Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift:

Transkript

1 Plats och tid: Söderköpings brunn Söderköping, fredag den 16 december 2016 klockan Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Irma Görtz (Norrköping Kommun) ordförande Birgitta Wessman Thyrsson (Region Öst) Vice Ordf. Anna Svensson (Arbetsförmedlingen) ej närvarande Malin Masimov (Försäkringskassan) Ulla Wallering Fall (Valdemarsvik Kommun) Gunweig Svensson (Söderköping Kommun) David Bergström (Arbetsförmedlingen) Ersättare Claes Hallert (Region Östergötland) Criss Hagfeldt (Norrköping Kommun) David Bergström (Arbetsförmedlingen) Susanne Karlsson (Försäkringskassan) ej närvarande Per Hollertz (Valdermarsvik Kommun) ej närvarande Katarina Karlberg (Söderköping Kommun) Övriga Peter Johansson, förbundschef Lisa Prytz, samordnare Anna Hansdotter, samordare Tomas Feldt, sekreterare Sofia Karlsson Elisabet Ljungstorp Pia Käcker Utses att justera: Birgitta Wessman Thyrsson (Region Öst) Plats och tid för justering: Samordningsförbundet, Repslagaregatan kl Sekreterare: Paragrafer: Tomas Feldt Ordförande: Justerare: Irma Görtz (Norrköpings kommun) Birgitta Wessman Thyrsson (Region Öst) BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Nämnd e.d.: Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: Datum för nedtagning av anslag: Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Tomas Feldt

2 Innehållsförteckning 90 Fastställande av föredragningslistans innehåll och val av justerare 91 Informationsärenden 92 Fastställande av sammanträdestider för 2017 samt gemensamma tider för dialogmöten med styrgrupperna och MVG konferens. 93 Tecknande av tilläggsavtal för Plattform Norrköping samt godkännande av budget för Tecknande av tilläggsavtal för Plattform Söderköping och Valdemarsvik samt godkännande av budget för Tecknande av samverkansavtal gällande Plattform Finspång 96 Budgetuppföljning november 97 Rapporter m.m. Övrigt

3 90 Fastställande av föredragningslistans innehåll och val av justerare Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland 1. fastställer föredragningslistans 2. utser Birgitta Wessman Thyrsson att justera dagens protokoll.

4 91 Informationsärenden SAMÖ 2016/0083 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland noterar information till dagens protokoll gällande: 1. Redovisning - Behovsanalys för unga vuxna med aktivitetsersättning 2. Redovisning - Utvärdering av Plattform Norrköping 3. Uppföljning av plattform Söderköping samt utveckling av förstegsinsatser Grön rehabilitering i Söderköpings kommun 4. Omvärldsanalys Söderköpings kommun 5. Förslag till system och process för intern styrning och kontroll 6. Rekrytering av samordnare till Plattform Norrköping samt kombinerad tjänst som samordnare till Plattform Finspång (samteamet) och processledare för Samordningsförbundet Östra Östergötland 7. Gemensam ESF-resurs som finansieras av förbunden i länet 8. Utvärdering av styrelsens arbete 2016 och styrelsens utvecklingsarbete Redovisning av genomförd internkontroll avseende andra halvåret Information om förändringar gällande arvoden till ledamöter och ersättare, fr.o.m. den 1 januari, med anledning av ny förbundsordning samt genomgång av rutin Beskrivning av ärendet Behovsanalys för unga vuxna med aktivitetsersättning Redovisning av Sofia Karlsson och Eliasbet Ljungstorp. Frågan hur kunskapen och materialet ska spridas och användas vidare behandlas av presidiet. Utvärderingen tillsänds huvudmännen.

5 Utvärdering av Plattform Norrköping Pia Käcker från PUFF-enheten redogör för utvärderingen av plattform Norrköping. Uppföljning av plattform Söderköping samt utveckling av förstegsinsatser Grön rehabilitering i Söderköpings kommun Styrelsen får bl.a. ta del av en film som handlar om ungdomar som beretts arbetsträning i ett stall och arbete med hästar i form av hästunderstödd pedagogik. Arbetsträningen har innehållit allt ifrån s.k. ADL-träning (passa tider, komma upp på morgonen m.m.) till att utföra konkreta arbetsuppgifter och att ingå i arbetslag. En utvärdering som utförts kommer att delges styrelsen vid kommande styrelsemöte. Omvärldsanalys Söderköpings kommun Punkten utgår. Förslag till system och process för intern styrning och kontroll Förbundschefen redogör. Utifrån de långsiktiga och finansiella målen görs en risk- och konsekvensanalys med fokus på vad som kan inträffa för att målen inte skall kunna uppnås. Risk- och konsekvensanalysen redovisas till styrelsen på det första styrelsemötet efter årsskiftet för diskussion och framtagande av förslag till processer som skall ingå i internkontrollplanen för Förslag till internkontrollplan färdigställs av presidiet och kansliet och tas upp på styrelsens andra möte under 2017 för beslut.

