SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 1 ( 19 ) Plattform Norrköping, Repslagargatan 12 Norrköping fredag den 2 februari 2018 kl 8:30

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 1 ( 19 Plats och tid: Plattform Norrköping, Repslagargatan 12 Norrköping fredag den 2 februari 2018 kl 8:30 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare P a t r i k l e v ( M Irma Görtz, Norrköping Birgitta Wessman Thyrsson, Region Östergötland Gabriella Gylling, Arbetsförmedlingen etsförmedlingen Malin Masimov, Försäkringskassan Ulla Wallering Fall, Valdemarsvik Tuula Ravander, Söderköping (ej närvarande Riitta Leiviskä Widlund, Finspång Ersättare Criss Hagfeldt Norrköping Peter Johansson Claes Hallert, Region Östergötland Anna Hansdotter, samordnare Camilla Jansson, Arbetsförmedlingen (ej närv.lisa Prytz, samordnare Susanne Karlsson, Försäkringskassan (ej närv.susanne Nordlöf, samordnare Per Hollertz, Valdemarsvik (ej närvarande Jessica Sandström, nämndsekreterare Inga - Lill Östlund, Söderköping (ej närvarande Lisa Yvonne Prytz, Hagström, samordnare ekonom 1 och 12 Anna Creutz, Finspång (ej närvarande Susanne Stina Danielsson Nordlöf, samordnare 3 Anna Åsa Strömberg Hansdotter, 3samordnare Yvonne Hagström, ekonom Annika Landberg, administratör Jessica Sandström, nämndsekreterare Camilla Samuelsson, Region Östergötland Övriga Utses att justera: Ulla Wallering Fall, Valdemarsviks kommun Plats och tid för justering: Tegelängsgatan 19 A, fredag den 9 februari klockan Sekreterare: Paragrafer: 1-15 Jessica Sandström Ordförande: Justerare: Nämnd eller dylikt: Irma Görtz Ulla Wallering Fall Sammanträdesdag: 2018 Datum för uppsättning av anslag: 2018 Datum för nedtagning av anslag: 2018 Förvaringsplats för protokollet: Underskrift: BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Samordningsförbundet Östra Östergötland Jessica Sandström

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 2 ( 19 Innehållsförteckning 1 Fastställande av föredragningslistans innehåll 2 Utvärdering av styrelsen arbete under 2017 SAMÖ 2018/ Presentation av projektet Samma koll SAMÖ 2018/ Lansering av insatskatalogen inom östra Östergötland SAMÖ 2017/ Information om processen kring utbildningsplikten för personer inom etableringen SAMÖ 2017/ Plan B 2018 SAMÖ 2018/ Risk - och väsentlighetsanalys till internkontrollplan 2018 SAMÖ 2018/ Förslag till revidering av frekvens för uppföljning av verksamhet/måluppfyllelse, internkontroll samt uppföljning av aktivitetsplan SAMÖ 2018 / Tecknande av samverkansavtal avseende Plattform Finspång SAMÖ 2018 / Tecknande av uppdragsavtal kring processledare/samtalsledare samordnad individuell plan avseende aktivitetsersättning SAMÖ 2018/ Delegationsbeslut SAMÖ 2017/ Budgetuppföljning december 2017 SAMÖ 2017/ Summering av dagens sammanträde SAMÖ 2018/ Delegationsbeslut SAMÖ 2018/ Rapporter med mera SAMÖ 2018/0011

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 3 ( 19 1 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen fastställer föredragningslistans innehåll. Utsänd föredragnings lista fastställs med följande förändringar: Ti ll dagordningen läggs punktensummering av dagens sammanträde Vad har vi lärt oss idag och vad behöver vi informera om och till vilka? Punkten Budgetuppföljning december 2017 behandlas först.

