Semesterskuld Intjänandeår = Innevarande år Företagets semesterskuld till personalen måste enligt bokföringslagen redovisas i årsbokslutet. Många företag väljer dock att bokföra semesterskulden en gång i månaden för att ha en löpande uppföljning. Den semesterskuld ett företag har, är i korta ordalag så mycket pengar som företaget skulle vara tvunget att betala sina anställda i semesterersättning om företaget upphörde med sin verksamhet eller om samtliga anställda sade upp sig. Till årsbokslutet ska även sociala avgifter beräknas på semesterskulden och föras till balansräkningen. Semesterskulden beräknas på: Det som tjänats in hittills under året minskat med uttagna semesterdagar. Ersättning för kvarstående sparad semester. En semesterskuld för flera semesteravtal (nyhet från och med version 17.2) Det är möjligt att ta ut semesterskulden för flera semesteravtal samtidigt och få alla semesteravtal på en samlad rapport. Varje semesteravtal har sina unika inställningar och de sparas per semesteravtal. Semesterskulden är indelad i två avsnitt, ett avsnitt för generella inställningar och ett avsnitt där du gör inställningarna för respektive semesteravtal, som intjänandeperiod, procentsats för semesterersättning, belopp för lägsta semesterlön, om semesterlön/rörlig lön ska betalas ut vid ett tillfälle eller per dag mm. Generella inställningar Under menyn Verktyg Semesterrutiner Semesterskuld får du först göra de generella inställningarna: Urval av anställda Här kan du göra ditt urval av anställda. Ta med anställda som har slutat Om du har anställda som har slutat men som ännu inte har fått sin slutlön utbetalad, kan du välja att ta 1
med dem i semesterskuldlistan genom att markera fältet Tag med anställda som slutat. Anställda som har fått sin slutlön utbetald genom rutinen slutlön i löneberedningen är nollställda i anställdaregistret och kommer inte med. Visa ber-underlag (beräkningsunderlag) Om du markerar fältet Visa ber-underlag, kan du se de lönearter som ligger till grund för dina semesterberäkningsrutiner. Lönearterna visar sig här genom att du gjort vissa inställningar i ditt löneartsregister på fliken Semester. Du kan välja att markera Arbetad tid och semestergrundande frånvarotid ska hämtas från kalendariet om du har schema för dina anställda. Har du löneberett med datum kan programmet med hjälp av datumangivelserna samt korrekt enhet på lönearten gå in i schemat och hämta de uppgifter den behöver för att kunna genomföra semesterskuldens beräkning. Urval på semesteravtal Om du vill ta ut en semesterskuld för respektive semesteravtal eller göra ett urval på de semesteravtal de anställda är kopplade till trycker du på fördjupningsknappen och gör ditt urval. Välj vilket eller vilka semesteravtal du vill beräkna och semesterskulden kommer då att visa anställda som tillhör valda semesteravtal. I urvalsrutan visas endast de semesteravtal som de anställda är kopplade till i anställdaregistret. Väljer du ett eller flera avtal blir urvalstexten i rapportformuläret rött och i huvudet på rapportformuläret visas vilka avtal som kommer beräknas. Utskrift Du har möjlighet att påverka hur utskriften ska se ut. Sortering kan ske på anställningsnummer, semesteravtal och här kan du få med delsummor per sida. Väljer du sortering på resultatenhet 1, summor per resultatenhet kan du välja att ta med en specifikation per anställd. Du kan få engelska ledtexter. Markerar du rutan Särredovisa ackumulatorer och förskottssemester (liggande utskrift) skriver programmet ut en kolumn per ackumulator och förskottssemestern. Bokföringsorder semesterskuld Du kan få ut en bokföringsorder för alla dina semesteravtal. Om du vill ha en bokföringsorder för samtliga semesteravtal och du brukar ta ut förändringen, måste du 2
