Agressomanual. Kundfakturering. Författare: Ekonomiavdelningen Uppdaterad:

Agressomanual Kundfakturering Författare: Ekonomiavdelningen Uppdaterad: 2018-01

Innehåll Inledning 3 Kundregister 4 2.1. Kontrollsökning 4 2.2. Uppläggning av kund 6 Registrering av försäljningsorder 7 3.1. Order 7 3.1.1. Kundnummer 8 3.1.2. Interna referenser 8 3.1.3. Externa referenser 8 3.1.4. Kontering 9 3.2. Faktura 9 3.3. Leverans 9 3.4. Detaljer 9 3.5. Texter 11 3.6. Info 12 3.7. Noteringar 12 3.8. Spara 12 Beställning av faktura 13 4.1. Testfaktura 13 4.2. Beställning av faktura 14 Fördjupning 16 5.1. Uppläggning av ny mall för Huvud- eller Bottentext 16 5.2. Kopiering av försäljningsorder 16 5.3. Procentuell fördelning av intäkten 17 5.4. Utskrift av kopia på fakturan 18 5.5. Kreditfaktura 19 5.6. Arkivering 19 5.7. Sökningar i Agresso 19 2 (20)

Inledning Den här manualen vänder sig till dig som ska kundfakturera. Läs igenom manualen noga och använd den som stöd vid faktureringen. Kom ihåg att ekonomiavdelningen gärna svarar på frågor eller går igenom de olika momenten tillsammans med dig, vid frågor kontakta kundin@lnu.se. 3 (20)

Kundregister 2.1. Kontrollsökning Innan du börjar fakturera behöver du kontrollera om kunden är upplagd i kundregistret eller inte. Kundnummer 99, tillfällig kund-privatpersoner, kan användas om du ska fakturera en svensk privatperson vid ett enstaka tillfälle. Alla andra kunder ska läggas upp med ett unikt kundnummer. När du ska kontrollera om en kund finns upplagd går du in i kundregistret. Välj Kundreskontra, Kundregister och Kund. Du har nu kommit till kundregistret, se nedanstående bild. För att söka fram befintliga kunder kan du trycka på Visa Tabell i menyn högst upp eller ställa markören i fältet för kundnummer och trycka på F9. En ny bild kommer upp på skärmen. I beskrivningsfältet Namn skriver du in kundens formella namn omringat av *, till exempel *kalmar*. Gör sedan sökningen med F7. 4 (20)

I vårt exempel ovan visas alla kunder där *kalmar* finns i det formella namnet. Du kan även klicka på knappen utökad och sedan F7. Då får du upp en bild där du kan söka på fler parametrar, exempelvis organisationsnummer, se bild nedan. Tryck OK för att göra sökningen. När du fått fram resultatet av din sökning kan du dubbelklicka på den eller de kunder som kan vara aktuella i listan. Kontrollera att alla uppgifter är korrekta avseende adress och namn. Om kunden finns upplagd men befintliga adressuppgifter inte är korrekta skall korrigering göras innan du fakturerar kunden. Om kunden inte finns upplagd måste den läggas upp av ekonomiavdelningen. 5 (20)

2.2. Uppläggning av kund Ändringar och uppläggningar av kunder görs av ekonomiavdelningen. Skicka ett mejl till kundin@lnu.se med information om vad som ska ändras eller information om en ny kund som ska läggas upp. Den som hanterat upplägget meddelar sedan kundnummer så fort kunden är upplagd. När en ny kund ska läggas upp behövs följande information: Kundens namn Fakturaadress Organisationsnummer/personnummer Momsregistreringsnummer (VAT-nummer) för utländska kunder inom EU. 6 (20)

Registrering av försäljningsorder När ekonomiavdelningen har lagt upp kunden är det dags att skapa en försäljningsorder. Klicka på Logistik, Order/fakturering, Försäljningsorder, Registrering/underhåll av försäljningsorder. Bilden för Registrering/underhåll av försäljningsorder består av 7 flikar. Vi går här igenom vad som behöver fyllas i under respektive flik. 3.1. Order 7 (20)

