Enhetsaudit Intern bedömning av kvalitetsarbetet vid International Centre, gemensamma förvaltningen, Göteborgs universitet.

Transkript

1 Enhetsaudit 2013 Intern bedömning av kvalitetsarbetet vid International Centre, gemensamma förvaltningen, Göteborgs universitet November 2013

2 Innehållsförteckning Bakgrund 3 Beskrivning av och kommentarer till kvalitetsarbetet vid International Centre 4 Sammanfattande reflektion 11 Goda exempel 12 Bilaga 1: Material till auditgruppen från IC 13 Bilaga 2: Program platsbesök, audit IC 14 2

3 Bakgrund Ledningen på alla nivåer inom universitetet ska tillse att olika slag av uppföljningar och utvärderingar genomförs och att arenor för kvalitetsdiskussion används och fungerar väl. Det förutsätter ett linjeansvar som innebär att varje organisationsnivå har ansvar för att följa upp sina enheters kvalitetsarbete. Universitetsledningens instrument för sådan uppföljning av det samlade kvalitetsarbetet inom varje fakultet sker genom kollegial granskning med studentmedverkan i sk fakultetsaudits. Vid flera fakulteter genomförs institutionsaudit enligt motsvarande modell genomfördes vid GF en förvaltningsaudit och fr o m september 2013 genomförs också enhetsaudit vid GF. Samtliga enheter kommer att utvärderas inom en tvåårsperiod. Liksom vid annan kollegial granskning är ett övergripande syfte att bidra till utveckling såväl i verksamheten som granskas som i den verksamhet där granskarna hör hemma. Syftet är också att sprida goda exempel och därmed bidra till att utveckla och förbättra kvaliteten i enheternas verksamhet. Auditgruppens arbete Följande personer har ingått i auditgruppen för International Centre Anna Lindholm, områdeschef administrativt stöd (ordf) Lars Nilsson, chef, ekonomienheten Johan Johansson, samordnare, universitetsledningens stab Annelie Hyllner, internationell samordnare, Sahlgrenska Akademins kansli Malin Östling, samordnare, universitetsledningens stab (sekr). Inför platsbesöket lämnade enheten ett antal dokument till auditgruppen (bilaga 1). Den 26 september 2013 genomförde auditgruppen ett förberedande möte där man diskuterade materialet från enheten och vilka frågor man ville ställa till de olika grupperna vid platsbesöket, som genomfördes den 9 oktober 2013 (bilaga 2). 3

4 Beskrivning av och kommentarer till kvalitetsarbetet vid International Centre Auditgruppen har granskat organisation, dokument och aktiviteter inom enheten som syftar till att åstadkomma en serviceinriktad och effektiv verksamhet. Sammanfattningsvis har auditgruppen funnit en grupp motiverade medarbetare som har att förhålla sig till ett till synes spretigt uppdrag. Enheten uppfattas ha en hög arbetsbelastning där flera av de vällovliga ambitionerna tycks få stå tillbaka för de dagliga prioriteringarna. Flera goda exempel i förbättringsarbetet har dock påträffats, varav några återfinns i slutet av rapporten. Ett genomgripande mål- och prioriteringsarbete skulle sannolikt bidra till mindre spretighet och en samsyn av enhetens roll och uppdrag, både internt inom enheten och i förhållande till hur enheten uppfattas av kärnverksamheten. Organ och mötesstruktur Enhetsmöten En viktig del i alla organisationers kvalitetsutvecklingsarbete är de olika organ och grupper som kontinuerligt möts för att diskutera, bereda och i vissa fall besluta om ärenden som gäller organisationens verksamhet och utveckling. Även dokumentationen, dvs minnesanteckningar och protokoll och ev uppföljning av dessa dokument är en viktig del av kvalitetsarbetet. Vid International Centre hålls enhetsmöten varje måndag. Minnesanteckningar förs och läggs i gemensam mapp för medarbetarna och samtidigt skickas ett mail ut med information om detta. Första punketen på mötet är alltid att följa upp anteckningarna. Handläggargruppen Handläggargruppen för internationaliseringsfrågor har enligt webbinformation - i uppdrag att svara för det operativa arbetet, samt informationsspridning och erfarenhetsutbyte mellan universitetets olika delar. Enligt webbinformationen är det vidare en öppen grupp där internationella koordinatorer vid varje fakultet ingår, men enligt uppgift under auditbesöket är det inte längre så det finns utsedda ledamöter för respektive fakultet. Den konstnärliga fakulteten har dock tre ledamöter. Enhetschefen är sammankallande och agendan sätts vid enheten och kompletteras efter en mailförfrågan om vad ledamöterna önskar ta upp. Gruppen har möten ca 1 gång per månad och anteckningar tas, skickas aktivt till ledamöterna och läggs ut på webb. Även här följs anteckningarna upp på nästkommande möte. Enhetens medarbetare menar att detta är ett bra forum, som dock borde ha mer av diskussion och mindre av information under mötena då information i större utsträckning kan skickas ut istället. Enligt uppgift pågår här ett förbättringsarbete, vilket auditgruppen ser positivt på. 4

