer 2.3.3 Enskilda avtal 2.3.3 MBLprotokoll Nej Papper 2.3.3 Protokoll från samverkansgrupp Nej Papper Centrala samverkans protokoll arkiveras och andra partsgemensamma vid UF, annars vid respektive institution. möten Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner

Process: 2.3.4 Beräkna och betala ut löner och arvoden 2.3.4 Arvodesuppgifter Nej Gallras efter 10 år Digitalt Primula 2.3.4 angåenden Nej Gallras efter 10 år Gäller icke anställd. Inte ersättning för vistelsebidrag arbete. Kontant bidrag under kort tid för att uppfylla den tredje uppgiften samverkan. 2.3.4 Enstaka uppdragstillägg Nej Gallras 2 år UF 2.3.4 Jämkningar preliminärt Nej Gallras efter 2 år Digitalt skatteavdrag Primula 2.3.4 Kontrollistor för retroaktiva Nej Gallras efter 2 år Digitalt löneberäkningar Primula 2.3.4 Kontrolluppgifter till Nej Gallras efter 10 år Digitalt Skatteverket Primula 2.3.4 Löneartsförteckningar Nej Digitalt Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.4 Lönekostnadsspecifikationer uttagna på papper Nej Gallras efter 10 år Papper Tas ut ur Primula. RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.4 Lönelistor/lönespecifikationer Nej Digitalt Primula 2.3.4 Rekvisitioner för mervärdesskatt Nej Gallras efter 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. 2.3.4 Reseräkning med bilagor Nej Gallras efter 17 år Reseordern ska bifogas reseräkningen. RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.4 Sammanställningar och avstämningar av lönehändelser Nej Gallras vid inaktualitet Digitalt Primula RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.4 Signalistor Nej Gallras efter 2 år Digitalt Primula 2.3.4 Skatteredovisning (uppgifter Nej Gallras efter 10 år Digitalt för) Primula 2.3.4 Skatteuppgifter Nej Gallras efter 2 år Digitalt Primula 2.3.4 Tidsredovisning Nej Gallras efter 2 år Papper Digitalt Avser uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter, uppbördsspecifikationer, m.m. RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 RAFS 2006:5, ändrad 2012:9

2.3.4 Underlag för lön/arvoden/ersättning Nej Gallras 10 år Papper RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 2.3.4 Utdatalistor för skatteredovisning Nej Gallras efter 10 år Digitalt Primula 2.3.4 Utmätningsbeslut Nej Gallras efter 2 år Digitalt Primula 2.3.4 Överenskommelse om ny lön Gallras 10 år Papper RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.5 Hantera pensioner och försäkringar 2.3.5 Deltidspension Nej Papper Personalakt UF 2.3.5 Pensionsutredning (beslut om pension, anstånd med pensionsavgång, utdrag ur tjänstföringsmatrikel) Nej Papper Personalakt UF Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.6 Ansöka om docentur 2.3.6 Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten 2.3.6 Docenturansökan Ansökan med bilagor Sakkunnigutlåtande Docenturbevis 2.3.6 Förnyelse/förlängning av Ansökan docentur Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: 2.3.7 Karriär och kompetensutveckling av personal Återsändes/gallra s efter besvärstidens utgång Bilagor kan t.ex. vara meritportfölj, CV och intyg från prefekt. Inget nytt docenturbevis utfärdas. 2.3.7 Forskarhandledarutbildning Intyg Nej Digitalt Arkivyta P: 2.3.7 Forskarhandledarutbildning Kursplan Nej Papper Kursplanerna skrivs ut från KIWAS. RAFS 1991:6,

