SAMORDNINGSFÖRBUNDET SAMMANTRÄDESPROTOKOLL Nr 5 VÄNERSBORG/MELLERUD Sammanträdesdatum sida (6)

Transkript

1 Nr (6) Plats och tid Samordningsförundets kontor Sundsgatan 17, den 27 november 2013, klockan 10:00 11:00 ande Tove Af Geijerstam (Kommunerna) Carina Wickström (Arbetsförmedlingen) Kenneth Borgmalm (Västra Götalandsregionen) Dzenana Poljo (Försäkringskassan) Övriga närvarande Ersättare Daniel Jensen, (kommunerna) Mariana Ekberg, (Västra Götalandsregionen) Tjänstemän Per-Henrik Larsson, Förbundschef Personalföreträdare Övriga Johan Jonsson, Utvärderings konsult Utses att justera Tove Af Geijerstam (kommunerna) Justeringens plats och tid Samordningsförbundets kontor onsdag den 4 december kl. 13:00 Underskrifter Sekreterare... Paragrafer Per-Henrik Larsson Ordförande... Carina Wickström Justerande... Tove Af Geijerstam ANSLAG/BEVIS Protokollet är justerat. Justeringen har tillkännagivits genom anslag Protokollet finns också på Organ Samordningsförbundet Vänersborg/Mellerud Sammanträdesdatum Datum för anslags uppsättande Datum för anslags nedtagande Förvaringsplats för protokollet Samordningsförbundets kontor Vänersborg Underskrift... Per-Henrik Larsson

2 Öppnande av möte och fastställande av dagordning Ordförande öppnar mötet och styrelsen fastställer dagordning. Styrelsen beslutar att stryka ärende åtta som avser nätverk med samordnande tjänstemän i FyrBoDal samt lägga till ärendet om lokaler för förbundet och därefter godkänna förslag till dagordning. 51 Val av justerare Styrelsen utser Tove Af Geijertam till justerare för dagens sammanträde. 53 Dnr Utvärdering samordningsförbundet Förbundschefen tillsammans med Johan Jonsson konsult som medverkar som stöd i upphandlingen presenterar ett underlag för genomförandet av utvärdering. Styrelsen diskuterar underlagets innehåll och tillvägagångssättet i upphandlingen. Styrelsen beslutar att: - Utvärderingens genomförande ska ske i två steg där det önskade läget framställs först genom intervjuer med ägare och styrelse. Därefter ska nuläget och framtida utvecklingsarbete beskrivas genom att åter intervjua styrelse, beredning och vissa medarbetare i insatser. - Underlaget revideras så att utvärderingens upplägg framgår med större tydlighet och därefter skickas det via till styrelsens medlemmar för eventuella synpunkter. - Upphandlingen genomförs i form av direktupphandling där styrelsen sätter ett tak om 250tkr för upphandlingen och utgår från att värdera upp till tre presumtiva utvärderare utifrån kvalité för uppdragets genomförande. Kriterier för genomförande och kvalitet arbetas fram. - Underlaget för utvärderingen och upphandlingen fastställs av ordförande i samråd med vice ordförande vilka också genomför upphandlingen tillsammans med förbundschefen.

3 Föregående mötesprotokoll Styrelsen går igenom föregående mötesprotokoll samt presidiets minnesanteckningar. Styrelsen beslutar godkänna föregående mötesprotokoll och minnesanteckningarna. 55 Dnr Budget 2014 Förbundschefen presenterar förslag till budget för 2014 samt går igenom Nationella rådets rekommendationer för storlek på sparade medel/eget kapital. Styrelsen diskuterar budgetförslaget. Styrelsen tackar för informationen och beslutar att: - lägga till och prioritera effektutvärdering av Hälsa- och livsstilsaktivitet i form av självvärdering. - utöka budgeten för kompetensutveckling till 120tkr för att engagera föredragshållare om metoder för projektgenomförande och implementering. - lägga till förlängningen av insatserna yrkeskliv/ungdomsanställningar och utomnordiskt födda med långvarigt försörjningsberoende i budgetramen med 125tkr respektive 100tkr. 56 Dnr Förändringar i insatsen samordningsteam och arbetsrehabteam Förbundschefen har sedan tidigare informerat om att tankar om förändring i insatsen diskuterats under hösten. Inför 2014 har styrgrupp och beredning planerat för förändringar som innebär att: Samordningsteamet avvecklas och ersätts med nätverksmöten med ordinarie handläggare organiserade med stöd av arbetsrehabteamet. Arbetsrehabteamets sammansättning förändras, arbetsmetodiken kompletteras och arbetsrehabteamet fortsätter vara en utförarinsats kontra myndigheterna. Samordning i arbetslinjen är fortsatt primärt fokus och arbetsrehabteamet byter miljö (lokal/utgångspunkt) för sitt arbete. Styrelsen beslutar att Förbundschefen tillsammans med beredning/styrgrupp arbetar vidare enligt föreslagna förändringar och organiserar arbetet inom ramen för den budget som avsatts för insatsen.

