Enhetsaudit. Bedömning av kvalitetsarbetet vid personalenheten, gemensamma förvaltningen, Göteborgs universitet

Transkript

1 Enhetsaudit Bedömning av kvalitetsarbetet vid personalenheten, gemensamma förvaltningen, Göteborgs universitet Juni 2014

2 Innehållsförteckning Bakgrund 3 Beskrivning av och kommentarer till kvalitetsarbetet vid personalenheten 4 Sammanfattande reflektioner 11 Goda exempel 13 Bilaga 1: Program platsbesök, audit personalenheten 14 2

3 Bakgrund Ledningen på alla nivåer inom universitetet ska tillse att olika slag av uppföljningar och utvärderingar genomförs och att arenor för kvalitetsdiskussion används och fungerar väl. Det förutsätter ett linjeansvar som innebär att man på varje organisationsnivå har ansvar för att följa upp sina enheters kvalitetsarbete. Universitetsledningens instrument för sådan uppföljning av det samlade kvalitetsarbetet inom varje fakultet sker genom kollegial granskning med studentmedverkan i sk fakultetsaudits. Vid flera fakulteter genomförs institutionsaudit enligt motsvarande modell genomfördes vid GF en förvaltningsaudit och fr o m september 2013 genomförs också enhetsaudit vid GF, där turen nu har kommit till personalenheten. Samtliga enheter kommer att utvärderas inom en tvåårsperiod. Liksom vid annan kollegial granskning är ett övergripande syfte att bidra till utveckling såväl i verksamheten som granskas som i den verksamhet där granskarna hör hemma. Syftet är också att sprida goda exempel och därmed bidra till att utveckla och förbättra kvaliteten i enheternas verksamhet. Auditgruppens arbete Följande personer har ingått i auditgruppen för personalenheten. Marie Smedbro, områdeschef infrastruktur (ordf) Anette Norberg, kommunikationschef Ian Milsom, prefekt, institutionen för kliniska vetenskaper Malin Östling, kvalitetssamordnare, universitetsledningens stab (sekr). Inför platsbesöket lämnade enheten ett antal dokument till auditgruppen via GUbox. Den 29 april 2014 genomförde auditgruppen ett förberedande möte där man diskuterade materialet från enheten och vilka frågor man ville ställa till de olika grupperna vid platsbesöket, som genomfördes den 19 maj 2014 (bilaga 1). Auditgruppen har granskat den organisation, de dokument och de aktiviteter inom enheten som syftar till att åstadkomma en serviceinriktad och effektiv verksamhet. Nedan beskrivs och kommenteras de verktyg och aktiviteter som auditgruppen har funnit. Rapporten avslutas med auditgruppens reflektioner för enhetens fortsatta utvecklingsarbete. 3