3.1.1. Kundnummer Börja med att fylla i kundnummer. När du ska fakturera en tillfällig svensk kund som är privatperson fyller du i kundnummer 99. Då får du fram en ny bild där du skriver in namn och adressen för kunden, se bild nedan. Tryck sedan på OK. Tillfällig Kund 99 kan endast användas för svenska privatpersoner och ej för utländska kunder. 3.1.2. Interna referenser Att.ansvarig och säljare är samma person. Om du är upplagd som användare bör ditt namn komma fram automatiskt. Namnet som fylls i här kommer att stå som Vår Referens på fakturan. 3.1.3. Externa referenser Det du skriver in i fältet Beställare och Extern. Ref kommer att stå under Er referens på fakturan. Större organisationer som till exempel statliga myndigheter, kommuner och landsting har ofta referenskoder som de vill att vi ska uppge för att fakturorna ska hamna rätt i deras organisation. Det är viktigt att referensen är korrekt för att fakturan ska nå fram till mottagaren. En del företag returnerar fakturor med felaktiga referensuppgifter. I fältet Beställare ska du ange referenskoden och i fältet Extern. Ref ska du ange referensnamnet. Saknar du uppgifter om referenskod kan du ringa till organisationen och fråga om dessa uppgifter. Om det är en privatperson eller ett mindre företag du ska fakturera räcker det med att uppge namnet på beställaren i båda fälten. Uppgifter om referensnummer/namn ska kunden upplysa om. En del kunder skickar information till oss angående deras referenskoder. Det är bra om du går in och tittar om det finns information kring kundens önskade referens. Detta göra du genom att söka fram kunden i kundregistret, gå sedan in under dokumentarkiv och se om det finns något underlag där. 8 (20)

3.1.4. Kontering I fältet Org ska du välja den institution eller avdelning inom Linnéuniversitetet som skall ha intäkten. Det fältet styr vilken institution eller enhet som kundfordringen bokförs på. Motpart ska komma fram automatiskt eftersom det styrs av hur kunden är upplagd. Motparten ska ej ändras, men kontrollera gärna att det stämmer. Vid misstanke om fel motpart bör du informera ekonomiavdelningen så att de eventuellt kan ändra till det korrekta. Har du fyllt i ovan fält så är det inget mer som behöver fyllas i under flik 1-Order utan du kan gå vidare till nästa flik. 3.2. Faktura Fliken faktura ska du inte ändra något i. Fliken innehåller betalningsvillkor som styrs av kundupplägget. Linnéuniversitetet ger normalt 30 dagar kredittid, kontakta ekonomiavdelningen om du vill att något annat skall gälla. 3.3. Leverans Under fliken leverans ska du inte heller ändra något. Fliken innehåller endast information som vi inte använder, till exempel leveransmetod och leveransvillkor. 3.4. Detaljer Inställning av Detaljfliken Nedanstående gäller första gången du gör en försäljningsorder. Första gången du skall göra en order finns inte alla fält/kolumner som du behöver med i fliken. Efter att du fyllt i artikelnumret klickar du på Arkiv i huvudmenyn och väljer Fönsteralternativ. Här kan du med hjälp av kryss välja vilka fält som skall finnas i detaljfliken. Du behöver Baskonto, Org, Verks, Kbarare, Motpart och Fritt. Sätt en bock i rutorna för dessa och klicka på spara. En fråga om vad du vill kalla konteringssmallen kommer upp, du kan kalla den för vad som helst, till exempel konteringsmall och namn/initialer. Nästa gång du ska göra en försäljningsorder finns konteringssträngen sparad. 9 (20)

Under fliken detaljer ska du ange vad som ska faktureras samt kontering för intäkten. Börja med att skriva in artikel. Ange artikel 1 här om du har en tillfällig vara eller tjänst som ska faktureras. Vid återkommande fakturering kan ekonomiavdelningen lägga upp unika artikelnummer för olika varor och tjänster. Fördelen är att du slipper ange samma text och kontering manuellt, det sker istället med automatik. För mer information om artiklar, kontakta ekonomiavdelningen via kundin@lnu.se I fältet Beskrivning står i utgångsläget Skriv in din text! (dummyartikel) om du använt artikel 1. Ändra den texten till något som säger lite mer om vad som sålts. Markera fältet Beskrivning och skriv över texten. Det får inte plats jättemycket text på raden, max 35 tecken. För att kunna skriva ytterligare text dubbelklickar du i fältet och kommer då in i en ny bild med ett antal flikar. Välj flik 4 - Spec för att fylla på ytterligare text. Den texten kommer som en undertext till det du skrev under beskrivning. Mellanlagra med F11 och stäng bilden med det nedre krysset till höger. Se bild nedan som visar flik 4 Spec. Du är nu tillbaka på Detaljfliken och ska fylla i resterande kolumner. Enhet fylls i automatiskt. Antal ger 1 som förslag, men kan ändras. Enhetspris ska anges, övriga beloppsfält fylls i med automatik. Sedan ska konteringssträngen anges och här sker beräkning av momsen med automatik beroende på vilket intäktskonto som anges. Under enhetspris ska därför beloppet anges exklusive moms. Fälten Org och Motpart fylls i med automatik eftersom du redan angett det under Flik 10 (20)