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 4 ( 19 2 Utvärdering av styrelsen arbete under 2017 SAMÖ 2018/0004 Styrelsen tar informationen till protokollet. Processledare Anna Hansdotter har sammanställt enkätsvar gällande utvärderingen av styrelsens arbete under Utifrån sammanställningen har några områden identifierats som skulle kunna ingå i styrelsens fortsatta utvecklingsarbete för Utvärderingen överlämnas till styrelsen för diskussion. Styrelsens ledamöter samtalade i smågrupper och i storgrupp utifrån resultatet av utvärderingen. Anna Hansdotter sammanfattar diskussion erna och föreslår en utvecklingsplan för styrelsens arbete till nästa styrelsemöte.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 5 ( 19 3 Presentation av projektet Samma koll SAMÖ 2018/0005 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Under styrelsesammanträdet presenterades projektet av Åsa Strömberg, projektledare, och Stina Danielsson, psykolog. Verksamheten i projektet Samma Koll har varit igång i ett år. Projektet föregicks av Koll på Läget för gymnasiesärskoleelver och Mera Koll för gymnasieelever med Asperger. Lärdomen från dessa projekt var att man behövde arbeta tidigt, förebyggande och tillsammans för att minska risken för utanförskap och misslyckanden. Samma Koll riktar sig til l grundskoleelever på mellan - och högstadiet. I projektet deltar Åtvidabergs, Kinda kommuner (barn- och utbildningsförvaltningarna samt socialförvaltning, Region Östergötland (BUP och BUH, Försäkringskassan och Arbetsförmedlingen. Målen är identifiera ri sk för utanförskap, och kunna sätta in tidiga och gemensamma insatser med barnet i fokus för att ge barnet det stöd det behöver. Identifierade riskfaktorer är socialt utanförskap, skolsvårigheter och funktionsnedsättning. I projektet finns socionomer, arbe tsterapeuter och psykolog. Arbetsterapeuterna finns med i elevhälsoteamet i skolan, och tillför perspektiv vad gäller till exempel kognition och aktivitet. Socionomen är bollplank för skolpersonalen vad gäller socialtjänstens uppdrag, och kan även möta och vägleda familjer till olika insatser. Psykologen arbetar med handledning och utbildning.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 6 ( 19 Gemensamma utbildningsinsatser har genomförts. Deltagarna har fått chans att träffas och lära känna varandra och varandras verksamheter. Kunskapsnivån om orosanmälningar till socialtjänsten har behövt höjas. Personal på olika myndigheter måste kunna dela relevant information, men också vara noga med sekretess och samtycke. Fokusområdenu är - Uppföljning av problematisk frånvaro, - Inkluder ande lärmiljöer samt - Handledning elevhälsoteam. I uppföljning och utvärdering av projektet söks framgångsfaktorer för samverkan. Det är möjligt att följa projektet genom information på Faceb och i rapportbrev 6 gånger per år. Projektet presenteras också på Samordningsförbundet Centrala Östergötlands nationella konferens om FINSAM och skolan november i Linköping.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 7 ( 19 4 Lansering av insatskatalogen inom östra Östergötland SAMÖ 2017/0041 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen beslutade i maj att teckna avtal med Samordningsförbundet Centrala Östergötland kring nyttjande av insatskatalogen. I samband med tecknandet av avtalet köptes även en administrativa resurs in för att svara för insamling av information om myndigheternas olika insatser, bearbetning och uppföljning av textmaterial till insatskatalogen. Insatskatalogen är ett digitalt sökinstrument och är ett stöd till våra myndigheters medarbetare i att effektivisera och rationalisera sökandet efter rätt insats till rätt person. Insatskatalogen ger ett verktyg för att finna relevanta insatser inom hela välfärdssektorn r iktade till personer som står långt ifrån arbetsmarknaden. U nder mars månad kommer insatskatalogen lanseras genom fyra lokala frukostmöten/lunchmöten i Finspång, Norrköping och Söderköping. Inbju dan till lanseringen skickades ut med handlingarna inför mö tet..

