Hanteringsanvisningar för Karolinska Institutets handlingar

Transkript

1 1 Hanteringsanvisningar för Karolinska Institutets handlingar Version: 1.0 Fastställd: Giltig fr.o.m Detta dokument anger vilka hanteringsanvisningar på handlingsnivå som gäller för hela Karolinska Institutet. Hanteringsanvisningarna följer samma processindelning som KI:s klassificeringsstruktur och ersätter tillsammans med arkivhandbok de tidigare arkivbildningsplanerna

2 Innehållsförteckning Läsanvisningar... 6 Process: 1.1 Hantera extern styrning... 7 Process: Utforma och bemanna organisationen... 7 Process: Administrera möten och fatta beslut... 8 Process: Upprätta och hantera interna styrdokument... 9 Process: Planera och budgetera verksamheten... 9 Process: Följa upp och redovisa verksamheten Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Process: Fakturera kunder Process: Betala leverantörer Process: Hantera löpande ekonomiredovisning Process: Förvalta fonder och stiftelser Process: Betala ut medel till utbildningsverksamhet Process: Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning Process: Upphandla och köpa in Process: Sälja varor och tjänster Process: Förvalta avtal Process: Rekrytera Process: Administrera anställning Process: Samverka med fackliga organisationer

3 Process: Beräkna och betala ut löner och arvoden Process: Hantera pensioner och försäkringar Process: Ansöka om docentur Process: Hantera arbetsmiljöfrågor Process: Hantera arbetsskada och rehabilitering Process: Göra kompetensbedömningar för att hantera djur Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar Process: 2.6 Administrera IT-stöd Process: Redovisa och hantera allmänna handlingar Process: Hantera begäran om utlämnande av allmän handling Process: 2.8 Kommunicera internt Process: 2.9 Organisera och genomföra högtider Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet Process: Hantera lokalfrågor Process: Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Process: Genomföra byggprojekt Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande anställda Process: Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier och dylikt Process: Utreda misstanke om oredlighet i forskningen Process: Administrera utbytesprogram Process: Hantera utresande studenter Process: Hantera inresande studenter

4 Process: Hantera lärarutbyten Process: Bedriva studenthälsovård Process: 2.15 Bedriva vård i anslutning till utbildning Process: Besvara förfrågningar från allmänhet, myndigheter och organisationer Process: Hantera klagomål och synpunkter Process: Hantera utbildningsutbudet på grund- och avancerad nivå Process: Hantera ansökningar och göra behörighetsbedömningar Process: Planera och genomföra grund- och avancerad utbildning Process: Hantera studentärenden under pågående utbildning på grund- och avancerad nivå Process: Utfärda examen på grund- och avancerad nivå Process: Hantera utbildningsutbudet på forskarutbildningsnivå Process: Hantera antagning till forskarutbildning Process: Planera och genomföra forskarutbildning Process: Hantera studentärenden under pågående utbildning på forskarutbildningsnivå Process: Utfärda examen på forskarutbildningsnivå Process: 3.3 Bedriva uppdragsutbildning Process: 4.1 Planera forskningsprojekt Process: 4.2 Genomföra forskningsprojekt Process: 4.3 Redovisa forskningsprojekt Process: 5.1 Ta fram och publicera elektronisk information Process: 5.2 Ta fram och publicera tryckt information Process: 5.3 Samverka och inhämta information till myndighetens verksamhet Process: 5.4 Förbereda och ta emot externa besök

5 Process: 5.5 Hantera internationell samverkan för forskning och utbildning Process: 5.6 Hantera nationell samverkan för forskning och utbildning Exempel på sökingång till hanterinsanvisningarna

6 Hanteringsanvisningar för Karolinska Institutets handlingar Läsanvisningar Dessa hanteringsanvisningar gäller för alla Karolinska Institutets handlingar och ersätter de tidigare arkivbildningsplanerna från Strukturen i detta dokument följer processerna i klassificeringssrukturen version 1.1, från process 1.1 till process 5.4. Under respektive process radas de handlingar (handlingstyper) som hanteras inom processen upp alfabetiskt. Till varje handling finns sedan i kolumnen Registrering uppgift om handlingen ska registreras i något verksamhetssystem (kan t.ex. vara W3D3, men även andra verksamhetssystem såsom Ladok och Agresso förekommer). Ska handlingen registreras i W3D3 (diarieföras) specificeras dessutom om det är respektive som ska registrera handlingen, eller om det görs centralt vid Universitetsförvaltningen. I kolumnen Bevaras/Gallras anges om handlingen ska bevaras eller gallras. Utgångspunkten är alltid att handlingen ska bevaras, annars krävs ett särskilt gallringsbeslut för handlingen. Står det angivet att handlingen ska gallras krävs således särskilt tillstånd för att förstöra eller slänga handlingen. Ska handlingen gallras anges gallringsfrist samt en hänvisning till den föreskrift som tillåter gallringen (vanligtvis benämnd RA-FS = Riksarkivets författningssamling). Nästa kolumn heter Förvaring/Arkivering och anger om handlingen ska förvaras ute på respektive och/eller levereras till Universitetsförvaltningen. Exempel på handlingar som ska levereras till Universitetsförvaltningen är s.k. arkivlistor från Ladok, handlingar tillhörande doktorandakten och avhandlingar. Kolumnen Löpnummerserie uppger en tänkt löpnummerserie som kan användas i arkivförteckningen. I arkivförteckningen anges en unik beteckning varje förvaringsenhet (arkivbox, server, verksamhetssystem, etc). Kolumnen för löpnummerserie kommer inte att användas i första versionen av hanteringsanvisningarna. Den sista kolumnen, Anmärkning, talar om om det finns något gällande den handlingen som behöver specificeras eller tydliggöras. För att hitta en handling i Hanteringsanvisningarna kan antingen (och kanske enklast) sökfunktionen i Adobe Reader användas för att söka efter en specifik handlingstyp, alternativt om bara tillgång till en papperskopia finns, så är den första sökingången att gå in i den process där handlingen finns. Exempel på hur en sådan sökingång ser ut ges i bilaga 1. 6

7 Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.1 Hantera extern styrning Förordning W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Regleringsbrev W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Avser även ändring av regleringsbrev. Återrapportering W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: Utforma och bemanna organisationen Korrespondens rörande ledamotskap (RA- FS 1991:6, ändrad - Avser avsägelser, entlediganden, etc. Röstlängder (RA- - FS 1991:6, ändrad Röstsedlar (RA- - FS 1991:6, ändrad Valprotokoll (RA- - FS 1991:6, ändrad Personalförteckningar, organisationsplaner W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras 7

8 Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: Administrera möten och fatta beslut Handlingstypens Registrering Bevaras/Gallras Förvaring/Arkivering Löpnummerserie Anmärkning namn Föredragningslistor (RA- FS 1991:6, ändrad - Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp. Kallelser och dagordningar (RA- FS 1991:6, ändrad - Av protokollen framgår vilka punkter som tagits upp. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet (RA- FS 1991:6, ändrad Minnesanteckningar från personalmöten - Gallras efter 5 år (RA-FS 1991:6, ändrad Prefektbeslut - Bevaras Protokoll (avser - Bevaras övergripande protokoll för styrning av KI:s verksamhet) Protokollsutdrag/beslut W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras De frågor som behandlas i dessa minnesanteckningar/protokoll är vanligen av tillfällig eller ringa betydelse. Frågor av mer principiell betydelse upptas troligen också i protokoll som bevaras, t ex MBL-protokoll. 8

9 Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.2 Hantera intern styrning Process: Upprätta och hantera interna styrdokument Arbetsordning W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Delegationsordning, sspecifik W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Övergripande delegationsordning bör ingå i arbetsordningen. Handböcker för anställda W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Här ingår t.ex. ekonomihandboken. Interna riktlinjer och W3D3, diarieförs vid Bevaras föreskrifter Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet respektive (RA- FS 1991:6, ändrad Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: Planera och budgetera verksamheten Budgetunderlag - Bevaras UF:s arkiv Begäran om extra anslag W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv från erna Beräkningsunderlag - Bevaras UF:s arkiv Beslut om intern W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Beslutas av konsistoriet. resursfördelning Investeringsbeslut W3D3, diarieförs vid Bevaras 9

10 respektive Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Personalstatistik Primula Gallras vid inaktualitet Primula Bevaras tills vidare i Primula. (RA-FS 2006:5) Verksamhetsplan - Bevaras Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: 1.3 Planera, följa upp och redovisa verksamheten Process: Följa upp och redovisa verksamheten FoUU-enkäter - Bevaras, arkiveras kronologiskt Endast för kliniska er Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Specifikationer till Agresso Gallras efter 10 år (RA-FS Ekonomiavdelningen, UF delårsrapport Specifikationer till årsredovisningar 2004:3) Agresso Bevaras Agresso Bevaras tillsvidare i Agresso. Avser: Specifikation av sammandragen post (balanskonton) Register för anläggningstillgångar och inventarier (FA03) Anläggnings- och inventarieregister (FA04) Specifikation av konto 10

11 1632, 1672 Kundreskontra total (CU051) Leverantörsreskontra total (SU051) Semesterlöneskuld Redovisning av handkassa Verifikationsnummerlista Verksamhetsberättelse - Bevaras Årsredovisning - Bevaras UF:s arkiv Årsbokslut resultaträkning, balansräkning och noter + förvaltningsberättelse. Avser de originalexemplar som konsistoriet signerar. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.4 Hantera revisioner och inspektioner Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av respektive. Inspektionsrapporter W3D3, diarieförs vid Bevaras Se generell anmärkning. respektive Intrastatsrapporter - Gallras efter 2 år (RA-FS Ekonomiavdelningen UF 2004:3) Korrespondens av enkel 11

12 och rutinmässig beskaffenhet Rapporter till W3D3, diarieförs vid Gallras efter 10 år (RA-FS statsredovisningen (ESV) om överensstämmelse med årsredovisningen respektive 2004:3) Revisionsplan W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Fastställs årligen Svar till W3D3, diarieförs vid Bevaras Se generell anmärkning. tillsynsmyndigheter Övriga rapporter till statsredovisningen respektive - Gallras efter 2 år (RA-FS 2004:3) Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.5 Genomföra utredningar och verksamhetsutvecklingsprojekt Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av respektive. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Projektbeskrivning/projektidé W3D3, diarieförs vid Bevaras Se generell anmärkning. respektive Projektbeställning W3D3, diarieförs vid Bevaras Respektive. Se generell anmärkning. Projektminnesanteckningar i administrativa utvecklingsprojekt respektive - Gallras vid projektavslut - Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges. 12

