Version 2.0.4A Tidrapportering med ctimesheet För iphone
Installation I tidrapporten på webben finns en ikon som heter Mobile. Klicka på ikonen. En sida öppnas och du kan här välja mellan automatisk eller manuell installation. Den automatiska installationen innebär att ett mail skickas till din telefon med en länk för att installera appen från itunes samt en länk för att konfigurera appen efter installation. Du öppnar länkarna ifrån mailen på din iphone. Vi rekommenderar att du i första hand väljer automatisk installation. Logga in Om du valt den automatiska installationen så finns nu dina användaruppgifter förinställt i appen. Det enda du nu behöver göra är att fylla i ditt vanliga lösenord som du använder för att logga in i tidrapporten på webben. Notera att det är obligatoriskt med ett lösenord för att kunna logga in med appen. Saknar du lösenord så måste du gå in på webben, klicka på Mina inställningar, välja fliken Ändra lösenord och fylla i ett lösenord. OBS! Oavsett vad som står som Url på webben så får denna inte avslutas med ett /. Bortse i så fall från detta tecken. Bortse även från http:// eller https:// om detta har angivits. Om du valt att göra en manuell installation måste du först konfigurera en användare med de uppgifter som står angivna på webben. När du laddat ner och startat appen klickar du på pilen i fältet Användarnamn. Klicka på Lägg till användare. Ange Användarnamn, Företag, Url och tryck slutligen på knappen Klar. Ange ditt lösenord och klicka på Logga in. Notera att det går att skapa inloggningar för flera användare. Automatisk inloggning Vill du slippa att ange lösenord varje gång du loggar in kan du aktivera Automatisk inloggning innan du trycker på knappen logga in. Nästa gång du startar appen så hamnar du direkt i tidrapporten. För att avaktivera Automatisk inloggning så klickar du på Logga ut. Då hamnar du åter i inloggningsvyn. Återställa användaren Skulle du uppleva att appen krånglar, att det trots internetmottagning ändå indikeras att dina tidrapporter inte kan synkas till Copernicus server, då kan du återställa din användare. Detta gör du vid inloggningen genom att trycka på fältet Användarnamn. Nu visas de användare som är registrerade i telefonen. Tryck på den blå ikonen bredvid den användare som du vill återställa. En ny vy visas, näst längst ner på den vyn finns en knapp som heter Återställ. Trycker du på den så raderas allt data i appen för den här användaren. Nästa gång du loggar in kommer appen att ladda ner all info på nytt från Copernicus Server. Radera en användare Du kan ha flera användare i din app. För att radera en användare går du till inloggningen, tryck på fältet Användarnamn. Nu visas de användare som är registrerade i telefonen. Tryck på den blå ikonen bredvid den användare som du vill radera. En ny vy visas, tryck på knappen Radera användare längst ner på den vyn. 2
Översikt Manuell synkning Vyer Du kan välja att visa din tidrapport i tre vyer; Dag, Vecka och Månad. Navigera i tiden Med pilarna till höger och till vänster så kan du bläddra bland dagar, veckor och månader. Idag Skulle du vilja komma tillbaka till dagens datum så trycker du på Idag. Meny Under meny-knappen hittar du funktionen Saknad Tid samt knappen för att Logga ut. Väljer du att logga ut så hamnar du åter i inloggningsvyn. Skapa tidrapportrad För att lägga till en tidrapportrad trycker du på plusknappen. Dina registrerade tidrapportrader visas med projekt, kund och aktivitet samt antalet registrerade timmar längst till höger. På raden finns även en pil, klickar du på den kan du granska och editera tidrapportraden. Inlämnade tidrapportrader har en ljusgrå bakgrundsfärg. Dessa inlämnade rader kan du enbart granska, inte editera. Visa min kalender Om du planerar ditt arbete och möten i din telefons kalender så kan det var praktiskt att visa din kalender även inne i appen. Tryck på visa kalender-ikonen och du får nu välja vilka av din telefons kalendrar som ska visas. En kalenderbokning är omringad med en streckad linje och skriven med ljusgrå text. Klicka på raden och skapa enkelt en tidrapportrad utifrån din kalenderbokning. Tiden och kommentaren är redan inställd. Det enda du behöver göra är att välja vilken kund/projekt/ aktivitet som tiden ska rapporteras på. OBS! Kom ihåg att i telefonens inställningar