Processorienterat arbetssätt på bibliotek

Transkript

1 Processorienterat arbetssätt på bibliotek Mälardalens högskola den 19 januari 2007 Christine Lindmark BIBSAM KB

2 1. Vad är en process? Exempel från olika bibliotek 2. Hur gör man? Hur börjar man? 3. Processledning hur går det till?

3 Vad är en process? En process är en kedja av aktiviteter som i ett återkommande flöde skapar värde för en kund. Olof Renthzog; Processorientering Exempel

4 Kartläggning Analys Medarbetare Kund Ständig förbättring

5 Kartläggning Vilka är processens kunder / användare? Var börjar och slutar processen? Vilka är processens aktörer?

6 KUND Återlämnar lån Boken tillgänglig.. 1. Nej Plan 2,3,4-vagn ÅTERLÄMNING Tömma lådan 3.Sortera Avregistrera lån Enklare stöldskydd/ Påmagnetisera ommärkning? Plan 5-vagn 4.Sortera till hyllor Ja Till KL,fjärrlån, Tilkat, filialer 2. Stöldskydd/ommärkning Till bokvård 5.låna ut till lagning/märkning 9. Felvagn Köbok 6. Köhylla till återlämning BOKUPPSÄTTNING 7.Köra upp vagn till uppsättningsrum 8.Sortera till hyllor fel 10.Sortera till vagnar 18.Sätta upp rätt 16 Sortera till vagnar och köra ner dem 17. Finsortera Till magasin BOKVÅRD 11. Köra ner vagn till 12.Laga 14. Återlämna 15.Sortera till vagnar bokvård 13.Märka Stöldskyddsmärka

7 Arbetsprocessen Fjärrutlån som den såg ut i juni Beställningen tas emot via brev/ e-post / fax / Libris 2. Beställningsbunten sorteras 3. Om bok: beställningsbunten läggs i lådan för att beläggas senare 4. Om tskr: beställningsbunten läggs i lådan för senare hämtning 5. Om bok: beställningsbunten beläggs 6. Om bok: beställningsbunten läggs i låda för att senare hämtas / returneras / remitteras 7. Beställningsbunten remitteras / returneras 8. Om plan 5 hämtning: beställningsbunten sorteras för hämtning 9. Beställningsbunten hämtas i magasinet / på plan 4 / på plan Om bok: hämtade böcker sorteras upp på hylla för utlån 11. Om bok: bokbunten lånas ut 12. Om tskr: hämtade tidskrifter sorteras på hylla för kopiering 13. Om tskr: tidskrifter för kopiering hämtas till plan 4 för kopiering 14. Om tskr: tidksriftshögen kopieras 15. Om tskrkopia: tidskriftskopiorna sorteras 16. Om tskrkopia: kopiehögen registreras 17. Om tskrkopia: kopiehögen bokförs 18. Om tskrkopia: följesedel skrivs ut 19. Om tskrkopia: kopiehögen kuverteras 20. Om tskrkopia: kopiehögen adresseras 21. Om tskrkopia: kopiehögen läggs i utgående post 22. Om bok: utlånad bok läggs på vagn för att skickas iväg 23. Om bok: vagnen hämtas och körs ner i vaktmästeriet 24. Om tskrkopia: kopiehögen hämtas och körs ner i vaktmästeriet

8 Processkarta. Fjärrutlån. Beställning inkommer Sortera beställningar Tidskrifter Böcker Belägga bokbeställningar Sortera beställningar i låda Returnera Remittera Hämta tidskrifter Hämta böcker Sortera tidskrifter för kopiering Sortera böcker för utlån Kopiera Låna ut Fakturera Adressera Frankera Skicka

9 Processen att arbeta i LIBRIS samkatalog START Katalogpost ska skapas manuellt eller maskinellt i samkatalogen LIBRIS AKTIVITET Behov av teknik AKTIVITET Behov av regler AKTIVITET Behov av teknik BESLUT Post skapas åtgärdas eller accepteras som den är SLUT Bestånd har tillgängliggjorts i LIBRIS samkatalog

10 Processen att arbeta i LIBRIS samkatalog INTERNATIONELLA AKTÖRER KB Libris ledngrp START Katalogpost ska skapas manuellt eller maskinellt i samkatalogen LIBRIS AKTIVITET Behov av teknik LIB RIS avd d S B B U S N B AKTIVITET Behov av regler K A T R Å D LI RI S av d AKTIVITET Behov av teknik BESLUT Post skapas åtgärdas eller accepteras som den är SLUT Bestånd har tillgängliggjorts i LIBRIS samkatalog

11 Kartläggning, fortsättning Finns det en processägare? Vilket tekniskt stöd har processen? Vem är systemägare respektive systemförvaltare? Vilka kommunikationsvägar finns inom, till och från processen? Vilka beslutsvägar och beslutsforum finns i anknytning till processen?