13 Projektplan W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras/Gallras vid projektavslut (RA-FS 1991:6, ändrad Projekttidrapporter - Gallras vid projektavslut Rapporter W3D3, diarieförs vid respektive Utredningar W3D3, diarieförs vid respektive Första och sista projektplanen bevaras, mellanliggande gallras vid projektavslut Se även generell anmärkning. - Övriga projekthandlingar ska diarieföras om inget annat anges. Bevaras Se generell anmärkning. Bevaras Se generell anmärkning. Verksamhetsområde: 1. Styra verksamhet Processgrupp: - Process: 1.6 Hantera externa remisser och myndighetsenkäter Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av respektive. Inkommande enkäter W3D3, diarieförs vid Bevaras UF:s arkiv UF Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Remisser W3D3, diarieförs vid Bevaras Se generell anmärkning. respektive Remissvar W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Se generell anmärkning. 13

14 Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Fakturera kunder Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Kundreskontra Agresso Bevaras UF:s arkiv Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Sidoordnad bokföring per Kundreskontrans verifikationer redovisningsperiod. Contempus Gallras efter 17 år Contempus Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EU-revisioner. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Betala leverantörer Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Leverantörsverifikationer Contempus Gallras efter 17 år Contempus Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EU-revisioner. Leverantörsreskontra Agresso (extra modul) Bevaras UF:s arkiv Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. 14

15 Sidoordnad bokföring per redovisningsperiod. Leverantörsreskontrans verifikationer Contempus Gallras efter 17 år Contempus Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EU-revisioner. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera löpande ekonomiredovisning Anläggnings- och inventarieregister Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Betalningsbekräftelse (SU08) Gallras efter 10 år (RA- Betalningsförslag (SU07) FS 2004:3) Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:3) Dagbok (verifikationsjournal) Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna i registreringsordning. Fellistor och avstämningslistor för räkenskapshandlingar i Agresso Agresso Gallras vid inaktualitet, de fellistor och avstämningslistor som ingår i årsbokslutet bevaras dock centralt. Grundbok Agresso Huvudbok Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i 15

16 Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Visar de ekonomiska händelserna per redovisningsperiod i systematisk ordning. Huvudboksverifikationer Contempus Gallras efter 17 år Ekonomiavdelningen UF Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EUrevisioner. Inventeringslistor/Inventarieblanketter - Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:3) Kodplan Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Innehåller de kodplaner som styr de andra processtegen, d.v.s. konto- och objektplan. Kontoplan Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Klassificerar typer av händelser. Kontoutdrag checkkonton i bank Gallras efter 10 år (RA- Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet FS 2004:3) Objektplan Agresso Bevaras Ekonomiavdelningen UF Bevaras tillsvidare i Agresso. När systemet tas ur drift ska informationen bevaras. Klassificerar ekonomiska händelser. Pack-/fraktsedlar samt ordererkännande (RA-FS 1991:6), se anmärkning - Om pack/fraktsedeln inte stämmer med beställning och leverans ska ordererkännandet bevaras i 16

17 10. PG-giroutbetalningar Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:3) Personalekonomiska redovisningar - Bevaras Ekonomiavdelningen UF Plusgirot CasaNova avstämningar Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:3) Plusgiroutbetalningar specificerade kontoutdrag Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:3) Plusgiroutbetalningar totaler Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:3) Rekvisitioner samt följesedlar Gallras efter 17 år Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EU- Utdatalistor från Agresso Agresso Gallras vid inaktualitet, utdatalistor som ingår i årsbokslutet bevaras dock centralt. Återredovisning från Plusgirot (GL18B) - Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:3) revisioner. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Förvalta fonder och stiftelser Avräkningsnotor - Gallras efter 10 år (RA-FS 2004:3) Avtal W3D3 Bevaras Deklarationer - Gåvobrev W3D3, diarieförs vid Bevaras 17

18 respektive Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Placeringsrådets beslut W3D3 Bevaras Testamenten W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Årsredovisningar - Bevaras Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Betala ut medel till utbildningsverksamhet Ansökningar om resebidrag W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Ansökningar om stipendier W3D3, diarieförs vid respektive Icke beviljade ansökningar om stipendier kan gallras 2 år efter beslut, beviljade ansökningar kan gallras 10 år efter beslut enligt RA- FS 2007:1 (men kan för enkelhetens skull bevaras). Dokumentation av vilka som sökt och beviljats medel ska bevaras. Överklagade ansökningar ska dock bevaras i en besvärsakt. Beslut W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras 18

19 Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.1 Administrera ekonomi Process: Hantera alternativa källor för finansiering och resursanskaffning Finansieringsavtal W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Är handlingarna övergripande för KI eller UFspecifika ska de diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av respektive Inbjudningar och program till forskningsseminarier Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet - Gallras efter 10 år, se anmärkning Förvaras och gallras som ett underlag till verifikationen. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Upphandla och köpa in Upphandlingsnivåer Över tröskelvärdet: EU-upphandling. Genomförs av upphandlingsenheten. Under tröskelvärdet: Förenklad och urvalsupphandling. Genomförs av upphandlingsenheten men får göras av erna om kompetens finns. 19

20 Direktupphandling: Formell nivå för direktupphandling fastställs varje år. Kontakta upphandlingsenheten vid UF för aktuellt belopp. Ska genomföras enligt KI:s handledning för upphandling tkr: S.k. över-disk-köp. Upphandlingen får ske muntligt men ska dokumenteras. Anbudsannons/anbudsinbjudan W3D3, diarieförs vid respektive TendSign Bevaras, upphandlingsakt Avser annons med inbjudan till ansökan om att få lämna anbud eller annan inbjudan att inkomma med Anbud (antaget) TendSign Bevaras, upphandlingsakt Anbud (antaget) bilagor som utgörs av föremål (t.ex. arbetsprover och modeller) TendSign Gallras efter 5 år (RA-FS 2004:2, ändrad 2005:1) Anbud (ej antaget) TendSign Gallras efter 5 år (RA-FS 2004:2, ändrad 2005:1), se anmärkning. Anbudsutvärdering Anskaffningsbeslut Begäran om upphandlingsstöd Beställning (som ej ingår i upphandling) W3D3, diarieförs vid respektive W3D3, diarieförs vid respektive W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Bevaras Bevaras, upphandlingsakt, upphandlingsakt UF:s arkiv intresseanmälan. Inklusive samtliga bilagor samt begärda förtydliganden och kompletteringar. Får gallras eller återlämnas till anbudsgivaren under förutsättning att de är beskrivna eller avbildade i dokumentation som bevaras. Bilagor får återlämnas till anbudsgivaren vid den tidpunkt då de annars skulle ha gallrats. Vid skadeståndsmål ska samtliga anbud i ärendet bevaras. Bevaras Avser ej avrop mot ramavtal (dessa hanteras 20

21 separat) eller beställningar av ringa karaktär, dessa behöver ej diarieföras. Behovsanalys - Bevaras, upphandlingsakt Beslut i upphandlingsprocessen W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Följesedel, se anmärkning Förfrågningsunderlag Korrespondens av vikt under anbudstiden Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Sändlista Tackbrev till ej antagna leverantörer Tilldelningsbeslut Öppningsprotokoll W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive TendSign W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive TendSign W3D3, diarieförs vid respektive Se Beslut i upphandlingsprocessen W3D3, diarieförs vid respektive TendSign, upphandlingsakt, upphandlingsakt, upphandlingsakt, upphandlingsakt Gallras efter 10 år (RA- FS 2004:2, ändrad 2005:1) - - Bevaras, upphandlingsakt Avser handlingar rörande beslut, skälen till beslut om upphandling eller beslut om att avbryta en upphandling. Här avses även tilldelningsbeslut. Får gallras vid inaktualitet under förutsättning att följesedeln stämmer överens med beställningen, annars ska den gallras efter 10 år. Avser all dokumentation, inklusiv prövningar och tester, samt referenstagning. Avser sändlista över vilka leverantörer som mottagit anbudsannons och/eller förfrågningsunderlag. I mån av förekomst. 21

22 Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Sälja varor och tjänster Anbud W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Avtal W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Beställning W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.2 Hantera anskaffning och försäljning Process: Förvalta avtal Generell anmärkning: Handlingar i denna process som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika hanteras på samma sätt av respektive. Avtal/kontrakt med bilagor W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Beställning eller motsvarande handlingar vid W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras, arkiveras med avtalet avrop mot ramavtal Förnyade/förändrade avtal W3D3, diarieförs vid Bevaras, Se generell anmärkning. 22

23 respektive arkiveras med originalavtalet Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Statistik - Bevaras Se generell anmärkning. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Rekrytera Annons Netrecruiter, W3D3, Bevaras registreras och diarieförs vid UF. Ansökan om anställning inom anställningsärenden (UF:s arkiv, personalakt) Netrecruiter, W3D3, registreras och diarieförs vid UF. Gallras efter 2 år/bevaras, se anmärkning Ansökan som ej leder till anställning får gallras 2 år efter att anställningsbeslut har vunnit laga kraft (RA-FS 2004:1). Ansökan som leder till anställning bevaras i personalakt vid Universitetsförvaltningen. Ansökan om anställning utanför anställningsärenden Gallras efter 1 år/bevaras, se anmärkning (UF:s arkiv, personalakt) Ansökan som ej leder till anställning får gallras efter 1 år (RA-FS 1991:6). Ansökan som leder till anställning ska diarieföras och bevaras. Anställningsärende Netrecruiter, W3D3, Bevaras eller gallras vid (UF:s arkiv) Ansökningshandlingarna kan 23

24 avbruten rekrytering registreras och diarieförs vid UF. Behovsanalys Beslut om anställning Betyg/tjänsteutlåtanden från andra arbetsgivare från sökanden som inte erhållit tjänsten och som lämnas vid intervju Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten Blanketter för företrädesrätt till återanställning Företrädesrätt till återanställning (blanketter för) inaktualitet (RA-FS 1991:6, ändrad, se anmärkning gallras när ärendet avslutas i diariet. Ärendet ska avslutas med en tjänsteanteckning eller ett beslut om avbruten rekrytering. Kan överklagas. W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv I mån av förekomst W3D3, diarieförs vid Bevaras UF:s arkiv I mån av förekomst UF - Gallras vid UF:s arkiv överklagandetidens utgång (RA-FS 1991:6, ändrad Netrecruiter, W3D3, registreras och diarieförs vid UF. Gallras eller återsändes efter besvärstidens utgång (RA-FS 1991:6, ändrad - Gallras efter 1 år (RA-FS 1991:6, ändrad, se anmärkning Gallras efter 1 år förutsatt att återanställning inte sker (RA-FS 1991:6), se anmärkning - Litteraturförteckningen bevaras Se anmärkning Se anmärkning Gallras under förutsättning att återanställningen inte sker. Om återanställning sker ska blanketten bevaras i personalakten. Bevaras på en fram till gallringstillfället. Om återanställning sker bifogas blanketten till anställningsavtalet som skickas till UF för slutarkivering i personalakt. Gallras under förutsättning att återanställningen inte sker. Om återanställning sker ska blanketten bevaras i personalakten. Bevaras på en fram till gallringstillfället. Om 24

