Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(22) Plats och tid: Repslagaregatan 12, fredagen den 3 mars 2017 kl Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Irma Görtz, ordförande, Norrköpings kommun Birgitta Wessman Thyrsson,1:e vice ordförande Region Östergötland (närvarar inte) Anna Svensson, Arbetsförmedlingen Malin Masimov, Försäkringskassan Ulla Wallering Fall, Valdemarsviks kommun Tuula Ravander, Söderköpings kommun Ulrika Jeansson, Finspångs kommun Claes Hallert, Region Östergötland Ersättare Criss Hagfeldt, Norrköpings kommun Peter Johansson, förbundschef Claes Hallert, Region Östergötland Emelie Andersson, nämndsekreterare David Bergström, Arbetsförmedlingen (närvarar inte) Lisa Prytz, samordnare Susanne Karlsson, Försäkringskassan (närvarar inte) Anna Hansdotter, samordnare Per Hollertz, Valdemarsviks kommun (närvarar inte) Katarina Karlberg, Söderköpings kommun Anna Creutz, Finspångs kommun (närvarar inte) Övriga Utses att justera: Anna Svensson, Arbetsförmedlingen Plats och tid för justering: Repslagaregatan 12, måndagen den 13 mars 2017 Sekreterare: Paragrafer: Emelie Andersson Ordförande: Justerare: Irma Görtz (S), Norrköpings kommun Anna Svensson, Arbetsförmedlingen BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings, Söderköpings, Finspångs och Valdemarsviks kommuners anslagstavlor Nämnd eller dylikt: Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: Datum för nedtagning av anslag: Förvaringsplats för protokollet: Arbetsmarknads- och vuxenutbildningskontoret, Norrköping Underskrift: Emelie Andersson

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(22) Innehållsförteckning 16 Fastställande av föredragningslistans innehåll 17 Uppföljning av Mötesplatser och information för nyanlända i Norrköping 2016 SAMÖ 2017/ Redovisning av slutrappot från SAFE-projektet SAMÖ 2017/ Verksamhetsuppföljning och måluppfyllelse 2016 SAMÖ 2017/ Omvärldsanalys Norrköpings kommun SAMÖ 2017/ Utvärdering av Mål- och visionsgemenskapskonferensen 2016 SAMÖ 2017/ Utvärdering av styrelsens utvecklingsarbete under 2016 samt förslag till utvecklingsarbete under 2017 SAMÖ 2017/ Samordningsförbundet Östra Östergötlands årsredovisning 2016 SAMÖ 2017/ Plan B insatser under 2017 SAMÖ 2017/ Fortsatt arbete kring unga vuxna med aktivitetsersättning SAMÖ 2017/ Genomförande av förstudie om samordnad planering SAMÖ 2017/ Revidering av förbundets arbetsordning SAMÖ 2017/ Internkontrollplan 2017 samt policy och rutin för intern styrning och kontroll SAMÖ 2017/0028

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3(22) 29 Arbetsbeskrivning för förbundschef SAMÖ 2017/ Marknadsplan 2017 för Samordningsförbundet Östra Östergötland SAMÖ 2017/ Budgetuppföljning 2017 SAMÖ 2017/ Rapporter med mera SAMÖ 2017/ Anmälan av delegationsbeslut SAMÖ 2017/0002

