Ekonomidagen 2017 SEKTIONEN EKONOMI

Transkript

1 Ekonomidagen 2017 SEKTIONEN EKONOMI

2 Program - kortversionen Bokslut 2017, Kontanthantering FIKA Representation, Konferens, Nyheter och utmaningar 2018, Smarta inköp LUNCH Vad är LUCRIS Varför är alla andra inte normala som jag? Avslutning

3 Vad gäller i helårsbokslutet 2017? CECILIA SJÖSTRÖM, KERSTIN LARSSON, HELENA JOSEFSSON

4 Inventering av anläggningstillgångar Inlagt i LU Box senast 30 november Ingår i EA-värderingen Riksrevisionen följer upp Utrangera innan 31 december

5 Fakturera och rekvirera 15 dec Fakturera/rekvirera statliga myndigheter 30 dec Fakturera interna kunder 8 jan Fakturera/rekvirera icke-statliga kunder

6 Töm utredningskonto 8 jan Ska vara 0

7 Leverantörsfakturor Fakturorna granskade och attesterade senast den 8 januari före kl Ej hanterade fakturor i Lupin som finns på Ekonomiwebben, uppdateras dagligen 2-8 januari Externa fakturor periodiseras, om de: överstiger kronor, och hänför sig till verksamhet som ska resultatavräknas, och avser 2018 men bokförts på 2017, eller avser 2017 men inkommit för sent, d v s efter 8 januari kl.18

8 Anläggningstillgångar Definitivregistrera anläggningstillgångar med anskaffningsdatum t o m 31 december 2017 senast kl den 9 januari Ange verifikationsdatum

9 Övrig bokföring 9 jan Sista dag:» Rätta felkonterade fakturor, löner och utlägg etc» Samfinansiera 10 jan Fördelning verksamhet 91, pålägg, samfinansiering bokförs 18 jan Upplupna löner bokförs

10 Inkomstperiodiseringar Förberedelser fr o m nu jan Institutionerna slutgranskar jan Fakulteterna slutgranskar 17 jan Bokförs 18 jan Kontroll av utfall (inst/fak)

11 Extra viktigt vid inkomstperiodiseringarna Belopp: Justeringar görs endast i undantagsfall! Underskott får bara periodiseras om motsvarande resterande kontraktsbelopp återstår Överskott får endast periodiseras om det består av externa intäkter, ej interna (som t ex samfinansiering) Kontering: Kontrolleras alltid! Om konteringsbilden visar flera rader med olika finansiärer/motparter: Flerfinansierade projekt; kontrollera fördelning av belopp Korrigering av tidigare års inbetalningar; nollställ felaktiga rader

12 Frågor och svar Visa exempel på finansiärskontroll Om den föreslagna periodiseringen ligger på fler än en rad, d v s med fler än en kombination av konto-finansiärmotpart så ska du kontrollera om det verkligen är ett flerfinansierat projekt och om beloppet enligt kontraktsvillkoren fördelar sig rätt mellan finansiärerna. Redan inför bokslutet ska du kontrollera om det finns aktiviteter med flera finansiärer och rätta ev felkontering som kanske ligger bakom. Se sist i denna instruktion: files/raindance-periodisering-1-kontroller-infor.pdf Slutkontroll under bokslutet gör du enligt denna instruktion: files/raindance-periodisering-3-kontroll-kontering.pdf Ex nästa bild

13 Ex Finansiärskontroll I exemplet ovan är projektet enligt bokföringen finansierat av både Vinnova och Universitet och högskolor. Är detta korrekt eller behöver rad två korrigeras till Vinnova? Här krävs verksamhetskännedom.

14 Frågor och svar När lägger ni in sista beloppen på utredningskontot? Årets sista inbetalningar läggs ut senast 3 januari, men om inbetalningar hamnat hos fel institution så kan det komma enstaka utbokningar senare. Töm löpande och kom ihåg att göra en sista kontroll den 8 januari. När körs rättningar av myndighetskapital? De bokförs på december månad; tajmas med övrig kapitalbokföring.

15 Vad händer med kontanterna? CECILIA SJÖSTRÖM, KERSTIN LARSSON, OPEN SOLUTION

16 24 mars 2023?

