Enhetsaudit. Intern bedömning av kvalitetsarbetet vid utbildningsenheten, gemensamma förvaltningen, Göteborgs universitet

Transkript

1 Enhetsaudit Intern bedömning av kvalitetsarbetet vid utbildningsenheten, gemensamma förvaltningen, Göteborgs universitet Mars 2014

2 Innehållsförteckning Bakgrund 3 Beskrivning av och kommentarer till kvalitetsarbetet vid utbildningsenheten 4 Sammanfattande reflektion 11 Goda exempel 13 Bilaga 1: Material till auditgruppen från utbildningsenheten 14 Bilaga 2: Program platsbesök, audit utbildningsenheten 15 Bilaga 3: Utbildningsenhetens rapport om mötesstruktur 16 2

3 Bakgrund Ledningen på alla nivåer inom universitetet ska tillse att olika slag av uppföljningar och utvärderingar genomförs och att arenor för kvalitetsdiskussion används och fungerar väl. Det förutsätter ett linjeansvar som innebär att man på varje organisationsnivå har ansvar för att följa upp sina enheters kvalitetsarbete. Universitetsledningens instrument för sådan uppföljning av det samlade kvalitetsarbetet inom varje fakultet sker genom kollegial granskning med studentmedverkan i sk fakultetsaudits. Vid flera fakulteter genomförs institutionsaudit enligt motsvarande modell genomfördes vid GF en förvaltningsaudit och fr o m september 2013 genomförs också enhetsaudit vid GF, där turen nu har kommit till utbildningsenheten. Samtliga enheter kommer att utvärderas inom en tvåårsperiod. Liksom vid annan kollegial granskning är ett övergripande syfte att bidra till utveckling såväl i verksamheten som granskas som i den verksamhet där granskarna hör hemma. Syftet är också att sprida goda exempel och därmed bidra till att utveckla och förbättra kvaliteten i enheternas verksamhet. Auditgruppens arbete Följande personer har ingått i auditgruppen för utbildningsenheten. Anna Lindholm, områdeschef administrativt stöd (ordf) Sören Ehrnberg, IT-chef, IT-enheten Magnus Petersson, rektors samordnare, universitetsledningens stab Anneli Eriksson, utbildningssamordnare, företagsekonomiska institutionen Malin Östling, kvalitetssamordnare, universitetsledningens stab (sekr). Inför platsbesöket lämnade enheten ett antal dokument till auditgruppen (bilaga 1). Den 25 februari 2014 genomförde auditgruppen ett förberedande möte där man diskuterade materialet från enheten och vilka frågor man ville ställa till de olika grupperna vid platsbesöket, som genomfördes den 13 mars 2014 (bilaga 2). Auditgruppen har granskat den organisation, de dokument och de aktiviteter inom enheten som syftar till att åstadkomma en serviceinriktad och effektiv verksamhet. Nedan beskrivs och kommenteras de verktyg och aktiviteter som auditgruppen har funnit. Rapporten avslutas med auditgruppens reflektioner för enhetens fortsatta utvecklingsarbete. 3

