2 (16)

2 (16)

3 (16)

På previa.se hanterar ni effektivt den information om er organisation som används av Previa för tjänsterna Sjuk & Frisk och Företagshälsovård. Logga in via www.previa.se. Klicka på Logga in och sedan Hantera informationen om er organisation. Fyll i din användarinformation och logga in. Efter inloggning visas en lista med ert/era företag. Välj ett företag genom att klicka på det och en startsida visas med valideringsrapport, underenheter samt rapporter som hör till företaget. Med sökfunktionen kan man söka efter både enheter och anställda. Brödsmulorna1 visar var i organisationsstrukturen du befinner dig. Klicka på en enhet eller anställd för att gå till den. 4 (16)

Förutom att söka kan man navigera i organisationen genom att gå till enheters underenheter. Med flikarna väljer man vilken del av en enhets eller anställds information man vill jobba med. Organisationskartan gör det enkelt att gå direkt till en enhet. Den innehåller en översikt med hela organisationsstrukturen. Klicka på en enhet för att gå till den. Med funktionerna i Personal & Organisation kan ni bygga upp er organisationsstruktur samt lägga till, ändra och ta bort anställda. Ni kan antingen sätta igång direkt eller läsa om hur man utför de grundläggande momenten i den här manualen. Personal & Organisation innehåller fler möjligheter än som beskrivs här som ni kan börja använda allteftersom. 5 (16)

För att arbeta med anställda kan man använda sökfunktionen eller gå via den enhet de ligger under. Anställda kan ärva chef från enheten de tillhör eller ha direktvald chef. Direktvald chef visas med en stjärna bakom namnet, ärvd chef utan stjärna. Gå till enheten där den anställde ska läggas till Gå till fliken Anställda Klicka på knappen Ny anställning Fyll i formuläret. Personnummer anges med 12 siffror (YYYYMMDDNNNN). Klicka på knappen Spara Anställningen har skapats Gå in på Redigera under anställningsuppgifter I fältet Anställningsdatum visas dagens datum automatiskt. Klicka i rutan för att ändra med kalenderfunktionen. Klicka på knappen Spara Fyll i den anställdes namn eller personnummer i sökfältet överst och klicka på knappen Sök Klicka på den anställdes namn i listan Klicka på knappen Redigera vid det avsnitt du vill ändra 6 (16)

Inmatningsfält visas och informationen kan ändras Anställda kan ha flera jobbrelaterade e-postadresser (bara en privat) och telefonnummer Klicka på länken Lägg till under fältet, ange typ för telefonnummer med symbolerna Anställda kan ha flera chefer, sök fram dem med deras namn i fältet Klicka på knappen Spara Gå till enheten ni vill flytta anställda från Gå till fliken Anställda Bocka för de anställda som ska flyttas Klicka på knappen Flytta anställda Sök efter den enhet som du vill flytta till Klicka på länken Välj vid rätt enhet Granska information om flytten och klicka på Genomför flytt Gå till enheten ni vill hämta anställda till Gå till fliken Anställda Klicka på knappen Hämta Sök fram och välj den anställde ni vill hämta Klicka på Genomför hämtning Fyll i den anställdes namn i sökfältet överst och klicka på knappen Sök Klicka på den anställdes namn i listan Fyll i ett avgångsdatum och klicka på knappen Spara Klicka på knappen Radera ovanför formuläret För att kunna radera den anställde måste anställningsperiodens slutdatum vara passerat 7 (16)

För att arbeta med enheter kan man använda sökfunktionen, organisationskartan eller navigera i organisationen. Enheter kan ärva chef från enheten de tillhör eller ha direktvald chef. Direktvald chef visas med en stjärna bakom, ärvd chef har ingen stjärna. Gå till enheten den nya enheten ska läggas under Gå till fliken Enheter Klicka på knappen Skapa underenhet Fyll i formuläret och klicka på Spara Fyll i enhetens namn i sökfältet överst och klicka på knappen Sök Klicka på enhetens namn i listan Klicka på knappen Redigera Inmatningsfält visas och informationen kan ändras Enheter kan ha flera e-postadresser, telefonnummer (ange typ med symbolerna) och chefer som man väljer genom att skriva i namn eller personnummer och söker Ta bort informationsposten genom att använda krysset Klicka på knappen Spara Gå till enheten ni vill flytta underenheter från Gå till fliken Enheter Klicka i kryssrutorna för de enheter som ska flyttas Klicka på knappen Flytta enheter Sök efter den enhet som du vill flytta till Klicka på länken Välj vid önskad enhet Granska information om flytten och klicka på Genomför flytt 8 (16)