ge ctimesheet åtkomst till dina kalendrar. Det gör du under Integritetsskydd. Skulle du uppleva att din tidrapport inte visar samma innehåll som på webben så kan du manuellt synka din tidrapport. För att göra en manuell synkning måste du stå i någon av kalendervyerna (dag, vecka eller månad) och med fingret dra kalenderihhehållet nedåt. Skulle din telefon misslyckas att spara ner en tidrapport i Copernicus server färgas denna osynkade tidrapportrad röd/rosa. Inget nätverk / mobiltäckning Om du saknar mobiltäckning eller inte är ansluten till något nätverk så kan appen inte nå och ladda information från Copernicus server. För att du ändå ska kunna se dina tidigare registrerade tidrapporter så har appen sparat ner tre månader av dina tidrapporter i telefonen. Vald månad i kalendern samt månaderna före och efter. Säg att du bläddrar bakåt i kalendern till ett datum i mars. Då laddas all data för mars månad, samt för månaden före och efter från Copernicus server. Alltså finns då alla dina tidrapporter från februari, mars och april sparat i telefonen. Skulle du nu tappa kontakten med Copernicus server så finns alla tidrapporter från dessa tre månader i telefonens minne. Detta gäller även alla de kunder/projekt/aktiviteter som du tidrapporterat på under detta tidsspann. Så vill du nu tidrapportera när du inte har tillgång till Copernicus Server så kan du bara tidrapportera på de kunder/projekt/aktiviteter som du tidrapporterat på under detta 3-månadersspann som finns i telefonens minne. 3
Dagvyn Här visas dina tidrapportrader för en vald dag. I den nedre delen av bilden visas antalet timmar du är planerad att rapportera den valda dagen. Till höger visas en summering av dina rapporterade timmar. Veckovyn Här visas dina tidrapportrader för en vald vecka. I den nedre delen av bilden visas antalet timmar du är planerad att rapportera. Till höger visas en summering av veckans alla rapporterade timmar. Här finns även knappen för att lämna in din tidrapport. För att lägga till en tidrapport för exempelvis onsdagen den 1 oktober så trycker du på plusset på datumraden för den 1 oktober. 4
Månadsvyn Här visas dina tidrapportrader för en vald månad. Dagens datum visas med en blå siffra, 9 oktober i exemplet. Den valda dagen indikeras av en blå ram runt datumet, 7 oktober i exemplet. I exemplet har vissa datumen en mörkare nyans av grått, 1 oktober till exempel. Detta indikerar att du har rapporterat alla eller mer än de antal timmar du är planerad att rapportera. Dagar du inte är planerad att arbeta har en ljusgrå bakgrund med röd text. Lördagar och söndagar i exemplet. Skulle du ända rapportera tid här kommer den ljusgrå bakgrunden att få en mörkare nyans, 4 oktober i exemplet. En tidrapportrad kan ibland behöva din uppmärksamhet. Det kan vara ett systemmeddelande eller en kommentarer från din attestant. Detta indikeras med en röd ikon på den dag i kalendern som tidrapporten är registrerad på. 3 oktober i exemplet. För att tydligare visa listan med dina rapporterade rader kan du välja att dölja kalendern. Klicka då på den lilla blå pilen under kalendern och hela kalendern döljs. Vill du visa kalendern igen klickar du åter på pilen. I den nedre delen av bilden visas antalet timmar du är planerad att rapportera den valda dagen. Till höger visas en summering av antalet rapporterade timmar. För att lägga till en tidrapport för en vald dag trycker du på plusset uppe till höger. Skapa en tidrapportrad 1. Tryck på ikonen för att skapa en ny tidrapportrad. Du kommer till en vy som heter Rapportera tid. 2. Börja med att lägga till en Kund/Projekt/Aktivitet. Klicka på fältet. Här listas alla de projekt och aktiviteter som du arbetat med innevarande och månaden innan. Hittar du inte dina projekt? Använd sökfunktionen genom att klicka på Sök uppe till höger. 3. Välj Arbetstyp. Klicka på fältet och du väljer en arbetstyp. 4. Välj Tidart. Klicka på fältet och du väljer en tidart. Alternativt lämna fältet tomt. 5. I fältet Arbetad tid anger du antalet timmar du vill rapportera. Notera att decimalerna är hundradelar av en timme. Säg att du vill rapportera två timmar och 30 minuter, då ska du ange 2 timmar och 50 hundradelar. Om du inte behöver rapportera på minutnivå rekommenderas att du under inställningar ställer om tidsfaktorn till 25. Läs mer under rubriken inställningar. 6. Ange en Kommentar. Du kan även ange en Privat kommentar, rapportera tid på Flera dagar, ange ett Avvikande timpris samt göra Justeringar. Läs mer om detta under rubriken inställningar. Tips! Med funktionen Flera dagar kan du rapportera på flera dagar under innevavrande vecka. 5