4 Beskrivning av och kommentarer till kvalitetsarbetet vid utbildningsenheten Vi inleder med en kort faktaruta om enheten direkt hämtad från GF:s webbsida: Utbildningsenheten erbjuder studenter och presumtiva studenter information och service. Här finns central studievägledning, ansökan och antagning, examensärenden och studieadministrativ service före, under och efter studietiden. Här ligger också systemägaransvaret för studieadministrativa system inom Göteborgs universitet. Verksamheten har tre utgångspunkter: Myndighetsutövning. Sektionen för antagning, Sektionen för examen Generella insatser. Sektionen för studieadministrativa system Individuella insatser. Sektionen för studentstöd Enheten har ett 50-tal anställda. Vid enheten finns fyra enheter; studiestöd, antagning, examen och studieadministrativa system (Ladok, Gubas, ISP). Auditgruppen har under auditen haft stor förståelse för den särskilda situation enheten befinner sig i som följd av de kraftiga besparingar som är planerade för sektionen för studiestöd. Auditgruppen fick också flera gånger höra att utvecklingsarbetet har stannat upp pga detta. Trots dessa svårigheter fann auditgruppen att medarbetarna i huvudsak kunde bortse från detta, och som auditgruppen önskade kunde samtala om hur det systematiska förändringsarbetet ser ut idag och hur man planerar att genomföra det framöver. Enhetens mötesstruktur En viktig del i alla organisationers kvalitetsutvecklingsarbete är de olika organ och grupper som kontinuerligt möts för att diskutera, bereda och i vissa fall besluta om ärenden som gäller organisationens verksamhet och utveckling. Även dokumentationen, dvs minnesanteckningar/protokoll och eventuell uppföljning av dessa dokument är en viktig del av kvalitetsarbetet. För att kartlägga de möten som arrangeras av gemensamma förvaltningens enheter har universitetsdirektören begärt att få in en rapportering om dessa möten från respektive enhetschef. Utbildningsenhetens rapportering bifogas (ett fåtal avvikelser från medarbetarnas muntliga rapportering har noterats). Några av mötena kommenteras nedan. Vid utbildningsenheten hålls enhetsmöten ca 1 gång per månad. Dagordning finns inte alltid och minnesanteckningar förs inte vid dessa möten. Enhetschefen har möten med sektionsledarna 1 gång i veckan. Inte heller här finns alltid dagordning, och minnesanteckningar förs inte. 4

5 Respektive sektion har möte varannan vecka. Vid två av sektionerna finns stående agenda och förs minnesanteckningar. Vid dessa sektioner följs minnesanteckningarna upp vid nästkommande möte. Enhetens medarbetare deltar dessutom i en rad GF/GU-övergripande grupperingar. Auditgruppen har förståelse för att det vid vissa arbetsmöten kan tyckas onödigt formellt med anteckningar men tror att enheten skulle vinna på att dokumentera enhetsmöten, ledningsmöten och samtliga sektionsmöten. En diskussion om enhetlighet vad gäller sektionsmötena har också redan förekommit, enligt de deltagande sektionsledarna. Vad gäller ledningsmötena bidrar det till en transparens men också till att diskussioner, resonemang, summeringar samt eventuella slutsatser och beslut om vidare arbetsprocess på ett effektivt sätt kan följas upp och drivas vidare när minnet tryter. Dessutom blir minnesanteckningar ett sätt för icke-närvarande gruppmedlemmar att få ta del av information och förda diskussioner. Minnesanteckningar från enhetsmöten och ledningsmöten kan med fördel distribueras aktivt till enhetens samtliga medarbetare. Områdeskansliet har utarbetat mallar för minnesanteckningar som kan användas vid behov. Såväl ledningsmötena som sektionsmötena nämns av enhetschefen som det viktigaste verktyget för verksamhetens kvalitetsutveckling. Därför tror auditgruppen att de ännu effektivare kan användas för en systematisk förbättring av enhetens kontinuerliga arbete. Styrdokument Nedan beskrivs och kommenteras några av de dokument som är centrala för enhetens verksamhet. Genom organisationsförändringen GU förnyas förändrades universitetets arbets- och delegationsordning. Auditgruppen tror att en genomgång av och diskussion kring just dessa dokument ( Arbetsordning vid Göteborgs universitet samt Rektors delegationsordning ) vid t ex ett förlängt enhetsmöte, kan vara givande och bidra till en mer gemensam bild av olika nivåers roller och uppgifter samt utbildningsenhetens uppdrag och gränsdragning till t ex utbildningsnämnden och institutionerna. Mycket blir säkert redundant repetition för flera medarbetare vid ett sådant tillfälle, men det är just den gemensamma bilden och ett förnyat samtal kring GU som organisation som auditgruppen hoppas att man kan uppnå med ett sådant tillvägagångssätt. GF:s handlings- och verksamhetsplan samt universitetsgemensam handlings- och verksamhetsplan har man i enhetens ledningsgrupp systematiskt gått igenom. Dock beslutade enhetschefen att inte arbeta fram en nedbruten verksamhetsplan för enheten. Istället har man arbetat mer grundläggande med enhetens verksamhetsidé och värderingar (se nästa avsnitt). Syftet med en verksamhetsplan är ju också något annat där formuleras indirekt prioriteringar genom att de förbättringar man vill åtstadkomma under en viss tidsperiod (dvs i och till viss del förutom det dagliga arbete som verksamheten kräver) dokumenteras. Någon påpekade också att en verksamhetsplan för enheten är irrelevant då det är sektionerna som gör jobbet och det därmed blir svårt att ge en samlad bild av enhetens plan för förbättringar. Här finns förstås ändå möjligheter till exempel kan man anta ett bottom-up-perspektiv och låta 5

