Granskning av Konsthanteringen Regionstyrelsen

Transkript

1 Granskning av Konsthanteringen Regionstyrelsen Region Halland Revisionsrapport November 2011 Inger Andersson Carl-Magnus Stensson

2 Innehållsförteckning Sammanfattning... 3 Bakgrund, syfte, avgränsning och metod... 4 Inledning... 4 Bakgrund... 4 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning... 4 Metod... 5 Granskningsresultat... 5 Förekommer upprättade rutiner, riktlinjer och styrdokument?... 5 Förtecknas konst på ett ändamålsenligt sätt?... 6 Sker förvaring, underhåll, upphängning, försäkring ändamålsenligt?... 7 Inköpsrutiner, varumottagning och attest av fakturor... 8 Kontrollrutiner i samband utlåning och överflyttning av konst internt och externa of 9

3 Sammanfattning Revisorerna i Region Halland har gett PwC i uppdrag att granska konsthanteringen inom Regionstyrelsen. Efter genomgång av befintliga rutiner och rutinbeskrivningar samt intervjuer med berörda befattningshavare och stickprovskontroller sammanfattas våra iakttagelser och synpunkter enligt nedan: Regionstyrelsen rekommenderas att tydliggöra och fastställa policy avseende ansvar, rutiner och riktlinjer för regionens konsthantering. Regionens konstdatabas är inte ändamålsenlig och har främst följande brister: 1. Det saknas möjlighet att få fram underlag som visar på resultatet av tidigare års inventeringar eller statstik på försvunna och kasserade verk. 2. I samband med tidigare inventeringar sker ingen utrangering vid försvunna verk, en rutin som bör ses över. 3. Vid våra stickprovskontroller i verksamheten konstaterades vissa avvikelser jämfört med inventarielistor. Det finns en brist avseende ansvarsfördelningen om vem som gör vad och vem som besitter rätt kompetens. Inköp, varumottagning, attest och utbetalning av faktura sker av tre olika verksamheter (Regionfastigheter, Kulturenheten samt Redovisnings- och finansavdelningen). Sättet som Region Halland valt att hantera konstinköp där flera är involverade, men ingen har det yttersta ansvaret kan innebära en ökad risk för felaktigheter. Hanteringen avseende att konsten påförs internränta ifrågasätts. Vi rekommenderar att konstinköpen sker via driftbudgeten i den mån det inte rör sig om inköp av större värde för enskild konstverk, d.v.s. värdet överstiger regionens beloppsgräns för investering. Ansvar och skyldigheter avseende utlåning och återlämning av konst bör tydliggöras. Vi har i samband med granskningen genomfört vissa stickprov på konstinköp och har inte konstatera några avvikelser avseende upphandling av konstnärliga tjänster, däremot har vi noterat brister avseende moms. 3 of 9

4 Bakgrund, syfte, avgränsning och metod Inledning Revisorerna i Region Halland har gett PwC i uppdrag att granska konsthanteringen inom Region Halland. Bakgrund Av Kommunallagens 9 kap 9 framgår bland annat att revisorerna ska pröva om den interna kontrollen som görs inom nämnderna är tillräcklig. Nämndernas ansvar i detta arbete framgår av Kommunallagen 6 kap 7 i vilken det anges att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Nämnderna ansvarar för en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Regionfullmäktige har antagit ett intern kontrollreglemente som syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillräcklig kontroll, d.v.s. de ska med rimlig grad av säkerhet fastställa att mål inom följande kategorier uppnås: Verksamhetsstyrning Tillförlitlig finansiell rapportering Efterlevnad av tillämpliga lagar och föreskrifter. Regionstyrelsen har ett totalansvar för den offentliga konsten inom Region Halland. Syftet med regionens konstutsmyckning är att skapa en upplevelserik och hälsofrämjande miljö på regionens institutioner och samtidigt relatera till Region Hallands kulturpolitiska mål att stödja konstlivet och spegla aktuella utställningar. Regionstyrelsen ansvarar för inköp av konst samt ansvarar för offentliga utsmyckningar och gestaltningsuppdrag vid ny -och ombyggnader. Region Halland äger och förvaltar cirka verk. Regionen har idag enligt en bedömning som gjort tillsammans med konsthandläggaren ca verk som inte är utplacerade. Region Hallands bokförda värde avseende konst uppgår till ca 26 mnkr (2010). Fullmäktige beslutar om ett årligt anslag för konstinköp på 590 tkr. Inköpen görs därefter av regionkontorets kulturavdelning. Vid projektering av byggnader förekommer det att en fastställd summa av den projekterade byggkostnaden avsätts för konstnärlig gestaltning/utsmyckning. Den anslagna summan kan användas till att beställa en utsmyckning av konstnär(er) med utgångspunkt för den aktuella byggnaden eller till inköp av lös konst. Den fysiska hanteringen avseende förvaring, underhåll m.m. hanteras av regionfastigheter. Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Syftet (revisionsfrågan) är att granska om den interna kontrollen avseende regionens konsthantering är ändamålsenlig. Utifrån väsentlighets- och riskperspektivet har ett antal kontrollfrågor valts ut. För dessa har en bedömning av befintliga regler och rutiner samt förvaltningens egna kontrollaktiviteter gjorts. 4 of 9

