Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare

Transkript

1 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 1(18) Plats och tid: Renströmmen, Drottninggatan 1, Norrköping torsdag den 20 december 2018 kl 13:30 Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare P a t r i k l e v ( M ) Irma Görtz, ordf, Norrköping Birgitta Wessman Thyrsson, Region Östergötland Gabriella Gylling, Arbetsförmedlingen Malin Masimov, Försäkringskassan Ulla Wallering Fall, Valdemarsvik Tuula Ravander, Söderköping Riitta Leiviskä Widlund, Finspång Ersättare Criss Hagfeldt, Norrköping Claes Hallert, Region Östergötland Camilla Jonsson, Arbetsförmedlingen, ej närvarande Susanne Karlsson, Försäkringskassan, ej närvarande Per Hollertz, Valdemarsvik, ej närvarande Inga-Lill Östlund, Söderköping Anna Creutz, Finspång, ej närvarande Övriga Peter Johansson Utses att justera: Malin Masimov, Försäkringskassan Plats och tid för justering: Samordningsförbundet Östra Östergötland, den 3 januari 2019 Sekreterare: Paragrafer: Peter Johansson Ordförande: Justerare: Nämnd eller dylikt: Irma Görtz Malin Masimov, Försäkringskassan BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: Datum för nedtagning av anslag: Förvaringsplats för protokollet: Underskrift: Samordningsförbundet Östra Östergötland Peter Johansson

2 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 2(18) Innehållsförteckning 173 Fastställande av föredragningslistans innehåll 174 Uppföljning av förstegsverksamheten Mitt Val och Topteam SAMÖ 2017/ Genomförd intern kontroll SAMÖ 2018/ Sammanställning av synpunkter utifrån genomförd intern kontroll under 2018 SAMÖ 2018/ Budgetuppföljning inklusive kommentarer SAMÖ 2018/ Godkännande av verksamhets-och budgetplan 2019 SAMÖ 2018/ Förslag till sammanträdestider 2019 SAMÖ 2018/ Ansökan om utvecklingsmedel till Process-och metodutveckling för unga med aktivitetsersättning i Söderköpings kommun SAMÖ 2018/ Fortsatta finansiering av Spiraprojektet under 2019 SAMÖ 2018/ Övriga frågor 2018/ Summering SAMÖ 2018/ Anmälan av delegationsbeslut SAMÖ 2018/ Rapporter med mera SAMÖ 2018/0011

3 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 3(18) 173 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen fastställer föredragningslistans innehåll Utsänd föredragningslista fastställs utan förändringar

4 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 4(18) 174 Uppföljning av förstegsverksamheten Mitt Val och Topteam SAMÖ 2017/0072 Styrelsen tar informationen till protokollet I mars 2018 påbörjades förstegsverksamheterna Mitt Val och Topteam kopplad till Plattform Norrköping. Utifrån de grupper som genomfört förstegsverksamheterna har en uppföljning gjorts som omfattar deltagarperspektivet, professionsperspektivet och framgångsfaktorer. Under året har Mitt Val genomförts med fyra grupper och omfattat 31 personer. Topteam har genomfört fyra grupper med 34 personer varav 28 personer har fullföljt insatsen.

5 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 5(18) 175 Genomförd intern kontroll SAMÖ 2018/0013 Styrelsen tar informationen till protokollet. Två av styrelsen utsedda ledamöter har den 22 november genomfört kompletterande intern kontroll enligt internkontrollplan Fokus i internkontrollen har legat på följande processer; Behovsgrupper med komplexa behov. Arbeta fram en processbeskrivning kring flödet från inskrivning, uppföljning och avslut. Kontrollera avstämningstiderna i processen - Kontrollera att processen följs. Samarbete ordinarie myndigheter. Arbeta fram en kommunikationsplan och processbeskrivning - Kontrollera att avstämningstiderna i processen tillsammansmed ordinarie myndighet genomförts. Resultatet från intern kontrollen visar att rutinen fungerar enligt beskrivning, se bilagda internkontrollrapporter.

6 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 6(18) 176 Sammanställning av synpunkter utifrån genomförd intern kontroll under 2018 SAMÖ 2018/0013 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen har för genomförandetav intern kontroll 2018 utsett två ledamöter att svara för genomförande av kontrollmomenten enligt internkontrollplan De två utsedda ledamöterna har varit Tuula Ravander och Riitta Leiviskä Widlund. I samband med att internkontrollplanen för 2018 antogs beslutades även att revidera förbundets policy för intern kontroll så att policyn kompletterades med att styrelsen skulle utse två ledamöter som internkontrollanter samt att frekvensen skulle ligga på två gånger per år. Förbundet har genom Kristina Lindstedt(Auktoriserad revisor/certifierad kommunal yrkesrevisor) från Ernst & Young AB upphandlat en genomlysning av förbundets processer gällande arbetet med intern kontroll för att förbättra processerna och arbetsformernainför Intern kontrollen har under 2018 genomförts vid tre tillfällen, , och kompletterande intern kontroll Vid samtliga tillfällen har rapport lämnats till styrelsen.

