Förfrågningsunderlag 1 (13) Datum 2014-03-21 Ärendenummer 604-1350-2014 Länsstyrelsen inbjuder till anbudsgivning avseende kompetensutveckling för verksamma i lantbruksföretag och andra små företag på landsbygden i Kronobergs län. Sista anbudsdag är 2014-04-17. Förfrågningsunderlaget innehåller 1 Upphandlingsföreskrifter 1.1 Kort om uppdraget 1.2 Avtalsperiod 1.3 Upphandlingsform 1.4 Upphandlande myndighet 1.5 Annonsering och förfrågningsunderlag 1.6 Förfrågningsunderlagets innehåll 1.7 Anbudets giltighet, form och inlämnande 1.8 Sekretess och offentlighet 1.9 Tilldelningsbeslut 2 Krav på anbudsgivare 2.1 Juridisk och ekonomisk ställning 2.2 Krav på utförare 2.3 Övriga krav 3 Uppdragsbeskrivning 3.1 Prioriterade gruppaktiviteter 3.2 Målgrupp 3.3 Specifikation av aktiviteter 3.4 Logotyp och finansieringstext 3.5 Inrapportering av indikatorer 3.6 Redovisning av genomförda aktiviteter 3.7 Pris 3.8 Tilläggsavtal 3.9 Krav på genomförande 4 Prövning och utvärdering av anbud G:\LBE\TILLVÄXT OCH LANDSBYGD\RÅDGIVNING\KOMPETENSUTVECKLING 2014\UPPHANDLING 2014-2015\FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG MED BILAGOR\FÖRFRÅGNINGSUNDERLAG 2014-2015.DOCX Postadress Gatuadress Telefon Telefax E-post Webbplats 351 86 VÄXJÖ Kungsgatan 8 010-223 70 00 010-2237220 kronoberg@lansstyrelsen.se www.lansstyrelsen.se/kronoberg Kontakt i detta ärende Malin Fernholm 010-2237336
4.1 Prövning 4.2 Utvärdering gruppaktiviteter 4.3 Utvärdering individuell rådgivning 5 Kommersiella villkor 2
1 Upphandlingsföreskrifter 1.1 Kort om uppdraget Den svenska staten avsätter tillsammans med den Europeiska Unionen, inom Landsbygdsprogrammet 2007 2013, medel för kompetensutveckling. Medlen kan användas till och med första kvartalet 2015. Länsstyrelsen i Kronobergs län inbjuder intresserade aktörer att lämna anbud på genomförande av kompetensutveckling för verksamma inom lantbruksföretag och andra små företag på landsbygden i Kronobergs län. 1.2 Avtalsperiod Avtalsperioden är från ingånget avtal till 2015-03-06, om inte Länsstyrelsen förlänger avtalen. Anbud är inte bindande för uppdragsgivaren innan avtal har tecknats. 1.3 Upphandlingsform Upphandlingsform är förenklad upphandling i enlighet med kap 15 i Lag (2007:1091) om offentlig upphandling. Upphandlingsformen medger förhandlingar men upphandlande myndighet behöver inte uppta förhandlingar. Det är därför av stor vikt att alla krav och villkor enligt detta förfrågningsunderlag följs och att bästa villkor lämnas i anbudet. ABK09 med ändringar och tillägg enligt detta förfrågningsunderlag tillämpas för uppdraget (bifogas inte). 1.4 Upphandlande myndighet Upphandlande myndighet för denna upphandling är Länsstyrelsen i Kronobergs län 351 86 Växjö Org. nr 202100-2296 Frågor om uppdraget ställs till Malin Fernholm tel 010-223 73 36, e-post malin.fernholm@lansstyrelsen.se. Svar på frågor publiceras enligt avsnitt 1.5. 1.5 Annonsering och förfrågningsunderlag Annonsunderlaget för denna upphandling har 2014-03-21 sänts till Visma Tend Sign för publicering i elektronisk databas. Förfrågningsunderlag med bilagor finns publicerat från 2014-03-21 på Länsstyrelsens hemsida www.lansstyrelsen.se/kronoberg under Upphandlingar. Eventuella förtydliganden och kompletteringar som har betydelse för anbudslämnande kommer att publiceras på Länsstyrelsens hemsida under Upphandlingar samt via Visma Tend Sign. Efter 2014-04-10 kommer inga ytterligare förtydliganden eller kompletteringar att publiceras. 1.6 Förfrågningsunderlagets innehåll Detta förfrågningsunderlag består av: - Detta dokument Upphandlingsföreskrifter, Krav på anbudsgivare, Uppdragsbeskrivning, Prövning och utvärdering av anbud, Kommersiella villkor. - Huvudblankett, bilaga 1 - Anbudsblanketter, bilaga 2 3