6 de fyra sektionerna skriva sin verksamhetsplan eller liknande och se de fyra delarna som en helhet. En annan är att ur de fyra sektionernas planer trots allt låta enhetsledningen prioritera och därmed aggregera sektionernas dokumentation till enhetens gemensamma plan. Auditgruppen fick dock höra att mål finns definierade inom vissa sektioner/arbetsområden t ex inom examen och stöd till studenter med funktionshinder - om än inte i formen av en handlingsoch verksamhetsplan i enlighet med Vision2020-arbetet. Auditgruppen kan genom sitt korta besök inte avgöra vilken ansats som ska väljas men rekommenderar starkt att enhetsledningen tar en fördjupad diskussion vilken väg man ska välja i kommande framtagning av HP/VP. Enheten har sedan tidigare ansvar för styrdokument som är direkt kopplade till enhetens verksamhet, bl a antagningsordning, examensordning, regler för ECTS-tillämpning samt handläggningsordning, regler och råd för gemensam examen (se Som ansvarig funktion för ett antal andra utbildningsrelaterade styrdokument anges idag universitetsledningens stab eller andra funktioner. Auditgruppen rekommenderar enhetschefen att driva en diskussion med fr.a. utbildningsnämnden och områdeschef om hur eventuell överföring av ansvaret för dessa styrdokument kan ske samt vilka ev. kompetensutvecklingsinsatser som eventuellt behövs. Auditgruppen föreslår att en systematisk genomgång av styrdokumenten görs regelbundet. Som underlag för denna typ av diskussion vill auditgruppen rekommendera läsning av Handläggningsordning för styrdokument Även vissa andra dokument som inte är formella styrdokument bör uppdateras kontinuerligt. Auditgruppen ser positivt på att några dokument som vid tiden för auditgruppens platsbesök inte var uppdaterade nu redan är det (t ex användarhandledning för utbildningsgubas). Övriga aktiviteter med anknytning till kvalitetssäkring och kvalitetsutveckling Enhetens vision, verksamhetsidé och värderingar Enhetschefen har med stöd av processkontoret initierat ett arbete för att formulera enhetens vision, verksamhetsidé och värdegrund. Detta påbörjades då chefen upplevde att medarbetarna har haft svårigheter att se enhetens syfte som helhet. Nu finns ett utkast klart, men arbetet har ännu inte helt landat vad gäller förankring. Enligt enhetschefen krävs nu att man blir bekväm med orden och ser dem som en bra bas att arbeta vidare ifrån. Audigruppen ställer sig positiv till arbetet men vill påminna om att en vision oftare är den övergripande organisationens huvudmål som riskerar att spreta om den bryts ner. Det är därför viktigt att arbetet kontinuerligt stäms av mot GU:s vision och GF:s verksamhetsidé så att enhetens värdegrundarbete inte disharmoninerar med de övergripande dokumenten. 6