5 Det verkar finnas anledning att förnya diskussionen och fånga upp önskemål kring handläggargruppens rutiner och hur den ska arbeta och agera. Hur sätts agendan på ett konstruktivt sätt? Hur balanserar man mellan information och diskussion? Vilken roll har ledamöterna och hur förmedlar de vidare relevant innehåll från handläggargruppens möten? Vilken roll har IC? osv. Styrdokument att ta fram, sprida/implementera och följa upp Nedan beskrivs och kommenteras några av de dokument som är centrala för hur universitetets internationella administration på central nivå kontinuerligt ska säkras och utvecklas. Auditgruppen upplevde att dokumenten som skickades var många och spretiga. De flesta hade ingen tydlig rubrik och var inte daterade. Syfte och sammanhang var svårt att identifiera. Kanske är det så att enhetens medarbetare har en tydlig och klar bild över de olika dokumentens funktion och tänkta mottagare, men i vilket fall kan nog med fördel en diskussion kring dokumentens antal och form hållas vid enheten: Vilka ska finnas och hur bör de utvecklas, rubriceras och spridas? Går det att kategorisera dokumenten? Bör de ligga lättåtkomliga på webb? Är dokumenten målgruppsanpassade? Osv. Som underlag för denna typ av diskussion vill auditgruppen rekommendera läsning av Handläggningsordning för styrdokument ment pdf Auditgruppen rekommenderar således att enheten tar ett helhetsgrepp när det gäller olika dokument med fokus på vem som är målgruppen. I såväl Vision 2020 som den universitetsgemensamma HP/VP för och GF:s HP/VP finns många direkta och indirekta kopplingar till International Centres verksamhet. Försök till nedbruten verksamhetsplan har gjorts men inget dokument har tydligt utgjort enhetens verksamhetsplan under Nu finns den nya universitetsgemensamma HP/VP för och GF:s och områdets plan håller på att utarbetas. Därefter ska också enheten själv utveckla sin plan för Här finns goda möjligheter för enheten att påverka hur 2014 års prioriteringar ska läggas och auditgruppen uppmanar till ett aktivt arbete och en tydlig dialog med områdesledningen i detta arbete. Samtidigt är det så att enhetens medarbetare tydligt efterfrågar och ser fram emot att arbetet med en kommande universitetsövergripande internationaliseringsstrategi ska ta fart. Auditgruppen har förståelse för denna efterfrågan men vill samtidigt påminna om de tre nivåer av HP/VP som nämns ovan och som kommer att gälla redan från 1 januari Dessa bör bli mycket centrala i det närmast kommande arbetet på enheten. På GU:s webbsida för styrdokument finns idag under fliken Internationalisering två dokument: GU:s internationaliseringspolicy 5

