DOKUMENTHANTERINGSPLAN KOMMUN MYNDIGHET FÖRSTA GILTIGHETSDATUM VERKSAMHET Torsby kommun Kommunstyrelsen 2002-08-23 Personal- och löneavdelningen Serie, handlingar Format Arkivläggning/ = Gallras när informationen är inaktuell och saknar betydelse för förvaltningen. Gråmarkerade fält rör digitalt lagrad information. Den sparade datafilen kan därefter raderas/gallras vid. Digital information som ska bevaras måste tas ut på papper. Serie, handlingar Format Arkivläggning/ Annons om ledig tjänst Kallelse till intervju Ansökningshandlingar från person som fått tjänst: ansökan - kopia Papper 1. Rekryteringsförfarandet Årsvis efter nämnd Tjänstemans Datafil Dataserver Server Papper Pärm eller Personalchef mapp Datafil Dataserver Server Papper Personaldossié Tjänstemans Datafil Dataserver Server Kommunens förvaltningar ska skicka in en kopia till personal- och lönekontoret märkt arkiv Ska bevaras i personaldossiéer på personalavdelningen. Betyg från lärare och brandmän behålles av förvaltningen tills arbetstagaren avgått. Därefter skickas de till personalavdelningen Original i förvaltningens diarium
meritsammanställning Papper Personaldossié Tjänstemans Original i förvaltningens diarium - kopia Datafil Dataserver Server betygsavskrifter Papper Personaldossié Tjänstemans - kopior Anställningsbeslut/bevis Blanketterna kan ersättas av en mall i ett datasystem lönekontorets ex röd eller vit Gallras efter stansning. papperskopia. personaldossiéns ex blå eller vit Papper Personaldossié Tjänstemans papperskopia. Test från rekryteringsföretag svarsformulär Papper Pärm eller mapp Personalchef Papper Personaldossié Personalchef Från rekryteringsföretag. Innehåller sekretessbelagda handlingar. Från rekryteringsföretag. resultat för den som fått tjänst med summering resultat för den som inte fått tjänst Papper Pärm Personalchef Registerutdrag/kontroll ur belastningsregistret 2. Övriga handlingar rörande anställningen Papper Personaldossié Tjänstemans Gäller sökande till förskoleverksamhet, skola och skolbarnomsorg. Friskintyg Papper Personaldossié Tjänstemans Postöppningsfullmakt, vanlig post och E- post original Försäkran om tystnadsplikt pga. sekretess Papper Pärm eller Tjänstemans ur juridisk synpunkt. 2
Försäkran om att arbetstagaren tagit del av kommunens Internet- och E-postregler Papper Personaldossié Tjänstemans Avtal som rör anställningen Papper Personaldossié Tjänstemans Personaldossié Tystnadsplikten följer den anställde/förtroendevalda även efter anställningens/uppdragets slut och gäller oavsett om denne skrivit under någon tystnadspliktsförsäkring. En skriftlig tystnadspliktsförsäkring pga. sekretess kan emellertid få viss betydelse vid eventuell domstolsförhandling. 3. Tjänstgöringsrapportering och lönegrundande underlag T ex. bilavtal Tjänstgöringsrapport, avseende tid före år 1999, för timanställd original (vit) Papper Pärm, kartong Personalavdelningens Tjänstgöringsrapport,, avseende tid efter år 1998, för timanställd 5 år original (vit) Papper Pärm Personalavdelningens Tjänstgöringsrapport/anställningsbeslut springvikarie original (vit) Papper Pärm Personalavdelningens. 3
Tjänstgöringsrapport brandmän, deltid Papper Pärm Personalavdelningens Tidrapport/tjänstgöringsrapport för årsarbetstid Månadsrapport särskilda ersättningar och avdrag Papper Pärm Personalavdelningens 3 år 3 år Datafil Dataserver Server Papper Pärm Personalavdelningens 3 år 3 år Tilläggsrapportering månadslön Papper Pärm Personalavdelningens T.ex. omsorgsnämnden och fritidsnämnden Månadsrapport GS personal Original sitter i verifikationerna för interndebitering (A-pris) på ekonomikontoret tillsammans med avstämningslistor. De gallras efter 10 år. kopia Papper Pärm Personalavdelningens Tjänstgöringsrapport - korttidsvistelse i familjehem omsorgsnämnden Beslut om ersättning för extra beredskap som ej är schemalagd Tillägg vid förskjuten arbetstid och schemabyte, meddelande lämnat. Papper Pärm Personalavdelningens Papper Pärm Personalavdelningens Papper Pärm Personalavdelningens Beslut om ersättning för beredskap Papper Pärm Personalavdelningens 3 år 3 år 3 år Från förvaltningarna med underskrift av arbetsledare/chef 3 år 3 år Baseras på LOK lokalt förhandlingsavtal. Se även 4
Arvodesbeslut Papper Pärm Personalavdelningens Ledighetsansökan Papper Pärm Personalavdelningens Sjukdom/läkarbesök/arbetsskada Papper Pärm Personalavdelningens Medicinskt underlag/läkarintyg för bedömning av arbetsförmåga/rätt till sjukpenning Papper Pärm Personalavdelningens Reseräkningar samt körjournal - egen bil Papper Pärm Personalavdelningens Överenskommelse om intresseavdrag Papper I diarium Hos registratorn 10 år Datafil Dataserver Server Kontrollista stoppad lön Löneavdrag: förhandlingsprotokoll. 3 år Från överförmyndaren för t.ex. God manskap och liknande. Uppgifter om utbetalt arvode finns i lönelistorna som bevaras. 3 år Beslut om tjänstledighet som är längre än 6 månader tas av närmaste chef eller av nämnd/styrelse. Tjänstledighetens omfattning syns på lönelistan som bevaras. 3 år Sekretessbelagd 3 år Sekretessbelagd. Stryk över/dölj diagnos med penna om den står med. 3 år Reseräkningar över skattepliktigt belopp går igenom lönekontoret för anställda. Reseräkningen specificeras på lönelistan. För reseräkningar under skattepliktigt belopp går reseräkningen genom kommunstyrelsens ekonomiavdelning där de ingår i verifikationerna som gallras efter 10 år. För fackavgift, försäkringar och utmätningar. 2 år Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem. Sitter tillsammans med lönelistorna. 5