7 GF:s enkät och tilläggsfrågor om antagning Enhetschefen har gått igenom den enkät som 2013 gick till GF:s kunder och har bland annat tagit till sig av åsikter om bristande service vad gäller några av enhetens verksamhetsområden. Snart kommer resultaten från årets liknande enkät (som är planerad att genomföras årligen) och enhetschefen avser att följa upp resultaten även från denna. Auditgruppen ställer sig positiv till detta och vill också uppmuntra till en systematisk genomgång av de öppna svaren. Alla medarbetare verkar dock inte känna till den tidigare genomförda genomgången, och auditgruppen tror därför att det tydligare kan bli hela enhetens arbete vid resultatanalysen av den kommande enkäten. Dessutom kan de positiva värdeorden som mäts i enkäten användas som en grund för diskussioner om hur man vill utveckla sin verksamhet dvs vilka åtgärder kan vi genomföra för att på bästa sätt leva upp till begrepp som t ex tillgänglig, serviceinriktat, kompetent, engagerad, resursbesparande och proaktiv? Enhetschefen planerar också att genomföra ytterligare en enkät nämligen några frågor specifikt om hur man uppfattat den utökade supporten till användare av de studieadministrativa systemen. Även här bör förstås en systematisk genomgång av svaren genomföras: vilka direkta åtgärder kan man se som en möjlig väg för att förbättra mottagarnas upplevelse av stödet? Enkätresultat kan också användas som en bas för diskussioner om målsättning, t ex genom att fastställa vilket resultat man vill se i nästa års enkät som en direkt och positiv respons på åtgärder som genomförts sedan föregående enkät. Utbildning för användare av studieadministrativa stöd Som ett led i att ge användare utökat stöd och service erbjuder enheten för studieadministrativa system under våren en rad olika utbildningstillfällen inom Ladok som t ex introduktionskurser och fortsättningskurser, tematräffar (med tema som uppföljning av doktorander, utbytesstudier/moveon och programhantering), institutionsdialoger och individuell support. För Gubas anordnas liknande tillfällen och dessutom planeras en sammanhållen utbildning i studieadministration med start i höst. För den senare har en extern konsult projekterats. Auditgruppen ser positivt på detta och tror att det kan ge en bra effekt. För att vara säker på det, och kunna justera inför kommande terminer, är det viktigt med olika typer av uppföljningar av utbildningarna och de övriga mötestillfällena. Korta kursvärderingsblanketter i direkt anknytning till kurstillfället är förstås bra, men också uppföljande samtal med deltagare en tid efter kan vara fruktbart. Förhoppningsvis kan effekten speglas i mer positiva siffror vid kommande resultat av GF-enkäten. Statistiken kan, som tidigare nämnts, användas som en utgångspunkt när man sätter mål för hur man vill utveckla verksamheten. Auditgruppen vill också betona att enheten i hög grad bör se såväl utbildningstillfällena som institutionsdialogerna som ett tillfälle till inflöde av synpunkter för att kvalitetsutveckla verksamheten. Andelen institutionsdialoger (och individuell support?) kan säkert med fördel öka. Det kräver dock troligen en aktiv marknadsföring av dessa möjligheter, t ex genom att specifikt kontakta/ringa enskilda institutioner. Hittills har institutionsbesök genomförts vid tre institutioner. Kan något mål sättas här? T ex Under 2014 ska sammanlagt X antal institutioner vid Y antal fakulteter ha besökts. 7