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4(22) 16 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland fastställer föredragningslistans innehåll.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(22) 17 Uppföljning av Mötesplatser och information för nyanlända i Norrköping 2016 SAMÖ 2017/0017 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Henrik Skogsberg, projektledare Servicekontoret i Norrköping, informerar styrelsen om ärendet. Samordningsförbundet har under 2016 bevilja totalt kr till delprojektledare inom projektet mötesplatser och information för nyanlända. Mötesplatser och information syftar till att använda servicekontoren som plattform där den nyanlände träffar tvärprofessionella team med representanter från relevanta myndigheter. Syftet är att utveckla mötesplatsen för individanpassad hjälp och ge information till nyanlända utifrån servicebehov, så att de snabbare kan etableras och nå egen försörjning. Syftet med Mötesplatser och information 2016 i Norrköping har varit att utveckla projektet ytterligare och få en mer lokal förankring.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(22) 18 Redovisning av slutrapport från SAFE-projektet SAMÖ 2017/0018 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Carina Felix Gabrielsson, projektledare, och Inga-Lill Thiman, Arbetsförmedlingen, informerar styrelsen om ärendet. SAFE-projektet startade den 1 oktober 2014 och pågick till och med 30 september Försäkringskassan var projektägare och anställde en projektledare på 50 procent som finansierades av Samordningsförbundet. Norrköpings kommun, arbetsmarknadskontoret, avsatte tre socialsekreterare och Arbetsförmedlingen avsatte en arbetsförmedlare till projektets förfogande. Målgruppen var personer inom ekonomiskt bistånd som var sjukskrivna, saknade sjukpenninggrundande inkomst (SGI) och hade behov av samordnad rehabilitering/stöd/information för att etableras på arbetsmarknaden eller komma tillbaka till arbetsmarknaden. I gruppen ingick även personer som fått avslag på sjukersättning eller aktivitetsersättning. Projektet hade två syften, dels att arbeta med metodutveckling, dels konkret handläggning av ärenden.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(22) 19 Verksamhetsuppföljning och måluppfyllelse 2016 SAMÖ 2017/0019 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Therese Löwgren, administratör kansliet, informerar styrelsen om ärendet. Kansliet har tagit fram verksamhetsuppföljning och måluppfyllelse för helåret 2016.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(22) 20 Omvärldsanalys Norrköpings kommun SAMÖ 2017/0020 Punkten utgår från detta sammanträde. På varje sammanträde ansvarar en person för omvärldsanalys. Redovisningen sker muntligt.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(22) 21 Utvärdering av Mål- och visionsgemenskapskonferensen 2016 SAMÖ 2017/0021 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Anna Hansdotter, samordnare, informerar styrelsen om ärendet. Kansliet har gjort en utvärdering av Mål- och visionsgemenskapskonferensen (MVG) som genomfördes på Villa Fridhem den 6 september Utvärderingen visar att deltagarna uppskattade konferensen.

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10(22) 22 Utvärdering av styrelsens utvecklingsarbete under 2016 samt förslag till utvecklingsarbete under 2017 SAMÖ 2017/0022 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Anna Hansdotter, samordnare, informerar styrelsen om ärendet. Kansliet har sammanställt enkätsvar gällande utvärderingen av styrelsens utvecklingsarbete som pågått under Utifrån sammanställningen har ett antal områden identifierats som skulle kunna ingå i styrelsens fortsatta utvecklingsarbete för Dessa områden tas upp till diskussion på styrelsemötet.

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11(22) 23 Samordningsförbundet Östra Östergötlands årsredovisning 2016 SAMÖ 2017/0023 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Peter Johansson, förbundschef, informerar styrelsen om ärendet. Kansliet redogör för det preliminära reslutatet för bokslut för år 2016.

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12(22) 24 Plan B - insatser under 2017 SAMÖ 2017/0024 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Peter Johansson, förbundschef, informerar styrelsen om ärendet. Presidiet har tillsammans med kansliet tagit fram ett förslag till utkast på aktiviteter som kan ingå i en plan B, insatser under I förslaget till utkast finns även med delar som redan nu kan utlösas och som ligger i planering. Det gäller fortsättningen på behovsanalysen kring unga vuxna med aktivitetsersättning samt att påbörja en förstudie kring en öppen ingång och samordnad planering. Dessa delar tas upp som två separata beslutsärenden på dagens styrelsemöte. Styrelsen påpekar att behovsanalysen om utrikesfödda med svårigheter att lära sig svenska språket inte ska ingå i plan B eftersom berörda organisationer redan är på gång med att jobba vidare med rapporten

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13(22) 25 Fortsatt arbete kring unga vuxna med aktivitetsersättning SAMÖ 2017/0025 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland avsätter maximalt kronor till resurs som processledare på halvtid under perioden 15 mars 31 december 2017 för fortsatt arbete utifrån behovsanalysens resultat. Peter Johansson, förbundschef, informerar styrelsen om ärendet. Presidiet och kansliet har diskuterat kring hur förbundet kan arbeta vidare med resultatet från behovsanalysen kring unga vuxna med aktivitetsersättning. Förslaget är att förbundet arbetar utifrån två perspektiv, dels genom politiken, dels tjänstemannavägen. När det gäller politiken så föreslås att behovsanalysen lyfts till berörda nämnder och kommunstyrelser i respektive kommun samt berörda organ inom Regionen. Respektive ledamot i styrelsen som representerar berörd huvudman följer upp och bevakar den politiska processen. På tjänstemannanivå lyfts behovsanalysen i respektive styrgrupp för att diskutera hur man lokalt kan arbeta vidare med frågan. För att stödja, hålla ihop och leda det lokala utvecklingsarbetet arbetet föreslås att förbundet finansierar en processledare på maximalt en halvtid under perioden 15 mars 31 december Till detta arbete avsätts maximalt kr. Kansliet har undersökt möjligheten med en konsult, som har varit en av utredarna i arbetet med behovsanalysen, om hon har möjlighet att fortsätta med genomförandet under Konsulten ställer sig positiv till detta. Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att avsätta maximalt kronor till resurs som processledare för fortsatt arbete med unga vuxna med aktivitetsersättning, utifrån behovsanalysens resultat.