- Listor på kostavdrag för pedagogiska måltider (BUN), matavdrag (ON) och måltidsrapporter (BUN) Papper Datafil Pärm Dataserver Tjänstemans Server 3 år - Avtal om hem-pc med tillägg - kopia - Listor på bruttolöneavdrag för friskvård Underrättelser om beslut, ändring, upphävande angående utmätning av lön och införsel för underhållsbidrag Beslut om vuxenstudiestöd och särskilt utbildningsbidrag 3 år Datafil Dataserver Server Papper Pärm Personalavdelningens Semesterönskemål Sammanställning av uttagen semester Deltagarlista/bevis på deltagande på Papper Pärm Personalavdelningens kurs/konferens/utbildning Begäran om ersättning för tid för löneförhandling Underrättelse till arbetsgivare, beslut om högre sjuklön särskilt högriskskydd Ansökan om försäkringsersättning för sjuklönekostnader särkilt högriskskydd Papper Pärm Personalavdelningens Från förvaltningarna. Listor används som underlag för avdrag på lön. 3 år Original på IT-avdelningen. Används som underlag vid registrering för stående löneavdrag f.o.m. - t.o.m. datum. 3 år Från CSN Original finns på Fritidsförvaltningen Från Kronofogdemyndigheten. Personal och lönekontorets egen blankett Jfr semesterlista per arbetsställe 3 år Används som underlag för ersättningar. 3 år Från fackförbund Från Försäkringskassan. Original till Försäkringskassan 6
kopia 4. Rapportering förtroendevalda/uppdragstagare Tjänstgöringsrapport, förtroendevalda Papper Pärm Personalavdelningens Intyg om förlorad arbetsinkomst, förtroendevalda Papper Pärm Personalavdelningens Deltagande i sammanträde och ev. förmöte Papper Pärm Personalavdelningens Justeringsblankett Papper Pärm Personalavdelningens Deltagande/resor, övriga förtroendeuppdrag Valnämnden. Deltagande/resor, övriga förtroendeuppdrag Personuppgift maskinell, nyanmälningar, ändringar och avslutningar Papper Pärm Personalavdelningens Papper Pärm Personalavdelningens 3 år Från samtliga nämnder 3 år Från samtliga nämnder 3 år 3 år 3 år 3 år Används vid val. Beslut om utsedda ledamöter finns i Kommunfullmäktiges protokoll. Uppgift om arvodets storlek finns i lönelistorna. 5. Rekvisitioner av olika bidrag t.ex. lönebidrag Meddelande beslutsunderlag/beslut samt ev. förlängning för: Bekräftelsen/beslutet upprättas på arbetsförmedlingen som sedan skickar det till Arbetsmarknadsverket. Verket 7
betalar ut bidrag till kommunen. Lönebidrag Papper Personaldossié Tjänstemans Anställningsbeslut upprättas och lön betalas ut genom kommunens lönekontor. Anställningsstöd allmänt, inklusive investering Papper Personaldossié Tjänstemans Anställningsbeslut upprättas och lön betalas ut genom kommunens lönekontor. Anställningsstöd särskilt Papper Personaldossié Tjänstemans Anställningsbeslut upprättas och lön betalas ut genom kommunens lönekontor. Anställningsstöd förstärkt Papper Personaldossié Tjänstemans Anställningsbeslut upprättas och lön betalas ut genom kommunens lönekontor. OSA offentligt skyddat arbete Papper Personaldossié Tjänstemans Anställningsbeslut upprättas och lön betalas ut genom kommunens lönekontor. Meddelande om anvisning till KUP deltagande i kommunala program för ungdomar upp till 20 år Papper Personaldossié Tjänstemans Anställningsbeslut upprättas och lönekontoret betalar ut skattepliktig ersättning Förteckningar över lönebidragsanställda Datafil Dataserver Server Rekvisition av bidrag till arbetsgivaren/huvudman Från Arbetsmarknadsverket med uppgift om närvaro kopia 10 år Original skickas till Arbetsmarknadsverket Ansökan om omprövning av bidrag Original skickas till Arbetsmarknadsverket kopia Meddelande om sökta eller inväntade bidrag/anslag Original i verifikationerna på ekonomikontoret där det gallras efter 8
Avisering om utbetalt belopp - kopia Bokföringsorder kopia 6. Ersättning till feriearbetande skolungdom högstadieelever från årskurs 8 och 9 10 år. 2 år Från Arbetsmarknadsverket. Original i verifikationerna på ekonomikontoret 2 år Original i verifikationerna på ekonomikontoret Förteckningar över feriearbetarnas (arbetsställe) Handläggs av tjänsteman på skolkansliet Datafil Dataserver Server Personuppgift Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem nyanmälningar och ändringar Papper Pärm eller personaldossié Tjänstemans avslutningar Papper Personaldossié Tjänstemans Timrapport feriearbeten 3 år Uppgift om utbetald lön finns i de ordinarie lönelistorna som bevaras. Beslut om ersättningsbelopp finns i kommunstyrelsens protokoll. Då timrapporter och befrielse från skatteavdrag sitter tillsammans är det motiverat att spara allt i 7 år för att undvika plockgallring. Beslut preliminär skatt 3 år Befrielse från skatteavdrag sve 4301 för skolungdom och studerande med inkomst under 11200:- 7 år Behålls av arbetsgivaren, Torsby kommun. Gäller 1 år i taget. Sitter tillsammans med tjänstgöringsrapporter. Uppgift om jämkning syns i lönelistorna som 9
bevaras. 7. Sjukdom arbetsskada försäkringar Rehabiliteringsutredningar Sekretessbelagd. Skall ligga i förslutet kuvert i personaldossié Behandlingskontrakt Papper Personaldossié Tjänstemans Beslut om rehabiliteringsersättning Papper Personaldossié Tjänstemans Från Försäkringskassan. Rapport och resultat från behandling Papper Personaldossié Tjänstemans Rehabiliteringsplan Papper Personaldossié Tjänstemans Datafil Dataserver Server Rehabiliteringsutredning Papper Personaldossié Tjänstemans Särskilt läkarutlåtande bedömning av arbetsförmåga och rehabiliteringsåtgärder Papper Personaldossié Tjänstemans Utlåtande/rapport om test och arbetsprövning Papper Personaldossié Tjänstemans Datafil Dataserver Server Personal- och löneavdelningens utredningar som rör personal såsom anpassnings/omsärenden och liknande Utredning om Papper Mapp Personalchef anpassnings/om Datafil Dataserver Server I utredningar som rör personal kan tillgängligheten vara begränsad på grund av sekretess. 10
