Tekniska förvaltningen/sas ANBUDSFÖRFRÅGAN Verksamhetssystem för VA och renhållning Datum Sid 2013-04-04 1 (7) ADMINISTRATIVA FÖRESKRIFTER Östhammars kommun, nedan kallad beställaren, inbjuder till upphandling avseende ett verksamhetsystem för VA- och renhållningstjänster samt drift av denna. Beställare Östhammars kommun Tekniska förvaltningen Box 66 Tel 0173-860 00 Fax 0173-125 47 E-mail: tekniska@osthammar.se Beställarens ombud under anbudstiden Lars Ekman tel 0173-862 76, 070-346 60 15 eller e-mail: lars.ekman@osthammar.se Orientering om tjänsten Östhammars kommun har idag ca 12 000 kunder i befintligt verksamhetssystem för VA och renhållning. Tekniska förvaltning infordrar anbud på ett verksamhetssystem för VA- och renhållningstjänster samt drift av denna. Helt eller delat anbud Anbud skall lämnas på hela uppdraget inkl. option. UPPHANDLINGSFÖRESKRIFTER Vid denna upphandling tillämpas lagen om offentlig upphandling (LOU) ( SFS 2007:1091). Anbudet kan komma antas utan föregående förhandling samt kommunen förbehåller sig rätten förkasta samtliga anbud. Upphandlingsförfarande Öppen upphandling. Postadress Besöksadress/Reg.office Telefon Telefax Org. nummer Bankgiro Box 66 Stångörsgatan 10 Nat 0173-860 00 Nat 0173-125 47 03-212000-0290-01 233-1361 Fakturaadress Int +46 173 860 00 Int +46 173 125 47 V.A.t. No Plusgiro Box 106 www.osthammar.se tekniska.kontoret@osthammar.se SE-212000-0290 1 31 70-6
2 Ske- och registreringskontroll Östhammars kommun har tecknat ett samarbetsavtal med Skemyndigheten som fortlöpande under kontraktstiden kontrollerar leverantören och underleverantörer fullgör sina plikter enligt denna handling. (Jmfr. Informationsblad från Skeverket och Östhammars kommun) Förfrågningsunderlag Anbudshandlingar distribueras elektroniskt av Kommers elite, via den länk som också framgått av vår upphandlingsannons, i första hand ska även ev frågor om upphandlingen ställas via samma länk. En sådan begäran skall vara skriftlig och göras i god tid så samtliga anbudsgivare skall kunna delges motsvarande upplysningar/handlingar före anbudstidens utgång. Svar och andra uppgifter om upphandlingen, under anbudstiden, delges registrerade anbudsgivare via samma länk. Innan anbud lämnas uppmanas därför anbudsgivaren kontrollera om nya uppgifter om upphandlingen tillkommit. Övriga frågor gällande förfrågningsunderlaget kontakta Tekniska förvaltningen, Solfrid Aagedal-Sundberg tel 0173-861 96, e-post: Solfrid.aagedalsundberg@osthammar.se Förteckning över förfrågningsunderlaget 1 Alos 05 (bifogas ej) 2 Dessa administrativa föreskrifter av 2013-04-04 3 Anbudsformulär av 2013-04-04 4 Allmänna kontraktsvilkor 2013-04-04 5 Kravspecifikation 6 SFS 1991:1273 och BFS 1996:56 ÖVR 80 (bifogas ej) 7 Informationsblad Skeverket 8 Prisbilaga Anbudsgivning Anbudsgivaren svarar själv för alla kostnader i samband med anbudsgivningen. Anbuds form och innehåll Anbudet skall lämnas skriftligt på svenska i tillslutet omslag. På omslaget skall anges anbudsbeteckning och anbudsmottagarens adress. Valutan skall anges i svenska kronor (SEK). Anbudet skall innehålla nedanstående uppgifter: - Samtliga anbudsformulär korrekt ifyllda. - Kopior av efterfrågade intyg och liknande dokument. - Namngivna personer som ska delta i projektet och dess roll