8 5050 Sektionen studieadministrativa system har sedan en tid en särskild anknytning med fasta telefontider (tisdag och torsdag 9-11, onsdag 13-15). Under tre månader kommer alla samtal enligt uppgift att loggas. Auditgruppen antar att ett systematiskt arbetssätt för detta har beslutats, och att justeringar kan göras såväl under inkörning som mer långsiktigt. Övriga sektioner har sedan tidigare funktionstelefon med support. Kompetensutveckling för enhetens medarbetare För enhetens kontinuerliga utveckling är det viktigt att medarbetarnas kompetens upprätthålls. Därför vill auditgruppen slå ett slag för en systematisk genomgång av eventuella kompetensutvecklingsbehov. Auditgruppen vill dock betona att kompetensutveckling inte nödvändigtvis behöver innebära extern utbildning. Någon nämner att auskultation har genomförts, vilket med fördel kan bli ett mer systematiskt tillvägagångssätt för enhetens kompetensutveckling. Nationella nätverk m.m. Andra metoder för kompetensutveckling är t ex nätverksträffar och benchmarking. Enhetens medarbetare säger sig delta i mindre utsträckning nu än tidigare vid möten med nationella nätverk och nationella konferenser inom sina respektive områden. Däremot, påpekar sektionerna för examen och antagning, finns nationella mailgrupper som nyttjas frekvent av en del lärosäten för att ställa frågor. Man säger sig dock inte vara särskilt aktiv från GU:s sida. Andra medarbetare ingår i nationellt utvecklingsarbete t.ex. vad gäller nya Ladok. Auditgruppen ser positivt på detta och menar att detta tycks vara ett bra kompetensutvecklingsverktyg samtidigt som det ger ett nationellt nätverk. Någon organiserad omvärldsanalys eller benchmarking sägs inte heller för närvarande pågå vid enheten. Auditgruppen vill uppmuntra till att nätverk och konferenser utnyttjas systematiskt. Man kan t ex inom respektive sektion och/eller inom enheten diskutera vissa frågor som man aktivt vill lyfta vid en kommande träff, och såväl under som efteråt dokumentera vad man lärt sig (inklusive spontana associationer och idéer) och hur man kan omvandla det till förbättringar i den egna verksamheten. Detta angreppssätt kan och bör också i vissa fall leda till en systematisk benchmarking med något specifikt lärosäte eller annan organisation. Kommunikation via webb Auditgruppen noterade inför sitt platsbesök att mycket av den information på webben som enheten ansvarar för inte var uppdaterad, men under tiden som gått mellan uppstart av audit och denna rapportering har enheten arbetat med webbsidorna, vilket auditgruppen ser positivt på. Dock återstår mycket arbete, vilket enhetens ledning och medarbetare också uttrycker en medvetenhet om under platsbesöket. Merparten av arbetet tycks nu ske på sektionsnivå. Detta 8

9 är rimligt vad gäller löpande uppdateringar m.m. men enheten, i samarbete med områdesnivån, rekommenderas ta ett samlat grepp vad gäller exempelvis struktur samt hur man framgent ska arbeta med att kontinuerligt och systematiskt uppdatera dem. Många organisationer utvecklar en FAQ frequent asked questions på sin webbsida. Även sektionen för examen har en sådan sida. På frågan huruvida man vet om och hur den används får auditgruppen svaret att man inte undersökt detta. Auditgruppen vill uppmärksamma på att webbstatistiken för såväl denna FAQ som flera andra sidor kan användas mer aktivt för ställningstaganden i utvecklingsarbetet. Förutom webbstatistik bör förstås användarnas synpunkter och idéer kring webbsidorna återkommande efterhöras. Auditgruppen konstaterar vidare att frågor om tjänster på nätet, kontakttider, huruvida handläggare kan nås via gemensamma funktionsadresser eller via personliga mailadresser och telefonnummer skiljer sig åt mellan olika sektioner. Sammantaget ger detta ett något spretigt intryck. Auditgruppen uppmanar enheten att ha en gemensam diskussion om tillgänglighet och servicenivå utifrån givna ramar. Relationen till Servicecentra Medarbetarna vid enheten menar att man i många fall samarbetar med de fem servicecentra för studenter som organisatoriskt sorterar under serviceenheten. Däremot tycks inte finnas en systematik kring hur t.ex. frågeställningar från servicecentra blir en del av enhetens kvalitetsarbete. Ett sätt att öka samarbetet ytterligare skulle kunna vara att involvera medarbetare vid servicecentrumen i den arbetsgrupp som inom kort ska utreda möjliga tillvägagångssätt för att hantera universitetets studievägledning framgent. Målgrupper På auditgruppens fråga om vilka som är enhetens målgrupper nämns studenter, doktorander, administratörer, prefekter samt näringsliv/samhälle. Auditgruppen tror att en aktiv dokumentation och kontinuerlig diskussion om dessa målgrupper (och ev övriga som glömdes vid förfrågan), kan gynna utvecklingen när det kommer till kommunikation, utbildningsinsatser samt formuleringar av mål och åtgärder. Frågor som kan ställas vid en sådan diskussion är t ex huruvida stödet ytterligare kan utvecklas för respektive målgrupper, hur och när de ska prioriteras osv. Systematisk uppföljning av kundtillfredsställelse Mätning av kundtillfredsställelse och uppföljning av dessa resultat anges som en avgörande aspekt i många system för verksamhetsutveckling. När auditgruppen frågade enhetens medarbetare om hur man vet att man gör ett bra jobb besvarades frågan bland annat med att det inkommer såväl positiva som kritiska mail och telefonsamtal samt att man vet det genom tillfredsställelse i det egna arbetet. Studievägledargruppen nämner att man tidigare har genomfört mätningar genom korta enkäter och examenssektionen berättar att man tillser att så många ärenden som krävs för att hålla de utlovade tidsramarna avslutas inom angiven plan. 9