25 återanställning sker bifogas blanketten till anställningsavtalet som skickas till UF för slutarkivering i personalakt. Korrespondens Kravprofil Lista över annonseringsplatser Meddelanden som skickats till en sökande under en rekryteringsprocess Personlighetstest Referensupptagningsuppgifter för sökande som anställts Sammanställningar av intervjuer Tillbakatagande av ansökan Överklagande W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid Bevaras UF W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid UF Se anmärkning UF:s arkiv Korrespondens som är av vikt för att rekryteringen ska kunna förstås i sin helhet ska bevaras, övrig korrespondens av ringa vikt för ärendets handläggning gallras vid inaktualitet (RA-FS 1991:6, ändrad. Bevaras UF:s arkiv I mån av förekomst UF:s arkiv - Avser t.ex. meddelanden om att ansökan har inkommit, hur ärendet fortskrider och att beslut har fattats. Se anmärkning UF:s arkiv (I mån av förekomst) Personlighetstest för den sökande som har anställts bevaras, för dem som inte har erhållit tjänsten kan de gallras vid inaktualitet (RA- FS 1991:6, ändrad. Bevaras Bevaras Bevaras UF:s arkiv UF:s arkiv UF:s arkiv Bevaras UF:s arkiv I mån av förekomst 25

26 Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Administrera anställning Adressändring, avisering om - Anknytningsbeslut KIMKAT Bevaras Anmälan om sjukdomsfall (som fortsätter efter sjuklöneperiodens fall) - Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) UF:s arkiv Anställningsavtal - Bevaras UF:s arkiv, personalakt. Avställs årligen för den ålderkohort som nått 66 års ålder. Ansökan om bidrag till - Bevaras UF:s arkiv, personalakt arbetshjälpmedel Ansökan om entledigande - Bevaras UF:s arkiv, personalakt. Ansökan till Försäkringskassan om ersättning för kostnader för arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro Primula Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) Primula Ansökningar om resebidrag W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Arvodesuppgifter Primula Gallras efter 10 år (RA-FS Primula 2006:5) Aviseringslistor Primula Gallras vid inaktualitet (RA-FS 2006:5) Bevaras idag tillsvidare i Primula Avsked/uppsägning/omplac - Bevaras UF:s arkiv, personalakt ering Avstämningar av ringa och tillfällig betydelse för kontroll av Primula Gallras efter 2 månader (RA-FS 2006:5) Primula KI rapporterar till RFV, SCB, SPV, samt till ArV. 26

27 transaktionsinformation Beslut från Primula Gallras efter 10 år (RA-FS Primula Försäkringskassan om ersättning från första sjukdagen till arbetstagare med omfattande korttidsfrånvaro 2006:5) Individuella beslut - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Intyg - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Karolinska Institutets metakatalog KIMKAT Kompetensutveckling, handlingar rörande Kompetensutveckling, handlingar rörande personalutbildningskurser Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet KIMKAT Bevaras tillsvidare KIMKAT Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Avser enskild anställd (bevaras i mån av förekomst) W3D3, diarieförs vid UF Kurskatalog Bevaras personalutbildning Ledighetsansökningar Primula Gallras efter 2 år (RA-FS 2006:5) Loggsammanställningar Primula Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) Läkarintyg - Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) Bevaras UF:s arkiv Avser handlingar rörande kurser och inte enskild anställd (t.ex. avtal, inbjudningar, deltagarlistor och kursplaner) UF:s arkiv UF:s arkiv, personalavdelningen UF:s arkiv, personalavdelningen UF:s arkiv, personalavdelningen Mottagningsavtal W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Namnändring, avisering om Primula Bevaras UF:s arkiv, personalakt Personalbeslut W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv, personalakt Levereras till UF. Levereras till UF. Levereras till UF en gång i månaden. Avser läkarintyg för kortare tids sjukfrånvaro som behålls vid KI. 27

28 Personalutredning W3D3, diarieförs vid Bevaras UF:s arkiv, personalakt UF Primula - Bevaras UF:s arkiv Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Redovisning av bisysslor W3D3, diarieförs vid respektive förutom prefekters bisysslor som diarieförs vid UF Bevaras Redovisning av prefekters bisysslor förvaras vid UF. Sjukförsäkran Primula Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) Tjänstgöringsintyg som innehåller värdeomdömen och är utfärdade av annan arbetsgivare Tjänstgöringsintyg utfärdade vid KI Tjänstgöringsjournaler, digitala Tjänstgöringsjournaler uttagna på papper UF:s arkiv, se anmärkning - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Primula Gallras vid inaktualitet Primula (RA-FS 2006:5) Primula Bevaras Primula Primula Gallras vid inaktualitet Gallras efter 2 år (RA-FS 2006:5) Tjänstgöringsjournaler per år bevaras digitalt i Primula. Tjänstledighetsansökningar (över sex månader) Primula Primula Varsel rörande anställningar - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Överenskommelse om Bevaras forskarflytt W3D3, diarieförs vid den som har upprättat överenskommelsen Levereras till UF. Får gallras efter 2 år under förutsättning att sjukperioden framgår av handlingar som för varje anställd redovisar uppgifter om när- och frånvaro under kalenderåret eller motsvarade handlingar som bevaras. Övertids/mertidsrapporter Primula Gallras efter 2 år (RA-FS UF:s arkiv, Levereras till UF:s 28

29 2006:5) personalavdelningen personalavdelning en gång i månaden. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Samverka med fackliga organisationer Enskilda avtal W3D3, diarieförs vid Bevaras UF:s arkiv UF Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet MBL-protokoll - Bevaras UF:s arkiv Protokoll från samverkansgrupp och andra partsgemensamma möten - Bevaras Centrala samverkans protokoll arkiveras vid UF, annars vid respektive. 29

30 Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Beräkna och betala ut löner och arvoden Jämkningar preliminärt Primula Gallras efter 2 år (RA-FS Primula skatteavdrag 2006:5) Kontrolluppgifter till Primula Gallras efter 10 år (RA-FS Primula Skatteverket 2006:5) Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Kontrollistor för retroaktiva Primula Gallras efter 2 år (RA-FS Primula löneberäkningar 2006:5) Löneartsförteckningar Primula Bevaras Primula Lönebesked Primula Primula Lönekostnadsspecifikationer Primula Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) Primula, tas ut på papper Lönelistor Primula Bevaras Primula Rekvisitioner för Gallras efter 17 år mervärdesskatt Reseräkningar med bilagor Primula Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) Sammanställningar och Primula Gallras vid inaktualitet Primula avstämningar av (RA-FS 2006:5) lönehändelser Signalistor Primula Gallras efter 2 år (RA-FS 2006:5) Skatteredovisning (uppgifter Primula Gallras efter 10 år (RA-FS för) 2006:5) Skatteuppgifter Primula Gallras efter 2 år (RA-FS 2006:5) Primula Primula Primula Räknas som loggsammanställningar Gallringsfristen förlängd med hänsyn till EU-revisioner. Avser uppgifter som redovisar preliminär skatt, kontrolluppgifter, uppbördsspecifikationer, m.m. 30

31 Tidsredovisning/underlag Excel, Primula Gallras efter 2 år (RA-FS Primula till flextidssystem 2006:5) Underlag för lön - Gallras efter 2/10 år, se anmärkning Se anmärkning Underlag för manuellt utbetalad lön får gallras efter 10 år (levereras till UF), övriga underlag såsom underlag till tidsredovisning- /flextidssystem får gallras efter 2 år (RA-FS 2006:5). Utdatalistor för Primula Gallras efter 10 år (RA-FS Primula skatteredovisning 2006:5) Utmätningsbeslut Primula Gallras efter 2 år (RA-FS 2006:5) Primula Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Hantera pensioner och försäkringar Ansökan om pension - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Försäkringar för personalen Handlingar rörande sjukoch arbetsskadeersättning UF:s arkiv på individnivå Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Pensionsutredning (beslut om pension, deltidspension, anstånd med - Bevaras UF:s arkiv, personalakt 31

32 pensionsavgång, utdrag ur tjänstföringsmatrikel) Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.3 Administrera personalfrågor och löner Process: Ansöka om docentur Ansökan om docentur (med W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Bilagor kan t.ex. vara bilagor) meritportfölj, CV och intyg Bilagor till ansökningar i form av vetenskapliga arbeten W3D3, diarieförs vid UF Återsändes/gallras efter besvärstidens utgång (RA- FS 1991:6, ändrad UF:s arkiv Docenturbevis W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet UF:s arkiv från prefekt. 32

33 Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: Hantera arbetsmiljöfrågor Biosäkerhetskommitténs - Bevaras UF:s arkiv protokoll Central W3D3, diareförs vid UF Bevaras UF:s arkiv likabehandlingsplan Dokumentation från W3D3, diarieförs vid Bevaras skyddsronder respektive Hälsobokslut W3D3, diareförs vid UF Bevaras UF:s arkiv T.ex. resultat av friskvårdssatsningar. Hälsovård, handlingar rörande förebyggande hälsovård som friskvårdssatsningar W3D3, diarieförs vid UF Bevaras Se anmärkning Arkiveras i personalakt på individnivå, generella handlingar arkiveras med de diarieförda handlingarna. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Miljörådets protokoll Bevaras UF:s arkiv Utredningar rörande arbetssociala och psykosociala frågor på gruppnivå W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Övriga handlingar rörande arbetsmiljöfrågor W3D3, diareförs vid UF Bevaras UF:s arkiv 33

