Karina Nilsson Håkan Lind (Arbetsförmedlingen )

Transkript

1 Plats och tid: Förvaltningshuset Rosen, Inre Foajen kl Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Viktoria Strömberg( Landstinget )Ordf ej närvaro Irma Görtz (Norrköping Kommun)Vice ordf Ej närvaro Anna Svensson (Arbetsförmedlingen)ej närvaro Malin Masimov (Försäkringskassan) ej närvaro Örjan Carlsson (Valdemarsvik Kommun) Inga-Lill Östlund (Söderköping Kommun) Ricardo Olivares Criss Hagfeldt Håkan Lind Ersättare Övriga Ricardo Olivares ( Landstinget ) Peter Johansson ( Förbundschef ) Criss Hagfeldt ( Norrköping Kommun) Karina Nilsson Håkan Lind (Arbetsförmedlingen ) Karin Hjelm Susanne Karlsson (Försäkringskassan)ej närvaro Tove Brusman Per Hollertz (Valdermarsvik Kommun) ej närvaro Rolf Almborg Gunweig Svensson (Söderköping Kommun) Ej närvaro Utses att justera: Criss Hagfeldt Plats och tid för justering: Samordningsförbundet Östra Östergötland Sekreterare: Paragrafer: Karina Nilsson Ordförande: Justerare: Nämnd e.d.: Inga-Lill Östlund Criss Hagfeldt BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: Datum för nedtagning av anslag: Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Karina Nilsson

2 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen för Samordningsförbund Östra Östergötland fastställer föredragslistans innehåll och utser Inga-Lill Östlund som ordföranden för mötet. Utser Criss Hagfeldt att justera dagens protokollet.

3 82 Lägesrapport NP-Samverkan samt hur arbetar vi vidare med implementeringen av erfarenheter och framgångsfaktorer från NP-Samverkan SAMÖ 2014/0047 Styrelsen tar informationen till protokollet. Samordnare Tove Brusman och Rolf Almborg informera styrelsen om hur processen går. Ett möte kommer att äga rum med alla ansvariga chefer som skrivet på avsiktsförklaringen. På mötet kommer fråga om implementering av framgångsfaktorer och erfarenheter till ordinarie verksamheter att diskuteras.

4 83 Avstämning av planeringsdagen den 9 oktober kring ledning och styrning SAMÖ 2014/0048 Styrelsen tar informationen till protokollet. Temat var Ledning och styrning och en konsult från Payoff var inhyrd som processledare. Dagen var mycket uppskattad. Styrelsen har klart för sig vilket uppdrag och mandat man har, men att en fortsatt diskussion behöver föras inom styrelsen liksom inom styrgrupperna för hur respektive grupp skall arbeta vidare med vad som kom fram på planeringsdagen.

5 84 Avstämning av ägarmötet den 14 oktober SAMÖ 2014/0049 Styrelsen tar informationen till protokollet. Syftet med ägarmöte (både Finspångs samordningsförbund och Samordningsförbundet Östra Östergötland) var att ägarna skulle diskutera vilka förväntningar och vad man vill uppnå med finansiell samordning. Dagen inledes med en genomgång av förarbetena och lagstiftningen kring finansiell samordning. Den 5 mars bjuds ägarna med till en utbildning riktad till dom nya styrelseledamöterna för att därefter påbörja diskussionen om vad de vill uppnå med den finansiella samordningen.

6 85 Avstämning av revisionsdialogen den 13 oktober SAMÖ 2014/0050 Styrelsen tar informationen till protokollet. På avstämningen lämnades inga särskilda synpunkter utan förbundet fick grönt ljus på de tre punkter som revisorerna tittat på. En fördjupning kommer dock att ske vid basgranskningen.

7 86 Julbord på styrelsens sista möte den 18 december SAMÖ 2014/0051 Styrelsen tar informationen till protokollet. Kansliet bjuder in till julbord anmälan görs till Karina Nilsson senast 24 november

8 87 Risk- och väsentlighetsanalys inför framtagande av internkontrollplan 2015 SAMÖ 2014/0052 Beslut Styrelsen tar informationen till protokollet. Beskrivning av ärendet Kansliet har utarbetat ett reviderat förslag till underlag för att kunna genomföra en väsentlighets- och riskanalys som ligger till grund för samordningsförbundets internkontrollplan Styrelsen föreslås fortsätta diskussionen utifrån framtaget förslag. Förslag till väsentlighets- och riskanalys samt Norrköpings kommuns Handledning - från riskanalys till internkontrollplan bifogas i bilagda handlingar. Sänt till:

9 88 Verksamhetsplan 2015 SAMÖ 2014/0043 Beslut Styrelsen tar informationen till protokollet. Beskrivning av ärendet Samordningsförbundet skall fatta beslut om verksamhets- och budgetplan för 2015 innan november månads utgång. Vid föregående styrelsemöte påbörjades arbetet med verksamhetsplan 2015 likaså lämnade förbundet sitt äskande om medel till Försäkringskassan. Kansliet har uppdaterat verksamhetsplanen utifrån vad som diskuterades på föregående möte. Arbetet föreslås fortsätta med utgångspunkt från styrelsens önskemål och vad som framkom på planeringsdagen den 9 oktober. Därutöver behöver ställning tas till de medel som Försäkringskassan kommer att fördel till samordningsförbundet (i skrivande stund är det ännu inte klart med tilldelning av medel från Försäkringskassan). Den uppdaterade verksamhetsplanen bifogas.

