Anna Svensson den 7 januari Samordningsförbundet Östra Östergötland

Transkript

1 Plats och tid: Repslagaregatan 12 Norrköping, kl Närvarande: Ledamöter Tjänstgörande ersättare Irma Görtz (Norrköping Kommun) ordförande Birgitta Wessman Thyrsson (Region Öst ) Vice Orf. Anna Svensson (Arbetsförmedlingen) Malin Masimov (Försäkringskassan) Ulla Wallering Fall(ValdemarsvikKommun) Gunweig Svensson (Söderköping Kommun) Ersättare Övriga Claes Hallert ( Region Östergötland ) Peter Johansson ( Förbundschef ) Criss Hagfeldt ( Norrköping Kommun) Ann-Marie Pettersson Håkan Lind ( Arbetsförmedlingen ) ej närvaro Helena Wetterfall Susanne Karlsson (Försäkringskassan) ej närvaro Karina Nilsson Per Hollertz (Valdermarsvik Kommun) ej närvaro Katarina Karlberg (Söderköping Kommun) Utses att justera: Plats och tid för justering: Anna Svensson den 7 januari Samordningsförbundet Östra Östergötland Sekreterare: Paragrafer: Karina Nilsson Ordförande: Justerare: Nämnd e.d.: Irma Görtz Anna Svensson BEVIS Justeringen har tillkännagivits genom anslag på Norrköpings kommuns anslagstavla Samordningsförbundet Östra Östergötland Sammanträdesdag: Datum för uppsättning av anslag: Datum för nedtagning av anslag: Förvaringsplats för protokollet: Samordningsförbundet Östra Östergötland Underskrift: Karina Nilsson

2 145 Fastställande av föredragningslistans innehåll Styrelsen för Samordningsförbund Östra Östergötland fastställer föredragslistans innehåll. Och utser Anna Svensson att justera dagens protokollet. Samt presentation av den nya styrelsesekreteraren Helena Wetterfall

3 146 Uppföljning av plattform Norrköping SAMÖ 2015/0062 Styrelsen tar informationen till protokollet Tina Johansson med medarbetare från plattformen informera styrelsen hur man har gott till väga och hur man har byggt upp plattform Norrköping.

4 147 Redovisning av rapport kring kartläggning av förstegsinsatser och social rehabilitering SAMÖ 2015/0038 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen beslutade i augusti att godkänna förslag till kartläggning av behov av förstegsinsatser och social rehabilitering i Norrköpings kommun under tre månader. Kartläggningen skulle omfatta alla huvudmän som ingår i förbundet. Kartläggningen är genomförd som en intervjustudie med 21 representanter från Samordningsförbundet Östra Östergötlands huvudmän. Representanterna var både chefer och medarbetare från Arbetsmarknadskontoret, Plattform Norrköping, Vård- och omsorgskontoret, Socialkontoret, NP-samverkan, Aktema, SAFE, Rehab Öst (inklusive Rehabresurs samarbete och Vardagsrevidering), Försäkringskassan (sjukpenning samt aktivitetsersättning), Arbetsförmedlingen (Rehabsektionen, Jobbgarantin för ungdomar samt Fördjupat stöd) samt rehabsamordnare från Region Östergötland. Totalt genomfördes 15 intervjuer under tidsperioden 16 oktober till den 27 november Rapporten redovisas i bilagda handling.

5 148 Information kring samordningsförbundets delegations- och beslutsordning SAMÖ 2015/0072 Styrelsen tar informationen till protokollet Kansliet informera styrelsen kring samordningsförbundet delegations- och beslutsordning.

6 149 Omvärldsbevakning information från respektive huvudman SAMÖ 2015/0073 Omvärldsbevakning information från respektive huvudman Det beslutade att Malin Masimov Försäkringskassan och Anna Svensson Arbetsförmedlingen på nästa styrelsemöte redogör för respektive myndighets regleringsbrev som kommer nu i december. Samt delas uppdraget till presidiet att ta fram förslag till upplägg för den här punkten.

7 150 Revisionsbedömning av delårsrapport 2015 samt basgranskning av samordningsförbundet Östra Östergötland 2015 SAMÖ 2015/0071 Styrelsen tar informationen till protokollet samt ger kansliet i uppdrag att ta fram förslag till skriftligt svar på revisorernas frågeställning som redovisas på styrelsemötet i januari. Revisorerna har lämnat revisionsbedömning av delårsrapport 2015 samt lämnat rapport på basgranskning av samordningsförbundets verksamhet under I basgranskningen trycker revisorerna på vikten av att internkontrollen avseende de verksamhetsbaserade processerna och rutinerna utvecklas. Revisorerna vill även, senast den 19 februari, få svar på följande frågeställning; Hur kommer direktionen att arbeta fortsättningsvis med att utveckla verksamhets- och budgetplanen till mer konkreta och kortsiktiga mål som är uppföljningsbara?