17 Kontantfritt universitet 2019? Dyr hantering Säkerhetsrisk Många andra möjligheter att ta betalt

18 Betalvägar Bankgiro/bankkonto Betalkort antingen via terminal eller hemsida Swish

19 Kostnad för kontanthantering Ca kr per månad oavsett hur mycket kontanter som finns i boxarna

20 Nya avtal Kontantkort - ICA Banken Handkassor Andra utbetalningar Alla kort ska bytas ut senast 30 mars Betalkort Eurocard (SEB Kort) Privatkort Inköpskonto Bankavtal Danske Bank Nya kortterminaler - OpenSolution

21 OpenSolution Marcus Helin Torbjörn Frisk

22 OpenSolution Stationär betalterminal Betalterminal kopplad till kassa Mobil betalterminal Mobil betalterminal och kassa i ett ( Kassaregister/Kassasystem)

23 Frågor och svar Om vi ska betala ut till försökspersoner som deltagit i provtagning. Vilka alternativ har vi då? Kommer swish att fungera i framtiden? Utifrån vad som gäller idag är det osannolikt att vi som statlig myndighet kommer att få lov att göra utbetalningar via Swish. Vi har väldigt strikta krav på hanteringen av utbetalningar.

24 Vilken är din största utmaning inför 2018? Det kan hända att ett par insända utmaningar inte finns med på följande bilder då systemet gick ner en stund. Skicka saknade eller nya till Skriv Utmaningar 2018 i ärendemeningen.

25

26

27 Senaste nytt om representation FÖRÄNDRINGAR FR.O.M. 1 JULI 2017, KERSTIN LARSSON

28 Förändringar fr o m Momskompensation för representation borttagen Förtäring vid möte bokförs som personalvård, extern representation eller övrig driftskostnad

29 Enklare förtäring? Kaffe/motsv och bulle/motsv, frukt, förfriskningar etc Max 100 kr per person exkl moms Får ej innehålla alkoholhaltiga drycker, endast alkoholfritt (Skatteverket)

30 Enklare förtäring vid möte för interna deltagare? Personalvård konto (full momskompensation)

31 Enklare förtäring vid möte för externa deltagare? Syftet avgör Enklare förtäring av mindre värde till externa representanter i samband med förhandlingar av olika slag, eller för att inleda eller upprätthålla goda förbindelser med externa parter» extern representation (ingen momskompensation) Enklare förtäring av mindre värde som ges till externa deltagare i samband med arbetsmöten ses inte som extern representation eftersom det inte finns något representationssyfte i ett arbetsmöte» Personalvård om övervägande delen interna (full momskompensation)» Annat konto om övervägande delen externa (full momskompensation) Enklare förtäring som inte kan hänföras till något av ovanstående, t.ex. till studenter och testpersoner» Annat konto, i dag gamla kontot för förtäring vid möte (full momskompensation)

32 Måltider i samband med arbetsmöte Alla måltider i samband med arbetsmöten, t.ex. projektmöten, ledningsgruppsmöten, styrelsemöten ska förmånsbeskattas Med måltid avses en kall eller varm tillredd måltid, alltså även en sallad eller baguett Eftersom måltiden ska förmånsbeskattas ej verksamhetskostnad enligt mervärdesskattelagen ingen momskompensation.

33 Rätt underlag Datum Syfte Varför? Deltagarförteckning Namn och organisatorisk tillhörighet Godkännande i förväg om större belopp än tillåtet Program Bilagor till internfakturor Rensade underlag: bifoga bara det som krävs

34 Förmånsbeskattas? Momsavdrag? Konto Momskompensation Förmånsbeskattas Extern representation nej nej Intern representation nej nej Kringkostn representation 55200/49600 nej nej Gåvor till externa mottagare nej nej Personalvård ja nej Akademisk högtid ja nej Måltid intern konf > 6 tim ja nej Måltid intern konf < 6 tim nej nej Måltid extern konf 57320/ ja ja Arbetsluncher nej ja Annan måltid än ovan ja nej Reklamgåva ja nej Begravningsblommor nej nej

