Projektet Hållbar Destinationsutveckling i Kiruna Swedish Lapland.

Transkript

1 Förfrågningsunderlag Bifogas till förfrågningsunderlaget: Fördjupad projektbeskrivning Hållbar destinationsutveckling i Kiruna Swedish Lapland. 1.1 Uppgift/syfte Produktutveckling med inriktning exportmognad och säsongsförlängning med hållbarhet i fokus. Utbildningsinsatsen syftar till att hjälpa mikro- och småföretagare inom besöksnäringen att affärsutveckla mot den internationella marknaden, genom att öka kunskapen och förståelsen för den internationella målgruppens behov och drivkrafter. 1.2 Bakgrund Projektet Hållbar Destinationsutveckling i Kiruna Swedish Lapland. Kiruna Lappland Ekonomisk Förening (nedan kallad KLEF) är ägare av projektet. Sverige behöver fler hållbara destinationer som är internationellt konkurrentkraftiga. Regeringen har via Näringsdepartementet gett uppdraget till Tillväxtverket att genomföra insatser för att stärka och utveckla hållbara turistdestinationer samt stärka innovationsförmåga, kvalitet och konkurrenskraft. Kiruna är en av de fem utvalda destinationerna som regeringen anser har stor potential att växa på de internationella marknaderna. Kiruna har årligen kommersiella gästnätter varav 30 % kommer från utlandet, vilket visar på en internationell efterfrågan. De kärnvärden som identifierats hos destinationen är äkta, exotiskt och kontraster. Kiruna marknadsför sig under varumärket Kiruna in Swedish Lapland. Destinationens reseanledningar spänner från vildmarken/naturen, ICEHOTEL, norrsken, midnattssol och det samiska ursprunget till gruva och den världsunika utvecklingen av en rymddestination med rymdresor för privatpersoner. För att nå målet om fördubblad omsättning behöver destinationen skapa en grund för utveckling av fler produkter. Vi behöver stärka både kraven och incitamenten till att förnya och utveckla produkter anpassade till morgondagens gäst. Det krävs utveckling inom redan existerande turismföretag men också nyetableringar. Vi behöver skapa möjligheter för företagen att säsongsförlänga sin verksamhet och se affären i produktutveckling mot säsonger som i dagsläget inte är starka men har potential. I arbetet med tematisering inom t.ex. rymd, norrsken, Technical Visit och samiska aktiviteter m.fl. kan förutsättningar skapas för säsongsutjämning samt produktutveckling mot områden som enligt strategin för Sverigebilden är intressanta för morgondagens gäster. Vi behöver fler företag som blir ekonomiskt hållbara, kan växa, anställa personal, attrahera kompetens samt vara bokningsbara enligt researrangörernas krav. Vi behöver företag som kan lägga kraft på produktutveckling och diversifiering, marknadsföring och sälj.

2 1.3 Mål En av målsättningarna inom ramen för projektet Hållbar destinationsutveckling i Kiruna Swedish Lapland är att 60 nya produkter utvecklas inom destinationen och att 20 företag säsongsförlänger sin verksamhet. Målgrupp för utbildningsinsatsen: Destination Kiruna in Swedish Lapland: Mikro- och småföretag som idag 2013 inte arbetar systematiserat på den internationella marknaden och därmed inte valt primär/sekundär marknad. - Mikroföretag, som har färre än 10 anställda. - Småföretag, som har mellan 10 och 49 anställda. Definition av exportmogen: Att vara exportmogen handlar om att känna den internationella målgruppens behov och drivkrafter för att kunna anpassa den egna verksamheten och erbjuda produkter och tjänster som matchar deras efterfrågan. (Källa: VisitSweden) 1.4 Omfattning och arbetsform Uppdragets skall kännetecknas av hög kvalitet. Vi vill att konsulten lämnar in offert med beskrivning av genomförande med hänsyn till punkterna: 1. Företaget (inom). Beskriv hur ni avser att arbeta med företagens affärsidé och vision, SWOT-analys på företaget, produkten, exportstyrkor och framgångsfaktorer på befintliga marknader. 2. Företaget (inom). Beskriv hur ni avser att arbeta med företagens produktutbud, innehåll, anpassning till marknad/målgrupp, konkurrent fördel/nackdel, prissättning och tema/positionering. 3. Företaget (utanför). Beskriv hur ni avser att arbeta med företagens samarbetspartner/partnerskap och konkurrenter hemmavid. Vilken position i värdekedjan (ex transportör/hotell). 4. Företaget och marknaden. Beskriv hur ni avser att arbeta med företagens marknadsval, primär/sekundär marknad, marknadsundersökningar, konkurrensanalys internationellt, benchmarking och priskalkyl etc. 5. Företaget och kunden. Beskriv hur ni avser att arbeta med företag och kund. Vad vill kunden ha? Behov? Drivkrafter? Målgrupp? 6. Handlingsplan. Beskriv hur ni avser att arbeta med en handlingsplan. 7. Coachning/rådgivning. Beskriv hur ni avser att arbeta med coachning/rådgivning mellan och efter utbildningstillfällena.