6 från 2005 samt Språkpolicy från Även om dessa inte formellt har beslutats som icke-gällande menar auditgruppen att här finns några frågor att ställa: 1. Bör Internationaliseringspolicyn ligga kvar? 2. Språkpolicyn bör den uppdateras? Bl a hänvisas på flera ställen till Handlingsplan för språkfrågor, men eftersom denna inte längre gäller, och därmed inte återfinns på webb, finns starka skäl för just en uppdatering/revidering. På enhetens egen webbsida återfinns också den utgångna Handlingsplan för det universitetsgemensamma internationaliseringsarbetet , vilken förstås också bör plockas bort. Auditgruppen fick i det tillsända underlaget en Handläggningsordning för universitetsgemensamma samarbetsavtal med utländska universitet samt Praktisk handläggningsordning inkommande utbytesstudenter. Dessa återfinns dock inte på GU:s webbsida för styrdokument, vilket, vad auditgruppen förstår, åtminstone den första bör göra. Vad gäller den sistnämnda är det kanske så att den snarare är en handbok än ett formellt styrdokument, men då återstår ändå några frågor att ta ställning till: Bör dokumentet uppdateras/revideras? Bör det byta namn? Varför finns det inte att hitta på någon webbsida? Övriga förhållanden och aktiviteter med anknytning till kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling Organisation Enheten har de senaste åren slagits samman/delats en handfull gånger. Dessutom har chefen av dessa och ordinarie chefsbytesskäl skiftat ett flertal gånger under en relativt kort period. Även om denna typ av förändringar ger visst upphov till oro har auditgruppen uppfattat det som att medarbetarna inte har tappat fokus på sin verksamhet. Nu gäller som bekant att man är en enhet under området Verksamhetsstöd. Enhetschefen för IC är sammankallande i den styrgrupp som tillsatts (men ännu inte påbörjat sitt arbete) genom ett uppdrag från områdescheferna som innebär att se över GF:s stöd i internationaliseringsfrågor. Enhetschefen har också i uppdrag från prorektor att se över några särskilda ärenden. MoveOn MoveOn är universitetets system för hantering av internationell mobilitet. Genom MoveOn söker inkommande och utresande studenter om utbytesperiod och via MoveOn hanteras också information om utbytesavtal. Genom en uppgradering som sker under året kan hanteringen av internationaliseringsfrågor effektiviseras ytterligare. Under platsbesöket framförde MoveOn-medarbetare att en satsning på utbildning i systemet vid fakulteter och institutioner är nödvändig för ett bättre utnyttjande. Auditgruppen instämmer i att kunskap och kännedom ofta är en grundfaktor för att elektroniska system ska bli just det stöd för en 6

