administrativa utvecklingsprojekt Dokumentet uppdaterat oktober 2018
Innehållsförteckning 1. Syfte och bakgrund 3 2. Projekt som arbetsform 3 3. Projektportföljen kriterier och funktion 3 Projekt som inte är portföljprojekt 3 4. Projektprocessen 4 Förstudiefas 4 Genomförandefas 5 Avslutande fas 5 5. Projektorganisation 6 Uppdragsgivare 6 Portföljledning 6 Projektägare 6 Styrgrupp 6 Projektledare 7 Projektgrupp 7 Referensgrupp 7 Projektkontor 7 6. Dokumentmallar 8 Förstudiedirektiv 8 Förstudierapport 8 Projektdirektiv 8 Projektplan 8 Statusrapport 8 Slutrapport 8 2
1. Syfte och bakgrund För att få en samlad överblick och styrning av universitetsövergripande administrativa utvecklingsinitiativ har universitetsdirektören beslutat om en styrmodell för utveckling (UFV 2015/611). En portföljledning har ett övergripande ansvar för den gemensamma projektportföljen. Som stöd för verksamheten finns ett projektkontor vid planeringsavdelningen. Modellen kan användas av alla inom universitetet som vill ha stöd i att arbeta med utveckling på ett strukturerat sätt. en beskriver förutsättningar och ramar för den framtagna modellen. 2. Projekt som arbetsform Arbete i projektform bygger på att man genomför en kraftfull arbetsinsats under en begränsad tid med speciellt avsatta resurser. Några saker som utmärker ett projekt är bland annat att det har ett klart definierat mål är tidsbegränsat har en egen organisation har en egen budget 3. Projektportföljen kriterier och funktion Genom att samla projekt i en gemensam portfölj får portföljledningen en övergripande bild av pågående projekt och deras status samt kan använda underlaget i sin strategiska styrning. Gruppen är rådgivande och leds av universitetsdirektören. I samråd med portföljledningen kan universitetsdirektören också fatta beslut om att avbryta portföljprojekt. Några kriterier för de projekt som ingår i projektportföljen är att de har stor påverkan på organisationen, är av stor strategisk och ekonomisk betydelse, kräver samordning från flera områden/avdelningar Med kriterierna som utgångspunkt tar universitetsdirektören, efter beredning i portföljledningen, beslut huruvida ett projekt ska ingå i portföljen. Projekt som inte är portföljprojekt Projekt som inte ingår i projektportföljen kan fritt använda och modifiera den framtagna projektmodellen och mallarna utifrån sina behov. Det finns en generell process att utgå ifrån tillgänglig på Medarbetarportalen. Projektkontoret finns som stöd även här. 3
4. Projektprocessen Processen för portföljprojekt sträcker sig från behov till införande. De tre övergripande faserna är förstudie, genomförande och avslut. I modellen beskrivs olika roller och de mallar som ska användas samt de centrala beslutspunkterna. Alla delar är inte applicerbara på alla projekt och en viss flexibilitet finns. Projektkontoret finns tillgängligt som stöd. Förstudiefas Processen startar med att det finns ett behov av en önskad utveckling i verksamheten. Vid omfattande utvecklingsinitiativ finns ofta ett behov av att göra en större förstudie. Den syftar bland annat till att säkerställa att projektet bidrar med nytta till verksamheten, att det inte krockar med andra initiativ och att det finns rätt förutsättningar för att projektet ska lyckas. Förstudien ska belysa olika perspektiv och lösningsförslag. Några viktiga aktiviteter under förstudiefasen är Efter att ett behov uppstått i verksamheten tar ansvarig chef ett beslut om att inleda en förstudie. Antas förstudien bli omfattande och resultera i ett portföljprojekt tas ett förstudiedirektiv fram för beslut av universitetsdirektören. Resultatet sammanställs därefter i en förstudierapport som ska ange en riktning framåt. Ska ett projekt starta är ett första steg att ta fram ett projektdirektiv. Det bereds i samråd med projektkontoret och presenteras därefter för portföljledningen. Universitetsdirektören beslutar om direktivet och en projektägare ges i uppdrag att äga projektet och tillsätta en projektledare. 4