1 - Order, dessa värden ska därför ej ändras. För mer information angående intäktsredovisning se dokumentet lathund intäkter. Efter att du fyllt i en rad samt angett konteringssträngen kan du fortsätta och fylla i fler rader. Du skapar en ny rad genom att ställa markören på första kolumnen på raden under och sedan tabba vidare, då kommer en ny rad fram och här kan du ange annan text och konteringssträng. Om du vill ta bort en rad klickar du på Redigering och Ta bort rad. I detaljfliken bifogar du även bilagor till kundfakturan, både bilagor som ska gå till kunden men även interna underlag som bara visas hos oss. När du står i detaljfliken går du in under dokument och nedan bild visas: För bilagor som ska gå med kundfakturan till kunden bifogas i mappen Bilaga till försäljningsorder och interna underlag bifogas i mappen Interna fakturaunderlag försäljningsorder. Markera den mapp som bilagorna ska bifogas i, tryck på lägg till befintligt dokument och bifoga den/de filer som du vill ha med, spara med F12. 3.5. Texter Här lägger du in huvud- och bottentexter som du vill ha med på kundfakturan, till exempel kontaktinformation. Det går att spara dessa texter i mallar som du kan använda vid fler tillfällen. Läs mer om det i kapitel 5. Det ställs ett antal krav på vad en faktura ska innehålla. Ett av kraven är hänvisning till relevant bestämmelse om omsättningen är skattebefriad eller om köparen är skattskyldig. Exempelvis vid fakturering till annan statlig myndighet skall texten Avser inomstatlig försäljning anges. Vid försäljning av varor och tjänster där köparen är skatteskyldig, så kallad omvänd skatteskyldighet, ska hänvisning också anges. Mer information om det här finns i Linnéuniversitetets momshandledning. Det finns upplagda mallar som du kan använda för att hitta texterna. 11 (20)

3.6. Info Det här är en ren informationsflik och inget ska fyllas i här. 3.7. Noteringar Denna flik används normalt inte. 3.8. Spara När du är klar med försäljningsordern ska du lagra ordern med F12 eller genom att klicka på diskettikonen. Du får då ett ordernummer som du ska anteckna, det ska användas vid beställning av fakturan. Det går att ändra ordern efter att du har sparat den. Gå in under registrering/underhåll försäljningsorder igen och sök fram ordern genom att ange ordernumret. Än så länge har du endast skapat en order, någon faktura har alltså inte skickats iväg. För att fakturan ska skickas iväg krävs en beställning av faktura. 12 (20)

Beställning av faktura 4.1. Testfaktura Om du vill se hur fakturan kommer att se ut innan du skickar iväg den kan du först beställa en testfaktura. För att göra en testfaktura klickar du på Logistik, Order/Fakturering, Fakturering, Testkörning fakturering i menyn. Välj från vilket ordernummer och till vilket ordernummer du vill skapa en testfaktura. Du behöver inte beställa varje ordernummer separat utan du kan beställa flera stycken åt gången. Välj även ditt eget namn under Att.ansvarig. Tryck sedan F12 eller på diskettikonen för att göra beställningen, en testfaktura skapas då som en SO09-rapport som finns i Underhåll av beställda rapporter. När rapporten fått status T kan du dubbelklicka på raden och se testfakturan på skärmen. Om det är några ändringar som du vill göra innan du beställer den riktiga fakturan kan du gå tillbaka till försäljningsordern och utföra dina ändringar där. Har du gjort en testfaktura och efteråt vill ta bort en rad så ändrar du statusen på den gällande raden från N till P. 13 (20)

