Ekonomidagen 2018 SEKTIONEN EKONOMI

Transkript

1 Ekonomidagen 2018 SEKTIONEN EKONOMI

2 Välkomna!

3 Flytt till KC Byrålogen utryms. Sektionen Ekonomi flyttar december. Stänger jourtelefoner och svarar på mail hela veckan. Kan ta något längre tid att få svar än normalt. Åter i byrålogen efter sommaren.

4 Verksamhetsanknuten rapportering Målet: Ge ledningen en korrekt bild av LU:s ekonomi och verksamhet under viss period och ge dem en bra prognos. Möjlighet att ta rätt beslut.

5 Verksamhetsanknuten rapportering Vägen dit: Vi vill få koll på vad som ligger bakom siffrorna och vad det ger för effekt för verksamheten. Systemstöd för fakulteterna är infört. Modul i EOS. Tydligare information om vad vi önskar i rapporteringen. Uppstartsmöten med fakulteternas kanslichefer och fakulteternas ekonomichefer kommande veckor. Uppföljningsmöte efter tertialrapporteringarna.

6 Verksamhetsanknuten rapportering Exempel Vad: Personalkostnaderna är lägre än budgeterat. Varför: Det tar längre tid att rekrytera lärare än planerat. Ingen lön utbetalas under 9 månader. Effekt: Doktorander och forskare får gå in som lärare under tiden. Doktoranden kommer vara kvar 6 månader längre. Forskningen blir försenad. Riska att bidragen bränner inne då de är tidsbegränsade. Vad gör vi åt det Accepterar att forskningen blir försenad och tar risken. Anställer dubbelt så många forskare som planerat.

7 Program - kortversionen ett händelserikt år! FIKA Overhead. Bokslut. Vad är på gång inför 2019? Kostar det något att göra fel inköp? LUNCH Var tog pengarna vägen? Varför blir samhällsdebatten sämre när samhället blir bättre? Avslutning

8 2018 ett händelserikt år! AGNETA SJÖFORS

9 Ekonomidagen 2017: Största utmaningar inför 2018?

10 HR Ekonomi SSC Primula 2018 Vissa formulär m m är gemensamma och ska passa alla SSC-kunder Samma regler för attest av timmar, arvoden, övertid etc som för rese- och utläggsräkningar Sektionen Ekonomi har tagit över uppgifter, med viss påverkan på rutinerna, t ex: Ändra grundkontering lön över fakultetsgränser Utbetalning stipendier Löner i retur

11 SSC Primula Ny förändring; i stabiliseringsfas; kvalitetssäkring pågår Var på förändringskurvan befinner du dig? Utforska och se möjligheter tillsammans våren 2019!

12 Andra systemnyheter 2018 Ladok 3 Bilagor till internfakturor från Raindance till Lupin Nya webbklienten Lupin/Proceedo

13 GDPR Började gälla 25 maj 2018 Påverkar ALLA Behöver sätta sig

14 Planera och följa upp projekt 2018: Sista pusselbiten : Projektdashboard i Kuben Diverse uppdateringar o fix i Kuben, t ex EU-rapporten Ny kurs: Ekonomiadministrativt stöd till forskningsprojekt Framåt: Använd och kom med utvecklingsidéer!

15 Planera och följa upp hela avd/inst 2018: Bokslut och uppföljning per tertial istället för kvartal Budgetera lokalkostnader i EOS så som de bokförs Framåt: Ekonomispel för ekonomer Utveckling i EOS Utvecklingsbehov för en mera verksamhetsanknuten rapportering

16 Bikupor Verksamhetsanknuten rapportering Vad betyder det för er? Vilka utvecklingsbehov ser ni? Kompetensgap? Behov stärka kunskaper?

