Intern kontrollgranskning avseende kommunens konst

Transkript

1 Intern kontrollgranskning avseende kommunens konst Kristianstads kommun Revisionsrapport Februari 2012 Carl-Magnus Stensson, PwC

2 Innehållsförteckning 1. Sammanfattning Inledning... 4 Bakgrund... 4 Syfte, revisionsfrågor och avgränsning... 5 Metod Granskningsresultat... 6 Förekommer upprättade rutiner, riktlinjer och styrdokument?... 6 Förtecknas konst på ett ändamålsenligt sätt?... 7 Sker förvaring, underhåll, upphängning, försäkring ändamålsenligt?... 9 Inköpsrutiner, varumottagning och attest av fakturor Kontrollrutiner i samband utlåning och överflyttning av konst internt och externa

3 1. Sammanfattning Revisorerna i Kristianstads kommun har gett PwC i uppdrag att granska om den interna kontrollen avseende kommunens konsthantering/konstsamling är ändamålsenlig. Efter genomgång av befintliga rutiner och rutinbeskrivningar samt intervjuer med berörda befattningshavare och stickprovskontroller sammanfattas våra iakttagelser och synpunkter enligt nedan: Vi rekommenderar att avtal mellan kommunen och Stiftelsen Regionmuseet tydliggörs. Inköp/upphandling och inventering av kommunens konstsamling (K-konst) upptas inte i avtalet. Det är särskilt viktigt inte minst som uppdraget anses har växt de senaste åren då kommunen år 2009 införde den s.k. 1 % regeln i samband med större byggprojekt. Vidare anser vi att det föreligger en risk att det inte upprättats något avtal mellan kommunen och Regionmuseet avseende stiftelsens konst som delvis smyckar kommunens lokaler. Vi bedömer att konstdatabasen i huvudsak är ändamålsenlig och att det finns en fördel att samutnyttja Regionmuseets kompetens och system. Kommunens tjänstemän borde dock enligt vår mening ha tillgång till databasen. Vår bedömning är att utlåning och återlämning av konstverk (lös konst K-konst) fungerar på ett bra sätt. Rutiner finns och det sker en kontroll av att beställare har ett mandat att rekvirera konst. Vi anser dock att uppföljning av utlånade verk bör säkerställas genom att stickprov tas på utlånade konstverk för att säkerställa existensen. Enligt kommunens riktlinjer avseende inventarieredovisningen skall inventering av bl.a konst göras årligen samt av minst två personer. Vi finner det anmärkningsvärt att en total inventering av K-konsten endast genomförts vid två tillfällen de senaste 27 åren och med ett intervall på 23 år. Utifrån god intern kontroll anser vi det inte ändamålsenligt att endast en person utfört inventeringen. Vidare har inventeringarna inte dokumenterats. Utifrån försäkringsvillkoren har kommunen ett ansvar att underrätta försäkringsbolaget avseende försäkringsskydd för nyanskaffade föremål enligt villkoren. Detta är särkilt viktigt då kommunen infört 1 % regeln samt att kommunen projekterar flertal projekt där konst ingår. Enbart rådhusprojektet beräknas omfatta konstinköp motsvarande ca 4,5 mkr Kommunen tillämpar undantagsregeln avseende upphandling av större konstprojekt. Ifall kommunen ska tillämpa denna undantagsregel anser vi att tillämpningen bör ingå och fastställas som en del i kommunens centrala riktlinjer för upphandling. För att undantaget ska vara tillämpligt krävs således att det endast finns en viss leverantör som kan leverera utifrån en specifik kravbild. 3

