Förvaltningsorganisation för Prisma

Förvaltningsorganisation för Prisma Revisionshistorik Version Beslutad av Innehåll A (2016-03-23) GD-gruppen Initial version framtagen av Torulf Lind (VR), Maria Thuveson (VR), Rikard Lingström (Formas), Lars Wärngård (Forte), Leif Solnestam (konsult) B (2016-06-NN) GD-gruppen (för beslut) Modellen kompletterad med kommunikationsansvar. Version framtagen av Torulf Lind (VR), Maria Thuveson (VR), Lisa Hamling (Formas) Syfte Syftet med förvaltningsorganisationen är att skapa förutsättningar för en effektiv förvaltning av Prisma som med hög kvalitet möter verksamheternas behov. Om samverkansavtalet mellan VR, Forte och Formas på någon punkt skiljer sig från detta dokument gäller samverkansavtalet. Sida 1

Förvaltningsobjektets omfattning Förvaltningsobjektet Prisma består av följande verksamhetskomponenter Prisma ärendehantering i Jira Användarstöd dokumentation och web Prisma internweb Testfall och testmetodik Säkerhetspolicies Kommunikationsplan samt följande it-komponenter Prisma Portal (gemensam för samtliga intressenter) Prisma Formulärbyggare (gemensam för samtliga intressenter) Prisma ECM (en instans per organisation) Prisma FA (Flexible Access) f.n. endast VR-data Integrationer mot o Lokalt Agresso hos VR, Forte, Formas o Lokalt AD hos VR, Forte, Formas o SWAMID identitetsfederation o Federated Search sök-api o SweCRIS nationell projektdatabas Produktionsmiljöer och testmiljöer (med undantag för Forte och Formas produktionsmiljöer som sköts av VINNOVA) System för automatiserade tester System- och driftdokumentation Sida 2

Beslutsnivåer Förvaltningen organiseras på en strategisk, styrnings-, lednings- och operativ nivå enligt tabellen nedan. Nivå Verksamhetsnära förvaltning Strategisk GD VR FC VR GD Formas FC Formas GD Forte FC Forte OÄ-V (föredragande) Styrning Ledning OÄ-V FC Formas FC Forte FL-V (föredragande) FL-V Kommunikatör Kravanalytiker LS Formas LS Forte (supportkoordinator och objektspecialister vid behov) IT-nära förvaltning Beslutsforum Frekvens OÄ-IT (föredragande) OÄ-IT FL-IT (föredragande) FL-IT (it-specialister vid behov) GD-gruppen (Verksamhetsplanering, Tertialuppföljning) Objektstyrgrupp Förvaltningsledning Operativ Objektspecialister It-specialister - (samtliga aktiviteter ska ingå i ett Jiraärende) Årsvis respektive 3 ggr/år 6 ggr/år 2 ggr/mån - Förklaring OÄ-V OÄ-IT FL-V FL-IT LS Objektägare Verksamhet Objektägare It Förvaltningsledare Verksamhet Förvaltningsledare It Lokal Samordnare Sida 3

Beslutsforum För en effektiv och säker förvaltning krävs tydliga beslutsforum. Den övergripande nivån (GD-gruppen) knyts till VR:s VPprocess för att förenkla administration och uppföljning. Forum GD-gruppen (VP och tertialuppföljning) Objektstyrgrupp Förvaltningsledning /mandat Att besluta om budgetramar och övergripande inriktning för Prisma Att besluta om tertialvisa förändringar i förvaltningsplanen Att besluta om nya medlemmar i samverkan Att besluta om förändringar i samverkansöverenskommelsen Att besluta om i övrigt principiella och strategiska frågor Besluten fattas i consensus av generaldirektörerna Att besluta om förvaltnings- och kommunikationsplan utifrån beslutade budgetramar och övergripande inriktning Att besluta om förändringar i förvaltningsplanen som inte avviker från beslutade budgetramar och övergripande inriktning Att för GD-gruppen bereda beslutsunderlag rörande nya medlemmar i samverkan Att för GD-gruppen föreslå ändringar i samverkansöverenskommelsen Att beställa utredningar rörande förvaltningsobjektet Besluten fattas med majoritetsbeslut Att utarbeta förslag till och genomföra förvaltnings- och kommunikationsplan Bereda beslutsunderlag till objektstyrgruppen Prioritera och besluta inom ramen för förvaltningsplanen Följa upp utfall Besluten fattas av förvaltningsledarna (enligt rollbeskrivningar nedan) Sida 4