Utlåtande i Papper Mapp Personalchef anpassnings/omsärende Datafil Dataserver Server Beslut om anpassnings/om Papper Mapp Personalchef Datafil Dataserver Server Arbetsskada Sekretessbelagd. Skall ligga i förslutet kuvert i personaldossié Anmälan av arbetsskada Papper Personaldossié Tjänstemans Rapport om tillbud Papper Personaldossié Tjänstemans Utredning om arbetsskada Papper Personaldossié Tjänstemans Läkarutlåtande/medicinska underlag Papper Personaldossié Tjänstemans om arbetsskada Beslut om arbetsskadeersättning Papper Personaldossié Tjänstemans Sammanställning över anmälda Papper Personaldossié Tjänstemans arbetsskador och tillbud AFA-anmälningar Datafil Dataserver Server Företagshälsovårdsavtal Papper Diarieförs Hos registratorn Medlemslista för Företagshälsovården Förfrågan om den anställdes inkomst och tjänstgöringstid kopia Flyttas över från pärm till dossié efter handläggning. Från AFA Skrivs en gång på år. I enlighet med Arbetsmiljöförordningen (1977:1166) Från Försäkringskassan 11
Datafil Dataserver Server Personintyg TGL-KL/Försäkran avliden arbetstagare Sekretessbelagd. Skall ligga i förslutet kuvert i personaldossié - kopia Papper Personaldossié Tjänstemans Original till KPA, livförsäkringar AB Tjänstgöringsbesked Sekretessbelagd. Skall ligga i förslutet kuvert i personaldossié kopia Papper Personaldossié Tjänstemans Original till KPA, livförsäkringar AB Datafil Dataserver Server Dödsfallsintyg och släktutredning Papper Personaldossié Tjänstemans Från Skattemyndigheten, för vidarebefordran till KPA. Sekretessbelagd. Skall ligga i förslutet Arbetsgivarintyg anmälan om avliden arbetstagare. Papper Personaldossié Tjänstemans Försäkran avliden arbetstagare - kopia Papper Personaldossié Tjänstemans Bouppteckningsintyg Papper Personaldossié Tjänstemans Anmälan till Avtalsgruppsjukförsäkring för anställda hos kommuner och landsting- AGS-KL kuvert i personaldossié Original till KPA. Sekretessbelagd. Skall ligga i förslutet kuvert i personaldossié. Original till KPA. Sekretessbelagd. Skall ligga i förslutet kuvert i personaldossié. Original till KPA. Sekretessbelagd. Skall ligga i förslutet kuvert i personaldossié. Original till AFA. Vid långtidssjukdom. Gäller från sjukdag 91-360. Sekretessbelagd. Skall ligga i förslutet kuvert i personaldossié. kopia Papper Personaldossié Tjänstemans Medicinskt underlag/läkarintyg som följer Sekretessbelagd. Skall ligga i förslutet 12
AGS-KL kopia Papper Personaldossié Tjänstemans Anmälan till Trygghetsförsäkring vid arbetsskada för anställda hos kommuner och landsting/regioner- TFA-KL kopia Papper Personaldossié Tjänstemans Beslut om sjukbidrag Papper Personaldossié Tjänstemans Beräkning och beslut av/om livränta Papper Personaldossié Tjänstemans Månatlig sjukavisering till Riksförsäkringsverket Inkomstuppgift och årsarbetstid arbetsgivare kopia Arbetsgivaruppgift underlag kontrollista för årslönesummor. Information preliminära uppgifter Slutlig uppgift avtalsförsäkringar/tjänstegruppliv med därtill hörande handlingar Ändring av slutliga uppgifter 8. Övriga handlingar under anställningen kuvert i personaldossié. Original till AFA. Vid arbetsskada. Sekretessbelagd. Skall ligga i förslutet kuvert i personaldossié. Från Försäkringskassan Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem. (Skickas till Riksförsäkringsverket) Förfrågan från Försäkringskassan Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem. 10 år Från Fora, KPA Till Fora, KPA Från Fora, KPA Flextidrapporter 2 år 13
Tjänstgöringsintyg utskrivet av Torsby kommun, kopia Tjänstgöringsbetyg - kopia Arbetsgivarintyg till A-kassa Underlag för arbetsgivarintyg Papper Personaldossié Tjänstemans Datafil Dataserver Server Papper Personaldossié Tjänstemans Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server Disciplinpåföljd: disciplinåtgärd enligt nämnd- eller delegationsbeslut original Papper I diarium Hos registratorn Datafil Dataserver Server kopia Papper Personaldossié Tjänstemans dokumentation om olovlig frånvaro Papper Personaldossié Personalchef fråga om disciplinpåföljd Papper Personaldossié Personalchef skriftlig varning Papper I diarium Hos registratorn Datafil Dataserver Server underlag för disciplinär åtgärd Papper Personaldossié Personalchef underrättelse om disciplinpåföljd Papper Personaldossié Personalchef Datafil Dataserver Server Det senaste tjänstgöringsintyget ska bevaras. Original till den anställde. Skrivs av arbetsledare Månad 12 (sammandrag) sparas i en pärm så länge tjänsteman har behov av den. Därefter gallras den. 14
yttrande om disciplinär åtgärd Papper I diarium Hos registratorn Datafil Dataserver Server Handlingar som rör mål i Arbetsdomstolen Kallelse till Papper Pärm Personalchef Huvudförhandling, Papper Pärm Personalchef Stämning Papper Pärm Personalchef Korrespondens Papper Pärm Personalchef Datafil Dataserver Server Förhandlingsprotokoll Papper Pärm Personalchef Dom Papper I diarium Hos registratorn Önskemål om höjd sysselsättningsgrad Anmälan till arbetsgivaren angående fackligt uppdrag Papper Pärm Personalchef Anmälan avseende nedsättning i tjänst för fackligt arbete Papper Personaldossié Tjänstemans Fullmakt att ta del av personuppgifter Papper Personaldossié Tjänstemans Tjänstgörings/arbetsschema kopia Besked om att tidsbegränsad anställning Datafil Dataserver Server 9. Anställnings upphörande Gallras, när ny inkommit Arbetsgivaren och facket delar på kostnaden för fackligt uppdrag. Används som underlag för kontroll vid ansökan om ledighet för fackligt uppdrag. Från fackförbund. Från arbetstagare Original finns ute på förvaltningarna 15