4 Vi anser att hanteringen avseende förskottsutbetalning avseende konstverksarvode inte sker ändamålsenligt med anledning av att bankgaranti inte krävs. Enligt uppgifter sker extern utlåning av Mirósamlingen. Avgiften är inte fastställd av nämnden, vilket vi bedömer måste ske. Vidare anser vi att nämnden beaktar donatorns vilja/krav när det gäller att samlingen ska presenteras utan kostnad för åskådaren i samband med utställningar såväl intern som extern. 2. Inledning Bakgrund Revisorerna i Kristianstads kommun har gett PwC i uppdrag att granska om den interna kontrollen avseende kommunens konsthantering/konstsamling är ändamålsenlig. Kommunallagen 6 kap 7 anger att nämnderna ska se till att den interna kontrollen är tillräcklig. Nämnderna ansvarar för en ändamålsenlig styrning så att verksamheten bedrivs på ett effektivt sätt och att det finns säkra rutiner som förhindrar förlust och säkerställer att redovisningen är rättvisande. Kommunfullmäktige har antagit ett intern kontrollreglemente som syftar till att säkerställa att styrelser och nämnder upprätthåller en tillräcklig kontroll. Enligt kommunens reglemente ska kultur- och fritidsnämnden ansvara för konstinköp och för den konstnärliga gestaltningen av offentliga miljöer. Vid projektering av kommunala byggnader avsätts 1 % av den projekterade byggkostnaden för konstnärlig gestaltning/utsmyckning. Syftet med kommunens konstutsmyckning är att göra kommunens gemensamma rum intressantare och trivsammare. Kristianstads kommun äger och förvaltar cirka 900 verk som benämns som K-konst. Vidare har kommunen erhållit en donation avseende 155 st. originalaffischer av Joan Miró verk. Till detta har övriga förvaltningar köpt in diverse konstverk för utsmyckning av förvaltningarnas lokaler (oklart om antal). Även Regionmuseets konstverk finns placerade i kommunens lokaler, 139 konstverk. Kommunen har idag ca 100 verk (11 %) utav K-konsten som inte är utplacerade och förvaras magasinerade. Vidare har man i samband med byggnation av nytt rådhus magasinerat de konstverk som tidigare fanns i det gamla rådhuset (119 st). Kultur- och fritidsnämnden beslutar om ett årligt anslag för konstinköp på 100 tkr. Vid projektering av byggnader förekommer det att en fastställd summa av den projekterade 4

5 byggkostnaden avsätts (1 %) för konstnärlig gestaltning/utsmyckning. Den anslagna summan kan användas till att beställa en utsmyckning av konstnär(er) med utgångspunkt för den aktuella byggnaden eller till inköp av lös konst. Den fysiska hanteringen avseende förvaring, underhåll, inventering m.m. av K-konst samt Mirósamlingen hanteras av Regionmuseets/konsthallens personal på uppdrag av kultur- och fritidsförvaltningen. Mot bakgrund av detta har revisorerna beslutat att genomföra en granskning av kommunens konsthantering. Syfte, revisionsfrågor och avgränsning Syftet (revisionsfrågan) är att granska om den interna kontrollen avseende kommunens konsthantering/konstsamling är ändamålsenlig. Utifrån väsentlighets- och riskperspektivet har ett antal kontrollfrågor valts ut. För dessa har en bedömning av befintliga regler och rutiner samt förvaltningens egna kontrollaktiviteter gjorts. Granskningen inriktas på följande frågeställningar: - Förekommer upprättade rutiner, riktlinjer och styrdokument? - Förtecknas konsten på ett ändamålsenligt sätt? (märkning, registrering, inventering m.m.) - Sker förvaring, underhåll, upphängning, försäkring ändamålsenligt? - Sker inköp och attest på ett ändamålsenligt sätt? - Finns tillräckliga rutiner vid fastighetsförsäljning/överlåtelse av lokal avseende konst? - Förekommer kontrollrutiner i samband med överflyttning av konst internt eller vid utlåning till externa aktörer, ex. museum, gallerier? Metod I granskningen har vi tagit del av befintlig dokumentation av rutiner och anvisningar samt avtal. Intervjuer har genomförts med förvaltningschef för kultur och fritidsförvaltningen, chef vid Kristianstads konsthall, konstintendent Kristianstads konsthall, intendent vid Regionmuseet. Vidare har ett antal telefonintervjuer genomförts med c4 teknik:s personal. Ett antal fakturor på inköp för verksamheten har granskats och bedömts med avseende dels på redovisning, dels på inköpens art och om man hållit sig till upphandlingsreglerna. Inventering av konst (stickprov) gentemot uppgift från konstdatabasen har gjorts. Granskningen avgränsas till fast monterade skulpturer och tavlor och avgränsas till kommunens lokaler samt en genomgång av kultur och fritidsförvaltningens fakturor för 2010 och 2011 som berör konstinköp. Rapporten är sakgranskad av berörda tjänstemän. 5

