Ekonomidagen 2018 SEKTIONEN EKONOMI
Välkomna!
Flytt till KC Byrålogen utryms. Sektionen Ekonomi flyttar 11-12 december. Stänger jourtelefoner och svarar på mail hela veckan. Kan ta något längre tid att få svar än normalt. Åter i byrålogen efter sommaren.
Verksamhetsanknuten rapportering Målet: Ge ledningen en korrekt bild av LU:s ekonomi och verksamhet under viss period och ge dem en bra prognos. Möjlighet att ta rätt beslut.
Verksamhetsanknuten rapportering Vägen dit: Vi vill få koll på vad som ligger bakom siffrorna och vad det ger för effekt för verksamheten. Systemstöd för fakulteterna är infört. Modul i EOS. Tydligare information om vad vi önskar i rapporteringen. Uppstartsmöten med fakulteternas kanslichefer och fakulteternas ekonomichefer kommande veckor. Uppföljningsmöte efter tertialrapporteringarna.
Verksamhetsanknuten rapportering Exempel Vad: Personalkostnaderna är lägre än budgeterat. Varför: Det tar längre tid att rekrytera lärare än planerat. Ingen lön utbetalas under 9 månader. Effekt: Doktorander och forskare får gå in som lärare under tiden. Doktoranden kommer vara kvar 6 månader längre. Forskningen blir försenad. Riska att bidragen bränner inne då de är tidsbegränsade. Vad gör vi åt det Accepterar att forskningen blir försenad och tar risken. Anställer dubbelt så många forskare som planerat.
Program - kortversionen 08.45 09.45 10.15 12.00 13.00 14.30 2018 ett händelserikt år! FIKA Overhead. Bokslut. Vad är på gång inför 2019? Kostar det något att göra fel inköp? LUNCH Var tog pengarna vägen? Varför blir samhällsdebatten sämre när samhället blir bättre? Avslutning
2018 ett händelserikt år! AGNETA SJÖFORS
Ekonomidagen 2017: Största utmaningar inför 2018?
HR Ekonomi SSC Primula 2018 Vissa formulär m m är gemensamma och ska passa alla SSC-kunder Samma regler för attest av timmar, arvoden, övertid etc som för rese- och utläggsräkningar Sektionen Ekonomi har tagit över uppgifter, med viss påverkan på rutinerna, t ex: Ändra grundkontering lön över fakultetsgränser Utbetalning stipendier Löner i retur
SSC Primula Ny förändring; i stabiliseringsfas; kvalitetssäkring pågår Var på förändringskurvan befinner du dig? Utforska och se möjligheter tillsammans våren 2019!
Andra systemnyheter 2018 Ladok 3 Bilagor till internfakturor från Raindance till Lupin Nya webbklienten Lupin/Proceedo
GDPR Började gälla 25 maj 2018 Påverkar ALLA Behöver sätta sig
Planera och följa upp projekt 2018: Sista pusselbiten : Projektdashboard i Kuben Diverse uppdateringar o fix i Kuben, t ex EU-rapporten Ny kurs: Ekonomiadministrativt stöd till forskningsprojekt Framåt: Använd och kom med utvecklingsidéer!
Planera och följa upp hela avd/inst 2018: Bokslut och uppföljning per tertial istället för kvartal Budgetera lokalkostnader i EOS så som de bokförs Framåt: Ekonomispel för ekonomer Utveckling i EOS Utvecklingsbehov för en mera verksamhetsanknuten rapportering
Bikupor Verksamhetsanknuten rapportering Vad betyder det för er? Vilka utvecklingsbehov ser ni? Kompetensgap? Behov stärka kunskaper?
Skriv några nyckelord från era diskussioner ett ord i taget Starta internet på din telefon Gå in på: www.menti.com/ Ange kod 49 50 24 Skriv och tryck på submit Obs! gärna ett ord; kolla vad andra skriver skriv likadant om ni också pratade om det
Så här blev det!
FIKA KL.9.45-10.15
Overhead revisited vad är det och vad går det till? KARIN EKBORG PERSSON
Varför kärn och stöd? Direkta och indirekta?