10 89 Redovisning av genomförd internkontroll SAMÖ 2014/0013 Beslut Styrelsen tar informationen till protokollet. Beskrivning av ärendet En av styrelsen utsedda ledamot har genomfört internkontroll enligt internkontrollplan Kontrollrapporterna redovisas i bilagda handlingar.

11 90 Hantering av ipads i samband med mandatperiodens slut SAMÖ 2014/0053 Styrelsen tar informationen till protokollet Ett mail skickas ut till samtliga angående ipad och att man ska lämna in ipad till Karina Nilsson om man ej kommer fortsätta sitt uppdrag. Inlämning av ipad sker på årets sista styrelsemöte den 18 december..

12 91 Godkännande av delårsrapport per den 31 augusti SAMÖ 2014/0054 Beslut Styrelsen beslutar att godkänna bilagda delårsrapport per den 31 augusti 2014 samt översända den till samtliga förbundsmedlemmar. Beskrivning av ärendet Samordningsförbundet skall enligt lag om kommunal redovisning upprätta en särskild delårsrapport för verksamheten från räkenskapsårets början. Minst en rapport skall omfatta en period av minst hälften och högst två tredjedelar av räkenskapsåret. Kansliet har utarbetat en delårsrapport per den 31 augusti Rapporten överlämnas till styrelsen för beslut. Delårsrapporten är avstämd med förbundets revisorer Sänt till: Samtliga förbundsmedlemmar

13 92 Tecknade av samverkansavtal mellan Norrköpings kommun, Söderköpings kommun, Valdemarsviks kommun och Samordningsförbundet gällande strateg sociala företag Beslut Styrelsen beslutar att teckna bilagda samverkansavtal mellan Norrköpings kommun, Söderköpings kommun, Valdemarsviks kommun och Samordningsförbundet gällande strateg sociala företag. Beskrivning av ärendet Styrelsen beslutade i september att godkänna en förlängning av funktionen utvecklingsstöd sociala företag. Förlängningen avser perioden med halva kostnaden, kr, under förutsättning att resterande hälft finansieras av Norrköpings, Söderköpings och Valdemarsviks kommuner. Samverkansavtalet redovisas i bilagda handling. Sänt till:

14 93 Tecknande av avtal med Aventus AB avseende webbstöd för dokumentation och uppföljning för Samordningsförbundet Östra Östergötland Beslut Styrelsen beslutar teckna bilagda avtal med Aventus AB avseende webbstöd för dokumentation och uppföljning. Beskrivning av ärendet Styrelsen beslutade i september att godkänna inköp av gemensamt dokumentationssystem för plattformarna från företaget Aventus AB. Systemet som Aventus levererar är webbaserat och möjliggör att samtliga plattformar kan använda det. Kostnaden för nyttjande av systemet består av en startkostnad på kr samt en löpande programvarulicens med kr per månad som inkluderar fritt antal deltagare, administratörslicenser samt drift, backup och support. Finspångs samordningsförbund är intresserade att använda Aventus dokumentationssystem till sitt samteam. Diskussioner har förts med Finspångs samordningsförbund kring om att i sådant fall teckna ett separat avtal mellan förbunden inom ramen för avtalet med Aventus. Förslag till avtal redovisas i bilagda handling. Sänt till: Aventus AB

15 94 Utseende av personuppgiftsombud för Samordningsförbundet Östra Östergötland Beslut Styrelsen utser Peter Johansson som personuppgiftsombud för Samordningsförbundet Östra Östergötland samt anmäler detta till Datainspektionen. Beskrivning av ärendet I samband med att förbundet köper in dokumentationssystemet Aventus, att användas för samtliga plattformar, blir styrelsen personuppgiftsansvarig enligt personuppgiftslagen (PuL) eftersom personuppgifter kommer att hanteras i systemet. Lagstiftningen syftar till att hindra att den personliga integriteten kränks genom behandling av personuppgifter. Enligt PuL kan styrelsen utse ett personuppgiftsombud som ska se till att personuppgifter behandlas på ett korrekt och lagligt sätt. Personuppgiftsombudet ska påpeka eventuella brister för den personuppgiftansvariga (styrelsen) och om bristerna inte rättas till anmäla detta till Datainspektionen. Personuppgiftsombudet ska bl.a: Föra en förteckning över de behandlingar som den personuppgiftsansvariga genomför och som skulle omfattas av anmälningsskyldighet om ombudet inte hade funnits. Förteckningen ska omfatta åtminstone de uppgifter som en anmälan enligt 36 PuL skulle ha inneburit. Samråda med Datainspektionen vid tveksamheter om hur bestämmelser som gäller för behandling av personuppgifter ska tillämpas såsom ex.v. utformning av samtycke. Hjälpa registrerade att få rättelse om det finns anledning att misstänka felaktiga eller ofullständiga uppgifter. De bestämmelser som behandlar personuppgiftsombud finns i PuL. Av 37 framgår att om den personuppgiftsansvarige har anmält till Datainspektionen att ett personuppgiftsombud har utsetts och vem det är, behöver anmälan enligt 36 inte göras. Förbundet behöver även utarbeta en policy för vad som gäller kring dokumentationssystemet Aventus. Mer information finns i bilagda handling.

16 Sänt till: Datainspektionen

17 95 Budgetuppföljning september 2014 SAMÖ 2014/0007 Beslut Styrelsen godkänner bilagda budgetuppföljning för september Beskrivning av ärendet Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för september månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.

18 96 Budgetuppföljning kvartal Beslut Styrelsen godkänner bilagda budgetuppföljning för kvartal samt översända budgetuppföljningen till samtliga medlemmar. Beskrivning av ärendet Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för kvartal Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat. Sänt till: Samtliga medlemmar