6 3. Granskningsresultat Kristianstads kommun har tillsatt en konstkommitté som är ett utskott till kultur och fritidsnämnden för att hantera konstfrågor i kommunen. Kommittén är beredande organ till nämnden när det gäller den offentliga konstnärliga gestaltningen. Till kommittén är delegerat beslutanderätt när det gäller inköp av lös konst till offentliga lokaler i enlighet med givna budgetramar. Kommittén ska upprätta rutiner och strategier för inköp av lös konst som föreläggs nämnden för beslut tillsammans med reglementet. Konstkommittén ansvarar för att den offentliga konsten görs tillgänglig för allmänheten. Kultur- och fritidsnämnden utser fyra ledamöter till konstkommittén och utser också ordförande bland dessa. Till konstkommittén är adjungerade kultur- och fritidschef, stadsarkitekten, chefen för Kristianstads konsthall (Regionmuseet) samt intendent från konsthallen (Regionmuseet). Intendent alternativt chef för konsthallen är sekreterare i konstkommittén. Avtal om drift av Kristianstads konsthall är upprättat mellan Kristianstads kommun och Stiftelsen Regionmuseet. Avtalet berör bl.a. driftfrågor, inköpsadministration av kommunens konst. Regionmuseet ansvarar för samlingens (K-Konst) innehåll samt att de verk som placeras ut är i bra skick och att de är funktionella i en offentlig miljö. Inköpen görs av konstkommittén som till sin hjälp bl.a. använder sig av Regionmuseets/konsthallens personal. I de fall lös konst köps in attesterar och finansieras detta i huvudsak av kultur och fritidsförvaltningen (K-konst). I de fall inköp av konst enligt 1 % regeln tillämpas finansieras och attesteras detta av c4 teknik och kultur- och fritidsförvaltningen. Regionmuseet är en stiftelse vars ändamål är att bedriva, främja och utveckla kulturminnesvård och övrig museal verksamhet liksom annan där med förenlig kulturell verksamhet. Ur stiftelseurkunden från 1988 kan utläsas att Kristianstads kommun, Kristianstads läns landsting och Skånes Hembygdsförbund överenskommit att bilda en stiftelse, stiftelsen Kristianstads läns museum och numera Stiftelsen Regionmuseet. Förekommer upprättade rutiner, riktlinjer och styrdokument? Enligt reglementet för kultur- och fritidsnämnden antaget av kommunfullmäktige har nämnden det politiska ansvaret för kultur-, biblioteks-, fritids- och idrottsverksamheten i kommunen. Det ankommer bl a på nämnden att ansvara för konstinköp och för den konstnärliga gestaltningen av offentliga miljöer. Följande riktlinjer/rutiner har redovisats: Riktlinjer för konstnärlig gestaltning i Kristianstads kommun enligt 1 % regeln ( ) Reglemente för konstkommittén ( ) 6

7 Rutiner och strategier för konstkommittén i Kristianstads kommun avseende inköp av bildkonst (lös konst) ( ) Bestämmelser angående deposition av föremål eller konstverk samt depositionskvitto ( ) Avtal om drift av Kristianstads konsthall ( ) Avtal om hantering av Kristianstads kommuns konstsamling ( ) Ekonomihandbok, inventarieredovisning ( ) Enligt uppgifter förekommer det inga dokumenterade rutiner avseende konst reglerat till fastighetsförsäljning eller överlåtelse av lokal. I de fall fastigheter sålts har eventuella platsmonterade konstverk ingått i fastighetsförsäljningen. Bedömning: Ett avtal mellan kommunen och Stiftelsen Regionmuseet har upprättats (daterad ) avseende driftfrågor, hyreskostnader och investeringar samt samverkan och uppföljning av verksamheten. Avtalet avseende hanteringen av kommunens konstsamling är upprättad mellan kommunen och Regionmuseet ( ) och omfattar bl.a. magasinering, registrering, märkning samt hantering av in- och utlåning. Vi rekommenderar att avtalen tydliggörs. Inköp/upphandling och inventering av kommunens konstsamling (K-konst) upptas inte i avtalet. Det är särskilt viktigt inte minst som uppdraget anses har växt de senaste åren då kommunen år 2009 införde den s.k. 1 % regeln i samband med större byggprojekt. Vidare anser vi att det föreligger en risk att det inte upprättats något avtal mellan kommunen och Regionmuseet avseende stiftelsens konst som delvis smyckar kommunens lokaler. Förtecknas konst på ett ändamålsenligt sätt? Snarast efter inköp ska konsten (som köps in via konstkommittén) registreras i särskild konstdatabas. Registrering görs av intendent vid Regionmuseet. Konstdatabasen är densamma som Regionmuseet använder för sin verksamhet. Uppgifter i databasen finns bl.a. om titel, konstnär, tillverkningsår, inköpsår, inköpsvärde, fysisk placering samt foto på verket. Samtliga verk ska vara numrerade (i databas och på konstverket) och K-konsten och Regionmuseets samling särskiljs genom olika kodbenämningar. Kommunens personal har inte tillgång till databasen. Enligt kommunens centrala riktlinjer för inventarieredovisning har respektive nämnd ansvar för att samtliga enheter upprättar inventarieförteckningar. Den fysiska inventeringen ska utföras av minst två oberoende personer (de som utför kontrollen ska inte befinna sig i beroendeställning till det som kontrolleras). Respektive nämnd svarar för att 7