Roller På verksamhetssidan ansvarar OÄ-V för att tillgodose beslutad förvaltningsplans behov av verksamhetsresurser i förvaltningen. Dessa omfattar FL-V, testledare, supportkoordinator, kravanalytiker och objektspecialister. På it-sidan ansvarar OÄ-IT för att tillgodose beslutad förvaltningsplans behov av it-resurser i förvaltningen. Dessa omfattar FL-IT och it-specialister (huvudsakligen systemutvecklare). FL-V är likt projektledaren i ett projekt den som leder förvaltningen på daglig basis. När förvaltningsplanen är beslutad och resurser är tillsatta ska förvaltningsteamet vara relativt självgående inom ramarna för förvaltningsplanen. Objektägare Verksamhet (OÄ-V) Objektägare Verksamhet (OÄ-V) ansvarar för att förvaltningsobjektet på bästa sätt möter verksamhetens behov och är normalt en avdelningschef eller enhetschef. att objektverksamheten erhåller behovsanpassade förvaltningsprodukter att tillgodose verksamhetens behov av lämpliga verksamhetskomponenter att förvaltningsobjektet följer gällande lagar och interna styrdokument att förvaltningsplanen hålls uppdaterad utifrån beslutade förändringar att förvaltningsorganisationens effektivitet utvärderas periodiskt för objektet erforderlig attesträtt mandat att fatta anskaffningsbeslut och teckna avtal inom ramen för förvaltningsplanen godkänna förslag på förvaltningsplan till VP granska förvaltningsplanen och återkoppla i objektstyrgruppen bemanna rollen FL-V och resurssäkra objektspecialister på operativ nivå delta vid programstyrgruppsmöten och/eller styrgruppsmöten säkerställa att relevanta styrdokument kommer till FL-V:s kännedom attestera samtliga kostnader som rör förvaltningsobjektets verksamhetskomponenter Sida 5

Objektägare It (OÄ-IT) Objektägare It (OÄ-IT) säkerställer att förvaltningsobjektet förses med lämpliga it-komponenter och är normalt en itchef eller motsvarande. att tillgodose verksamhetens behov av lämpliga it-komponenter att it-komponenterna följer gällande lagar och förordningar (t.ex. PUL och it-strategier) för objektet erforderlig attesträtt mandat att fatta anskaffningsbeslut och teckna avtal inom ramen för förvaltningsplanen vetorätt vid beslut om införande av nya it-komponenter att fatta beslut inom förvaltningsplanens budget granska förvaltningsplanen och återkoppla på objektstyrgruppen bemanna rollen FL-IT och resurssäkra it-specialister på operativ nivå säkerställa att relevanta styrdokument kommer till FL-IT:s kännedom delta vid programstyrgruppsmöten och/eller styrgruppsmöten mandat att fatta anskaffningsbeslut och teckna avtal inom ramen för förvaltningsplanen samt att följa upp dessa lyfta behov av budgetförändringar utöver ram till objektstyrgruppen för vidare beslut av GD-gruppen attestera samtliga kostnader som rör förvaltningsobjektets it-komponenter Sida 6