10 Studieadministrativa system informerar om att man har haft planer på att genomföra en enkät för att mäta kundtillfredsställelse men hittills inte haft tid. Ett problem med enkäter kan ju vara låg svarsfrekvens samt att svaren inte visar mycket mer än förväntat. Men resultaten kan i vissa fall ändå vara ett stöd i diskussioner om potentiella förändringar och förbättringar och auditgruppen rekommenderar därför enheten att samlat diskutera eventuella initiativ vad gäller denna typ av mätningar. Auditgruppen föreslår att det i så fall ske efter den större GF-enkäten eftersom man då kan utgå från vissa specifika frågeställningar. 10

11 Sammanfattande reflektion Några punkter, låt oss kalla dem reflektioner snarare än rekommendationer, vill auditgruppen ange som en sammanfattning av de diskussioner vi har haft om enhetens förbättringspotential. 1. Auditgruppen tror att enheten skulle vinna på att dokumentera enhetsmöten, ledningsmöten och samtliga sektionsmöten. Det bidrar till att diskussioner, resonemang, summeringar samt eventuella slutsatser och beslut om vidare arbetsprocess på ett effektivt sätt kan följas upp. 2. Auditgruppen tror att en genomgång av och diskussion kring GU:s arbetsordning och delegationsordning kan vara givande och bidra till en mer gemensam bild av olika nivåers roller och uppgifter. I en sådan diskussion kan också utbildningsenhetens roll och mandat förtydligas. 3. Auditgruppen föreslår att en systematisk genomgång av styrdokumenten görs regelbundet. Som underlag för denna typ av diskussion vill auditgruppen rekommendera läsning av Handläggningsordning för styrdokument Detta arbete behöver göras i samarbete med Utbildningsnämnden. Även vissa andra dokument som inte är formella styrdokument bör uppdateras kontinuerligt. 4. Enheten bör överväga att i vissa lägen anta ett bottom-up-perspektiv. T ex kan de fyra sektionerna få skriva sin verksamhetsplan eller liknande och se de fyra delarna som en helhet. En annan är att ur de fyra sektionernas planer trots allt låta enhetsledningen prioritera och därmed aggregera sektionernas dokumentation till enhetens gemensamma plan. 5. Auditgruppen tror att hela enheten tydligare bör delta i den kommande resultatanalysen av årets GF-enkät. 6. För att utforma en ändamålsenlig servicenivå till enhetens olika målgrupper bör det ske ett mer aktivt målgruppsarbete. Auditgruppen tror att en aktiv och kontinuerlig diskussion om målgrupper och deras behov kan gynna utvecklingen när det kommer till kommunikation, utbildningsinsatser samt formuleringar av mål och åtgärder. Ett lovvärt initiativ som kan utvecklas är de s.k. institutionsdialogerna. 7. Auditgruppen vill uppmuntra till att nätverk och konferenser utnyttjas systematiskt. Detta kan och bör också i vissa fall leda till en systematisk benchmarking med något specifikt lärosäte eller annan organisation. Erfarenheterna bör nyttjas så att de bidrar till konkreta förbättringar i verksamheten. 8. Enheten bör i samarbete med området utarbeta tydlighet vad gäller struktur för webbsidorna och hur man framgent ska arbeta med att kontinuerligt och systematiskt uppdatera dem. 9. Auditgruppen vill uppmärksamma på att webbstatistik kan användas mer aktivt för ställningstaganden i utvecklingsarbetet. Förutom webbstatistik bör användarnas synpunkter och idéer kring webbsidorna återkommande efterhöras. 11