7 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 7(18) 177 Budgetuppföljning november inklusive kommentarer SAMÖ 2018/0017 Styrelsen godkänner budgetuppföljningenför november. Kansliet har tagit fram budgetuppföljning t.o.m. november månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat. Uppföljningen inkluderar även kommentarer till utfallet.

8 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 8(18) 178 Godkännande av verksamhets- och budgetplan 2019 SAMÖ 2018/0068 Styrelsen godkänner bilagda verksamhets-och budgetplan för år 2019med följande förändringar. Under fjärde kapitlet Strategisk inriktning görs ändringar i illustrationen. Tankebubblan tas bort, samtliga rektangulära rutor får samma färg samt meningarna Agilt förhållningssätt och evidensbaserad praktik och Allt sker i reel miljö utifrån varje individs unika situation stryks. Under kapitel fem Mål med underrubriken Mått stryks de angivna måtten. Den beslutade formuleringen är Mätning av målet sker först 2020 då styrelsen har satt en realistisk målnivå. Under 2019 skapas en baseline som kommer att ligga till grund för målnivån avseende år Under kapitel fem Mål med underrubriken Finansiella mål görs följande ändring under punkt 1) Mått för god ekonomsik hushållning ; I samtliga tre punktsatser tasbegreppet övergripande målet bort. De beslutade formuleringarna är: Måluppfyllelsen för individmålen ligger på målnivå eller över = god ekonomisk hushållning. Måluppfyllelsen för individmålen ligger på 5 % under målnivå = till viss del god ekonomisk hushållning. Måluppfyllelsen för individmålen ligger på 6 % eller mindre under målnivå = målet god ekonomisk hushållning ej uppfyllt. Underkapitel fem Mål med underrubriken Finansiella mål andra punkten kompletteras punkten med begreppet helåret. Den beslutade formuleringen är Förbundets kostnader skall under helåret 2019 inte understiga eller överstiga budgetramen.

9 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 9(18) Under kapitel sex Fokusområden 2019 komplettaras med punktsatsen Översyn av Plattformsverksamheten samt ledning och styrning. Underkapitel sju Ledning och styrning kompletteras med meningen Översyn och utveckling av ledning och styrning fortgår under Under kapitel nio Planerad verksamhet under 2019 tas stycket som handlar om utvecklingsmedel bort. Under kapitel 10 Budgetplan 2019 med underrubriken Budget 2019 på detaljnivå görs följande ändringar; budgetpost 310 Spiraprojektetas bort, budgetposten 332 Plattform Valdemarsvik justeras till tkr, budgetposten Utvecklingsmedel tas bort och Eget kapital ändras till 2769 tkr. Styrelsen beslutar även att ersätta koordinatortjänsten på Plattform Valdemarsvik med en nyrekrytering. Kansliet har på uppdrag av styrelsenutarbetat förslag till verksamhets-och budgetplan för år Verksamhets-och budgetplanen har samråtts med samtliga förbundsmedlemmar. Styrelsen diskuterade verksamhets-och budgetplanen under sammanträdet, och beslutade om den med vissa förändringar. Yrkanden Riitta Leiviskä Widlund yrkar på att samordnarfunktionen i Finspång fortsätter att finansieras med en heltidstjänst från och med första maj. Ulla Wallering Fall yrkar på att koordinatorn som avslutar sin anställning på Plattform Valdemarsvik i mars ersättsmed en nyrekrytering. Propositionsordning Ordförande finner att det finns två förslag till beslut vad gäller finansieringen av samordnarfunktionen i Finspång och ställer yrkandet underproposition. Vid omröstning får Riitta Leiviskä Widlunds yrkande två röster och liggande förslag får fem röster. Ordförande finner att styrelsen beslutar efter liggande förslag. Ordförande finner att det finns två förslag till beslut vad gäller rekrytering av ny koordinator på Plattform Valdemarsvik och ställer yrkandet under

10 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 10(18) proposition. Ordförande finner att styrelsen beslutar enligt Ulla Wallering Falls yrkande.