7 effektivare verksamhet som är syftet. Förutom uppsökande verksamhet för information och utbildning (som enligt uppgift redan är planerat) bör eventuellt systemet bli tydligare beskrivet på enhetens webbsidor. I utvecklingen av webbsidorna bör mervärdet för olika målgrupper - ledningen, GF, fakulteterna, institutionerna och andra aktörer framgå. GF:s årliga enkät I den enkät som årligen ska gå till GF:s kunder (genomfördes för första gången under våren 2013) inkom troligen en del öppna kommentarer om International Centre. Dessa har man enligt medarbetarna inte systematiskt gått igenom, och någon reflektion eller diskussion kring de generella resultaten av enkäten har heller inte genomförts. Auditgruppen uppmuntrar enhetschefen till att initiera ett sådant arbete, då det kan bidra till input för olika typer av utvecklingsåtgärder. Arbetet bör ju genomföras inte bara i år utan även kommande, då enkäten är tänkt att vara just årlig. Detta medför goda möjligheter till att mäta ev attitydförändringar bland fakulteter och institutioner och ger en inblick i hur man upplever IC:s service och stöd. Uppföljning, utvärdering och återkoppling Enligt uppgift under auditgruppens platsbesök får enheten ofta feedback på sin verksamhet via mail och telefon. Systematiska utvärderingar genomförs också av olika slag. T ex fyller alla in- och utresande studenter och anställda i en enkät om upplevelserna med sin vistelse. Dessa utvärderingar hinner dock enheten i nuläget inte följa upp systematiskt. Auditgruppen vill uppmuntra enheten till att här hitta nya arbetssätt. Hur kan man bättre ta tillvara enkätresultaten i utvecklingsarbetet? Hur kan man skapa en rutin så att fakulteter och institutioner kontinuerligt få ta del av relevant information från dessa enkäter? Omvärldsanalys Flera av medarbetarna för fram omvärldsanalys som ett viktigt redskap för enhetens arbete med säkring och utveckling av universitetets internationalisering och att det är nödvändigt för att uppnå Vision Dock menar man samtidigt att det är svårt att hitta tid för en systematisk omvärldsanalys. Auditgruppen har förståelse för detta, men vill förstås ändå uppmana till samling kring dessa frågor: hur kan man bättre och mer systematiskt hålla sig à jour med omvärlden, och hur kan man ev gruppera omvärlden för att åstadkomma en så fruktbar och effektiv spaning som möjligt? Boxdialoger Under våren 2013 påbörjade IC ett arbete med s k boxar. Bilden man utgår ifrån ser ut så här: 7

8 För varje box är tanken att regelbundna boxdialoger ska hållas. Enheten har för boxdialogerna formulerat följande frågor: 1. Vilka uppdrag ingår i boxen? 2. Vem arbetar i boxen? 3. Vilka sitter i arbetsgruppen? 4. Vad finns det för nertecknade handläggningsordningar, rutiner, eller liknande? 5. Vilka kontaktytor har boxen? Universitetsledningen, handläggare på fakulteter, administratörer på institutioner, studenter, chefer inom GF, andra enheter inom GF, osv? 6. Hur kvalitetssäkrar vi arbetet? 7. Vad händer om någon blir frånvarande en längre tid? 8. Hur viktigt är arbetet för IC? Säkert kan arbetet utvecklas och boxarna justeras (bl a kan dialogerna framgent troligen snarare handla om planer, mål och uppföljning än svar på de angivna frågorna), men metoden är ambitiös och vällovlig och auditgruppen stöder ett fortsatt arbete på den inslagna vägen. Boxarna sägs också skapa dynamik och verkar vara uppskattade av medarbetarna. Benchmarking, studiebesök och kompetensutveckling Idén med boxar och boxdialoger kommer enligt uppgift bl a från den benchmarking som enheten har genomfört med Århus universitet. Auditgruppen vill uppmuntra till nya benchmarkingprojekt och andra former av utbyte som t ex studiebesök, deltagande i nationella nätverksträffar och arbetsrotation. Intern (tidsbegränsad) arbetsrotation med någon anställd vid fakultet eller institution sades vara en idé som funnits länge och som av flera skäl vore spännande att utveckla och testa. Uppsökande verksamhet och proaktivitet Ovan nämnda arbetsrotation kan vara resurskrävande men enhetens medarbetare bör i vilket fall i större utsträckning än idag besöka fakulteter och institutioner. Detta påpekas såväl av medarbetarna som av enhetschefen och auditgruppen kan inte annat än instämma i denna önskan. Nu gäller det att hitta former och målsättningar för detta. Kan ett riktmärke vara att varje medarbetare bör genomföra minst ett besök per månad i verksamheten? Vilka 8