4 Beskrivning av och kommentarer till kvalitetsarbetet vid personalenheten Vi inleder med en kort faktaruta om enheten direkt hämtad från GF:s webbsida: Personalenheten har till uppgift att samordna, stödja och utveckla arbetsgivarfunktionen inom universitetet i frågor som bland annat rör arbetsvillkor, arbetsmiljö, ledar- och kompetensutveckling, likabehandling, löner, omställningsärenden, pensioner, systemstöd samt utarbetande av universitetsgemensamma riktlinjer, policyer och styrdokument avseende personal- och arbetsgivarfunktionerna. Personalenheten vid Göteborgs universitet är organiserad i fem sektioner: sektionen för arbetsgivarfrågor, arbetsmiljö och likabehandling, ledar- och kompetensutveckling, löner och pensioner samt systemstöd. Ny personalchef Då personalchefen vid tiden för auditgruppens platsbesök hade varit på plats i endast tre veckor fanns anledning att ställa frågor kring tankar om hur enhetens kvalitetsarbete kan utvecklas. Här är några av personalchefens idéer: - Den nyligen genomförda GF-enkäten ska användas systematiskt. - Intervjuer med enhetens medarbetare och verksamhetsföreträdare ska genomföras. - Pilotprojekt ska nyttjas i olika sammanhang. - Uppföljningar av insatser och projekt ska göras än mer systematiskt. - Utbildningar ska ge ringar på vattnet. Dvs de verksamhetsföreträdare som går en av personalenheten genomförd utbildning, ska sedan kunna utbilda fler i sin verksamhet. - HR-nätverken ska vässas och bli än mer proaktiva. - En synlig personalchef är viktigt såväl inom som utanför enheten. - Samtal med nyanställda och med medarbetare som sagt upp sig borde genomföras i större utsträckning på universitetet. - De nya lokalerna är visserligen bra (att alla sitter på samma våningsplan), men geografiskt långt från andra, så ambitionen måste vara att flytta. Personalchefen kommer under den närmaste tiden att träffa samtliga fakultetsledningar och prefektråd för samtal. Efter sommaren ska sektionscheferna/ledarna ha två dagars gemensam planering då räknar chefen med att man ska kartlägga vad vi har och vart vi ska, vilket hon ser som mycket viktigt att prioritera nu. Personalchefen har också en tydlig idé om hur hon ska lära känna den egna enheten. Ett av de första stegen är att genomföra samtal med varje medarbetare; t ex genom att ta promenader med dem och ställa samma fråga till alla: Vad skulle du göra och prioritera om du var personalchef? Auditgruppen ser mycket positivt på dessa idéer och vill uppmuntra personalchefen till att aktivt och systematiskt driva dem vidare. 4

5 Verktyg för kvalitetsarbete På frågan om vilka verktyg som används för att säkerställa och utveckla enhetens och sektionernas kvalitet, fick auditgruppen bl a följande svar från olika sektionsledare och medarbetare. Audigruppen ser positivt på denna flora av svar och tror den kan vara en bra utgångspunkt för enhetens vidare diskussioner: Vad kan vidareutvecklas och hur? Vilka sektionsspecifika verktyg kan med fördel spridas till fler/alla sektioner? Finns nya idéer kring användbara verktyg? Kan man vinna något på att teckna en gemensam bild av verktygen och ev kategorisera/gruppera dem? 1. Vi arbetar med att sätta mål för vår sektion. Då utgår vi från de uppdrag och förväntningar som finns från verksamheten och chefen. Vi har en särskild målmatris för detta arbete som vi använder aktivt, framtagen av psykologiska institutionen. I matrisen kategoriseras såväl strävansmål som processmål och leveransmål samt de två dimensionerna internt och externt. Med matrisen blir vårt arbete tydligt. 2. Vår sektion revideras årligen av internrevisionen och vartannat år av riksrevisionen alltid med mycket gott resultat. De hittar inga felaktigheter i vår verksamhet, vilket får ses som en kontinuerlig uppföljning av att vi uppfyller våra mål. Vi är dessutom ofta på besök i kärnverksamheten. 3. Vi arbetar utifrån vision 2020 och har skrivit en egen HP/VP som är känd av alla i sektionen. Dessutom har vi sektionsmöten; varannan vecka är de mer formella, varannan mer lättsamma. 4. Värdegrundsprojektet är viktigt. Men det behöver integreras mer i verksamheten. 5. Vi har arbetat fram en målbild under en dag. Men den finns inte nedskriven. 6. Vi har kvalitetssäkrande aktiviteter som t ex sektionsmöten och nätverk i verksamheten. Vi har också gjort en utvärdering av RALS, som vi har analyserat men inte helt kunnat nyttja pga resursbrist. 7. Utbildningsverksamheten och de möjligheter som systemet Sembok ger oss vad gäller t ex uppföljning är ett kvalitetsverktyg. 8. Det nya ärendehanteringssystemet kommer att bli ett viktigt och bra verktyg. 9. Vår särskilda in-brevlåda. Vi bemödar oss med att vara snabba på att svara på inkommande mail till den och använder info/frågor som kommit till den som underlag för insatser i HRnätverket och fakultetsbesök. 10. Vi jobbar med att göra verksamheten mer automatiserad och effektiv och i detta lyssnar vi mycket på önskemål från kärnverksamheten. Dialogen är givande och ger oss många tankar och idéer. 11. Vi får mycket återkoppling på det vi gör via fakultets- och institutionsbesök. 12. Vårt kvalitetsarbete är dock bräckligt, vi behöver bli mer systematiska i arbetet med gemensamma mål. 5