2.3.7 Kompetensbedömningar av försöksledare 2.3.7 Kompetensbedömningar för hantering av djur Ansökan med bilagor Intyg Endast KM Endast KM 2.3.7 Kompetensutveckling, handlingar rörande personalutbildningskurser 2.3.7 Ledarskap för forskargruppsledare Nej Avser handlingar rörande kurser och inte enskild anställd (t.ex. avtal, inbjudningar, deltagarlistor och kursplaner) Intyg Nej Papper 2.3.7 TAmedel Utlysning Ansökan Redovisningar från beviljade ansökningar Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: 2.4.1 Hantera arbetsmiljöfrågor /Gallras Ej beviljad ansökan gallras efter 2 år. 2.4.1 Arbetsmiljögruppen UF Protokoll Nej Papper 2.4.1 Arbetsmiljönämnden Protokoll Nej Papper 2.4.1 Biosäkerhetskommittén Protokoll Nej Papper 2.4.1 Central likavillkorsplan 2.4.1 Hälsovård, handlingar rörande förebyggande hälsovård som friskvårdssatsningar Personalakt UF Arkiveras i personalakt på individnivå, generella handlingar arkiveras med de diarieförda handlingarna. 2.4.1 Miljörådets protokoll Nej Papper 2.4.1 Skyddsrondsprotokoll Nej Gallras efter 10 Digitalt år. KI Survey 2.4.1 Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå 2.4.1 Årlig SAMuppföljning Nej Gallras efter 10 år Mynnar ut i en handlingsplan. Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö

Process: 2.4.2 Hantera arbetsskada och rehabilitering 2.4.2 Anmälan om arbetsskada Avser anmälan till Arbetsmiljöverket och Försäkringskassan. 2.4.2 om arbetsskada Nej Avser beslut som arbetstagaren lämnar in till personal för redigering av lön. en går direkt till arbetstagaren, inte till KI. 2.4.2 Incidentrapportering Nej Sparas i systemet Digitalt tills det avvecklas. KeyConcept 2.4.2 Kopior av läkarintyg Nej Gallras efter 10 år Gäller längre tids sjukfrånvaro där originalintygen översänts till Försäkringskassan. 2.4.2 Kvitton rörande läkevårds och läkemedelsersättningar 2.4.2 Persondatalista över personer som fått recept på fysisk aktivitet från Previa RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 Nej Gallras efter 10 år RAFS 2006:5, ändrad 2012:9 Nej Gallras 1 år efter Digitalt Avser persondatalista i Excel som RAFS 1991:6, att uppgifterna Excellista upprättas av KI:s Friskvård för att bevaka har förts in i Friskvården vilka personer som fått recept på fysisk registret aktvitet utfärdat av Previa. 2.4.2 Rehabiliteringsplanering för återgång i arbete Nej UF:s arkiv, personalakt 2.4.2 Rehabiliteringsutredning Nej UF:s arkiv, personalakt Görs av Försäkringskassan och skickas till KI. Processgrupp: Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar 2.5 Anmälan om register innehållande personuppgifter Anmälan Anmäls till KI:s dataskyddsombud. 2.5 Arbetsmiljöverket Anmälan Riskbedömning 2.5 Kemikalieregister Nej Digitalt Klara Klara = KI:s kemikalieregister Processgrupp: Process: 2.6 Administrera ITstöd

2.6 Avveckling av system Projekthandlingar Rapport 2.6 Förvaltningsplan 2.6 Incidentrapporter Nej Gallras vid inaktualitet 2.6 Loggningsfiler och logglistor för epost och fax Nej Gallras efter 100 dagar, se anmärkning Digitalt ITavd 2.6 Supportärenden Nej Vid systembyte Ärendehanteringssystem vid institution 2.6 Systemdokumentation 2.6 Överenskommelser Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: 2.7.1 Redovisa och hantera allmänna handlingar 2.7.1 Arkivredovisning Nej Papper/Digitalt Visual Arkiv 2.7.1 Diarium Nej Papper/Digitalt 2.7.1 Särskilt beslut enligt gallringsutredning Papper/Digitalt Ärendet kopplas till "Särskilt beslut enligt gallringsutredning". Gäller för ett år. När en ny version diarieförs så ska det nya dnr kopplas till den gamla versionens dnr. Avser även loggfiler och logglistor för informationssäkning på webben (t.ex. cacheminnen och s.k. temporary internet files). Loggar kan gallras efter 100 dagar under förutsättning att de inte längre behövs för vidare kontroll och återsökning av handlingar som har inkommit eller utgått från KI. Loggarna kan vid behov sparas längre. I arkivredovisningen ingår försättsblad, arkivbeskrivning, innehållsförteckning samt förteckningsblad. Endast mer omfattande gallringsutredningar behöver diarieföras. Om det är en gallringsutredning som rör avvecklingen av ett system ska gallringsutredningen kopplas till avvecklingsärendet. RAFS 1991:6,

