Formpipe kundträff 2015 Platina som ECM plattform för digital samverkan inom forskningsfinansiering

Transkript

1 Formpipe kundträff 2015 Platina som ECM plattform för digital samverkan inom forskningsfinansiering Torulf Lind IT strateg Vetenskapsrådet Peter Borg Systemförvaltare Vetenskapsrådet

2 Vetenskapsrådet en del av forskningssystemet Finansierar forskning för ca 5,6 miljarder per år av högsta vetenskapliga kvalitet inom bl.a. ämnesområdena medicin och hälsa, natur- och teknikvetenskap, humaniora och samhällsvetenskap Har ett övergripande ansvar för nationell forskningsinfrastruktur Genomför analyser och ger råd till regeringen Verkar för internationellt forskningssamarbete Samordnar och utvecklar kommunikation om forskningens betydelse, resultat och villkor Har ca 180 anställda

3

4 Ett klassiskt behov av förändring Föråldrade system för ansökningshantering Vraps (Vetenskapsrådet) Fraps (Formas) Klara (Forte) baserade på utgångna teknologier VB6 mm med flera pappersbaserade processteg och ineffektiv manuell hantering.

5 Kravbilden Ett gemensamt, framtidssäkrat ansökningssystem för Vetenskapsrådet, Forte och Formas Stöd för samtliga myndigheters kärnprocess (ansökningshantering) Förenkla för forskarna Automatisering och helt digitaliserat Standardprodukter där detta är möjligt Flexibelt, konfigurerbart, påbyggbart Skalbart flera myndigheter ska enkelt kunna ansluta sig till samverkan

6 Utmaning 1 Komplex kärnprocess Designa formulär Översikt Forskningsfinansiering: Uppdrag från regeringen Kontrakt Diarieföring Medelsförvaltare Publikationshantering Organisationskonto Ändrade villkor Utlysning Ansökan Granskning Beslut Utbetalning Återrapportering Agresso Avtalsmodul

7 Harmonisering av begrepp och processer VR Utlysning Granskning Beredningsgrupp Förvaltande organisation Forte Utlysning Skissansökan Granskning Prioriteringskommitté Beslutsadmin. Medelsförvaltare Formas Utlysning Granskning Beredningsgrupp Förvaltande organisation gemensam process och definition enskild funktion fick bli gemensam avvikande processer fick harmoniseras ena benämningar av samma begrepp

8 Utmaning 2 Samverkan Myndigheterna saknade tidigare erfarenhet av digital samverkan Oerfarna beställare Initialt saknades etablerad projektmodell Prioriteringsutmaningen Entusiasmen saknades dock inte

9 Några principer för samverkan Ett system lokala konfigurationer Ett gemensamt beslutsforum med samtliga objektägare Majoritetsbeslut med centrala objektägaren som utslagsgivande Kostnadsfördelning baseras på antal ärenden per år Tillkommande organisationer kan efter godkännande erhålla Prisma som tjänst 6 månaders uppsägning

10 Planerad förvaltningsorganisation GD GD GD GD gruppen Lokala Objektägare Central Objektägare Objektägare IT Styrgrupp Lokala Förvaltningsledare Central Förvaltningsledare Förvaltningsledare IT Förvaltningsledningsmöte Objektspecialister 1:a linjens support 2:a linjens support Systemutvecklare

11 Utmaning 3 Förändring av arbetssätt Utökad automatisering av handläggning Integration mot Agresso Nya roller såsom organisationskontoansvarig och prefekt i systemet Strukturerad inmatning av bl.a. forskares publikationslistor

12 Förankring av det nya arbetssättet Informationsmöten Externt (SUHF, grants offices m.fl.) Internt (personalmöten, användargrupper ) Utbildning blended learning E learning Klassrumsutbildning Särskilda arbetsgrupper Forskar CV Organisationskonto Granskning Återrapportering Införa objektspecialister Kompromisser Stort informationsbehov vid lärosätena, uppskattat Dyrt att införa, svårt med timing, dyrt att uppdatera Vissa arbetsgrupper är nödvändiga, andra blir ineffektiva, bättre med objektsspecialister där detta går Med mandat att ta beslut, fortfarande under införande Delar av CV:t tilläts lämnas in i pdf för att blidka vissa forskargrupper

13 Lösningsarkitektur Prisma Portal Ansökningsportal Portal VR Platina Platina ECM Forte Platina Platina Integrationsmodul Formas Platina Platina En gemensam portal Separata Platinainstanser för respektive myndighet Integration mot respektive myndighets ekonomisystem Skalbart! Agresso Agresso Agresso

14 Prisma Portalen Startsida

15 Prisma Portalen Forskarens överblick

16 Prisma Portalen Granskning

17 Projektförlopp Fler finansiärer visar intresse Formas ansluter till projektet Avtal skrivs med Sigma VR och Forte initierar samverkan Vi behöver ett nytt IT system, kravspecifikation påbörjas Förväntningar Ytterligare förseningar, leveransorganisationen görs om Förseningar, uppdragsledaren byts ut Utvecklingsgrupper inte synkade Prel. Karolinska Institutet, Naturvårdsverket, Etikprövningsnämnderna Prel. Registerbaserad forskning Intrimning av systemet börjar ge effekt, beröm från vissa användargrupper Prestandastörningar i stora utlysningen, missnöjda användare, styrgrupp byts ut Lansering, mindre utlysningar, omfattande barnsjukdomar

18 Nästa steg Optimering av systemet Förenkla ytterligare för forskarna Integration med andra forskningsinformationssystem Förbättrad SwePub integration SweCRIS Utökning av samverkan Karolinska Institutet Naturvårdsverket Regionala Etikprövningsnämnderna Ansökningsportal registerforskning Nationell samordning av kliniska studier

19 Formpipe kundträff 2015 Tack för oss! Torulf Lind IT strateg Vetenskapsrådet Peter Borg Systemförvaltare Vetenskapsrådet