3 Viktiga faktorer som ska känneteckna arbetet är: Att konsulten utför arbetet i nära samverkan med beställaren. Skapa förutsättningar för berörda aktörer att delta i en kreativ och kvalitativ affärsutvecklingsprocess mot internationell marknad med hänsyn till effektivitet och hållbarhet. Inför olika faser i arbetet presentera förslag på genomförandeplan och kontinuerligt förankra förslaget med beställaren. Nära och förtroendefullt samarbete mellan konsult och beställare som leder till ett effektivt kunskapsutbyte. Tydlig struktur för möten samt vilka beslut som fattas vid respektive mötestyp. Vid behov ge utrymme för utredning av alternativa förslag och lösningar. Aktiv styrning av uppdraget för att uppnå optimal funktion och ekonomi. Öppen och tydlig dialog och samverkan med berörda aktörer. Ta fram en tydlig och gemensam målbild. Uppdraget omfattar att svara för processledning, planering och genomförande. Uppdraget genomförs resurseffektivt. I uppdraget ingår att ta fram en projektplan med avstämningstillfällen och säkerställa processen med berörda aktörer. Konsulten ska tids- och resursmässigt redovisa en planering av uppdragets genomförande i en plan. Konsulten svarar för att löpande, vid behov uppdatera planen genom hela uppdraget. Vilka aktörer som ska medverka beslutas gemensamt av beställare och konsult. Vidare fattar beställare i samråd med konsulten beslut om hur, vem och när i tid kontakt med respektive extern aktör skall genomföras. Konsultens projektorganisation Konsulten ska ange sin planerade organisation med namngivna ansvariga. Eventuellt utbyte av angiven personal skall godkännas av beställaren. Beskriv vilket nätverk ni har tillgång till för att kunna säkerställa företagens individuella behov av rådgivning. Konsulten ska driva ovanstående uppdrag och tillkommande aktiviteter i nära samråd och samarbete med beställaren. Konsulten ansvarar för korrekthet i faktaredovisning, språk, verktyg samt i återgivning av t.ex. genomförda intervjuer/möten. Protokoll och minnesanteckningar tillställs beställaren via e-post senast en vecka efter genomfört möte eller på annat sätt beslutat av beställaren. Beställarens projektorganisation Beställarens projektledare är Dharma Johansson och Martina Rosenberg, trainee inom upplevelseproduktion. Det finns tillgång till en referensgrupp.

4 Beställaren ansvarar för: Att skriva under handlingar som ska lämnas för yttrande. Att skriva under utskick och kallelser till bland annat kommuner, myndigheter, föreningar, intressenter etc. Den formella dialogen och samråd. Kontakter med press och medier. Information om projektet gentemot media, allmänhet etc. Beställaren kan löpande inkomma med synpunkter på konsultens framtagna material bl.a. genom att ansvariga hos konsulten kontinuerligt kommunicerar med projektledare/projektstöd hos beställaren. Beställaren kommer, inför slutleverans men efter konsultens egenkontroll, att genomföra en översyn/granskning av konsultens dokumentation. Konsulten och beställaren ska tillsammans eftersträva att visionen Noll fel vid leverans av minnesanteckningar och rapporter uppnås. Denna vision förutsätter att samarbetet mellan organisationerna bygger på en gemensam syn på uppdragets genomförande och förståelse för respektive parts ansvar och åtagande. 1.5 Dokumentation Konsulten ska dokumentera och lämna en projektrapport som beskriver processen/måluppfyllelse, en deltagarutvärdering samt en rekommendation för framtida åtgärder. Utformningen av projektrapporten samt dokumentationskrav sker i uppstart och i diskussion med Kiruna Lappland Ekonomisk Förening. 1.6 Offert Offertförfrågan ska godkännas av Kiruna Lappland Ekonomisk Förenings styrelse. Offerten skall vara skriftligt undertecknad med behörig företrädare. Offerten märks på kuvertet eller i e-post med rubriken affärsutveckling mot internationell marknad. Offerten skall vara inkommen senast Offertsvar lämnas senast vecka 36 Offerten är giltig t o m Offert adresseras till: Kiruna Lappland Ekonomisk Förening Att: Dharma Johansson Lars Janssonsgatan Kiruna Offert inskickad via e-post adresseras till: dharma@kirunalapland.se Offerten skall grunda sig på de förutsättningar och villkor som anges i detta förfrågningsunderlag.