2.7.1 Handlingar som inkommer i icke autentiserad form (ej underskrivna) 2.7.1 JKlistor Gallras Papper/Digitalt Papper/Digitalt Gallras när en autentiserad form inkommer vid senare tillfälle. Gallringen får endast ske under förutsättning att någon anteckning inte påförts handlingen. Samt att tidpunkt för ankomst dokumenterats, t.ex. i diariet Ett exemplar skickas till JK och ett arkivexemplar arkiveras centralt. RAFS 1991:6, 2.7.1 Register, liggare, listor eller liknande som upprättas för att vara tillfälliga hjälpmedel i KI:s verksamhet Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: 2.7.2 Hantera begäran om utlämnande av allmän handling Nej Gallras vid inaktualitet Papper/Digitalt 2.7.2 om att neka utlämnande Papper/Digitalt 2.7.2 Sekretessförbindelse Papper/Digitalt Gallras under förutsättning att de inte förutsätts att de inte fyller någon funktion eller tillför ett ärende sakuppgift. et kan överklagas. I de fall en sekretessförbindelse upprättas i samband med ett utlämnande. RAFS 1991:6 2.7.2 Begäran om utlämnande av allmän handling /Gallras, se anmärkning Papper/Digitalt Utlämnande av enkel och rutinartad karaktär diarieförs inte och kan gallras efter 6 månader. RAFS 1991:6 Processgrupp: Process: 2.8 Kommunicera internt 2.8 Internwebb Nej Uppgifter från webben som inte finns publicerade någon annanstans ska skrivas ut på papper och bevaras. Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. 2.8 Interna nyhetsbrev Nej 2.8 Personaltidning Nej

2.8 Underlag för KI:s interna arbete Nej Gallras när ärendet är avslutat RAFS 1991:6, Processgrupp: Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet 2.10 Artikelbeställningar Nej Gallras RAFS 1991:6, 2.10 Avtal med leverantörer av informationsdatabaser Endast KIB 2.10 Bibliotekskatalog Nej 2.10 Inaktiva låntagare (uppgifter om) i bibliotekets låntagarregister Nej Gallras efter 3 år förutsatt att inga utestående lån eller skulder förekommer. Se anmärkning Gallring avser personuppgifter och rör uppgifter om lån, reservation, eller annan form av beställning där sekretess normalt föreligger högst 20 år enligt 40 kap 3 OSL. RAFS 1991:6, Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: 2.11.1 Hantera lokalfrågor 2.11.1 Besiktningsprotokoll 2.11.1 Hyresavtal 2.11.1 Lokalrapporter (per yta) Nej Digitalt Facility Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Pythagoras 2.11.1 Lokalregister Nej Digitalt Facility Pythagoras Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: 2.11.2 Hantera fysisk säkerhet och skalskydd 2.11.2 Avtal/kontrakt för KIkort Nej Gallras efter 2 år Papper RAFS 1991:6,

