Välkommen alla
Ekonomidagen 25/11 2013 Presentation av ekonomiavdelningen Bokslutsinformation Paus med kaffe Status E-handelsprojektet Budget 2014/Mercur Nyheter, Kontrollrapporter via IVS
Fakturaadress Stockholms universitet Postbox 50741 202 70 Malmö Refkod: xxx
November Raindanceportalen stänger 2 dec. kl. 16.00 Ver.typ UG/FU5807 öppet för att boka om indirekta kostnader 4-5 december.
Helårsbokslut Viktiga datum för helårsbokslutet 2013 finns på hemsidan under fliken Ekonomi/ Ekonomikalendern Alla datum som anges är senaste datum då material ska vara Ekonomiavd tillhanda
Helårsbokslut Underlag ska vara komplett ifyllda, med kontering i vissa fall (KBPIEA) Underlag godkända av behörig person Ställas till avsedd person på Ekonomiavd Fax 16 14 73, e-mail till berörd person, internpost
Kundfordringar inför bokslut. Obetalda kundfakturor som förfallit tre månader före bokslut (hel-/halvår) tas upp som osäkra kundfordringar i bokslutet Skriva av? Om skrivs av, pref./motsv. underskrift. Över 20.000kr, ska kort motivering bifogas, förvaltningschefen godkänner. Lämna uppgift till Johan Fredricsson senast 6/12 angående de fordringar som skall skrivas av
Kundfordringar inför bokslut Osäkra över 50.000 kr, finns på listan som ni får från Ekoavd. Specialhantering, enskild värdering om nedskrivning (hur stor del av fakturan som förväntas bli betald). Bifoga kort motivering. Svar till Johan också per 6/12. Ekonomidagen nov 2012
Sändningsdagar - utbetalningar Före jul: 23/12 (må) Mellan jul och nyår: 27/12 (fre), 30/12 (mån), Faktura status def senast kl.10.00 (30/12) för att bokföringsdag på mottagarens konto blir år 2013 2/1 2013 (tors) årets första sändning
Kontantinsättningar senast 09/12 (mån), gäller även deponering i serviceboxen Ekonomidagen nov 2012
Viktiga datum (bokslutsplanering med samtliga datum finns på Ekonomikalender, fliken Ekonomi) 29 november: sista dag för fakturering andra statliga myndigheter (ff 121230) 12 december: sista dag för rapp. och attest löner, lönekontering mm i Primula OBS! Allt måste vara attesterat! 12 december :alla IFP97 eller Bok97 måste vara godkända 23 dec: Decemberlönen är bokfört och utbetald
30 dec 2013 kl 16.00 stängs bokföring för 2013 för inst! Planera arbetet i förväg! Behörig attesterare och utanordnare måste vara på plats och attestera alla fakturor som är hänförliga 2013.
30 dec kl 16.00 stängs bokföring 2013 för inst! Innan dess skall följande vara åtgärdad: -Ej godkända ver. 131201-131230 -Nollställ oidentifierade medel konto 2651 + inst. INGET SALDO FÅR FINNAS PER 31/12.
Forts 30 dec kl 16.00 Leverantörsfakturor i portalen fakturor inkomna t.o.m 30/12 ska vara konterade, attesterade samt utanordnade för att hamna på 2013. Kundfakturor med status NY och PREL skall makuleras eller DEF sättas Eventuellt kvarvarande NY/PREL kundfakturor makuleras.