- Beskrivning av aktuella moduler inom Ekologisk produktion och Djurens välfärd, bilaga 3 Det är anbudsgivarens ansvar att kontrollera att samtliga dokument enligt denna förteckning erhålls. 1.7 Anbudets giltighet, form och inlämnande Anbudsgivaren skall besvara eller kommentera förfrågningsunderlagets samtliga kravspecifikationer punkt för punkt genom ifyllande av Huvudblankett (bil. 1) samt Anbudsblankett (bil. 2). Anbudet skall vara undertecknat av behörig företrädare för anbudsgivaren. Anbudet skall vara skriftligt och på svenska. Anbudet skall vara bindande till och med 2014-07-17. Om upphandlingen blir föremål för överprövning förlängs antagna anbuds giltighet fram till dess att avtal kan tecknas, dock högst i fyra månader efter angiven giltighetstid. 2015-03-06 är slutdatum för redovisning av aktiviteter i denna upphandling. Anbudet skall vara Länsstyrelsen tillhanda senast 2014-04-17. I det fall något av skall-kraven inte uppfylls eller besvaras, kommer anbudet att förkastas. Anbudet bör förpackas i dubbla kuvert varvid innerkuvertet bör vara slutet. Båda kuverten bör vara märkta med Anbud kompetensutveckling och diarienummer 604-4677-2012. Anbud via fax eller e-post accepteras inte. Anbud sänds till: Länsstyrelsen i Kronobergs län Centraldiariet 351 86 Växjö Besöksadress och brevlåda: Kungsgatan 8, Växjö. 1.8 Sekretess och offentlighet Anbudshandlingarna omfattas av sekretess enligt offentlighets- och sekretesslagen (2009:641) till dess upphandlingen offentliggjorts, beslut fattats eller upphandlingen på annat sätt avslutats. Om anbudsgivaren anser att de uppgifter som lämnats i upphandlingsärendet uppfyller vad som erfordras för kommersiell sekretess, kan anbudsgivaren skriftligen inkomma med begäran om sådan. Sådan begäran skall innehålla precisering av vilka uppgifter som avses samt vilken skada som skulle åsamkas anbudsgivaren om uppgifterna röjs. Observera dock att uppgifter som rör utvärderingen endast undantagsvis är av sådan karaktär att de kan sekretessbeläggas av kommersiella skäl. 1.9 Tilldelningsbeslut Länsstyrelsen kommer efter tilldelningsbeslutet och innan avtal tecknas att underrätta samtliga anbudsgivare via e-post om vilka anbud som antagits, inklusive omfattning och pris. Härigenom ges en anbudsgivare möjlighet att få tilldelningsbeslutet prövat i förvaltningsdomstol. Tidsfristen att överklaga 4
ett tilldelningsbeslut som skickats med e-post är 10 dagar från det att upplysningar om beslutet avsänts. 2 Krav på anbudsgivare 2.1 Juridisk och ekonomisk ställning Anbudsgivaren och samtliga eventuella underleverantörer skall uppfylla lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte- och avgiftsskyldigheter. Länsstyrelsen kommer att inhämta offentliga uppgifter om anbudsgivaren från Skatteverket. Anbudsgivaren skall i Huvudblankett, bilaga 1, ange följande uppgifter om företaget samt bifoga begärda verifikationer: företagsnamn företagsform (verifieras med ett högst 6 månader gammalt registreringsbevis från Bolagsverket för registreringsskyldiga företag) organisationsnummer firmatecknare (verifieras med registreringsbevis) företagets huvudsakliga verksamhet uppgift om antalet anställda i företaget kontaktpersons namn, e-postadress, telefon och adress registreringsutdrag F-skattebevis referenser för administrativ kompetens och samarbetsförmåga jämställdhetsplan information om eventuell underleverantör Om anbudsgivaren planerar att anlita underleverantör skall anbudsgivaren verifiera att underleverantören uppfyller lagenligt ställda krav avseende registrerings-, skatte och avgiftsskyldigheter. Anbudsgivaren skall ha en stabil finansiell och ekonomisk ställning. Det är av stor vikt för Länsstyrelsen att uppdraget inte påverkas negativt av att leverantören har en instabil ekonomi. Länsstyrelsen kommer vid behov att kontrollera och bedöma anbudsgivarens ekonomiska ställning. 