Intern kontroll granskning av förrådsverksamheten. Landstingsservice Landstinget Halland. Mars 2011 Rebecca Andersson Carl-Magnus Stensson

Transkript

1 Intern kontroll granskning av förrådsverksamheten Landstingsservice Landstinget Halland Revisionsrapport Mars 2011 Rebecca Andersson Carl-Magnus Stensson

2 Innehåll Sammanfattning... 3 Inledning... 4 Bakgrund... 4 Syfte, avgränsning och metod... 4 Granskningsresultat... 5 Organisation... 5 Kontrollrutiner/intern kontroll... 5 Inköpsrutiner, varumottagning och attest av faktura... 6 Inventering... 7 Försäljningspris och debitering... 8 Säkerhetsrutiner... 9 Ekonomisk rapportering... 9

3 Sammanfattning Revisorerna i Landstinget Halland har gett Komrev inom PwC i uppdrag att genomföra en granskning av landstingets tekniska förråd. Granskningen visar följande: - Dokumenterade rutiner saknas i flera fall. Vi anser att styrelsen/förvaltningen måste tydliggöra och utvecklas sina rutiner och riktlinjer. - För att uppnå en god intern kontroll ska beställningar, mottagning av varor, leveransgodkännande samt huvudattest i möjligaste mån utföras av olika personer. Vår bedömning är att det är samma person som utför flera olika moment. Rutinen bör ses över. - Vi anser att Landstingsservice inte tillämpar LOU fullt ut. Att hänvisa till ett muntligt rabattavtal är enligt vår mening inte tillräckligt. Vi anser att en upphandling måste ske. - Vi kan konstatera att det förekommer avvikelser avseende förrådet dels utifrån de stickprov vi genomfört dels det material som redovisats i samband med årsredovisningen. Vi finner det angeläget att rutinen kring inventeringen säkerställs. - Vidare anser vi att rutinen kring utlämnandet av förrådsartiklar bör säkerställas. Att upprätta ett slags ytterligare förråd i respektive bil/arbetslag är inte lämpligt utifrån kontrollsynpunkt. - Ingen särredovisning av förrådets intäkter och kostnader görs och därigenom kan man inte säkerställa att debiteringen blir korrekt. Detta får i sin tur följder i form av osäkerhet på kalkyl/prissättning gentemot kund (självkostnaden). Vidare är denna typ av nyckeltal av vikt för att säkerställa eventuella svinn. - Prisschablonerna varierar mellan 8 respektive 15 % för de olika kunderna. Enligt kommunallagen ska priserna spegla självkostnaden, enligt ovan är detta ytterligare ett skäl till att särredovisa. 3 of 10

4 Inledning Bakgrund Av kommunallagen framgår att landstinget skall ha kontroll över sin verksamhet. Detta innebär att nämnder/styrelser ansvarar för en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt, att det finns upprättade rutiner som förhindrar förluster och som säkerställer att redovisningen är rättvisande. Styrelsen för Landstingsservice har ansvar för landstingets förrådsverksamhet. Landstinget Halland har i samverkan med Region Skåne upphandlat delar av förrådsverksamheten (centralförrådet). Uppdraget ska i framtiden skötas av en extern leverantör. Region Skåne har redan startat sin verksamhet medan Landstinget Halland förväntas komma igång under våren De tekniska förråden (Landlord) kommer att finnas kvar i landstingets regi. Förrådsställen finns i Halmstad, Varberg och Kungsbacka. Syfte, avgränsning och metod Revisorerna i Landstinget Halland har gett Komrev inom PwC i uppdrag att genomföra en granskning av landstingets tekniska förråd. Övergripande revisionsfråga: Är den interna kontrollen ändamålsenlig? Utifrån väsentlighets- och riskperspektivet har ett antal kontrollmål valts ut. Syftet är att göra en bedömning av dels befintliga regler och rutiner avseende förrådsverksamheten dels förvaltningens egna kontrollaktiviteter. Följande kontrollmål är aktuella: Finns dokumenterade rutiner och riktlinjer för verksamheten och är dessa tillförlitliga och ändamålsenliga? Uppfyller förvaltningens egna kontrollaktiviteter kraven för god intern kontroll? Hur fungerar förrådets inköpsrutiner, tillämpas befintliga upphandlingsavtal? Är tillämpade attestrutiner ändamålsenliga? Vilka inventeringsprinciper tillämpas och hur hanteras ev. inventeringsdifferenser? Vilken omsättningshastighet finns på förrådsartiklarna? Tillämpade försäljningspriser och debiteringsrutiner? Förekommande säkerhetsrutiner? Hur sker den ekonomiska rapporteringen? Granskningen avgränsas till Landstingsservice, tekniska förrådet (Landlord). Granskningen har skett genom dokumentstudier bl.a. rutiner och anvisningar. Intervjuer har genomförts med områdeschefer för Norra respektive Södra Halland, ekonomichef och förrådsansvarig i Halmstad. Vidare har vi 4 of 10