Observera att layouten på fakturan du ser på testfakturan inte nödvändigtvis ser ut så när du beställer den riktiga fakturan. Layouten beror på vilken variant/serie du väljer att skicka fakturan i. Mer info om de olika layouterna finns under kapitel 5 Fördjupning. 4.2. Beställning av faktura När fakturan är färdig för att skickas till kund går du vidare i menyn och väljer fakturering. Här måste du välja vilken serie fakturan ska skapas i. Om du klickar på + tecknet framför Kundfakturering så får du fram de olika varianter du kan välja mellan. Det finns följande varianter att välja på: Svefaktura (SO13) Manuell fakturering med dokumentarkiv Utl stud manuell fakturering med dokumentarkiv (används endast när ekonomiavdelningen fakturerar utländska betalstudenter) Det är någon av de två första varianterna du ska välja. I första hand ska serien Svefaktura (SO13) användas. Är kunden kopplad till e-faktura kommer fakturan att gå direkt till dem elektroniskt. Om kunden inte är kopplad går fakturafilen till Opus Capita och de skriver ut och skickar fakturan till angiven fakturaadressen via post. Det är endast företag/organisationer (ej privatpersoner) som vi kan koppla till e-faktura och ekonomiavdelningen är ansvariga för detta. Ibland kan man dock behöva skapa en manuell kundfaktura och då används serien Manuell fakturering med dokumentarkiv, exempelvis vid fakturering till utländska kunder som efterfrågar fakturan via mejl. Då skapas en faktura i pdf-format som du 14 (20)

antingen kan skriva ut och posta eller spara ned och skicka via mejl. Fakturan skapas som en SO13-rapport och hämtas under underhåll av beställda rapporter. De olika varianterna är uppdelade i olika verifikationsserier. Svefaktura (SO13) ger verifikationsserie 10 000 000 13 999 999 Manuell fakturering ger verifikationsserie 14 000 000 14 999 999 Utl stud ger verifikationsserie 17 000 000 17 999 999 Välj variant/serie och beställ fakturan genom att ange från ordernummer samt till ordernummer. Fyll även i Att.ansvarig genom att välja ditt eget namn i rullistan. Spara med F12. Gå sedan in under Underhåll beställda rapporter. Avvakta några minuter och tryck sedan F7. Efter en kort stund kommer rapporten GL07 fram. När den har status T är den färdig för att skrivas ut. Rapporten skickas, tillsammans med ev. bilagor som inkommit i pappersformat, till ekonomiavdelningen. Kopia på kundfakturan behöver ej skickas eftersom den kan ses i Agresso. 15 (20)

Fördjupning 5.1. Uppläggning av ny mall för Huvud- eller Bottentext Det går att lägga upp en mall för huvud- eller bottentext. Det är lämpligt att göra om du snabbt vill hämta en text som du ofta använder vid fakturering, till exempel dina kontaktuppgifter. För att spara huvud- och bottentexter så att de kan användas vid flera tillfällen gör du följande: Välj Flik 5 Texter i försäljningsordern. Skriv in den text/information som ska finnas med på fakturan i det stora fältet till höger. Skriv sedan ett namn på den Huvud- eller Botten text som du vill spara i det lilla fältet till vänster. Spara med F12. Välj sedan Verktyg, Redigera och Spara textmallar i verktygsmenyn. Mallen är nu sparad och nästa gång du fakturerar får du fram den i det vänstra fältet via rullistan. Vill du ändra texten i en mall är det bara att göra ändringarna och spara om mallen som ovan. Vill du ta bort en mall väljer du Verktyg, Redigera och Ta bort textmallar. 5.2. Kopiering av försäljningsorder När du ska skriva flera kundfakturor med samma text kan du kopiera ordern så att du slipper skriva samma saker flera gånger, till exempel när en kurs ska debiteras ut till alla deltagare. Det är dock mycket viktigt att du här tänker på att få korrekt motpart, det fältet måste alltid ändras manuellt om du tar med konteringssträngen från den order som ska kopieras. Skriv den första ordern med texter och kontering precis som vanligt, spara den (F12) och skriv upp ordernumret. När du skall göra nästa order fyller du i Flik 1 - Order som vanligt. När du kommer till Flik 4 - Detaljer väljer du kopiera i menyn. 16 (20)