2.2 Krav på utförare Anbudsgivaren skall, genom att fylla i Anbudsblankett (bil 2), verifiera kompetensen hos egen personal som ska vara aktivitetsledare eller föreläsare i de aktiviteter som finns i anbudet. På begäran från Länsstyrelsen skall uppgifter om kompetens kunna styrkas. Under avtalstiden tillkommande personal skall godkännas av Länsstyrelsen innan de får utföra avtalade uppdrag. Kraven på utförare gäller också underleverantör och dess personal. För att säkerställa kvaliteten på utbildningen skall person som leder en aktivitet ha god kompetens inom området. Person som föreläser skall ha någon form av högskoleutbildning med relevant inriktning eller på annat sätt förvärvad och dokumenterad kompetens på området. 5
Rådgivare som utför rådgivning/utbildning inom målområdena Ekologisk produktion och Djurens välfärd skall ha agronom, hortonom- eller lantmästarexamen med relevant inriktning eller på annat sätt förvärvat motsvarande kompetens. Rådgivare bör årligen delta i någon av de för ämnesområdet arrangerade fortbildningskurser som Jordbruksverket, Länsstyrelsen eller annan organisation ansvarar för. Vid rådgivning/utbildning med inriktning på Ekologisk produktion (modul 320, 325, 360, 365) skall speciell kompetens innehas. Sådan kompetens kan vara genomförd Högre specialkurs i ekologisk produktion eller högskolekurs om i ekologisk produktion. Flerårig dokumenterad erfarenhet av rådgivning inom ekologisk produktion kan godkännas som tillräcklig merit av Länsstyrelsen i enskilt fall. Rådgivare som utför verksamhet inom Djurens välfärd skall ha relevant utbildning såsom agronom, veterinär, husdjurstekniker, lantmästar- eller byggnadsingenjörsexamen och vara väl insatt i djurskyddslag, djurskyddsförordning och djurskyddsbestämmelser. 2.3 Övriga krav Utbildningen skall genomföras på svenska. Anbudsgivaren, underleverantör eller personal får inte i verksamheten syssla med försäljning eller marknadsföring av insatsvaror, maskiner, byggnadsvaror eller andra varor som kan ha anknytning till ämnet för utbildningen. 3 Uppdragsbeskrivning 3.1 Prioriterade gruppaktiviteter Aktiviteter med inriktning på följande områden prioriteras: - energibesparingar/investeringar lämpliga för jordbruks-, skogsbruks- och trädgårdsföretag - utveckling och förbättrad lönsamhet i mjölkföretagen - utveckling och förbättrad lönsamhet i jordbruksnäringen - klimatanpassning, t ex dränering - generationsväxling - företagsutveckling i landsbygdsföretagen - turismsatsningar - ekologisk produktion - tvärvillkor - livsmedelsförädling/mathantverk - småskalig förädling av skogsbruksprodukter - marknadsföring, t ex sociala media, hemsidor - vård av lantbrukets överloppsbyggnader - entreprenörskap inom kultur/naturvård - odlingslandskapets värden - landsbygdsutveckling - att bygga bredband - förvaltning av vildsvinsstammen 6
- att bygga rovdjursstängsel - minskat näringsläckage från lantbruket - djurvälfärd Ytterligare information om Länsstyrelsens prioriteringar finns under avsnitt 4, Prövning och utvärdering av anbud. 3.2 Målgrupp Aktiviteterna skall vara öppna för alla som ingår i målgruppen. Målgrupp för aktiviteter i denna upphandling är verksamma i lantbruksföretag och små företag på landsbygden i Kronobergs län. Uppdragstagare skall ta fram eget kundunderlag inom målgruppen. 