6 Kommunikation med fakulteter och institutioner Auditgruppen vill betona att enheten i hög grad bör se såväl utbildningstillfällena som möten med HR-nätverket och andra möten med institutioner och fakulteter som ett tillfälle till systematiskt inflöde av synpunkter för att kvalitetsutveckla verksamheten, och därefter producera sådant som verksamheten vill ha. Auditgruppen uppfattade också att denna inställning finns bland medarbetarna; bl a påpekades risken att man annars utvecklar verksamhet som inte är förankrad. Å andra sidan påpekades problemet med att prefekter är inbjudna men inte kommer på fakultetsträffar. Vad detta beror på bör, menar auditgruppen, genomgripande diskuteras med målet att förändra: Varför kommer inte prefekter/övriga kallade om de faktiskt ingår i målgruppen? Hur kan situationen förändras är det mötesinnehållet, tidpunkten (bättre att komma till institutionernas satta möten?), formen eller något annat som är ett hinder? Inte minst GU förnyas medför att kommunikationen med institutioner är central för personalenhetens arbete. Det är visserligen en utmaning att det nu i många situationer finns ett 40-tal institutioner istället för nio fakulteter/motsv att kommunicera med. Men just därför är det än viktigare att tydliggöra en strategi för hur enheten kontinuerligt ska säkra förankring av t ex olika typer av utvecklingsprojekt och lansering av nya elektroniska stödsystem i verksamheten. Hur man ytterligare kan utveckla lyhördhet för verksamhetens behov måste också återkommande diskuteras. Auditgruppen är dock medveten om att det inte i alla lägen är glasklart vad som ska uträttas på vilken nivå. Ökad kommunikation och dialog bör dock leda till allt fler klargöranden kring detta. Målet måste vara en så effektiv organisation som möjligt, som arbetar aktivt för att undvika dubbelarbete. Kommunikation är ju ett nyckelord i allt förbättringsarbete, och personalchefen och kommunikationschefen (i auditgruppen) var under platsbesöket överens om att det finns behov av ett ökat samarbete mellan personal- och kommunikationsenheten. Enhetens årshjul nämns av flera under platsbesöket som ett viktigt redskap för att kommunicera olika aktiviteter och insatser gentemot kärnverksamheten. Men mycket fattas där, menar någon, och auditgruppen vill uppmuntra till att än mer aktivt använda hjulet som en bas för utveckling av de olika kommunikationskanaler som kontinuerligt måste flyta mellan enheten och övriga universitetet. Att utveckla en kommunikationsplan för enheten skulle också kunna vara en utvecklingsmöjlighet. Webb som kommunikationskanal Att personalenhetens webb-sidor behöver uppdateras och utvecklas är sektionsledare och medarbetare vid enheten väl medvetna om. Man ser möjligheter men har svårt att hinna. Ett ökat stöd och samarbete med kommunikationsenheten efterfrågas. Kanske finns här dessutom stora möjligheter att hämta inspiration och idéer om upplägg från t ex ekonomienhetens webb eller andra organisationers HR-sidor. Dock menar sektionen för lön och pensioner att man redan arbetar mycket målinriktat med webb som kommunikationskanal. Auditgruppen vill uppmuntra till att enhetsövergripande förbättringsarbete vad gäller webb kommer igång inom kort. 6