En ny bild kommer fram där du ska ange dokumenttyp, välj Försäljningsorder samt Dokumentnummer, det vill säga vilket ordernummer du vill kopiera. Om du sätter en bock i Behåll kontering får du med hela konteringssträngen också. Observera att motpart ska ändras för varje försäljningsorder. Motpart är ju unik för varje kund och det är viktigt att du anger korrekt värde för motpart. Tryck sedan OK, då skapas en ny försäljningsorder som du sedan lagrar med F12 och ett nytt ordernummer skapas. 5.3. Procentuell fördelning av intäkten Har du behov av att fördela intäkten på flera kostnadsbärare samtidigt som du endast vill ha en rad på kundfakturan kan du använda procentuell fördelning. När du står i detaljfliken väljer du Kontering och Konteringsfördelning. 17 (20)

Nedanstående bild kommer då fram på skärmen och det är här som du gör fördelningen. Du måste först lyfta upp raden med hjälp av och sedan skriver du in kontering och procentsats i raden. Tryck sedan på igen. Raden hamnar längst ner och nästa rad kan skrivas in. När fördelningen är klar sparar du med F12 och kommer då tillbaka till detaljfliken. Om du har samma fördelning på ett flertal kundfakturor kan du spara den procentuella konteringen som en mall. För att spara mallen tryck F12 eller klicka på diskettikonen. Observera att mallarna inte går att spara som privata mallar utan de kan användas av alla. Det innebär att du måste vara mycket noga med att kontrollera att du använder rätt mall. Det är lätt att man av misstag får intäkten felkonterad. För övrigt gör du ordern precis som vanligt, skriv fakturatexter, belopp och spara ordern. 5.4. Utskrift av kopia på fakturan Kopia av en kundfaktura beställer du via Agresso Logistik, Fakturering, Kopia av Faktura, Faktura kopia. 18 (20)

Du anger från och till fakturanummer och sparar rapportbeställningen med F12. Det går även att ange från och till ordernummer. Men i dessa fall måste du även sätta från fakturanummer 1 till fakturanummer 99999999. 5.5. Kreditfaktura När du skall göra en kreditfaktura gör du på samma sätt som vid en debetfaktura med endast en skillnad. Skillnaden är att du sätter minus (-) tecken framför beloppet när du registrerar försäljningsordern. Då känner systemet av att det skall vara en kreditfaktura. Det är viktigt att du vid skapandet av en kreditfaktura anger en utförlig text kring vad krediten avser. En hänvisning till debetfakturanumret ska också finnas, antingen under detaljfliken eller under huvud-eller bottentext. En kreditfaktura likställs en utbetalning till kunden och ska därför också attesteras, enligt gällande attestordning, genom en underskrift på GL07-rapporten som sedan skickas till ekonomiavdelningen för arkivering. 5.6. Arkivering Det material som ska lämnas till ekonomiavdelningen är Batchinput-rapporten GL07 tillsammans med bilagor/underlag i pappersformat. Viktigt är att alla eventuella underlag finns inscannade och bifogade i Agresso till verifikationen. 5.7. Sökningar i Agresso Du kan söka fram en kundfaktura på 2 sätt i Agresso, antingen genom fråga verifikation eller genom kundreskontra. Gå in under Agresso Ekonomi, Huvudok, Fråga och Fråga verifikation. I sökrutan skriver du in fakturanumret i fältet för ver.nr. 19 (20)

För att kunna se fakturabilden måste man även kryssa i rutan för ordernummer i sökbilden. När du gjort sökningen kommer nedan bild upp där du kan se kontering m.m. för verifikationen. För att kunna se fakturan och eventuella bilagor klickar du på dokument. I denna bild går det även att bifoga interna fakturaunderlag i efterhand om man har missat det vid registreringen av försäljningsorder. Dock måste underlag som ska gå med till kunden alltid bifogas vid skapandet av försäljningsordern. Under fråga verifikation kan man dock inte se om en faktura är betald eller inte. I dessa fall behöver du istället göra en sökning i kundreskontra under Agresso Ekonomi, Kundreskontra, Fråga, Öppna historiska poster per kund/alla kunder. Nedan bild kommer fram. Här skriver du in fakturanumret i fältet för fakturanr. Även här behöver du också kryssa i rutan för ordernummer längre ner i sökbilden för att kunna se fakturan. Högst upp till vänster kan du även kryssa i om du vill se fakturor med status B-Öppna poster (ej betalda fakturor) och C-Historiska poster (betalda fakturor). När du gjort sökningen får du fram nedan bild där du bl.a. ser status, kundnummer m.m. 20 (20)