Plats och tid: Försäkringskassan Norrköping, onsdagen den 24 maj 2017 klockan 08.30-12.10 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Irma Görtz (Norrköping Kommun) ordförande Birgitta Wessman Thyrsson (Region Öst) Vice Ordf. Anna Svensson (Arbetsförmedlingen) Malin Masimov (Försäkringskassan) Ulla Wallering Fall (Valdemarsvik Kommun) Tuula Ravander (Söderköping Kommun) Ulrika Jeansson (Finspångs kommun) Ersättare Claes Hallert (Region Östergötland) Criss Hagfeldt (Norrköping Kommun) David Bergström (Arbetsförmedlingen) Susanne Karlsson (Försäkringskassan) ej närvarande Per Hollertz (Valdermarsvik Kommun) ej närvarande Katarina Karlberg (Söderköping Kommun) Anna Creutz (Finspångs kommun) ej närvarande Övriga Peter Johansson, förbundschef Lisa Prytz, samordnare Anna Hansdotter, samordare Susanne Nordlöf, samordnare Tomas Feldt, sekreterare Jörgen Rosin, Söderköpings kommun Utses att justera: Birgitta Wessman Thyrsson (Region Öst) Plats och tid för justering: Samordningsförbundet, Repslagaregatan 12. 2017-06-07 Sekreterare: Paragrafer: 64-83 Tomas Feldt Ordförande: Justerare: Irma Görtz (Norrköpings kommun) Birgitta Wessman Thyrsson (Region Öst) BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Nämnd e.d.: Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: 2017-06-08 Datum för nedtagning av anslag: 2017-06-30 Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Tomas Feldt
Innehållsförteckning 64 Fastställande av föredragningslistans innehåll och val av justerare 65 Ansökan från Söderköpings kommun, arbetsmarknadsenheten, om utvecklingsmedel för igångsättande av förstegsverksamhet SAMÖ 2017/0051 66 Omvärldsanalys Försäkringskassan SAMÖ 2017/0020 67 Reflektioner från dialogmöte 1 SAMÖ 2017/0048 68 Revisorernas granskning av bokslut och årsredovisning för 2016 SAMÖ 2017/0023 69 Uppföljning av verksamhet och måluppfyllelse för första kvartalet 2017 SAMÖ 2017/0052 70 Uppföljning av marknadsplanens aktivitetsplan SAMÖ 2017/0030 71 Uppföljning av internkontrollplan sam komplettering av process kopplad till målet om god ekonomisk hushållning SAMÖ 2017/0028 72 Rapport från NNS styrelse 73 Destruering av personuppgifter i Aventus samt uppsägning av systemet SAMÖ 2017/0040 74 Uppföljning av Plan B SAMÖ 2017/0024 75 Medlemskap i Östsvenska handelskammaren SAMÖ 2017/0049 76 Gemensam ESF-resurs för Samordningsförbunden i länet SAMÖ 2017/0006
77 Förslag till framtagande av ansökan och projektplan kring genomförande av projektidén med arbetsgivar-koordinatorer SAMÖ 2017/0049 78 Revidering i förslag till avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland kring köp av insatskatalogen SAMÖ 2017/0041 79 Förslag till avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland kring köp av administrativ resurs till insatskatalogen SAMÖ 2017/0041 80 Ansökan från Söderköpings och Valdemarsviks arbetsmarknadsenheter kring utbildning till handledare/arbetskonsulenter avseende neuropsykiatriska funktionsnedsättningar SAMÖ 2017/0053 81 Budgetuppföljning april samt helårsprognos SAMÖ 2017/0031 82 Rapporter med mera SAMÖ 2017/0003 83 Anmälan av delegationsbeslut SAMÖ 2017/0002
64 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland fastställer föredragningslistans innehåll. Utsänd föredragningslista fastställs utan förändringar.
65 Ansökan från Söderköpings kommun, arbetsmarknadsenheten, om utvecklingsmedel för igångsättande av förstegsverksamhet SAMÖ 2017/0051 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Styrelsen har i verksamhetsplanen för 2017 avsatt 800 000 kr som utvecklingsmedel till bl.a. utveckling av förstegsverksamhet. Utifrån utvecklingsmedlen ansöker Söderköpings kommun, arbetsmarknadsenheten, om medel för att påbörja arbetet med förstegsverksamhet. Tanken är att utvecklingsmedlen söks för 2017 och att kommunen därefter tar över kostnaden. Totalt ansöker kommunen om 292 000 kr för 2017. Jörgen Rosin från Arbetsmarknadsenheten i Söderköpings kommun redogör för ansökan.