7 GF-enkäten Någon grundlig genomgång eller åtgärdsplan som följd av resultaten i den enkät som 2013 gick till GF:s kunder genomfördes inte vid personalenheten. Nu har resultaten från årets enkät (i större upplaga) kommit och personalchefen avser att följa upp resultaten från denna, i första hand tillsammans med sektionsledarna. Att ha som mål att förädla det som enligt verksamheten fungerar bra, och sätta upp en tidplan för möjliga åtgärder kopplade till resultat som kan uppfattas som kritik. Eventuellt kan arbetet leda till att enheten vill genomföra kompletterande intervjuer med vissa målgrupper. Flera medarbetare uttrycker dock besvikelse på enkäten: den är inte användbar, det är för mycket ja-nej-frågor, man har klumpat ihop för stora områden, man har inte fått vara med och ta fram den. Auditgruppen ser dock i likhet med personalchefen att de positiva värdeorden som mäts i enkäten kan användas som en grund för diskussioner om hur man vill utveckla sin verksamhet dvs vilka åtgärder kan vi genomföra för att på bästa sätt leva upp till begrepp som t ex tillgänglig, serviceinriktat, kompetent, engagerad, resursbesparande och proaktiv? Auditgruppen vill också uppmuntra till en systematisk genomgång av de öppna svaren. Enkätresultat kan också användas som en bas för diskussioner om målsättning, t ex genom att fastställa vilket resultat man vill se i nästa enkät som en direkt och positiv respons på åtgärder som genomförts sedan föregående enkät. Enhetens mötesstruktur med övriga delar av universitetet För att kartlägga de möten som arrangeras av gemensamma förvaltningens enheter har universitetsdirektören begärt att få in en rapportering från respektive enhetschef. Följande huvudmöten anges i utredarens sammanfattning av personalenhetens rapportering. 1. Likabehandlingsseminarium. Fora för erfarenhetsutbyte och kompetensutveckling för likabehandlingsrepresentanter. Deltagare är likabehandlingsrepresentanter från hela GU på alla nivåer. Mötet anordnas varje tertial och lockar deltagare. Ingen dokumentation. 2. MBL-support. Hålls varje månad med syfte att stödja fakulteternas MBL-samordnare inom frågor som rör medbestämande och förhandlingsskyldighet. Deltagare är fakulteternas MBL-samordnare, och mötet dokumenteras med minnesanteckningar. 3. HR-nätverk. Samlar administrativa chefer/personalhandläggare/motsvarande från alla nivåer och områden inom GU nio ggr/år. Syftet är information och erfarenhetsutbyte inom PA/HR-området. Ingen dokumentation, men presentationsmaterial skickas till deltagarna. 4. CAMK (har även ett beredande möte). I mötet deltar prorektor, facklig företrädare, skyddsingenjör, personalspecialist och en studentrepresentant. 5. Fakultetsområdesbesök. Genomförs två ggr/termin på fyra fakultetsområden. Syftet med mötet är stöd och ömsesidigt kompetens-/informationsutbyte mellan personalenheten och fakulteter/institutioners/motsv. Från enheten deltar två-tre personer och från 7