35 Frågor och svar Hur avgör man vad en lyxbetonad representation är? Alltid en svår gräns att dra, men utgå från att det är vid belopp över tillåtna maxbelopp enligt föreskrifterna om representation. Kommer kontot för måltid vid sammanträde plockas bort i Lupin? Nej, men det kommer att ändra namn så att det framgår att det ska användas för enklare förtäring som är annat än representation eller personalvård. Hur förmånsbeskattar vi externa deltagare för en arbetslunch? Externa deltagare kan endast förmånsbeskattas om de får arvode och förmånsbeskattningen får då ske i samband med arvodesutbetalningen. Ska deltagarförteckning bifogas vid förtäring vid möte för interna deltagare (konto 49500)? Ja

36 Frågor och svar Kanslichef godkänner att man kan använda 750 kr/person exkl moms för extern representation. Hur ser ni på måltid med 4 rätter samt 5-6 glas alkohol? Det är inte antalet rätter som räknas utan totalbeloppet för mat och dryck. Däremot är det inte att rekommendera mer än två glas vin till en måltid oavsett hur många rätter som serveras. Starksprit borde inte ens kanslichefen godkänna, men har kanslichefen godkänt så har regelverket följts och beslutet är hens. Om en verksamhet går ut och äter i samband med att en person fyller 60 år (i samband med minnesgåva). Räknas det som personalfest? Både Ja och Nej Regelverket säger idag att minnesgåva får lämnas till varaktigt anställda (minst 6 år) vid anställnings avslut (pension eller att arbetet vid LU avslutas) och ett tillfälle ytterligare, t ex i sambandmed 50-årsdag eller efter viss anställningstid (t ex utmärkelsen NOR, Nit och redlighet i statens tjänst). Minnesgåvan kan avse en måltid med arbetskamraterna och hela arrangemanget, ev gåva och måltiden sammantaget, måste då inrymmas inom beloppet kr inkl moms. Bokförs som personalvård (konto 49500). Skulle det vara så att minnesgåvan tar alla pengarna i anspråk så får middagen bekostas av var och en själv alternativt kan det blir en intern representation om inte maxantalet (2 per år) personalfester har arrangerats.

37 Frågor och svar Om arbetsgivare bjuder på frukost, måste deltagarförteckning bifogas till fakturan? Ja. Bjuds det på frukost vid ett enstaka tillfälle, ska det finnas deltagarförteckning till faktura/motsv för det tillfället. Bjuds det på frukost regelbundet, t ex en gång i veckan, räcker det med att till årets första faktura bifoga lista över vilka som erbjuds denna personalvårdsförmån och hur ofta det förekommer. Hur ska en kostnad som gäller gåva till arrangörer bokföras? Ex. av en organisationsdag. Måste det vara en reklamgåva då? Eller choklad ok? Inte helt lätt att svara på frågan då det inte är uttalat om arrangören är en juridisk eller fysisk person, intern eller extern, om ersättning betalas ut eller inte. Här kan det vara allt från inget (0), en enkel blomma (250 kr exkl moms) till en gåva till extern mottagare (max 750 kronor exkl moms). Stöd och regler finns under rubrik Representation på denna hemsida:

38 Vad gäller när vi arrangerar konferenser? AGNETA SJÖFORS

39 Konferenser En naturlig och värdefull del i vår verksamhet Viktigt att vi sköter våra arrangemang professionellt

40 Utgångspunkter Alla intäkter och kostnader ska redovisas i universitetets bokföring Blanda aldrig in privata organisationer eller bankkonton Prefekten ska alltid kontaktas först Använd närstödet, t ex institutionens ekonom

41 Stöd LU Konferens Kongressbyrå f n Reachem Lund Convention Bureau (kommunen) Du kan få hjälp med hela eller delar av administrationen Webbsida:

42

43 Budget Beräkna kostnader: Lokaler, sociala program, utställning, förtäring, talare, tekniklösningar etc Checklista: Lägg in lite marginal Förväntat antal deltagare och break-even-nivå? Bestäm eventuell deltagaravgift Ha boka-tidigt-rabatt? Var noga med momsen

44 Momstabell Tabellen finns här:

45 Betalningar Deltagaravgifter olika sätt att ta betalt: Kort Bankinsättning Faktura Alltid via Lunds universitets bankkonto! Gäller allt: deltagaravgifter, sponsorintäkter, bidrag. Mer information finns på Medarbetarwebben:

46 Sponsrad middag? Huvudregel: LU betalar middagen och tar emot pengar av den som sponsrar bokförs som sponsorintäkt. Krävs någon form av motprestation från oss, t ex exponering av företagsnamn eller varumärke annars räknas det istället som bidrag/gåva.