5 genomfört ett antal stickprovskontroller avseende inköp. Rapporten har sakgranskats av berörda tjänstemän. Granskningsresultat Organisation Styrelsen har inte lämnat några detaljerade riktlinjer över hur förrådsverksamheten skall skötas. I samband med bildandet av servicenämnden (sedan 2007 Styrelsen för Landstingservice) var uppdraget att verksamhet skulle bedrivas inom områdena städ, kost, allmän teknik, transport, tele och förrådsverksamhet. Landstingsstyrelsens mål för serviceverksamheten var att denna ska präglas av affärsmässighet, effektivitet och hög servicenivå. Vidare angavs att genom en rationell, effektiv och målinriktad verksamhet ska en för landstinget reducerad totalkostnad för varor och tjänster uppnås med bibehållna krav på service och kvalitet. Från och med övergick landstingsservice till en platsorganisation med en platsansvarig områdeschef för norra respektive södra länsdelen. Inom Södra respektive Norra Halland ingår förråden som delar under teknisk service. Vid de tre sjukhusen bedrivs förråden på olika sätt. I Halmstad har man ett bemannat centralförråd med en större andel lagerförda artiklar. I Varberg och Kungsbacka har man löst det genom att inte bemanna förrådet och omsättning av artiklar är inte heller så stor. Lagerförda artiklar är främst datakablar, diverse reservdelar, vvs- och el artiklar m.m. Teknisk service organisation i söder består av ett flertal medarbetare med olika kompetenser exempelvis elektriker, snickare, vvs - montörer, vaktmästare m.m. I norra delen har man istället valt att organisera teknisk service genom att i högre grad anlita entreprenörer inom de olika aktuella områdena. Kontrollrutiner/intern kontroll Styrelsen för landstingsservice har fastställt åtta olika punkter som ska följas upp i den interna kontrollplanen för Arbetet är utfört och rapporterat till styrelsen i januari De delar som omfattas av planen är: Attestreglemente Dagskassor Inventarieförteckning/inventarieredovisning Kort- och långtidssjukskrivningar Avvikelsehantering Förvaltningschefens vidaredelegation av affärsöverenskommelser Verksamhetsplaner Uppföljning och vidtagna åtgärder LOU 5 of 10

6 De delar som berör förrådets verksamhet är främst attestreglemente, inventarieredovisning samt LOU. För 2010 har ingen särskild granskning skett avseende förråden. Vi bedömer att landstingservice uppföljning och kommentarer till den interna kontrollplanen är ändamålsenlig. Dock har inte förrådsverksamheten granskats. De tekniska förråden gör ingen egen systematisk kontroll vilket vi anser bör ske. Inköpsrutiner, varumottagning och attest av faktura Landstingsservice har upprättat en rutin för inköp av varor (förrådet) samt en komplett förvaltningsgemensam inköpsrutin. Inköpsrutinen beskriver hur förrådsansvarig gör inköp av varor till teknisk service förråden. Enligt rutinen noterar ansvarig ett behov av att förrådet behöver fyllas på. Enligt uppgifter finns en funktion som signalerar när det är dags att beställa artiklar i systemet men denna används ej. En särskild kontroll görs om det finns ramavtal eller inte för den aktuella artikeln. Finns inte ramavtal tas en kontakt med flera leverantörer. En kontroll görs av nya leverantörer ifall de har F-skattesedel. I förvaltningens rutin omnämns bl.a. leverantörens förmåga avseende stabil ekonomi, arbetsmiljöfaktorer, bevisad förmåga och fackkunskap. En bedömning görs därefter avseende kravspecifikation och pris. Vid beställning görs detta utifrån ett särskilt beställningsformulär från Landlord. Vid leverans av varan kontrollerar oftast leveransen av samma person som beställt vara. Leveranskontroll görs mot följesedel och beställnig samt att varan inte är skadad. Vid fel på varan sker en reklamation. Av allt som köps in till förrådet i Halmstad sker ca 70 % enligt uppgift mot arbetsorder, motsvarande för Varberg uppgår till 99 %. I de fall varorna förrådsförs packas de upp på respektive plats samt förrådsförs i systemet. Leveransgodkännande av faktura sker oftast av samma person som både beställ och leveransgodkänt varan. Slutlig beslutattestant görs av respektive avdelningschef. Varor som förrådsförs i teknisk service förråd får enligt rutinen endast beställas av förrådsansvarig/ avdelningschef eller dennes ersättare. Enligt uppgifter har den som är ansvarig för förrådet delegation att göra inköp enligt styrelsens beställarförteckning. Ur förrådssystemet kan man inte hämta ut information som är kopplat till varornas omsättningshastighet. Grundprincipen som tillämpas vid inköp av reservdelar för fastighetsunderhåll och diverse vårdutrustning är vikten av att använda originaldelar. Frångås detta är det viktigt att förvissa sig om att säkerheten och kvaliteten med den alternativa reservdelen uppfyller de krav som rimligen bör ställas i det enskilda fallet. De artiklar som främst köps in är datakablar, diverse reservdelar, vvs- och el artiklar m.m. Enligt uppgifter finns ett muntligt rabattavtal d.v.s. inget ramavtal med lokala grossister. Landstingsservice har påkallat ett behov av upphandling till upphandlingsenheten. I de fall byggmaterial köps in använder sig verksamheten av landstingsfastigheters avtal med berörda leverantörer. I övrigt förrådsförs strategiska förrådsartiklar för att driva ett akutsjukhus, främst sådana artiklar som har lång leveranstid. Exempelvis kan det vara reservdelar till sängar, operationsbord och utrustning samt fläktar. Enligt uppgifter från förrådsansvarig i Halmstad går mycket av arbetstiden ut på att leta 6 of 10