3.3 Specifikation av aktiviteter Länsstyrelsen efterfrågar anbud på aktiviteter enligt bifogade anbudsblanketter (bil 2). Nedan beskrivs vad som skall finnas med i anbudet. För gruppaktiviteter, som aktören själv formulerar, lämnas endast en aktivitetstyp per anbudsblankett. (Vill ni lägga anbud på fler än en aktivitetstyp skrivs de alltså på olika blanketter). Gruppaktiviteter * Ange företagets namn. * Ange kontaktuppgifter till huvudansvarig för aktiviteten. * Beskriv aktivitetens form. Formen kan t ex vara kurs, studiecirkel, gårdsbesök, studieresa eller övrig aktivitet. * Beskriv aktivitetens omfattning. Med omfattning menas aktivitetens längd, t ex för kurser hur många timmar aktiv kurstid som erbjuds och om den fördelar sig på flera dagar. * Beskriv aktivitetens innehåll Aktivitetsnamn samt detaljerad beskrivning av vilka moment som ingår och hur kompetensutvecklingen bidrar till ökad kunskap inom området. Syfte och mål liksom målgrupp skall tydligt framgå. * Uppgift om vem/vilka som ska genomföra utbildningen, ange även huvudansvarig. Det är här viktigt att ange vem/vilka som praktiskt ska genomföra utbildningen. * Uppgift om den kompetens och erfarenhet som finns hos rådgivaren. Ange utbildning och kompetens, antal år rådgivningserfarenhet samt eventuella referenser. * Uppgift om hur aktiviteten ska marknadsföras. 7
* Uppgift om vilket kvartal aktiviteten planeras. * Beräknat antal deltagare, min och max. En gruppaktivitet skall alltid ha minst 5 deltagare. * Om och i så fall hur aktiviteten bidrar till integration och jämställdhet Ett prioriterat mål i landsbygdsprogrammet är att öka integrationen och jämställdheten i samhället. För alla aktiviteter skall därför anbudslämnaren redogöra för om och hur kompetensutvecklingsinsatsen bidrar till att uppnå dessa mål. * Antal anbud på aktiviteter av denna typ. * Fast styckpris per aktivitet (exkl. moms) avseende färdigt arbete. Budget skall göras uppdelad på följande kostnadsposter: antal timmar eget arbete och övriga kostnader. * Eventuellt avgiftsuttag I landsbygdsprogrammet kan en avgift tas ut av deltagarna, aktiviteten måste därför inte vara fullt finansierad av Landsbygdsprogrammet. Intäkter från avgiftsuttag tillfaller aktören. Kommer aktiviteten att delfinansieras genom avgifter eller på annat sätt skall detta framgå av anbudet. Avgift per deltagare skall anges. Individuell rådgivning * Ange företagets namn. * Uppgift om vem som ska utföra rådgivningen. Det är här viktigt att ange vem som praktiskt ska utföra rådgivningen. * Uppgift om den kompetens och erfarenhet som finns hos utföraren. Ange utbildning och kompetens, rådgivningserfarenhet samt eventuella referenser. * Uppgift om hur rådgivningen ska marknadsföras. * Antal offererade rådgivningar av resp. slag. * Fast styckpris per rådgivning (exkl. moms) avseende färdigt arbete. * Eventuellt avgiftsuttag I landsbygdsprogrammet kan en avgift tas ut av deltagarna, aktiviteten måste därför inte vara fullt finansierad av Landsbygdsprogrammet. Intäkter från avgiftsuttag tillfaller anbudsgivaren. Kommer aktiviteten att delfinansieras genom avgifter eller på annat sätt skall detta framgå av anbudet. Avgift per rådgivning skall anges. 8
3.4 Logotyp och finansieringstext Nedanstående logotyp skall användas i annonser, inbjudningar, rådgivningsdokument och presentationer till upphandlade aktiviteter. Logotypen skall kompletteras med texten Aktiviteten ingår i det svenska landsbygdsprogrammet som finansieras av Sverige och EU genom Länsstyrelsen i Kronobergs län. EU-loggan finns hos www.sjv.se under rubriken Stöd Projektstöd Allmänt om projektstöd - Logotyper. 