upphör original Papper Till den anställde Datafil Dataserver Server kopia Papper Personaldossié Tjänstemans Turordningslistor för uppsägning Ska bifogas till förhandlingsprotokollet Datafil Dataserver Server Turordningslistor för återanställning/laslistor Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem. Datafil Dataserver Server Varsel om driftinskränkningar original Papper Till den anställde Datafil Dataserver Server kopia Papper I diarium Hos registratorn kopia Papper Personaldossié Tjänstemans Anmälan om företrädesrätt till ny Gallras efter registrering. anställning Uppsägning från arbetstagaren original Papper I diarium Hos registratorn Diarieförs på respektive förvaltning. kopia Papper Personaldossié Tjänstemans Uppsägning från arbetsgivaren original Papper Till den anställde Datafil Dataserver Server 16
kopia Papper I diarium Hos registratorn Diarieförs på respektive förvaltning. kopia Papper Personaldossié Tjänstemans Skall ligga i förslutet kuvert i personaldossié Avsked original Papper Till den anställde Datafil Dataserver Server kopia Papper I diarium Hos registratorn Diarieförs på respektive förvaltning. kopia Papper I personaldossié (Tjänstemans eller Personalchef) Skall ligga i förslutet kuvert i personaldossié Personaldossiéer på anställningar som är Papper Personaldossié Tjänstemans Gallras när den anställde fyllt 70 år. kortare än 3 månader Förteckningar över personal som ska avtackas Datafil Dataserver Server 10. Pension samt efterlevandepension Beslut om förtidspension Från Försäkringskassan via den anställde kopia Papper Personaldossié Tjänstemans Pensionsavgångar avgångsskyldighet vid 67 år Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem Meddelande om pension med uppgift om Från pensionsverk uppnådd nedre gräns för pension Meddelande om uppnådd gräns för pensionsålder med begäran om skriftligt besked om den anställde vill gå i pension Papper Personaldossié Tjänstemans Till den anställde från Torsby kommun. Kolla med Inga-Carin. Önskemål om att få gå i pension Papper Diarieförs Hos registratorn Från den anställde som uppnått 17
kopia Papper Personaldossié Tjänstemans Underlag för uträkning av pension Anmälan om ålderspension Papper Personaldossié Tjänstemans Sammanställningar över anställdas Papper Personaldossié Tjänstemans pensionsgrundande lön och arbetad tid/tjänstgöring Datafil Dataserver Server Svar på förfrågningar från Papper Personaldossié Tjänstemans pensionsanstalt - kopia pensionsålder Från KPA, med löneuppgifter. Sitter hophäftad med kopia på svar på förfrågningar från pensionsanstalt. Se nedan Sitter hophäftad med sammanställning över anställdas pensionsgrundande lön och arbetad tid/tjänstgöring. Se ovan. Svar och rapportering sker online eller på papper. Svaren gallras efter 10 år på pensionsanstalt. Från pensionsverk Preliminär beräkning av ålderspension Förhandsberäkning/simulering Ur datasystem. Pensionsbrev med bilagor Papper Personaldossié Tjänstemans Upprättas i två ex. varav ett skickas till pensionstagaren Beslut/anmälan om kommunal Papper I diarium Tjänstemans Med underskrift av personalchef. personalpension från Torsby kommun Jmf med Delegation anmälan av Datafil Dataserver Server delegeringsbeslut i personalärende. original Papper Till pensionstagaren kopia Papper Personaldossié Tjänstemans kopia Förvaltningens ex. Godkännande av pension Papper Personaldossié Tjänstemans Godkännande sker online eller på 18
papper till KPA Fakturor på premier och avgifter T.ex. KPA och pensionsvalet original Papper I ekonomikontorets verifikationer där de bevaras i 10 år kopia Arbetstagare som förlorat lägre pensionsålder Maskinella ändringar av pensionsålder och kod Signallista från bearbetning av maskinell rapportering Svarsblankett för avgiftsbefrielseförsäkring Meddelande om pensionstagare som avlidit Papper Personaldossié Tjänstemans Arbetsgivarintyg anmälan om avliden Papper Personaldossié Tjänstemans arbetstagare - kopia Dödsfallsintyg och släktutredning Papper Personaldossié Tjänstemans Bouppteckningar Papper Personaldossié Tjänstemans Försäkran avliden arbetstagare - kopia Papper Personaldossié Tjänstemans Utbetalningsuppdrag- engångsersättning enligt AGF-KL avgångsförmåner för anställda hos kommuner och landsting/regioner Papper Personaldossié Tjänstemans Retroaktiv utbetalning enligt AD-dom Papper I diarium Tjänstemans 2 år Export ur KPAI-BAS. Från KPA. Används vid rättning av felaktiga uppgifter. Skickas till pensionsanstalt Från KPA Original till KPA Från Skattemyndigheten, för vidarebefordran till KPA. Sekretessbelagd. Skall ligga i förslutet kuvert i personaldossié Sekretessbelagd. Skall ligga i förslutet kuvert i personaldossié. Original till KPA. Sekretessbelagd. Skall ligga i förslutet kuvert i personaldossié. Förteckningar över utbetalningar från KPA. Thörlingdomen och liknande. 19