7 reservdelar bland leverantörer, kommunicera med verksamheten om deras behov och planera in underhållsinsatser. För att uppnå en god intern kontroll ska beställningar, mottagning av varor, leveransgodkännande samt huvudattest i möjligaste mån utföras av olika personer. Vår bedömning är att det är samma person som utför flera olika moment, rutinen bör ses över. Vi anser att Landstingsservice inte tillämpar LOU fullt ut. Att hänvisa till ett muntligt rabattavtal är enligt vår mening inte tillräckligt. Vi anser att en upphandling måste ske. Inventering Förrådsartiklarna består huvudsakligen av el- och vvsmaterial för olika installationer samt diverse reservdelar m.m. Endast förrådet i Halmstad är bemannat. Landstingsservice har upprättat en rutin för inventering som är daterad. Rutinen beskriver hur ansvarig ska göra inventering av teknisk service förråden. Inventeringen ska göras rullande under året per artikelgrupp, samtliga artiklar inventeras minst en gång per år. Ansvarig skriver ut inventeringslistor från Landlord förrådsmodul och därefter sker inventering. Slutligen förs inventeringsdata in i Landlords förrådsmodul och en sammanställning görs. Utifrån bokslutsmaterial 2010 samt tidigare års bokslutsmaterial framgår brister i förrådets lagervärden. För bokslutet 2010 redovisas en differens i Landlord (Halmstad) gentemot ekonomisystemet på ca 0,4 mnkr. I samband med granskningen genomförde vi ett antal stickprov avseende inventeringen. Avvikelser fanns jämfört med antalet i förrådssystemet. Förklaringen som gavs var att arbetsorders var skrivna men inte registrerade samt att personalen har ett visst förråd i bilarna. Enligt uppgifter kommer en särskild inventering att ske och kommer ge svar på om justering är aktuell. Någon beräkning av omsättningshastigheten över lagerförda varor görs inte. Förrådsartiklarnas pris uppdateras manuellt i förrådssystemet till senaste inköpspris. Vi kan konstatera att det förekommer avvikelser avseende förrådet dels utifrån de stickprov vi genomfört dels det material som redovisats i samband med årsredovisningen. Vi finner det angeläget att rutinen kring inventeringen säkerställs. Vidare anser vi att rutinen kring utlämnandet av förrådsartiklar bör säkerställas. Att upprätta ett slags ytterligare förråd i respektive bil/arbetslag är inte lämpligt utifrån kontroll synpunkt. Vidare anser vi i samband med att personalen plockar ut artiklar ur förrådet att arbetsorder direkt skrivs och registreras in som i sin tur reglerar förrådssaldot. Prissättning av artiklarna sker till senaste inköpspris. Ingen rutin kring detta finns. Vi rekommenderar förvaltningen att tydliggöra och säkerställa detta. 7 of 10