8 fakultetsområdet deltar lokala personalhandläggare, administrativa chefer, ibland också personaladministratörer, prefekter eller andra. Varje institution/motsvarande avgör själv vilka som ska närvara utöver personalhandläggare. Ingen dokumentation. 6. Möte för LFN-handläggarna (lärarförslagsnämnden) på fakultetskanslierna. Genomförs en gång/månad. Syftet är att samordna LFN-frågorna vid GU. Ingen dokumentation. 7. Möte för kompetensutveckling hos personalen på institution inom stödområdena ek, PA, studadm, kom och IT. Genomförs två ggr/termin. Förutom personal från enheten deltar kompetensansvariga från respektive stödområde plus en administrativ chef från en institution. Mötet dokumenteras med minnesanteckningar. 8. Möten för stöd vid RALS-förhandlingar. I dessa möten deltar dekaner, kanslichefer, prefekter, PA-handläggare samt fackliga motparter. Från enheten deltar personalchefen. RALS dokumenteras med protokoll. 9. Stödgruppen för GU. Genomförs tre till fyra ggr/år med representanter från olika delar av verksamheten. Enda dokumentationen är dagordning. Auditgruppen rekommenderar enheten att självkritiskt och under ledning av den nya personalchefen genomlysa syfte med och effekt av dessa och liknande möten. Som utgångspunkt kan med fördel utredarens övergripande analys användas. Det är samtidigt viktigt att i detta sammanhang tänka på enhetsövergripande processer och hur man därmed behöver samarbeta över enhetsgränserna i kommunikationen med verksamheten. Även en genomlysning av enhetens interna möten kan genomföras, med samma utgångspunkt, och frågor av typen; Är vi överens om syfte och upplägg? Blir effekten den avsedda? Behöver vi en (tydligare) agenda? Delger vi varandra minnesanteckningar, samt följer och följer vi upp dem? Har vi lagom frekvens? Kan vi slå ihop eller dela upp möten på ett effektivt sätt? Osv. Vision 2020 samt handlings- och verksamhetsplaner Personalchefen uttrycker under platsbesöket att visionens handlings- och verksamhetsplaner inte får bli skrivbordsprodukter. Om inte enhetens planer bygger på dialog med fakulteter och institutioner är de inget värda, menar hon. Auditgruppen tror att det här är läge för ett grundligt omtag inför de kommande planerna. Hur vill man ta fram enhetens plan? Ska sektionerna också ha enskilda planer? Hur ska man arbeta för att på bästa sätt relatera till den övergripande visionen samt fakulteternas, universitetsledningens, GF:s samt områdets plan? Vad saknas ev i dagens planer vad gäller mål och metoder? Hur blir planer levande och viktiga styrdokument? Här finns all anledning att vara proaktiv menar auditgruppen det finns potential att utveckla processen, och enheten har möjlighet att vara med och påverka den, såväl enhetsinternt som externt. Att vissa uppdrag är lagkrav och andra inte spelar i planen inte någon roll planen handlar om hur vi vill förbättra det vi gör. 8

9 Övriga styrdokument Enheten har liksom alla andra GF-enheter för en tid sedan fått i uppdrag att titta över och ev revidera de styrdokument som hör till verksamheten. Enligt uppgift har sådan uppdatering genomförts nyligen för samtliga styrdokument som enheten ansvarar för, utom de som gäller arbetsmiljö. Enhetschefen menar dock att det inom kort kan finnas anledning att genomföra ytterligare en översyn, som inte enbart handlar om revidering av existerande dokument utan en granskning av vilka dokument som överhuvudtaget ska finnas och i vilken form. Auditgruppen ställer sig positiv till detta. Som underlag för denna typ av diskussion vill auditgruppen rekommendera läsning av Handläggningsordning för styrdokument Enhetens interna organisation och kommunikation Enligt flera sektionsledare och medarbetare saknas en naturlig dialog och ett informationsflöde mellan sektionerna. Några yttryckte att detta dock fungerade bättre för några år sedan. Det behöver inte vara sektionsindelningens fel, eller GU:s omorganisation i stort, eller de många chefsbytena, men det är helt klart en realitet att här har skett en förändring, menade man. Auditgruppen vill förstås uppmuntra till en diskussion kring hur man ånyo kan skapa denna anda, och tror att läget nu är idealt. Diskussion om huruvida sektionsindelningen är optimal verkar varken personalchefen eller sektionsledarna vilja prioritera just nu. Det viktiga är att samarbetet fungerar över sektionsgränserna och att eventuella hinder för detta diskuteras och elimineras, menar man. Dock sägs att det är svårt att få en helhetsbild av enheten, att sektionsledarträffarna inte alltid bli av, och att ett gemensamt möte mellan två sektioner faktiskt har genomförts. Auditgruppen rekommenderar en diskussion om varför det är så och hur situationen bör och kan förändras. Kompetensutveckling av enhetens medarbetare För enhetens kontinuerliga utveckling är det viktigt att medarbetarnas kompetens upprätthålls. Därför vill auditgruppen slå ett slag för en systematisk genomgång av eventuella kompetensutvecklingsbehov. Kunskap om kompetenskartläggningsmodeller finns förstås inom enheten som kan nyttjas. Eventuellt kan också den kartläggning som genomfördes av all administrativ personal vid GU i samband med GU förnyas användas som en bas. 9