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14(22) 26 Genomförande av förstudie om samordnad planering SAMÖ 2017/0026 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland avsätter maximalt kronor till resurs som processledare på heltid under tre månader för genomförande av förstudie avseende samordnad planering. Peter Johansson, förbundschef, informerar styrelsen om ärendet. Frågan om samordnad planering har lyfts av samverkansteamet i Norrköping och var också en fråga som kom upp på MVG-konferensen under förra året. I de olika kommunerna som förbundet verkar i arbetar de mindre kommunerna med samordnad planering i olika former kopplad till plattformsverksamheten och samverkansteamen. Ingången i dessa samverkansteam är individen ansöker om samordnad planering och där representanterna i samverkansteamet ser över om de med ordinarie verksamhet kan bidra till samordnade insatser utifrån individens behov. Koordinatorstöd utifrån Plattformarna är i dessa fall en resurs som alla andra som kan kopplas till individen om det anses vara det mest lämpliga insatsen. I Norrköping är däremot samverkansteamets roll att vara inskrivningsgrupp till Plattformen och där teamet avgör om någon skall få koordinatorstöd utifrån att en enskild person ansökt om stöd från plattformen. För de personer som inte får beslut om stöd av koordinator lämnas alltid en rekommendation om hur man kan stödja den enskilde utifrån de ordinarie myndigheternas verktygslådor. I Norrköping skulle tågordningen behöva ändras så att ingången för de personer som behöver samordnade insatser istället sker genom en ansökan om samordnad planering utifrån ordinarie verksamheters insatser och där en möjlig väg och insats är koordinatorstöd genom Plattformen. Utifrån detta har en diskussion initieras i styrgruppen för Plattform Norrköping om att påbörja en förstudie kring möjligheter att införa en öppen ingång och samordnad planering. Syfte med förstudien är att kartlägga behov av och förutsättningar för att möjliggöra en öppen ingång och samordnad planering samt att utöka uppdraget i, och målgruppen för samverkansteamet.

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15(22) Kartläggningen består i att identifiera vilka hinder, svårigheter och möjligheter respektive myndigheter ser utifrån sin egen verksamhet, uppdrag och målgrupp. Vidare är syftet med förstudien att klargöra hur implementeringen av samordnad planering kan genomföras med hänsyn till resurser, effekter och begränsningar utifrån regelverk. Förslagsvis läggs även frågan om förstegsverksamhet och insatskatalogen in i förstudien. Resultatet av förstudien ska redovisas till styrgruppen för Plattform och till styrelsen. Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att avsätta maximalt kronor till resurs som processledare under tre månader för att kunna genomföra förstudien. Yrkanden Irma Görtz yrkar att styrelsen avsätter kronor till resurs som processledare på heltid under tre månader, istället för den föreslagna tidsperioden 15 mars 15 juni gång När styrelsen ska fatta beslut så frågar ordförande om styrelsen kan fatta beslut enligt Irma Görtz ändringsyrkande. Styrelsen beslutar enligt ändringsyrkandet och beslutar därmed att avsätta kronor till resurs som processledare på heltid under tre månader.

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16(22) 27 Revidering av förbundets arbetsordning SAMÖ 2017/0027 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland reviderar förbundets arbetsordning. Peter Johansson, förbundschef, informerar styrelsen om ärendet. Presidiet har gått igenom förbundets arbetsordning och gjort ett förslag till revidering, så att det stämmer med nuvarande situation. Anledningen till revideringen är att förbundet utökats med Finspångs kommun som ny förbundsmedlem. Styrelsen beslutar att revidera förbundets arbetsordning enligt förslag.