34 Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: Hantera arbetsskada och rehabilitering Anmälan om arbetsskada W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Anmälan skickas till Försäkringskassan. Avvikelserapporter W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Beslut om arbetsskada W3D3, diarieförs vid Bevaras respektive Kopior av läkarintyg - Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) UF:s arkiv Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Kvitton rörande läkevårdsoch läkemedelsersättningar Persondatalista över personer som fått recept på fysisk aktivitet från Previa - Gallras efter 10 år (RA-FS 2006:5) Excel Gallras 1 år efter att uppgifterna har förts in i registret (RA-FS 1991:6, ändrad UF:s arkiv, personalavdelningen UF:s arkiv, Friskvården Rehabiliteringsutredningar - Bevaras UF:s arkiv, personalakt Övriga handlingar rörande - Bevaras UF:s arkiv, personalakt individuella arbetsskador Levereras till UF. Observera, gäller längre tids sjukfrånvaro där originalintygen översänts till Försäkringskassan. Levereras till UF. Avser persondatalista i Excel som upprättas av KI:s Friskvård för att bevaka vilka personer som fått recept på fysisk aktvitet utfärdat av Previa. 34

35 Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.4 Arbetsmiljö Process: Göra kompetensbedömningar för att hantera djur Ansökningshandlingar med W3D3, diarieförs vid Bevaras Komparativ medicin bilagor Komparativ medicin Intyg -W3D3, diarieförs vid Bevaras Komparativ medicin KM -Centuri Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: - Process: 2.5 Hantera anmälningar och tillståndsansökningar Anmälningar till W3D3, diarieförs vid Bevaras Arbetsmiljöverket respektive Ansökning om tillstånd för W3D3, diarieförs vid Bevaras försöksdjurshantering respektive Kemikalieregister Klara Bevaras UF:s arkiv Klara = KI:s kemikalieregister Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Myndighetsbeslut W3D3, diarieförs vid Bevaras 35

36 Riskbedömningar respektive W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Diarieförs med ansökan eller anmälan till Arbetsmiljöverket. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: - Process: 2.6 Administrera IT-stöd Incidentrapporter - UF:s arkiv Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Loggningsfiler och logglistor för e-post och fax - Gallras efter 100 dagar, se anmärkning UF:s arkiv, IT-avdelningen Planerade utvecklingar och Buggzilla UF:s arkiv, IT-avdelningen, Avser även loggfiler och logglistor för informationssäkning på webben (t.ex. cache-minnen och s.k. temporary internet files). Loggar kan gallras efter 100 dagar (RA-FS 1991:6, ändrad, endast under förutsättning att de inte längre behövs för vidare kontroll och återsökning av handlingar som har inkommit eller utgått från KI. Loggarna kan vid behov sparas längre, samråd bör i sådant fall ske med arkivarie. 36

37 buggfixar Buggzilla Supportärenden Manage Engine UF:s arkiv, IT-avdelningen Servicedesk Systemdokumentation - Bevaras Säkerhetskopior av handlingar i KI:s datasystem UF:s arkiv, IT-avdelningen Teknisk dokumentation av tillfällig och ringa betydelse UF:s arkiv, IT-avdelningen Versionsändringar av kod EA programmeringssystem UF:s arkiv, IT-avdelningen, EA-systemet Ändringsanmälningar Nilex UF:s arkiv, IT-avdelningen, Nilex Överenskommelser, avtal W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Teknisk dokumentation av betydelse ska bevaras inom ramen för respektive systems systemdokumentation. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: Redovisa och hantera allmänna handlingar Arkivredovisningar W3D3, diarieförs vid respektive (nya versioner) Bevaras Ska versionshanteras (avser klassificeringsstruktur, dokumentation, processbeskrivningar och arkivbeskrivingar). Diarium W3D3 Bevaras UF:s arkiv Gallringsutredningar W3D3, diarieförs vid Bevaras Endast mer omfattande 37

38 respektive gallringsutredningar behöver diarieföras. Handlingar som inkommer i icke atuentiserad form (ej underskrivna) Se anmärkning Gallras när en autentiserad form inkommer vid senare tillfälle. Gallringen får endast ske under förutsättning att någon anteckning inte påförts handlingen. Samt att tidpunkt för ankomst dokumenterats, t.ex. i diariet (RA-FS 1991:6, ändrad. JK-listor W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:arkiv Ett exemplar skickas till JK och ett arkivexemplar arkiveras centralt. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Register, liggare, listor eller liknande som upprättas för att vara tillfälliga hjälpmedel i KI:s verksamhet (RA-FS 1991:6 (ändrad Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.7 Hantera allmänna handlingar Process: Hantera begäran om utlämnande av allmän handling Beslut om att neka W3D3, diarieförs vid Bevaras 38

39 utlämnande respektive Begäran om utlämnande av allmän handling Se anmärkning - - Diarieförs endast om begäran nekas (som då kan Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Överklaganden (handlingar rörande) W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv överklagas). Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: - Process: 2.8 Kommunicera internt Intranät - Bevaras - Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Interna informationsbrev - Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Personaltidning - Bevaras Underlag för KI:s interna arbete - Gallras när ärendet är avslutat (RA-FS 1991:6, ändrad 39

40 Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: - Process: 2.9 Organisera och genomföra högtider Avtal med leverantör W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Deltagarlista - Urval bevaras UF:s arkiv Fotografier och filmer - Urval bevaras UF:s arkiv Inbjudningar - Urval bevaras UF:s arkiv Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Manuskript till hållna tal - Urval bevaras UF:s arkiv Middagsmeny - Urval bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: - Process: 2.10 Bedriva biblioteksverksamhet Artikelbeställningar SAGA Universitetsbiblioteket Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Avtal med leverantörer av W3D3, diarieförs av Bevaras Universitetsbiblioteket informationsdatabaser Universitetsbiblioteket Bibliotekskatalog Millenium Universitetsbiblioteket Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. 40

41 Inaktiva låntagare (uppgifter om) i bibliotekets låntagarregister Låntagarregister Gallras efter 3 år förutsatt att inga utestående lån eller skulder förekommer. Se anmärkning (RA-FS 1991:6, ändrad. Universitetsbiblioteket Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Gallring avser personuppgifter och rör uppgifter om lån, reservation, eller annan form av beställning där sekretess normalt föreligger högst 20 år enligt 40 kap 3 OSL. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Hantera lokalfrågor Besiktningsprotokoll W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Hyresavtal W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Lokalrapporter (per yta) Pythagoras UF:s arkiv, Fastighetsavdelningen Lokalregister Facility/Pythagoras UF:s arkiv, Fastighetsavdelningen Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. 41

42 Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Hantera fysisk säkerhet och skalskydd Avtal/kontrakt för KI-kort - Gallras efter 2 år (RA-FS UF:s arkiv KI-korten är endast giltiga i 1991:6, ändrad 2 år, därefter slutar korten Brandskyddsdokumentation W3D3, diarieförs vid respektive att fungera. Bevaras Handlingar som är övergripande för KI eller UF-specifika ska diarieföras och arkiveras vid UF. Handlingar som är sspecifika ska diarieföras och arkieras vid respektive. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Nyckelkvittenser 1996:6) UF:s receptions lista över besökare East coast Gallras vid inaktualitet 1996:6) UF:s arkiv, East coast 42

43 Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.11 Hantera lokaler, fastigheter och fysisk säkerhet Process: Genomföra byggprojekt Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Projekthandlingar W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Ritningar Pythagoras Bevaras UF:s arkiv, Fastighetsavdelningen (Pythagoras) CAD-ritningar. Original ska bevaras, kopior kan gallras vid inaktualitet (RA-FS 1991:6, ändrad. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.12 Utreda anmälningar mot studenter och anställda Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande studenter Anmälan till rektor W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Skrivelser till andra W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv myndigheter Yttrande från student W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv 43

44 Överklaganden W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Överklagande sker till Förvaltningsrätten (eller Överklagandenämnden), därefter till Kammarrätten. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.12 Utreda anmälningar mot studenter och anställda Process: Utreda disciplinära åtgärder rörande anställda Beslut W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Protokoll från personalansvarsnämnden arkiveras vid UF. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Utredningar W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.12 Utreda anmälningar mot studenter och anställda Process: Hantera anmälningar om diskriminering, trakasserier och dylikt Anmälan W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv 44

45 Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Rektors beslut W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.12 Utreda anmälningar mot studenter och anställda Process: Utreda misstanke om oredlighet i forskningen Anmälan W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Beslut W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Utredning W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Administrera utbytesprogram Finansieringsavtal med -W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Erasmus och Linnaeus -Databasen Skutten 45

46 Palme Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Utbytesavtal W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Återrapportering W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Hantera utresande studenter Ansökan med bilagor - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Ansökan till partneruniversitet (med bilagor) Antagningsbesked/Learning Agreement Code of conduct/ Uppförandekod Försäkringsintyg från Kammarkollegiet - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EU- 46

47 stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut regler som gäller för Erasmusprogrammet. Intyg - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Nomineringsbesked - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Resebidrags- /stipendieblankett - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Reserapport Skutten Bevaras tillsvidare Internationella kansliet, UF:s arkiv Studentakter för utresande utbytesstudenter Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Förvaras elektroniskt fram till gallringstillfället. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. - Gallras efter 5 år - Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Transcript of records - Gallras efter 5 år Studentakt, förvaras hos respektive stundenthandläggare till dess att gallringsfristen har löpt ut Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. I mån av förekomst. 47

48 Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Hantera inresande studenter Anmälan med bilagor för inresande (utländsk) - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter student Ansökan inkl. bilagor - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Antagningsbesked - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Betygsunderlag - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Intyg - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för Korrespondens mellan studie- och utbildningsadministratörer och utländska studerande inresande studenter Learning agreement - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Registrering - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter Transcript of records - Bevaras UF:s arkiv, studentakt för inresande studenter TEUS-kunskapsprov för Avser t.ex. information om de allmänna förutsättningarna för studier i Sverige och specifika praktiska problem för inresande studenter såsom uppehållstillstånd, gästbostäder, osv. - Bevaras UF:s arkiv Avser tentamensformuläret. utländska sjukgymnaster TEUS-rapport W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Avser kopia på den rapport som skickas till Socialstyrelsen. 48

49 TULE-kunskapsprov för - Bevaras UF:s arkiv Avser tentamensformuläret. utländska lärare TULE-rapport W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Avser kopia på den rapport som skickas till Socialstyrelsen. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.13 Hantera internationella utbytesprogram Process: Hantera lärarutbyten Ansökan om lärarbyte Skutten Papperhandlingar gallras efter 5 år, elektroniska handlingar bevaras tillsvidare i Skutten UF:s arkiv, Utbildnings- och forskarutbildningsstöd Beslut om lärarutbyte - Gallras efter 5 år UF:s arkiv, Utbildnings- och forskarutbildningsstöd Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Reserapport Skutten Bevaras UF:s arkiv, Utbildnings- och forskarutbildningsstöd Teaching programme - Gallras efter 5 år UF:s arkiv, Utbildnings- och forskarutbildningsstöd Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. Gallringsfristen är tagen med hänseende till de EUregler som gäller för Erasmusprogrammet. 49

