Revisionsrapport Ängelholms kommuns hantering av konst

Transkript

1 Revisionsrapport Ängelholms kommuns hantering av konst Linda Gustavsson Adrian Göransson April 2013

2 Innehållsförteckning 2.1. Bakgrund Revisionsfråga Metod och avgränsning Organisation och verksamhet Riktlinjer för inköp och utplacering av konstverk Bedömning och kommentarer Konstinköp görs utifrån gällande riktlinjer Bedömning och kommentarer Nämnden har genom årliga inventeringar kontroll över var konstverken är placerade Bedömning och kommentarer Konstverken är ändamålsenligt försäkrade Bedömning och kommentarer PwC Page 2 of 11

3 1. Sammanfattning och revisionell bedömning Revisorerna i Ängelholms kommun har, utifrån en översiktlig bedömning av väsentlighet och risk, beslutat att genomföra en granskning av kommunens hantering av konst. Den övergripande revisionsfrågan har varit enligt nedan: Är Kultur- och fritidsnämndens hantering av konst ändamålsenlig? Den sammantagna bedömningen är att kultur- och fritidsnämndens hantering av konst i huvudsak är ändamålsenlig. Vi bedömer att nämnden har en fungerande grundstruktur för arbetet med kommunens löskonst, d.v.s. tavlor, skulpturer, föremål etc. Vi har dock noterat ett antal förbättringsområden i samband med granskningen. Nedan följer våra bedömningar och rekommendationer utifrån granskningens kontrollmål. Riktlinjer för inköp och utplacering av konstverk Vi bedömer att det finns riktlinjer för inköp av konstverk genom den antagna konstpolicyn. Det finns inga riktlinjer avseende utplacering av konstverk. Vi rekommenderar att riktlinjer upprättas avseende hantering av den konst som nämnder/ förvaltningar deponerar, t.ex. avseende utplacering, rotation, eventuell tidsgräns för utlåning, anvisningar för konst som inte används etc. Vi anser även att riktlinjer avseende hantering av 1 % regeln bör ses över då det råder oklarhet kring tillämpandet av denna i samband med överförandet av kommunens verksamhetslokaler till AB Ängelholmslokaler. Konstinköp görs utifrån gällande riktlinjer Vår bedömning är att kommunen följer den antagna konstpolicy som fastslår att konstinköp i första hand görs via Galleri Moment efter beslut av konstkommittén. Det ska dock observeras att nuvarande policy, enligt vår bedömning, ger litet utrymme till val av specifika konstnärer/ konstverk. Nämnden har genom årliga inventeringar kontroll över var konstverken är placerade Vi bedömer att nämndens kontroll över konstverkens placering inte fullt ut är ändamålsenlig. Nämndens senaste inventering av kommunens konstsamling utfördes Våra stickprov visar att i några fall överensstämmer inte inventeringslistorna med de faktiska förhållandena, exempelvis avseende konstverkens placering. PwC Page 3 of 11

4 Vi rekommenderar nämnden att fastställa lämpligt intervall för återkommande inventering av kommunens löskonst. Vi rekommenderar även att utse konstansvariga för varje enhet i syfte att få bättre kontroll över konstföremålen och dess placering. Konstverken är ändamålsenligt försäkrade Kommunens löskonst omfattas av kommunens egendomsförsäkring med ett försäkringsbelopp om 25 prisbasbelopp. Det finns inga uppgifter avseende det sammanlagda värdet av kommunens konstsamling. Vi rekommenderar nämnden att göra en strukturerad värdering av kommunens samtliga konstföremål i syfte att få kännedom om, och skapa rutiner kring, särskilt värdefulla konstföremål. PwC Page 4 of 11

