Tidrapportering i FLEX Portal
Inloggning När du startar FLEX Portal möts du av en inloggningsruta. Ange ditt användar id och mata in ditt lösenord. Klicka på OK. 2
Inloggning saknade inloggningsuppgifter Om du klickar på länken Har du glömt eller saknar dina inloggningsuppgifter som finns under inloggningsrutan kan du ange ditt användarnamn eller din e postadress för att få ditt lösen skickat till dig 3
Startsidan Allmänt På startsidans flik Allmänt får du en snabb överblick över dina personliga påminnelser, eventuella systemmeddelanden samt dina personuppgifter. Här kan också finnas uppgifter till kontaktpersoner samt nyttiga länkar. Du kan skapa datumstyrda noteringar i kalender funktionen genom att klicka på ett datum. 4
Översikt Tidredovisning (2) I översikten visas aktuell period och dag. Du kan växla dag med pilarna. (3) Tidrapportens status (2) kan vara Avvikelser, Ny, Ospec, Klar, Attesterad etc. (4) (4) Under Dagsummor (3) visas för aktuell dag saldon över närvaro, frånvaro, övertid, flextid etc. Ospecificerad närvaro och frånvaro är tid som ej är korrekt registrerad. Periodsummor (4) visar saldon för perioden. 5
Översikt Tidredovisning (2) Under fliken månadssammanställning visas registrerade tider för hela perioden. En gulmarkerad dag innehåller en eller flera avvikelser. En rödmarkerad dag innehåller ospecificerad tid och måste korrigeras för att kunna klarmarkeras. (2) 6
Översikt Tidredovisning (Period) (2) I översikten ser du aktuell period. Du kan även klicka på för att få fram en lista över perioder (2). Periodsummor (3) visar saldon perioden. Gul markering på en dag indikerar avvikelser. Röd markering indikerar ospecificerad tid. (3) 7
Översikt knappar Till dagens datum i tidrapporten Spara tidrapporten Skriv ut aktuell tidrapport Gå till föregående avvikelse i tidrapporten Gå till nästa avvikelse i tidrapporten Visa information om avvikelse på aktuell dag Klarmarkera tidrapporten 8
Översikt knappar Konteringsfördelning av tid Generera ut tid under ett valt datumintervall Registrera notering som visas under Planerad frånvaro Loggfunktion över registrerad tid. Välja medlemskap i projekt Registrera frånvaro Kalender 9
Översikt knappar Infoga rad, ta bort rad etc. Få fram listan över valbara konteringar Stämpla in/ut via systemet Byta projekt på aktuell dag Skapa en ny rad Få fram listan över valbara tidkoder Registrera en kommentar på aktuell rad Stämpla frånvaro via systemet Beräkna dagen för att se utfall av ändringar 10
Översikt knappar Period Ta bort registrerad tid på vald rad Få fram listan över valbara konteringar Infoga en ny rad Få fram listan över valbara tidkoder Registrera en kommentar på aktuell rad 11
Registrering Dagredovisning Under fliken Dagredovisning kan du korrigera dina tider, markera för övertid, se dagsummor etc. Under fliken månadssammanställning får du en överblick över hela perioden. Här ser du arbetad tid, frånvaro, övertid etc. 12
Registrering Dagredovisning (4) (5) För att infoga en rad, ta bort en rad eller rensa hela dagen på registrerad tid klickar du på en rad och sedan på Redigera rad (2). (2) (3) Välj t.ex. Infoga rad och ange att personen har vård av barn mellan 09:00 och 12:00. Skriv in tidkoden eller dubbelklicka i kodfältet och välj VAB. Registrera sedan klockslag Fr om tid och T o m tid. Klicka på Beräkna (3) eller Spara (4) för att se att tiden registrerades korrekt (5). 13
(3) Registrering Dagredovisning (2) (5) För att registrera tid ställer du dig på första raden och klickar på knappen Tidkod. Välj korrekt tidkod, exempelvis ARB och klicka på OK. Mata sedan in Fr omtid och T o m tid (2) och klicka på Spara (3) eller Beräkna (4). (4) Finns regel för rast kommer den att läggas ut med automatik (5). 14
Övertidsmarkering Om du har jobbat utanför dina schematider kommer tiden att markeras som ospecad närvaro. (2) Med hjälp av Övertidsmarkering lägger systemet automatiskt ut övertid enligt gällande regler. Klicka på ÖT mark. Nästa steg är att välja om övertiden ska generera komptid eller betalning. Klicka på (2). Välj typ av övertid och klicka på OK. I tidrapporten har nu övertid genererats. (3) (3) 15
Registrering Klarmarkering När du är färdig med din tidrapport ska den klarmarkeras för att gå vidare till attestering. Om du står i Dagredovisningen klarmarkerar du det datum som är markerat. Klicka på Klarmarkera. Vid klarmarkering i Månadssammanställningen kan du klarmarkera ett datumintervall. Klicka på Klarmarkera. (2) (2) Ange Fr o m och T o m datum. Klicka på OK. (2) * anger att dagen är klarmarkerad 16
Frånvaro Vid en planerad och/eller längre tids frånvaro är det enklast att använda sig av frånvarogenerering. Klicka på Frånvaro. (2) (2) (4) (4) (4) Ange mellan vilka datum frånvaron ska genereras. (2) (3) Välj vilken frånvarokod som ska genereras genom att klicka på Markera rätt tidkod och klicka på OK. (3) (3) (5) (5) (5) Klicka på Spara. Svara JA på frågan om du vill generera frånvaro. (4) Din frånvaro har nu fått status Genererad och har lagts ut i tidrapporten. (5) 17
Frånvaroansökan Vissa tidkoder, t.ex. semester, kräver en frånvaroansökan som måste godkännas av din chef. För att ansöka om frånvaro, klicka på Frånvaro. (2) (4) Ange mellan vilka datum frånvaron ska genereras. (2) Välj vilken frånvarokod som ska genereras genom att klicka på Markera rätt tidkod och klicka på OK. (3) (3) (5) (5) Klicka på Spara.(4) Din frånvaroansökan är nu registrerad. När din chef har godkänt frånvaroansökan har din frånvaro fått status Genererad och har lagts ut i tidrapporten. (5) 18
Planerad frånvaro Under fliken planerad frånvaro ser du din planerade frånvaro under en vald period. För att ändra urval klickar du på Inställningar. Här kan du t.ex. ställa in datumintervall för att se din planerade frånvaro. Du kan även via funktionen Frånvaro ange den frånvaro som du vill registrera. (Se separat avsnitt om frånvaro) 19
(2) Rapporter Under fliken Rapporter hittar du de rapporter som du har behörighet till. (3) Preliminära: De som ej gått till lön Periodens: Den period som gått till lön Historik: Rapporter bakåt i tiden Klicka i Beställ på önskad rapport. Klicka på Skriv ut (2) för att göra urval för vald rapport. Klicka på OK (3) för att skriva ut vald rapport. 20
Administration Under fliken Administration kan du byta ditt lösenord till FLEX. Klicka på Lösenord. Ange ditt gamla lösenord. Ange ditt nya lösenord Ange ditt nya lösenord en gång till. Klicka på OK. Det finns också möjlighet att justera färgschemat i FLEX Portal. Klicka på Färgschema. När du har valt det färgschema du vill ha, klicka på OK. 21
Ändra språk Administration För att ändra språk i FLEX Portal, klicka på Språk. Välj språk genom att klicka på och klicka på OK. Under fliken Register har du möjlighet att justera dina egna personuppgifter. Efter att du gjort dina ändringar, klicka på Spara. 22