3.5 Inrapportering av indikatorer Genomförda aktiviteter skall inrapporteras till Jordbruksverket med hjälp av e-tjänsten KOMPIS (KOMPetensutvecklingsIndikatorSystem). För individuell rådgivning, kurser, studieresor och övriga aktiviteter där föranmälan krävs skall deltagarnas namn och personnummer anges. För övriga aktiviteter anges antalet deltagare fördelat på kvinnor och män. Anbudsgivare skall i det lämnade anbudet inkludera eventuella kostnader för insamling/avrapportering av begärda uppgifter. I det fall Jordbruksverket förändrar kraven på inrapportering gäller de nya kraven från och med en vecka efter att Jordbruksverket meddelat förändringen. 3.6 Redovisning av genomförda aktiviteter Länsstyrelsens redovisningsblankett som bifogas vid avtalsskrivning skall användas. 2014-11-28 skall anbudsgivaren redovisa till Länsstyrelsen de aktiviteter och moduler som dittills är slutförda. Dessutom skall anbudsgivaren då redogöra för om man kommer att kunna fullfölja de aktiviteter och moduler som ingår i avtalet och om förändringar i efterfrågan gör att utökning kan bli aktuell. Länsstyrelsen kan i samband med delredovisningstillfället även komma att kalla till ett möte där avstämning sker. Eftersom vi befinner oss i slutskedet av innevarande Landsbygdsprograms period är det ännu viktigare än tidigare att vi i länet tillsammans förbrukar rätt mängd medel inom utsatt tid. Redovisning av genomförda aktiviteter skall därför alltså göras som delredovisning, men fakturering oftare än en gång per månad accepteras inte av Länsstyrelsen. Slutredovisningen skall göras senast 2015-03-06. 9
Redovisning av genomförda aktiviteter och moduler skickas till följande adress: Länsstyrelsen i Kronobergs län Att: Malin Fernholm 351 86 VÄXJÖ De individuella rådgivningarna skall genomföras, dokumenteras och redovisas enligt specifikation i respektive modul (se bilaga 3). Gruppaktiviteter redovisas enligt specifikation i avtal. Fakturering till uppdragsgivaren görs först när redovisningen har godkänts av Länsstyrelsen. Faktura skickas separat till följande adress: Länsstyrelsen i Kronobergs län FE 210 833 83 Strömsund Märk fakturan: Malin Fernholm 3.7 Pris Anbud skall lämnas som styckpris för varje aktivitet. Om deltagaravgift tas ut tillfaller den anbudsgivaren. Priset skall anges i SEK och exklusive mervärdesskatt. Aktiviteterna får inte delfinansieras av andra statliga medel eller EU-medel. 3.8 Tilläggsavtal Om en aktivitet på grund av stor efterfrågan skulle behöva genomföras fler gånger än vad som finns avtalat kan ett tilläggsavtal om detta göras. Förutsättningarna är att medel finns tillgängliga, att båda parter är överens om behovet och att aktiviteten genomförs till samma pris som finns angivet i ursprungsavtalet. Uppdragstagare som har avtal om individuell rådgivning omfattande mer än en modul, kan inom den avtalade kostnadsramen få göra omfördelning mellan ingående moduler. Begäran om omfördelning skall göras skriftligen och kan endast göras efter skriftligt medgivande från Länsstyrelsen. Utökning av antalet moduler enligt avtalen kan i vissa fall bli aktuellt om ökad efterfrågan inte kan lösas med hjälp av omfördelning mellan moduler. Utökningen görs som ett tilläggsavtal med oförändrat pris för modulen/modulerna. Tilläggsavtal kan tecknas under förutsättning att medel finns tillgängliga och att hög måluppfyllelse uppnås. 3.9 Krav på genomförande Aktiviteter som inte har blivit genomförda inom den tid som anges i avtalet utgår ur avtalet om inte Länsstyrelsen medger en förlängning av tidsfristen. 10