47 Samarrangemang Överenskommelse Var tydlig med Fördelning av ansvar och uppgifter Fördelning av intäkter och kostnader Frågor? Kontakta: Avdelningen Juridik: Sektionen Ekonomi:

48 Kurs i Kompetensportalen: Vad är overhead och hur fungerar det?

49 Se allt eller valda delar

50 Frågor och svar Vid sponsring: Sportmärket Adidas vill sponsra LU Har LU då skyldighet att kontakta annat sportmärke såsom Nike för att erbjuda dem samma sak? Finns regelverk för hur vi ska bete oss i detta och liknande fall? Viktigt att tänka på vid sponsring är att den inte får påverka eller styra inriktningen av universitetets verksamhet. Universitetets oberoende och opartiskhet får inte ifrågasättas genom sponsringen. Man bör alltså vara uppmärksam på gränsen mot mutor eller annan otillbörlig påverkan. Frågan om vad som är lämpligt får övervägas i varje enskilt fall. Vid tveksamhet kontakta avdelningen Juridik.

51 Senaste nytt på ekonomisystemfronten AGNETA SJÖFORS

52 Projektmodulen i EOS Kalkyl inför ansökan, och fullkostnadskalkyl Istället för spridda Excelark! Flerårig projektbudget Uppföljning av utfall mot budget Det är i uppföljning utfall mot budget som den verkliga temperaturmätningen av projektverksamheten kan göras! Projektledaren ser budget jämfört med utfall i Kubens projektdashboard

53 Öppet hus 8 mars

54 Projektdashboard i Kuben På god gång! Fyra rutor: inkomster-utgifter löner uppföljning mot budget kalenderkoll Mer information vid dykning

55 Under utveckling: Projektuppföljning budget utfall Spara viktiga datum i din Outlook-kalender!

56 Lägga in datum i Raindance Händelser: upp till 10 datum vardera av: Delrapport Ekonomisk redovisning Lägesrapport Rekvirera/fakturera Revision Vetenskaplig rapportering Övrigt Sökväg: Projekt Projektuppföljning Bidrag Händelser och datum för aktiviteter Lägga till: Tryck på Ändra och sedan på Infoga rad Ange aktivitetsnummer hoppa över Kostnadsställe/Kontr.nr./Projektledare (fylls i när du sedan sparar) välj Händelse ange Datum ange eventuell Kommentar spara Raindance-guide:

57 Proceedo 9 Nytt gränssnitt Mer likt vanliga butiker på nätet Övergång 2018-xx-xx: Avvaktar avtalsfunktionalitet Tajming med hänsyn till SSC Primula och Ladok 3 men snabbt ut om eskalerande problem med Java

58

59 Pågående projekt och hur de påverkar institutionerna Nära varandra i tid Delvis samma målgrupper till fakulteternas SSC-Lönetjänst Ladok 3 När sker förändring: 9 April 2018 FÖRARBETE: Jan-Mars 2018 Primula stängt: början mars till 9 april Nytt systemstöd: Primula SSC (likartat gränssnitt men utökad funktionalitet och rapporter) Ändrade arbetssätt: Ökad digitalisering ger fler digitala flöden där roller måste vara tydliga. Påverkar anställda, attestanter och administratörer. Behov av kompetensutveckling Utbildningar är inplanerade Ökad arbetsbelastning vid införandet Primula är stängt under en period, nya arbetssätt som är ovana osv. Projektet kommer gärna ut prefektmöten för mer information Hur kan ni underlätta implementering? Viktigt att ärenden läggs in i tid och att gamla ärenden betas av, förståelse för arbetsbelastning före och efter, behov av utbildning och tid att öva. När sker förändring: 9 April 2018 FÖRARBETE: Nov 2017 Mars 2018 Ladok2 stänger 21/3 på kvällen öppnar 9 april Nytt systemstöd: Ladok 3 Informationsutskick till prefekter är på gång! Ändrade arbetssätt: Ökad digitalisering ger digitala flöden. Vissa arbetssätt ändras mer än andra (tex hantering av doktorander) Både lärare och administratörer påverkas Elektronisk attest (examinator) Behov av kompetensutveckling Utbildningar startar slutet av nov, riktad information om det som ändras mycket, ökad support efter driftsättning. Ökad arbetsbelastning vid införandet. Saker kan ta längre tid innan man vant sig. Viss hantering ökar även efter införande Hur kan ni underlätta implementering? Tidplan har vissa toppar, förståelse för arbetsbelastning före och efter, behov av utbildning och tid att öva