Forts 30 dec kl 16.00 VIKTIGT! Att fördelning av bidragsmedel är ikapp på alla bidragsprojekt, som har underprojekt (samma kontrakt från finansiären). Titta med rapport PRDATÄ (tips:bildskärm, kalkylformat) Bokföringsorder till proj.handl Senast 30/12 1071719 2802548,29 2006-1515 1071720 2658676 2006-1515Z 1071721 12751,29 2006-1515Z 1071722 171151,34 2006-1515Z 1071725 750000 2006-1515Z 1071726-764098,48 2006-1515Z 1071728-1013500,2 2006-1515Z
Om flera projekt öppnade på ett bidragskontrakt Alla projekt måste vara synkroniserade vid bokslut! Dvs.alla projekt har antingen överskott eller underskott eller 0 vid bokslut. Märkning: Z i slutet av kontraktsnummer indikerar underprojekt
Forts 30 dec kl 16.00 Korr. om kostn.eller intäkter i fel verksamhetsgren Kontrollerat att inga fel enheter eller aktivitet förekommer Projekten är bokförda på rätt aktivitet och enhet KB999999 per UGA och FUF Åtgärdat anläggningstillgångar Rutiner kring månadsstängning finns att tillgå på hemsidan, under fliken Ekonomi Ekonomihandboken B13
Årsbokslut -bokföringsorder Gör bokföringsorder klara! Verifikationerna måste vara signerade! Ej signerade INT/LÖN/BOK+inst.nr kommer att makuleras vid stängning. Inga BOK97 eller IFP97 får skapas efter 12/12 (tors) Ej definitiva BOK97 eller IFP97 skapade efter 12/12 (tors) kommer att makuleras vid periodstängningen. godkänns 12/12 makuleras
Årsbokslut Ej definitiva (t.ex. p.g.a. ofullständig kontering) BOK97 eller IFP97 skapade till och med12/12, kommer att godkännas på konto 5781- aktivitet 80000 - kb 999999. Bidragsprojekt med sista dispositionsdag 121231 kommer resultatföras.
Årsbokslut Leverantörsfakturor ankomna t o m brytdag (3/1) kommer att bokas som kostnad på institutionen, om de är hänförliga till 2013. Kontering hämtas från fakturaportalen, saknas kontering konteras fakturan på konto 5781, aktivitet 80000, KB 999999.
Avstämning annan myndighet (Kund) Sista dagen att fakturera andra statliga myndigheter - 29 november (ff 121230) (Lev) Fakturor som avser 2013 men ankommer 30/12-3/1, kontera dessa i portalen direkt. Attest och utanordning behöver inte ske än. (transf) Vid transfereringar gäller betalningsdatum oavsett om transfereringen gäller framåt eller bakåt i tiden. Var därför noga med att sätta betalningsdatum på rätt månad!
Viktiga datum forts. 3 jan: Leverantörsfakturor inkomna 30dec - 3 jan tillhörande 2013, ska vara konterade. Behöver inte vara attesterade och utanordnade. 7 jan: avstämning av personförskott, konto 1573, depositioner, konto 2632 Ekonomiavd tillhanda (Johan Fredricsson)
Viktiga datum 3 jan : Blankett för fördelning av 8**** aktiviteter, om ni använt det under 2013. Underskrivet av prefekt. Blankett Fördelningnyckel finns : http://www.su.se/medarbetare/service/blankettermallar/ekonomiblanketter 9 jan: periodiseringunderlag lev.fakturor och kundfakturor som avser 2013, >50 000 kr (exkl.moms)
Exempel på periodiseringar Externa hyror Tidnings-/databasprenumeration (inst 525) Köpta/sålda tjänster som tillhandahållits 2013 men ej ännu fakturerat Ange fakturanummer om redan i portalen under januari 2013.
viktiga datum forts. 7 jan: Fördelning av indirekta kostnader enligt institutionens framräknade procent bokförs. 7/jan-09 jan kl 16.00 UG5807 och FU5807 är öppna för omföring av konto 5807 på december. 10 jan kl 12.00!!! Bokföringsordrar för flytt av anslagsmedel på 2013 Johan Fredricsson tillhanda. Både digitalt (Excel) och underskriven bokföringsorder.
