Handlägargruppen MINNESANTECKNINGAR

Transkript

1 Handlägargruppen MINNESANTECKNINGAR Tid: 2 mars 2010 kl Plats: Konferenscentrum Wallenberg Närvarande: Pernilla Danielsson, Ordförande Anna Hallgren, Gästservice Birgitta Karlén, Gästservice Karin Hellqvist, Gästservice Christina Kaspersen, Int Office Johan Ahlgren, Int Office Ulla Nylin, Int Office Lena Pedersen, Int Office Birgitta Rorsman, ESS Annelie Hyllner, SA Karin Dejke, SA Erika Qvist, SA Sara Andersson, Handels Kajsa Gerdin, Handels Tina Ahlström Gustafsson, IT Marjatta Rehnquist, IT Margareta Hanning, KFN Christina Lundborg Olsson, UFN Julieta Lodeiro, UFN Christina Aurell, UFL Laila Johannesson, NFN Gunilla Johnander Parlenvi, HFN Douglas Washburn, sekr 1. Universidad de Concepción GU har sju studenter och en lärare i Concepción. Alla är vid gott mod och har kontaktat ambassaden. Två är bostadslösa. Det finns flera studenter med chilensk bakgrund som är berörda av katastrofen. Samfak har ordnat med akademihälsan för att stödja dessa studenter. Vi undersöker centralt möjligheterna att skicka ett brev från rektor med stödåtgärder GU kan ge Universidad de Concepción. Bra idéer på hur vi kan stödja universitetet tas tacksamt emot. 1

2 2. Mötesordningens godkännande Mötesordningen godkändes. 3. Nya representanter i handläggargruppen Christina Kaspersen vikarierar för Karolina Sahlin på International Office och har ansvar för administrativt mobilitet och försäkringsfrågor. Marjatta Rehnquist ersätter Tina Ahlström Gustafsson som IT-fakultetens representant. Humfak kommer att anställa en ny internationell koordinator under våren men till dess kommer Gunilla Johnander Parlenvi eller Anna Nordling representera Humfak. Christina informerade om den nya utlysningen för GUs intern satsning på administrativtmobilitet. Deadline är den 21 maj. Nu finns det mer riktlinjer och informationen är mer tydlig. Några av dem som sökte administrativtmobilitet 2009 för att besöka universitet inom Europa fick förfrågan att flytta till Erasmusutbyte. I ett fåtal fall har detta inte varit möjligt. Dessa berörda får nu medel i efterskott från förra årets budget för att åka på besöket. Om handläggargruppen känner folk som sökte administrativtmobilitet men inte fick stipendier borde de kontakta oss. 4. Gästservices verksamhet Karin Hellqvist Karin presenterade Gästservices verksamhet. Gästservice erbjuder en universitetsgemensam servicefunktion till personer som besöker universitetet för ett särskilt uppdrag, bidrar med expertis eller deltar i annat utbyte. Mer information finns på Gästservice erbjuder följande tjänster till institutioner och deras gäster. Värdinstitutionen ska kontakta gästservice per telefon eller e-post för att boka gästservice. Bostäder Personligt mottagande Mobiltelefon Gåva: profilprodukter Övriga tjänster (bank och försäkringsfrågor, barnomsorgsärenden, turistinformation, mm) Svenska kurser Internationella träffpunkter En kalender för kommande evenemang finns online på Gästservice håller på att göra om Handbook for Visiting Staff handboken. Den ska snart tryckas och handläggargruppen uppmanas att titta på den och inkomma med synpunkter under veckan. Handboken ska vara mindre och det ska finnas mer information på webben. 5. Status inom Erasmus: vad är på gång, statistik och försäkringsfrågor Johan Ahlgren och Christina Kaspersen a. EILC kursen för inresande Johan informerade om att Studentavdelningen finansierar en Erasmus Intensive Language Course (EILC) med ca 15 platser till ht10. De som anordnade kursen drog sig ut p.g.a. ekonomiska skäl. Kursen finansieras också av EU och departementet. Det är en tillfällig lösning att studentavdelningen håller i kursen. Efterfrågan på kursen är stort och det fanns ca 100 sökande ht09. Int Office kommer att prioritera GU studenter som söker kursen. Urval kommer att baseras på en Jämn blandning av kön, land och utbildning. Karin Dejke: Sommarkurser önskas på mer avancerad nivå för både freemovers och utbytesstudenter. b. EILC kurser för utresande EILC kurser för mindre utbredda språk är tillgängliga för utresande Erasmus studenter. Studenter får 150 euro/vecka i Erasmus stipendium. Deadline är den 25 maj och Johan kommer att skicka mer information. Johan ansvarar för ansökningar till EILC kursen. 2