Sök kund/projekt/aktivitet Om du inte hittar ditt projekt eller aktivitet så kan du använda sökfunktionen. Skriv in önskat sökord i sökfältet och tryck på Sök. Förvalt är att du söker bland alla kunder, projekt och aktiviteter. Men du kan välja att endast söka bland Kunder, Projekt eller Aktiviteter med flikarna under sökfältet. Notera att kunder, projekt och aktiviteter indikeras med olika ikoner. Ett projekt med aktiviteter indikeras med en pil ute till höger. Väljer du ett sådant projekt måste du i nästa vy även välja aktivitet. Lämna in din tidrapport När du vill lämna in dina tidrapporter så går du till veckovyn och navigerar till den vecka du vill lämna in. Tryck på knappen Lämna in. Här kan du välja om du vill lämna in hela veckan eller delrapportera veckan. Du får en sammanställning över planerad tid och din rapporterade tid. Om du vill delrapportera måste du även ange viken dag du vill delrapportera till och med. Ansluta med att trycka på Lämna in tidrapport. Nu är dina tidrapporter inlämnade och dina tidrapportrader har fått en ljusgrå nyans. Detta betyder att dom inte längre går att editera. Kopiera och klistra in tidrapporter Du kan kopiera en tidrapport och klistra in på ett eller flera andra datum i någon av kalendrarna. Tryck på en rad i en dryg sekund, texten Kopiera visas, tryck nu på Kopiera. Navigera sedan till önskat datum och tryck i en dryg sekund där du vill klistra in den kopierade tidrapporten. Meddelanden på en tidrapportrad Av olika orsaker kan du få en röd eller blå ikon på din tidrapportrad. Dessa tidrapporter kräver din uppmärksamhet och för att läsa orsaken till ikonen trycker du på tidrapportraden så att du kan editera den. Längst ner i denna vy ser du nu en text med orsaken. Systemmeddelande Ett systemmeddelande indikeras med en röd ikon till vänster om tidrapportraden. Ett exempel på ett systemmeddelande är om du inte är bemannad i projektet du rapporterat din tid på. Returnerad tidrapportrad En returnerad tidrapportrad med ett meddelande från din attestant indikeras med en blå ikon till vänster om tidrapportraden. Följ din attestants anvisningar, spara tidrapportraden och lämna in tidrapporten på nytt. 6
Justeringar Om du aktiverar funktionen Justering av tid i inställningar tänds ett nytt fält upp i vyn där du skapar en ny tidrapportrad. Du kan nu göra justeringar på din tidrapportrad. Skulle du rapportera tid på flera dagar och samtidigt göra en justering så hamnar justeringen på den första dagen av dina rapporterade dagar. Ändra och ta bort en tidrapportrad Så länge en tidrapportrad inte är inlämnad för attestering, kan du ändra eller ta bort den. Tryck på tidrapportraden när du befinner dig i någon av kalendervyerna. Nu visas tidrapportradens all information och du kan nu göra ändringar. Längst ner finns även en knapp med texten Radera tidrapportrad. Tryck på knappen för att radera tidrapportraden. Kontakta projektledare Ibland händer det att du behöver kontakta det valda projektets projektledare. Kanske för att du ännu inte är bemannad i projektet. Tryck då på knappen Kontakta projektledare. Nu visas de tillgängliga alternativ som du kan kontakta projektedaren på. Denna information hämtas från de uppgifter som projektledaren lämnat under Min profil på webben. 7
Menyn Under menyknappen hittar du funktionerna Tidrapport, Saknad tid, Kontakta medarbetare och Logga ut. Logga ut Under menyknappen hittar du knappen för att Logga ut. Klickar du på knappen så hamnar du åter i inloggningsvyn. Saknad tid Under menyknappen hittar du funktionen Saknad tid. Här visas de veckor som du ännu inte har lämnat in tid för. Du ser även hur många timmar som du ännu inte tidrapporterat berörda veckor. Trycker du på en vecka i listan så hamnar du på den veckan och kan nu slutföra tidrapporten och lämna in den för attest. Denna funktion kräver Copernicus v201303-2 eller senare. Kontakta medarbetare Under menyknappen hittar du funktionen Kontakta medarbetare. Här kan du precis som det låter söka upp och kontakta