6 Rekrytering av samordnare till Plattform Norrköping samt kombinerad tjänst som samordnare till Plattform Finspång (samteamet) och processledare för Samordningsförbundet Östra Östergötland Rekrytering till plattform Norrköping klar. Susanne Nordlöf har erhållit tjänsten. Hon börjar sin anställning den 13/3. Kombinationstjänsten processledare samt samordnare för plattform Finspång också klar och det blir Anna Hansdotter som tillträder tjänsten med start från den 1 januari. Gemensam ESF-resurs som finansieras av förbunden i länet En omvärldsanalys ska genomföras. Förbundschefen återkommer med förslag till nästa styrelsemöte. Redovisning av analysen sker på nästa gemensamma ägarmöte den 7/4. Utvärdering av styrelsens arbete 2016 och styrelsens utvecklingsarbete 2016 Delas upp i två delar varav del ett redovisas idag och del två nästkommande styrelsemöte. Anna Hansdotter redogör för enkäten. Styrelsen diskuterar och redogör för diskussionen som förts i form av s.k. bikupor. Anna Hansdotter sammanställer i särskilt dokument. Presidiet tar fram arbetsbeskrivning för förbundschefen. Redovisning av genomförd internkontroll avseende andra halvåret Ulla Wallerinring Fall redogör. Kommunikationsplanen och Adventus kvarstår som förbättringsområden liksom dokumenthanteringsplanen. I övrigt har internkontrollen inte visat på några brister.

7 Information om förändringar gällande arvoden till ledamöter och ersättare, fr.o.m. den 1 januari, med anledning av ny förbundsordning samt genomgång av rutin Förbundschefen redogör. Samtliga ledamöter uppmanas inkomma med namn, personnummer samt adress för att arvodesersättning ska kunna ske. Regionens arvodesbestämmelse gäller. Särskild blankett för reseersättning finns liksom blankett för förlorad arbetsinkomst.

8 92 Fastställande av sammanträdestider för 2017 samt gemensamma tider för dialogmöten med styrgrupperna och MVG konferens SAMÖ 2016/0084 Styrelsen fastställer sammanträdestider under 2017 med den ändringen att styrelsemötet den 24/11 ändras till den 23/11 kl Dialogmöte äger rum förmiddagen den 29/3 mellan styrgruppen och styrelsen. MVG konferens, den 30/8, heldag. Dialogmöte 2, halvdag 27/9 kl Beskrivning av ärendet Styrelsen skall enligt arbetsordningen fatta beslut om sammanträdestider för det kommande året. Presidiet har tagit fram förslag till sammanträdestider för 2017 enligt bilagda handling. Styrelsen behöver även fastställa tider för dialogmöte 1 & 2 med styrgrupperna samt tid för genomförande av MVG konferens.

9 93 Tecknande av tilläggsavtal för Plattform Norrköping samt godkännande av budget för SAMÖ 2016/0085 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att godkänna tilläggsavtalet för Plattform Norrköping samt godkänner budget för Beskrivning av ärendet Styrelsen fattade i december 2015 beslut att teckna samverkansavtal för Plattform Norrköping t.o.m. utgången av Enligt samverkansavtalets 10 (Årlig översyn och justering av uppdraget och bidraget) kan översyn och justering av uppdraget samt eventuell uppräkning av bidraget i samverkansavtalet ske inför nästkommande verksamhetsår. I bifogat tilläggsavtal har en justering av bidraget till samtliga parter gjorts och därutöver har ett förtydligande gjorts i uppdraget där den lokala styrgruppen har rollen att strategiskt leda och styra verksamheten medan samordnaren har det operativa ansvaret för ledning och styrning samt att samordnaren även har i uppdrag att verka som lokal processledare för att stödja det strukturella samverkansarbetet mellan huvudmännen i Norrköping. Den totala budgeten för plattformen beräknas uppgå till kr för Förslag till tilläggsavtal samt budget 2017 redovisas i bilagda handlingar.