17 Skriv några nyckelord från era diskussioner ett ord i taget Starta internet på din telefon Gå in på: Ange kod Skriv och tryck på submit Obs! gärna ett ord; kolla vad andra skriver skriv likadant om ni också pratade om det

18 Så här blev det!

19 FIKA KL

20 Overhead revisited vad är det och vad går det till? KARIN EKBORG PERSSON

21 Varför kärn och stöd? Direkta och indirekta?

22 Ett universitet

23 Uppdraget Högskolelagen 2 Staten skall som huvudman anordna högskolor för Utbildning Forskning och konstnärligt utvecklingsarbete - Samverkan med det omgivande samhället - Informera om sin verksamhet - Nyttiggörande av forskningsresultat

24 Kärnverksamhet och stödverksamhet UTBILDA NYTTIGGÖRA FORSKA NYTTIGGÖRA Hantera Personal Hantera Pengar Hantera Lokaler Hantera Service Hantera IT Hantera Kommunikation

25 Kostnader för stödverksamheten - indirekta kostnader En definition för hela sektorn Finansiärerna drev frågan Öka förtroendet hos finansiärerna - Rättvisande redovisning - Jämförbarhet inom sektorn - Verktyg för intern styrning och kontroll (lärosätena) Indirekta kostnader Kostnader för stödverksamhet som fördelas på utbildningsoch forskningsaktiviteter Fördelning sker genom uppskattning av tid eller genom schabloner (%) Kostnaderna särredovisas mot finansiärer i projektkalkyler

26 Exempel Utbildningsprocessen (kärn) ATT UTBILDA UTVECKLA utbildningar UTBILDA EXAMINERA

27 Exempel utbildningsprocessen (kärn och stöd) Stödja studenter UTVECKLA utbildningar Rekrytera studenter Anta studenter Introducera UTBILDA Examinera Utvärdera och Kvalitets säkra Karriärvägleda Hålla kontakt med alumner Administrera studier Hantera examen Stödja studentinnovation Hantera Personal Hantera Pengar Hantera Lokaler Hantera Service Hantera IT Hantera Kommunikation

28 Bakgrund

29 Ett universitet som växer Intäkt 2017: 8,2 miljarder +1,3 miljarder på 5 år (ca 19%) 30% : 34% 2016: 30%

30 Ekonomisk utveckling vid LU mnkr Ekonomisk utveckling utbildning och forskning Intäkter - Fo Kostnader - Fo Intäkter - Utb Kostnader - Utb Stark ekonomisk utveckling men har det blivit bättre?

31 mnkr Anslag till utbildning och forskning 600 Resursfördelning utbildning forskning EHL HT J K LTH M N S

32 Hur använder vi våra pengar? DIREKTA INDIREKTA

33 Hur fördelar LU sina medel? Budget 2018

34 Jämförelse med andra lärosäten

35 Årlig SUHF statistik SUHF mått: Indirekt kostnad total kostnad året innan = andel indirekt kostnader i % 35

36 SUHF statistik 2017 budget MINSKAR FÖR BÅDE UTBILDNING OCH FORSKNING! LU har ca 31% för utbildning och ca 18% för forskning LU: 31% 18%

37 SUHF SUHF statistik statistik budget budget utbildning utbildning LU ökar något Chalmers, KI, SLU, SU och Umeå har lägre. GU minskar men har högre, Uppsala ökar och har högre

38 SUHF statistik budget Forskning LU minskar något! Endast Umeå universitet har lägre. OBS GU har högre och ligger stilla trots omorganisation.

39 Indirekta kostnader på LU

40 Vem dimensionerar stödverksamheten inom LU: Lunds universitets arbetsordning: 2.1 Universitetsstyrelse i viktigare frågor om den interna resursfördelningen och uppföljningen av denna 3.1 Fakultetsstyrelsens ansvarsområden Fakultetsstyrelsen har ett samlat ansvar för utbildning, forskning, innovation och samverkan,kvalitets- och utvecklingsarbete, fakultetsbiblioteket, organisation, ekonomi, personal, administration samt informations- och kommunikationsfrågor inom den aktuella fakulteten. Universitetsstyrelse Fakultetsstyrelser Institutionsstyrelser Universitetsgemensam kostnad Fakultetsgemensam kostnad Institutionsgemensam kostnad TOTAL INDIREKT KOSTNAD VID LU

41 LU Indirekta kostnader per nivå Utfall 2017 Total kostnad 2016 (exkl transf.): mnkr Total kostnad stödverksamhet mnkr ,66% ,79% ,28% ,5% ,7% %

42 Exempel - fakulteter

43 Tidplan och process gemensam nivå MARS Underlag tas fram (sektionerna centralt) APRIL Förslag till förändringar tas fram (förvaltningschefen) APRIL-MAJ Förslag diskuteras i ledningsorgan (LG, RL, UFLG, S-chefsgrupp, UN.) MAJ Förslag lämnas till styrelsen OKT Universitetsstyrelsen fattar BESLUT

44 Indirekta kostnader UNIVERSITETSGEMENSAM NIVÅ

45 Universitetsgemensamma kostnader Vad är det? Tidigare inkl i lönebikostnad: Delpensioner Engångspremier SPV Övertalighetsförsäkring mnkr BONUS presskopia Gem undervisningslokaler Personalorganisationer Försäkringar.

