1. Anbudsinbjudan. Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion. Upphandlande organisation. Inbjudan och bakgrund

Transkript

1 Förfrågningsunderlag - Upphandlarversion Upphandlande organisation Stockholms läns sjukvårdsområde Ergul Araz Upphandling Upphandling av ramavtal avseende beredskapstolkning till personer med döv-7 dövblindhet samt hörselnedsättning XXX Symbolförklaring: Texten ingår i annonsen Texten/frågan innehåller krav som måste uppfyllas Texten kommer att ingå i avtalet Texten ingår i kvalificeringen Texten kommer att publiceras i avtalskatalogen Texten innehåller sekretessbelagd information Frågan är viktad och ingår i delen av upphandlingen Frågan besvaras av köparen 1. Anbudsinbjudan Inbjudan och bakgrund Inbjudan SLSO inbjuder leverantörer att inkomma med anbud gällande beredskapstolkning till personer med döv-/dövblindhet och hörselnedsättning. Bakgrund Stockholms läns sjukvårdsområde (SLSO), Organisationsnummer Upphandling och Inköpssupport För mer information om SLSO: SLSO är en del av Stockholms läns landsting (SLL) med uppdrag att utveckla och bedriva vård nära patienten. Vi bedriver hälso- och sjukvård över hela Stockholms län inom bland annat primärvård, psykiatri, barn och ungdomspsykiatri, rättspsykiatri, geriatrik, avancerad sjukvård i hemmet, beroendevård, hjälpmedelsverksamhet och habilitering. Primärvården omfattar vårdcentraler, närakuter, lättakuter, barnläkarmottagningar, barnoch mödrahälsovård, ungdomsmottagningar och rehabiliteringsenheter. Vi finns nära våra patienter och vår verksamhet är ofta befolkningens första kontakt med vården. Vi är cirka anställda vid 800 enheter och omsluter ungefär 9 miljarder kronor per år. Vår organisation präglas av ett långt delegerat chefsansvar. Våra verksamhetschefer är totalansvariga för sina respektive verksamheter vad gäller personal-, budget- och verksamhetsfrågor. Tolkverksamheten drivs av Tolkcentralen (TC) inom SLSO som förutom tolkverksamheten bedriver primärvård, psykiatri, geriatrik, beroendevård etc. I TC 's uppdrag ingår att ta emot beställningar samt att ta ställning till om tolkuppdraget ligger inom landstingets ansvar, samt att förmedla dessa beställningar till upphandlade leverantörer. Syfte Enligt Hälso- och sjukvårdslagen 3b ska landstinget erbjuda personer med döv-/dövblindhet och hörselnedsättning som är folkbokförda i Sverige, tolktjänst vid akuta situationer när TC har stängt. Sida 1 av 5

2 Dokument i denna upphandling Underlaget är uppdelat i tre kapitel samt fem (5) bilagor. Kapitel 1 - Anbudsinbjudan Kapitel 2 - Kravspecifikation Kapitel 3 - Kommersiella villkor (Ramavtal) Bilaga 1 - Sanningsförsäkran ska fyllas i av anbudsgivaren, undertecknas av behörig i företaget, scannas och skickas in med anbudet via Visma Tendsign. Bilaga 2 - Bemanningslista, bemanningslistan ska fyllas i av anbudsgivaren och efterfrågade dokument bifogas med anbudet via Visma Tendsign. Bilaga 3 - Referenser ska fyllas i av anbudsgivaren och bifogas som dokument med anbudet via Visma Tendsign. Bilaga 4 - Uppförandekod för leverantörer, för mer information Bilaga 5 - Prislista, anbudsgivare ska fylla i sitt anbudspris i dokumentet och bifoga med anbudet. Upphandlingens referensnummer och benämning Upphandlingen benämns "Beredskapstolkning för personer med döv-/dövblindhet och hörselnedsättning", diarienummer SLSO Upphandlingsform Denna upphandling genomförs som förenklat förfarande enligt 15 kap. 3 LOU (2007:1091) lagen om offentlig upphandling. Ansvarig upphandlare Ergül Araz, Upphandlare. Avtalsform Ramavtal. Avtal kommer att tecknas med endast en anbudsgivare. Beskrivning av uppdraget i denna upphandling Beredskapstolkning: För detta objekt ska TC och 1177 Vårdguiden kunna ringa ett och samma mobilt telefonnummer hos leverantören. Tolk förmedlas endast till akut sjukvård, jourmottagning, närakut, socialtjänst, polis, veterinär och låssmed, uppdragen kan förmedlas från TC eller 1177 Vårdguiden. Teckenspråks-/ dövblindtolk, ska vara på plats senast en timme efter uppdraget inkommit från TC eller 1177 Vårdguiden, eller enligt överenskommelse med tolkstället. Beredskapstolkning innebär att leverantören ska säkerställa att teckenspråks-/dövblindtolk ska finnas tillgänglig. Leverantören ska även vid behov kunna samordna in vuxendövtolk eller tolkstödjare som ska vara på plats snarast möjligt enligt överenskommelse med Sida 2 av 5