5 2. Inledning 2.1. Bakgrund Ängelholms kommun köper regelbundet in konst som ska pryda kommunens lokaler och offentliga rum. Genom åren har det blivit ansenliga mängder konstföremål. Konsten är placerad ute på kommunens olika enheter. Det är således viktigt att kommunen har en god kontroll på den konst som köps in och placeras ut. I Ängelholm är det Kultur- och fritidsnämnden som ansvarar för kommunens konsthantering. Ängelholms kommuns revisorer har, utifrån en bedömning av väsentlighet och risk, beslutat att genomföra en granskning av kommunens hantering av konst Revisionsfråga Granskningen ska besvara följande övergripande revisionsfråga: Är Kultur- och fritidsnämndens hantering av konst ändamålsenlig? Ändamålsenligheten bedöms med utgångspunkt från följande kontrollmål: - Det finns tydliga riktlinjer för inköp och utplacering av konstverk - Konstinköp görs utifrån gällande riktlinjer - Nämnden har genom årliga inventeringar kontroll över var konstverken är placerade - Konstverken är ändamålsenligt försäkrade 2.3. Metod och avgränsning Granskningen avser kultur- och fritidsnämndens hantering av kommunens s.k. löskonst år Med löskonst avses tavlor, skulpturer, föremål etc. till skillnad mot byggandsanknuten konst som är knuten till en viss byggnad, t.ex. i form av en väggmålning. Underlaget till rapporten utgörs av intervjuer med berörda tjänstemän liksom dokumentstudier av skriftliga styrdokument liksom annan dokumentation av betydelse. Intervjuer har genomförts med följande tjänstemän: Förvaltningschef, kultur- och fritidsförvaltningen Avdelningschef för allmänkultur, kultur- och fritidsförvaltningen Föreståndare för Galleri Moment Vidare har stickprov utförts genom kontroll av ca 10 föremål i inventeringslista vid 7 av kommunens enheter. De enheter som inventerats i granskningen är Stadshuset, biblioteken i Strövelstorp och Vejbystrand samt äldreboendena Åsbytorp, Kungshaga, Bäckagården och Karlsgård. Rapporten är sakavstämd med berörda intervjuade. PwC Page 5 of 11

6 3. Granskningsresultat 3.1. Organisation och verksamhet Kultur- och fritidsnämnden har det politiska ansvaret för den kommunala konsten i Ängelholms kommun. Kultur- och fritidsnämnden består av två utskott; bidrag- och anläggningsutskottet och kultur- och ungdomsutskottet. Inom kultur- och ungdomsutskottet återfinns konstkommittén som består av 4 ledamöter. I samarbete mellan kultur- och fritidsnämnden och Ängelholms konstförening bedrivs sedan år 1967 Galleri Moment. Då kommunen och konstföreningen driver galleriet i samverkan kan detta varken ses som en renodlad konsthall eller ett renodlat galleri. Kommunen och konstföreningen har upprättat ett samarbetsavtal och delar ansvaret för galleriets utställningar. I samarbetsavtalet avseende Galleri Moment fastslås att konstföreningen är huvudman för galleriet med ansvar för försäljning och redovisning. Föreningen åtar sig att årligen betala en avgift till kommunen som motsvarar 5 procent av försäljningen av konst på galleriet, exklusive försäljning som sker till kommunen. Kommunen åtar sig att ansvara för bemanning av galleriet under de perioder som kultur- och fritidsnämnden finner behövligt, detta med undantag för en vecka under hösten då föreningen har sin vinstvisning och då ansvarar för bemanning. Vidare tillhandahåller kommunen lokaler och ansvarar för städning av dessa. Kommunen tecknar även avtal mellan utställare och Galleri Moment och förbinder sig att årligen göra inköp från galleriet. Föreståndare för Galleri Moment uppger att galleriet årligen har cirka 12 separata utställningar. Det inkommer ca 60 ansökningar per år från olika konstnärer. Galleriets besökssiffror ligger på ca besökare per år. I dessa siffror ingår även skolklasser då galleriet även har en viss pedagogisk verksamhet, bl.a. i samarbete med Kulturskolan Riktlinjer för inköp och utplacering av konstverk Kultur- och fritidsnämnden antog 2008 en konstpolicy 1 för kommunen som behandlar inköp och avyttring av konst, vissa rutiner för Galleri Moment samt offentlig utsmyckning. I policyn fastslås att inköp av konst sker genom beslut av konstkommittén med godkännande i kultur- och fritidsnämnden. Vidare fastslås att konsten som köps in ska vara av god kvalitet och smycka offentliga platser i kommunen. Konsten ska företrädesvis köpas in från utställningar på Galleri Moment. Val av utställare på 1 Konstpolicy för Ängelholms kommun, sammanträdesprotokoll, Kultur- och fritidsförvaltningen PwC Page 6 of 11