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 8 ( 19 5 Information om processen kring utbildningsplikten för personer inom etableringen SAMÖ 2017/0080 Styrelsen ta r informationen till protokollet. Susanne Nordlöf, samordnare, informerade muntligt under mötet. Arbetsförmedlingen och Arbetsmarknads - och vuxenutbildningsnämnden har kontaktat Samordningsförbundet att höra om Samordningsfösrbundet skulle kunna ha en roll i situationen med utbildnings plikten för personer med låg utbildning som trädde i kraft den 1 januari Samordningsförbundet skulle kunna vara med och leda fokusgrupper för att kartlägga vad målgruppen behöver för att komma igång med och genomföra studier. Samordningsförbundet ha r personal som skulle kunna utföra uppdraget, men väntar på besked från Arbetsförmedlingen om hur vi går vidare.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 9 ( 19 6 Plan B 2018 SAMÖ 2018/0006 Styrelsen tar informationen till protokollet, samt beslutar att medfinansiera ESF - ansökan Samordningsförbundet med kronor per år under 2,5 år under förutsättning att ansökan beviljas av ESF - rådet. Styrelsen har under 2017 arbetat med plan B för att ha en alternativplan på olika typer av insatser som kan sjösättas om det visar sig att avsatta medel inte förbrukas som planerat. Presidiet har för avsikt att fortsätta arbetet med plan B även för 2018 och att alla är delaktiga i arbetet. ESF - projekt Samordningsförbundet På föreg ående styrelsemöte informerade kansliet om ett kommande arbete med ESF - ansökan där Samordningsförbundet Centrala Östergötland är tänkt projektägare. Ansökan skall vara inlämnad till ESF - rådet senast den 9 februari. Ansökan handlar om att bygga en hållbar s truktur och modell för hur olika befintliga resurser kan byggas ihop så att det bildar en kedja för människor i behov av stöd så att de får ett självständigt liv med egen försörjning. För Samordningsförbundet Östra Östergötlands del handlar det om en medfi nansiering av kronor per år under 2,5 år. Vår del i ESF - projektet handlar om att finnas med i modellbygget och lära, genom modellbygget kunna sätta igång lokal verksamhet i våra kommuner som geografisk bas samt att få med enskilda individer i proje ktet. Styrelsen föreslås besluta om medfinansiering av detta projekt. ESF - projekt Bron Den andra ESF - ansökan kommer från Coompanion och handlar om att prova att använda och utveckla framgångsrika metoder kopplad till Arbetsintegrerade sociala företag, före tag som är medlemmar hos Östsvenska handelskammare och även inriktning mot grön rehabilitering. Syftet med ESF - projektet är bland annat;

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 10 ( 19 - att deltagarnas ÖSTRA möjlighet ÖSTERGÖTLAND till arbete, studier, företagande och egenförsörjning stärks. - att deltagares intresse oc h kompetens kopplas till utvecklande av nya verksamhetsområden på ASF och andra arbetsplatser. - att deltagares arbetsträning individanpassas efter hens förutsättning (viktig genom att vi har så bred målgrupp - att språkträning stärker deltagares kompet ens - att deltagare ges kompetensutveckling i ASF företagande och samhälle. - att deltagares kompetens ökar genom kompetensutveckling kopplat till nya verksamhetsområde / branscher - att aktiviteterna genomsyras av jämställdhet, antidiskriminering och til lgänglighet - att deltagaren stärks genom hälsoaktiviteter och att arbetsplatserna har god arbetsmiljö. - Parallellt provas ett antal beprövade metoder och modeller för utvecklingsområden ex Macken, Yallatrappa, samt strukturerad arbetsträning ex Karriärstödsmodellen eller liknande. arbetsträning/arbetspraktik som kopplas till nya verksamhetsområden kompetensutveckling. Förbundets medfinansiering skulle bestå i befintlig personalresurs motsvarande 100 %. Styrelsen föreslås i detta läge ta informat ionen om detta projekt till protokollet.

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 11 ( 19 7 Risk - och väsentlighetsanalys till internkontrollplan 2018 SAMÖ 2018/0013 Styrelsen ta r informationen till protokollet. Utgångspunkten i arbetet med förbundets interna styrning och kontroll är att utgå från de individmål och finansiella mål som styrelsen antagit. Utifrån respektive mål gör styrelsen en risk - och väsentlighetsanalys av vilka risker som skulle kunna inträffa för att målen inte skall uppnås samt konsekvenser och sannolikhet att detta skulle kunna inträffa. Nästa steg i processen är att välja ut de risker med störst sannolikhet och konsekvenser till internkontrollplanen för Presidiet kommer att ta fram e tt utkast till Risk - och väsentlighetsanalys som stäms av med styrelsen på styrelsemötet den 2 mars. fattas på styrelsemötet den 28 mars.