Förvaltningsledare Verksamhet (FL-V) Förvaltningsledare Verksamhet (FL-V) leder förvaltningen på daglig basis utifrån fastställd förvaltningsplan och finns normalt i en specialistroll på verksamhetssidan. att verkställa förvaltningsplanens mål inom givna ramar på ett kostnadseffektivt sätt att förvaltningsprodukterna är användbara för objektverksamheten att verksamhetskomponenterna är aktuella och relevanta att godkänna leveranser från IT-parter att avropa mot ingångna avtal efter godkännande i CAB (Change Advisory Board) att initiera uppdrag utifrån gällande förvaltningsplan identifiera behov av objektspecialister på operativ utarbeta förvaltningsplan tillsammans med FL-IT upprätta löpande förvaltningsdokumentation och rapporteringsrutiner kontinuerligt statusrapportera till OÄ-V avvikelserapportera till objektstyrgruppen prioritera och besluta inom ramen för förvaltningsplanen granska och kontera förvaltningens verksamhetskostnader följa upp utfallet av förvaltningens verksamhetskostnader och rapporterautfallet till OÄ-V föredra ärenden som rör förändringar i förvaltningsplanen för OÄ-V och för programstyrgruppen/styrgruppen koordinera och administrera aktiviteter inom objektet samt vid behov starta nya leda förvaltningsledningsmöten säkerställa krav på berörda projekt ur ett verksamhetsperspektiv omvärldsbevaka ur ett verksamhetsperspektiv samordna uppdrag och aktiviteter med andra objekt och projekt inom samma program Sida 7

Förvaltningsledare It (FL-IT) Förvaltningsledare It (FL-IT) leder den tekniska förvaltningen på daglig basis utifrån fastställd förvaltningsplan och finns normalt i en specialistroll inom it-funktionen. att verkställa förvaltningsplanens it-relaterade mål på ett kostnadseffektivt sätt att it-komponenterna är tillgängliga för verksamheten enligt överenskommen nivå att externa leverantörer styrs med hjälp av kontrakt att tekniska samband fungerar tillfredsställande att avropa mot ingångna avtal efter godkännande i CAB (Change Advisory Board) att initiera uppdrag utifrån gällande förvaltningsplan identifiera behov av it-specialister på operativ nivå utarbeta förvaltningsplan tillsammans med FL-V kontinuerligt statusrapportera till OÄ-IT avvikelserapportera till programstyrgruppen/styrgruppen prioritera och besluta rörande it-komponenter inom ramen för förvaltningsplanen samordna interna och externa leverantörer granska och kontera it-kostnader följa upp utfallet av förvaltningens it-kostnader och rapportera utfallet till OÄ-IT föredra ärenden som rör förändringar i förvaltningsplanen för OÄ-IT och för programstyrgruppen/styrgruppen koordinera och administrera aktiviteter inom objektet samt vid behov starta nya delta vid förvaltningsledningsmöten säkerställa krav på berörda projekt ur ett förvaltningsperspektiv omvärldsbevaka ur ett tekniskt perspektiv samordna uppdrag och aktiviteter med andra objekt och projekt inom samma program Sida 8

Lokal Samordnare (LS) Den lokala samordnaren koordinerar lokala förvaltningsaktiviteter och är den lokala verksamhetens kontaktperson mot den centrala förvaltningsledningen. Att säkerställa att den lokala objektverksamheten får tillgång till Prisma på ett optimalt sätt Att den lokala objektverksamhetens önskemål om prioriteringar lyfts fram till förvaltningsledningen Att verka för helhetsnyttan med Prisma Att representera den lokala verksamheten på förvaltningsledningsmöten Att initiera support- och utvecklingsärenden i Jira Att delta i acceptanstester och regressionstester Att sköta kommunikationen rörande förvaltningsobjektet lokalt Att säkerställa utbildningsinsatser lokalt Att agera första linjens support för interna användare Sida 9