8 tillämpningsanvisningar finns. Fysisk inventering ska ske årligen. Syftet med inventarieredovisning är att trygga den interna kontrollen avseende de inventarier som finns i verksamheten. Det finns även försäkringstekniska skäl. Inventarier som ska redovisas är inventarier med inköpsvärde över ett halvt prisbasbelopp, inventarier som bedöms vara stöldbegärliga och har ett anskaffningsvärde överstigande 2000 kronor samt konst och museiföremål. Heltäckande inventering av K-konsten har enligt uppgift genomförts vid två tillfällen 1985 och Någon redovisning avseende 1985 års och 2008 års inventering har inte kunnat presenteras vid granskningstillfället. Inventeringar har enligt uppgift genomförts av endast en person. I samband med byggnation av nytt rådhus förvaras konsten magasinerad och en inventering gjordes i samband med flytt. Vid våra stickprovskontroller saknades tre konstverk. Enligt uppgifter från barn och utbildningsförvaltningen och omsorgsförvaltningen görs årliga inventeringar. Den konst som förvaltningarna själva köpt finns inte registrerad i den databas som Regionmuseet handhar. Vid utlåning av konstverk (K-konst) inom kommunen författas ett depositionskvitto med uppgifter om både konstnär, titel, teknik samt verkets nummerserie. Kvittens av beställaren sker och som i sin tur erhåller en kopia samt en blankett avseende förvaltningens skyldighet och ansvar. Utlämning av konstverk sker först efter en kontroll av att beställande person arbetar inom kommunen och har rätt att rekvirera. Leverans av konstverk sker enligt uppgift oftast av Regionmuseets personal. Vid återlämning av konst sker en kvittens av Regionmuseets personal. Enligt uppgifter förekommer det att konstverk flyttas runt inom och mellan förvaltningar utan att intendent vid Regionmuseet meddelats. Bedömning: Vi bedömer att konstdatabasen i huvudsak är ändamålsenlig och att det finns en fördel att samutnyttja Regionmuseets kompetens och system. Kommunens tjänstemän borde dock enligt vår mening ha tillgång till databasen. Vår bedömning är att utlåning och återlämning av konstverk (lös konst K-konst) fungerar på ett bra sätt. Rutiner finns och det sker en kontroll av att beställare har ett mandat att rekvirerar konst. Vidare får den som rekvirera konsten attestera ett depositionskvitto samt överlämnas en typ av överenskommelser avseende skyldigheter och ansvar (mellan förvaltningarna). Vi rekommenderar dock att denna överenskommelse tydliggörs mellan förvaltningarna på en högre nivå. Vi anser dock att uppföljning av utlånade verk bör säkerställas genom att stickprov tas på utlånade konstverk för att säkerställa existensen. Enligt kommunens riktlinjer avseende inventarieredovisningen skall inventering av bl.a. konst göras årligen samt av minst två personer. Vi finner det anmärkningsvärt att en total inventering av K-konsten endast har genomförts vid två tillfällen de senaste 27 åren och med 8