2.11.2 Brandskyddsdokumentation 2.11.2 Nyckelkvittenser Nej Gallras vid inaktualitet 2.11.2 UF:s receptions lista över besökare Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: 2.11.3 Genomföra byggprojekt 2.11.3 Projekthandlingar Separat lista över vad som ska ingå i ärendet finns att tillgå. Nej Gallras vid inaktualitet 2.11.3 Ritningar Nej, se anmärkning Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: 2.13.1 Administrera utbytesprogram 2.13.1 Finansieringsavtal med Erasmus och Linnaeus Palme Digitalt East coast Digitalt Phytagoras Handlingar som är övergripande för KI eller UFspecifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är institutionsspecifika ska diarieföras och arkieras vid respektive institution. CADritningar. Original ska bevaras, kopior kan gallras vid inaktualitet. RAFS 1991:6, ändrad 1996:6 RAFS 1991:6, ändrad 1996:6 RAFS 1991:6, 2.13.1 Linnaeus Palme Partnerskap Ramansökan Projektansökan Beviljad ansökan om tilldelning/avslag Kontrakt för varje projekt Slutrapport för varje projekt RAMrapport Avslutningsbrev Ev. återkrav

2.13.1 Linnaeus Palme Planering Projektansökan tilldelning/avslag Kontrakt Slutrapport Avslutningsbrev inkl ev. återbetalningskrav Ansökningarna diareförs på ett gemensamt dnr. 2.13.1 Utbytesavtal 2.13.1 Återrapportering Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: 2.13.2 Hantera utresande studenter 2.13.2 Ansökan med bilagor Nej Gallras efter 5 år Papper Gallringsfristen är tagen med hänseende Studentakt hos till de EUregler som gäller för studenthandlägga Erasmusprogrammet. ren RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 2.13.2 Ansökan till partneruniversitet (med bilagor) Nej Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos studenthandlägga ren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15

2.13.2 Antagningsbesked/ Learning Agreement Nej Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos studenthandlägga ren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 2.13.2 Code of conduct Nej Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos studenthandlägga ren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 2.13.2 Försäkringsintyg från Kammarkollegiet Nej Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos studenthandlägga ren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 2.13.2 Intyg Nej Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos studenthandlägga ren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15

2.13.2 Nomineringsbesked Nej Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos studenthandlägga ren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Förvaras elektroniskt fram till gallringstillfället. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 2.13.2 Resebidrags/stipendieblankett Nej Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos studenthandlägga ren Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 2.13.2 Reserapport Nej tillsvidare i Skutten 2.13.2 Studentakter för utresande utbytesstudenter Digitalt Skutten Nej Gallras efter 5 år Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. 2.13.2 Transcript of records Nej Gallras efter 5 år Papper Studentakt hos Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för studenthandlägga Erasmusprogrammet. I mån av förekomst. ren RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 RAFS 2007:1, ändrad 2008:3, 2011:2 och 2013:15 Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: 2.13.3 Hantera inresande studenter Generell anmärkning: Studentakterna för inresande studenter hanteras vid Avdelningen för utbildning och forskarutbildningsstöd UFS

2.13.3 Anmälan med bilagor för inresande (utländsk) student Nej Papper Studentakt UF 2.13.3 Ansökan inkl. bilagor Nej Papper Studentakt UF 2.13.3 Antagningsbesked Nej Papper Studentakt UF 2.13.3 Assesment form Clinical Rotation Nej Papper Studentakt 2.13.3 Betygsunderlag Nej Papper Studentakt UF 2.13.3 Intyg Nej Papper Studentakt UF 2.13.3 Learning agreement Nej Papper Studentakt UF 2.13.3 Registrering Nej Papper Studentakt UF 2.13.3 Transcript of records Nej Papper Studentakt UF Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: 2.13.4 Hantera lärarutbyten 2.13.4 Ansökan om lärarbyte Ansökan /gallras Skutten 2.13.4 Resebidrag för lärarutbyte Ansökan 2.13.4 Reserapport Nej Digitalt Skutten Pappershandlingar gallras efter 5 år. Digitala handlingar bevars tillsvidare i Skutten. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. vilken rafs?