Testledare Testledaren ansvarar för metodik samt leder acceptanstestarbetet och finns normalt i en specialistroll på verksamhetssidan. Att adekvata acceptanstester genomförs inför driftsättningar Att myndighetens testmetodik inklusive mallar är dokumenterad samt förankrad i berörda delar av myndigheten Att leda resurssäkrade testare Ta fram testplan för berörd driftsättning Resurssäkra testplanen tillsammans med resursägare Leda acceptanstestarbetet Rapportera status och utfall av acceptanstesterna till berörda uppdragsgivare Underhålla metodik och mallar Utbilda inom myndighetens testmetodik Supportkoordinator Supportkoordinatorn ansvarar för supportfunktionen och leder dess operativa arbete. Att säkerställa att supportärenden hanteras enligt beslutad process och beslutade servicenivåer Tillgång till resurssäkrade supportresurser Att delta i utvecklingen av supportprocessen Leda och följa upp supportresurserna Att rapportera status till berörda förvaltningsledare Att utbilda supportresurser Resurssäkra supportfunktionen tillsammans med resursägare Sida 10

Kravanalytiker Kravanalytikern säkerställer att verksamhetens krav är specificerade och är en specialistroll som kan vara placerad i olika delar av verksamheten. Att adekvata kravspecifikationer tas fram vid utvecklingsarbeten som fångar verksamhetens krav och tar hänsyn till juridiska krav Att myndighetens metodik och mallar för kravfångst är dokumenterad samt förankrad i berörda delar av myndigheten Kalla utsedda referenspersoner till intervjuer Samla in och dokumentera verksamhets- och juridiska krav utifrån intervjuer med referenspersoner Rapportera status och resultatet av kravinsamlingen Underhålla metodik och mallar för kravfångst Utbilda inom myndighetens kravinsamlingsmetodik Objektspecialist Objektspecialisten bidrar till kravfångst och testning inom sitt delområde och ska huvudsakligen arbeta i verksamheten inom berörd avdelning. Att objektverksamhetens behov inom objektspecialistens delområde är dokumenterat enligt beskrivna rutiner Att buggrättningar, optimeringar och utvecklingsarbeten inom objektspecialistens delområde acceptanstestas Att skapa buggrättnings- och optimeringsärenden inom objektspecialistens delområde Att efter acceptanstest godkänna eller avslå buggrättnings- och optimeringsärenden inom objektspecialistens delområde Att kartlägga objektverksamhetens behov inom objektspecialistens delområde genom avstämning med relevanta personer inom objektverksamheten Att dokumentera buggrättnings- och optimeringsärenden som rör objektspecialistens delområde i Jira Att delta i acceptanstester och återkoppla testresultatet i Jira Sida 11

Kommunikatör Kommunikatören fyller en viktig funktion genom att säkerställa en välfungerande kommunikation för Prisma avseende såväl interna och externa målgrupper. Att det finns en uppdaterad kommunikationsplan som stödjer förvaltningsplanen Att aktiviteter genomförs enligt kommunikationsplanen Att delta i förvaltningsledningsmötena Att tillsammans med förvaltningsledningen ta fram och underhålla kommunikationsplanen Att konkretisera, genomföra och följa upp aktiviteterna i kommunikationsplanen Att rapportera status och lyfta vägvalsfrågor till förvaltningsledningen Att vid behov stödja objektstyrgrupp och GD-gruppen i kommunikationsfrågor Projektets överlämning till förvaltningen Projektet avslutas i följande moment: 1. OÄ-V(nuvarande systemägare) får i uppdrag att säkerställa rollerna/funktionerna FL-V, kravanalytiker, testledare, servicedesk och objektspecialister. OÄ-IT(nuvarande it-strateg) får i uppdrag att säkerställa rollerna FL-IT och it-specialister. FC för Forte respektive Formas får i uppdrag att säkerställa LS på respektive myndighet. 2. Projektledaren tar fram en slutrapport där bl.a. genomförda leveranser samt restnoteringar redovisas. 3. Styrgruppen godkänner rapporten och en överlämning sker till linjen representerad av de två förvaltningsledarna. 4. FL-V och FL-IT får i uppdrag att uppdatera förvaltningsplanen utifrån den nya PM3-baserade mallen Planerat datum för överlämning är 2016-06-21. Sida 12