Ett universitet
Uppdraget Högskolelagen 2 Staten skall som huvudman anordna högskolor för Utbildning Forskning och konstnärligt utvecklingsarbete - Samverkan med det omgivande samhället - Informera om sin verksamhet - Nyttiggörande av forskningsresultat
Kärnverksamhet och stödverksamhet UTBILDA NYTTIGGÖRA FORSKA NYTTIGGÖRA Hantera Personal Hantera Pengar Hantera Lokaler Hantera Service Hantera IT Hantera Kommunikation
Kostnader för stödverksamheten - indirekta kostnader En definition för hela sektorn Finansiärerna drev frågan 2011 - Öka förtroendet hos finansiärerna - Rättvisande redovisning - Jämförbarhet inom sektorn - Verktyg för intern styrning och kontroll (lärosätena) Indirekta kostnader Kostnader för stödverksamhet som fördelas på utbildningsoch forskningsaktiviteter Fördelning sker genom uppskattning av tid eller genom schabloner (%) Kostnaderna särredovisas mot finansiärer i projektkalkyler
Exempel Utbildningsprocessen (kärn) ATT UTBILDA UTVECKLA utbildningar UTBILDA EXAMINERA
Exempel utbildningsprocessen (kärn och stöd) Stödja studenter UTVECKLA utbildningar Rekrytera studenter Anta studenter Introducera UTBILDA Examinera Utvärdera och Kvalitets säkra Karriärvägleda Hålla kontakt med alumner Administrera studier Hantera examen Stödja studentinnovation Hantera Personal Hantera Pengar Hantera Lokaler Hantera Service Hantera IT Hantera Kommunikation
Bakgrund
Ett universitet som växer Intäkt 2017: 8,2 miljarder +1,3 miljarder på 5 år (ca 19%) 30% 2016 2011: 34% 2016: 30%
Ekonomisk utveckling vid LU mnkr 5 500 Ekonomisk utveckling utbildning och forskning 2004-2017 5 000 4 500 4 000 3 500 3 000 2 500 Intäkter - Fo Kostnader - Fo Intäkter - Utb Kostnader - Utb 2 000 1 500 1 000 2004 2005 2006 2007 2008 2009 2010 2011 2012 2013 2014 2015 2016 2017 Stark ekonomisk utveckling men har det blivit bättre?
mnkr Anslag till utbildning och forskning 600 Resursfördelning 2017 500 400 300 utbildning forskning 200 100 0 EHL HT J K LTH M N S
Hur använder vi våra pengar? DIREKTA INDIREKTA
Hur fördelar LU sina medel? Budget 2018
Jämförelse med andra lärosäten
Årlig SUHF statistik SUHF mått: Indirekt kostnad total kostnad året innan = andel indirekt kostnader i % 35
SUHF statistik 2017 budget MINSKAR FÖR BÅDE UTBILDNING OCH FORSKNING! LU har ca 31% för utbildning och ca 18% för forskning LU: 31% 18%
SUHF SUHF statistik statistik budget budget 2017 2017 --utbildning utbildning LU ökar något Chalmers, KI, SLU, SU och Umeå har lägre. GU minskar men har högre, Uppsala ökar och har högre
SUHF statistik budget 2017 - Forskning LU minskar något! Endast Umeå universitet har lägre. OBS GU har högre och ligger stilla trots omorganisation.
Indirekta kostnader på LU
Vem dimensionerar stödverksamheten inom LU: Lunds universitets arbetsordning: 2.1 Universitetsstyrelse i viktigare frågor om den interna resursfördelningen och uppföljningen av denna 3.1 Fakultetsstyrelsens ansvarsområden Fakultetsstyrelsen har ett samlat ansvar för utbildning, forskning, innovation och samverkan,kvalitets- och utvecklingsarbete, fakultetsbiblioteket, organisation, ekonomi, personal, administration samt informations- och kommunikationsfrågor inom den aktuella fakulteten. Universitetsstyrelse Fakultetsstyrelser Institutionsstyrelser Universitetsgemensam kostnad Fakultetsgemensam kostnad Institutionsgemensam kostnad TOTAL INDIREKT KOSTNAD VID LU
LU Indirekta kostnader per nivå Utfall 2017 Total kostnad 2016 (exkl transf.): 7 993 mnkr Total kostnad stödverksamhet 2017 1.572 mnkr 2011 23,66% 2014 20,79% 2015 20,28% 2016 19,5% 2017 19,7% %
Exempel - fakulteter
Tidplan och process gemensam nivå MARS Underlag tas fram (sektionerna centralt) APRIL Förslag till förändringar tas fram (förvaltningschefen) APRIL-MAJ Förslag diskuteras i ledningsorgan (LG, RL, UFLG, S-chefsgrupp, UN.) MAJ Förslag lämnas till styrelsen OKT Universitetsstyrelsen fattar BESLUT
Indirekta kostnader UNIVERSITETSGEMENSAM NIVÅ
Universitetsgemensamma kostnader Vad är det? Tidigare inkl i lönebikostnad: Delpensioner Engångspremier SPV Övertalighetsförsäkring.. 655 mnkr BONUS presskopia Gem undervisningslokaler Personalorganisationer Försäkringar.