5 Granskningen inriktas på följande frågeställningar: - Finns upprättade rutiner, riktlinjer och styrdokument? - Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? (märkning, registrering, inventering, flyttning m.m.) - Sker förvaring, underhåll, upphängning, försäkring ändamålsenligt? - Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? - Förekommer kontrollrutiner i samband med överflyttning av konst internt? - Sker utlåning till externa aktörer, ex. museum, gallerier? Metod I granskningen har vi tagit del av befintlig dokumentation av rutiner och anvisningar. Intervjuer har genomförts med fastighetsdirektör, finanschefen vid regionkontoret, assistent vid regionfastigheter, utvecklingsledare vid kulturenheten samt representanter från verksamheten. Ett antal fakturor på inköp för verksamheten har granskats och bedömts med avseende dels på redovisning, dels på inköpens art och om man hållit sig till upphandlingsreglerna. Inventering av konst (stickprov) gentemot uppgift från konstdatabasen har gjorts i Kungsbacka (habiliteringen, medicinmottagningen), Varberg (Hallands sjukhus Varberg Medicin avd 5 A och medicinmottagningen, vårdcentralen Västra Vall), Falkenberg (vårdcentrale Gruvebäck/Hjortsberg) och i Halmstad (Regionens hus Laholms v, vårdcentralen Getinge, Hallands sjukhus Halmstad, avdelning 41 och 42, expeditionen Plönnige Naturbruksgymnasieskola). Stickprovskontrollerna omfattar i vissa fall samtliga verk på respektive plats eller ett antal specifika verk. Granskningen avgränsas till fast monterade skulpturer och tavlor och avgränsas till Regionens lokaler och mark. Ekonomiska transaktioner (fakturor) för tiden januari juli Rapporten är sakgranskad av berörda tjänstemän. Granskningsresultat Inköpen av konst på Region Halland hanteras av Kulturverksamheten. Administration och förvaltning av sköts av Regionfastigheter och finansieringen (budget och attest) hanteras av Ekonomi- och finansförvaltningen inom Regionkontoret. Förekommer upprättade rutiner, riktlinjer och styrdokument? Det saknas tydliga riktlinjer om vem som ansvarar för vad och hur detta säkerställs. Under granskningen har vi tagit del av Regional kulturpolitik och policy för konstinköp. Policyn är dock endast en tjänstemannaskrivning och inte politisk beslutad. Vi anser att Regionstyrelsen ska tydliggöra och fastställa policy avseende ansvar, rutiner och riktlinjer för regionens konsthantering. 5 of 9

6 Förtecknas konst på ett ändamålsenligt sätt? Snarast efter inköp ska konsten registreras i databas. Konstdatabasen har använts under flera år och är enligt handläggaren ålderdomligt. Uppgifter i databasen finns om titel, konstnär, tillverkningsår, inköpsår, inköpsvärde, fysisk placering samt foto på verket. Samtliga verk ska vara numrerade och märkta med skylt om att de tillhör Region Halland. Enligt tjänstemannapolicy ska Regionfastigheter ansvara för administration av konstinköp (ramning, skyltning, fotografering, märkning, registrering, utlämning av konst, vård och underhåll, konstförråd) och förvaltning av konstsamlingen (löpande inventering och underhåll av samlingen) genom en handläggare för konstförrådet. Enligt uppgifter är denna lösning tillfällig sedan och uppgår till ca 10% av en heltidstjänst. Enligt policy ska inventeringsarbetet ske årligen och respektive enhet/avdelning där konsten hänger har ett huvudansvar i samverkan med handläggaren för konstförrådet. Konsten ska bevakas löpande av konstombud och personal, som ska meddela konsthandläggaren vid behov av reparationer. Reparationer av verk ska i regel ske i samråd med konstnären eller konservatorer. Endast när skadan är irreparabel avregistreras konstverket. För samtliga verk som antingen går sönder eller behöver restaureras görs en ekonomisk bedömning ifall det är lönt att restaurera. Görs bedömning att värdet understiger kostnaden förvaras verken i ett särskilt förråd. De finns fortfarande sökbara i konstdatabasen och då registrerade vid detta förråd. Enligt uppgifter kan vem som helst av personalen byta ut konst, låna ny konst utan att det förekommer någon överenskommelse avseende skyldigheter och ansvar (mellan förvaltningarna) eller kvittens. Det förekommer inte heller någon form av kvittens när verksamheten lämnar tillbaka konst. Återlämning av konst sker antingen av verksamhetens personal eller genom Regionservices transporter. Ett problem som förekommer är att verk ofta flyttas runt inom och mellan förvaltningar utan att meddela konsthandläggaren. Vi anser att konstdatabasen inte är ändamålsenlig. Idag kan man inte få fram underlag som visar på resultatet av tidigare års inventeringar eller statstik på försvunna och kasserade verk. Detta medför att vi totalt sett inte kan göra någon bedömning om antalet försvunna eller kasserade verk. Vi kan dock vid våra stickprovskontroller i verksamheten konstatera vissa oklarheter. Det finns båda positiva och negativa avvikelser jämfört med inventarielistor: Kungsbacka, Habiliteringen inga avvikelser Kungsbacka, Medicinmottagningen inga avvikelser Varberg, Västra Vall mindre avvikelser Varberg, Medicinmottagningen A fanns ytterligare två tavlor Varberg Medicin avdelning 5 A fanns ytterligare en tavla Falkenberg, Gruebäck/Hjortsberg flertal avvikelser Halmstad, Regionens Hus Laholmsvägen flertal avvikelser Halmstad avd 41 inga avvikelser Halmstad avd 42 flertal avvikelser Halmstad, Plönninge expedition inga avvikelser 6 of 9