50 Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.14 Hantera stöd till studenter Process: Bedriva studenthälsovård Avtal med vårdgivare W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Patientjournaler Journalsystemet Asynja Bevaras tillsvidare i sin helhet UF:s arkiv, Studenthälsan Strategi för bevarande/gallringsutredning ska upprättas. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.14 Hantera stöd till studenter Process: Ge stöd till studenter med funktionshinder Ansökan om stöd W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Individuella intyg om - Lämnas till studenten - kompensatoriska åtgärder Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Redovisning av nationella medel W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv 50

51 Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: - Process: 2.15 Bedriva vård i anslutning till utbildning Tandläkarjournaler Institutionen för odontologi Tidbokningsliggare - Gallras 1 år efter sista notering (RA-FS 1991:6, ändrad Institutionen för odontologi För besök vid Odontologiska ens studentklinik Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.16 Hantera förfrågningar och klagomål Process: Besvara förfrågningar från allmänhet, myndigheter och organisationer Allmänna brev i W3D3, diarieförs vid symbolfrågor till KI respektive Bevaras/Gallras efter 1 år, se anmärkning Avser frågor i vilka KI har en symbolisk betydelse, t.ex som representant för djurförsök eller för medicinsk vetenskap. Förfrågningar (W3D3, se anmärkning) Bevaras om de diarieförs, annars kan de gallras vid Brev som inte genererar ett ärende gallras med stöd av RA-FS 1991:6 (ändrad. Brev som genererar ett ärende bevaras. Diarieförs vid respektive om det blir ett 51

52 inaktualitet (RA-FS nytt ärende. 1991:6, ändrad Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Obegripliga brev - Gallras efter 1 år (RA-FS - Röstmeddelanden Skrivelser av ringa betydelse mottagna för kännedom som inte föranleder någon åtgärd Skrivelser rörande undergörande eller homeopatiska mediciner, behandlingar och upptäckter som saknar vetenskapliga referenser SMS (W3D3, diarieförs vid respektive, se anmärkning) 1991:6, ändrad Gallras vid inaktualitet (W3D3, diarieförs vid respektive, se anmärkning) Gallras efter 1 år (RA-FS 1991:6, ändrad Gallras vid inaktualitet - Om meddelandena tillför ett ärende sakuppgift ska tjänsteanteckning som bifogas ärendet göras. Den ska innehålla uppgift om när meddelandet inkom, vad det rör, vem som lämnat, respektive vem som mottagit det. Tjänsteanteckningen diarieförs sedan. - Avser skrivelser av ringa betydelse för verksamheten, såsom inbjudningar till kurser och konferenser, upplysningar om andra myndigheter, privata företag, enskilda m.fl. som inte direkt angår en. Svårtolkade fall överlämnas till lämpliga forskare för vidare handläggning. - Om SMS:et tillför ett ärende sakuppgift ska tjänsteanteckning som bifogas ärendet göras. Den 52

53 ska innehålla uppgift om när SMS:et inkom, vad det rör, vem som lämnat, respektive vem som mottagit det. Tjänsteanteckningen diarieförs sedan. Svar på förfrågningar Övriga inkomna handlingar som inte rör myndighetens verksamhetsområde (W3D3, diarieförs vid respektive, se anmärkning) Bevaras/Gallras vid inaktualitet (RA-FS 1991:6, ändrad (UF/respektive ) Diarieförs och bevaras om det blir ett ärende, annars förvaras det i Outlook och gallras vid inaktualitet. Avser t.ex. reklam och spam. Verksamhetsområde: 2. Stödja verksamhet Processgrupp: 2.16 Hantera förfrågningar och klagomål Process: Hantera klagomål och synpunkter Inkommet klagomål (W3D3, diarieförs vid Bevaras/Gallras vid Diarieförs och bevaras om respektive ) inaktualitet (RA-FS det blir ett ärende, annars Inkomna klagomål och synpunkter via röstmeddelanden och liknande (W3D3, diarieförs vid respektive ) 1991:6, ändrad Bevaras/Gallras vid inaktualitet (RA-FS 1991:6, ändrad gallras det vid inaktualitet. Om meddelandet tillför ett ärende sakuppgift ska tjänsteanteckning som bifogas ärendet göras. Den ska innehålla uppgift om när meddelandet inkom, vad det rör, vem som lämnat, respektive vem som 53

54 mottagit det. Tjänsteanteckningen diarieförs sedan. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Svar på klagomål och synpunkter (W3D3, diarieförs vid respektive ) Bevaras/Gallras vid inaktualitet (RA-FS 1991:6, ändrad Om svaret tillför ett ärende sakuppgift ska tjänsteanteckning som bifogas ärendet göras. Den ska innehålla uppgift om när meddelandet inkom, vad det rör, vem som lämnat, respektive vem som mottagit det. Tjänsteanteckningen diarieförs sedan. Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå Process: Hantera utbildningsutbudet på grund- och avancerad nivå Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Kurskatalog Bevaras UF:s arkiv Kursplaner Selma Bevaras UF:s arkiv Levereras till UF:s arkiv från Avdelningen för utbildnings- och forskarutbildningsstöd. 54

55 Utbildningskatalog - Bevaras UF:s arkiv Utbildningsplaner -W3D3, diarieförs vid UF -Selma Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå Process: Hantera ansökningar och göra behörighetsbedömningar - Gallras efter 2 år (RA- FS 2007:1, ändrad 2008:3) Ansökan om antagning till enstaka kursplats inom program I de fall läkarintyg ingår som bilaga till en ansökan ska ärendet förvaras på ett tryggt sätt under hela bevarandetiden. Ansökan om antagning till senare del av program W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Ansökan om individuell studiegång Ansökan om preliminär bedömning av behörighet till avancerad nivå - Gallras efter 2 år (RA- FS 2007:1, ändrad 2008:3) W3D3, diarieförs Bevaras vid UF UF:s arkiv Ansökan om preliminär bedömning av reell kompetens (utanför den ordinarie antagningsomgången) W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Ansökan om undantag från W3D3, diarieförs Bevaras UF:s arkiv 55

56 behörighetskrav till vid UF kurs/högre termin inom program, vilken medfört ett negativt beslut Ansökan om undantag från behörighetskrav till kurs/hörge termin inom program, vilken medfört ett positivt beslut - Gallras efter 2 år (RA- FS 2007:1, ändrad 2008:3) Ansökningar till prov- och intervjubaserat urval W3D3, diarieförs vid UF Gallras efter 2 år (RA- FS 2007:1, ändrad 2008:3), se anmärkning UF:s arkiv Ärenden som rör det prov- och intervjubaserade urvalet ska diarieföras. Ansökningarna är gallringsbara enligt RA-FS 2007:1 (ändrad 2008:3), dock ska antagningsunderlag i form av sammanställningar bevaras i ärendet. Ansökan till utbildning (som ej sker centralt) Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet rörande reservantagning Listor över reservantagningen - Gallras efter 2 år (RA- FS 2007:1, ändrad 2008:3), om den inte tillför ärendet sakuppgift. Övriga studieansökningar UF:s arkiv UF:arkiv Inresande studenters ansökan ska bevaras om studenten inte är registrerad i Ladok. Avser vanligtvis inkommande e-post där studenten tackar ja/nej/inte svarar alls. Tillför korrespondensen ärendet sakuppgift ska det diarieföras. Listorna används vid Avdelningen för Utbildnings- och forskarutbildningsstöd som kontaktar studenterna utifrån listan och gör anteckningar om de har tackat ja eller nej. Avser: Anmälan till kortkurs Reservlisteanmälan Kursbekräftelser Lottlistor 56

57 Övriga ansökningar, anmälningar, listor m m. Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå Process: Planera och genomföra grund- och avancerad utbildning Betygsgrundande underlag - Gallras efter 2 år (RA- FS 2007:1, ändrad 2008:3) Klinikförberedande - Bevaras UF:s arkiv Avser tentamensformuläret. tentamen Konferenser (handlingar - Bevaras rörande) som sker inom ramen för utbildningen Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Korrespondens av vikt W3D3, diarieförs vid Bevaras Kursakt, vid kursgivande I mån av förekomst. rörande kurser respektive Kursbeskrivning - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Om det finns annan Kursbevis Ladok (intyg om utbildning på svenska och engelska) Kursplatsplanering av sjukhusplaceringar på kliniska kurser Ladok KUPPEN Gallras vid inaktualitet Gallras vid inaktualitet kursbeskrivning än kursplanen. - Avser information som går att återskapa vid behov. - KUPPEN är ett hjälpdatasystem som studievägledningen för läkarprogrammet använder för 57

58 kursplatsplanering av sjukhusplaceringar på kliniska kurser. De får gallras löpande vid inaktualitet. Kurslistorna till KUPPEN hämtas från Ladok. Kursutvärdering, mall - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Kursutvärdering, besvarade - Gallras 2 år efter att sammanställning av kursutvärdering har upprättats (RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3) Ladoklista Hel kurs Ladok Bevaras UF:s arkiv, egen svit för RS10, RS01, RS80, RS81, RS21. Ladoklista över deltagare på kursen Ladoklistor Ladok Bevaras Kursakt, vid kursgivande UT39 (Förväntade deltagare och reserver på kurs) innehållande uppgifter om vilka som antagits till kursen och vilka som närvarade vid upprop. UT32 (Registrerade på kurs). Ladoklista över resultat från prov och moment Ladok Gallras efter 10 år (RA- FS 2007:1, ändrad 2008:3) Ladoklistor, övriga Ladok Gallras efter 10 år (RA- FS 2007:1, ändrad 2008:3) Ladok open Ladok Gallras vid inaktualitet Listorna förvaras på respektive fram till gallringstillfället, alternativt i Ladok. Listorna förvaras på respektive fram till gallringstillfället, alternativt i Ladok. I den mån någon annan närvarolista används ska den bevaras. RS01, RS81 Gäller under förutsättning att betyget inte gäller för hela kursen. Fristående databas som replikeras från Ladok-databasen, d.v.s. speglar den information som redan finns i Ladok. 58