första månaden, med det nya utseendet som kom i version 17.2, ta ut en total bokföringsorder, spara den och månaden därefter kan du jämföra mot den totalen och få ut en förändring. På rapporten kommer datumet vid Period visa att bokföringsordern sträcker sig över en viss period. Det är för att du nu kan ta ut en bokföringsorder för flera semesteravtal samtidigt och då kan semesteravtalen ha olika beräkningsperioder. Observera att programmet gör beräkningarna utifrån de inställningar du har gjort på respektive semesteravtal. Om du har flera semesteravtal och vill ha en bokföringsorder per avtal, exempelvis att du idag har 2 bokföringsordrar, en för innevarande år och en för föregående år och vill ha det så även i fortsättningen. Då får du göra ett urval på semesteravtal och välja de avtal som exempelvis avser innevarande år. Efter att du tagit ut rapporten får du på samma sätt som tidigare välja om du ska ta ut en total eller en förändring. Om du väljer förändring ser du dina tidigare sparade bokföringsordrar. Under menyn Arkiv Inställningar, fliken Bokföringsorder anger du kostnads- och skuldkonto för upplupen semesterskuld och arbetsgivaravgift. Om du klickar på knappen Utökad kontering får du upp nedanstående bild. I detta fall kommer alla anställda som tillhör urvalskategori Kollektiv och Tjänsteman att konteras enligt de inställningar som är gjorda under Utökad kontering. Övriga anställda konteras efter inställningarna i den första bilden. När du tar ut en bokföringsorder Förändring kan du spara rapporten genom att namnge den. Det viktiga är att du namnger rapporten så att du vet vilket urval av anställda som rapporten avser. Observera att för att kunna ta ut Förändring av semesterskuld måste du första gången spara ned en Total semesterskuld för att nästa månad ha en total att jämföra mot. 3
Om du inte har en tidigare bokföringsorder att jämföra mot eller att du vill spara en ny total, väljer du Total. När semesterskulden är beräknad och klar får du frågan om du vill spara den nya totala bokföringsordern. Om du svarar Ja, får du möjlighet att namnge den sparade semesterskuldsberäkningen. Programmet visar nu namn på den tidigare sparade bokföringsordern. Du ställer markören i raden för namn och skriver i det namn du önskar. Markera rutan Spara total semesterskuld och klicka på Utför. Har du en inställning under menyn Arkiv Inställningar, knappen Avancerade inställningar, fliken Säkerhetskopiering att en säkerhetskopia ska tas vid Semesterskuld får du en fråga om den ska tas nu. Nästa gång du beställer semesterskuld bokföringsorder och väljer Förändring får du möjlighet att ange vilken tidigare bokföringsorder du vill jämföra mot. 4
Programmet skriver ut vilken period som den sparade semesterskulden avser. Observera att om du anger samma namn på rapporten så skrivs den tidigare rapporten över. Om du vill spara varje månads semesterskuld måste du varje gång ändra namnet på den sparade semesterskulden. Du kan exempelvis ange år och månad i rapportnamnet så att du i slutet av året har 12 bokföringsordrar. Förskottssemester hämtas från anställdaregistret, ackumulatortid ingår När du tar fram en bokföringsorder på semesterskulden kan programmet hämta uppgifter från anställdaregistret om den anställdes skuld till företaget efter uttagen förskottssemester. I denna summa ingår värdet av all uttagen förskottssemester dvs. det ackumulerade värdet. Förskottssemester beräknas på periodens semesteruttag, ackumulatortid ingår ej Till bokföringsordern hämtar programmet uppgifter om den anställdes uttagna förskottssemester från det som är löneberett under angiven period. I denna summa ingår enbart värdet av den löneberedda uttagna förskottssemestern från angiven period. Den tar inte med tidigare ackumulerat värde. Månadslön heltid finns i personligt fält Leta upp det P-fält i listan som du vill att programmet ska använda sig av vid sina beräkningar där månadslönen heltid ligger som grund. Använd lagstadgade arbetsgivaravgifter Den procentsats som angavs under menyn Arkiv - Inställningar kommer automatiskt fram men genom att avmarkera rutan Använd lagstadgade arbetsgivaravgifter kan procentsatserna ändras om du exempelvis vill öka procentsatsen för att ta hänsyn till andra avgifter. Sysselsättningsgrad, antal decimaler Ange hur många decimaler du vill ska anges för sysselsättningsgraden på semesterskuldslistan. Inställningar per semesteravtal När du gjort dina val i första bilden, de generella inställningarna, och klickar på OK kommer du till de inställningar du ska göra per semesteravtal. Här visas de semesteravtal som det finns anställda kopplade till i anställdaregistret och det är här du anger de inställningar som gäller för respektive semesteravtal. Programmet sparar dina inställningar till nästa gång du tar ut rapporten. Det som ändrar sig är datumet i rutan Till, för varje månad som går förlängs perioden med en månad på samma sätt som det gjort tidigare. Programmet är anpassat så att varje val av ett semesteravtal endast visar de inställningar som hör ihop med just det