Svenska kyrkans gemensamma telefoniplattform Hans Eskemyr Mattias Lindberg MLHE30/45

Transkript

1 Svenska kyrkans gemensamma telefoniplattform Hans Eskemyr Mattias Lindberg MLHE30/45

2 Webbenkäten undersökningen sa 85% - egen telefonväxel 63% - över hälften mobiltelefon 96% - anser sig ha god kostnadskontroll på sin telefoni 57% - Vill se att samverkan initieras inom telefoni 85% - nöjda med sin tillgänglighet Snittet öppettid 8:45-14:45 66% lunchstängt 40% stänger efter lunch på fredagar 10% har fredagsstängt Stor utvecklingspotential Var 4:e församling kommer under de närmaste åren att minska sin administrativa personalstyrka varje år tom ML2

3 Vad säger medlemmarna Hälften vill att Svenska kyrkan ska vara tillgänglig under normala arbetstider (mellan 8-17) Merparten anser att det inte spelar någon roll vem som svarar, bara personen kan ge kompetenta och riktiga svar Ett par dagar i veckan Alla veckans dagar Under kontorstid Dygnet runt TNS Gallup mars Bas: 1506 HE1

4 Inventeringarna Avsiktsförklaringar 46 avsiktsförklaringar om telefoniplattform 45 inventeringar genomförda (1+restfrågor) Vilka har vi mött Kyrkoherdar, kanslichefer, tekniker och assistenter Väldigt olika kompetens Fantastiskt bemötande! ML1

5 Inventeringarna Vad har vi sett Helt mobila lösningar Klassiska växlar (Analogt el. digitalt) DECT / IP-telefoni Lösa mobila abonnemang Den vanligaste lösningen En klassisk växel med fasta anknytningar, en svarsgrupp och lösa mobila abonnemang MLHE2

6 Inventeringarna De vanligaste problemen Ingen backup vid frånvaro Fasta telefoner står och ringer (ingen hänvisning) Svarsgruppen är linjär men ingen är där Mobil täckning MLHE2

7 Inventeringarna Ekonomi Svårt att ge jämförbara siffror Billigt att leva på lånad tid Nomral kostnadsbild 400: :- /månad och användare Dyrast kostnadsbild 769:- /månad och användare Billigast kostnadsbild 209:- /månad och användare MLHE2

8 Inventeringarna Total ekonomi drygt :- kostar de inventerade enheternas telefoni varje år Inte inräknat - Telefoner - Telefonister ML1

9 Inventeringarna Funktion En enhet kan enkelt öka sin funktion och tillgänglighet Öka servicegraden till medlemmar och anställda -Mobila anknytningar och hänvisningssystem Ekonomi En enhet kan spara tusenlappar per år beroende på val av system Tillsammans kan vi spara miljoner genom att dela tjänster MLHE2

10 Inventeringarna Vad vi har hört Telefonister pensioneras Det finns luft i många tjänster Problem med att ta bort telefonistfunktionen Många är intresserade av kontrakts- och stiftssamverkan 85% av de inventerade enheterna är intresserade att inom 2 år gå över till den gemensamma lösningen ML2

11 Inventeringarna Intresse för stiftstelefonist? De flesta är intresserade av en backupfunktion från stiftet Om stiftet erbjuder en telefonist till självkostnadspris, skulle ni nyttja det? 60% svarar ja Om stiftet erbjuder en gratis telefonist inom ramen för främjandet, skulle ni nyttja det? 60% svarar ja ML2

12 Telefonist på stiftet Installation av backbone och telefonistplats Ombyggnation av receptionen Nyanställning Kostnadsfri backup vid tillfälligt behov Möjlighet att teckna avtal om telefonistfunktion ML2

13 Svenska kyrkans ramavtal med Telia Byggstenarna Telia Centrex Trafikavtal fast Trafikavtal mobilt Datakommunikation Argument för valet Nationellt avtal Nationell leverantör Möjligt att använda gammal analog teknik Möjligt att använda modern mobil teknik Mycket bra täckning och kvalitet Mobilt Bra support Bra pris Lösning skall underlätta samverkan Låga installationskostnader och lätt att förändra MLHE4

14 Vilka funktioner finns med i lösningen? ML1

15 Anknytningar Fast eller mobilt Svarsgrupp Egen eller gemensam LDAP Synk mot andra administrativa system Kalenderkoppling Integration mellan hänvisningssystem och Outlookkalender Digitala Automatisk telefonist Sökfunktion Säg någons namn Ring in och säg din hänvisning MLHE2