KPA-Förteckningar över pensioner Tömning av pensionsgrundande lön Från KPA en gång per år Från KPA. Sammanställning över anställdas årslöner som rapporteras till KPA. Det nya pensionsavtalet PFA trädde i kraft 1998. Från KPA Förteckning över pensionsbesked Kontoutdrag pensionsmedel från KPA Papper Redovisar in- och utbetalningar av pensionsmedel. Skickas till ekonomiavdelningen. Arbetstagare registrerade hos KPA Avstämningslistor Årlig redovisning av pensionskostnad med kontokurant Maskinell rapportering Papper Från KPA 1 gång per år. Skickas till ekonomiavdelningen. Används som underlag till bokslut. 11. Arbetsgivaravgift och löneskatt Slutlig sammanställning av taxeringsuppgifter Påförda skatteuppgifter från RSV Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem. OBS denna lista underlättar förvaltningens arbete vid sökning av information och har betydelse under flera år och ska bevars så länge personalen anser nödvändigt. 10 år Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem. Sitter tillsammans med slutlig sammanställning av taxeringsuppgifter. OBS jmf samma handlingar under Personalsystem 20
Preliminära skatteuppgifter från RSV för personer registrerade i KPAI Sammandrag av kontrolluppgifter 7 år Förekommer då man har gjort en rättelse. Skatteredovisning kvarskatt 7 år Skattemeddelande, befrielse från skatteavdrag, jämkningar 7 år Uppgift om jämkning syns i lönelistorna som bevaras. Beslut anstånd med betalning av skatt 7 år Från Skattemyndigheten. Beslut om preliminär skatt 7 år Från Skattemyndigheten. Beslut Särskild inkomstskatt för 7 år Från Skattemyndigheten. utomlands bosatta Deklarationsblankett Original till Skattemyndigheten kopia 7 år Omprövningsbeslut arbetsgivaravgift/avdragen skatt samt specifikation 7 år Skattsedlar kopia 12. Nämndadministrativa handlingar 7 år Skickas ut från Skattemyndigheten för personer med särskild beräkningsgrunder t.ex. jämkningar Kallelse till sammanträde med ärenden Datafil Dataserver Server 21
Närvarolistor vid sammanträden Papper Pärm Personalchef om protokollet inte innehåller förteckning över närvarande deltagare. För förtroendevalda finns en särskild blankett, se under förtroendevalda/uppdragstagare Sändlistor Datafil Dataserver Server Arbetsgruppers protokoll: t.ex. Projektgruppen för upphandling av företagshälsovård, Partsgemensam arbetsgrupp kring jämställdhet, Arbetsgruppen kring kriterier för individuell lönesättning, Ersättningar till förtroendevalda, Löneassistentträffar Central Arbetsmiljökommitté Papper Pärm Personalchef Med förteckning över närvarande deltagare Papper Pärm Personalchef Datafil Dataserver Server Ledningsgruppens Papper Pärm Personalchef minnesanteckningar/protokoll - original Datafil Dataserver Server Chefsgruppens Papper Pärm Personalchef minnesanteckningar/protokoll - original Datafil Dataserver Server Personalträffar minnesanteckningar Papper Pärm Personalchef Datafil Dataserver Server Protokoll och andra handlingar från de lokala arbetsmiljökommittéerna arkiveras på respektive förvaltning Originalprotokoll som skrivs av representant från personal- och löneavdelningen ska bevaras. Originalprotokoll som skrivs av representant från personal- och löneavdelningen ska bevaras. 22
Protokollskopior, utdrag ur protokoll Datafil Dataserver Server Papper I diarium Hos registratorn Som Löne- och personalavdelningen fått för kännedom Diarieförda handlingar Handlingarna ingår i Datafil Dataserver Server Kommunstyrelsens diarium och diarieförs av registratorn. Obs diarieförda handlingar i original (med röd text och ett diarienummer längst upp i högra hörnet) ska till kommunstyrelsens registrator för arkivläggning. Diarieplan Papper Pärm Hos registratorn Se kommunstyrelsens diarieplan Diarielistor - i diarienummerordning - i diarieplansordning Korrespondens som inte är diarieförd Interna meddelanden, intern information och intern korrespondens som tillkommit uteslutande för att underlätta förvaltningens arbete och som inte har ett egenvärde För förvaltningen oväsentliga förslag, förfrågningar, upplysningar, Papper Pärm Hos registratorn Datafil Dataserver Server Papper Pärm Hos registratorn Datafil Dataserver Server Papper Pärm Tjänstemans kronologiskt Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server Se kommunstyrelsens diarielistor Se kommunstyrelsens diarielistor Utgörs delvis av kommunens nya intranät 23
minnesanteckningar och meddelanden av tillfällig eller rutinmässig karaktär Hemställan till kommunstyrelsen om indragning/inrättande av kommunal tjänst Datafil Dataserver Server Papper I diarium Hos registratorn Datafil Dataserver Server Inkomna års- och verksamhetsberättelser Förteckningar över ledamöter i nämnden - kopia Revision kopia på granskningsrapporter kopia på revisionsrapporter Yrkesinspektionen rapport kopia Personal- och löneavdelningens rapporter, handlingsplaner, utredningar, policys och Papper I diarium Hos registratorn Beslutet tas av respektive nämnd enligt kommunfullmäktiges beslut i mars 2002. Fått för kännedom. Från t.ex. personalklubben, fackförbund och liknande Original finns i kommunstyrelsens arkiv. Original finns i Kommunstyrelsens diarium samt i revisionens arkiv. Original finns i Kommunstyrelsens diarium samt i revisionens arkiv. Original i kommunstyrelsens diarium T.ex. handlingsplan för arbetsmiljöåtgärder liknande Datafil Dataserver Server Underlag till rapporter, planer, utredningar, Underlaget kan gallras när den färdiga policys och liknande sammanställningen har gjorts. Datafil Dataserver Server Handlingar som rör omorganisation Diarieförs på respektive förvaltning som ett ärende Papper I diarium Hos registratorn 24