dina medarbetare. Förutom att du kan söka medarbetare inom din egna avdelning så kan du även söka upp en avdelning och därefter söka inom den avdelningen. Du kan även välja att frisöka bland alla medarbetare oavsett avdelning. När du valt den medarbetare du sökt efter visas den medarbetarens kontaktkort. Här visas utvalda delar av den kontaktinformation som finns tillgänglig på Copernicus Server. Ett foto av medarbetaren visas även förutsatt att detta har lagts till av medarbetaren. För att uppdatera denna information eller lägga till en bild loggar du in på webben och väljer Min profil. Längst ner på medarbetarens kontaktkort finns möjligheten att spara ner kontaktkortet till din telefons kontakter. Funktionen kräver Copernicus v201402-1 eller senare. 8
Inställningar Inställningarna för ctimesheet hittar du bland alla andra inställningar för din iphone. Notiser Om din chef returnerar en tidrapport till dig så meddelas du via en notis. Du kan själv ställa in om och hur denna notis ska se ut. Här kan du även välja om en appsymbolbricka ska visas. Siffran indikerar antalet veckor med tidrapporter som ännu inte är inlämnade. Integritetsskydd Här väljer du om appen ska få ha tillgång till din telefons kontakter och kalender. Privat kommentar Aktiverar fältet Privat kommentar i vyn där du skapar din tidrapportrad. Endast du kan ta del av en privat kommentar. Justering av tid Aktiverar fältet Justering av tid i vyn där du skapar din tidrapportrad. Avvikande timpris Aktiverar fältet Avvikande timpris i vyn där du skapar din tidrapportrad. Tidsfaktorn När du rapporterar antalet timmar och hundradelar så kan du på väljaren för hundradelar välja att ha minuter i steg om 5, 10, 15 istället för 1,2,3,4 osv... Kalendersökning Om du har valt att visa din telefons kalender i ctimesheet och nu vill skapa en tidrapportrad av en bokning, då måste du välja vilket projekt/aktivitet som tiden ska rapporteras på. Om du då använder sökfunktionen så kan du själv välja vilket fält i din kalenderbokning som ska användas som sökfras. Välj mellan Titel, Plats eller Titel och Plats. Visa nummer Du kan välja att alltid visa numret för Kund, projekt, aktivitet, arbetstyp och tidart. Sätt detta fält till ja för att visa nummer. Tidrapportrad visas som Olika användare har olika önskemål för vilken information som ska visas på en tidrapportrad i kalendern. En tidrapportrad består av tre fält. Ett fält på den övre raden och två fält på den undre raden. Du konfigurerar själv vad som ska visas i respektive fält. Du väljer mellan Inget val, Kund, Projekt, Aktivitet och Arbetstyp. Saknad tid Välj antalet månader tillbaka i tiden som ska visas i funktionen Saknad tid. Meddelande till projektledare Om du valt att tidrapportera på ett projekt som du inte kan bli bemannad i så kan du kontakta projektledaren. För att göra det så lätt och smidigt som möjlight så är texten i detta meddelande redan angivet i en mall. Du kan själv ändra denna text här i inställningar. 9
Frågor och svar Privat kommentar per dag I veckotidrapporten kan man skriva in en privat kommentar i fältet för privat kommentar, även när man har inställning kommentar per dag. Den sparas då i fältet för privat kommentar. Men när man gör en ändring i appen kommer den att flytta denna till privat kommentar per dag. Tilldelning för medarbetare ej påbörjad för rapportering i projekt Det finns ett störande moment när man kör appen ihop med planering som innebär att projektledaren måste ha satt planen till status Påbörjad annars får medarbetaren en röd plupp och felmeddelande Tilldelning för medarbetare ej påbörjad för rapportering i projekt xxxx-xxxx i företag xxxx. Medarbetaren kan via dagtidrapporten i en meny nå en funktion för att ändra status. Denna typ av specialfunktioner passar inte att lägga in i en app utan en lösning skulle i såfall vara att alltid automatiskt sätta om status till Påbörjad utan att fråga. Emellertid så innebär det att funktionen måste förändras och det är oklart om detta är önskvärt beteende. En manuell work around på detta är att i mallen för alla planer sätta status till Påbörjad i motsats till Ej påbörjad. De projektledare som har kunskap om denna skillnad i funktion och önskar status Ej påbörjad kan antingen ha en egen mall eller ändra status till Ej påbörjad. Exicom Software AB