16 Telefonistplats Vid behov Telefonistöd Se andras hänvisningar eller påverka dina egna via webben Administrationsgränssnitt Påverka anknytningar, svarsgrupper m.m. via webben MLHE2

17 Hur påverkar dessa funktioner församlingen? ML1

18 Församlingen Huvudnummer med svarsgupp Kö Nattmeddelanden Möjlighet till PC-baserad telefonistplats ML1

19 Den anställde 1 telefon - Fast eller mobil anknytning Röstbrevlåda med efterval Kan logga in i svarsgrupp Hänvisning via kod, webb, samtal eller Outlookkalender ML1

20 Samverkan Gemensam svarsgrupp Styr om församlingens samtal till annan enhet vid behov Låt annan enhet agera telefonist åt församlingen Gemensam telefonist med PC-stöd Kostnadseffektiv resursanvändning Hänvisningssystem med sökfält och kalenderkoppling Allmän information om t.ex. öppettider Sök i egen enhet eller sök i hela katalogen Fria samtal inom plattformen med kortnummer Inom enheten, mellan enheter Fast Fast, Mobil Mobil, Fast Mobil, Mobil - Fast MLHE2

21 Samverkan Ramavtal Webbshop ML1

22 Prisbild per månad Fast Rörligt Installation Fast anknytning 134:- ca 80:- 900:- Mobil anknytning 181:- ca 185:- 225:- Kalenderkoppling 4:- Svarsgrupp 24:- 750:- Svarsgrupp 340: :- (inkl kö, nattmeddelande) Telefonistplats 1.800: :- (Priserna är exkl. moms) MLHE2

23 Hur påverkas församlingarnas ekonomi av plattformen Abonnemang och rörliga kostnader - minskar eller är likvärdig för de flesta - ökar för några Med samverkan inom administration, inköp och telefonisttjänster -minskar vår gemensamma kostnad avsevärt ML1

24 Hur påverkas församlingarnas funktion och tillgänglighet av plattformen Likvärdig för några Förbättras för de flesta ML1

25 GIP - Svenska kyrkans gemensamma telefoniplattform Hur såg det ut i min församling? Återkoppling, muntligt och skriftligt kommer att ske kontraktsvis vid den första kontraktssamlingen efter nyår Återkopplingen kommer innehålla 1 Redovisning av församlingens tekniska och ekonomiska nuläge 2 Förslag på teknik i församlingen 3 Teknisk beskrivning av plattformen 3 Redovisning av kostnader -att ansluta sig till plattformen 4 Redovisning av kostnader -att vara med i plattformen 5 Redovisning av ev. problem som nummerkrockar m.m. ML2

26 Redan anslutna till plattformen Adolf Fredriks församling Essinge församling Gustav Vasa församling Hedvig Eleonora församling Katarina församling Oscars församling S:t Johannes församling Stockholms stift (Labb) Sundbybergs församling Centrex men ej i plattformen Dalarö-Ornö-Utö församling Danderyds församling Farsta församling Finska församlingen Huddinge kyrkliga samfällighet Järfälla församling Maria Magdalena församling Saltsjöbadens församling Skärholmens församling Österåker-Östra Ryds församling ML1

27 En nätgrupp per stift - gratis intern trafik, enkelt att samverka Inkommande direktnummer Mobil anknytning Röstbrevlåda m. efterval Inkommande direktnummer Fast anknytning Meddelande Röstbrevlåda m. efterval Backuptelefonist ( stiftet ) Inkommande nummer Kö funktion, nattmeddelande Svarsgrupp (t.ex församling) Inkommande nummer Kö funktion, nattmeddelande Telefonistgrupp ( t.ex. kontrakt) ML1

28 Viktigaste effekten Slipp ansvaret för telefonifunktion och resurser upphandling m.m. Öka tillgängligheten och servicen till medlemmarna Få loss resurser till de grundläggande uppgifterna Största möjliga verksamhetsnytta! Att vara kyrka! HE1

29 När kan man ansluta sig? Officiellt datum fr.o.m. 1/ Flera har redan anslutit sig Stöd i processen Stiftet står för projektledning vid installation (Projektet avslutas vid leveransgodkännande) Installationskostnaderna täcks av RFb efter ansökan Telefonist på stiftet Testa telefonist? Olika fas? - Tid för frågor ML2