2.13.4 Teaching programme Nej Gallras efter 5 år Papper UFS:s närarkiv Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. vilken rafs? Processgrupp: 2.14 Hantera stöd till studenter Process: 2.14.1 Bedriva studenthälsovård 2.14.1 Avtal med vårdgivare 2.14.1 Patientjournaler Nej Digitalt tillsvidare i sin Asynja helhet Processgrupp: 2.14 Hantera stöd till studenter Process: 2.14.2 Ge stöd till studenter med funktionsnedsättning 2.14.2 Ansökan om stöd Nej Digitalt Nais 2.14.2 /rekommendation om Nej Digitalt individuellt stöd Nais 2.14.2 Individuella intyg om Nej Lämnas till Papper kompensatoriska åtgärder studenten 2.14.2 Redovisning av nationella medel 2.14.2 Ändringar av beslut om Nej Digitalt individuellt stöd Nais Processgrupp: Process: 2.15 Bedriva vård i anslutning till utbildning 2.15 Ansökan om särskilt Ansökan förordnande att utöva Bilagor Endast OF tandläkaryrket för icke legitimerad tandläkare 2.15 Tandläkarjournaler Nej /gallras, se anmärkning Avser ansökan som skickas in av klinikchefen till Socialstyrelsen. et anges på ansökningsblanketten. Digitalt Journaler för personer födda den 5:e, 15:e och den 25:e varje månad ska bevaras. Övriga journaler ska gallras 10 år efter sista uppgiften infördes i journalen. RAMS 2018:36

2.15 Tidbokningsliggare Nej Gallras 1 år efter sista notering Processgrupp: 2.16 Hantera förfrågningar och klagomål Process: 2.16.1 Besvara förfrågningar från allmänhet, myndigheter och organisationer 2.16.1 Allmänna brev i symbolfrågor /Nej /Gallras till KI För besök vid Odontologiska institutionens studentklinik Avser frågor i vilka KI har en symbolisk betydelse, t.ex som representant för djurförsök eller för medicinsk vetenskap. Brev som inte genererar ett ärende gallras efter 1 år. Brev som genererar ett ärende diarieförs. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, 2.16.1 Förfrågningar Förfrågningen Svar 2.16.1 Skrivelser av ringa och tillfällig betydelse Processgrupp: 2.16 Hantera förfrågningar och klagomål Process: 2.16.2 Hantera klagomål och synpunkter 2.16.2 Klagomål och synpunkter Klagomål Svar /Nej Nej /Nej /gallras Gallras vid inaktualitet /Gallras vid inaktualitet Gäller även förfrågningar som inkommer RAFS 1991:6, via sociala medier. Förfrågningar av mer komplex karaktär ska diarieföras medan övriga kan gallras vid inaktualitet. Avser skrivelser av ringa betydelse för verksamheten, tex inbjudningar till kurser och konferenser, reklam, spam och obegripliga brev. Diarieförs och bevaras om det blir ett ärende, annars gallras det vid inaktualitet. RAFS 1991:6, RAFS 1991:6, 2.16.2 Kampanjer/Upprop /Gallras Med kampanj/upprop avses organiserat brevskrivande/inlägg på sociala media med synpunkter på KI:s verksamhet. En kampanj blir ett ärende med en tjänsteanteckning om hur många brev/inlägg som kom in till KI. Breven kan gallras när de är räknande. RAFS 1991:6,

Processgrupp: 2.17 Planera och genomföra evenemang Process: 2.17.1Hantera högtider, ceremonier och priser 2.17.1 Avtal med leverantör Papper/Digitalt 2.17.1 Fotografier och filmer Nej Om digitalt bevarande Arkivyta P: 2.17.1 Inbjudningar Nej 2.17.1 Mall för diplom Papper/Digitalt 2.17.1 Manuskript till hållna tal Nej tex Rektors tal 2.17.1 Middagsmeny Nej 2.17.1 Placeringslista Nej Deltagarlista/Gästlista 2.17.1 Program Nej 2.17.1 Sånghäfte Nej 2.17.1 Utdelande av pris Utlysning Nominerade Papper/Digitalt I ärendet kan även andra handlingar förekomma Processgrupp: 2.17 Planera och genomföra evenemang Process: 2.17.2 Hantera konferenser 2.17.2 Avtal med leverantör Papper/Digitalt 2.17.2 Deltagarlista Nej 2.17.2 Inbjudan Nej 2.17.2 Presentationer/Abstracts Nej 2.17.1 Fotografier Nej Om digitalt bevarande Arkivyta P: 2.17.2 Filmer Nej Om digitalt bevarande Arkivyta P: Viktigt att fotografens namn framgår samt vad motivet föreställer. 2.17.2 Program Nej Processgrupp: 2.17 Planera och genomföra evenemang Process 2.17.3 Hantera externa besök