66 Omvärldsanalys Försäkringskassan SAMÖ 2017/0020 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Malin Masimov redogör kring Försäkringskassans roll, uppdrag och regelverk. Framtida utvecklingsbehov regionalt och nationellt.
67 Reflektioner från dialogmöte SAMÖ 2017/0048 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Kansliet har sammanställt minnesanteckningar från dialogmöte 1 mellan styrelsen och styrgrupperna. Syftet med dialogmötet var: Att få en samsyn i Samordningsförbundets reviderade uppdrag/ändamål utifrån ägarnas gemensamma intentioner. Mål: att påbörja en process för systemutveckling som säkrar funktioner och samverkansformer som är hållbara över tid och som främjar individens bästa utifrån individens behov av samordnad rehabilitering. Sammanfattningsvis framkom följande synpunkter till nästa steg; 1) Målgruppsdiskussion identifiera behovs/målgrupperna, hur gör vi det? 2) De som inte kommer till Plattformarna.vad händer med dem? 3) Samverkansteamet stödja konstruktiva och effektiva arbetsmetoder (ev samordnad planering även i Norrköping?) En förstudie startar inom kort för att inventera och analysera samverkansteamens arbetssätt i de olika kommunerna. 4) Varumärkesbyggande hela tiden och långsiktigt! Stort arbete pågår i de olika Plattformarna. En kommunikationsplan för SAMÖ tas fram under hösten. Samtliga parter kommer att involveras i arbetet. 5) Identifierade behovsgrupper: NP samt 20-25 år hur går vi vidare? 6) Göra verkstad! Ansvarsfördelning av aktiviteter. Kansliet överlämnar minnesanteckningarna till styrelsen för avstämning och reflektion. I bilagda handling redovisas minnesanteckningarna.
68 Revisorernas granskning av bokslut och årsredovisning för 2016 SAMÖ 2017/0023 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Revisorerna har lämnat en granskningsrapport över förbundets bokslut och årsredovisning för 2016. I rapporten lämnas en avslutande bedömning och rekommendationer enligt nedan; Vi bedömer att årsredovisningen, i allt väsentligt, har upprättats i enlighet med den kommunala redovisningslagen och god redovisningssed. Bokslutsdokumentationen är i god ordning. Vi bedömer att årsredovisningen i allt väsentligt ger en rättvisande bild av utfallet av verksamheten, dess finansiering och av förbundets resultat och ställning för räkenskapsåret. Vår bedömning är att verksamheten delvis bedrivets på ett tillfredställande sätt ur ett ekonomiskt perspektiv och att mål för god ekonomisk hushållning delvis uppnåtts. Vi rekommenderar förbundet - Att tydliggöra om de långsiktiga målen för verksamheten avser hela verksamheten eller delar av den. - Att anpassa årsredovisningsmallen till förbundets verksamhet för att skapa en tydlig transparens för läsaren.
69 Uppföljning av verksamhet och måluppfyllelse för första kvartalet 2017 SAMÖ 2017/0052 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Kansliet har tagit fram verksamhetsuppföljning och måluppfyllelse för kvartal 1 2017. Analys av sammanställningen sker muntligt på styrelsemötet.
70 Uppföljning av marknadsplanens aktivitetsplan SAMÖ 2017/0030 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att punkten utgår och tas upp på nästkommande styrelsemöte i juni 2017. Enligt årshjulet i förbundets verksamhetsplan sker uppföljning av marknadsplanens aktivitetsplan kvartalsvis tillsammans med internkontrollplanen och uppföljning av verksamhet och måluppfyllelse. Uppföljningen genomförs muntligt. Marknadsplanen redovisas i bilagda handling.
71 Uppföljning av internkontrollplan samt komplettering av process kopplad till målet om god ekonomisk hushållning SAMÖ 2017/0028 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att punkten utgår och tas upp på nästkommande styrelsemöte i juni 2017. Enligt årshjulet i förbundets verksamhetsplan sker uppföljning av internkontrollplanen kvartalsvis tillsammans med marknadsplanens aktivitetsplan och uppföljning av verksamhet och måluppfyllelse. Uppföljningen genomförs muntligt. Under första kvartalet har den nya ekonomen upptäckt att intäkter och kostnader inte är periodiserat i ekonomisystemet vilket försvårar uppföljningen. Förslagsvis kompletteras internkontrollplanen med denna delen kopplat till målet om god ekonomisk hushållning.