10 94 Tecknande av tilläggsavtal för Plattform Söderköping och Valdemarsvik samt godkännande av budget för SAMÖ 2016/0086 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att godkänna tilläggsavtalet för Plattform Söderköping och Valdemarsvik samt godkänner budget för Beskrivning av ärendet Styrelsen fattade i december 2015 beslut att teckna samverkansavtal för Plattform Söderköping och Valdemarsvik t.o.m. utgången av Enligt samverkansavtalets 10 (Årlig översyn och justering av uppdraget och bidraget) kan översyn och justering av uppdraget samt eventuell uppräkning av bidraget i samverkansavtalet ske inför nästkommande verksamhetsår. I bifogat tilläggsavtal har en justering av bidraget till samtliga berörda parter gjorts och därutöver har ett förtydligande gjorts i uppdraget där den lokala styrgruppen har rollen att strategiskt leda och styra verksamheten medan samordnaren har det operativa ansvaret för ledning och styrning samt att samordnaren även har i uppdrag att verka som lokal processledare för att stödja det strukturella samverkansarbetet mellan huvudmännen i Söderköping och Valdemarsvik. Den totala budgeten för Plattform Söderköping beräknas uppgå till kr och för Plattform Valdemarsvik med kr för Förslag till tilläggsavtal samt budget 2017 redovisas i bilagda handlingar.

11 95 Tecknande av samverkansavtal gällande Plattform Finspång SAMÖ 2016/0087 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland beslutar att godkänna tilläggsavtalet för Plattform Finspång samt godkänner budget för Beskrivning av ärendet Kansliet har utarbetat förslag till samverkansavtal kring genomförande av Plattform Finspång. Avtalet tecknas mellan Samordningsförbundet, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Finspångs kommun samt Närsjukvården i Finspång. I avtalet svarar Finspångs kommun och Närsjukvården i Finspång för den personella bemanningen av plattformen och erhåller därför ett bidrag för sin faktiska kostnad. Därutöver förbinder sig samtliga parter att gemensamt bidra med de ordinarie resurser och insatser som finns till förfogande utifrån gällande förordningar och aktuell lagstiftning. Vidare medverkar och bemannar samtliga parter lokalt samverkansteam bestående av operativ personal från samtliga huvudmän samt bemanning med representanter till lokal styrgrupp för strategisk ledning, styrning och uppföljning av plattformen. Därutöver svarar den lokala styrgruppen även för framtagande av lokal behovsanalys samt hantering och analys av eventuella systemfel. Den totala budgeten för plattformen beräknas uppgå till kr för Avtalsperioden föreslås omfatta ett år utifrån att det får bli ett försöksår som medger justeringar utifrån kommande erfarenheter och kunskaper. Förslag till samverkansavtal samt budget 2017 redovisas i bilagda handlingar.

12 96 Budgetuppföljning november. SAMÖ 2016/0020 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland godkänner budgetuppföljning för november Beskrivning av ärendet Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för november månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.

13 97 Rapporter med mera SAMÖ 2016/0003 Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland godkänner och noterar rapporterna till dagens protokoll. Beskrivning av ärendet Skriftliga rapporter som har inkommit till styrelsen redovisas nedan: Begäran om entledigande från Söderköpings kommun SAMÖ F 2016/00051 Inbjudan till nationell konferens i Malmö SAMÖ F 2016/00054 Samordningsnytt, Nyhetsbrev SAMÖ F 2016/00055

14 Övrigt Inbjudan till Finsam konferens i Malmö. Förbundschefen föreslå att representanter från styrgrupperna, representanter från medarbetare i plattformarna samt representanter från samverkansteamen ska bjudas in till att delta på Finsamkonferensen i Malmö. Totalt maximalt 14 deltagare plus styrelsen. Styrelsen beslutar enligt förslag. Avtackning av Gunweig Svensson som begärt och beviljats entledigande från årsskiftet 2016/2017. Ordföranden avslutar mötet med att önska samtliga styrelseledamöter God Jul och Gott Nytt År. Vice ordföranden önskar ordföranden detsamma.

15