Rapportuttag Rapporter per 2013-12-31 prelim. 6/2 2014 Rapporter, final, för 2013 den 23/2 2014
Externa projekt som ska avslutas & passivsättas Projektstatuslistan inför helårsbokslut returneras med kommentarer samt bokföringsorder för omföring av eventuell semesterlöneskuld senast 25 november Projekt där dispositionstid t o m 131231 skall antingen avslutas, eller förlängas om finansiären godkänner en ändring av dispositionstiden. Förlängningsbeslutet från finansiärer behöver vi skriftligt, bifoga till svaret. Institutionen ansvarar för att de projekt som ska avslutas nollställs samt att anläggningar är flyttade eller utrangerade, blankett skickas till Bijan Shafeie och ska vara honom till hands senast 4 december.
Externa projekt Projektlistutskicket skall skrivas under av prefekt/motsvarande. Eventuellt kommer ej underskrivna projektlistor mailas prefekten. Bidragsprojekt med dispositionstid t.o.m 131231 kommer att resultatföras!
Nollställa projekt med överskott eller större underskott När samtliga kostnader är bokförda ska eventuellt kvarvarande överskott återsändas till bidragsfinansiären, om inget annat stipuleras i bidragskontraktet Har projekt som ska avslutas underskott > 1.000 kr flyttas kostnader till andra externa bidragsprojekt eller anslag inom KB:n. (Allt inom KBn är ju samma forskning). Hela anslagsdelen täcks sedan med anslagsintäkt från FUF/UGA kostnadsbäraren beroende på vilken verksamhet KBn hade.
Nollställa projekt med mindre över eller underskott Konto 5790 används enbart då externa projekt har överskott/underskott under 1.000kr. Bokningen sker då med intern motpart (institutionens eget) till över/underskottsprojektet. Endast konto 5790 får användas vid bokningar på över/underskottsprojektet 19******.
Gamla uppdrag, tecknade före 1jan 2009 vid avslut Vid nollställning av gamla uppdragsprojekt som baseras på avtal vilka tecknats före 1/1-09, justeras de indirekta kostnaderna enl. den procentsats som avtalats: Totalt bokförda indirekta kostnader enligt SUHFmodellen(2009-2013) (konto 5809) + bokförda avlyft avseende perioden t.o.m. 2009-12-31(konto 5800-5802) - avlyft enl. kontrakt för projektets totala livslängd = Differens
Gamla uppdrag, tecknade före 1jan 2009 vid avslut Vid avslut av gamla uppdragsprojekt som baseras på avtal vilka tecknats före 1/1-09, justeras de indirekta kostnaderna enl. den procentsats som avtalats: Totalt bokförda indirekta kostnader enligt SUHF-modellen: Konto 5809 år 2009-2013 + bokförda avlyft avseende perioden t.o.m. 2009-12-31 Konto 5800-5802 XXX XXX - avlyft enl. kontrakt för projektets totala livslängd YYYY = Differens (X-Y)
gamla uppdrag fortsättning Differensen ombokas från projektet till anslagsaktivitet: K 5809 Projekt D 5809 Anslagsaktivitet Om det finns utrymme att täcka de indirekta kostnaderna ska detta ske. Man får alltså inte flytta indirekta kostnader i sådan omfattning att projektet visar överskott Beräkningen på Excel,ställt som ovan, utdrag ur HBL samt bokföringsorder ska skickas till projekthandläggarna/ekonomiavdelningen
Vid nollställning av externa projekt Se upp med: - Löner - SU Butikens debiteringar - Semesterlöneskuldens vändning Observera: - När projektlistan returneras ska projekt som avslutas vara nollställda och anläggningarna flyttade eller utrangerade. Halka inte efter med detta Glöm inte: - Att flytta semesterlöneskulden när lönen omkonteras
Anläggningar vid projektavslut När ett projekt ska avslutas måste eventuell anläggning flyttas, alternativt utrangeras. Inga anläggningar i bruk skall finnas kvar på projektet. Utrangering kan ske av tre anledningar: stöld, utrangering, försäljning En flytt/utrangeringsblankett skickas till Bijan Shafeie Ekonomiavdelningen. Vid flytt till ett anläggningsprojekt måste ett belopp motsvarande anläggningens restvärde flyttas med för att finansiera framtida avskrivningskostnader. konto 3703 på flyttblanketten. I övriga fall är det en förhandlingsfråga om hela restvärdet, del av detsamma alternativt inget ska flyttas med.