9 ett intervall på 23 år. Utifrån god intern kontroll anser vi det inte ändamålsenligt att endast en person utfört inventeringen. Vidare har inventeringarna inte dokumenterats. Detta medför att vi totalt sett inte kan uttala oss om antalet försvunna eller kasserade verk. Utifrån de stickprov som genomförts kan vi konstatera att tre konstverk saknades mot tidigare inventering, denna så sent som 2010 i samband med flytt från Rådhuset. I de fall förvaltningarna själva köpt in konst eller övertagit konst sker årlig inventering. Granskningen visar på att det inte förekommer någon övergripande uppföljning och kontroll av den kommunala konsten då samtliga verk inte är registrerade i konstdatabasen och hanteras därefter. Sker förvaring, underhåll, upphängning, försäkring ändamålsenligt? Förvaring av den konst som inte är utplacerad sker i ett särskilt förråd (larmat), vilket endast ett fåtal personer har tillgång till. Här sker förvaring (K-konst och Regionmuseets konst) av bl.a. återlämnad, nyinköpt eller icke utlånad konst, konst som inte är ramad, konst som på något sätt behöver restaureras m.m. Syftet med detta förråd är att verksamheten ska kunna välja, byta ut eller komplettera befintlig konst. I samband med byggnation av nytt rådhus förvaras K-konsten samt Regionmuseets konst i ett särskilt förråd (larmat), där endast ett fåtal har tillträde till. Enligt riktlinjer för konstnärlig gestaltning enligt 1 % regeln ska drift- och underhållskostnader som berör den konstnärliga gestaltningen (ny- om eller tillbyggnad av offentliga byggnader) avsätts löpande med 1 % ur den kalkylerade beräkningen av 1 % regeln. c4 teknik ska enligt uppgifter ansvara för att 1 % av 1 % upptas i hyreskontraktet för berörd fastighet till underhåll. Summan belastar hyran per år för underhåll av konst. I de underhållsfall där det krävs expertis ska konstansvarig på Regionmuseum/konsthallen i första hand tillfrågas. Underhållsplan ska lämnas till c4 teknik av konstnären i samband med konstprojektets färdigställande. Underhållsplan avseende konstverket Rise and fall (Kristianstads arena) har redovisats. Garantitiden för detta verk uppgår till 2 år och uppskattad brinntid uppgår enligt konstnären till h. För de verk som antingen går sönder eller behöver restaureras görs en ekonomisk bedömning ifall det är lönt att restaurera. Skadas konstverken under depositionstiden skall Regionmuseets dokumentationsfunktion underrättas. Reparationer av verk kan i vissa fall ske i samråd med konstnären eller konservatorer. Regionmuseet tillsammans med konsthallen ska enligt avtal ha en överblick över samlingens (K-konsten) innehåll och ansvar för att de verk som placeras ut är i bra skick och att de är funktionella i en offentlig miljö. 9

10 Det finns inga dokumenterade rutiner för hur konsten ska vara upphängd utifrån ett stöldperspektiv. Enligt försäkringsbrev har utställningsföremål (utställningsförsäkring) tillhöriga kommunen samt för extern utställare under 2011 varit försäkrad till ett värde av 25 basbelopp (1, ). Miró samlingen har under året också varit försäkrad till ett värde av 4 mkr. Samlingens värde enligt packprotokoll uppgår till 4,7 mkr. Avtalstiden har varit ettårig och en avtalsförlängning (2012) har presenterats genom inbetald faktura. Enligt uppgifter från försäkringsmäklaren ingår ett "allriskskydd", vilket innebär att även bl.a. stöld omfattas och gäller även om lokalen inte är låst. Bedömning: Vår bedömning är att förvaring av den konst som inte är upphängd sker på ett ändamålsenligt sätt. I de fall kommunen väljer att köpa in konstverk som är av en mer teknisk karaktär i form av olika ljussättningar och installationer lämnas oftast en garantitid. Vi rekommenderar kommunen att redan i samband med upphandlingsprocessen ta hänsyn till framtida drift och underhållskostnader. Vi finner det angeläget att följa upp underhållsplaner och kostnader avseende den konst som omfattas av 1 % regeln för att långsiktigt säkerställa det kulturhistoriska värdet. I samband med de stickprov som genomförts kan vi konstatera att oftast rör det sig om en enkel form av upphängning. Vi förordar att rutiner kring hur upphängning och hur verken ska placeras tas fram. Det som särskilt bör beaktas är lokalernas tillgänglighet/öppenhet, verkets storlek samt värde. Vi vill i detta sammanhang lyfta fram vikten av att kommunen måste underrätta försäkringsbolaget avseende försäkringsskydd för nyanskaffade föremål enligt villkoren. Detta är särkilt viktigt då kommunen infört 1 % regeln samt att kommunen projekterar flertal projekt där konst ingår. Enbart rådhusprojektet beräknas omfatta konstinköp på ca 4,5 mkr. Inköpsrutiner, varumottagning och attest av fakturor Konstinköp kan ske på tre olika sätt, dels i samband med ny- om eller tillbyggnad av offentliga byggnader och miljöer där kommunen står som byggherre och dels via årliga avsatta medel. Vidare kan inköp av konst ske genom de donationer som skett och där fondens avkastning kan användas till inköp. Enligt uppgifter från kultur och fritidsförvaltningen finns ca 0,2 mkr tillgängliga för inköp. I de fall ny- om eller tillbyggnad av offentliga byggnader och miljöer projekteras, avsätts 1 % av den beräknade byggkostanden (exkl moms) för konstnärlig gestaltning. Anslaget skall justeras om större förändringar sker i investeringsprojektet. Anslaget skall täcka samtliga kostnader såsom konstnärernas arvode (inkl sociala avgifter), materialkostnader, frakt samt 10

