Fastighetsnämndens riktlinjer för konstinköp

Transkript

1 Fastighetsnämndens riktlinjer för konstinköp Västfastigheter Tillsammans skapar vi hållbara miljöer

2

3 Publicerat: Identitet: PRSP-1820 Version: 0.15 Diarienummer: Titel: Fastighetsnämdens riktlinjer för konstinköp Dokumentägare: Bo Kjellstrand Fastställt av: Lars Jansson Konstenheten organisation och styrning Konstenheten är en enhet inom Västfastigheter, Västra Götalandsregionen, som utför verksamhet på beställning av regionstyrelsen, kulturnämnden och kollektivtrafiknämnden. Konstenheten återfinns i Västfastigheters linjeorganisation inom verksamhetsområde Projekt. Fastighetsnämnden är konstenhetens närmaste politiska organ. Regionstyrelsens övergripande ägar- och styrfunktion innefattar att ha uppsikt över verksamhet och ekonomi. Regionstyrelsen tillhandahåller investeringsmedel för konstnärlig gestaltning, för fast konst maximalt 1 % av byggkostnaderna och för lös konst tilldelas fastighetsnämnden en behovsprövad investeringsram per år. Kulturnämnden lämnar i egenskap av beställare ett uppdragsbaserat verksamhetsstöd till fastighetsnämnden. Uppdraget är treårigt och avser driftmedel som ska återredovisas till kulturnämnden i form av årliga genomförandeplaner, årsrapporter och slutrapport. Sedan 2014 beställer även Västtrafik tjänster av konstenheten inom Västfastigheter för konstnärlig gestaltning av regionens resecentra. Verksamhet Konstenheten ska bidra till en god offentlig miljö inom Västra Götalandsregionens verksamheter genom att förse dem med konstnärlig gestaltning. Konstenheten ansvarar för konstnärlig gestaltning i samband med ny-, om- och tillbyggnad av Västra Götalandsregionens byggnader och lokaler för offentlig verksamhet samt Västtrafiks resecentra. Konstenheten bidrar, utöver konstnärliga gestaltningsuppdrag och så kallad lös konst också till det övergripande gestaltningsprogrammet såsom med färgsättning, belysning, skyltning mm. Västra Götalandsregionen äger idag cirka verk som konstenheten ansvarar för. Konsten ska bidra till Västra Götalandsregionens vision om det goda livet genom att ge lokalerna karaktär och sammanhang så att de är välkomnande, trivsamma och visuellt stimulerande för patienter, besökare och anställda. I uppdraget från kulturnämnden betonas konstenhetens regionala och nationella roll: Konstenheten ska bidra till att skapa offentliga miljöer där alla invånare kan känna delaktighet oavsett språk eller kulturell bakgrund och bidra till regionens ansikte utåt. Västra Götalandsregionen är en av landets största offentliga köpare av konst. Det innebär att konstenheten också ska vara en nationell resurs för kunskap och kompetens kring frågor om offentlig gestaltning, upphandling och kompetensutveckling med målet att vara nationellt ledande när det gäller offentlig upphandling av konst. Uppdraget betonar särskilt konstenhetens roll att kompetensutveckla unga konstnärer att kunna konkurrera om och genomföra gestaltningsuppdrag. Genom konstinköp från gallerier och enskilda konstnärer, i de fall då dessa saknar gallerister, bidrar konstenheten också till att stimulera det regionala och nationella Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Organisationsnummer: Sida 3 av 7