3 c. Erasmus stipendier Det finns ingen overhead kostnader för Erasmus stipendier. Overhead för lärar- och administrativt utbyte varierar och ibland dras den och ibland inte. Ekonomi lägger till 1,5 gånger kostande för att täcka overhead så att man har lika mycket pengar. Annelie: Samma problem kvarstår med Linnaeus Palme. Johan ber Marlene att kolla upp detta. Resebidrag finns kvar för åtminstone 6 ansökningar till för administrativtutbyte inom Erasmus. Pengar kan söks för besök till potentiella eller befintliga partners. d. Statistik Nuvarande statistik om Erasmus är följande. Antal utresande studenter: Hittills har vi godkänt 255 utresande Erasmus studenter och utrymme finns för fler. Det kommer att finas mer pengar per student i år. Medborgarkrav på Erasmus studenter har slopats och vi kan även skicka ut Erasmus Mundus eller studenter på avancerad nivå om vi vill ge dem en plats. Praktik: 43 studenter kommer att skickas ut på Erasmus praktik och pengar ät tyvärr slut. Lärarutbyte: 55 lärare är på väg ut men det kommer troligtvis att öka till 75. Pengar är kvar men resan måste ske innan slutet av september. Administrativ personal: 12 ansökningar har inkommit och många är på lägre beloppsnivåer så det återstår minst fem bidrag. Sista ansökningsdag var den 1 februari. Nu är det först till kvarn som gäller. Mer information finns online under Internationellt samarbete Anställda Utbytesprogram Resebidrag. e. Praktikplatser utomlands Christina Kaspersen skickar ut mer information om detta. f. Försäkringskort Det är viktigt för studenter att ha med sig försäkringskort (både European Medical Insurance Card (EMIC) och Kammarkollegiets försäkringskort) och att studenterna är medvetna om vad som gäller. 6. icon uppdatering Johan Ahlgren Johan berättade om icon projektet som är uppdelad i två delar. Den ena delen är ett avtal och kontakter databas, Den andra delen är ett mobilitetsregister. Mobilitetsregister finns på medarbetarportalen under Verktyg. Johan lägger upp alla användare från handläggargruppen och andra koordinatorer och studievägledare från hans kontaktlistor. Andra kan kontakta Johan. Institutioner måste uppdatera information om sina avtal och kontakter. Lena Pedersen ansvarar för den delen och skickar en excel fil till handläggargruppen som bör spridas vidare till samtliga institutioner. icon projektet är uppdelad i tre faser: (text av Johan Ahlgren) a. Fas 1 Första fasen av icon innebär att man skall kunna söka fram alla Erasmus avtalsdatabas och få fram uppgifter om avtalsuniversitet, giltighetstid, ämne, antal platser, nivå, kontaktperson, kontaktuppgifter. Man skall också kunna söka fram, lista och sortera mobila individer inom ramen för dessa avtal; studenter in/ut, lärare in/ut, för varje avtal, universitet, läsår eller totalt från 03/04 och framåt. Den ska vara avslutat vecka 10. b. Fas 2 icon skall vidare utvecklas. Koordinatorer skall kunna få besked om när en inkommande student på deras avtal har anmält sig till ESS. Koordinatorer ska kunna logga in och söka fram studenter och generera Letter of Acceptance och Learning Agreements för utresande studenter. Stora möjligheter att söka fram, lista, sortera och exportera ut data om mobilitet på egna avtal, avtal inom ämnesområdet, fakulteten eller lärosätet. Mailfunktion för att kommunicera med enskild student, grupp av studenter, enskild koordinator eller grupp av koordinatorer. Planering för att integrera med LADOK. Planering för att integrera med LADOK. Uppgifter skall bara behöva matas in på ett ställe. För utresande studenter inom Erasmus 3