Genomförandefas När projektägaren utsett en projektledare kan arbetet med att organisera projektet och planera genomförandet ta vid. Kommunikation och aktiv medverkan från verksamhet och användare redan i ett tidigt skede är centralt för ett lyckat genomförande. Genom att använda ett agilt arbetssätt, som bl.a. innebär löpande leveranser, skapas nytta i verksamheten kontinuerligt under projekttiden. Ett agilt arbetssätt bygger på ett gemensamt ansvarstagande och skapar ökad delaktighet. Några viktiga aktiviteter under genomförandefasen är Projektplan tas fram av projektledaren och beslutas i projektets styrgrupp där projektägaren är ordförande. Projektet genomförs under ledning av projektledaren enligt projektplan. Styrgruppen är ett stöd till projektledaren, är insatt i projektets utveckling och tar beslut av övergripande karaktär. I statusrapporter informeras portföljledningen kontinuerligt om projektets utveckling. Vid behov, rapporterar projektägare och projektledare direkt vid ett portföljledningsmöte. Projektet bör under projekttiden ha en tät dialog med verksamheten för att skapa beredskap för implementering av projektresultatet. Är det möjligt kan leveranser ske kontinuerligt under projekttiden. Handlar projektet om ett IT-system bör kontakt med IT-avdelningen tas i god tid. Slutrapporten skrivs av projektledaren och förankras i portföljledningen innan den fastställs i styrgruppen. Avslutande fas I den avslutande fasen säkerställs att leveranser, dokumentation m.m. är överlämnade till verksamheten och att det är tydligt att ansvaret för det fortsatta arbetet kring införande och effekthemtagning nu ligger hos den mottagande linjeorganisationen. Projektet avslutar därmed sina åtaganden. Några viktiga aktiviteter under avslutsfasen är Ett eventuellt IT-system överlämnas till e-förvaltningsorganisationen. Projektet överlämnar till verksamhet/uppdragsgivare som tar ansvar för att projektresultatet implementeras och att de behov som startade projektet blir tillgodosedda. Nya arbetsprocesser och rutiner kan behöva tas fram för att förstärka de nya förutsättningarna. Projektavslut där bl.a. projektorganisationen avvecklas. Utvärdering. Dokumentation arkiveras och diarieförs. 5
5. Projektorganisation Uppdragsgivare Uppdragsgivaren är den som ger uppdraget, vanligen rektor, universitetsdirektören eller en avdelningschef. Portföljledning Portföljledningens uppdrag är att vara rådgivande till universitetsdirektören i frågor som rör förvaltningens administrativa projektportfölj. Man har bl.a. fokus på att portföljen ligger i linje med mål i verksamhetsplan och utvecklingsstrategier. Gruppen leds av universitetsdirektören som är ordförande. I övrigt består den av två biträdande universitetsdirektörer, chef för IT-avdelningen, kanslichef för områdeskansli, avdelningschef för planeringsavdelningen samt enhetschefen för utvecklingsstöd. Universitetsdirektören beslutar bl.a. om projektägare direktiv för de projekt som ska ingå i portföljen Projektägare Projektägare utgörs normalt av en avdelningschef eller någon som har en stark anknytning till den verksamhet som projektet ska utveckla. Projektägarens ansvar är bl.a. att initiera och säkerställa genomförandet av projektet inom ramen för projektdirektivet. Projektägaren beslutar om att utse styrgrupp att utse projektledare projektplan och eventuell revidering av densamma införandeplan(er) godkännande av leveranser och överlämning till verksamheten slutrapport Styrgrupp Styrgruppens uppdrag är att vara rådgivande till projektägaren. Styrgruppen ska stödja projektet och bidra till förankring i organisationen. Styrgruppen leds av projektägaren som är ordförande. I övrigt består den av ledamöter utsedda med hänsyn till projektets karaktär och omfattning. Minst en representant från kärnverksamheten bör ingå i styrgruppen. 6