3 tolkstället. Leverantören ska vid behov kunna samordna in ytterligare teckenspråks-/dövblindtolk. Leverantör av beredskapstolkning ska ta emot och utföra akuta tolkuppdrag årets alla dagar: -Vardagar mellan kl Fredag från kl Måndag 08.00, även dygnets alla timmar röda dagar som infaller mitt i veckan samt midsommar/jul- och nyårsafton. I åtagandet ingår även att leverantören ska täcka upp då TC behöver stänga helt eller delvis för: -Arbetsplatsträffar, st. per år, halv veckodag per tillfälle -TC:s planeringsdagar 2-3 heldagar per år -Avkortad arbetstid (klämdagar) 1-2 heldagar samt 4-5 halvdagar /år Beslut gällande datum sker från år till år. Under sommarperioden då TC stänger kl torsdag vecka 25 och fredagar under veckorna 26 t.o.m. vecka 32 från kl Utförda tolkuppdrag under beredskapstid ska redovisas inom 24 timmar efter utfört uppdrag. Då detta ej är möjligt, t.ex. p.g.a. helgdag, ska TC:s anvisningar följas. Administrativa föreskrifter Accept av krav Lämnas anbud i upphandlingen accepterar anbudsgivaren även samtliga krav som ställs. Historiska volymer SLSO garanterar inte några volymer i tecknat avtal. År 2015 uppgick antalet utförda tolkuppdrag i beredskapstolkning till totalt 371 tolktimmar. Anbudsöppning Anbudsöppning kommer att ske elektroniskt via VismaTendsign 2016-xx-xx Upplysning om tilldelningsbeslut Samtliga anbudsgivare kommer genom Visma Tendsign att meddelas via angiven e-post om vem som erhållit ramavtal. Förändring i krav För den händelse att lagar, författningar, förordningar, eller motsvarande kan komma att förändras under denna tid som upphandlingen varar, förbehåller sig SLSO att förändra kraven. Avbrytande av upphandling Om inget anbud motsvarar ställda krav, om förutsättningarna för upphandlingen förändras genom verksamhetsmässiga eller politiska beslut kan upphandlingen avbrytas och samtliga anbud förkastas.om upphandlingen avbryts kommer samtliga anbudsgivare som erhållit förfrågningsunderlaget via Visma Tendisgn och registrerat sin e-postadress att underrättas om detta. Avtalsperiod Sida 3 av 5