4 praktik skall dokumenten; Placement Agreement och Grant Agreement byggas in i icon. Utresande studenter inom Erasmus praktik skall logga in på samma sätt som Erasmus studier och lämna uppgifter för rapportering till IPK samt kontonummer mm för utbetalning via Agresso. c. Fas 3 Introducering av en komplett dynamisk ansökan för hela lärosätet. Inkommande student (Erasmus, Nordplus, bilateral etc) skall förutom att söka bostad, svenskakurs och fadder, även kunna söka kurs. Detta blir möjligt genom integrering med GUbas. I denna fas är det mycket viktigt att analysera och specificera vad ett framtida system för hela lärosätet skall kunna hantera. Sverige inför avgifter för studenter från tredje land. GU deltar i fler Erasmus Mundus-program. Konsolidering och integration med andra relevanta universitetsövergripande system. Johan kommer att visa upp icon vid nästa möte. 7. Moveon demonstration Annelie Hyllner Annelie visade up Moveon databasen och berättade om ett antal funktioner. Databasen är kopplad till Erasmus och snart kommer en koppling mellan ladok och Moveon för inresande studenter. Alla fakultetsavtal finns i Moveon och är tillgängliga för GU anställda och även externa besökare. En översyn på alla avtal finns online på Programvaran finns för alla som vill använda den eftersom GU har ett universitetsövergripande avtal. Det gäller avtal, student in- och ut och forskningskontakter. a. avtalsdatabas Information om avtal finns automatisk om våra partneruniversitet använder Moveon. Annars kan GU lägga in informationen själv. b. Utresande utbytesstudenter Information om studenter skickas till universitet med moveon automatisk. De som inte använder Moveon får informationen via en publik databas. Kostnaden är ca kr per år i support och uppgradering. SA köpte databasen 2007 och betalade ca för den. Eftersom programmet redan finns på gu så är det bara del av support som kostar. Mats Edvardsson har sagt att studentavdelningen kan ta denna kostnad så det blir gratis för alla på GU att använda den. Utskick av dokument som t.ex. antagningsbesked sker automatisk via Moveon. Det finns ett svenskt nätverk av 13 universitet som använder Moveon som kan gå ihop och be dem i tyskland att göra ändringar som t.ex. kopplingen till ladok. En lista av alla universitet som använder finns online på De som vill testa systemet borde kontakta Annelie Hyllner. Pernilla Danielsson: Mats Edvardsson är systemägare och anser att det finns plats för två system. Vi sätter samman ett möte på slutet av april om icon och Moveon. 8. Gemensamma ansökningsdeadlines Karin Dejke och Birgitta Rorsman Karin och Birgitta presenterade ett förslag för gemensamma ansökningsdeadlines. Se bilaga 1 för förslaget och en preliminär tidsplan. Karin och Birgitta är ansvarig för samordningen. Samordningsgruppen består av Kjell Malmgren (ESS), Birgitta Rorsman (ESS), Catharina Miklin (Handels) och Karin Dejke (SA). Övriga fakulteter ska utse en representant. Målet är att få igång detta till jan

5 9. Information a. Återrapportering om mottagning av freemovers studenter Douglas berättade om mottagning av freemovers från vt10 och delade ut schemat. Universitetsledningens kansli kommer inte att ansvarar för mottagning på ht10 och hoppas att någon annan på över ansvaret för mottagning av freemovers. b. Svenska kurser för freemovers 260 studenter har sökt svenska kurser. Hälften har sökt nybörjarkursen och hälften har sökt fortsättningskursen. Det fanns platser till 300 studenter men eftersom vi har ökat antal avancerade platser som tar mer lärartid, så får platser anses vara fulla. c. International Week uppdatering International Week är planerat för vecka 46. Se bilaga 2 för en preliminär tidsplan. Ledningsrådet kommer att fatta ett beslut om den 18 november på em ska vara schemafritt för samtliga fakulteter så att alla studenter kan delta i International Week. d. Informationsmaterial uppdatering Arbetsgruppen har identifierat två trycksaker att prioritera. Det gäller en studentguide för antagna internationella studenter med information för en ny internationell student och en lättsam trycksak för partneruniversitet. Synpunkter på vad borde inkluderas eller om andra trycksaker som behövs tas tacksamt emot. 10. Övriga frågor a. Studieavgifter Mats Edvardsson har uppdrag att sätta samman en arbetsgrupp för hantering av studieavgifter. Internationaliseringsrådet har kommunicerat att de skulle vilja se tre arbetsgrupper för service innan studenter är på plats, service under studenternas studier och service efter studenternas studier. När det finns mer information att ge kommer det att spridas till handläggargruppen. 5