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 12 ( 19 8 Förslag till revidering av frekvens för uppföljning av verksamhet/måluppfyllelse, internkontroll samt uppföljning av aktivitetsplan SAMÖ 2018/0007 Styrelsen godkänner att redovisning av verksamhetsuppföljning, måluppfyllelse, internkontroll samt uppföljning av aktivitetsplan redovisas till styrelsen var fjärde månad. Enligt verksamhetsplanens årshjul redovisas uppföljning av verksamhetsuppföljning, måluppfyllelse, internkontroll samt uppföljning av aktivitetsplan varje kvartal till styrelsen. Frågan om att ändra frekvensen t ill var fjärde månad har diskuterats av presidiet. Presidiets förslag är att frekvensen ändras till var fjärde månad.

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 13 ( 19 9 Tecknande av temporärt samverkansavtal avseende Plattform Finspång SAMÖ 2018/0008 Styrelsen besluta r teckna samverkansavtal avseende Plattform Finspång. Kansliet har utarbetat förslag till ett temporärt samverkansavtal kring genomförande av Plattform Finspång. Avtalet löper som längst under perioden i avvaktan att förnyad verksamhet skapas. Så snart formerna för den nya verksamheten är färdig kommer ett nytt samverkansavtal att tecknas med samtliga berörda parter.

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 14 ( Tecknande av uppdragsavtal kring processledare/samtalsledare samordnad individuell plan avseende aktivitetsersättning SAMÖ 2018/0009 Styrelsen besluta r godkänna och teckna uppdrags avtal kring processledare/samtalsledare samordnad individuell plan avseende aktivitetsersättning. Styrelsen beslutade vid föregående styrelsemöte att maximalt avsätta kronor till resurs som processledare/samtalsledare för samordnad individuell plan, på halvtid, under perioden 1 januari 31 december I uppdraget ingår fortsatt arbete med genomförandeplan samt att på försök prova att arbeta som samtalsledare för upprättande och uppföljning av samordnad individuell plan för unga vuxna med aktivitetsersättning.

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 15 ( Godkännande av styrelsens aktivitetsplan för 2018 SAMÖ 2018/0010 Styrelsen godkänner aktivitetsplan för Presidiet har uppdaterat styrelsens aktivitetsplan för 2018 utifrån de långsiktiga strategierna i verksamhetsplanen för Aktivitetsplanen överlämnades till styrelsen för synpunkter och beslut.

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 16 ( Budgetuppföljning december 2017 SAMÖ 2017/0031 Styrelsen godkänn er budgetuppföljning för december. Kansliet har tag it fram budgetuppföljning till och med december månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat. Kostnader är lägre då inte alla tjänster varit bemannade under hela året. En del uppbokningar från förra året påverkar också. Preliminärt har 2017 gett ett överskott på cirka kronor.

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 17 ( Summering av dagens sammanträde SAMÖ 2018/0016 Styrelsen tar informationen till protokollet. Informationen om projektet Samma Koll var intressant och väckte många tankar, tyckte flera. Unga i skolan är ett satsningsom r åde i år, så om någon vill göra en förstudie kan man göra en ansökan tiill Samordningsförbundet, inom Plan B. Om inflödet av ärenden till Plattformen är litet, behöver vi fundera på vad det beror på. Har vi rätt insatser? Saknas information? Styrelsen behöver ha koll på läget. Vad behöver vi som styrelse ha för kontakt med verksamheten, utan att lägga oss i? Vad lyfts i strategigruppen? Nästa gång informerar Arbetsförmedlingen och F örsä kringskassan om sina regler ings brev.

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 18 ( Delegationsbeslut SAMÖ 2018/0012 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar att nedanstående beslut fattade med stöd av delegation har anmälts. Delegationsbeslut Förbundschef Datum sfattare Belopp et avser Redovisat till styrelsen Förbundschef kr Planeringsdagar för kansliet Ovanstående delegationsbeslut anmäls till styrelsen.

19 SAMMANTRÄDESPROTOKOL L 19 ( Rapporter med mera B eslut SAMÖ 2018/0011 Styrelsen i Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar informationen. Styrelsen i Samordningsförbundet Östra Östergötland delges rapporter enligt förteckning nedan. Diarienummer Titel Från/till SAMÖ 2018/ Protokoll från NNS sammanträde Nationella nätverket för samordningsförbund SAMÖ 2018/ Kallelse till NNS årsmöte Nationella nätverket för samordningsförbund