60 SSC Lön och ny Primula webb påverkan ekonomer Förbered och kontrollera före stängningen i mars: Lönekonteringar Rese- och utläggsräkningar Doktorandtjänster som ev behöver förnyas Semestrar och ledigheter

61 Frågor och svar När ska man använda projektuppföljning i EOS respektive projektdashboard i Kuben? Det beror på målgrupp. Kubens målgrupp är verksamhetsledning på olika nivåer så det är där t ex projektledare kan göra sin uppföljning. EOS är ett verktyg för i första hand ekonomer/controllers. Kommer man kunna ta excelfil av informationen i Kuben (den nya dashboarden)? Ja, från de rapporter/listor som du får fram vid dyk i någon av rutorna.

62 Frågor och svar Varför läser vi inte in budgeten i Raindance? Vi har två BI-system, EOS och Kuben, och bygger därför inte den typen av funktionalitet i ett tredje system. Säkerställer ni att vi kan fortsätta ta ut lönespecifikationer för våra ekonomiska projektrapporter i nya Primula? Enligt de preliminära visningar som vi sett kommer det att finnas samma rapportmöjlighet som idag men bättre.

63 Kvartals- eller tertialbokslut 2018? CECILIA SJÖSTRÖM

64 Tertialbokslut fr o m 2018 Regeringens krav på delårsrapport har tagits bort Universitetsstyrelsen har beslutat att vi ska ha tertialrapportering istället för kvartalsrapportering förutsatt att de nya kraven på myndigheternas redovisning vid kvartalen bedöms som rimliga och att de till största del kan skötas på central nivå av sektionen Ekonomi Hur påverkas institutionerna? IDAG: 31/3, 30/6, 30/9, 31/ : 30/4, 31/8, 31/12 Ett bokslut och en prognos färre Mindre arbete under sommaren! Jämnare belastning under hösten

65 Tertialbokslut fr o m 2018 Nytt Vi måste periodisera varje kvartal (hyggligt rätt resultat enligt ESV) Vi får inte backa periodiseringarna förrän vi bokför nya periodiseringar

66 Tertialbokslut fr o m 2018 Central hantering i kvartal Vi måste periodisera mars, juni, september och december för att ESV kräver. Vi måste dessutom periodisera april och augusti för vi har tertialrapportering. Svårt att hålla reda på därför kör vi periodiseringarna varje månad istället

67 Tertialbokslut fr o m 2018 Vad innebär det för institutionen Andra tidpunkter för arbetet med tertial dvs maj och september Månadsperiodiseringar körs av sektionen Ekonomi med de värden som är registrerade men ni måste se till så att Utredningskontona är nollställda varje månad Korrekt aktivitetsinformation löpande Per tertial samma arbete som ni idag gör i kvartalen

68 Påverkan institution Nu Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec budget prognos bokslut Fr o m 2018 Jan Feb Mars April Maj Juni Juli Aug Sep Okt Nov Dec budget prognos bokslut

69 Frågor och svar Vad innebär tertialbokslut för oss ute i verksamheten? Förändringar i organisationen? Ett bokslut och en prognos färre, men viktigare att löpande (månadsvis) tömma utredningskontot och uppdatera informationen på aktiviteter. Kommer en checklista eller något behöva göras även i halvårsbokslutet i någon form ute på institutionerna? Trots tertial. Nej, särskilda bokslutsaktiviteter endast vid tertialboksluten.