11 eventuella konsultkostnader och skissarvoden. Om den beräknade byggkostnaden understiger 10 mkr avsätts inga medel i enlighet med 1 % regeln för konstnärlig gestaltning. Procentregeln ska enligt riktlinjerna inte tillämpas på byggprojekt som inte i någon utsträckning kommer att användas av eller besökas av allmänheten. I samtliga fall där konstnärlig gestaltning skall utföras har K-projektgruppen, på uppdrag av konstkommittén, ansvar för att ta fram ett urval och förslag på konstnär/konstnärer eller grupp. Vid större utsmyckningar används oftast en särskild konstkonsult. Vid större utsmyckningar med fast konst sker samarbetet enligt uppgift i nära kontakt med byggprojektledare, arkitekter och konstnärer d.v.s. med projektgruppen för själva byggprocessen. Byggprojektledare för ett byggprojekt kan antingen vara c4 teknik eller kommunledningskontoret. Kultur- och fritidsnämndens konstkommitté har mandat att fatta det definitiva beslutet om den konstnärliga gestaltningen som K-projektgruppen föreslår. Vid byggprojekt överstigande 75 mkr hanteras ärendet av kultur- och fritidsnämnden för slutgiltigt godkännande. Kommunfullmäktige har beslutat om riktlinjer när det gäller upphandling ( ). En övre gräns för direktupphandling är satt till 15 procent av gällande tröskelvärden avseende varor, tjänster och entreprenader, vilket i Kristianstads fall är 285 tkr. Vid större konstinköp uppger kultur- och fritidsförvaltningen att man tillämpar Lagen om offentlig upphandling, 4 kap 5 p 2 avseende undantag från annonsering p.g.a. det som skall upphandlas av konstnärliga skäl endast kan fullgöras av en leverantör. Kommunen har köpt in ett verk enligt denna tillämpning samt pågår det två konstprojekt med samma tolkningstillämpning. Kultur- och fritidsförvaltningen upprättar kontrakt med konstnären där samtliga förutsättningar för den konstnärliga gestaltningen skall framgå. Enligt kultur- och fritidsnämndens delegationsordning ska bl.a. avtal tecknas av ordförande och kontrasigneras av ansvarig tjänsteman. Kultur- och fritidsförvaltningen ansvarar för att kontraktet med konstnären efterlevs. Vid större inköp avseende konstverk förekommer det att ersättning/arvode betalas ut till konstnärerna i förskott utan att bankgaranti krävs. I det andra fallet erhåller kultur- och fritidsnämnden årligen ett fast medel (100 tkr) från fullmäktige som avser inköp av lös konst till kommunens olika verksamheter. Under de senaste två åren har det endast köpts in två respektive ett konstverk (K-konst). Enligt rutinerna ska samtidskonst prioriteras, i första hand svensk och nordisk. Det bör också finnas en balans mellan konstens olika uttryck. Utplacering sköts av konsthallen i samarbete med Regionmuseets registreringsavdelning, utplacering bör ske i samråd med brukare. I de fall konstkommittén gör konstinköp (lös konst) levereras dessa oftast till Regionmuseets personal för registrering. I de fall det rör sig om ett större platsbeställt verk levereras det till den faktiska platsen. Kontroll av konstverket sker i båda fallen av Regionmuseets personal. Kontering av faktura och utbetalning sker i det elektroniska fakturasystemet. Slutlig 11