Bidragsprojekt Det är inte tillåtet att fakturera på bidragsprojekt! Korrigera om proj.kostnader bokats på flera enheter. Varje projekt kopplat till endast en enhet. ->Kan bli resultatförd, eftersom int.avr endast på rätt enhet.
Bidragsprojekt: Kontraktsenlig OHavlyft för indirekta kostnader OH-avlyft enligt kontrakt kan ske på två olika sätt: a) Institutionen beräknar och bokför manuellt b) Institutionen meddelar Ekonomiavd. OH-procenten, därefter sker automatiska avlyft månadsvis OBS! Procentpåslaget sker på totala direkta kostnader på projektet. Institutioner väljer själv om de använder a eller b.
Bidragsprojekt: Avslut Vid avslut av bidragsprojekt med b) automatiska avlyft enl. kontrakt gäller följande: Vid nollställning av projektet beräknas sista avlyftet alltid manuellt av institutionen och bokförs även av institutionen. Avlyftet bokförs: 5800 Projekt 5800 Bidragsaktivitet Meddela därefter er projekthandläggare vid Ekonomiavd. att projektet är klart för avslut.
Anläggningar Anläggningar tagna i bruk t o m 31/12 2013 ska definitivsättas senast 31/12 2013 med ver.datum senast 31/12 2013. Kontroll av pågående anläggningar (konto 1271) ska göras av samliga institutioner. Pågående (ej def.satt= ej tagits i bruk)får finnas endast om anl.tillg. ingår i en större enhet och inte kan tas i bruk förrän hela anläggningen är på plats. Förklara anledningen på blankett(se nästa sida). Returnera till Bijan Schafeie
Anläggningar Avskrivning av anläggningstillgångar från den period de tas i bruk. Därför viktigt: Anläggn. tagna i bruk t o m 31 december ska vara definitivsatta till bokslutet => genererar avskrivningar =>kostnaderna belastar rätt period Vid definitivsättning: anskaffn.datum = datum anläggn. tas i bruk
Anläggningar Felkällor vid def-sättning: Avskrivningstyp får aldrig ändras, kommer automatiskt vid angivande av anl.typ Fria fält får inte ändras; Enhet, Projekt, Aktivitet, Kostnadsbärare Meddela Bijan om något behöver ändras
Forts. övrig information & repetition om rutiner Fördelnings % UGA & FUF stödkostnader 2014 Korrekta intäktskonton Vid avslut av internprojekt
Fördelnings % för indirekta kostnader år 2014 Ekonomiavdelningen vill ha information från fakultetscontrollers senast 18/12. Hör med er controller när ni måste lämna information om er procentsats till honom/henne. Om man i budgeteringen upptäcker att institutionens procentberäkning är felaktig, kan Ekonomiavdelningen ändra procentsatsen i Mercur i januari efter underlag från controllers 20/1 senast. Alla procentberäkningar ska gå genom controllers.