4 Avtalet gäller from 2016-xx-xx till och med SLSO har möjlighet att förlänga upp till ytterligare ett (1) + ett (1), totalt två (2) år. Avisering om förlängning ska ske skriftligen senast tre (3) månader före avtalsperiodens utgång. Leverantören har inte rätt till någon ersättning om en sådan förlängning inte kommer till stånd. Sista anbudsdag Sista anbudsdag för denna upphandling är xx Anbud som inkommer efter sista anbudsdag kommer inte att prövas. Sekretess under upphandlingen Enligt 19 kap. 3 offentlighets och sekretesslagen (OSL) (2009:400) gäller absolut sekretess för anbuden till dess tilldelningsbeslut fattats. Efter tilldelningsbeslutet kan anbud även i fortsättningen omfattas av sekretess enligt OSL 31 kap. 16, så kallad affärssekretess. Sekretessprövningen sker i samband med att någon inkommer med begäran av handlingar från den upphandlande myndigheten. Alla uppgifter som anbudsgivare vill sekretessbelägga i form av separata bilagor ska anbudsgivaren med utförlig motivering beskriva orsaken och även hänvisa till paragraf/er i ovan nämnda lag, som enkelt kan avskiljas från övriga uppgifter i anbudet. Enligt bestämmelserna i OSL genomförs sekretessprövning varje gång en allmän handling begärs utlämnad. Detta innebär att anbudsgivarens begäran om sekretess inte är en garanti för att handlingarna slutligen omfattas av sekretess. Ofullständiga och/eller felaktiga uppgifter Anbudsgivaren kan uteslutas från upphandlingen om den lämnat ofullständiga och/eller felaktiga uppgifter eller om efterfrågade dokument inte har bifogats. Anbudets giltighetstid Anbudet ska vara bindande till och med 2016-xx-xx. Lämnas anbud i denna upphandling anses detta krav vara uppfyllt. Vid en eventuell överprövning förlängs anbudets giltighetstid automatiskt 6 månader. Upprätta och lämna anbud För denna upphandling ska anbudsgivare lämna anbud via Visma Tendsign. Anbudet ska vara författat på svenska språket. All skriftlig kommunikation sker på svenska språket. För att säkerställa att anbudsgivare inte missar viktiga krav i upphandlingen är det viktigt att ta del av informationen nedan. SLSO använder Visma TendSign upphandlingsverktyg för att förenkla anbudsarbetet för alla parter. Aktuella förfrågningsunderlag kan hämtas direkt via Vid problem vid registrering eller anbudsgivning kontakta Visma TendSign support, tfn eller mejla tendsignsupport@opic.com. Börja med att läsa igenom hela förfrågningsunderlaget. Läs vilka krav som krävs för en kvalificering som anbudsgivare och vilka obligatoriska krav som ställs på tjänsten och anbudsgivaren. Det är viktigt att anbudsgivare följer utformningen av anbudet och utgår endast från den uppställning som finns i förfrågningsunderlaget. På vissa delar finns det frågor med svarsalternativen Ja/Nej, och på vissa delar finns det svarsalternativ med fritextsvar, rutan för fritextsvar expanderas när anbudsgivaren skriver in text. Sida 4 av 5

5 Möjligheter att komplettera eller förtydliga ett anbud är ytterst begränsade. Därför är det viktigt att anbudet är komplett och innehåller samtliga begärda uppgifter redan vid anbudstillfället. Har anbudsgivaren frågor avseende förfrågningsunderlaget eller om något är oklart ska frågor ställas under anbudstiden offentligt i Visma Tendsign under Frågor och svar fram till och med 2016-xx-xx Frågor som ställs per telefon eller mejl besvaras inte. Svar på inkomna frågor och eventuella kompletterande uppgifter besvaras av SLSO via Visma TendSign fram till 2016-xx-xx anbudsgivaren ansvarar själv för att kontrollera om nya uppgifter meddelats innan tiden för sista anbudsdag går ut. Om anbudsgivare inte lämnar sin e-postadress via Visma Tendsign måste anbudsgivaren själv bevaka om förfrågningsunderlaget har förtydligats/kompletterats. Anbudsgivare kan endast åberopa de förtydliganden/kompletterande upplysningar som skriftligt lämnas av SLSO via Visma TendSign. Anbud lämnas via Visma TendSign. Kontrollera att systemet skickat en bekräftelse i form av e-post att anbudet är mottaget och att eventuella bilagor finns med. Eventuella intyg och dokumentation som ska bifogas anbudet, ska av anbudsgivaren scannas in och skickas med som fil, eller bifogas som dokument i upphandlingsverktyget Visma TendSign. Om det vid anbudsinlämning saknas efterfrågade dokument kan anbudet förkastas. Försent inkommit anbud kommer inte att tas upp till prövning. Endast ett anbud Vid inlämnande av anbud accepteras endast ett anbud från en ekonomisk enhet. Utvärdering av anbud Lägst pris Timpriset för tolktimmen är fast 725 kr/tolktimme. Anbudsgivaren ska uppge sitt fasta pris för beredskapsersättning.takpriset är kr/år. Anbudsgivare med lägst anbudspris tilldelas avtal. Prövning och utvärdering Prövning och utvärdering sker i följande steg: I denna upphandling har TC fast timpris för tolkning 725 kr/tolktimme, se kapitel 2 Kravspecifikation, rubrik Ersättning Anbudsgivare som uppfyller alla ska krav i kvalificeringsfasen, se kapitel 2 Kravspecifikation,Krav på anbudsgivare 2.1.1, går vidare till steg Anbudsgivare som uppfyller alla ska krav i Kravspecifikationen, kapitel 2, se Krav på efterfrågad tjänst 2.2.3, går vidare till steg Anbudsgivare ska lämna sitt pris för beredskapsersättning/år, takpris kr/år. Anbudsgivare med lägst pris tilldelas avtal. Sida 5 av 5