nulägesbeskrivning förslag till ny organisation Papper I diarium Hos registratorn Datafil Dataserver Server Papper I diarium Hos registratorn Datafil Dataserver Server konsekvensbeskrivning Papper I diarium Hos registratorn Datafil Dataserver Server fastställd organisationsbeskrivningar Papper I diarium Hos registratorn Datafil Dataserver Server tidsplan för omorganisation Papper I diarium Hos registratorn Datafil Dataserver Server Delegation anmälan av delegeringsbeslut Papper I diarium Hos registratorn i personalärenden Datafil Dataserver Server Delegationsordningar -kopia Enkäter svar på personal- och löneavdelningens egna enkäter sammanställning på personal- och löneavdelningens egna enkätundersökningar svar på externa enkäter kopia Papper Diarieförs eller i kronologisk ordning i pärm Papper I diarium I diarium Datafil Dataserver Server Tjänstemans Gäller t.ex. anställningar och ledigheter Original i Kommunstyrelsens diarium Svaren kan gallras om det finns en sammanställning Rör enkätförfrågningar som skickas till Torsby kommun. 25
Datafil Dataserver Server Personal- och löneavdelningens arrangemang inbjudan med program Datafil Dataserver Server Bruksanvisningar för kontorsmaskiner Papper Pärm eller häfte Tjänstemans Verksamhetsberättelse för personal- och löneavdelningen underlag Papper Pärm Personalchef Datafil Dataserver Server kopia Papper Pärm Personalchef 13. Projekt Öppet hus och liknande Kan gallras när maskinen ej längre är i bruk Original ingår i Torsby kommuns årsberättelse Projektbeskrivningar Papper I diarium Hos registratorn Datafil Dataserver Server Förteckning över deltagare i projektet Papper Pärm eller Tjänstemans mapp Datafil Dataserver Server Korrespondens av betydelse Papper Pärm eller Tjänstemans mapp T.ex. Jämställdhetsprojekt, Projektgruppen för upphandling av företagshälsovård, arbetsrotation Kan gallras om uppgiften finns med i projektbeskrivningen eller slutrapporten Kan gallras om uppgiften finns med i 26
Enkätsammanställning se under nämndadministrativa handlingar Personalbudget under projekt Slutrapport Datafil Dataserver Server Papper Pärm eller Tjänstemans mapp Datafil Dataserver Server Papper Pärm eller Tjänstemans mapp Datafil Dataserver Server Papper I diarium Hos registratorn Datafil Dataserver Server 14. Tieto Enator PersonalSystem projektbeskrivningen eller slutrapporten Kan gallras om uppgiften finns med i projektbeskrivningen eller slutrapporten Export ur PBI*PLUS. Personalkostnad redovisas i slutrapporten. Systemdokumentation Grundregister Kunduppgift 1 2 år Kunduppgift 2 Efter att ny uppgift erhållits. Kunduppgift 4 Underlag till kunduppgift 4 Från förvaltningarna. 1 gång per år. uppehållslön/arbetsår Kunduppgift 5 2 år Efter att ny uppgift erhållits. Kunduppgift 6 Kunduppgift 7A, 7B, 7C 27
Kunduppgift 8 Kunduppgift 9 Kunduppgift 11 Kunduppgift 13 Kunduppgift 14 Kunduppgift 15 Konteringsmeddelande Kontrollista 23 Kontrollista 21 (BER) Personuppgift (maskinell) avslutning Papper Personaldossién Tjänstemans med sista lönen eller sista ändringen Personuppgift (maskinell) nyanmälningar och ändringar Personuppgift för feriearbetande skolungdom (maskinell) avslutning med sista lönen eller sista ändringen Papper Personaldossién Tjänstemans 2 år Efter kontroll mot maskinellt utskrivet konteringsregister. 2 år Underlag för bokföringsrättelse. Efter kontroll och ev. åtgärder Maskinellt framställd uppgift kan användas som indata. Den sista personuppgiften bevaras när anställningen upphör Erhåller lön från kommunen för 3 veckors anställning på sommarlov. Om den feriearbetande eleven blir anställd av Torsby kommun ska denna handling placeras i personaldossién. Kontrollista 21 (PER) 2 år Dokumenterar gjorda ackumulatorändringar. Kontrollista 51 - nummerändringar Uttag/export ur Tieto Enators 28
PersonalSystem Bevakningslista 31 2 år Betraktas som kontrollista. (32-34) Bevakningslista icke avslutade anställningar 10 år Efter kontroll och vidtagna åtgärder Borttagna anställningar från personregister 10 år Jmf sökregister månad 1. om matrikelkort ej uttagits. Sökregister månad 2-12 Papper Pärm Personalavdelningens Sökregister månad 1- för sökning i lönelistor sorterade i personnummerordning Papper Pärm Personalavdelningens Löneberäkningsrutinen årsvisa handlingar Lista över ferielöneavdrag Preliminära skatteuppgifter från RSV Papper Pärm Personalavdelningens Kontrolluppgifter från arbetsgivare (Torsby kommun) Papper Pärm Personalavdelningens Påförda skatteuppgifter från RSV Papper Pärm Personalavdelningens 10 år OBS sökregister till och med mars 1999 utgör ett sökverktyg för personalen och ska eventuellt bevaras längre än 10 år. Innan april 1999 var lönelistorna sorterade i Db och Fv ordning. Jmf lönelista. Det sökregister som hänför sig till hela föregående år erhålles i januari. Sökregister månad 1 framställs efter löneberäkningen i månad 13. Detta sökregister underlättar Efter kontroll och vidtagna åtgärder. 2 år Samma uppgifter finns i sammanställning av taxeringsuppgift Sitter tillsammans med slutlig sammanställning av taxeringsuppgifter. Efter kontroll och 29
Rättelser av kontrolluppgifter Papper Pärm Personalavdelningens Sammanställning av taxeringsuppgift Papper Pärm Personalavdelningens Redovisning av arbetsgivaravgift Papper Pärm Personalavdelningens Semesteromställningslistor Konteringsregister Mertids-/övertidsjournal - månad 12 - månad 1-11 Kontrollista 22 Papper Pärm Personalavdelningens Fördelningslistor, löner Papper Pärm Personalavdelningens vidtagna åtgärder. 7 år om matrikelkort ej uttages. 10 år Löneberäkningsrutinen månadsvisa handlingar Tjänstgörings-/tidrapporter Papper Pärm Personalavdelningens 3 år Lönelista Papper Kartong Personalavdelningens 10 år Denna uppgift finns i Devis och tas ut av förvaltningarna själva, som skickar en kopia till ekonomikontoret. Se konteringsmeddelande. 3 år I enlighet med Arbetsmiljöverket 10 år Jmf lönelista. 2 år Tills bokslutet är klart Lönelista bör bevaras om inte annat underlag finns för inrapportering av pensionsuppgifter och dylikt. Till och med mars 1999 sorteras lönelistorna i 30