Fyll i det namnet på enheten du vill ta bort i sökfältet överst Klicka på enhetens namn i listan Klicka på knappen Radera över formuläret 9 (16)

Kontaktvägar styr vilka som får meddelande när en anställd anmäler sig sjuk eller frisk. Chefer meddelas alltid automatiskt om de finns angivna för den aktuelle anställde. Utöver det kan man lägga till olika typer av kontakter som även de meddelas när en anställd blir sjuk eller frisk. Kontaktvägar ärvs automatiskt nedåt i organisationen. Ärvda mottagare visas med ikon: SF (Sjuk & Frisk-kontakt), HR eller G (Generell kontakt) och kan inte tas bort för enskilda avsändare. De kan bara ändras på det ställe de ärvs ifrån. För enheter som är mottagare går meddelanden till dess registrerade e-postadresser och telefonnummer. Kontaktvägar kan även hanteras under rapporter. Gå till fliken Kontaktvägar för den enhet eller anställd mottagaren ska läggas till för Klicka på knappen Skapa kontaktväg Sök efter enhet eller anställd som ska vara mottagare Klicka på länken Välj vid avsedd enhet eller anställd Bocka för kontaktvägstyp och klicka på Lägg till Kontrollera att ni har den kontaktvägstyp ni väljer, i aktivitetsavtalet. Ring Kundservicecenter om ni är osäkra: 0771-45 00 56. Gå till fliken Kontaktvägar för den enhet eller anställd mottagaren ska tas bort för Klicka på krysset vid den mottagare som ska tas bort Ärvda mottagare indikeras med texten Ärvd. De måste tas bort från den enhet de ärvs ifrån. Kontaktvägskällor tas bort på respektive persons eller enhets kontaktvägssida. Klicka på personen eller enheten i rutan Kontaktvägsmottagare för till höger 10 (16)

Klicka på fliken Kontaktvägar Ta bort kontaktvägsmottagare genom att klicka på krysset på dess rad 11 (16)

Under Rapporter finns översikter av kontaktvägar och anställda. 12 (16)

13 (16)

Ange en ny fakturamottagande enhet genom att klicka på rubriken Fakturamottagare och klicka på knappen + Skapa till höger i vyn. 1. Sök upp önskad enhet i organisationen 2. Välj en sparad fakturaadress. Om ingen finns angiven, läs vidare om hur du lägger till fakturaadresser under rubriken Fakturaadresser Nedan. 3. Fyll i önskad fakturareferens 4. Spara den nya fakturamottagaren. För att redigera en sparad fakturamottagare klickar du på Redigera längst till höger i listan på fakturamottagare. (För att komma till listan klickar du på Fakturamottagare i menyn.) Bredvid Redigera -knappen finns ett kryss och ett klick på detta raderar fakturamottagaren. (Du kommer få en uppmaning att godkänna borttagningen innan den raderas) 14 (16)

1. Ange den person som ska vara mottagare genom att börja skriva namn eller personnummer i översta fältet. En lista på förslag visas varefter du kan klicka på önskad person för att välja denne. Vill du ångra ditt val kan du klicka på krysset bredvid personens namn för att ta bort den. Därefter kan en ny sökning göras. 2. Ange vilka enheter som vald person ska vara fakturasspecifikationsmottagare för genom att börja skriva enhetens namn i det nedre fältet. En lista med förslag visas allteftersom du skriver och det går att välja en enhet genom att klicka på den i listan. Efter att en enhet valts kan ytterligare enheter läggas till om så skulle önskas. De enheter som valts visas som små boxar över sökfältet och enskilda enheter kan tas bort genom att klicka på krysset intill dess namn. 3. Klicka spara (eller Avbryt för att stänga fönstret utan att spara). Klicka på Redigera längst till höger i listan på fakturaspecifikationsmottagare. (För komma till listan klickar du på Fakturaspec.mottagare i menyn.) Bredvid Redigera -knappen finns ett kryss och ett klick på detta raderar fakturaspecifikationsmottagaren. (Du kommer få en uppmaning att godkänna borttagningen innan den raderas.) 15 (16)

16 (16)