59 Litteraturförteckning - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Lokalscheman och lokalbeskrivningar - Gallras när kursen är avslutad (RA-FS 1991:6, ändrad Närvarorapporter - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Registreringsverifikat - Gallras efter 10 år (RA- FS 2007:1, ändrad 2008:3) Rättningsprotokoll eller liknande Ladok Får gallras efter 2 år (RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3), se anmärkning Sammanställningar av kursutvärderingar - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Scheman - Bevaras (se Kursakt, vid kursgivande anmärkning) Skriftliga provsvar - Gallras 2 år efter betygsättning (RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3), se anmärkning I mån av förekomst. Avser även t.ex. lärares anteckningar om utfall vid muntlig tentamen. Gallring får endast ske under förutsättning att resultatet registrerats i Ladok. Vidimerat av kursansvarig. Scheman ska märkas med versionsnummer och vidimeras av kursansvarig med datum och underskrift. Slutlig version bevaras, övriga revideringar av schemat gallras vid kursavslut. Skriftliga provarsvar får återlämnas till student efter betygsättning. Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättning. Eftersom studenten kan begära omprövning av betyget bör provsvaret bevaras i 2 år. Studieintyg/bevis för kompletteringsutbildningar - Bevaras UF:s arkiv Avser de studieintyg som utfärdats till läkare, tandläkare och sjuksköterskor som fått sin 59

60 utbildning i land utanför EU och som gått kompletteringskurs vid KI. Tentamensformulär - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Underlag för inrapportering i Ladok (RA-FS 1991:6) Uppropslista - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Uppsatser eller liknande arbeten som skrivs inom kurser på grundnivå klass G1 Ladok Får gallras 5 år efter betygsdatum (RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3), se anmärkning För skrivning, omskrivning och muntlig tentamen. Gäller alla prov som är betygsgrundande, även digitala och hemtentamen. Gäller ej uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningen (inom eller utanför den egna disciplinen), eller som bedöms vara av allmänintresse. Dessa ska bevaras. Uppsatser eller liknande arbeten på 7,5 hp eller mer som skrivs inom kurser på grundnivå klass G2 eller avancerad nivå Ladok Bevaras Kursakt, vid kursgivande Gallring är endast tillåten under förutsättning att resultatet har registrerats i Ladok. Avser uppsatser som skrivs inom kurser på grundnivå klass G2 eller avancerad nivå, samt för uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningen (inom eller utanför den egna disciplinen), eller som bedöms vara av allmänintresse. Uppsatser eller liknande arbeten på mindre än 7,5 hp som skrivs inom kurser på grundnivå klass G2 eller Ladok Får gallras 5 år efter betygsdatum (RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3), se anmärkning Gallring är endast tillåten under förutsättning att resultatet har registrerats i Ladok. Gäller ej uppsatser som bedöms ha ett värde för forskningen (inom eller utanför den egna disciplinen), eller som bedöms 60

61 avancerad nivå. vara av allmänintresse. Dessa ska bevaras. Utdelat studiematerial - Gallras när kursen är avslutad (RA-FS 1991:6, ändrad, se anmärkning Verksamhetsförlagd utbildning eller praktik handledarrapporter med bilagor Verksamhetsförlagd utbildning eller praktik studentens rapport med bilagor - Gallras efter 2 år (RA- FS 2007:1, ändrad 2008:3) - Gallras efter 2 år (RA- FS 2007:1, ändrad 2008:3) (Kursakt, vid kursgivande ) Gallring är endast tillåten under förutsättning att resultatet har registrerats i Ladok Studiematerial med texter som är mycket svåra att få tag på ska bevaras i kursakten. Om rapporten legat till grund för betygsättning får gallring endast ske under förutsättning att betyget har registrerats i Ladok. Rapporter som inte återlämnats till studenten får gallras, förutsatt att betyget har registrerats i Ladok. Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå Process: Hantera studentärenden under pågående utbildning på grund- och avancerad nivå Ansökan om anstånd W3D3, diarieförs Bevaras UF:s arkiv vid UF Ansökan om definitivt -W3D3, diarieförs Bevaras UF:s arkiv studieavbrott vid UF -Ladok Ansökan om omtentamen 61

62 Ansökan om studieuppehåll, vilket medfört ett negativt beslut Ansökan om studieuppehåll, vilket medfört ett positivt beslut Ansökan om tillgodoräknande Ansökan om undantag från regeln om maximalt antal provtillfällen Ansökan om återupptag av studier efter studieuppehåll Ansökan om ändrad kursordning Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Ladoklista Tillgodoräknande W3D3, diarieförs vid UF Ladok -W3D3, diarieförs vid respektive -Ladok Bevaras Gallras 2 år efter beslut om antagning (RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3) Bevaras UF:s arkiv, se anmärkning - Gallras 2 år efter beslut om antagning (RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3) Ladok Bevaras, se anmärkning Tillgodoräknanden för större delen av ett program diarieförs vid UF, tillgodoräknanden för enstaka kurs diarieförs vid respektive. RS21. Ladoklistan ska arkiveras tillsammans med den diarieförda ansökan om tillgodoräknande. 62

63 Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.1 Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå Process: Utfärda examen på grund- och avancerad nivå Ansökan (med bilagor) om examensbevis som medfört ett negativt beslut W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Ansökan (med bilagor) om examensbevis som medfört ett positivt beslut - Gallras 2 år efter att examensbevis har utfärdats (RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3) UF:s arkiv AT-läkare, examination - Bevaras UF:s arkiv Avser rättningsmall och tentamensmall. Examensarbeten Ladok Bevaras Kursakt, vid kursgivande Examensbevis Bevaras Egen svit för examensbevis vid UF:s arkiv Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.2 Bedriva forskarutbildning Process: Hantera utbildningsutbudet på forskarutbildningsnivå Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Kurskatalog Bevaras UF:s arkiv 63

64 Kursplaner KIWAS Bevaras UF:s arkiv Här avses även kursplaner från forskarhandledarkurser. Utbildningsplaner KIWAS Bevaras UF:s arkiv Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.2 Bedriva forskarutbildning Process: Hantera antagning till forskarutbildning Ansökan och beslut om antagning till utbildning på forskarnivå (med bilagor) Bevaras, levereras sedan till UF Doktorandakt. Ansökan om granskning av grundläggande behörighet till forskarutbildningen Beslut om grundläggande behörighet W3D3, diarieförs vid respektive W3D3, diarieförs vid UF Bevaras, levereras sedan till UF Diarieförs vid en och läggs därefter i doktorandakten. Ansökan för dem som inte blir antagna bevaras bland de diarieförda handlingarna och klassas enligt Bilagorna kan bestå av: - Indviduell studieplan - Aktivitets- och försörjningplan - Handledaravtal/beskrivning Doktorandakt. Beslutet antecknas på ansökningsblanketten. Se anmärkning - - Beslutet antecknas på själva ansökan, men en särskild excellista förs över de som sökt och den listan diarieförs centralt. 64

65 Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet (RA-FS 1991:6, Återtagna och icke beviljade ansökningar om antagning till utbildning på forskarnivå (med bilagor) W3D3, diarieförs vid respektive ändrad Bevaras Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.2 Bedriva forskarutbildning Process: Planera och genomföra forskarutbildning Ansökan från KI- om anslag till forskarutbildningskurser W3D3, diarieförs vid UF, se anmärkning Gallras efter 1 år (RA- FS 1991:6, ändrad, se anmärkning UF:s arkiv Avhandlingar - Bevaras UF:s arkiv (doktorsavhandling samt licentiatavhandling), med errata och spikblad. Betygsgrundande underlag - Gallras efter 2 år (RA- FS 2007:1, ändrad - GK-lista (närvaro- och resultatlista) 2008:3) - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Intyg om halvtidskontroll - Bevaras, levereras sedan till UF Gallras efter 1 år under förutsättning att en lista på ansökningar och beslut diarieförs och bevaras. Bevaras för att kunna verifiera resultat från de deltagare på kurserna som inte är doktorander vid KI och som därmed inte heller finns registrerade i Ladok. Doktorandakt. 65

66 Konferenser (handlingar rörande) som sker inom ramen för utbildningen - Bevaras, levereras sedan till UF Doktorandakt. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Korrespondens av vikt rörande kurser W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Kursakt, vid kursgivande Kursbeskrivning - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Kursbevis Ladok (intyg om utbildning på svenska och engelska) Kursintyg, forskarutbildningskurs - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Kursutvärdering, mall - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Kursutvärdering, besvarade - Gallras 2 år efter att - sammanställning av kursutvärdering har upprättats (RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3) Ladok open Ladok Gallras vid inaktualitet I mån av förekomst. Om det finns annan kursbeskrivning än kursplanen. Avser information som går att återskapa vid behov. Avser de intyg som skrivs ut till kursdeltagare som inte är doktorander vid KI. Fristående databas som replikeras från Ladok-databasen, d.v.s. speglar den information som redan finns i Ladok. RS93. Doktorandakt. Ladoklista Alla kurser klara Ladok Bevaras, levereras sedan till UF Ladoklista Inläggning av Ladok Bevaras Levereras till UF RS90, s.k. arkivlista. kurs samt tillgodoräknande Ladoklista Registeruppgift Ladok Bevaras, UT90. Doktorandakt. doktorander levereras sedan till UF Ladoklistor, övriga Ladok Gallras efter 10 år (RA- Listorna förvaras på FS 2007:1, ändrad respektive fram 2008:3) till gallringstillfället, 66

67 alternativt i Ladok. Litteraturförteckning - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Lokalscheman och lokalbeskrivningar - Gallras när kursen är avslutad (RA-FS 1991:6, ändrad Närvarorapporter - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Publicerade artiklar - Bevaras Registreringsverifikat - Gallras efter 10 år (RA- FS 2007:1, ändrad 2008:3) Reviderad studieplan - Bevaras, levereras sedan till UF Rättningsprotokoll eller Ladok liknande Får gallras efter 2 år (RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3), se anmärkning Sammanställningar av kursutvärderingar - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Scheman - Bevaras (se anmärkning) Kursakt, vid kursgivande Skriftliga provsvar - Gallras 2 år efter betygsättning (2007:1, ändrad 2008:3), se anmärkning - Bevaras i mån av förekomst. Doktorandakt. - Avser även t.ex. lärares anteckningar om utfall vid muntlig tentamen. Gallring får endast ske under förutsättning att resultatet registrerats i Ladok. Vidimerat av kursansvarig. Scheman ska märkas med versionsnummer och vidimeras av kursansvarig med datum och underskrift. Slutlig version bevaras, övriga revideringar av schemat gallras vid kursavslut. - - Skriftliga provarsvar får återlämnas till student efter betygsättning. Provsvar som inte har återlämnats får gallras 2 år efter betygsättning. Eftersom studenten kan begära omprövning av betyget bör provsvaret bevaras i 2 år. 67