Matrikelkort, fullskrivna, och sista vid anställningens upphörande Papper I personaldossié Tjänstemans Kontrollista - stoppade löner Papper Pärm Personalavdelningens - maskinella makuleringar Db och Fv -ordning. Från och med april 1999 sorteras lönelistorna i personnummerordning. tillsammans med lönelistorna. Lista över godtagna makuleringar/justeringar Lönehantering/löneutbetalning manuellt: - justeringsrapport/utanordningar Papper 10 år Skickas till ekonomikontoret som i sin tur placerar in den i verifikationsserien. - justeringsrapport/stansunderlag Papper Pärm Personalavdelningens 3 år Justeringen syns på nästa månads lönelista - lönespecifikation Papper Löntagarens ex Intresseavdragslistor Papper Pärm Personalavdelningens Bokförings- och avstämningslista Papper Pärm Personalavdelningens Bearbetningsjournal 42 Papper Pärm Personalavdelningens Beställningar ur PersonalSystem Retroaktiv omräkning Papper Pärm Personalavdelningens 10 år För fackavgift, försäkringar och utmätningar. 2 år 10 år 1 ex. skickas till ekonomikontoret. 1 ex sitter tillsammans med kontrollista 22. 3 år lika länge som underlag för lönerapportering 31
maskinella inar Underrättelse om sysselsättningsgrad Individuell sjukfrånvaro Sjukfrånvaro uppdelat på ålder Summa/löneart Genomsnittlig sysselsättningsgrad Semesterlista per arbetsställe Befattning bemanningsförteckning Föräldrapenningtillägg Lista PFA-kod Fördelningslista procentuell fördelning av lön Kostnad för retroaktiv ersättning Blankett för rättelse i lönesystemet Papper Tjänstemans Specifikation på uttag ur PA-direkt Handböcker för PersonalSystem Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem. Kan ha ett värde för förvaltningen under en längre tid (flera år). Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem Uttag/export ur Tieto Enators PersonalSystem Blankett som skickas till Tieto Enator Förteckning över de uttag som gjorts ur Personalsystem 32
15. Handlingar som rör löneförhandling Kallelse till förhandling Papper Pärm Personalchef Datafil Dataserver Server Tidplan för löneförhandlingar Papper Pärm eller Personalchef mapp Datafil Dataserver Server Förhandlingsutrymme Förhandlingsutrymme fast kontant lön Datafil Dataserver Server Förhandlingsunderlag Förslag från förvaltningarna på fördelning av lönepott med motivationer Datafil Dataserver Server Lönestatistik Datafil Dataserver Server Förhandlingsprotokoll Papper Pärm Personalchef Datafil Dataserver Server Totalt för samtliga förvaltningar Individuell löneutveckling kan tas fram och används som underlag vid jämförelser Med datalistan Överenskommelse ur PA-direkt som består av förteckningar över personal med den nya lönen enligt förhandlingen. Sitter tillsammans med förhandlingsprotokollen. 33
Lokal löneöversynsförhandling Förhandlingsprotokoll MBL Lokalt kollektivavtal Kollektivavtal om visstidsanställning Avtal Lokal strukturförhandling Tvisteförhandling Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server Papper I diarium Hos registratorn Varsel om strejk - med beslut Datafil Dataserver Server Förhandlingsfullmakt Kvitto på ändring av lön efter förhandling BEA 95 Upprättas vid omorganisation 34
16. Ekonomi Leverantörsfakturor Papper Pärm 10 år Efter handläggning på personal- och lönekontoret skickas de till ekonomikontoret där de ingår i verifikationerna som bevaras i 10 år. Fakturakopior 2 år Följesedlar 2 år Attestlistor Original på ekonomikontoret kopior Debiteringsunderlag Redovisning av timmar från företagshälsovård Papper Pärm Personalchef 2 år Visar utnyttjade timmar per förvaltning och används som debiteringsunderlag för fördelning av kostnad/förvaltning För tjänsterapporteringsblanketter 2 år Papper Pärm 2 år Debiteringsunderlag för hem-pc vid långtidssjukdom Skickas till kommunstyrelsens ekonomiavdelningen som skickar Datafil Dataserver Server faktura till den anställde. Se även debiteringslistorna. Kontoplaner och slagförteckningar Original på ekonomikontoret kopia Devis X - export/uttag ur ekonomisystemet t.ex. driftsredovisning, chefsrapporter per verksamhet, transaktionslistor, tillgångar/skulder per ansvar, 35
delårsrapporter, bokföringsjournaler, bokföringsrapporter m.m. Avstämningslista KPAI ekonomisk redovisning Kvittens på kontant löneförskott och reseförskott Utbetalningsorder/kvitto kopia Underlag för beräkning av personalkostnader 2 år 3 år Datafil Dataserver Server Handlingar som rör budget Budgetunderlag Papper Pärm Personalchef 2 år Datafil Dataserver Server Personal- och löneavdelningens eget Papper I diarium Hos registratorn budgetförslag till Kommunstyrelsen Datafil Dataserver Server Budgetrapport Papper Pärm Personalchef 2 år Datafil Dataserver Server Budgetavräkningar Papper Pärm Personalchef 2 år Datafil Dataserver Server Budgetuppföljningar Papper Pärm Personalchef 2 år Datafil Dataserver Server Handläggs på ekonomikontoret. Originalet bevaras i verifikationerna som gallras efter 10 år Skickas ut till förvaltningarna som rättar och kompletterar uppgifterna. Används som underlag för beräkning av personalbudget. Ur PBI*PLUS - personalbudget för samtliga förvaltningar 36
Bokföringsorder Original finns i ekonomikontorets grundbokföring som bevaras i 10 år kopia 2 år Förteckning över stöldkänsliga inventarier Original till ekonomikontoret kopia Papper Pärm Personalchef Datafil Dataserver Server Delårsbokslut, halvårsbokslut, helårsbokslut underlag till bokslut Papper Pärm Personalchef Kan bestå av uttag/export ur Devis X Datafil Dataserver Server originalbokslut Papper I diarium Hos registratorn Datafil Dataserver Server kopia på bokslut Papper Pärm Personalchef Upphandling anbudsbegäran/förfrågan/infordran Papper Diarium Hos registratorn Datafil Dataserver Server anbud/offerter, antagna Papper Diarium Hos registratorn 2 år efter avtalstidens utgång Datafil Dataserver Server Papper Pärm Personalchef 2 år 37