70 Konkurrensverkets granskning av våra inköp JEANETTE JAKOBSSON

71 Inköp och upphandlings vision: Att få överblick över de samlade inköpen vid Lunds universitet. Varför är det viktigt? - Ett organisationsnummer - Våra kontrollmyndigheter som Konkurrensverket och Riksrevisionen förutsätter att Inköp och upphandling har det - Försvårande omständighet är vårt uppdrag: att genomföra öppna upphandlingar (1, 2 miljoner kr) d v s ingen kontroll över helheten

72 Konkurrensverket hur arbetar de? Tips Tillsyn: pågående mot LU KKV har tidigare granskat kommuner, landsting, Svenska Spel och t ex Akademiska Hus Felaktiga direktupphandlingar: upphandlingsskadeavgift Förvaltningsdomstolen 18 pågående ärenden mot LU just nu

73 Vad granskar KKV på LU? Granskar inköp genomförda vid Lunds universitet under perioden , samt för de 18 utvalda leverantörerna även pågående köp till 15 december Särskilt fokus på s.k. otillåtna direktupphandlingar, dvs inköp över kr. Äskanden om undantag från upphandling. Öppna upphandlingar Förenklade upphandlingar

74 LU i siffor 2016: Omsättning cirka 8 miljarder kronor. Cirka 3,5 miljarder kronor avser rena inköp, av dessa utgör cirka 1 miljard inköp på upphandlade ramavtal. Härutöver görs ett stort antal objektsupphandlingar (t ex utrustning). KKV har valt ut totalt 18 leverantörer som granskas särskilt. I det fall inköp gjorts utan föregående upphandling (förenklad eller öppen), kan s.k. upphandlingsskadeavgift komma att utdömas i domstol. Den institution som gjort felaktig direktupphandling får betala upphandlingsskadeavgiften (se Inköpsföreskrifterna)

75 Vad gör Inköp och upphandling gentemot KKV? Samlar in information från verksamheten utifrån frågor från KKV. Träffar fakultetsledningar, prefektråd och så småningom på institutionsnivå för att berätta hur en enskild fakultets spend ser ut och vilka de största icke upphandlade leverantörerna är på respektive fakultet. Informerar berörda institutioner om de omfattas av de 18 granskningsärende. Info kommer att börja skickas ut i slutet på denna veckan.

76 Vilka har vi besökt? MaxIV Medfak Natfak LTH Efter jul kommer vi besöka resterande fakulteter.

77 Frågor och svar kr är för hela LU så i princip kan vi inte handla alls eller? Vi hoppas att vi får en enda diarieserie för alla upphandlingar från Då betyder det att Inköp och upphandling har en möjlighet att kontrollera om någon annan tagit ut ett diarienummer för varoroch tjänster av samma slag, d v s om LU som helhet riskerar att slå i taket för beloppet för direktupphandling. Maila inkop@eken.lu.se om du är osäker. Vad är forskningsundantaget? Det är en möjlighet att undgå upphandling, som i praktiken visat sig vara extremt svår att tillämpa, vilket en nyligen genomför benchmark på flera lärosäten styrkt.

78 Frågor och svar Vad ska man göra om institutionen använder ex Grönberg & comp. Ska man göra en direktupphandling eller initiera central upphandling? Man kan maila till och få reda på om fler använder leverantören. Då ser Inköp och upphandling om man slagit i taket för direktupphandling, eller om det till och med är fråga om behov av att genomföra en öppen upphandling (över kronor). I det aktuella fallet kommer Inköp och upphandling att initiera en central upphandling av massagetjänster/friskvård som en konsekvens av KKV:s granskning.

79 Så arbetar vi smartare tillsammans med inköp JEANETTE JAKOBSSON

80 Aktiviteter med anledning av KKVgranskningen Inköp och upphandling håller på att identifiera ett stort antal nya ramavtalsområden med anledning av KKV:s pågående granskning = lättare att beställa rätt. I & U kommer också utbilda i hur Lupin används för att verksamheten skall använda e-beställningar i högre grad. I & U kommer ha riktade leverantörsnätverksträffar där t ex alla som köper kemikalier och labutrustning har en möjlighet att träffa de nya ramavtalsleverantörerna.