5 1.7 Pris Anbudet skall anges i pris per deltagare. Priset skall anges i svensk valuta och exklusive moms. Arbetstid, möten, inklusive reskostnader, kopiering, utbildningskostnader skall ingå i det offererade beloppet per deltagare. Timkostnader och funktioner skall anges för varje angiven person. Resekostnadsersättning per mil, där arbetstid ingår, skall anges. Om inte annat avtalas med beställaren, utgör offererat belopp det högsta ersättningsbelopp per deltagare som beställaren har betalningsansvar för. Ange pris för utbildning för: 1 5 deltagare 6 12 deltagare 1.8 Fakturering och betalning Betalning sker efter utfört och levererat uppdrag/deluppdrag. Fakturering skall vara KLEF tillhanda senast 15 dagar efter levererad beställning. Betalning sker 30 dagar netto efter mottagen och godkänd faktura. Eventuella fakturerings- och/eller expeditionsavgifter debiteras inte. Faktureringsunderlag skall medfölja fakturan och redovisas på sådant sätt att det är lätt kontrollerbar mot fakturan. Faktura skall innehålla uppgift om beställarens namn, telefonnummer, leveransdag och beställningsnummer. Fakturaadress är: Kiruna Lappland Ekonomisk Förening LUL10277 Box Östersund 1.9 Nyttjande- och ägande rätt Beställaren skall ha full nyttjande- och ägande rätt till samtliga handlingar som konsulten upprättat inom uppdraget Leveransvillkor Offertgivare skall vara beredd att påbörja uppdraget snarast efter erhållet uppdrag under september månad Första utbildningen skall slutföras senast mars 2014, och sammanställningen enligt överenskommet tillhanda KLEF vid samma tidpunkt, om ej annat avtalats med KLEF. KLEF kan komma avropa fler än ett utbildningstillfälle under projektets tid.

6 1.11 Kravspecifikation Den offererande konsulten skall lämna in en beskrivning på vilket sätt företaget arbetar ur ett hållbarhetsperspektiv. Presentation av företaget och projektorganisationen. Den offererade konsulten förutsätts kunna arbeta självständigt i nära samarbete och kommunikation med beställaren. I samband med kontrakt med den upphandlade konsulten fastställs datum för möten och löpande rapportering för att säkerställa leveransdatum. Den offererade konsulten skall kunna redovisa alla kostnader. Den offererade konsulten skall ha erfarenhet att arbeta inom offertförfrågans uppdrag. Tre referensuppdrag, med kontaktuppgifter, bifogas till offerten, vilka ej får vara äldre än 5 år. Referensuppdragen skall ha varit utförda av personer som är tänkta att arbeta i projektorganisationen. Leverantören ska i offertsvaret beskriva hur man avser resurssätta projektorganisationen, samt nätverket, för att i uppdraget uppnå effektivt genomförande med hög kvalitet utifrån redovisade frågeställningar och förutsättningar. CV över personal som är tilltänkt för uppdraget med personliga meritförteckningar. Där kraven är: Kunskap: Adekvat högskoleutbildning. God erfarenhet av produktutveckling och utbildning mot exportmognad. God kunskap om destinationsutveckling och insikt inom besöksnäringen och destination Kiruna Lappland. God erfarenhet av analys-, strategi- och metodutvecklingsarbete. God insikt, förståelse för implementering av den nationella strategin för Svensk Besöksnäring. Ledning: Verifierad förmåga att coacha och leda projekt/utbildningar. Uppvisa god förmåga och erfarenhet att coacha individer och företag. Offert kan lämnas av en organisation som innehar giltig F- eller FAskattsedel Prövning Prövning av offertgivare kommer att ske med avseende på punkterna: Pris, erfarenhet, kompetens, hållbarhet, resurser och referenser.

7 1.13 Upplysningar Frågor skall ställas skriftligen. De besvaras skriftligt och delges alla anbudslämnare. Frågor kan ställas till och med 10 dagar före sista dag för inlämnande av offert. Frågor ska ställas med e-post till samtliga två e-postadresser. Upplysningar angående förfrågningsunderlaget lämnas av: Dharma Johansson Martina Rosenberg 1.14 Beställarens rätt att uppsäga och häva avtalet Uppdragstagaren har rätt att häva upphandlingskontraktet med kontrakterad konsult om denna underlåter att i rätt tid fullgöra de åtagande som följer denna offert och uppdragsbeskrivning och rättelse ej sker utan dröjsmål efter skriftlig erinran. Underlåtenheten skall vara av väsentlig betydelse Överlåtelse Offertgivare får ej överlåta avtalet på annan fysisk eller juridisk person utan KLEFS skriftliga medgivande Vite Vite vid leveransförsening utgår till beställaren för varje påbörjad dag som förseningen varar. Vite utgår med 5 % per dag av beräknad total ersättning för denna leverans. Vite utgår under maximalt 10 dagar. Beställaren äger rätt att efter eget val tillgodogöra sig upplupet vite antingen genom att göra avdrag på priset eller genom att till anbudsgivaren framställa särskilt krav om betalning. Framställs sådant särskilt krav ska betalning erläggas inom 30 dagar från den dag kravet framställdes.

8