7 Galleri Moment ska beslutas av konstkommittén och Ängelholms konstförening en gång per år. Som komplement till konstpolicyn finns utställningskriterier för Galleri Moment, dessa är inte antagna av nämnden. I kriterierna fastslås att galleriets utställningsinriktning är att visa samtida svensk och nordisk konst med stor variation i form och innehåll. För att ansökan om att få ställa ut på galleriet ska tas under övervägande krävs konstnärlig högskoleexamen eller motsvarande. De motsvarande kriterierna kan vara en kombination av några av punkterna nedan: - Annan konstnärlig utbildning - Separatutställningar - Samlingsutställningar - Jurybedömda utställningar - Olika konstprojekt - Försäljning av den egna konsten till stat, kommun, landsting eller konstmuseum - Offentliga uppdrag och tävlingar - Stipendier - Övrig konstnärlig verksamhet (t ex pedagogiska och/eller konsultuppdrag) Galleri Moment har en 10 års regel vilket innebär att det ska vara minst 10 år mellan varje konstnärs utställningstillfälle. Det finns inga upprättade riktlinjer för hantering eller utplacering av den konst som deponeras inom olika nämnder/ förvaltningar i kommunen. Vid lån av konst kan kommunanställda på alla nivåer kvittera ut konstverk från Galleri Moment som har ett magasin av konstverk. För närvarande finns ca 120 konstverk magasinerade hos Galleri Moment, flera av dessa är dock skadade. Vid utkvittering av konstverk registreras namn på låntagare, inventarienummer samt tilltänkt plats för placering i datorsystemet Sofi. De intervjuade uppger att kultur- och fritidsförvaltningen försöker uppmuntra byte av konst ca vartannat år genom t.ex. information på kommunens intranät. Kommunen tillämpar sedan % -regeln avseende offentlig utsmyckning. I konstpolicyn fastslås att 1 % ska avsättas till konstnärlig utsmyckning vid kommunal nybyggnad och vid om- och tillbyggnad, och beräknas på den faktiska byggkostnaden. Tekniska kontoret ska meddela kultur- och fritidsnämnden aktuell summa, därefter ska avdelningschefen för allmänkultur, i samråd med berörd ledning och personal, ta fram ett förslag på utsmyckning. Detta bör ske före projekteringsstart. Vidare ska kultur- och fritidsnämnden fatta beslut om val av utsmyckning samt beslut om verkställighet. Avdelningschef för allmänkultur ska verkställa beslutet i samverkan med berörd förvaltning och tekniska kontoret. Skissförslaget ska belasta utsmyckningssumman med 10 procent. Avseende framtida skötsel och renovering bekostas denna av berörd förvaltning, renovering ska i första hand utföras av konstnären själv. Ängelholms kommun har ett 60-tal utsmyckningar som tillkommit genom 1 % regeln. PwC Page 7 of 11

8 Vid årsskiftet 2012/ 13 överfördes kommunens verksamhetslokaler till AB Ängelholmslokaler, ett till AB Ängelholmshem helägt dotterbolag 2. I samband med detta överfördes tekniska kontorets personal på fastighetsavdelningen till AB Ängelholmshemskoncernen. Vid intervjuerna framkommer att det råder oklarhet avseende tillämpande av 1 % regeln och ansvar för denna i samband med överförande av kommunens verksamhetslokaler till bolaget AB Ängelholmslokaler Bedömning och kommentarer Vi bedömer att det finns riktlinjer för inköp av konst genom den antagna konstpolicyn. Det finns inga riktlinjer avseende utplacering av konstverk. Vi rekommenderar att riktlinjer upprättas avseende hantering av den konst som nämnder/ förvaltningar deponerar, t.ex. avseende utplacering, rotation, eventuell tidsgräns för utlåning, anvisningar för konst som inte används etc. Vi anser även att riktlinjer avseende hantering av 1 % regeln bör ses över då det råder oklarhet kring tillämpandet av denna i samband med överförandet av kommunens verksamhetslokaler till AB Ängelholmslokaler Konstinköp görs utifrån gällande riktlinjer De intervjuade uppger att den antagna konstpolicyn följs väl. Val av utställare på Galleri Moment beslutas av de 4 ledamöterna i konstkommittén tillsammans med 4 medlemmar i Ängelholms konstförening. Beslut om inköp av konst sker genom beslut av ledamöterna i konstkommittén med godkännande i kultur- och fritidsnämnden. Vid beslut om konstinköp måste 3 av de 4 ledamöterna godkänna inköpet. Vid godkännande i kultur-och fritidsnämnden visas konstverket upp, ibland ges även förslag på placering. De intervjuade uppger att kommunen följer samarbetsavtalet som är upprättat med konstföreningen. Detta innebär att kommunen köper minst ett verk av varje utställare på Galleri Moment vilket ger 12 eller fler separata verk per år. De intervjuade uppger att konstinköp via Galleri Moment är ett sätt att kompensera att kommunen inte fullt ut praktiserar det statliga MU- avtalet (medverkans- och utställningsersättning) som kommuner är rekommenderade, men inte tvingade, att följa. I MU-avtalet regleras ersättning mellan konstnär och statliga museum/ visningar som finansieras med statliga medel. De intervjuade uppger att konstinköp blir en ekonomisk kompensation till konstnären då denne inte erhåller någon annan ekonomisk ersättning i samband med utställning på Galleri Moment. Under innevarande år är investeringsbudgeten för inköp av konst 200 tkr. Under mandatperioden kan konstkommittén överföra eventuella kvarvarande investeringsmedel till nästkommande period. Dessa medel kan användas till enskilda inköp utanför Galleri Moments verksamhet. De intervjuade uppger att det var flera år sedan det gjordes konstinköp av löskonst utöver de verk som köps in från Galleri Moment. Detta då det oftast inte blir några större summor kvar av investeringsbudgeten efter att de årliga konstinköpen skett via Galleri Moment. 2 Kommunfullmäktige PwC Page 8 of 11