46 Utveckling av universitetsgemensamma kostnader 2018 Budget Ökning Inkl pris- och löneuppräkning Ledning och styrning 30 20% Universitetsbiblioteket % LU gemensamma kostnader o avgifter 79 13% Bas it (datanät ) 76 29% Förvaltningen (lön och drift) % Administrativa system 69 38% TOTALT % E- media Depåer för att förvara pliktex. Volymökningar konsortier Nya system Digitalisering LU:s kostnad har ökat med 38% samma period

47 Om du vill veta mer Vad är overhead och hur fungerar det?

48 Bokslut 2018 dags att avsluta året! CECILIA SJÖSTRÖM, KERSTIN LARSSON, HELENA JOSEFSSON

49 Förtydligande statliga bolag Konto 36110, 74130, 77310, Akademiska Hus, Apoteket, Bilprovningen, Bostadsgaranti, EUROFIMA, Green Cargo, Göta Kanalbolag, Infranord, Jernhusen, Lernia, LKAB, Metria, Orio, PostNord, RISE (Research Institutes of Sweden), Samhall, SBAB, SEK (Svensk exportkredit), SJ, SOS Alarm, Specialfastigheter, SSC (Svenska rymdaktiebolaget), Statens Bostadsomvandling, Sveaskog, Svenska Skeppshypotek, Svenska spel, Svevia, Swedavia, Swedensurvey, Systembolaget, Teracom Group, Vasallen, Vattenfall och Visit Sweden.

50 Förtydligande statliga enheter Konto 36120, 77410, och del i Allmänna arvsfonden, Almi, Arlandabanan Infrastructure, Chalmers tekniska högskola, Dramaten, Förvaltningsstiftelsen för SR, SVT & UR, Högskolan i Jönköping, Norrlandsfonden, Operan, Riksbankens Jubileumsfond, Riksteatern, Stiftelsen Industrifonden, Saminvest, SVEDAB, Sveriges Radio AB, Sveriges Television AB, Sveriges Utbildningsradio AB, Swedfund och Östersjöstiftelsen.

51 Vidareförmedlingar/återbetalningar av bidrag 14 dec Sektionen ekonomi tillhanda

52 När får vi transferera (vidareförmedla) medel Externa forskningsmedel (ej statsbudgetmedel) Medel ska användas inom LU om det inte tydligt framgår av underlag som: Kontrakt/avtal Ansökan Särskilt medgivande från finansiär Regleringsbrev Proposition

53 Fakturera och rekvirera 14 dec Fakturera/rekvirera statliga myndigheter 28 dec Fakturera interna kunder 8 jan Fakturera/rekvirera icke-statliga kunder

54 Töm utredningskonto 8 jan Ska vara 0

55 Utredningskonto statistik 2018 månad mnkr Jan 2,5 Feb 9,7 Mar 5,7 Apr 3,3 tertial - ska vara noll Maj 8,9 Jun 7,8 Jul 130,9 Aug 2,2 tertial - ska vara noll Sep 28,7 Okt 83,9

56 Leverantörsfakturor och utbetalningar Stipendieutbetalningar senast 30 november Inventera anläggningstillgångar senast 30 november Utläggsersättning till personer utan svenskt personnummer senast 5 december Granska och attestera fakturor där kostnaden avser 2018 senast 8 januari 2019 kl 18 Granska och attestera fakturor där betalning ska ske 2018 före julhelgen Defintivregistrera anläggningstillgångar senast 8 januari, ange verifikationsdatum

57 Övrig bokföring 9 jan Sista dag:» Rätta felkonterade fakturor, löner och utlägg etc» Samfinansiera 10 jan Fördelning verksamhet 91, pålägg, samfinansiering bokförs 18 jan Upplupna löner bokförs

58 Extra viktigt vid inkomstperiodiseringarna Belopp: Justeringar görs endast i undantagsfall! Kontering: Kontrolleras alltid!