4 Titel: Fastighetsnämdens riktlinjer för konstinköp konstlivet. Det innebär ett särskilt ansvar att ha god kännedom om den nationella och regionala konstscenen och följa och informera sig om utbudet. Kulturnämndens uppdrag innebär också att fastighetsnämnden ska följa beslutade riktlinjer kring vidgat deltagande och rätten att delta i kulturlivet: att motverka diskriminering och arbeta för jämställdhet, jämlikhet, lyfta fram nationella minoriteter, barn & unga och samarbeta med civilsamhället. Ansvarsfördelning inom konstenheten Enhetschef Enhetschefen vid konstenheten tilldelar, tillsammans med verksamhetskoordinator, uppdrag till respektive konstkonsult. Enhetschefen tecknar avtal med upphandlade konstnärer för de fasta konstprojekten. Enhetschefen sitter också som ordförande med i jurygrupperna för de fasta konstprojekten. Verksamhetskoordinator Verksamhetskoordinator tilldelar och förtecknar uppdragen för fast konst till konstkonsult i samråd med enhetschefen. Verksamhetskoordinatorn har också översikt över arbetsprocess, budget och tidsplan samt ansvar för handlingar och dokument som berör uppdraget. Konstkonsult I de fasta konstprojekten ansvarar utsedd konstkonsult för att ett konstprogram upprättas som beskriver den aktuella verksamhetens övergripande vision och möjligheter för konsten. Konstprogrammet är ett levande dokument som ligger till grund för det fortsatta arbetet i projektet. Konstkonsultens ansvarar vidare för att leda processen och förmedla information om konstprojektet till representanter för byggprojektet, personal och besökare. Konstkonsulten gör ett urval bland de konstnärer som lämnat intresseanmälan och ansvarar för att projektet håller hög kvalitet inom budget och tidplan. I samband med redovisning av skissuppdrag, parallella skissuppdrag eller tävling är konstkonsulten föredragande. I löskonstprojekten ansvarar konstkonsulten för kontakt med beställaren och inventerar behov, tar fram en konstkollektion och genomför eventuella inköp av konstverk samt utplacering. Inköpsråd Inköpsrådets uppdrag är att utnyttja enhetens samlade kompetens och att sambereda inköp av konst. Rådet som träffas månadsvis består av enhetschef (ordförande), verksamhetskoordinator och konstkonsulter. Fast konst Kriterier Fast konst (byggnadsintegrerade gestaltningsuppdrag) är platsbunden genom att vara integrerad i en byggnad eller en specifik plats. Sida 4 av 7 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

5 Konstenheten ska beakta följande kriterier vid upphandling av fast konst: brukarperspektiv estetiska värden, samverkan med miljö och arkitektur symbolvärde för verksamheten materialval och tekniska lösningar underhållsaspekter allmänna kontraktsvillkor Etiskt och socialt ansvar Titel: Fastighetsnämdens riktlinjer för konstinköp Rutiner Inköp av fast konst sker enligt Lagen om offentlig upphandling, LOU, och annonseras ut som konstnärliga gestaltningsuppdrag på Västfastigheters upphandlingsportal. De grundläggande principerna för offentlig upphandling anges i Lagen om offentlig upphandling, LOU, 1 kap. 9. Den bygger på EU-direktiv och gäller för all upphandling av varor, tjänster och byggentreprenader. Enligt LOU får upphandlingen inte styras genom geografiska begränsningar. Upphandling kan därför ske inom hela EU. Konstnären gör en intresseanmälan och därefter genomför utsedd konstkonsult tillsammans med verksamhetskoordinator och enhetschef ett urval av konstnärer ur vilken jurygruppen sedan utser vilka som erhåller parallella skissuppdrag i syfte att få flera alternativ av konstnärliga uttryck att välja på. Upphandlingsprocessen är transparent: alla konstnärer som uppfyller ska-kraven har möjlighet att lämna intresseanmälan till de utlysta uppdragen. Direktupphandling kan förekomma i undantagsfall då endast en speciell konstnär bedöms kunna utföra det efterfrågade konstverket. Direktupphandling sker efter prövning av fastighetsdirektören. I större gestaltningsprojekt tillsätts en jurygrupp som består av konstenhetens enhetschef och representanter från verksamheten samt arkitekt och Västfastigheters byggprojektledare. För att förankra konsten på plats är det viktigt att blivande brukare knyts till jurygruppen och finns med i processen. Jurygruppen föreslår platser för konstens placering och beslutar om vilken eller vilka konstnärer som ska erhålla skissuppdrag. Det är också jurygruppen som föreslår och beslutar vilken/a konstnär/er som ska erhålla uppdraget och beslutet verkställs därefter av konstenhetens enhetschef. Lös konst Kriterier Lös konst avser konstverk som går att flytta och inte är fysiskt bundna till en lokal. Det kan vara verk i alla tekniker: måleri, skulptur, grafik, fotografi, rörlig bild, installationer, Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Sida 5 av 7