8 Försäljningspris och debitering Landstingsservice arbetar endast mot kärnverksamheten, landstingsfastigheter samt Halmstad kommun. Sättet som Landstingsservice arbetar påverkar förrådets uppdrag och roll. I avtalet med Halmstad kommun gäller det servicetjänster för patientliftar, sängar och duschvagnar. Avtal har funnits under ett antal år och inför 2010 har avtalet förnyats. Avtalet med Landstingsfastigheter omfattar drift-, underhåll- och markskötsel. När det gäller kärnverksamheterna finns inget avtal tecknat. Ersättningen avseende material debiteras enligt självkostnaden samt ett entreprenörsarvode. När det gäller landstingsfastigheter använder man sig av ett schablonpålägg om 8 % medan Halmstad kommun och kärnverksamheten istället blir debiterade 15 %. Det underliggande inköpspriset uppdateras manuellt i Landlord i samband med att fakturaavstämning görs. Landstingsservice har tagit fram en rutin för att dokumentera beställningar och utfört arbete och som kan ses som en typ av debiteringsrutin. Följande delar ingår: En arbetsorder ska upprättas för samtliga arbeten och så fort en arbetsorder är åtgärdad ska den avrapporteras och avslutas. Därefter sker en justering i förrådssystemet. Debitering sker enligt uppgift den första arbetsdagen i månaden. Hanteringen sker genom att en arbetsorders skrivs som sedan registreras i Landlord. En bokföringsfil skapas för landstingsinterna kunder som sedermera importeras till respektive förvaltning. När det gäller externa kunder skickas en pappersfaktura med tillhörande specifikation. En kontrollfunktion i Landlord finns som säkerställer att samtliga arbetsorder blir debiterade. Vidare finns en kontroll i ekonomisystemet som säkerställer att mottagande förvaltning har samma identitet som respektive arbetsorder. Förrådsansvarig i Halmstad gör en rimlighetsbedömning av arbetsorders som i slutändan resulterar i en debitering. Den kontroll som görs är att uppsatt material är rimligt utifrån beställning/uppdrag. Landstingsservice har inte kunnat ta fram underlag över förrådets kostnader och intäkter. Ingen särredovisning av förrådets intäkter och kostnader görs och därigenom kan man inte säkerställa att debiteringen blir korrekt. Detta får i sin tur följder i form av osäkerhet på kalkyl/prissättning gentemot kund (självkostnaden). Vidare är denna typ av nyckeltal av vikt för att säkerställa eventuella svinn. Prisschablonerna varierar mellan 8 respektive 15 % för de olika kunderna. Enligt kommunallagen ska priserna spegla självkostnaden, enligt ovan är detta ytterligare ett skäl till att särredovisa. 8 of 10

9 Inget avtal har upprättats gentemot sjukhusen vilket vi anser bör upprättas där bl.a. servicenivån, omfattning av förrådsförda varor samt diverse krav bör klargöras. Vi anser att det finns ändamålsenliga rutiner kring debitering och kontroll på att samtliga arbetsorders blir debiterade. Vi vill påtala att Konkurrenslagen sedan 1/ utökats när det gäller möjligheten att pröva konkurrensproblem som kan uppkomma när staten, en kommun eller landsting säljer varor och tjänster på marknaden i konkurrens med andra företag. Nya lagen innebär att i första hand Konkurrensverket kan driva talan mot stat, kommuner och landsting om verket anser att de driver näringsverksamhet som snedvrider konkurrensen på privat marknad. Om verket i ett visst fall beslutar att inte väcka talan, får detta göras av ett företag som berörs av förfarandet eller verksamheten. Säkerhetsrutiner Vi har fått redovisat för oss verksamhetens arbetssätt avseende hantering av nycklar, larm, lokalernas utseende och beskaffenhet. Respondenterna uppger att det inte finns några kemikalier eller likande som kan anses som farliga eller brandfarliga. Enligt uppgifter är det förbjudet att utnyttja lokalerna privat. Samtliga ur personalen (teknisk service) har tillgång till förråden både i Varberg och Halmstad. Flertal av personalen har beredskap och är därför tvungna att ha tillgång till förrådet. För att öppna förrådet använder man sitt passerkort, vilket innebär att det sker en logg. Enligt vår mening är det tveksamt om samtliga ur teknisk service personal behöver ha tillgång till förrådet, en översyn bör ske. Vi ser positivt på att det förekommer policy om förbud att utnyttja lokalerna efter arbetstid. Dock har vi inte fått policyn redovisad för oss. Ekonomisk rapportering Förråden särredovisas inte, vilket innebär att en ekonomisk uppföljning inte kan göras. Verksamheten använder sig inte av någon typ av nyckeltal. Vi anser att förrådsverksamheten bör särredovisas och följas upp. Utnyttjandet av nyckeltal bör intensifieras för att säkerställa god intern kontroll. 9 of 10

10 Christel Eriksson Carl-Magnus Stensson 10 of 10