12 10. Ett sätt att öka samarbetet med servicecentrumen skulle kunna vara att involvera medarbetare vid servicecentrumen i den arbetsgrupp som inom kort ska utreda möjliga tillvägagångssätt för att hantera universitetets studievägledning framgent. 12

13 Goda exempel i enhetens kvalitetsarbete Auditgruppen vill påminna om att nedan angivna exempel just är exempel. Det finns alldeles säkert fler goda initiativ som inte har kommit till auditgruppens kännedom. Auditgruppen vill uppmuntra andra enheter att lära av och nyttja den kunskap som utbildningsenheten skaffat sig genom sitt förbättringsarbete kontakta gärna enheten direkt för benchmarking kring dessa och andra tillvägagångssätt. - Trots de svårigheter som är en följd av de besparingar som enheten kommer att drabbas av fann auditgruppen att medarbetarna i huvudsak kunde bortse från detta läge, och i huvudsak verkar arbeta med att kontinuerligt utveckla verksamheten. - Vid två av sektionerna finns stående agenda och förs minnesanteckningar. Vid dessa sektioner följs minnesanteckningarna upp vid nästkommande möte. - Som ett led i att ge användare utökat stöd och service erbjuder enheten för studieadministrativa system under våren en rad olika utbildningstillfällen inom Ladok som t ex introduktionskurser och fortsättningskurser, tematräffar (med tema som uppföljning av doktorander, utbytesstudier/moveon och programhantering), institutionsdialoger och individuell support. För Gubas anordnas liknande tillfällen. - Enheten kommer under tre månader att logga alla inkommande samtal till anknytningen

14 Material vid audit av utbildningsenheten Bilaga 1 1. Enhetens organisatoriska webbsida: 2. LADOK: 3. GUBAS: och/eller samt GUBASanvändarhandledning 4. Anmälan och antagning: 5. Examen: 6. För studenter med funktionshinder: 7. Anmälnings- och studieavgifter: 8. Föreskrifter utbildningsplan: 9. Föreskrifter kursplan: reskrifter-fo--r-kursplan-gu.pdf 10. Antagningsordning: grund-och-avancerad-niva--.pdf 11. Antagningsordning forskarutbildningen: Examensordning: Policy för studie- och karriärvägledning (under revidering): gledning.pdf 14. Regler gemensam examen: Regler för ECTS-tillämpning GF+områdets HP/VP för rvaltningens-handlings--och-verksamhetsplan pdf 14

15 Program platsbesök, audit utbildningsenheten 13 mars 2014 Bilaga 2 8:30-9:15 Auditgruppen träffar enhetschefen, Karin Åström 9:30-10:15 Auditgruppen träffar sektionsledarna. Deltagare Funktion Anna Bergsten Sektionsledare, sektionen för studieadministrativa system Christina Kaspersen Sektionsledare, sektionen för studentstöd Frånvarande: Christin Andersson Maria Stenberg Funktion Sektionsledare, sektionen för antagning Sektionsledare, sektionen för examen 10:30-11:30 Auditgruppen träffar medarbetare. Deltagare Funktion: Maria Dunvald Examenshandläggare Anna Sandberg Telléus Examenshandläggare Christer Ek Studievägledare Helena Mindedal Karriärvägledare Gun Wallius Systemadministratör Ingegerd Sigfridsson Systemförvaltare Klara Dahlstrand Ekholm Antagningssamordnare Adam Lindgren Antagningshandläggare 11:30-11:50 Auditgruppen konfererar enskilt 11:50-12:15 Auditgruppen ger preliminär återkoppling till enhetschefen 15