semesteravtalet. De inställningar som inte används på det valda semesteravtalet är utgråat. Det finns två inställningsvyer. En för de avtal som endast beräknar semesterdagar och dess värde, och en för de avtal som beräknar semesterdagar, dess värde samt semesterlön/dag alternativt rörlig lön/dag. Observera att första gången du tar ut semesterskulden efter att du uppdaterat till version 17.2 eller senare, är det viktigt att du går igenom dina olika semesteravtal och kontrollerar att det är rätt inställningar på respektive avtal och sparar inställningarna, de kommer då att finnas kvar till nästa gång du tar ut semesterskulden. Välj ett semesteravtal i taget, gör inställningar för respektive avtal och klicka på Spara för att spara inställningarna. När du gjort inställningar för varje semesteravtal klickar du på Skriv ut för att skriva ut semesterskuldslistan för alla semesteravtal. 5
Vyn för de semesteravtal som endast beräknar semesterdagar och dess värde: Vyn för de avtal som beräknar semesterdagar, dess värde samt semesterlön/dag alternativt rörlig lön/dag: 6
Intjänandeperiod Ange perioden som semesterskulden ska beräknas för. Vid beräkning av den anställdes intjänade semesterdagar utgår programmet från intjänandeperiod för semester samt tar hänsyn till personens semestergrundande anställningstid samt ej semestergrundande frånvaro, exempelvis tjänstledighet och semestergrundande frånvaro över gräns exempelvis sjukfrånvaro i mer än 180 dagar. Detta sker med hjälp av frånvarolönearternas inställning på fliken Semester. Datum för intjänandeperioden är 2017-01-01 till 2017-12-31. Detta gäller när intjänandeår är lika med innevarande år. Observera att transaktioner med lönearter som har inställningen Semestergrundande frånvarotimmar kontrolleras mot det datumintervall du fyllt i här under Intjänandeperiod. Läs transaktioner Fyll i för vilken period du vill att programmet ska använda transaktioner från historiken för sina beräkningar. Dessa transaktioner används bland annat för att beräkna fram intjänat belopp. Observera att du ska kontrollera vilken datumperiod som ska gälla för ditt avtal, detta kan variera. Exempelvis semesteravtal 10 och 12, som där gäller föregående kalenderår. Vid beräkning av tid, använder sig programmet i första hand av inmatat datum på transaktionerna (löneraderna) i löneberedningen. Om du inte löneberett avvikelser/lönearter med datum, delar programmet istället in dessa efter vilken löneperiod de tillhör. Belopp beräknas utifrån vilket löneperiodsdatum transaktionen har. Löneperiod anges i samband med definitiv avräkning. Utbetalningsdatum spelar ingen roll. Önskar du istället att programmet ska göra beräkningen med hänsyn tagen till angivet transaktionsdatum markerar du i alternativet Läs transaktioner i första hand på from/tom datum. Anställningsdagar under semesteråret Programmet räknar ut antal kalenderdagar som intjänandeperioden består av. Dessa dagar kan sedan variera från person till person med tanke på deras frånvaro och anställningsdatum. Semesterersättning på fast månadslön, intjänande dagar Används för tjänstemän som har avtal där den anställde får en procentsats på sin månadslön i semesterersättning. Procentsatsen används för att räkna fram skulden för de semesterdagar den anställde håller på att tjäna in. Det vanligaste procenttalet i denna ruta, om du inte följer den nya semesterlagen, är 5,4 %. Värdet består av ett semestertillägg per dag på 0,8 % och dagslönen utgörs av 4,6 % av en månadslön. Detta tillsammans blir 5,4 % (0,8 % + 4,6 % = 5,4 %). Har du ett annat semestertillägg fyller du i den procentsatsen. 7
Semesterersättning på fast månadslön, kvarvarande dagar I denna ruta anger du vad de dagar är värda som den anställde tjänat in men inte tagit ut under semesteråret. Vanligtvis är dagarna värda 5,4 % av en månadslön. Betalar företaget ut semesterersättningen en gång om året har man redan betalat ut semestertillägget på 0,8 % per semesterdag och då blir värdet av en semesterdag 4,6 % av månadslönen. Dvs. kvar blir ersättningen som en semesterdag är värd per dag utan semestertillägget (5,4 % - 0,8 % = 4,6 %). Detta multipliceras sedan med antal kvarvarande dagar i anställdaregistret. Semesterersättning på fast månadslön, sparade dagar Här anger du i procent vad de sparade dagarna är värda. Vanligtvis brukar semesterersättningen för sparade dagar vara lika som för intjänade dagar, dvs. 5,4 %. Men om