72 Rapport från NNS-styrelse Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen Ordföranden Irma Görtz redogör för NNS-styrelsemöte. Under lång tid har propåer funnits om att öka det politiska inflytandet inom Finsam. Det politiska inflytandet på nationell nivå befinner sig långt bort. En utredning har tillsats under ledning av Leif Klingensjö, SKL och ska presenteras i september 2017.
73 Destruering av personuppgifter i Aventus samt uppsägning av systemet SAMÖ 2017/0040 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Förbundet har inte fått prövningstillstånd av kammarrätten då det gäller domen som beslutades av förvaltningsrätten, dvs att förbundet inte har rätt att behandla personuppgifter. Utifrån kammarrättens beslut har nu samtliga personuppgifter destrueras i Aventus samtidigt som avtalet har sagts upp.
74 Uppföljning av Plan B SAMÖ 2017/0024 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Styrelsen har beslutat att Plan B följs upp vid varje styrelsemöte så att det blir ett levande dokument som kan diskuteras, kompletteras men också stämmas av kontinuerligt. I bilagda handling redovisas uppdaterat utkast till förslag på plan B.
75 Medlemskap i Östsvenska handelskammaren SAMÖ 2017/0024 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar godkänna avtalet om medlemskap i Östsvenska handelskammaren. Styrelsen har beslutat att förbundet skall utveckla samarbetet med civilsamhället och näringslivet. Som en del i denna inriktning och för att bl.a. nyttja det nätverk som finns inom handelskammarens medlemmar föreslås att förbundet blir medlem i Östsvenska handelskammaren. Östsvenska Handelskammaren är politiskt obundna och arbetar för ökad tillväxt lokalt, regionalt och globalt. Inom handelskammaren finns drygt 850 medlemmar. Medlemsavgiften är 100 kr per år. Till det tillkommer en avdragsgill serviceavgift beroende av antal anställda. För Samordningsförbundet innebär serviceavgiften 2 500 kr, vilket är avgiften för 1-5 anställda.
76 Gemensam ESF-resurs för Samordningsförbunden i länet SAMÖ 2017/0006 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar enligt förslaget. Förbunden i länet har tillsammans gjort en förstudie kring ett ESF-team. Förstudien har redovisats till styrelsen och på ett gemensamt medlemssamråd. Samtliga ställer sig positiva till förstudiens slutsatser om att inrätta en gemensam ESF-resurs som finansieras av samtliga förbund i länet. Inledningsvis handlar det om en tjänst som anställs av Samordningsförbundet Centrala Östergötland men som verkar över hela länet. Förslag till avtal beslutas vid nästkommande styrelsemöte i juni.
77 Förslag till framtagande av ansökan och projektplan kring genomförande av projektidén med arbetsgivar-koordinatorer SAMÖ 2017/0049 Styrelsen beslutar att maximalt 45 500 kronor avsätts till framtagande av ansökan och projektplan för genomförande av projektet med arbetsgivarkoordinatorer samt beslutar att det gäller under förutsättning att samtliga förbund godkänner förslaget. Förbundscheferna inom Samordningsförbunden i Östergötland har diskuterat att genomföra en gemensam satsning kring arbetsgivararbetet inom länet i syfte att utveckla samarbetet med arbetsgivare för att öka inkluderingen av utsatta grupper på arbetsmarknaden. Satsningen är en fortsättning på projektet Vägen till arbetsgivarna, som har genomförts av Samordningsförbundet Centrala Östergötland, och bygger på den arbetsgivarorienterade modell som presenterades i slutrapporten. Östsvenska handelskammaren är (genom sina medlemsföretag & CSR East Sweden) intresserade av att ingå i ett samarbete med Samordningsförbunden i Östergötland och starta upp en gemensam verksamhet med arbetsgivar-koordinatorer. Utgångspunkten för samarbetet är ett koordinatorteam som agerar som länk mellan näringslivet och myndighetsaktörerna (arbetsförmedlingen och kommunala arbetsmarknadsenheter) och som arbetar efter modellens framgångsprinciper. Förslag på upplägg och tidsplan Lena Strindlund, verksamhetsdoktorand på Samordningsförbundet Centrala Östergötland och projektledare för Vägen till arbetsgivarna, får i uppdrag att på 60 % under augustioktober skriva fram en gemensam ansökan och projektplan med utgångspunkt från rapporten Vägen till arbetsgivarna. Målsättningen är att ansökan och projektplanen lämnas in till Samordningsförbundens styrelser i november med projektstart i januari 2018.
Kostnaden beräknas uppgå till maximalt 136 500 kronor, se bilaga, vilket ger en kostnad på 45 500 kronor för respektive förbund.