anbud/offerter, ej antagna anbudsprotokoll anbudsförteckning korrektur inköpsstatistik Papper Pärm Personalchef 2 år Datafil Dataserver Server Papper Diarium Hos registratorn Datafil Dataserver Server Papper Pärm Personalchef Datafil Dataserver Server 2 år Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server 17. Utbildningar och kurser Om anbudsförteckningen ingår i anbudsprotokollet ska det bevaras För t.ex. trycksaker Från leverantören Handlingar som rör utbildningar och kurser som personal- och löneavdelningen själva bedriver -inbjudan -program Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server 38
-deltagarlista -egenproducerat kursmaterial Avtal om uppdragsutbildning Tjänstemans kurshandlingar Kurs- och konferensinbjudningar Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server Papper I pärm eller i Tjänstemans diarium. Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server Datafil Dataserver Server 18. Övrigt Tillhör kursdeltagaren som själv avgör bevarande eller gallring Statistikrapportering till SCB Rapporterna ger en detaljerad lokal bild av Torsby kommun som går förlorad i SCB: s sammanställning. Arbetsställenummer, Datafil Dataserver Server 39
Arbetsställeuppgifter Datafil Dataserver Server Personer per arbetsställe Datafil Dataserver Server Kortperiodisk sysselsättningsstatistik Datafil Dataserver Server Konjunkturstatistik över vakanser i Från Länsstyrelsen offentlig sektor Konjunkturstatistik primärkommunal Från SCB sektor Statistik på sjukfrånvaro för Torsby kommun Används som underlag vid budgetarbetet Datafil Dataserver Server Statistik åldersfördelning av personal för Torsby kommun Datafil Dataserver Server Statistik antal årsarbetare för Torsby kommun Datafil Dataserver Server Organisationsplan Papper I diarium Hos registratorn Kan gallras om den ingår i en större 40
Datafil Dataserver Server Befattnings/tjänste/arbetsbeskrivningar, förteckningar över arbetsrutiner, mål och Papper Pärm Personalchef ansvarsbeskrivningar/områden och liknande på personalkontoret Datafil Dataserver Server Förteckningar över befattningskoder Datafil Dataserver Server Arbetsrutiner - löneadministrationen Papper Pärm Personalchef Datafil Dataserver Server Anmälningar och förteckningar över skyddsombud Datafil Dataserver Server Förteckningar över fackliga förtroendemän Datafil Dataserver Server Förteckning över DB-koder och personalredogörare med uppgift om från och med datum eller ändringsdatum. Datafil Dataserver Server sammanställning som bevaras centralt i kommunen (t.ex. verksamhetsberättelse och liknande). Kan även utgöras av annons om ledig tjänst. Finns under U-gemensamt. Uppdateras kontinuerligt. Ett arkivexemplar ska tas ut på papper vid förändringar. Förteckning över förvaltningskoder Original på ekonomikontoret kopia 41
Datafil Dataserver Server Förteckning över BSK (BefattningsSystem för Kommuner)- koder Förteckning över arbetsställebenämning och arbetsställenummer Papper Datafil Tjänstemans Datafil Dataserver Server Befattningsregister uppdelat efter ansvar Datafil Dataserver Server Personalplaner - kommunal beredskapsförteckning över ordinarie personal Datafil Dataserver Server Löneartskatalog Personalavdelningens egna publikationer Datafil Dataserver Server Cirkulär, informationsblad och nyhetsbrev Datafil Dataserver Server Kursinbjudningar Finns under U-gemensamt. Uppdateras kontinuerligt. Ett arkivexemplar ska tas ut på papper vid förändringar. Upprättas på personal- och lönekontoret. Personalplanerna är en del av kommunens stora beredskapsplan. Planerna uppdateras kontinuerligt och Inaktuella planer kan gallras då nya upprättats. Kodförteckning till lönelista. Från Tieto Enator. Uppgifterna på lönelistorna står sedan (år) i klartext. OBS Gamla kodförteckningar före (år) ska bevaras. T.ex. PA info Personalavdelningens informationsblad. Från bl.a. Kommunförbundet. Produktinformation från Tieto Enator, På direkten och liknande 42
Datafil Dataserver Server Handböcker Papper Häften eller Tjänstemans böcker Datafil Dataserver Server Lagtexter och författningssamlingar Papper Häften eller Tjänstemans T.ex. Arbetsmiljöverkets FFS, liknande Datafil Dataserver Server Centrala avtal Papper Häften eller Tjänstemans Från fackförbund och Svenska Datafil liknande Dataserver Server kommunförbundet. Rör t.ex. lön och allmänna anställningsavtal Avtal av vikt t.ex. Avser avtal som direkt berör verksamheten. Innehåller även tillägg och förlängningar Företagshälsovård Papper I diarium Hos registratorn Pensions och försäkringsavtal PFA 98 Papper I diarium Hos registratorn Pensionsförvaltningsavtal mellan Papper I diarium Hos registratorn Torsby kommun och KPA Pension AB Förmedlingsuppdrag avseende pensionssparkonto enligt PAA 98 Papper I diarium Hos registratorn Förmedlingstjänst avseende försäkring Papper I diarium Hos registratorn enligt PFA 98 Traktamentsavtal Papper I diarium Hos registratorn Avtalsgruppsjukförsäkring Papper I diarium Tjänstemans Avtal av rutinmässig karaktär, t.ex. hyresavtal för personalavdelningens lokal, supportavtal mellan systemleverantör och 2 år efter avtalstidens utgång 43
Torsby kommun, bevakningstjänst, avtal på kontorsmaskiner och datorer, telefonabonnemang och liknande Utryckningsrapport från vaktbolag Sammanställd under 2002 av Kristina Hellberg, arkivassistent 44