6 Titel: Fastighetsnämdens riktlinjer för konstinköp idébaserad konst samt digitala verk mm. Inköp av lös konst sker i samband med att utsedd konstkonsult skapar en konstkollektion för en verksamhets karaktär och lokaler. Verksamheternas behov och antagen prioriteringsordning styr inköpen. För närvarande är prioriteringsordningen barn och unga, långtidssjuka och gamla, psykiskt sjuka, representationslokaler, övriga vårdverksamheter och övriga verksamheter. Konstenheten ska beakta följande kriterier vid inköp av lös konst: brukarperspektiv uppdragets karaktär estetiska värden, variation av konstnärliga uttryck och tekniker verk utförda av nu verksamma konstnärer inköp ska ske via gallerier, konstmuseer, konsthallar, konstföreningar eller direkt från konstnären i det fall denne saknar gallerist Inköpen kan ske från hela EU-området. Kulturnämndens riktlinjer för vidgat deltagande Rutiner Inköp av lös konst görs i samband med att konstkonsulten skapar en konstkollektion för verksamhetens lokaler. Lös konst kan även hämtas från Västra Götalandsregionens konstdepå. I fasta projekt sker inköp av lös konst enligt mål och riktlinjer i projektets konstprogram. I dessa projekt köps lös konst in kontinuerligt och redovisas vid projektets slut. Beslutsordning, mötesordning och redovisning Fastighetsnämnden har delegerat inköp av fast och lös konst till fastighetsdirektören, som i sin tur har vidaredelegerat besluten till konstenhetens chef. Det gäller såväl upphandling av fast (byggnadsintegrerad) konst som inköp av lös konst. Varje konstkonsult kan fatta beslut om inköp av enskilt verk upp till 1 basbelopp (bb). Enhetschef kan fatta beslut upp till 10 bb. Därutöver är det fastighetsdirektör som fattar beslutet. Om en konstkollektion (lös konst) överstiger 1 bb ska den ansvariga konstkonsulten presentera förslag för konstenhetens inköpsråd. Rådet, som består av samtliga konstkonsulter, verksamhetskoordinator och enhetschef (ordförande), träffas månadsvis. För att utnyttja den samlade kompetensen på bästa sätt diskuteras respektive förslag till inköp som sedan beslutas av enhetschef och protokollförs. Enhetschef har mandat att besluta om presenterad konstkollektion upp till 10 bb. Därutöver fattas beslut av fastighetsdirektör. Innan beslut anmäls eventuell förekomst av jäv. Ansvarig konstkonsult genomför därefter beslutade inköp och redovisar löpande samtliga inköp mot rekvisition och faktura till konstenhetens verksamhetskoordinator. Alla inköp registreras löpande i konstregistret och redovisas månadsvis till Västfastigheters ekonomiavdelning. Jäv Konstenheten följer Västra Götalandsregionens Riktlinjer mot korruption, mutor och jäv. Inför beslut är konstkonsult skyldig att anmäla jäv i samband med beredning i inköpsrådet även om förslaget lagts av kollega vid konstenheten. Konstenhetens chef anmäler jäv till närmsta chef. Sida 6 av 7 Västfastigheter, Västra Götalandsregionen

7 Konstregister Titel: Fastighetsnämdens riktlinjer för konstinköp Västra Götalandsregionens inköpta konst finns registrerad i ett konstregister som administreras av konstenheten. I registret finns information om varje konstverks registreringsnummer, konstnär, titel, inköpsår, inköpspris och placering. Konstmagasin, underhåll och inventering Den konst som för tillfället inte är utplacerad i Västra Götalandsregionens lokaler förvaras i konstenhetens konstmagasin. Konstenheten ansvarar för underhåll och inventering. Konst som bedöms vara i obrukbart skick kan makuleras efter beslut av enhetschef. Västfastigheter, Västra Götalandsregionen Sida 7 av 7