3 - Referenser (minst två stycken) från liknande tjänster skall anges (företagsnamn, kontaktperson samt telefonnummer) - Att företaget är registrerad för F-sk och mervärdessk - Företagets organisationsnummer skall anges - Uppgift om företagets försäkringar - Uppgift om kvalitetslednings- och miljöledningssystem Den anbudsgivare som utelämnar någon av ovanstående punkter samt i övrigt lämnar irrelevanta, ofullständiga och felaktiga uppgifter kommer förkastas. Vidare vill vi uppmärksamma anbudsgivarna på risken för särbehandling eller konkurrensbegränsning vid rättelser av fel, förtydligande och komplettering av anbud är juridiskt svårbedömbar, kommer inga sådana kompletterande frågor ställas och följdaktligen är risken stor oklara anbud kan komma förkastas av ovanstående skäl. Huvudanbud Anbud får icke innehålla komplettering och förtydligande av förutsättningar eller reservationer som kan inverka på anbudssumman. Kompletteringar och förutsättningar skall i så fall vara prissa. Anbudstidens utgång Anbud skall vara beställaren tillhanda senast 2013-05-27. Anbuds giltighet Anbudsgivaren skall vara bunden av sitt anbud i sextio (60) dagar efter anbudstidens utgång. Giltighetstiden förlängs automatiskt vid händelse av överprövning, dock längst i ytterligare 90 dagar. Adressering Anbud skall vara skriftligt, egenhändigt undertecknat och lämnas i slutet kuvert märkt Verksamhetssystem för VA och renhållning" till Östhammars kommun Tekniska förvaltning Box 66 Besöksadress: Stångörsgatan 10 (kommunhuset), Östhammar. Öppetider: måndag-torsdag kl. 07:45 16:30 fredagar kl. 07:45-15:00 Officiell brevlåda finns vid plats och har inkastsöppning i storlek 4 cm hög och 30 cm bred. Anbud via fax eller e-post godkännes inte.
4 Anbudsöppning Sluten anbudsöppning kommer ske tidigast 2013-05-29. Anbudsprövning Prövningen kommer ske i två steg. Steg 1, kvalificeringsfasen, kommer prövning av anbudsgivare ske och i steg 2 utvärdering av anbud. Utvärdering av anbud i steg 2 kommer ske av de anbudsgivare som uppfyller kraven i steg 1. Prövning av anbudsgivare (steg 1) Prövning av anbudsgivare kommer ske enlig följande kravlista: förhållanden som anges i LOU kap 15 13 ej föreligger anbudsgivaren kan visa den har ekonomisk och organisatorisk kapacitet utföra efterfrågade arbeten anbudsgivaren ska ha teknisk kapacitet fullgöra uppdraget enligt kravspecifikation och storlek på uppdraget vilket ska bevisas av anbudsgivaren genom lämna en beskrivning av företagets kapacitet i anbudet. anbudsgivaren ska ha utfört liknande uppdrag de senaste två (2) åren och ska ha goda referenser från tidigare liknande uppdrag. Minst två (2) referenser ska bifogas på tidigare liknande uppdrag med uppgift om namn på beställare, kontaktperson med telefon och e-post. anbudsgivaren har godtagbara försäkringar anbudsgivaren har ett kvalitets- och miljöledningssystem Anbudsgivare som uppfyller samtliga krav i steg 1 är kvalificerad deltaga i steg 2. För kunna utföra prövningen enl. kravlistan kommer kommunen ta erforderlig kontakter med berörda myndigheter och andra intressenter. Lägsta riskklass enl UC som kommer upphandlas av Kommunen är riskklass 3, om anbudslämnaren inte uppfyller dessa krav så måste anbudslämnaren kunna säkerställa sin ekonomiska förmåga för fullgörande av uppdraget. Detta bestyrkas genom revisorintyg eller likvärdig redovisning, så kan kommunen ev göra ett avsteg från detta krav.