7 Getinge, Geting VC flertal avvikelser Enligt uppgifter ska det finnas konstombud per avdelning/förvaltning. Detta förefaller oklart. Vi rekommenderar att databasen utvecklas och arbetet med att Region Hallands konstinnehav säkerställs. Vi anser att det finns en brist avseende ansvarsfördelningen om vem som gör vad och vem som besitter rätt kompetens. Idag uppgår registreringen och administrationen av Region Halland konstsamlig till ca 10 % av en heltidstjänst vilket kan begränsa en tillräcklig hög grad av intern kontroll. Vi rekommenderar att respektive enhet/förvaltning årligen inventerar sin konst. Aktuella listor erhålls lämpligen från konsthandläggaren. Vidare anser vi att ansvar och skyldigheter avseende utlåning och återlämning av konst bör tydliggöras. Överenskommelser avseende skyldigheter och ansvar (mellan förvaltningarna) bör upprättas. Vidare bör kvittens och uppföljning av utlånade och återlämnade verk säkerställas. Vi rekommenderar Regionstyrelsen att via stickprov följa upp att utlånade konstverk verkligen finns på den plats där det anges att de ska finnas. Sker förvaring, underhåll, upphängning, försäkring ändamålsenligt? Förvaring av den konst som inte är upphängd sker i ett särskilt förråd (larmat), vilket konsthandläggaren har tillgång till. Här sker förvaring av bl.a. nyinköpt konst, konst som inte är ramad, konst som på något sätt behöver restareras m.m. Syftet med detta förråd är att verksamheten ska kunna välja, byta ut eller komplettera befintlig konst (lokaler, kontor, vårdavdelningar mm.) Hanteringen administreras av konsthandläggaren.. Underhållskostnader för konstverken uppges ovanliga och är oftast av typen byte av ram samt glas. Det finns inga dokumenterade rutiner för hur säkert konsten ute i verksamheten ska vara upphängd Enligt uppgifter är konstverken försäkrade mot stöld, under förutsättning att inbrott begåtts. Försäkringen täcker inte t ex statyer utomhus, tavlor etc. i publika utrymmen som tillgrips, då lokalerna inte låses. Region Hallands bokförda värde avseende konst uppgår till ca 26 mnkr (2010). I samband med tidigare inventeringar sker ingen utrangering vid försvunna verk. Vi anser att kopplingen mellan inventering, konstdatabasen och anläggningsregistret säkerställs för att konstens ekonomiska (tillgångarna balansräkningen) värde verkligen existerar. Med tanke på samlingens bokförda värde på ca 26 mnkr samt verksamhetens ovisshet om det finns verk som är av särskilt kulturhistorisk eller ekonomisk värde anser vi att Regionstyrelsen skall säkerställa sitt innehav. I samband med de stickprov som genomförts kan vi konstatera att oftast rör det sig om en enkel form av upphängning. Vi förordar att rutiner kring hur upphängning och hur verken ska placeras tas fram. Det som man särskilt bör beakta är lokalernas tillgänglighet/öppenhet, verkets storlek samt värde. 7 of 9

