IT-lösningar. Guide, Lyncstöd i Centrex - Presence och chat. Lync i Centrex. Telia Centrex version Maxi 1 (9)

Transkript

1 Contact Management for Centrex & Virtual PBXs IT-lösningar Lync i Centrex Guide, Lyncstöd i Centrex - Presence och chat Telia Centrex version Maxi Copyright trimum.se 1 (9)

2 Innehåll 1 ÄNDRINGSINFORMATION LYNCSTÖD I MARVIN OCH CENTREX GUIDE FÖR LYNCANVÄNDARE Vad syns i Lync? Do not disturb i Centrex GUIDE FÖR TELEFONISTER Presence - Vad syns i telefonistplatsen? Chat i telefonistplatsen GUIDE FÖR TELEFONISTÖDSANVÄNDARE GUIDE FÖR CENTREX PLUS-APPEN KONFIGURERA LYNCSTÖD Ändringsinformation Rev. Ändring Datum A Första utgåvan B Utökad Lyncinformation i Centrex Plus (9)

3 2 Lyncstöd i Marvin och Centrex Lyncintegration i Centrex består av två delar, telefoniintegrationen, där Lync blir en anknytning i Centrex, och presence-resp. chatintegrationen. Den senare delen benämns Lyncstöd och innefattar allt som har med integrationen mellan Marvin och Lync att göra. Den är helt oberoende av telefoniintegrationen och fungerar alltså även utan den. Den här guiden beskriver Lyncstöd för telefonister och vanliga användare av Telia Centrex Telefonistöd och Centrex Plus-appen och av Lync. 3 Guide för Lyncanvändare 3.1 Vad syns i Lync? I Lync syns "Centrexväxeln" som en kontakt, som är möjlig att lägga upp i kontaktlistan i Lync. Exakt vad den heter bestämmer administratören vid installationen. Om centrexväxeln är "Online/Available" (grön färg) är det möjligt att starta en chat med växeln. Chattbegäran visas för alla telefonister och den som först besvarar den får den. Övriga, som kan se statusinformationen även om de saknar Lync, är telefonister och katalogadministratörer samt användare av Telia Centrex Telefonistöd på intranätet och av appar för smartphones. Lyncanvändare har relationen colleagues med växeln. 3.2 Do not disturb i Centrex Statusen Do not disturb i Lync kan konfigureras så att den omvandlas till en hänvisning på anknytningen i Centrex. Det finns ett antal olika sätt att konfigurera den, vilket som gäller bestämmer företagsadministratören: 3 (9)

4 1. Den vanligaste hänvisningen är den där talbeskedet till påringande är "Inte anträffbar för tillfället, vill du tala med telefonist...". Men det gå att välja fritt mellan 9 st. orsaker. 2. Det går att välja om telefonen ska påverkas (hård hänvisning) eller om informationen bara ska synas i Centrexkatalogen för telefonister och andra användare (mjuk hänvisning). Observera, 1. Om statusen ändras från DnD i Lync kommer eventuell hänvisning att tas bort omedelbart. Om Lync själv ändrar status från DnD till något annat p g a att användaren är overksam x minuter eller liknande så kommer hänvisningen också att tas bort. 2. Vissa hänvisningar tas bort automatiskt vid midnatt medan andra ligger kvar tills de tas bort manuellt. Vad som gäller beror på vilken "DnD-hänvisning" som valts. Om den tas bort vid midnatt kan det inträffa att telefonen har öppnats trots att DnD fortfarande gäller i Lync. 3. Hänvisningar kan sättas och tas bort från olika håll: från telefonens knappsats, från appar i smartphones, av telefonist, från kalender/scheman eller från webben (Telefonistöd). Grundregeln är att hänvisningar som sätts direkt, DnD är en sådan, skriver över sådana som satts av kalender/schema. Detta kan alltså vara en orsak till att ett schema inte fungerar. Om användaren vill tillåta chat från telefonisterna under DnD kan de ändra relationen med växeln till workgroup. DnD-statusen visas då som Busy. Urgent interruptions only och det är möjligt för telefonist att starta en chat. 4 (9)