Utveckling av universitetsgemensamma kostnader 2018 Budget Ökning 2010-2018 Inkl pris- och löneuppräkning Ledning och styrning 30 20% Universitetsbiblioteket 104 32% LU gemensamma kostnader o avgifter 79 13% Bas it (datanät ) 76 29% Förvaltningen (lön och drift) 262 31% Administrativa system 69 38% TOTALT 620 28% E- media Depåer för att förvara pliktex. Volymökningar konsortier Nya system Digitalisering LU:s kostnad har ökat med 38% samma period
Om du vill veta mer https://luvit.education.lu.se/kompetensportalen/ Vad är overhead och hur fungerar det?
Bokslut 2018 dags att avsluta året! CECILIA SJÖSTRÖM, KERSTIN LARSSON, HELENA JOSEFSSON
Förtydligande statliga bolag Konto 36110, 74130, 77310, 77320 Akademiska Hus, Apoteket, Bilprovningen, Bostadsgaranti, EUROFIMA, Green Cargo, Göta Kanalbolag, Infranord, Jernhusen, Lernia, LKAB, Metria, Orio, PostNord, RISE (Research Institutes of Sweden), Samhall, SBAB, SEK (Svensk exportkredit), SJ, SOS Alarm, Specialfastigheter, SSC (Svenska rymdaktiebolaget), Statens Bostadsomvandling, Sveaskog, Svenska Skeppshypotek, Svenska spel, Svevia, Swedavia, Swedensurvey, Systembolaget, Teracom Group, Vasallen, Vattenfall och Visit Sweden.
Förtydligande statliga enheter Konto 36120, 77410, 77420 och del i 74150 Allmänna arvsfonden, Almi, Arlandabanan Infrastructure, Chalmers tekniska högskola, Dramaten, Förvaltningsstiftelsen för SR, SVT & UR, Högskolan i Jönköping, Norrlandsfonden, Operan, Riksbankens Jubileumsfond, Riksteatern, Stiftelsen Industrifonden, Saminvest, SVEDAB, Sveriges Radio AB, Sveriges Television AB, Sveriges Utbildningsradio AB, Swedfund och Östersjöstiftelsen.
Vidareförmedlingar/återbetalningar av bidrag 14 dec Sektionen ekonomi tillhanda
När får vi transferera (vidareförmedla) medel Externa forskningsmedel (ej statsbudgetmedel) Medel ska användas inom LU om det inte tydligt framgår av underlag som: Kontrakt/avtal Ansökan Särskilt medgivande från finansiär Regleringsbrev Proposition
Fakturera och rekvirera 14 dec Fakturera/rekvirera statliga myndigheter 28 dec Fakturera interna kunder 8 jan Fakturera/rekvirera icke-statliga kunder
Töm utredningskonto 8 jan Ska vara 0
Utredningskonto statistik 2018 månad mnkr Jan 2,5 Feb 9,7 Mar 5,7 Apr 3,3 tertial - ska vara noll Maj 8,9 Jun 7,8 Jul 130,9 Aug 2,2 tertial - ska vara noll Sep 28,7 Okt 83,9
Leverantörsfakturor och utbetalningar Stipendieutbetalningar senast 30 november Inventera anläggningstillgångar senast 30 november Utläggsersättning till personer utan svenskt personnummer senast 5 december Granska och attestera fakturor där kostnaden avser 2018 senast 8 januari 2019 kl 18 Granska och attestera fakturor där betalning ska ske 2018 före julhelgen Defintivregistrera anläggningstillgångar senast 8 januari, ange verifikationsdatum 181231
Övrig bokföring 9 jan Sista dag:» Rätta felkonterade fakturor, löner och utlägg etc» Samfinansiera 10 jan Fördelning verksamhet 91, pålägg, samfinansiering bokförs 18 jan Upplupna löner bokförs
Extra viktigt vid inkomstperiodiseringarna Belopp: Justeringar görs endast i undantagsfall! Kontering: Kontrolleras alltid!