4 Rapportering kring uppdrag Nollplacerade Förbundschefen rapporterar angående uppdraget kring Nollplacerade samt vad som genomförts under det gångna året. Under hösten har Försäkringskassan tagit initiativ till att inleda ett arbete med parterna via Kommunalförbundet FyrBoDal. Därmed har arbetet tillfälligt varit avvaktande lokalt. Förbundschefen föreslår att fortsatt rapportering kan ske till förbundet men via försäkringskassans representant som är engagerad i arbetet centralt. Förbundet i sin tur avvaktar arbetet och ser efter vilket stöd som kan komma att behövas för att utveckla arbetet lokalt. Dzenana (FK) framhåller att behovet finns av att finna vägarna för samverkan mellan Vården och Individ och familjeomsorgerna och att ett viktigt stöd för dem tillsammans kan vara gemensam kompetensutveckling. Styrelsen tackar för informationen och beslutar att be om återkoppling från försäkringskassans representant vid valda tillfällen. Styrelsen beslutar också ge i uppdrag till förbundschefen att tillfråga verksamheterna om behovet av stöd och kompetensutveckling för att uppnå en bättre samordning mellan vården och Individ- och familjeomsorgerna. 58 Förbundets ledning och styrning Styrelsen har tidigare diskuterat behovet av att förbättra styrning och ledning samt att förbättra information och skapa tydlighet. Förbundschefen presenterar ett antal punkter vilka kan vara utgångspunkt för förbättring av styrning och ledning från och med Uppdatera projekt verksamhetsbeskrivningar och precisera tjänster. Uppdatera eventuella avtal om tjänster m.m. Precisera budget för var insats via excel. Löpande uppföljning av kostnader i förhållande till budget via excel. Krav på fakturor varje månad. Tydliggörande underlag för vad som finansieras/finansierats. Tydliggörande av Principer för hantering av insatser och kostnader. Tydliggörande av deltagarrapportering per uppföljningstillfälle. Återkommande levande beskrivningar av insatser med medarbetare och eventuellt även tillsammans med deltagare (ett underifrånperspektiv). Styrelsen diskuterar punkterna.

5 Styrelsen tackar för informationen och beslutar ge i uppdrag till förbundschefen att arbeta vidare utifrån punkterna under Dnr Remiss - Nationella utredningen om Unga som varken arbetar eller studerar Samordningsförbunden i Västra Götaland har mottagit den Nationella utredningen unga som varken arbetar eller studerar på remiss. Förbundschefen föredrar sammanfattningen av utredningen samt föreslår att remissen hanteras tillsammans med övriga förbund i regionen genom tjänstemännens nätverk. Styrelsen tackar för informationen och beslutar att godkänna förslag till hantering tillsammans med övriga förbundens tjänstemän. 60 Dnr Projekt Ungdomstorg Implementering I samband med diskussionen om budget gavs också information om nuläget avseende implementering. Därmed fördes inte någon ytterligare information fram eller diskussion vid aktuella punkten. Styrelsen tackar för tidigare lämnad information. 61 Information om Samordningsförbundet Trollhätta, Grästorp och Lilla Edets skrivelse till Regionen samt Förbundschefernas skrivelse Förbundschefen informerar om den skrivelse som gjorts i samordningsförbundet Trollhättan, Grästorp och Lilla Edet. Förbundschefen informerar också om att det parallellt görs en skrivelse från Nätverket av förbundschefer i Västra Götalandsregionen för att uppmärksamma regionen på bristande deltagande från Primärvården i den lokala samordningen. Styrelsen diskuterar frågan om skrivelserna. Styrelsen tackar för informationen och beslutar att förbundschefen delger styrelsen skrivelsen som tjänstmännen gör när den är färdig och beslutar återkomma till information om utfallet av dessa skrivelser.

6 Dnr Rapport från KRAMI Förbundschefen informera om att det genomförts ett uppföljningsmöte av projekt KRAMI i mitten av oktober och redogör för nuläget i projektet. Styrelsen tackar för informationen. 63 Sammanträdestider 2014 Styrelsen går igenom förslag till sammanträdestider för Styrelsen beslutar att ändra tiden för arbetskonferens och förbundsmöte den 28-29:e april till den 5:e maj heldag istället och därefter godkänna föreslagna tider. 64 Parterna informerar Dzenana (FK) informerar om den organisationsförändring som genomförs i Försäkringskassan från och med årsskiftet 2013/2014. Dzenana informerar också om att hon själv slutar på kontoret i Trollhättan och påbörjar ett nytt uppdrag på huvudkontoret i Stockholm efter årsskiftet. Tove (Kommunerna) informerar om att en ny socialchef tillsats som börjar sitt arbete i kommunen efter årsskiftet. Carina (AF) informerar om att de fått ett särskilt uppdrag att upphandla utbildning om socialt företagande till arbetssökande samt informerar om att en ny sektionschef har tillsatts som börjar sitt arbete på kontoret i Vänersborg efter årsskiftet. Styrelsen tackar för informationen. 65 Ordförande avslutar mötet Vice ordförande tackar, å styrelsens vägnar, ordförande för det gånga året. Styrelsen tackar också Dzenana för ett gott samarbete i styrelsen och önskar henne lycka till i sitt nya uppdrag. Ordförande tackar slutligen alla för dagens möte samt det gångna året och avslutar mötet.