11 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 11(18) 179 Förslag till sammanträdesdagar för 2019 SAMÖ 2018/0069 Styrelsen beslutar att det första styrelsemötet för mandatperioden är den 31 januari kl samt att de resterande sammanträdesdagarna för 2019 beslutas på nästkommande styrelsemöte. Styrelsen skall enligt arbetsordningen fatta beslut om sammanträdestider för det kommande året i samband med att verksamhets- och budgetplanen fastställs. Förslaget som presidiet utarbetat innebär följande mötesdagar för Samordningsförbundet Östra Östergötland: Styrelsemöten Onsdag den 23 januari kl Konstituering av och introduktion till den nya styrelsen Torsdag den 14 mars kl Årsredovisning 2018 Torsdag den 23 maj kl Ev. äskande av medel för 2020 Torsdag den 29 augusti kl Delårsrapport 2019, verksamhets-och budgetplan 2020 Torsdag den 26 september kl Arbete med verksamhets-och budgetplan 2020 Fredag den 22 november kl verksamhets-och budgetplan 2020 Torsdag den 19 december kl samverkansavtal

12 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 12(18) 180 Ansökan om utvecklingsmedel till Process-och metodutveckling för unga med aktivitetsersättning Söderköpings kommun SAMÖ 2018/0006 i Malin Masimov (Försäkringskassan) anmäler jäv och deltar inte i beredningen och beslutet av ärendet. Styrelsen beslutar att återremittera ärendetill kansliet för att dels inhämta komplettering kring den totala kostnaden för genomförandet av projektet samt att tillsammans med parterna bakom projektansökan undersöka möjligheter till alternativa utförandeformer och finansieringsmöjligheter Från Försäkringskassan och Söderköpings kommuns Arbetsmarknadsenhet samt LSS Daglig verksamhet har det inkommit en ansökan om utvecklingsmedel till Process-och metodutveckling för unga med aktivitetsersättning i Söderköpings kommun. Ansökan har diskuterats på presidiets senaste möte och utifrån de ekonomiska förutsättningar som gäller för 2019 är presidiets förslag att ansökan inte beviljas. Presidiet ställer sig dock positiv till ansökan och föreslår att förbundens gemensamt finansierade resurs för ESF och projektutveckling kontaktas för att undersöka möjligheten till alternativ finansiering. Yrkanden Irma Görtz yrkar på att ärendet ska återremitteras tillkansliet för att dels inhämta komplettering kring den totala kostnaden för genomförandet av projektet samt att tillsammans med parterna bakom projektansökan undersöka möjligheter till alternativa utförandeformer och finansieringsmöjligheter.

13 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 13(18) Propositionsordning Ordförande finner att det finns två förslag till beslut och finner att styrelsen beslutar enligt Irma Görtz yrkande. Sänt till: Försäkringskassan Söderköpings kommun

14 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 14(18) 181 Fortsatta finansiering av Spiraprojektet under 2019 SAMÖ 2018/0006 Styrelsen beslutar att inte fortsätta finansieringen av Spiraprojektet under 2019 då det saknas ekonomiskt utrymme inom budgetramen. Styrelsen beslutade i september att godkänna genomförande av Spiraprojektet genom Spira Norrköping Ekonomiska förening med kr avseende Eftersom Samordningsförbundet vid denna tidpunkt inte fått förslag på till delning av statlig medelstilldelning samtidigt som kostnaden för 2019 såg ut att bli ansträngd byggde beslutet på att en omprövning av kostnaden för 2019 skulle ske då de ekonomiska förutsättningarna för 2019 var klara. Spira Norrköping Ekonomiska förening presenterades dessa förutsättningar och var införstådda med detta. Parallellt kopplades den gemensamma resursen kring ESF/verksamhetsutveckling på för att tillsammans med Spira Norrköping Ekonomiska förening finna alternativa lösningar till fortsatt finansiering. Presidiets förslag är att inte finansiera Spiraprojektet under 2019 då det saknas ekonomiskt utrymme inom budgetramen för Sänt till: Arbetsmarknads- och vuxenutbildningskontoret Spira Norrköping

15 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 15(18) 182 Övriga frågor SAMÖ 2018/0046 Styrelsen tar informationen till protokollet OrdförandeIrma Görtz rapporterar från seminarium kring indikator 11 att socialstyrelsen inte kan ansvara och genomföra samkörning av personer i SUS med SCB statistik. Eventuellt kommer Försäkringskassan att ansvara för detta. Ordförande framför även ett tack till alla medarbetare för det gångna året.

16 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 16(18) 183 Summering SAMÖ 2018/0016 Styrelsen noterar informationen Styrelsemötet avslutas med en reflektion över dagens sammanträde

17 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 17(18) 184 Anmälan av delegationsbeslut SAMÖ 2018/0034 Styrelsen noterar att nedanstående beslut anmälts till styrelsen Delegationsbeslut förbundschef Datum sfattare Belopp et avser Redovisat till styrelsen Förbundschef kr Frukostmöte i Finspång

18 SAMMANTRÄDESPROTOKOLL 18(18) 185 Rapporter med mera SAMÖ 2018/0011 Styrelsen tar informationen till protokollet Styrelsen delges rapporter enligt förteckning nedan Diarienummer Titel Från/till SAMÖ 2018/ NNS arbetsutskott Nationella nätverket för samordningsförbund SAMÖ 2018/ NNS extra årsmöte Nationella nätverket för samordningsförbund