9 möten kan bokas in redan nu? I vilka sammanhang bör/kan man träffa en institution separat och när fungerar det att träffas över institutions- och/eller fakultetsgränser? Osv. Ett angränsande önskemål om förnyat arbetssätt ligger i det av enheten ofta uttalade Vi vill hinna vara mer proaktiva. Detta är lätt för auditgruppen att ställa sig bakom och uppmuntras således. Enhetschefen nämnde under platsbesöket idén om att skapa ett tydligt årshjul med relevanta aktiviteter som skulle kunna underlätta proaktiviteten. Enheten bör t ex, som också uttrycktes under platsbesöket, i god tid kunna påminna verksamheten om vilka ansökningsmöjligheter som är på ingång. I detta sammanhang bör inte institutionernas administrativa chefer glömmas bort. De har en viktig roll för förmedling av arbetsuppgifter och information, även om det inte självklart är denna grupp som aktivt arbetar med internationaliseringsfrågor. Administrativa uppgifter och ekonomisk kompetens Enheten återkom vid ett flertal tillfällen under platsbesöket till en frustration över att man tvingas lägga mycket tid på ekonomiska uppgifter och andra administrativa ärenden av rutinmässig men tidskrävande karaktär. Vilka lösningsalternativ finns? En möjlighet är förstås att gilla läget och så långt som möjligt försöka effektivisera arbetet och ev hitta nya angreppssätt inom nuvarande organisation. En annan är att undersöka möjligheten att flytta vissa ärenden till områdeskansliet eller, som nämns av enhetschefen, till Gästservice (i första hand hantering av Välkomstveckan). En liknande diskussion återfinns i den nyligen genomförda genomlysningen av enhetens arbete. Auditgruppen vill inte ge några riktlinjer men vill uppmärksamma på problematiken då man uppfattat inställningen som ett hinder för verksamhetens fortsatta utveckling. Samordning och fördelning av uppgifter IC, fakultetskanslier och områdeskansli En utvecklad diskussion av resonemanget ovan följer av auditgruppens samtal med enheten om möjligheten till en ökad samordning av uppgifter med fakultetskanslier och områdeskansliet för Verksamhetsstöd. Man skulle kunna tänka att här fanns stordriftsfördelar och samordningsvinster genom att poola resurser eller fördela dem på ett annat sätt än idag. Auditgruppen har inga konkreta lösningsförslag men vill precis som på platsbesöket ställa frågan huruvida denna typ av idéer skulle kunna leda till effektivisering av verksamheten. Ett steg är förstås det möte med Handelshögskolans ledning som enhetschefen enligt uppgift har inplanerat med syfte att diskutera ett ökat samarbete. Medfinansiering av Erasmusbidrag Rektor fattade i juni beslut om medfinansiering av Erasmusbidrag för anställda men IC har inte haft tid att praktiskt genomdriva beslutet. Auditgruppen uppmuntrar enheten till detta då syftet är att öka och utveckla universitetets internationalisering och kunna nyttja erfarenheterna i verksamheten. 9

10 Om ansvarsfördelning, mandat och att ta initiativ IC:s medarbetare förde under platsbesöket tydligt fram en frustration över att man inte ser att man har en tydlig roll som beredande organ för universitetsledningen vad gäller internationaliseringsfrågor. Man önskar en kontinuerlig dialog med prorektor, inte minst pga avsaknaden av ett fakultetsövergripande internationaliseringsråd, som tidigare har funnits. Man menade att detta skulle göra enheten mer framgångsrik. Auditgruppen ställer sig frågande till huruvida detta är självklart, men menar att frustrationen i sig kan verka hämmande för verksamheten och att den därmed behöver ventileras ytterligare med prorektor och områdeschef. I sammanhanget diskuterades också varifrån nya initiativ till utveckling ska komma. Kanske enheten i större omfattning än idag kan bli mer proaktiva i sin ställning vad gäller att föreslå vilken väg och inriktning universitetet kan ta i sin strävan att bli ett mer fullskaligt internationellt universitet. Medarbetarna såg inte att man har detta mandat. Men mandat att föreslå idéer har förstås alla medarbetare, och auditgruppen vill uppmuntra IC att även fortsatt nyttja detta, genom att kontinuerligt och systematiskt föra idéer och ändringsförslag vidare i organisationen. Det talades under platsbesöket också om en frustration över att det finns få rörliga resurser för internationalisering. I relation såväl till diskussionen om medfinansiering av Erasmusbidrag som diskussionen om att föreslå idéer ovan, menar auditgruppen att enheten framgent mer aktivt kan arbeta med underlag för projekt som kräver extra tilldelning. Aktiviteter som nämndes under platsbesöket var bl a avsaknad av resurser som seed money och för scholars at risk. 10