5 Värderingsgrunder vid prövning av anbud (steg 2) Värdering av anbud kommer ske enligt LOU kap 15 16 (steg 2). Anbudspriset är totalpris för hela uppdragsperioden inklusive options år, även totalpris för option på mobilt system inkluderas i anbudspriset. Beställaren avgör om och när option för mobilt system ska nyttjas. Beställaren kommer anta det anbud som uppfyller kraven i steg 1 och har lägst anbudspris. Meddelande om beslut vid prövning av anbud När beställaren fat beslut om vilket anbud som skall antagas kommer alla anbudsgivare delges beslutet och skälen för det enligt LOU kap 15 19. Tilldelningsmeddelandet skickas via e-post till alla anbudsgivare. I Ert anbud bör Ni därför ange till vilken e-postadress och kontaktperson som meddelandet skall skickas till. En ansökan om överprövning av ett beslut avbryta en upphandling ska ha inkommit till förvaltningsrätten innan tio kalenderdagar har gått från det beställaren med ett elektroniskt medel har skickat en underrättelse om beslutet och angett skälen för detta. Bindande avtal (upphandlingskontrakt) kommer upprättas när tidsfristen enligt LOU kap 16 1 löpt ut. Avtalet kommer upprättas i form av beställningsskrivelse som undertecknas av båda parter för bli gällande. FÖRESKRIFTER FÖR UPPDRAGET Kravspecifikation Se kravspecifikation samt kontraktsvilkor. Samarbete mellan leverantören och beställaren Beställarnes representanter skall beredas möjligheter kontinuerligt följa och påverka leverantörens arbete. Projektansvariga och namngivna nyckelpersoner får inte utbytas utan beställarens medgivande. De personer som hos leverantören skall vara projektansvarig (=ombud) arbeta i projektet, skall namnges och presenteras i anbudet.
6 Ersättning Se prisbilaga Offererade priset ska vara fast under avtalstiden. Betalningsvillkor Fakturaadress: Östhammars kommun Box 106 Märkes: OK175000001 Faktura över utfört arbete tillställs beställare betalas 30 dagar från ankomstdagen. Fakturerings- eller expeditionsavgift får inte uttagas. Eventuell dröjsmålsränta skall debiteras enligt gällande räntelag. Kontraktshandlingar Beställningsskrivelsen kommer utgöra kontraktet. Underkonsult Leverantören får inte anlita underkonsult utan kommunens skriftliga godkännande. Köparens ombud Annila Bexelius, tel 0173-861 94, annila.bexelius@osthammar.se Leverantörens ombud Leverantören skall ange vilken är ombud i detta avtal. Miljöledning Anbudsgivaren skall ha ett miljöledningssystem. (Avropas i efterhand) Kvalitetssäkring Anbudsgivaren skall ha ett kvalitetssäkringssystem samt ange kvalitetsansvarig. (Avropas i efterhand) Tid Avtalstiden är 2013-09-01 till 2017-12-31 med möjlighet till två (2) år plus två (2) års förlängning.
7 Arbetarskydd Arbetarskyddsstyrelsens föreskrifter och anvisningar skall följas. Försäkring Kopia av försäkringen skall ingå i anbudet som bilaga. Överlåtelse av avtal Ingånget avtal får inte av någondera parten överlåtas på annan utan den andra partens skriftliga godkännande. Hävande I händelse av antagen anbudsgivare inte visar sig uppfylla angivna krav på sitt genomförande av uppdragen och/eller eventuella angivna brister ej åtgärdas på ett godtagbart sätt kan avtal sägas upp i förtid. Om bristerna är väsentliga, kan avtal sägas upp med omedelbar verkan. I händelse av sådan hävning skall beställaren erhålla skälig ersättning av antagen anbudsgivare för den olägenhet eller merkostnad detta kan orsaka. Tvist Tvist enligt detta avtal skall avgöras i svensk domstol. ÖSTHAMMARS KOMMUN Tekniska förvaltningen Lars Ekman