59 Bokslut på institution Ladda upp dokument i LU Box kontrollera att ni har tillgång till mappen Bokslut på institution

60 Avstämning stödverksamhet? Gemensamma kostnader (91:an) Kärnverksamhetens kostnader Analys!

61 Bokslut på institution Inventering av anläggningstillgångar

62 Bokslut på institution Inventering av anläggningstillgångar Nytt upplägg med detaljerade mappar Namnge filerna Riksrevisionen nöjda lätt att följa upp Internrevisionen granskning Inlagt i LU Box senast 30 november Utrangerat i god tid före årslutet.

63 Representation

64 Viktigt inför julfirandet Julklapp Max 450 kronor inkl moms Ingen välgörenhet Presentkort OK Bokförs som personalvård konto Tillåten momskompensation

65 Viktigt inför julfirandet Jullunch/Julfest Max 450/650 kronor exkl moms Ev. kringkostnad 350 kronor exkl moms Måttfullhet beträffande alkohol Bokförs som intern representation Ingen momskompensation

66 Vad är på gång inför 2019? FILIP BENGTSSON

67 Vad är på gång inför 2019? Vad händer hos er och i omvärlden som kan påverka oss Bikupa 2-3 i frågan och lämna svar genom: kod

68 Omvärldsoro 10

69 Tankar om läget i världen och hur det påverkar

70 Forskningen

71 Personalförändringar

72 Organisation respektive Campus

73 System m m 6 3

74 Utveckling ekonomi och inköp

75 Gott och blandat

76 Kostar det något att göra fel inköp? JEANETTE JAKOBSSON

77 Vad händer här?

78 Enklast om alla håller sig på rätt sida vägen

79 Kostar det något att göra fel inköp? Konkurrensverket - upphandlingsskadeavgift Avtal blir ogiltigt och kan leda till ett civilrättsligt skadestånd Dyrare att inte använda upphandlade leverantörer du får inte LU:s villkor på avtalet Tid och pengar att själv gå förbi upphandlade avtal, t ex kan du behöva betala frakt som oftast är bortförhandlat Kan påverka varumärket negativt

80 granskar LU 4 mål i Förvaltningsrätten i Malmö, avvaktar dom: Tools Sverige AB använd Ahlsells, vi upphandlar elkomponenter separat just nu Kilroy Travel AB studentresor kan numera bokas hos Egencia Örenäs Slott och Häckeberga slott använd upphandlad konferensbyrå Svenska Möten (ny leverantör från 1 november 2018) Bud och kurirtjänster upphandling pågår

81 Uppdatering Konkurrensverkets granskning LU kommer med största säkerhet få betala upphandlingsskadeavgift. Ännu oklart hur mycket. Den institution som gjort felaktiga inköp skall enligt Inköpsföreskrifterna bära kostnaden.

82 Lärdomar KKVs granskning KKV kommer att komma tillbaka till LU. De har nu lärt sig hur vår organisation fungerar. Då blir eventuell upphandlingsskadeavgift högre. Förenklade upphandlingar fortfarande mycket svårt att hantera för verksamheten, en sällan-arbetsuppgift. Inköp och upphandling har fått mycket mer att göra, medvetenheten om att vilja göra rätt har ökat. Copyright: Baby Blues

83 Hur mycket spenderar LU på olika inköp? Inköp och upphandling har köpt ni ett nytt verktyg för att kunna följa upp hur mycket LU köper in från både upphandlad och icke upphandlade leverantörer. Vi är i testfasen nu! Kommer kunna erbjuda följande under 2019: Total spend för hela LU Spend per fakultet Spend per institution Spend per kostnadsställe Allt fördelat per leverantör och produkt, samt kunna följa upp miljömärkta produkter och tjänster! Vi kommer besöka fakultetsledning för att presentera hur respektive fakultets inköpsmönster ser ut under 2019.

84

85

86 LUNCH KL.12-13

87

88 Var tog pengarna vägen? Kontrakten i sin forskningskontext och ekonomernas viktiga roll i detta flöde HANNA VOOG, BITRÄDANDE SYSTEMFÖRVALTARE FÖR LUCRIS

89 Informationsflödet i LUCRIS

90 Forskningsanslag i LUCRIS - pengarna i sitt sammanhang $ $ $ $