78 Revidering i förslag till avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland kring köp av insatskatalogen SAMÖ 2017/0041 Styrelsen beslutar godkänna bilagda avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland om insatskatalogen. Styrelsen beslutade på föregående styrelsemöte att teckna avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland kring insatskatalogen. Samordningsförbundet Centrala Östergötland har nu meddelat att de stämt av avtalet med en advokatbyrå som har ändrat och förtydligat delar i avtalet vilket gör att ett nytt beslut måste fattas. Avgiften för att nyttja insatskatalogen uppgår till 5000 kr/månad för 1-5 anslutna förbund och 3000 kr/månad för 6-10 anslutna förbund. I bilagda handling redovisas det reviderade förslaget till avtal som föreslås gälla fr.o.m. den 1 juni 2017.
79 Förslag till avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland kring köp av administrativ resurs till insatskatalogen SAMÖ 2017/0041 Styrelsen beslutar godkänna bilagda avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland om köp av administrativ resurs till insatskatalogen. Kansliet har fört diskussioner kring att köpa en administrativ resurs kopplad till insatskatalogen från Samordningsförbundet Centrala Östergötland. Den administrativa resursen kommer lokalt att svara för insamling av material, bearbetning och uppföljning av textmaterial till insatskatalogen. Resursen motsvarar 25 % av heltidstjänst och pågår i första hand under sex månader med möjlighet till förlängning. Kostnaden kommer att uppgå till 12 583 kr per månad. I bilagda handling redovisas förslag till avtal.
80 Ansökan från Söderköpings och Valdemarsviks arbetsmarknadsenheter kring utbildning till handledare/arbetskonsulenter avseende neuropsykiatriska funktionsnedsättningar SAMÖ 2017/0053 Styrelsen beslutar bevilja ansökan med maximalt 38 000 kr samt att ge kansliet i uppdrag att se över erforderlig kompetensutveckling inom området NP-funktionsnedsättning samt ge Söderköping och Valdemarsviks kommuner i uppdrag att i det arbetet bidra med erfarenheter och kunskaper som utbildningen ger. Arbetsmarknadsenheterna inom Söderköpings och Valdemarsviks kommuner ansöker om medel för att genomföra en utbildning till handledare/arbetskonsulenter kring neuropsykiatriska funktionsnedsättningar. Syftet med ansökan är att stärka kompetensen hos personalen så att fler personer med NP-diagnos får möjlighet till praktik och arbetsprövning. I dagsläget är det svårt att få handledare till personer med NP-diagnos. De som tar emot uppger ofta en osäkerhet hur de ska handleda, vilket ofta leder till att deltagaren får avbryta insatsen eller inte ens start. För att ge personer med NP-diagnos en bättre inslussning på arbetsmarknaden, så behövs handledare som har verktyg och som möter upp personen, så att den får rätt stöd på sin praktik eller arbetsprövning. Utbildningen riktar sig till 16 personer och kostnaden uppgår till totalt 38 000 kr. Presidiet har diskuterat ansökan och ställer sig positiv till den. När det gäller den långsiktiga kompetensutvecklingen kring NP-diagnoser till olika personalgrupper behöver frågan lyftas med Plattformarnas styrgrupper för att se över behovet och vem som gör vad. Kompetens kring NP-diagnoser finns hos NP-koordinatorerna på Plattform Norrköping som skulle kunna utgöra en kompetensutvecklingsresurs. Ansökan redovisas i bilagda handling.
81 Budgetuppföljning april samt helårsprognos SAMÖ 2017/0031 Styrelsen beslutar godkänna budgetuppföljningen för april samt helårsprognos för 2017. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för april samt helårsprognos för 2017. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat samt bedömning av helårsutfall från samtliga parter som bemannar verksamheterna.
82 Rapporter med mera SAMÖ 2017/0003 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. 82:1 Styrelserapporter Styrelsen tar del av styrelserapporter enligt förteckning SAMÖ 2017/0003 Titel Till/från -NNS uttalande om ofördelade medel 2017 NNS -NNS-styrelseprotokoll_2017-03-20 -NNS-styrelseprotokoll_2017-03-21_ skannat -Ofördelade medel_finsam 2017_ FK-2017-03-29 -Protokoll_NR_2017-03-13 -Protokoll-arbetsutskott_2017-04-11 -SKL-skrivelse-2017 NNS NNS FINSAM Nationella rådet NNS NNS
83 Anmälan av delegationsbeslut Inga delegationsbeslut anmälda.
Övrigt Anna Svensson meddelar att hon lämnar Samordningsförbundets styrelse efter sommaren. David Bergström blir ordinarie ledamot och ny ersättare kommer att utses av Arbetsförmedlingen.