Bokslut på institution Ladda upp dokument i LU Box kontrollera att ni har tillgång till mappen Bokslut på institution
Avstämning stödverksamhet? Gemensamma kostnader (91:an) Kärnverksamhetens kostnader Analys!
Bokslut på institution Inventering av anläggningstillgångar
Bokslut på institution Inventering av anläggningstillgångar Nytt upplägg med detaljerade mappar Namnge filerna Riksrevisionen nöjda lätt att följa upp Internrevisionen granskning Inlagt i LU Box senast 30 november Utrangerat i god tid före årslutet.
Representation
Viktigt inför julfirandet Julklapp Max 450 kronor inkl moms Ingen välgörenhet Presentkort OK Bokförs som personalvård konto 49500 Tillåten momskompensation
Viktigt inför julfirandet Jullunch/Julfest Max 450/650 kronor exkl moms Ev. kringkostnad 350 kronor exkl moms Måttfullhet beträffande alkohol Bokförs som intern representation 49600 Ingen momskompensation
Vad är på gång inför 2019? FILIP BENGTSSON
Vad är på gång inför 2019? Vad händer hos er och i omvärlden som kan påverka oss Bikupa 2-3 i frågan och lämna svar genom: www.menti.com kod 46 84 27
Omvärldsoro 10
Tankar om läget i världen och hur det påverkar
Forskningen
Personalförändringar
Organisation respektive Campus
System m m 6 3
Utveckling ekonomi och inköp
Gott och blandat
Kostar det något att göra fel inköp? JEANETTE JAKOBSSON
Vad händer här?
Enklast om alla håller sig på rätt sida vägen
Kostar det något att göra fel inköp? Konkurrensverket - upphandlingsskadeavgift Avtal blir ogiltigt och kan leda till ett civilrättsligt skadestånd Dyrare att inte använda upphandlade leverantörer du får inte LU:s villkor på avtalet Tid och pengar att själv gå förbi upphandlade avtal, t ex kan du behöva betala frakt som oftast är bortförhandlat Kan påverka varumärket negativt
granskar LU 4 mål i Förvaltningsrätten i Malmö, avvaktar dom: Tools Sverige AB använd Ahlsells, vi upphandlar elkomponenter separat just nu Kilroy Travel AB studentresor kan numera bokas hos Egencia Örenäs Slott och Häckeberga slott använd upphandlad konferensbyrå Svenska Möten (ny leverantör från 1 november 2018) Bud och kurirtjänster upphandling pågår
Uppdatering Konkurrensverkets granskning LU kommer med största säkerhet få betala upphandlingsskadeavgift. Ännu oklart hur mycket. Den institution som gjort felaktiga inköp skall enligt Inköpsföreskrifterna bära kostnaden.
Lärdomar KKVs granskning KKV kommer att komma tillbaka till LU. De har nu lärt sig hur vår organisation fungerar. Då blir eventuell upphandlingsskadeavgift högre. Förenklade upphandlingar fortfarande mycket svårt att hantera för verksamheten, en sällan-arbetsuppgift. Inköp och upphandling har fått mycket mer att göra, medvetenheten om att vilja göra rätt har ökat. Copyright: Baby Blues
Hur mycket spenderar LU på olika inköp? Inköp och upphandling har köpt ni ett nytt verktyg för att kunna följa upp hur mycket LU köper in från både upphandlad och icke upphandlade leverantörer. Vi är i testfasen nu! Kommer kunna erbjuda följande under 2019: Total spend för hela LU Spend per fakultet Spend per institution Spend per kostnadsställe Allt fördelat per leverantör och produkt, samt kunna följa upp miljömärkta produkter och tjänster! Vi kommer besöka fakultetsledning för att presentera hur respektive fakultets inköpsmönster ser ut under 2019.
LUNCH KL.12-13
Var tog pengarna vägen? Kontrakten i sin forskningskontext och ekonomernas viktiga roll i detta flöde HANNA VOOG, BITRÄDANDE SYSTEMFÖRVALTARE FÖR LUCRIS
Informationsflödet i LUCRIS
Forskningsanslag i LUCRIS - pengarna i sitt sammanhang $ $ $ $ -------- -------- -------- -------- --------
Informationsflödet i LUCRIS
Varför blir samhällsdebatten sämre när samhället blir bättre? ANDREAS BERG
Tack för idag!