8 151 Redovisning av genomförd risk och väsentlighetsanalys samt förslag till internkontrollplan för 2016 SAMÖ 2015/0068 Styrelsen tar informationen till protokollet. Styrelsen för Samordningsförbundet Östra Östergötland har identifierat ett antal processer som berör den interna kontrollen och utifrån detta genomfört en riskoch väsentlighetsanalys. Presidiet har därefter bearbetat resultatet av risk- och väsentlighetsanalysen och tagit fram förslag till åtgärder samt lämnat förslag på punkter som bör ingå i interkontrollplanen för Presidiets tanke är att förslaget diskuteras på decembermötet samt att beslut till internkontrollplan för 2016 beslutas på styrelsemötet i januari.

9 152 Val av två ledamöter för genomförande av internkontroll enligt internkontrollplan under år 2016 SAMÖ 2015/0068 Styrelsen bordlägger ärendet till nästa styrelsemöte. Enligt kommunallagen har styrelsen ansvar för att det finns en god intern kontroll inom samordningsförbundets verksamheter samt att verksamheten bedrivs på ett tillfredställande sätt. Enligt förbundets rutin för interkontroll skall två ledamöter från styrelsen utses för att genomföra internkontroll enligt internkontrollplan för år 2016.

10 153 Förslag till riktlinje för bidrag till myndigheter som bemannar med personal till verksamheter som finansieras av samordningsförbundet SAMÖ 2015/0074 Styrelsen godkänner bilagda riktlinje. Kansliet har tagit fram ett förslag till riktlinje för bidrag till myndigheter som bemannar med personal till verksamheter som finansieras av samordningsförbundet. Förslaget är att samtliga kostnader som har med bemanningen av personal godkänns av förbundet. Samtliga kostnader skall dock kunna styrkas med kostnadsunderlag. Kostnad som berör bemanning av samverkansteam, styrgrupper eller som berör kostnader kring hantering av rekvisitioner eller fakturor godkänns inte av förbundet. Förslag till riktlinje redovisas i bilagda handling.

11 154 Omförhandling av bidrag till Söderköpings kommun gällande plattform Söderköping SAMÖ 2013/0078 Styrelsen godkänner kostnad för arbetsledning gällande plattform Söderköping med totalt kr under 2015 under förutsättning av kostnaden kan styrkas. Söderköpings kommun, arbetsmarknadsenheten, har begärt omförhandling av samverkansavtalet gällande plattform Söderköping. Anledningen till omförhandlingen är att arbetsmarknadsenheten vill få täckning för kostnad som handlar om arbetsledning gällande de tre koordinatorer som är anställda i plattform Söderköping. Kostnaden finns inte med i kalkylen för Den totala kostnaden handlar om kr för 2015 och avser 10% av den totala arbetsledningskostnaden. Frågan har diskuterats på förbundets presidium. Förslaget är att kostnaden för arbetsledning godkänns av förbundet under förutsättning att den kan styrkas. Sänt till: Gry Andersson, arbetsmarkansenheten, Söderköpings kommun.

12 155 Tecknade av samverkansavtal kring genomförande av plattform Norrköping avseende perioden samt godkännande av budget 2016 SAMÖ 2015/0075 Styrelsen beslutar teckna bilagda samverkansavtal kring genomförande av plattform Norrköping samt godkänner den totala budgeten för Kansliet har utarbetat förslag till samverkansavtal kring genomförande av plattform Norrköping. Avtalet tecknas mellan Samordningsförbundet, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Närsjukvården i östra Östergötland, samt Norrköpings kommuns arbetsmarknadskontor, socialkontor och vård- och omsorgskontor. I avtalet svarar samtliga parter för den personella bemanningen av plattformen och erhåller därför ett bidrag för sin faktiska kostnad. Därutöver förbinder sig samtliga parter att gemensamt bidra med de ordinarie resurser och insatser som finns till förfogande utifrån gällande förordningar och aktuell lagstiftning. Vidare medverkar och bemannar samtliga parter lokalt samverkansteam bestående av operativ personal från samtliga huvudmän samt bemanning med representanter till lokal styrgrupp för operativ ledning, styrning och uppföljning av plattformaen. Därutöver svarar den lokala styrgruppen även för framtagande av lokal behovsanalys samt hantering och analys av eventuella systemfel. Den totala budgeten för plattformen beräknas uppgå till kr för Avtalsperioden föreslås omfatta tre år med årsvisa avstämningspunkter för ev. justering av uppdrag och kostnadsersättning. Förslag till samverkansavtal samt budget 2016 redovisas i bilagda handlingar. Sänt till: Socialkontoret i Norrköping, Närsjukvården i Östra Östergötland, Arbetsförmedlingen, Arbetsmarknadskontoret, Vård- och omsorgskontoret.