10 Omvärldsanalys och externa nätverk Enhetens sektionsledare och medarbetare säger sig, i den mån man hinner, delta i olika nationella nätverk inom och utom universitetsvärlden. Auditgruppen ser positivt på detta och vill uppmuntra till att nätverk och konferenser utnyttjas systematiskt. Man kan t ex inom respektive sektion och/eller inom enheten diskutera vissa frågor som man aktivt vill lyfta vid en kommande träff, och såväl under som efteråt dokumentera vad man lärt sig (inklusive spontana associationer och idéer) och hur man kan omvandla det till förbättringar i den egna verksamheten. Detta angreppssätt kan och bör också i vissa fall leda till en systematisk benchmarking med något specifikt lärosäte eller annan organisation. I vilket fall rekommenderar auditgruppen att enheten i olika sammanhang ser benchmarking som en potentiell förbättringsmetod. Personalchefen instämmer i detta och har kontakt med Volvo Lastvagnar och flera andra företag, lärosäten och ytterligare myndigheter för att lära av dem vad gäller HR-frågor. Utgångspunkten är att man inte ska behöva uppfinna hjulet på nytt och målet är enligt personalchefen att enhetens verksamhet ska vara så bra framöver att man blir kontaktad av andra organisationer som vill komma på studiebesök eller har identifierat enheten som en förebild i benchmarkingprojekt. 10

11 Sammanfattande reflektioner Tips till en ny personalchef Under samtalen vid platsbesöket utkristalliserades några punkter som verkar viktiga för personalchefen att arbeta med direkt. Auditgruppen sammanfattar i dessa punkter såväl sådant som kom upp från personalchefen själv, som från sektionsledare och medarbetare. 1. Planera och datumsätt höstens enhetsmöten redan nu! 2. Var synlig, och lyssna på medarbetarna. Planera in möten/ promenader och inbjud till spontana möten. 3. I detta ligger att vara hela enhetens chef under en period; medarbetare måste få uttrycka sig till personalchefen direkt. 4. Delta gärna på sektionsmöten och planerade möten i kärnverksamheten samt på nätverkens träffar mycket i början regelbundet därefter. 5. Arbeta med att sätta ord på enhetens gemensamma riktning och fokus framåt. Enheten behöver samla sig kring ett gemensamt uppdrag med tydliga prioriteringar. 6. Arbeta mycket över sektionsgränserna, och se till att goda erfarenheter och metoder förs mellan sektionerna i syfte att utveckla hela enhetens kvalitet. Medarbetarna behöver utveckla sitt samarbete för att uppnå en effektiv organisation. 7. Arbeta också över enhetsgränserna vad gäller kvalitetsarbete och inspireras av andra enheters förbättringsarbete. 8. Se till att tidiga utfästelser genomförs. Några av dessa går att finna inledningsvis under Ny personalchef. Ytterligare punkter för reflektion Nedan anges ytterligare några punkter som auditgruppen har noterat för vidare reflektion och diskussion om enhetens förbättringspotential. 9. Auditgruppen ser positivt på floran av verktyg som medarbetare och sektionsledare angav under platsbesöket. Vilka av dessa kan vidareutvecklas och hur? Vilka sektionsspecifika verktyg kan med fördel spridas till fler/alla sektioner? Finns nya idéer kring användbara verktyg? Kan man vinna något på att teckna en gemensam bild av verktygen och ev kategorisera/gruppera dem? Osv. 10. GU förnyas har inneburit en utmaning vad gäller GF:s kommunikation med kärnverksamheten, vilket enheten säkert har diskuterat ingående. Auditgruppen tror att det nu, med mer erfarenhet av den nya organisationen och med en ny enhetschef, är helt nödvändigt att ånyo klarlägga möjligheter till förbättrad kommunikation med och lyhördhet gentemot verksamheten. För förslag på diskussionsfrågor, se avsnitten Kommunikation med fakulteter och institutioner, Webb som kommunikationskanal och Enhetens mötesstruktur med övriga delar av universitetet. 11. Även en genomlysning av enhetens interna möten kan genomföras, med frågor av typen; Är vi överens om syfte och upplägg? Blir effekten den avsedda? Behöver vi en (tydligare) agenda? 11