9 Bedömning och kommentarer Vår bedömning är att kommunen följer den antagna konstpolicy som fastslår att konstinköp i första hand görs via Galleri Moment efter beslut av konstkommittén. Det ska dock observeras att nuvarande policy, enligt vår bedömning, ger litet utrymme till val av specifika konstnärer/ konstverk Nämnden har genom årliga inventeringar kontroll över var konstverken är placerade Förvaltningen gjorde en fullständig inventering av kommunens löskonst under Vid detta tillfälle hade en inventering av kommunens löskonst inte gjorts sedan I dagsläget görs löpande beskrivning och fotografering av alla nya konstföremål. Beskrivning och foto av föremålen matas in i datorsystemet Sofi. Vid granskningstillfället fanns totalt 1922 konstföremål registrerade i datorsystemet. Följande uppgifter om konstföremålen registreras: - Konstnärens för- och efternamn - Titel - Teknik - Material - Storlek - Inköpsår - Inköpspris - Placering - Unikt nummer I samband med stickprov av inventeringslista vid sju av kommunens enheter framkom att inventeringslistorna inte fullt ut överensstämmer med de faktiska förhållandena. Flera av de inventerade konstverken återfanns inte på angiven placering i inventeringslistan, dock kunde några av dessa föremål återfinnas på närliggande kontorsrum etc. vid eftersökning. Vid eftersökning av registrerade konstverk framkom även att flera konstföremål fanns i förrådsutrymmen, magasin etc. Vid några enheter kände inte personalen till att konstföremål som inte används ska sändas tillbaka till Galleri Moment. Vidare var det vid några enheter svårt att finna korrekt placering av konstverken då olika typer av omorganisationer, byte av avdelningsnamn etc. medfört att beskrivning av placering i inventeringslistan inte längre överensstämde med verkligheten. Enligt uppgift utför förvaltningens ekonom varje år stickprovskontroll av inventeringslista för 10 slumpvist utvalda konstföremål Bedömning och kommentarer Vi bedömer att nämndens kontroll över konstverkens placering inte fullt ut är ändamålsenlig. Nämndens senaste inventering av kommunens konstsamling utfördes Våra stickprov visar att i några fall överensstämmer inte inventeringslistorna med de faktiska förhållandena, exempelvis avseende konstverkens placering. PwC Page 9 of 11

10 Vi rekommenderar nämnden att fastställa lämpligt intervall för återkommande inventering av kommunens löskonst. Vi rekommenderar även att utse konstansvariga för varje enhet i syfte att få bättre kontroll över konstföremålen och dess placering Konstverken är ändamålsenligt försäkrade Kommunens löskonst omfattas av kommunens egendomsförsäkring och den s.k. allriskförsäkringen som har ett försäkringsbelopp om 25 prisbasbelopp med en självrisk om 1 prisbasbelopp. Det finns ingen särskild försäkring för enstaka konstföremål. Kommunens konst stöldmärks inte, däremot märks alla konstföremål med inventarienummer och Tillhör Ängelholms kommun. Vid intervjuer framkommer att kultur- och fritidsnämnden bär ansvaret om ett föremål blir stulet oavsett konstverkets placering. Avseende Galleri Moment finns en försäkring som omfattar utställningar upp till ett värde av 0,5 mkr. Konstföreningen ansvarar för tilläggsförsäkring om värdet överstiger 0,5 mkr. Det har inte gjorts någon marknadsvärdering av kommunens konst. De intervjuade har ingen uppfattning avseende det sammanlagda värdet av kommunens konstsamling. Vid registrering av nyinköpta konstföremål noteras dock inköpspris. De intervjuade uppger att det inte finns några särskilda rutiner avseende skydd av särskilt värdefulla konstföremål Bedömning och kommentarer Kommunens löskonst omfattas av kommunens egendomsförsäkring med ett försäkringsbelopp om 25 prisbasbelopp. Det finns inga uppgifter avseende det sammanlagda värdet av kommunens konstsamling. Vi rekommenderar nämnden att göra en strukturerad värdering av kommunens samtliga konstföremål i syfte att få kännedom om, och skapa rutiner kring, särskilt värdefulla konstföremål. PwC Page 10 of 11

11 Linda Gustavsson Projektledare Carl-Gustaf Folkeson Uppdragsledare PwC Page 11 of 11