semestertillägget betalas ut som en klumpsumma, blir de sparade dagarna värda 4,6 %. Detta värde multipliceras med antal sparade semesterdagar i anställdaregistret. Semesterersättning på intjänad lön Semesterersättningen är lägst 12 % enligt semesterlagen. Kontrollera i ditt företags avtal för att se vilka procentsatser som ska användas i just ditt företag. Denna procentsats kommer sedan att multipliceras med den anställdes semesterlönegrundande inkomst. Semesterersättning på rörliga lönedelar/dag Används för de tjänstemannaavtal som har rörliga lönedelar som bonus, provision, ob-ersättning och beredskapsersättning. Skriv in procentsats för rörlig lön, denna multipliceras sedan med rörliga delar enligt formeln för personens semesteravtal. Semesterersättning på rörliga lönedelar Används för de avtal som har rörliga lönedelar. Uppräkning motsvarande helglön Är enbart till för de företag som följer Teknikavtalet Metalls avtal med beräkning på medeltimlön, semesteravtal 12 i programmet. Komptid mm Om du vill att värdet av de anställdas innestående komptid eller saldot på arbetstidskonto ska komma med på semesterskuldlistan väljer du här de ackumulatorer du använder dig av. Du kan ange upp till tre olika ackumulatorer och varje ackumulatorvärde kan prissättas både för timanställda och för månadsanställda. Om ackumulatorn är en beloppsackumulator och du vill redovisa värdet utan omräkning ska fälten för prisberäkning vara blanka. Du kan ange konton för varje ackumulator. Klicka på knappen Kontering och ange de konton du vill styra beloppen till på bokföringsordern. Om du inte anger separata konton för ackumulatorerna redovisas de på de konton som du angett under menyn Arkiv Inställningar, fliken Bokföringsorder, rubriken Konto för Semesterskuld. Justering för enskilda anställda Det du kan justera är antalet anställningsdagar, semesterrätten, medeltimlön samt komp. Om du missat att lönebereda in viktiga frånvarohändelser för någon anställd som påverkar antalet anställningsdagar kan du använda dig av detta alternativ. Observera att du måste genomföra denna korrigering varje tillfälle du tar fram semesterskuldlistan. Avrunda intjänade dagar uppåt till närmaste heltal Om du enbart vill redovisa semesterdagar i heltal och låta programmet avrunda dagarna uppåt ska du fylla i detta alternativ. 8
Avrunda intjänade bruttodagar uppåt till närmaste heltal Om du vill redovisa antalet bruttosemesterdagar i heltal och låta programmet avrunda dagarna uppåt ska du fylla i detta alternativ. Summera uttagna dagar ur transaktionshistoriken (intj år = innev år) Om du har innevarande år som intjänandeår kan ovanstående alternativ markeras. Då räknar programmet fram hur många dagar den anställde har tjänat in med hjälp av intjänandeperiodens datum samt minskar det med uttagna semesterdagar och ej semestergrundande frånvaro ur transaktionshistoriken. Rutan ska alltid vara markerad om du har använt programmet under hela intjänandeperioden för semester. Har du däremot inte använt dig av HogiaLön Plus hela året ska inte Summera uttagna semesterdagar ur transaktionshistoriken vara markerad. Saknar programmet historik beräknas de anställdas uttagna semesterdagar enligt följande. Semesterrätt * (personens semestergrundande anställningstid under intjänandeåret för semester/365 (alternativt 366)) kvarvarande Betalda dagar. De anställdas semesterrätt samt kvarvarande betalda semesterdagar hämtas från anställdaregistret. Sparad semester beräknas som betald semester Om du önskar att semesterskulden ska beräkna värdet på de anställdas sparade semester till samma värde som deras nu intjänade betalda semesterdagar är värda så kan du markera denna ruta. Ingen förändring sker av uppgifterna i anställdaregistret utan beräkningen görs enbart på semesterskulden. Reducera semesterskulden med tidigare utbetald semesterersättning, engångsutbetalning Om du betalar ut semestertillägget för en del av de betalda semesterdagarna vid ett tillfälle och har använt dig av rutinen Utbetalning av semesterersättning under menyn Verktyg - Semesterrutiner kan du här få programmet att reducera semesterskulden med tidigare utbetalt semestertillägg. Vanligt är att företag betalar ut semestertillägget för exempelvis 20 dagar med junilönen, för resterande dagar betalas semestertillägget ut vid uttagstillfället. Då kan du via denna rutin få hjälp av programmet att reducera skulden med redan utbetald