Projektledare Projektledaren ansvarar för att projektet drivs framåt enligt plan. Projektledaren ska bl.a. ta fram en projektplan leda det operativa projektarbetet kontinuerligt rapportera till styrgruppen om projektläget vid förfrågan ta fram en statusrapport till portföljledningen skriva slutrapport Projektgrupp Projektgruppen sätts samman utifrån bl.a. organisationsreprepresentation och kompetens. Projektgruppens åtagande ska vara tydligt beskrivet i projektplanen och ansvar och roller ska namnsättas. Så snart det är möjligt bör arbetsinsatsens tidsåtgång ringas in för att deltagarnas medverkan ska kunna godkännas av respektive linjechef. Projektgruppen ska vara väl insatt i projektets mål och bidra till dem delta aktivt i projektarbetet vara ett stöd till projektledaren Referensgrupp En eller flera referensgrupper sätts samman efter projektets behov. En referensgrupps uppdrag är att vara rådgivande och bidra med kompetens in i arbetet. Den ska också medverka till förankring i organisationen. Utöver det finns förvaltningens avdelningschefer som kan utgöra en rådgivande referensgrupp gällande planerade och pågående utvecklingsprojekt. Projektkontor Projektkontoret är en funktion vid enheten för utvecklingsstöd vid Planeringsavdelningen. Det har en ledamot och en sekreterare i portföljledningen samt ansvarar för projektmodellen och att ge stöd i projektarbete. Projektkontoret driver också ett nätverk, Projektforum, som bidrar till ökad kompetens och utbyte av erfarenheter mellan projektmedarbetare. Projektkontoret ska ge stöd i projektmodellen och hur den används vara ett metodstöd vid verksamhetsutveckling t.ex. vid workshops, riskanalyser och processarbete vara en länk mellan de pågående portföljprojekten och portföljledningen 7
6. Dokumentmallar För att säkra kvalitén i arbetet bör de dokumentmallar som ingår i projektmodellen användas. De nås via Medarbetarportalen. Förstudiedirektiv Vid ett större projekt ska ett förstudiedirektiv tas fram. Det syftar bland annat till att säkerställa att projektet bidrar med nytta till verksamheten, att det inte krockar med andra initiativ och att det finns rätt förutsättningar för att projektet ska lyckas. Förstudien ska belysa olika perspektiv och lösningsförslag. En del av en förstudie kan t.ex. vara omvärldsbevakning, enkäter eller intervjuer. Förstudierapport Förstudierapporten ska vara ett underlag för beslut om projektet ska starta, vilken inriktning det i så fall ska ha osv. Projektdirektiv I projektdirektivet anges uppdragets förutsättningar och förväntningarna på den slutgiltiga leveransen och projektets resultat. Universitetsdirektören beslutar om projektdirektivet som oftast tas fram av den kommande projektägaren. Förstudierapporten ingår som en bilaga i projektdirektivet. Projektplan Projektplanen innehåller en mer detaljerad plan av hur projektet ska genomföras och hur målen ska nås. Några centrala områden är ansvar och roller, riskanalys, leveransplan och budget samt kommunikation och användarmedverkan. Projektledaren ansvarar för att projektplanen tas fram och den godkänns av styrgruppen. Statusrapport Projektledaren använder mallen för att statusrapportera till portföljledningen och till styrgruppen om så önskas. Portföljledningen träffas ca 6 ggr/år. Slutrapport Projektledaren ansvarar för att ta fram slutrapporten från projektet vilken ska godkännas av portföljledningen innan beslut i styrgruppen. I slutrapporten görs en uppföljning av projektet och de erfarenheter som gjorts inom projektet dokumenteras. 8