12 Delger vi varandra minnesanteckningar, samt följer och följer vi upp dem? Har vi lagom frekvens? Kan vi slå ihop eller dela upp möten på ett effektivt sätt? Osv. 12. Auditgruppen vill uppmuntra enheten till en genomgripande diskussion inför arbetet med handlings- och verksamhetsplaner Hur vill man arbeta och varför? Vilket resultat vill man se i processen och vilken effekt vill man få av åtgärderna? För vidare förslag på diskussionsfrågor se avsnittet Vision 2020 samt handlings- och verksamhetsplaner. 13. Auditgruppen föreslår att en systematisk genomgång av eventuella kompetensutvecklingsbehov vid enheten genomförs. Eventuellt kan den kartläggning som genomfördes av all administrativ personal vid GU i samband med GU förnyas användas som bas. 14. I enhetens kommande utvecklingsarbete kan systematisk benchmarking vara en möjlig förbättringsmetod. Personalchefen instämmer i detta och kan troligen under sin första period identifiera områden och specifika processer vid enheten där benchmarking kan utgöra en potential för effektivt och fruktbart kvalitetsarbete. 12

13 Goda exempel från personalenheten Auditgruppen vill påminna om att nedan angivna exempel just är exempel. Det finns alldeles säkert fler goda initiativ och företeelser som inte har kommit till auditgruppens kännedom. Auditgruppen vill uppmuntra andra enheter att lära av och nyttja den kunskap som fastighetseneheten har vad gäller nedan områden kontakta gärna enheten direkt för benchmarking kring dessa och andra tillvägagångssätt! 1. Personalchefen har en tydlig idé om hur hon ska lära känna den egna enheten; ett av de första stegen är att genomföra samtal med varje medarbetare; t ex genom att ta promenader med dem och ställa samma fråga till alla: Vad skulle du göra och prioritera om du var personalchef? 2. Enhetens medarbetare ser funktions-in-brevlådorna som viktiga och använder underlaget för insatser gentemot fakulteter och institutioner. 3. Enheten har utvecklat ett årshjul där alla aktiviteter, oavsett sektion, gentemot verksamheten åskådliggörs. 4. Enhetschefen menar det kan finnas anledning att genomföra en översyn av de styrdokument som enheten ansvarar för. Översynen ska då inte enbart handla om revidering av existerande dokument utan utgöra en granskning av vilka dokument som överhuvudtaget ska finnas och i vilken form. 13

14 Program platsbesök, audit personalenheten 19 maj 2014 Bilaga Förberedelser (auditgruppen) Intervju med personalchef Kicki Nilsson Intervju med sektionschefer/ledare: Monika Lindström (sektionsledare Arbetsgivarfrågor), Ylva Berggren (sektionsledare Arbetsmiljö och likabehandling), Magnus Åkesson (sektionschef Ledar- och kompetensutveckling), Christian Wendeldahl (lönechef Lön och pension) Intervju med medarbetare. Lön och pension: Jonas Ekengam, Catrin Eklöf Olsson, Marianne Arnstein. Systemstöd: Margareta Palmqvist; Linn Lundborg. Arbetsgivarfrågor: Ann Theliander, Elisabet Thim. Arbetsmiljö och likabehandling: Samuel Heimann, Adrian Nählinder. Ledarstöd och kompetensutveckling: Marianne Leffler, Monica Lithner Auditgruppen konfererar enskilt Återföring till personalchefen 14