semestertillägg. Reducera semesterskulden med tidigare utbetald semesterersättning, flera utbetalningar Om du betalar ut semestertillägget för en del av de betalda semesterdagarna vid flera tillfällen och har använt dig av rutinen Utbetalning av semesterersättning under menyn Verktyg - Semesterrutiner kan du här få programmet att reducera semesterskulden med tidigare utbetalt semestertillägg. Semesterlönetillägg enligt formel, upp till 25 intj sem-dagar Används för kunder med AB-avtalen. Semesterskulden påföres med ett semesterlönetillägg, ett så kallat balkongtillägg per intjänad semesterdag. Rörlig lön/dag finns i personligt fält Ange det P-fält där du har uppgift om rörlig lön/dag. Total rörlig lön (avtal 19) finns i personligt fält Ange det P-fält där du har uppgift om total rörlig lön om du har semesteravtal 19. Sem-lön eng. belopp (avtal 22, 24) finns i personligt fält Ange det P-fält där du har uppgift om semesterlön engångsbelopp om du har semesteravtal 22 och/eller 24. 9
Semestertillägg (avtal 23) finns i personligt fält Ange det P-fält där du har uppgift om semestertillägg om du har semesteravtal 23. Semesterlön utbetalas Markera om semesterlönen ska utbetalas vid olika tillfällen, vilket kan vara som rörlig lön/dag, som semesterlön/dag eller som semesterlön/tim (beroende på vilket semesteravtal du valt längst upp) eller vid ett tillfälle. Lägsta semesterlön/dag, Lägsta rörlig lön/dag, Lägsta semesterlön/tim Om ditt avtal har gränser för lägsta semesterlön/rörlig lön per dag alternativt semesterlön/tim, kan du göra tillhörande inställningar här. Skriva ut rapporten När du fyllt i både de generella inställningarna samt inställningarna per semesteravtal och klickat på knappen Spara klickar du på OK. Du får upp semesterskulden på skärmen och kan klicka på Skriv ut för att få rapporten på papper. Rapporten kan exporteras till RTF-format, PDF-format eller HTML-format. Du kan även öppna listan i Word eller Excel för vidare bearbetning. Sökvägen till respektive program måste vara ifyllt under menyn Analys Rapporter, knappen Inställningar för att löneprogrammet ska hitta till programmen och klara av att öppna dem. Du kan även sända listan via e-post. Då måste du ha fyllt i namnet på server för utgående e-post. Den uppgiften fyller du i under menyn Arkiv - Företagsuppgifter. Vad betyder kolumnerna på semesterskuldslistan? Intjänade dagar och belopp I denna kolumn står den semesterersättning den anställde har tjänat ihop under den period du angivit. Intjänade dagar rörliga delar Denna kolumn lämnas tom om inga lönearter angivits i fältet för rörliga lönedelar. Om lönearter har angivits syns dagar och belopp på samma sätt här som i den förra kolumnen. Kvarvarande dagar och belopp I denna kolumn syns de kvarvarande sparade dagarna den anställde har kvar att ta ut under semesteråret. Under dagarna syns hur mycket dessa dagar är värda tillsammans. Kvarvarande dagar rörlig del Om den anställde har månadslön och tjänat in rörliga delar ska detta läggas i anställdaregistret som en semesterlön per dag (rörlig del). Antal kvarvarande betalda dagar kommer att multipliceras med semesterlönen per dag (rörlig del) och värdet anges under kvarvarande dagar rörlig del. Om du betalat ut hela semesterlönen alternativt den rörliga delen som ett engångsbelopp, kommer beloppet ligga kvar i anställdaregistret. För att beloppet inte ska komma med på semesterskulden måste du antingen ta bort beloppet från anställdaregistret eller ta bort P-fältet i beställningsbilden för inställningar per semesteravtal, sidan 2, av semesterskulden. 10
Förskottssemester och komptid I kolumnen syns hur mycket den anställde eventuellt är skyldig företaget i uttagen förskottssemester. I raden under redovisas hur mycket den anställde har tillgodo i eventuella innestående komptimmar. För att den sista uppgiften ska komma med på listan krävs att ackumulatorn för kompsaldo och ett genomsnittsvärde för komptimmarna finns på sidan 2 när du gör inställningarna per semesteravtal för semesterskulden. Kontrollera med ditt kollektivavtal hur värdet av komptimmarna ska beräknas. Summering längst ner på rapporten Längst ner på semesterskulden sker en summering av den totala semesterskulden, arbetsgivaravgift, semesterskulden inklusive arbetsgivaravgift och totala antalet semesterdagar. Under summeringen visas de inställningar du gjort per semesteravtal, som datum och procentsatser. 11