4 Prövning och utvärdering av anbud 4.1 Prövning Först prövas att anbudet uppfyller de formella kraven som att det inkommit i rätt tid, är undertecknat av behörig firmatecknare och författat på svenska. Därefter prövas att anbudet uppfyller de krav som ställs på anbudsgivaren enligt kapitel 2. De anbud som uppfyller ställda krav genomgår utvärdering enligt 4.2 eller 4.3 nedan. Observera att alla skall-krav måste vara uppfyllda. Ett icke uppfyllt skall-krav innebär att anbudet inte tas med i den slutliga utvärderingen. 4.2 Utvärdering av gruppaktiviteter Länsstyrelsen kommer att utvärdera de olika aktiviteterna i anbuden var för sig, oberoende av anbudsgivarens anbud på andra aktiviteter. Anbud kan komma att antas helt eller delvis. En eller flera anbudsgivare kan komma att antas oberoende av varandra. De aktiviteter som uppfyller ställda krav sorteras i grupperna Prioriterade aktiviteter och Icke prioriterade aktiviteter enligt 3.1. Kurser och andra aktiviteter som är snarlika sådana som redan finns att tillgå, antingen kommersiellt eller med stöd av annan finansiering, placeras i gruppen Icke prioriterade aktiviteter. Aktiviteterna i den prioriterade gruppen utvärderas enligt följande: 1. Förväntad effekt Bedömning av i vilken grad aktiviteten förväntas bidra till bättre utkomstmöjligheter, fler arbetstillfällen och nya verksamheter på landsbygden. Stort bidrag 2 poäng Litet bidrag 1 poäng Bedömning av om aktiviteten förväntas bidra till ett hållbart utnyttjande av naturresurser och till att miljömålen uppnås. Stort bidrag 2 poäng Litet bidrag 1 poäng Bedömning av om aktiviteten förväntas bidra till ökad integration eller ökad jämställdhet mellan kvinnor och män. Förväntas bidra till ökad integration/jämställdhet 1 poäng Poängen summeras och högsta möjliga poängsumma är 5. 2. Pris Anbudets pris räknas om till kronor per deltagare och timme enligt formeln: angivet pris för aktiviteten 5 (minsta antal deltagare) X angivet antal timmar 11
Ett medelvärde av samtliga anbud ligger till grund för poängsättningen. Anbudets pris är under 75 % av medelvärdet 5 poäng Anbudets pris är 75 95 % av medelvärdet 4 poäng Anbudets pris är 96 104 % av medelvärdet 3 poäng Anbudets pris är 105 125 % av medelvärdet 2 poäng Anbudets pris är över 125 % av medelvärdet 1 poäng 3. Kompetens och leveranstrygghet Anbudsgivarens kompetens inom området och förmåga att fullfölja eventuella avtal bedöms enligt följande: Mycket god kompetens 4-5 poäng God kompetens 3 poäng Godtagbar kompetens 1-2 poäng Punkterna 1 3 rangordnas och viktas enligt tabellen nedan. Kriterier efter rangordning Viktning 1 Förväntad effekt 45 % 2 Pris 35 % 3 Kompetens och leveranstrygghet 20 % Summan av de viktade poängen utgör anbudets totalbetyg. I det fall det finns två eller flera anbud av samma slag med samma totalbetyg gäller högsta poäng för enskilt kriterium räknat efter rangordning. Anbuden antas från högsta poäng och nedåt men med hänsyn till vilket av de prioriterade områdena i 3.1 aktiviteten hör. Länsstyrelsen vill ha en bredd i utbudet och har därför avsatt medel för vart och ett av de prioriterade områdena. Om tillgången till medel inom något område är större än omfattningen på inkomna anbud kan medel flyttas över till andra områden. Anbud inom gruppen Icke prioriterade aktiviteter kan också komma att antas om medel finns tillgängliga. 4.3 Utvärdering individuell rådgivning Länsstyrelsen kommer att utvärdera anbuden på varje enskild modul oberoende av anbudsgivarens anbud på andra moduler. Anbud kan komma att antas helt eller delvis. En eller flera anbudsgivare kan komma att antas oberoende av varandra. Lägsta pris antas. 5 Kommersiella villkor Avtal tecknas snarast möjligt efter att Länsstyrelsen fattat beslut om vilka anbud som ska antas. Avtalet löper till och med 2015-03-06. Länsstyrelsen äger rätt att förkasta inkomna anbud om de innehåller ett orimligt högt pris eller av annan orsak är oförmånliga. Detta skall gälla även om ett prioriterat område endast har ett anbud. 12
Ersättning för upprättande av anbud utgår inte. Avtalsbundenhet inträder när skriftliga avtal har undertecknats av behöriga företrädare för båda parter. 13