12 beslutattest görs av förvaltningschef vid kultur- och fritidsförvaltningen eller byggprojektledare/projektchef. Konsten bokförs som en investering med tillhörande årlig internränta, vilken kostnadsförs över tiden. Enligt uppgifter har konstverk tidigare redovisats/ingått i byggprojekt och därmed skett avskrivning (33 år). Anläggningstillgångar med obegränsad nyttjandeperiod och som därmed inte minskar i värde skall inte skrivas av däribland konst. Bedömning: Inköpsprocessen vid större projekt ingår alltid representant från K-projektgruppen, på uppdrag av konstkommittén, vilket bl.a. borgar för konstverkens kvalité. Attest och utbetalning av faktura kan ske av olika verksamheter (kultur- och fritidsförvaltningen och c4 teknik). Vi anser att sättet som kommunen valt att hantera redovisningen där flera är involverade kan innebära att ansvaret, redovisning och uppföljningen av kommunens konst kan bli otydligt och innebär en ökad risk för felaktigheter. Enligt uppgifter tillämpas undantagsregeln avseende upphandling. Ifall kommunen ska tillämpa denna undantagsregel anser vi att tillämpningen bör ingå och fastställas som en del i kommunens centrala riktlinjer för upphandling. För att undantaget ska vara tillämpligt krävs således att det endast finns en viss leverantör som kan leverera utifrån en specifik kravbild. Enbart det faktum att det är frågan om en konstnärlig tjänst innebär inte att undantaget blir tillämpligt. Det ska tydligt framgå varför just denna leverantör är den enda som kan utföra uppdraget. Dokumentationen som styrker varför just den utvalda konstnären är den enda som kan utföra det konstnärliga uppdraget är centralt och ställer krav på upphandlad myndighet. Vi anser att dokumentationen kring upphandlingsprocessen av konstverket Rise and fall är väl dokumenterad. Vi kan dock inte uttala oss om huruvida detta är tillräckligt för en eventuell rättslig prövning, då vi inte kan uttala oss om konstnären är den enda som kan utföra denna typ av uppdrag. I avtalet gällande konstverket Rise and fall har förvaltningschefen tecknat avtal. Vi anser utifrån delegationsordningen att nämndens ordförande tecknar avtalet samt att förvaltningschefen kontrasignerar. Det finns dock ett beslut i nämnden om att teckna avtalet. Vi anser att hanteringen avseende förskottsutbetalning (utan bankgaranti) avseende konstverksarvode inte sker ändamålsenligt. Kontrollrutiner i samband utlåning och överflyttning av konst internt och externa Kristianstads kommun och Kristianstads konsthall fick 2003 en donation som avsåg Joan Mirós originalaffischer. De flesta av affischerna är utförda som litografier men här finns även serigrafier och träsnitt. Enligt uppgifter kan affischsamlingen hyras mot en fastlagd avgift och utlåning sker till andra museum samt privata konstinstitutioner. Avgiften uppgår till 20 tkr och kommunens vänorter debiteras avgiftsfritt. Samlingen har bl.a. förutom i Kristianstads konsthall, visats på Halmstads 12

13 museum, Kristinehamns konsthall, Båtmanskasernen i Karlskrona och på fyra olika museer och konstinstutioner i Polen. I samband med utställning förtecknas ett utställningskontrakt, transportprotokoll samt förteckning över vilka verk som lånats ut. Verken förvaras enligt uppgifter i nybyggda och ändamålsenliga förvaringslådor som bl.a. tål stöttar och fukt. Vi har i samband med granskningen inte tagit del av samlingen då denna varit utlånad. Sker flyttning av konst inom kommunen ska detta redovisa till Regionmuseets föremålsintendent och en uppdatering gentemot konstdatabasen ska ske. Enligt Regionmuseets föremålsintendent brister verksamheten med att återrapportera om konstverk flyttas internt inom kommunen. Bedömning: Enligt uppgifter sker extern utlåning av Mirósamlingen. Avgiften är inte fastställd av nämnden, vilket vi bedömer måste ske. Vidare anser vi att nämnden beaktar donatorns vilja/krav när det gäller att samlingen ska presenteras utan kostnad för åskådaren i samband med utställningar såväl intern som extern Carl-Magnus Stensson Mattias Haraldsson Projektledare Uppdragsledare 13