12 Processen att arbeta i LIBRIS samkatalog Med aktörernas informationskanaler inritade INTERNATIONELLA AKTÖRER KB SB LIBRISavdelningen Libris ledngrp Proto koll B U S Så här gör vi i KB N B KATRÅD Protokoll K A T K L A S S LI BR IS Av d Librisnytt SÄND listor AKTIVITET START Behov av Katalogpost teknik ska skapas manuellt eller maskinellt i samkatalogen CL LIBRIS Libriskatalogi sering Marc 21- listan AKTIVITET Behov av regler Auktorite ts-praxis Svenska ämnesord Katalog iserings -praxis LIBRISBIBLIOTEKEN KRS Protokoll E-resurser Special gruppe n för katalog frågors nätvers lista SAB Beslut om ändringar Tillämpnings anvisningar AKTIVITET Behov av teknik BESLUT Post skapas åtgärdas eller accepteras som den är SLUT Bestånd har tillgängliggjorts i LIBRIS samkatalog

13 Analys Vilka aktiviteter i processen har ett direkt värde för kunden?

14 Start: Bokbeställning kommer in VÄRDESKAPANDE TID V1: M1: Sortera beställningar VB2 MB2: Beställningsbunten läggs i låda för att Beläggas senare VB3 MB3: Beställningsbunten beläggs VB4 MB4: Beställningsbunten är belagd och läggs i låda VB5 För att hämtas/returneras/remitteras MB7: Sorteras för hämtning V6: V7 VB8 M5: Returneras M6: Remitteras M8 Hämtas VB9 MB9: Hämtade böcker sorteras på hylla VB10 MB10: Bokbunten lånas ut VB11 MB11: Utlånad bok läggs på vagn VB12 MB12: Vagn hämtas och körs ner till vaktmästeriet VB13: MB13: Böckerna paketeras VB14 MB14: Böckerna frankeras VB15 MB15: Bokpaketen skickas

15 Analys av processen, fortsättning Tid Kompetens Kostnad Tekniskt stöd Kommunikation Beslut

16 E-resurser VISIONER LÖFTEN FÖRSLAG BESLUT 24 4 TILLÄMPNING RESULTAT

17 Förbättring eller redesign? Ständig förbättring, uppföljning Redesign Av medarbetarna För kunden

18 Huvudprocess eller delprocess? Huvudprocess - nära kopplad till organisationens kärnverksamhet Delprocess - del av en huvudprocess Stödprocess förser huvudprocesserna med nödvändigt stöd Exempel

19 1. Vad är en process? Exempel från bibliotek 2. Hur gör man? Hur börjar man? 3. Processledning hur går det till?

20 Hur gör man? Var börjar man? I ett verksamhetsperspektiv: i en frågeställning, i ett problem Delprocesser I ett ledningsperspektiv Huvudprocesser Från delprocesser till huvudprocesser Från huvudprocesser till delprocesser

21 Verksamhetsperspektivet Problem: böcker som inte står på sin plats i hyllan fastän de borde göra det Processgrupp Processägare Nyckelpersoner Rutiner Kartläggning Analys: vad är en saknad bok? Tidsåtgång och återkoppling Tekniskt stöd Kompetens Kommunikation Beslut Processägarens mandat

22 KUND 1.Anmälan inkommer sss 15.Boken tillgänglig LÅNE/INFODISK 2.Ta utskrift Anteckna data 3.Lägga i låda Info/Hjärtkammaren LÅNE 12.Boken återlämnas 4.Samla in utskrifter 5.Kontroller a I katalogen 5.Leta efter boken 6.Boken återfinns 7.Boken återlämnas 11.Boken återfinns 8.Boken återfinns ej 9.Utskrift sätts i pärm 10.Leta efter boken (2) LITTERATURFÖRSÖRJNING 13.Boken återfinns ej 14.Överlämn a till litteraturförsörjning

23 Ledningsperspektivet Vilka är huvudprocesserna? Utgångspunkt i organisationens mål och uppdrag Diskussioner inom hela organisationen Förankring i arbetssätt och tänkesätt Förståelse för huvudprocesserna

24 Kartläggning av huvudprocesser Varför existerar processen? Uppdrag, kunder, kundvärde, övergripande processgränser Hur fungerar processen? Delprocesser, stödprocesser, kundsamverkan, kritiska framgångsfaktorer Hur förbättras processen? Mål, förbättringsaktiviteter, återkoppling till kunder, mätetal

25 Ledning av huvudprocesser Huvudprocessägare och processgrupper tillsätts Huvudprocessägarens mandat tydliggörs Delprocesser kartläggs successivt Delprocessägare och delprocessgrupper tillsätts om behov finns

26 1. Vad är en process? Exempel från bibliotek 2. Hur gör man? Hur börjar man? 3. Processledning hur går det till?

27 Processägarens uppdrag Överblick över hela processen Leder processgruppen Leder förbättringsarbetet

28 Processägarens mandat I en organisation med låg grad av processinriktning? I en matrisorganisation? I en organisation med hög grad av processinriktning? Funktionernas inflytande över organisationen

29 Funktionsinriktad organisation Lån Information Förvärv Katalogisering

30 Organisation med viss processinriktning Lån Information Förvärv Katalogisering

31 Matrisorganisation Lån Information Förvärv Katalogisering

32 Hög processinriktning Lån Information Förvärv Katalogisering

33 Processägarens mandat i en organisation med viss processinriktning Ledning Lån Processforum Information Förvärv Katalogisering Kund

34 Processägarens mandat i en matrisorganisation Ledning P r o c e s s f o r u m Lån Information Förvärv Katalogisering Kund

35 Processägarens mandat i en processorganisation Lån Information Förvärv Katalogisering Ledning Kund

36 Processledning I en organisation med låg processinriktning organisationen leds genom funktionerna I en matrisorganisation organisationen leds både genom funktioner och genom processer I en organisation med hög processinriktning organisationen leds genom processerna

37 1. Vad är en process? Exempel från bibliotek 2. Hur gör man? Hur börjar man? 3. Processledning hur går det till?

38 Processorienterat arbetssätt Tar mycket tid i början! Ger stor utväxling om man har tålamod!

39