Institutionspåslag för indirekta kostnader år 2014 Det är alltid nästa års påslag som skall räknas ut och således är det nästa års beräknade kostnader som skall användas. Hör med respektive fakultetscontroller hur institutionens OH-faktura ska hanteras i procentberäkningen. Passa på att göra funktionsindelningen! Ekonomidagen nov 2014
Budget- och kalkyldifferenser Påläggsprocentsatserna räknas fram som: beräknade kostnader för stödverksamhet (=täljare)/ beräknade lönekostnader för kärnverksamhet (=nämnare)
Påslag för indirekta kostnader Varje institution har två påslag, ett för UGA och ett för FUF. Formeln är: Alla kostnader KB 999999 för UGA eller FUF Lön + LKP KB i kärnverksamhet (dvs ej 999999) för UGA eller FUF Påslag för UGA eller FUF (Lön är konto 40 40899, LKP konto 45111)
Budget- och kalkyldifferenser Om kostnaderna för stödverksamheten (täljaren) i verkligheten blir större eller mindre än beräknat belopp så uppstår budgetdifferens Om lönekostnaderna för kärnverksamheten (nämnaren) i verkligheten blir större eller mindre än beräknat belopp, d v s verksamheten ökar eller minskar, så uppstår kalkyldifferens
Budget- och kalkyldifferenser Alla kalkyldifferenser uppstår på institutionen. Budgetdifferenser uppstår på alla nivåer.
Rekommendationer från SUHF Föregående års budget- och/eller kalkyldifferenser ska inte ingå som en kostnad i kommande års kalkyl för beräkning av påläggsprocent Däremot ska självklart resultatet av analysen av budget- och kalkyldifferenserna beaktas i kommande års budget-/beräkningsarbete Räkna inte om procentsatserna under året annat än under särskilda omständigheter
Rekommendationer från SUHF Överskott resp underskott bör vid väsentliga belopp återföras till kärnverksamheten men bör i normalfallet inte återföras till bidragsprojekten (minskade indirekta kostnader -> minskad medfinansiering) 10 % eller mer av stödverksamhetens totala kostnader är ett väsentligt belopp < 5 % är ett litet belopp, > 5 % < 10 % analyseras
Rekommendationer från SUHF Det är viktigt att institutionen följer upp och analyserar budget- och kalkyldifferenser. Finansiärerna kan fråga om differenserna och bör då få svar
Avslut internprojekt Anslag, därmed internprojekt resultatförs endast vid årsbokslut. 1 )Vill du avsluta under pågående år: a) Se till att årets resultat är noll. (fyll på anslag, bokföringsorder till Johan Fredricsson) b) Och kapitalförändring sedan tidigare år (balanserat resultat,2071 och 2070 flyttas till anslaget utan projektnummer) 2)Eller avsluta när helårsbokslutet är klar. b) Se ovan
Rätt intäktskonto Rätt konto uppdrag 4 avgifter har egna konton 3421 ytterst sällsynt!! Internt = inom SU. Kostnadskonto krediteras Externt : intäktskonto används För andra myndigheter ingen moms
Intäktskonto - Uppdrag Uppdragsutbildning, akt:11*, 12* faktureras på konto: 3101utomstatlig 3102 inomstatlig Uppdragsforskning, akt: 32* faktureras på konto: 3111 utomstatlig 3112 inomstatlig
Intäktskonto - Bidrag Intäktskonto 36**. Kommer via intäktsavräkningskörning Inga andra intäkter Bidragsprojekt faktureras ALDRIG!
Intäktskonto - Anslag Anslagsintäkt Ekonomiavdelning bokar Fakturering inom SU kreditera ditt kostnadskonto och debitera köpande institutionens. 4 avgifter, faktureras på sina egna konton: 33*** konton samt 3411-3412 342* - fakt kostnader, försäkr. ersättningar. Ska inte vara mycket.
4-intäkter (konferenser mm) Konferenser ej uppdrag. Skall bokföras på anslagen och internprojekt som börjar på 5 skall användas. Resurssamordning (miljöövervakning). Särskild aktivitet, 30450, och internprojekt som börjar på 5. Avtal över 250 000 kr ska dras för rektor.
Extern aktivitet utan projekt Aldrig på uppdragsaktiviteter! På bidragsaktivitet i bidragskb endast: intäktsidan av kontraktsenlig avlyft K5800(och K5802) Lokalkostnaden,konto 50*. (Om ej ny VR,FAS proj. Då bokförs den direkta lokalkostnader på projektet) Automatiskt bokförs: indirekta kostnader D 5809 => Medfinansiering, 3709