5 4 Guide för telefonister 4.1 Presence - Vad syns i telefonistplatsen? Alla anknytningar med Lyncstöd har några speciella egenskaper, som telefonisterna i Centrex ser: 1. Om Do not Disturb är konfigurerat så att hänvisning ska göras visas motsvarande hänvisning på vanligt sätt. På bilden har den normala hänvisningstexten bytts ut till "Stör ej" av administratören. Om användaren har placerat telefonisterna i sin workgroup är det möjligt att bryta igenom och starta en chat. Statusen visas då inte som Do not disturb utan som Busy. Urgent interruptions only. 2. I Presence-kolumnen (som kan ha namngetts till någott annat), visas statusinformationen från Lync: a. Online Tillgänglig b. Away/Be Right Back Ej tillgänglig c. Busy/-in-a-call/-in-a-meeting/-in-a-conference Upptagen d. Do not disturb Stör ej e. Offline/Unknown/None Status är okänd 3. Lync-id anger användarens identitet i Lync-växeln. Det är den som knyter ihop Centrex med Lync för varje användare. 4. Personligt meddelande ("Personal note") och platsen ("Location"), som båda anges i Lync av användaren själv. Observera, texterna och kolumnerna är konfigurerbara så det kan se annorlunda ut. 5 (9)

6 4.2 Chat i telefonistplatsen Telefonisten startar en chat genom att markera användaren i sökresultatlistan, högerklicka och välja Chat. Användaren svarar på vanligt sätt i sin Lync-klient. Anropet kommer från "Växeln". Anrop från användaren till växeln visas för alla aktiva telefonister genom att chat-fliken blinkar: Den telefonist som först svarar får chatkanalen. 6 (9)

7 5 Guide för Telefonistödsanvändare I Presence-kolumnen, eller vad den har namngetts till, visas statusinformationen från Lync för alla användare/kollegor som har Lync: Online Away/Be Right Back Busy/-in-a-call/-in-a-meeting/-in-a-conference Do not disturb Offline/Unknown/None Tillgänglig Ej tillgänglig Upptagen Stör ej Status är okänd Om Do not disturb är konfigurerat så att den styr hänvisning syns en en hänvisning parallellt med statusen i sökresultatlistan. I detaljinformationen för varje person syns följande: Observera, vilka kolumner och vilka texter texterna som visas är konfigurerbart så det kan se annorlunda ut. 7 (9)

8 6 Guide för Centrex Plus-appen Följande information hämtas direkt från Lync och visas i appen - Närvarosymbol (presence): röd, grön, gul eller grå boll - Motsvarande text: Busy, busy in-a-call, available,...etc. - Statustexten som användaren själv skrivit in i Lync (Idag jobbar jag...) - Platsen (location) som användaren själv valt i Lync (Skrivbordet) Lyncinformationen visa på flera ställen: - på startsidan visas den egna Lyncinformationen, om man har Lync, tillsammans med aktuell hänvisning i statusfältet. - på startsidan för de kontakter man lagt upp i bevakningslistan - i sökresultat och detaljinformation Exempel från startsidan där bevakningslistan innehåller två kontakter med Lync: 8 (9)

9 7 Konfigurera Lyncstöd En gateway-programvara placeras på företagets nät. Den loggar in i Lync, som en speciell användare, och speglar information från Lync till Marvin. Installationen beskrivs i 081-OPI-MARVIN-01SE. Där beskrivs vilka uppgifter som behöver tas fram för en korrekt inloggning i Lync. För att gatewayen ska anslutas korrekt på andra sidan mot Marvin, måste Telia och företaget bestämma: 1) Gatewayens URI (identitet) i Lync. Exempel: centrex.marvintelefonist@mycompany.net 2) Portnummer för kommunikationen mellan gateway och Marvin. I nuläget måste den ligga i intervallet Anm: Övriga uppgifter är desamma som behövs för att ansluta telefonister och andra Marvin Maxitjänster. Med detta underlag genererar Telia en värdehandling med alla uppgifter som behövs för installationen. 9 (9)