13 156 Tecknade av samverkansavtal kring genomförande av plattform Söderköping och Valdemarsvik avseende perioden SAMÖ 2015/0076 Styrelsen beslutar teckna bilagda samverkansavtal kring genomförande av plattform Söderköpings och Valdemarsvik. Kansliet har utarbetat förslag till samverkansavtal kring genomförande av plattform Söderköping och Valdemarsvik. Avtalet tecknas mellan Samordningsförbundet, Arbetsförmedlingen, Försäkringskassan, Geria Care, Närsjukvården i östra Östergötland, samt Söderköpings och Valdemarsviks kommuner. I avtalet svarar Söderköpings och Valdemarsviks kommuner för den personella bemanningen av plattformarna och erhåller därför ett bidrag för sin faktiska kostnad. Därutöver förbinder sig samtliga parter att gemensamt bidra med de ordinarie resurser och insatser som finns till förfogande utifrån gällande förordningar och aktuell lagstiftning. Vidare medverkar och bemannar samtliga parter lokalt samverkansteam bestående av operativ personal från samtliga huvudmän samt bemanning med representanter till lokal styrgrupp för operativ ledning, styrning och uppföljning av plattformarna. Därutöver svarar den lokala styrgruppen även för framtagande av lokal behovsanalys samt hantering och analys av eventuella systemfel. Avtalsperioden föreslås omfatta tre år med årsvisa avstämningspunkter för ev. justering av uppdrag och kostnadsersättning. Förslag till samverkansavtal redovisas i bilagda handlingar. Sänt till: Försäkringskassan, Valdemarsvik kommun, Geria Care i Söderköping, Arbetsförmedlingen, Söderköpings kommun, Närsjukvården

14 157 Tecknande av samverkansavtal kring NPsamverkan samt godkännande av budget avseende 2016 SAMÖ 2015/0077 Styrelsen beslutar teckna bilagda samverkansavtal kring NP-Samverkan samt godkänner den totala budgeten avseende 2016, under förutsättning av erforderliga beslut från ägargruppen samt komplettera i underlaget till inriktning av NP-Samverkan 2016 gällande skrivningen kring screeningen med I de fall det finns screenare hjälper de sin egen verksamhet... Styrelsen har i verksamhetsplanen för 2016 förslag på att förlänga NP- Samverkan under 2016 för att möjliggöra en implementering till ordinarie verksamhet. Under hösten har en politisk process inletts kring implementeringen likaså har frågan tagits upp med ägarna. Ett förstärkt ägarmöte kommer att genomföras den 18 december där en av punkterna handlar om förlängning av NP-Samverkan under 2016 för att möjliggöra en implementering. Styrgruppen för NP-Samverkan har utarbetat förslag till inriktning av NP-Samverkan under 2016 som bl.a. handlar om att under 2016 arbeta med en bredare åldersgrupp i åldrarna I förslaget till samverkansavtal svarar arbetsmarknadskontoret för 0,8 tjänst som coach, vård-och omsorgskontoret med 2,8 tjänst som coach samt 0,4 tjänst som projektledare. Närsjukvården svarar för lokal och lokalvård till coacherna. Förslag till samverkansavtal och inriktning samt budget 2016 redovisas i bilagda handlingar. Den totala budgeten beräknas uppgå till kr för Sänt till: Försäkringskassan, Socialkontoret, Söderköpings kommun, Arbetsförmedlingen, Arbetsmarknadskontoret, Vård- och omsorgskontoret, Valdemarsviks kommun, Närsjukvården i Östra Östergötland, Capio psykiatri.

15 158 Tecknande av uppdragsavtal med Försäkringskassan avseende köp av processledare under 2016 SAMÖ 2015/0078 Styrelsen beslutar att teckna bilagda uppdragsavtal med Försäkringskassan avseende köp av processledare under I verksamhetsplanen för 2016 föreslås kansliet utökas med en resurs som processledare med inriktning på kommande utvecklingsarbete under året. De utvecklingsområden som berörs är bl.a. styrelsens utvecklingsarbete, varumärkesarbete, kommunikationsplan, internkontroll, stöd till pågående verksamheter och metodutvecklingsprojekt. Förslag till uppdragsavtal redovisas i bilagda handling. Sänt till: Försäkringskassan

16 159 Budgetuppföljning november 2015 Styrelsen godkänner bilagda budgetuppföljning för november Kansliet har tagit fram budgetuppföljning för november månad. Uppföljningen bygger på faktiskt utfall och prognostiserad kostnad utifrån de beslut styrelsen fattat.

17 160 Övriga frågor, Anmälan av delegationsbeslut, Övriga frågor pärmen Finspångs samordningsförbund har haft ägarmöte och är nu öppna för samgående med Samordningsförbundet Östra Östergötland. Information om revidering av förbundsordningen genom initiativ från Försäkringskassan. Reviderat förslag till förbundsordning är avstämd med Försäkringskassans huvudkontor. Det som inte är klart är hur ersättningen skall se ut till ledamöter, ersättare och revisorer samt om och hur särskilt årsarvode till ordförande och vice ordförande skall utgå. Försäkringskassans ägarrepresentant önskar att styrelsen bereder frågan. Styrelsen uttrycker att beredningen av ersättningsfrågan är en ren ägarfråga som styrelsen inte tar ställning till. Förbundschefen får i uppdrag att meddela detta till Försäkringskassans ägarrepresentant. Ordförande Irma Görtz vill tacka samtliga i förbundet för det jobb man gör samt önskar alla en riktigt God Jul, vice ordförande Birgitta önskar ordförande detsamma.