11 Sammanfattande reflektion Några punkter, låt oss kalla dem reflektioner snarare än rekommendationer, vill auditgruppen ange som en sammanfattning av de diskussioner vi har haft om enhetens förbättringspotential. 1. Auditgruppen fick sig tillsänt en rad dokument som upplevdes som spretiga och otydliga. Det har säkert sin förklaring i att många av dem är av utkast-karaktär för internt bruk, men auditgruppen vill uppmuntra till en genomgripande diskussion om vilka styrdokument och övrig dokumentation som bör stå i fokus för enhetens utvecklingsarbete. Se specifika frågeställningar under avsnittet Styrdokument ovan. 2. Börja arbetet med verksamhetsplan för 2014 redan nu (om det inte redan är igång). I verksamhetsplanen kan samtliga utvecklingsidéer och planerade åtgärder uppmärksammas genom denna rapport och genomlysningen samlas. Visst utvecklingsarbete kan och ska givetvis påbörjas innan Den rapport som presenterades i våras som ett resultat av en enkät till GF:s kunder har inte diskuterats vid enheten. Rapporten och det underlag som finns om IC specifikt (öppna kommentarer från respondenterna) bör av enhetschefen i samarbete med områdeschefen systematiskt studeras och ev relateras till i det kommande utvecklingsarbetet. 4. Rutiner kring hur handläggargruppen för internationaliseringsfrågor ska arbeta finns säkert men det kan finnas anledning att förnya diskussionen och fånga upp önskemål, inte minst nu när den nya organsationen har funnits i snart ett år. Diskussionen lär ha påbörjats och auditgruppen vill föreslå följande typ av frågor: Hur sätts agendan på ett konstruktivt sätt? Hur balanserar man mellan information och diskussion? Vilken roll har ledamöterna och hur förmedlar de vidare relevant innehåll från handläggargruppens möten? Vilken roll har IC? osv. 5. De enkäter som fylls i av in- och utresande studenter och anställda bör följas upp systematiskt och i förekommande fall leda till förbättringsåtgärder. En rutin som medför att fakulteter och institutioner kontinuerligt kan ta del av relevant information från enkäterna bör också utvecklas. 6. Auditgruppen vill uppmuntra enheten till en diskussion om hur man bättre och mer systematiskt kan hålla sig à jour med omvärlden, och hur man ev kan gruppera omvärlden för att åstadkomma en så fruktbar och effektiv spaning som möjligt. 7. Enheten bör snarast arbeta med att hitta former och målsättningar för en mer kontinuerlig uppsökande verksamhet. Här är institutionerna och dess administrativa chefer och internationella samordnare en viktig målgrupp. 8. Auditgruppen vill också uppmuntra till en generell ökad proaktivitet, något som enhetens medarbetare också tydligt påpekade önskemål om. Enhetschefens idé om ett tydligt årshjul kan vara ett verktyg som till viss del underlättar en mer proaktiv verksamhet. 11