81 Hur kan vi bli bättre och arbeta smartare med inköp? Minska antalet beställare bli en bättre beställarorganisation. Utbilda fler än bara inköpssamordnare i att göra korrekta inköp/beställningar. Hålla utbildningar och komma ut till institutionerna och gå igenom hur man genomför e-beställningar. Öka medvetenheten om befintliga ramavtal (cirka 500 stycken) se i Lupin/Proceedo. Använda en enda diarieserie för alla upphandlingar oavsett belopp, inklusive äskanden om undantag för att få bättre kontroll över helheten.

82 Hur kan vi arbeta smartare gemensamt: Kommunikation Få fler att läsa vårt nyhetsbrev Inköpsnytt där alla nya ramavtalsleverantörer presenteras. Sprid vårt nyhetsbrev till dina kollegor och särskilt till dem som gör beställningar. (länk till nyhetsbrev: Visa på goda exempel på hur dyrt det är att inte använda upphandlade avtal, t ex Kontorsmaterial Ny version på Proceedo kommer under 2018 vilken är mycket mer användarvänlig, bättre gränssnitt. Arbeta med att delegera fakturor/beställningar när chef är bortrest så att beställaren får rätt vara till rätt pris i e- beställningssystemet Lupin/Proceedo.

83 Vill ni få koll på er spend på er institution? Kontakta oss Vi presenterar era största leverantörer och tittar särskilt på ert beställarmönster. Känner rätt personer till hur man arbetar i Lupin och gör E-beställningar för de varor och tjänster som är mest relevant för din institution?

84 Lupin rätt leverantör och produkt. Hur funkar det? När en beställning läggs i Lupin från våra avtalade leverantörer ska pris och avtalsvillkor stämma. Det finns funktioner som stoppar fel pris och felaktiga avgifter. Exempel på fel: felaktig fraktavgift, fakturaavgift, övriga avgifter.

85 Lupin rätt leverantör och produkt. Hur funkar det forts? Vanligt är att man ringer in en beställning istället för att lägga en e-beställning: Risk högre produktpris (går ej i det elektroniska flödet mellan Lupin och leverantören). Behöver betala frakt: Vi har av en slump precis hittat att en leverantör har debiterat felaktig frakt på ca 500 fakturor, felet har inte automatiskt hittats eftersom beställningarna gått utanför Lupin.

86 Till sist: Låt oss veta om en leverantör inte fungerar. Vi återför alltid informationen direkt till leverantören, men måste veta vilka specifika omständigheter som gällde när något inte fungerat. Kontakta oss om ni undrar vilka leverantörer/produkter/tjänster vi har avtal för:

87 Frågor och svar Funderar ni på att minska antal användare i Lupin? Vi ekonomer är inte alltid involverade i inköp. Vi ser fakturor men då är det försent. Varje institution bestämmer själva vilka som ska få göra inköp och därmed vara användare i Lupin. Se följande bilder för exempel på samordning av inköp. Utdrag ur Föreskrifter för inköp (Dnr EK 2012/103):

88 Inköpssamordning exempel 1 Samutnyttja resurserna ( slå två flugor i en smäll ) Institution med ca 90 anställda, omsättning på drygt 50 Mkr varav externa inköp ca 3 Mkr/år. Inköpsbehov huvudsakligen kontorsförbrukning/dylikt, resor och böcker. Problem: Studenterna klagade på dålig tillgänglighet; korta öppettider på studerandeexpeditionen och personalen behövde mer stöd och hjälp med resor, reseräkningar o s v. Lösning: Bemannade studerandeexpeditionen med två deltidstjänster (75%) och utökade öppettiderna rejält (från 8 till 25 timmar per vecka). De servar både studenterna och personalen. Beställer det mesta och hjälper till med reseräkningar. En valfri hjälp som de flesta utnyttjar. Lärarna/forskarna förmedlar sina önskemål muntligt, per e-post, på lappar, skriver in på en blankett i en särskild pärm som ligger framme etc alla sätt som fungerar och är smidiga. Grundkoncept: Se institutionen som ett team där varje person gör det som den är bäst på. Nyckel till framgång: Tillgänglighet och service.