68 Tentamensformulär - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Underlag för inrapportering i Ladok - - Uppropslista - Bevaras Kursakt, vid kursgivande Utdelade kursplaner - Gallras vid inakutalitet (RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3) - Utdelat studiematerial - Gallras när kursen är avslutad (RA-FS 1991:6, ändrad, se anmärkning (Kursakt, vid kursgivande ) För skrivning, omskrivning och muntlig tentamen. Gäller alla prov som är betygsgrundande, även digitala och hemtentamen. Studiematerial med texter som endast med stor möda kan fås tag på ska bevaras i kursakten. Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.2 Bedriva forskarutbildning Process: Hantera studentärenden under pågående utbildning på forskarutbildningsnivå Anmälan om definitivt studieavbrott (begäran om avregistrering) W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras, levereras sedan till UF Doktorandakt. Ansökan om halvtidskontroll (med bilagor dock ej publicerade artiklar) - Bevaras, levereras sedan till UF Doktorandakt. 68

69 Ansökan, underlag och positivt beslut om tillgodoräknande av studier Ladok Bevaras, levereras sedan till UF Doktorandakt. Ansökningar, underlag och negativt beslut om tillgodoräknande av studier Beslut om avskiljande från utbildningen Beslut om byte av forskarutbildningsämne Beslut om byte av handledare Beslut om byte av Handlingar rörande uppehållstillstånd, boende och övriga studiesociala frågor Intyg om halvtidskontroll Korrespondens mellan doktorand och handledare Ladoklista Tillgodoräknande W3D3, diarieförs vid respektive W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Bevaras, levereras sedan till UF - Bevaras, levereras sedan till UF - Bevaras, levereras sedan till UF - Bevaras, levereras sedan till UF (RA-FS 1999:1) W3D3, diarieförs Bevaras vid respektive, levereras sedan till UF (RA-FS 1999:1) Ladok Bevaras, levereras sedan till UF Doktorandakt. Doktorandakt. Doktorandakt. Doktorandakt. Doktorandakt. RS21. Doktorandakt. 69

70 Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: 3.2 Bedriva forskarutbildning Process: Utfärda examen på forskarutbildningsnivå Ansökan om examensbevis Gallras 2 år efter att examensbevis har utfärdats (RA-FS 2007:1, ändrad 2008:3) UF:s arkiv Ansökan och beslut om disputation, med bilagor samt ansökan om examination för licentiatexamen W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv Samma som grund- och avancerad. Avhandling (licentiat och doktor) - Bevaras UF:s arkiv Levereras årligen till UF från KIB. Examensbevis - Bevaras UF:arkiv Levereras årligen till UF från Studentavdelningen. Disputationskommitténs - Bevaras UF:s arkiv beslut/protokoll Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet 70

71 Verksamhetsområde: 3. Bedriva utbildning Processgrupp: - Process: 3.3 Bedriva uppdragsutbildning Anmälningar W3D3, diarieförs Bevaras UF:s arkiv vid UF Avtal W3D3, diarieförs Bevaras UF:s arkiv vid UF Fordringar (handlingar - Bevaras rörande) som förfallit till betalning Konferenser (handlingar - Bevaras UF:s arkiv rörande) som sker inom ramen för utbildningen Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Kursbevis, uppdragsutbildning - Bevaras UF:s arkiv Arkiveras sedan 2010 vid UF:s arkiv. Avser de kursbevis som skrivs ut på kurser som inte genererar högskolepoäng. Ladok open Ladok Gallras vid inaktualitet Fristående databas som replikeras från Ladok-databasen, d.v.s. speglar den information som redan finns i Ladok. Offert W3D3, diarieförs Bevaras UF:s arkiv vid UF Produktblad KI:s externwebb Bevaras UF:s arkiv Riktar sig till potentiella kursdeltagare. Utbildningsmaterial - Bevaras, kursakt för uppdragsutbildning 71

72 Verksamhetsområde: 4. Forska Processgrupp: - Process: 4.1 Planera forskningsprojekt Uppstart Anmälan om forskningsregister Anmälan om förhandskontroll till Datainspektionen Ansökan och beslut om läkemedelsprövning till/från Läkemedelsverket Ansökan och beslut till/från: Forskningsetisk nämnd Djurförsöksetisk nämnd Strålskyddsmyndigheten Arbetsmiljöverket Jordbruksverket Ansökan och beslut till/från Socialstyrelsen om klinisk prövning av medicinsk-teknisk apparatur W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid respektive W3D3, diarieförs vid respektive W3D3, diarieförs vid respektive Avslagna ansökningar om bidrag - Gallras vid projektavslut (RA-FS 1991:1) Beviljad ansökan om bidrag W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras UF:s arkiv Originalet förvaras i serien för diarieförda handlingar, en kopia bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Bevaras UF:s arkiv Kopia ska skickas till PuLombud vid UF. Bevaras Med obligatoriska bilagor. Bevaras Originalet förvaras i serien för diarieförda handlingar, en kopia bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Anmälan och tillstånd till/från Arbetsmiljöverket gällande smittförande mikroorganismer diarieförs vid UF. Bevaras Med obligatoriska bilagor. Förvaras samlat fram till gallringsdatum. Bevaras Originalet förvaras i serien för diarieförda handlingar, en kopia 72

73 bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Blankett för dokumentering av bevarande och gallring av forskningsregister - Bevaras, tillsammans med övriga forskningshandlingar (samt ett exemplar med 2 arkivexemplar totalt. Ej beviljade tillståndsansökningar - Gallras vid projektavslut (RA-FS 1991:1) kod- och variabellistorna) - Förvaras samlat fram till gallringsdatum. Projektplaner/projektbeskrivningar - Bevaras Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Kontrakt Biobanksavtal DTA-avtal Konsortieavtal W3D3, diarieförs vid respektive W3D3, diarieförs vid respektive W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Originalet förvaras i serien för diarieförda handlingar, en kopia bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Bevaras DTA = Data Transfer Agreement Originalet förvaras i serien för diarieförda handlingar, en kopia bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Bevaras Originalet förvaras i serien för diarieförda handlingar, en kopia bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. 73

74 Kontrakt om forskningsmedel W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Originalet förvaras i serien för diarieförda handlingar, en kopia bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma Kontrakt om uppdragsforskning MTA-avtal Tredjepartsavtal Ändringar/tillägg av kontrakt/avtal avseende forskningsfinansiering Korrespondens Internkorrespondens av principiell betydelse för värdering av metoder och resultat W3D3, diarieförs vid respektive W3D3, diarieförs vid respektive W3D3, diarieförs vid respektive W3D3, diarieförs vid respektive projekt. Bevaras Originalet förvaras i serien för diarieförda handlingar, en kopia bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Bevaras MTA = Material Transfer Agreement Originalet förvaras i serien för diarieförda handlingar, en kopia bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Bevaras Originalet förvaras i serien för diarieförda handlingar, en kopia bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Bevaras Originalet förvaras i serien för diarieförda handlingar, en kopia bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. - Bevaras Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. 74

75 Korrespondens av vikt - Bevaras Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Övrig korrespondens av ringa betydelse Övrig korrespondens med: Forskningsetisk nämnd Djurförsöksetisk nämnd Strålskyddskommitté Övrig korrespondens med: Läkemedelsverket Socialstyrelsen Övrig korrespondens med tidskrifter, förlag, etc (RA-FS 1991:6, ändrad - Gallras vid projektavslut (RA-FS 1991:6, ändrad - Gallras vid projektavslut (RA-FS 1991:6, ändrad (RA-FS 1991:6, ändrad Övrigt Mall för enkäter - Bevaras Om enkäten är digital (webbenkät) ska den skrivas ut och bevaras. Samtycken - Gallras 10 (15) år efter projektavslut (RA-FS 1991:1), se anmärkning Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Får endast gallras under förutsättning att tillhörande identifierbart enkätmaterial/sammanställningar också gallras. Om dessa bevaras måste även samtyckena bevaras. Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. 75

76 Verksamhetsområde: 4. Forska Processgrupp: - Process: 4.2 Genomföra forskningsprojekt Generell anmärkning: Gallringsanvisningarna för denna process är inte tvingande. Om en handling som ska gallras bedöms ha ett fortsatt inomvetenskapligt värde eller ett värde för annat forskningsområde och bedöms vara av stort vetenskapligt, kulturhistoriskt, eller personhistoriskt värde, eller bedöms vara av stort allmänt intresse, får handlingen i fråga undantas från gallring och i stället bevaras. Denna bedömning ska göras av ansvarig forskargruppsledare. Ansökningar om resebidrag W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Originalet förvaras i serien för diarieförda handlingar, en kopia bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga Biobanksuppgifter - Gallras vid projektavslut (RA-FS 1991:1) handlingar som rör samma projekt. Biobankerna förutsätts vara ägda och bevarade av sjukvårdshuvudmannen. Om någon skulle vara ägare får inte biobank gallras förrän tidigast efter 10 (15) år och efter prövning om den inte bör bevaras för framtiden. Enkätmaterial av mycket stort värde för framtida forskning - Bevaras Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Enkätsvar - Gallras 10 (15) år efter projektavslut (RA-FS 1999:1), se anmärkning Originalenkäter oavsett format (digitala, papper) sparas minst 10 år efter projektavslut (15 år vid läkemedelsprövning). Enkätkopior (inskannade, papperskopior) gallras vid inaktualitet förutsatt att originalenkäterna sparas i 10 (15) år. Fotografier, utskrifter från - Gallras 10 (15) år efter Förvaras tillsammans med övriga 76