12 Goda exempel i enhetens kvalitetsarbete Auditgruppen vill påminna om att nedan angivna exempel just är exempel. Det finns alldeles säkert fler goda initiativ och företeelser som inte har kommit till auditgruppens kännedom. Auditgruppen vill uppmuntra andra enheter att lära av och nyttja den kunskap som International Centre har vad gäller dessa områden kontakta gärna enheten direkt för benchmarking kring dessa och andra tillvägagångssätt! - Enheten har under en tid arbetat aktivt med s k boxdialoger. Säkert kan arbetet utvecklas och boxarna justeras, men metoden är ambitiös och vällovlig och auditgruppen stöder ett fortsatt arbete på den inslagna vägen. Boxarna sägs också skapa dynamik och verkar vara uppskattade av medarbetarna. - Anteckningar förs alltid vid enhetens olika typer av interna möten och följs systematiskt upp vid nästkommande möte. Detta förfarande är ett gott stöd för det kollektiva minnet av vilka förbättringsåtgärder som beslutats och gynnar enhetens vidare utveckling. - Det elektroniska systemet MoveOn verkar ha en välutvecklad struktur vad gäller strategi, styrgrupp och referensgrupp. Syftet är bl an att kvalitetssäkra internationella aktiviteter i olika former, inte bara studentutbyten. MoveOn verkar vara ett gott exempel på när ett elektroniskt system har potential att underlätta och förbättra en verksamhet i det här fallet universitetets internationella verksamhet. - Auditgruppen upplevde att medarbetarna har en stark vilja, ett stort engagemang och en tydlig tilltro till verksamheten. Flera uttryckte med emfas att det är roligt att gå till jobbet!. Detta är en mycket bra grund för att axla såväl en stressig vardag i enhetens arbete som det spännande ansvaret att vara portal för en stor del av universitetets internationella verksamhet. 12

13 Material till auditgruppen från International Centre Bilaga 1 1. Utlysning internationell personalmobilitet 2013 inkl bilaga 2. Utlysning Erasmus resebidrag 3. Utlysning Erasmus personalfortbildning Utlysning Erasmus lärarutbyte svenska 5. Utkast Visionsarbetet Internationaliseringen 6. Utkast rutinbeskrivning medfinansiering av Erasmusmedel för anställda UT Praktisk handläggningsordning 8. Styrdokument handlingsplan kris- och katastrof-reviderad april Samordnad mottagning och stöd till internationella studenter 10. Praktiskt handläggningsordning, inkommande 11. Överlämning Welcome Week 12. Kina 13. Introduktion till Internationalisering Indienstrategi uppgifter 15. Inbjudan Sida Alumni-programmet 16. Handläggningsordning 17. Erasmus Mundus förslag till arbetsdelning 18. ECHE application finalversion Doktorandmobilitet 20. Boxdialog inom IC 21. BLUE 11 Internationalisering 22. Ansvarfördelning i urvalsförfarandet 23. Årsredovisning MoveOn: i. Wikiinformation om MoveOn IT-enheten ii. Universitetsgemensam databas MoveOn iii. Underlag budgetförslag MoveOn iv. Thumbs v. Strategi MoveOn 4 vi. Skiss MoveOn vii. Processkarta student in viii. Processkarta student ut ix. MoveOn tidplanering x. Rutiner förvaltningsorganisation MoveOn xi. Aktiviteter MoveOn xii. Databas kvalitetssäkring xiii. Förvaltningsplan 2013 xiv. Förvaltningsplan 2014 xv. Manualer (sammanlagt 11 dokument med följande namn: Strukturen, Logga till partneruniversitet, Behörighet, Studentutbyten, Statistik och listor, Koppla externa personer till fakulteter, Massetablering av utbytesstudenter, Manual för Ladoköversättning, Onlinenominering, Spara och öppna avtal, Utökning till massetablering Ladok HT13) 25. Minnesanteckningar från IC:s enhetsmöten 2013 (19 dokument) 13

14 Program platsbesök, audit vid International Centre Bilaga Intervju med enhetschef Hans Abelius Auditgruppen konfererar Intervju med medarbetarna Johan Ahlgren Karolina Catoni Laila Johannesson Lena Pedersen Linn Gabrielsson Kjell Malmgren Birgitta Rorsman Dora Kos-Dienes Marlene Nordquist Susanne Lindstrand Auditgruppen konfererar Preliminär återföring till enhetschefen 14