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17(22) 28 Internkontrollplan 2017 samt policy och rutin för intern styrning och kontroll SAMÖ 2017/0028 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland 1. godkänner internkontrollplan för år 2017, 2. godkänner policy och rutin för intern styrning och kontroll. Peter Johansson, förbundschef, informerar styrelsen om ärendet. På styrelsemötet den 3 februari 2017 redovisades och diskuterades förslag till risk- och väsentlighetsanalys utifrån förbundets långsiktiga och finansiella mål. Utifrån styrelsens diskussion kring risk- och väsentlighetsanalysen har presidiet och kansliet utarbetat ett förslag till internkontrollplan för Styrelsen har sedan tidigare diskuterat att processer kring intern styrning och kontroll skall vara en löpande process som stäms av kvartalsvis i samband med resultatredovisningen. Presidiet och kansliet ansvarar för uppföljning av internkontrollplanen som redovisas till styrelse. I samband med kvartalsavstämningen kan nya risker läggas till i internkontrollplanen så att det blir en levande process som är kopplad till verksamhetsutvecklingen. Ett förslag till policy och rutin kring intern styrning och kontroll har även utarbetats. Styrelsen beslutar att godkänna internkontrollplan för år 2017 samt fastställa policy och rutin för intern styrning och kontroll enligt förslag.

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18(22) 29 Arbetsbeskrivning för förbundschef SAMÖ 2017/0029 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland godkänner arbetsbeskrivning för förbundschefen. Peter Johansson, förbundschef, informerar styrelsen om ärendet. Presidiet har tillsammans med förbundschefen tagit fram ett förslag till arbetsbeskrivning för förbundschefen. Det har tidigare inte funnits någon arbetsbeskrivning för förbundschefen. Styrelsen beslutar att godkänna arbetsbeskrivning för förbundschefen enligt förslag.

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 19(22) 30 Marknadsplan 2017 för Samordningsförbundet Östra Östergötland SAMÖ 2017/0030 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland godkänner marknadsplan för år Anna Hansdotter, samordnare, informerar styrelsen om ärendet. Samordningsförbundets styrelse har under 2016 utarbetat förslag till marknadsplan för Planen var uppe på styrelsesammanträdet i november 2016 för avstämning. Marknadsplanen har därefter kompletteras med förbundets två finansiella mål. Planeringen är att marknadsplanen följs upp kvartalsvis utifrån förbundets årshjul. Styrelsen beslutar att godkänna marknadsplan för år 2017 enligt förslag.

20 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 20(22) 31 Budgetuppföljning 2017 SAMÖ 2017/0031 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland godkänner den ekonomiska uppföljningen för januari Peter Johansson, förbundschef, informerar styrelsen om ärendet. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för januari månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.

21 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 21(22) 32 Rapporter med mera SAMÖ 2017/0003 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. 32:1 Rapporter till styrelsen Styrelsen tar del av rapporter enligt förteckning SAMÖ 2017/ Irma Görtz informerar om det senaste NNS-styrelsemötet i februari 2017, vars protokoll inte hann med till detta sammanträde. Diarienummer Titel Till/från Ankomstdatum SAMÖ 2017/ Rättsutredning om fördelning av kostnader vid samverkan mellan medlemmar i samordningsförbund Sveriges kommuner och landsting SAMÖ 2017/ Svar från Försäkringskassan till NSS om modell för fördelning av medel till samordningsförbunden Föreningen Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) SAMÖ 2017/ Skrivelse från NNS till Försäkringskassan om modell för fördelning av medel till samordningsförbunden Föreningen Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) SAMÖ 2017/ Protokoll från Föreningen Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) den 25 januari 2017 Föreningen Nationella Nätverket för Samordningsförbund (NNS) :2 Övrigt Inget övrigt

22 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 22(22) 33 Anmälan av delegationsbeslut SAMÖ 2017/0002 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar att beslut fattade med stöd av delegation har anmälts enligt förteckning SAMÖ 2017/ Kansliet anmäler beslut fattade med stöd av delegation enligt förteckning SAMÖ 2017/ Datum sfattare Belopp et avser Förbundschef kr Hålla ihop workshop kring psykisk ohälsa den 16 maj 2017 samt utgöra en resurs för arbetsgruppen som arbetar fram förslag till workshopen Presidiet, kr Genomförande av workshop den 16 maj Presidiet, kr Genomförande av konferens till styrgruppen för Plattform Norrköping den 4-5 april Presidiet, kr Genomförande av MVG-konferens den 30 augusti 2017