89 Inköpssamordning exempel 2 Specialist och inköpare Avdelning med ca 120 anställda, omsättning på drygt 40 Mkr, varav externa inköp ca 6 Mkr/år. Inköpsbehov huvudsakligen laboratoriematerial, kemikalier, datorer och forskningsutrustning. Här har man kombinerat inköpsarbetet med specialistarbete. En BMA beställer laboratoriematerial och kemikalier på del av sin tid och labb:ar på övrig tid, och forskningsingenjören som sköter om datorer och forskningsutrustning tar hand om övriga inköp: datorer, forskningsutrustning, kontorsmaterial etc. Båda är backup till varandra. Nyckel till framgång: Inköparna vet hur produkterna används i verksamheten och har ett totalkostnadsperspektiv på inköpen. De vet vad som fungerar och som håller att använda utan att det uppstår onödiga merkostnader under produkternas livstid.

90 Inköpssamordning exempel 3 Dela på jobbet Forskningsgrupp om drygt 60 personer. Inköpsbehov huvudsakligen laboratoriematerial, kemikalier och forskningsutrustning. Omfattning på beställningsarbetet varierar mycket. Två BMA turas om: Varannan vecka tar de huvudansvaret för beställningarna och har även driftansvar för laboratoriet. Den andra veckan ägnar de huvudsakligen åt att labba. De delar rum så det är lätt att stämma av läget - vid behov hjälps de åt. Har en gemensam e-postadress för beställningar och fasta beställningsdagar. Beställningarnas status är tillgänglig för alla i en fil på intranätet. Nyckel till framgång: Produktkännedom, tillgänglighet och möjlighet att dubblera.

91 Inköpssamordning exempel 4 Tydlighet och flexibilitet Två forskningsgrupper om vardera ca 25 personer. Forskningsadministratör som sköter nästan alla inköp. Några personer har tillåtelse, och har fått instruktioner, för att ibland göra inköp själva. Har en särskild orderblankett som kan användas vid beställning både internt och gentemot leverantörerna. På ena sidan finns leveransadress, fakturaadress och referens m m förifyllt, samt anges datum, leverantör, kundnummer, artikelnamn- och nummer, belopp och ev tilläggsinformation. På baksidan anger forskaren sitt namn och kryssar för i en lista med forskningsgruppens kostnadsställen och aktiviteter var kostnaden ska bokföras. Behoven kan förmedlas till inköparen via blanketten, men även per e-post eller muntligen. Inköparen beställer sedan antingen i Lupin (det som går) eller manuellt via e-post, fax etc. Nyckeln till framgång: Ordning och reda med tydliga instruktioner och en fast rutin som grund men med en flexibilitet i hur behoven tas emot.

92 Vad är LUCRIS och vilken nytta kan ekonomer ha av det? JÖRGEN PERSSON & HANNA VOOG

93 Vad är LUCRIS?

94 Varför ny rutin kring diarieföringen? Lund University Current Research Information System (LUCRIS) lanserades E-kontrakt lades ner 2016 Ny enklare rutin för att säkerställa diarieföringen samt att information kom in i LUCRIS

95 Vad ska jag göra? Kom-ihåg! Lägg in i Raindance Mata in i kontraktsfunktionens webbformulär - så hamnar det både i W3D3 och LUCRIS! :) Kontraktsfunktionens Webbformulär: Ligger på medarbetarwebben: Nyheter: Aktivitetsnummer Projekt Övrig information

96 Bonus: Hur kan jag använda LUCRIS? Lättare att hitta kontrakt i LUCRIS Sökningar i LUCRIS ex. på aktivitetsnummer, diarienummer, kontraktsnummer samt på personnivå. Sök med hjälp av filter ex. finansiär eller organisatorisk enhet. Skapa sammanställningar och bevakningar Skapa permanenta sökningar Sammanställningar i fil!

97 Frågor och svar

98 Varför är inte alla andra normala som jag? CHRISTINA STIELLI

99 Antecknat några nedslag Glädje är en förmåga - inte en egenskap Kostar mer att kämpa emot en förändring än att fokusera på hur jag gör för att följa med Träna: Gör en ny sak varje dag Påverka eller Acceptera annars börjar du älta Gnälla är som att gunga - man kommer ingen vart! Gnäll = du blir sjuk - deprimerad - bitter Tanke -> vana -> beteende Kan du lösa ditt problem? JA: gör det då NEJ: då har du inget problem Ge någon en komplimang varje dag skriv ner tre saker du är tacksam för var generös