16 Utbildningsenhetens rapport om mötesstruktur bilaga 3 Område Verksamhetsstöd Enhet Utbildningsenheten Mötets namn Ledningsmöte, utbildningsenheten Mötets syfte Samordna, planera och utvärdera enhetens arbete Typ av möte/ mandat Besluta Deltagare, enhet Utbildningschef, sektionsledare Deltagare, övriga GF Vid behov controller och kommunikatör, områdeskansli verksamhetsstöd Deltagare, utom GF Dokumentation Dagordning, minnesanteckningar Periodicitet Varje vecka Mötets längd 3 timmar Övrigt Område Enhet Mötets namn Mötets syfte Typ av möte/ mandat Deltagare, enhet Deltagare, övriga GF Deltagare, utom GF Dokumentation Periodicitet Mötets längd Övrigt Verksamhetsstöd Utbildningsenheten Verksamhetsstöd ledningsgrupp Planering och information Beslut Utbildningschef Enhetschefer inom området, controller och kommunikatör områdeskansli Minnesanteckningar, Dagordning, övriga dokument 1 gång per vecka 3 timmar Område Enhet Mötets namn Mötets syfte Typ av möte/ mandat Deltagare, enhet Deltagare, övriga GF Deltagare, utom GF Dokumentation Periodicitet Mötets längd Övrigt Verksamhetsstöd Utbildningsenheten STIG, styrgruppsmöte Införande av nytt ärendehanteringssystem Beslutsmöte Utbildningschef Områdeschef infrastrukturstöd; Gruppchef, IT-enheten, kanslichef UB, Chef för Områdesstab infrastrukturstöd, Projektsamordnare, Områdesstab infrastrukturstöd, Sektionsledare utbildningsenheten; projektsamordnare, områdesstaben infrastruktur Pedagogisk utvecklare PIL Dagordning, protokoll Ca 3 gånger per termin 2-3 timmar 16

17 Område Enhet Mötets namn Mötets syfte Typ av möte/ mandat Deltagare, enhet Deltagare, övriga GF Deltagare, utom GF Dokumentation Periodicitet Mötets längd Övrigt Verksamhetsstöd Utbildningsenheten Ladok 3, styrgruppsmöte Planering, utveckling och implementering av Ladok 3 vid GU Beslut Utbildningschef, sektionsledare, Områdeschef verksamhetsstöd, kommunikatör områdeskansli verksamhetsstöd, projektsamordnare, områdesstaben infrastruktur, enhetschef IT-enheten Projektledare (konsult), administrativ chef för institutionen för neurovetenskap och fysiologi, prodekan samhällsvetenskapliga fakulteten, Dagordning, protokoll Tre ggr per termin 3 timmar Område Enhet Mötets namn Mötets syfte Typ av möte/ mandat Deltagare, enhet Deltagare, övriga GF Deltagare, utom GF Dokumentation Periodicitet Mötets längd Övrigt Verksamhetsstöd Utbildningsenheten GUS Information Information Utbildningschef Ordförande och vice ordförande i GUS Ingen Två ggr per termin 1 timme Område Enhet Mötets namn Mötets syfte Typ av möte/ mandat Deltagare, enhet Deltagare, övriga GF Deltagare, utom GF Dokumentation Periodicitet Mötets längd Övrigt Verksamhetsstöd Utbildningsenheten Möte för områdeschefer och enhetschefer Information Utbildningschefen Områdeschefer, enhetschefer, universitetsdirektör, samordnare staben Ca 4 ggr/termin 3 timmar 17

18 Område Enhet Mötets namn Mötets syfte Typ av möte/ mandat Deltagare, enhet Deltagare, övriga GF Deltagare, utom GF Dokumentation Periodicitet Mötets längd Övrigt Verksamhetsstöd Utbildningsenheten Möte för enhetschefer och administrativa chefer Information Utbildningschefen Områdeschefer, enhetschefer, universitetsdirektör, administrativa chefer Ca 2 ggr/termin 3 timmar Område Enhet Mötets namn Mötets syfte Typ av möte/ mandat Deltagare, enhet Deltagare, övriga GF Deltagare, utom GF Dokumentation Periodicitet Mötets längd Övrigt Verksamhetsstöd Utbildningsenheten Utbildningsledarmöten Informera Information Utbildningschefen, Adm stöd för utskottet för forskarutbildning Adm stöd för utbildningsnämnden Utbildningsledare på fak/inst Ca 3 ggr/termin 2 timmar 18