8 Inköpsrutiner, varumottagning och attest av fakturor Konstinköpen kan ske på två olika sätt, dels i samband med nybyggnation och via årliga avsatta medel. Det andra sättet som konstinköp kan ske gäller då särskilda medel avsätts för konstnärlig utsmyckning vid projektering, nybyggnation av byggnader. Vid större utsmyckningar används oftast en särskild konstnärlig rådgivare. Vid större utsmyckningar med fast konst sker samarbetet enligt uppgift i nära kontakt med Regionfastigheter, arkitekter och konstnärer d.v.s. med projektgruppen för själva byggprocessen. Konsten bokförs som en investering med tillhörande årlig internränta, vilken kostnadsförs över tiden. Internräntan uppgår årligen till cirka 1 mnkr. Utvecklingsledaren för kulturverksamheten ansvarar för konstinköp och dessa ska ske utifrån välrenommerade gallerier och konsthallar. Den konst som köps in ska spegla konstlivet regionalt, nationellt och internationellt. Ett riktmärke har tidigare varit att minst hälften av inköpen ska göras av konstnärer med anknytning till Halland. Inköpen ska avse samtidskonst, utförd av professionella konstnärer som arbetar under yrkesliknande former. Innehavet ska visa olika konstinriktningar och ett brett urval av olika tekniker ska eftersträvas. Regionfullmäktige har beslutat om riktlinjer när det gäller upphandling. Upphandling definieras som köp, leasing, hyra eller hyrköp av varor, tjänster samt byggentreprenader. Dessa riktlinjer omfattar även direktupphandling. Direktupphandling kan endast användas om upphandlingens värde understiger 300 tkr eller om det finns synnerliga skäl. Enligt uppgifter beskriver verksamheten att man beaktar regeringsrättens dom angående upphandling av konstnärliga tjänster. Samtliga konstinköp (lös konst) levereras till Regionfastigheter där konsthandläggaren tar emot och kontrollerar varan och därefter förvarar verken inlåsta. Kontering av faktura och utbetalning sker i det elektroniska fakturasystemet MEA effekt. Vid större inköp avseende konstverk förekommer det att ersättning/arvode betalas ut till konstnärerna i förskott utan att bankgaranti krävs. Slutlig beslutattest sker av Region Hallands finanschef. Inköp, varumottagning, attest och utbetalning av faktura sker av tre olika verksamheter (regionfastigheter, kulturenheten samt redovisnings- och finansavdelningen). Vi anser att sättet som Region Halland valt att hantera konstinköp där flera är involverade, men ingen har det yttersta ansvaret vilket kan innebära en ökad risk för felaktigheter. Vi anser att processen bör ses över. Vi anser att hanteringen avseende förskottsutbetalning (utan bankgaranti) avseende konstverksarvode inte sker ändamålsenligt. Vi ifrågasätter hanteringen avseende att konsten påförs internränta. Vi rekommenderar att konstinköpen sker via driftbudgeten. Detta med anledning av att majoriteten av inköpen inte uppfyller Regionens två kriterier avseende investering. Nyttjandetiden är mer än tre år, men majoriteten av konstinköpen är av mindre värde och understiger halvt basbelopp 21,4 tkr. I den mån det rör sig om inköp av större värde för enskilt konstverk, d.v.s. värdet överstiger regionens beloppsgräns för investering, skall det också betraktas som en investering. 8 of 9

9 Vi har i samband med granskningen genomfört vissa stickprov på konstinköp och kan inte konstatera några avvikelser avseende upphandling av konstnärliga tjänster. Vi har via stickprov granskat vissa inköp och noterat att momsredovisningen brister. Vissa fakturor uppger moms, andra ingen moms och vissa felaktig momssats. Enligt Skatteverket gäller följande regler som bör beaktas: - Ingen moms, ifall konstnär säljer egna konstverk av ett värde som understiger 300 tkr - 12 % moms, ifall konstnär säljer egna konstverk av ett värde som överstiger 336 tkr % moms, konsthandel eller ett galleri som säljer inköpta konstverk. Samma skattesats gäller när konstnärens aktiebolag eller handelsbolag säljer. Kontrollrutiner i samband utlåning och överflyttning av konst internt och externa Enligt uppgifter sker ingen extern utlåning till andra intressenter. Sker flyttning av konst inom Regionens ska detta redovisa till konsthandläggaren och en uppdatering gentemot konstdatabasen ska ske. Någon dokumenterad rutin har inte redovisats. Enligt konsthandläggaren brister verksamheten med att återrapportera om konstverk flyttas internt inom Regionen. Enligt uppgifter sker ingen extern utlåning. Vår bedömning är att återrapporteringen till konsthandläggaren i de fall konstverk flyttas brister genom utfallet av de stickprov vi genomfört. Vi rekommenderar att skyldigheter och ansvar tydliggörs. Ett sätt skulle kunna ske genom lokala konstombud. 9 of 9