2.17.3 Formell inbjudan Papper/Digitalt I mån av förekomst 2.17.3 Program Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: 2.18.1 Hantera överklaganden 2.18.1 Överklagande till Förvaltningsrätten Överklagande Yttrande Domslut Papper/Digitalt Förvaltningsrättens dom kan överklagas till Kammarrätten. 2.18.1 Överklagande till Överklagandenämnden för högskolan Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: 2.18.2 Hantera överprövningar 2.18.2 Överklagande till Kammarrätten Överklagande Yttrande från ÖNH Rättning av avslagsbeslut Föreläggande Yttrande Domslut Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: 2.18.3 Utreda misstanke om oredlighet i forskning 2.18.3 Oredlighet i forskning Anmälan Utredning Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: 2.18.4 Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter 2.18.4 Anmälan till rektor Anmälan Yttrande Protokollsutdrag Papper/Digitalt Papper/Digitalt Papper/Digitalt Papper/Digitalt Originalet skickas till ÖNH, kopia vid KI. 2.18.4 Disciplinnämnden Protokoll Nej Papper 2.18.4 Skrivelser till andra myndigheter Papper/Digitalt Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden

Process: 2.18.5 Utreda disciplinära åtgärder rörande anställda 2.18.5 2.18.5 Personalansvarsnämnden Protokoll /Nej 2.18.5 Utredningar Processgrupp: 2.18 Hantera rättsliga ärenden Process: 2.18.6 Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier, misstanke om brott och dylikt 2.18.6 Anmälan 2.18.6 Rektors beslut Processgrupp: Process: 2.19 Hantera försöksdjursverksamhet 2.19 Ansökan om tillägg utan lidande till godkänd etisk ansökan Endast KM 2.19 Besiktning och slutgodkännande av försöksdjursanläggning Ansökan Endast KM 2.19 Djuretiskt godkännande kopia Nej Gallras 5 år efter utgånget beslut. Papper/Digitalt Papper/Digitalt Papper/Digitalt Papper/Digitalt Papper/Digitalt Papper/Digitalt Originalprotokollen arkiveras i egen serie, men kopior av protokollet ska diarieförs tillsammans med ärendet. as av KI:s djurskyddsorgan. Huvudhandläggare är KM men även PI ska anges som handläggare. Ansökan och belsutet diarieförs vid tillståndsinnehavarens institution. 2.19 Förhandsgodkännande av försöksdjursanläggning Ansökan Endast KM Papper/Digitalt 2.19 Försöksdjursjournal Nej 5 år 2.19 Hälsoinventering Nej 2.19 Händelserapporter Papper/Digitalt Endast KM 2.19 Inspektionsrapporter Papper/Digitalt Endast KM 2.19 Intyg för tillgång till djurhus Nej 2.19 KI:s djurskyddsorgan Protokoll Nej Papper RAFS 1991:6,

2.19 Registrering för in eller utförsel Anmälan av djur, ägg, sperma och? embryo Endast KM Papper/Digitalt 2.19 Rumsjournal Nej 5 år Ronder RAFS 1991:6, 2.19 Statistik Endast KM Papper/Digitalt Skickas till Jordbruksverket. 2.19 Tillstånd att använda Ansökan Papper/Digitalt försöksdjur Endast KM 2.19 Tillstånd att föda upp försöksdjur Ansökan Endast KM Papper/Digitalt 2.19 Tillstånd för innesluten användning av genetiskt modiferade organismer Ansökan Endast KM Papper/Digitalt