77 mätapparatur projektavslut (RA-FS handlingar som rör samma projekt. 1991:1) Försöksrapporter - Gallras 10 (15) år efter projektavslut (RA-FS 1991:1) Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Förteckningar på använda patientjournaler - Gallras 10 (15) år efter projektavslut (RA-FS 1991:1) Förteckningarna ska vara så detaljerade att originaldata vid behov ska kunna rekonstrueras. Förteckningar på använda prover i biobanken - Gallras 10 (15) år efter projektavslut (RA-FS 1991:1) Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Förteckningarna ska vara så detaljerade att originaldata vid behov ska kunna rekonstrueras. Kod- och variabellistor m.m. för registerdata som ska gallras Kod- och variabellistor, samt exemplar av frågeformulär och datainsamlingsformulär etc. för bevarade registerdata Korrespondens av ringa betydelse rörande forskning - Gallras 10 (15) år efter projektavslut (RA-FS 1991:1) Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. - Bevaras Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. se anmärkning Korrigeringar av primärdata - Gallras 10 (15) år efter projektavslut (RA-FS 1991:1) Kvalitetskontroller - Gallras 10 (15) år efter projektavslut (RA-FS 1991:1) Loggbok ELN Bevaras Elektroniskt i ELN, alternativt på papper vid respektive Bemärkt forskares korrespondens bör undantas gallring. Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Pappersloggbok förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Patientjournalsuppgifter - Gallras vid projektavslut Patientjournaler bevaras av 77

78 (RA-FS 1991:1) sjukvårdshuvudmannen. Primärdata - Gallras 10 (15) år efter projektavslut (RA-FS 1991:1) Protokoll eller minnesanteckningar från projektmöten Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. - Bevaras Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Forsknings-/försöksprotokoll ELN Gallras 10 (15) år efter projektavslut (RA-FS 1991:1) Protokoll för större nationella och/eller internationella samarbetsprojekt och/eller för projekt av stor vetenskaplig betydelse Registerdata, importerade från nationella register, landstingsregister, m.fl. Registerdata som lätt kan återskapas eller som bedöms sakna värde för ytterligare forskning Registerdata som är svåra att återskapa och som bedöms vara av värde för ytterligare forskning Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. - Bevaras Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. - Gallras vid projektavslut (RA-FS 1991:1) - Gallras 10 (15) år efter projektavslut (RA-FS 1991:1) Registren bevaras av respektive huvudmän. Beslut om bevarande och gallring dokumenteras på särskild blankett som bevaras tillsammans med forskningsprojektet. - Bevaras Beslut om bevarande och gallring dokumenteras på särskild blankett som bevaras tillsammans med forskningsprojektet. Resultat som inte publiceras - Gallras 10 (15) år efter projektavslut (RA-FS 1991:1) Övrigt bearbetningsmaterial - Gallras 10 (15) år efter projektavslut (RA-FS 1991:1) Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. 78

79 Verksamhetsområde: 4. Forska Processgrupp: - Process: 4.3 Redovisa forskningsprojekt Abstracts Artiklar, vetenskapliga publikationer Avanmälan om forskningsregister Avhandlingar, licentiat och doktor Delrapporter, ekonomiska och vetenskapliga W3D3, diarieförs vid respektive W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid respektive Forskningsprojektförteckning - Bevaras, arkiveras kronologiskt Konferenser (handlingar rörande) som syftar till att tillgängliggöra det vetenskapliga resultatet Bevaras Originalet förvaras i serien för diarieförda handlingar, en kopia bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Bevaras UF:s arkiv I mån av förekomst. Se process Bevaras Originalet förvaras i serien för diarieförda handlingar, en kopia bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Uppdateras löpande. Exempel på blankett finns att hämta på KI:s internwebb. - Bevaras Inbjudan, program, deltagarlista Kongressreferat/rapporter - Gallras 10 år efter projektavslut (RA-FS 1991:1) Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. - Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. 79

80 Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Manuskript, tryckfärdiga - Opublicerade forskningsrapporter till uppdragsgivare Opublicerade/övriga otryckta rapporter W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras Originalet förvaras i serien för diarieförda handlingar, en kopia bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. - Bevaras Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. Projektpärm, EU-projekt - Gallras 5 eller 10 år efter projektavslut (RA-FS 1991:1, se anmärkning) - Avser pärm som sammanställs inför eventuell revision. Den ska endast innehålla kopior. Publikationsförteckning, löpande Publikationsförteckning, slutlig Refereebedömningar, handlingar rörande medverkan i Refereegranskade tidskriftsartiklar Slutredovisningar, ekonomiska och vetenskapliga Förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma projekt. - Avser förteckning för ens publikationer. - Bevaras Avser förteckning för ens publikationer. - Bevaras, arkiveras efter år/löpnr W3D3, diarieförs Bevaras Originalet förvaras i serien för vid respektive diarieförda handlingar, en kopia bör enligt rekommendation förvaras tillsammans med övriga handlingar som rör samma 80

81 projekt. Trycksaker - Bevaras 2 arkivexemplar totalt, ett förvaras tillsammans med övriga handlingar i forskningsprojektet och ett i sviten för tryckta handlingar (5.2). Verifikationer i EU-projekt - Gallras efter 17 år, se - Utökat bevarande från 10 år till Webbsida för specifikt forskningsprojekt anmärkning 17 år p.g.a. EU:s revisioner. - Bevaras Webbsidan ska arkiveras av KI bara om KI är huvudman för projektet. I första hand ska webbsidan arkiveras digitalt (5.1), om möjlighet att göra det saknas ska skärmdumpar bevaras med dokumentation om webbsidans funktionalitet tillsammans med övriga handlingar i forskningsprojektet. Verksamhetsområde: 5. Kommunicera och samverka externt Processgrupp: - Process: 5.1 Ta fram och publicera elektronisk information Bloggar W3D3, diarieförs Bevaras UF:s arkiv Avser bloggande i KI:s namn, se vid UF rutin för hantering av sociala Inlägg på KI:s konton på sociala medier Se anmärkning Inlägg gallras normalt vid inaktualitet (RA-FS 1991:6, ändrad, se anmärkning medier. - Inlägg av ringa karaktär får gallras, genererar ett inlägg ett ärende ska detta hanteras separat enligt fastställd rutin. 81

82 Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Sociala medier (KI:s konton) YouTube (KI:s konto) W3D3, diarieförs vid UF W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv När ett nytt konto skapas i KI:s namn ska detta diarieföras av UF. Skärmdumpar tas sedan ut halvårsvis och skickas till UF för arkivering. Bevaras UF:s arkiv När ett nytt konto skapas i KI:s namn ska detta diarieföras av UF. Externa webbsidor Bevaras Om filmerna är unika och inte går att återfinnas någon annanstans måste deras bevarandevärde utredas innan gallring kan bli aktuellt. Verksamhetsområde: 5. Kommunicera och samverka externt Processgrupp: - Process: 5.2 Ta fram och publicera tryckt information Böcker - Bevaras Ett arkivex. Informationsbroschyrer - Bevaras Ett arkivex. Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Utbildningskataloger - Bevaras Ett arkivex. 82

83 Verksamhetsområde: 5. Kommunicera och samverka externt Processgrupp: - Process: 5.3 Samverka och inhämta information till myndighetens verksamhet Alumniwebb - Bevaras UF:s arkiv Artiklar från alumniwebben tas i dagsläget ut på papper och arkiveras. Dokumentation om - Bevaras UF:s arkiv Tas ut på papper och arkiveras alumnievents Inbjudningar till alumnievents Inbjudningar till kurser och konferenser Konferenser (handlingar rörande) där målgruppen är extern och som inte behandlar ett specifikt forskningsprojekt Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet W3D3, diarieförs vid respektive Bevaras UF:s arkiv UF:s arkiv Pressklipp - Bevaras Pressmeddelanden - Bevaras Skrivelser med upplysningar om andra myndigheter årligen. 83

84 Verksamhetsområde: 5. Kommunicera och samverka externt Processgrupp: - Process: 5.4 Förbereda och ta emot externa besök Formell inbjudan W3D3, diarieförs Bevaras I mån av förekomst vid respektive Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet Program - Bevaras Verksamhetsområde: 5. Kommunicera och samverka externt Processgrupp: - Process: 5.5 Hantera internationell samverkan för forskning och utbildning Avtal W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv t.ex. Memorandum of Understanding, s.k. MoU Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet 84

85 Verksamhetsområde: 5. Kommunicera och samverka externt Processgrupp: - Process: 5.6 Hantera nationell samverkan för forskning och utbildning Avtal W3D3, diarieförs vid UF Bevaras UF:s arkiv t.ex. Memorandum of Understanding, s.k. MoU Korrespondens av enkel och rutinmässig beskaffenhet 85

86 Bilaga 1 Exempel på sökingång till hanterinsanvisningarna 1) Identifiera verksamhetsområde Klassificeringsstrukturens översta nivå består av verksamhetsområden. Dessa är: 1. Styrande verksamheter (Hur styrs KI:s uppdrag?) 2. Stödjande verksamheter (Alla stödprocesser för att KI ska kunna utföra sitt uppdrag, såsom administration, IT, juridik, upphandling, biblioteksverksamhet, stöd till studenter, etc) 3. Kärnverksamheter (KI:s uppdrag, d.v.s. att utbilda, att forska och att kommunicera och samverka externt) Börja med att försöka bestämma det verksamhetsområde där handlingen hanteras. 2) Identifiera processgrupp/proccess Nivån under verksamhetsområde består av processgrupp, alternativt enbart process. Processgrupp används för att gruppera ihop processer som berör samma sak. När det gäller utbildningsprocesser är de först och främst indelade efter nivån på utbildningen. Således finns en processgrupp för att bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå och en processgrupp för att bedriva utbildning på avancerad nivå. Processerna inom båda dessa processgrupper följer samma logik; en process för att hantera själva utbildningsutbudet, en process för att hantera ansökningar och behörighetsbedömningar, en process för det faktiska genomförandet av utbildningen, en process för rena studentärenden som uppkommer inom ramen för utbildningen och slutligen en process för att utfärda examen. Uppdragsutbildning har en egen (och enbart en) process (3.3) 3) Hitta handlingen Handlingarna listas alfabetiskt under varje process

87 Exempel: Var finns arkiveringsreglerna för ansökan om tillgodoräknande inom utbildning på grund- och avancerad nivå? 1) Identifiera verksamhetsområde: Eftersom det är en handling som uppkommer i och hanteras inom någon av KI:s utbildningar är verksamhetsområdet 3. Bedriva utbildning. 2) Identifiera processgrupp/process: Är det ansökan om tillgodoräknande inom utbildning på grund- och avancerad nivå är processgruppen 3.1 Bedriva utbildning på grund- och avancerad nivå. Eftersom ansökan om tillgodoräknande är ett studentärende finns den i process Hantera studentärenden under pågående utbildning på grund- och avancerad nivå. 3) Hitta handlingen: Handlingarna listas alfabetiskt i varje process: Ansökan om omtentamen Ansökan om studieuppehåll, vilket medfört ett negativt beslut Ansökan om studieuppehåll, vilket medfört ett positivt beslut Ansökan om tillgodoräknande