Program. Inköp och upphandling: Upphandling en bra affär Dagen avslutas med en lättare lunch

Transkript

1 Ekonomidag 2010

2 Program 8.30 Registrering 8.45 Lise Bröndum inleder Bokslutsinformation mm 9.45 Kaffe/mingel 10.30, 11,00, 11,30 Miniseminarier Budget och uppföljning: Gemensamt budgetsystem 2011 Donationsförvaltningen: Donationer Avkastning Utdelningar Fakturahantering och utbetalningar: Nytt system för förskott och handkassor. Personalvård vad säger regelverket Inbetalningar och redovisning: Tankar kring ett nytt systemstöd för medfinansiering och inkomstperiodisering. Momsnyheter 2011 bl. a. konferenser. Indirekta kostnader, förändringar 2011 Inköp och upphandling: Upphandling en bra affär Dagen avslutas med en lättare lunch

3 Välkomna! Vi är knappt 200 personer som arbetar med ekonomiadministrativa frågor här idag! Vårt syfte med dagen är: Ge information om bokslutet och andra aktuella frågor Skapa möjligheter för diskussioner och erfarenhetsutbyte Informera om våra verksamheter

4 Presentation av Lise Glad och stolt över att fått detta jobb Mitt drömjobb ekonomifrågor och utbildningsfrågor Många utmaningar För mig lära mig en ny branch För LU Max 4, bostadsfrågan, hantera myndighetskapitalet, autonomiutredningen med mera För ekonomi modell för interna kostnader, budgetprojekt, inköpsprojekt, rekryteringar med mera

5 Presentation av Lise Jobbat knappt 30 år med ekonomifrågor i offentlig sektor (kommuner) Jobbat 15 år som ekonomichef Jobbat 1,5 år som förvaltningschef för utbildningsfrågor inom gymnasium och vuxenutbildning Varit i många olika kommuner, Eslöv, Svalöv, Staffanstorp med flera

6 Ekonomidagen Vi vill knyta an till de workshops som hölls under våren och som resulterat i olika projekt. Vi vill ha mer kontakt och utbyte, vi finns tillgängliga för diskussioner och frågor under kafferasten Våra avdelningar kommer att presentera sig för er Vi håller några seminarier i aktuella frågor

7 Nedslag i tidplanen 26 november - registrering av anläggningstillgångar anskaffade t o m november december - registrering av anläggningstillgångar inkomna mellan 26 november och 3 december 22 december svenska och utländska fakturor ska vara granskade och attesterade i Lupin senast kl 18 i de fall betalning ska ske december underlag för redovisning av förskott mm avseende 2010 ekonomisektionen tillhanda

8 Nedslag i tidplanen 29 december sista dag att ställa ut kundfakturor till statliga mottagare 3 januari - period öppnar i huvudboken glöm inte att byta period till januari - sista inbetalningarna för 2010 finns på utredningskontot 10 januari - brytdag för statliga myndigheter, period stängs i internfaktureringen och i kundmodulen

9 Nedslag i tidplanen 11 januari sista dag att granska och attestera fakturor i Lupin (senast kl 18.00) som avser januari sista dag för att komplettera anläggningstillgångar inköpta under december januari sista dag (kl 12.00) för att komplettera anläggningstillgångar som attesterats 11 januari

10 Nedslag i tidplanen 14 januari sista dag för bokföring av medfinansiering för 2010 (endast på bokföringskonto och ) 17 januari driftstopp och fördelning av vg 91 för period januari avslutande arbete med inkomstperiodiseringar i Per/Res för institutionerna 25 januari - bokföring av inkomstperiodiseringar 22 februari - årsredovisning för Lunds universitet till regeringen 25 februari bokslut på institution ska vara färdigt

11 Övrigt viktigt inför helårsbokslutet 2010 Delegeringar både för granskning, leveranskvittens och attest Följ upp att alla fakturor som avser 2010 blir granskade och attesterade senast 11 januari kl Julklapp till personalen för 2010 maxbelopp 450 kronor inkl moms. Får inte vara bidrag till välgörande ändamål. Komplettera med kvitton på fakturor från Stefan Billings livs (ICA Tuna)

12 Donationsförvaltning Placeringar avkastning - utdelningar

13 Aktieportföljen - utdelningar Ändring av förvaltning hösten 2007 svenska aktier, ränteplaceringar, strukturerade produkter Vår portfölj 5,2 % 4,0 % 3,2 % Index 2,7 % 2,9 % 3,0 % 6,0% 5,0% 4,0% Vår portfölj Index 3,0% 2,0% 1,0% 0,0%

14 Aktieportföljen - utdelningar Räntor års räntan 4,8 % 2,0 % 2,8 % 2,3 % Fast ränteplacering SEB 4,5 % 3,0 % 0,9 % 1,6 % 5,0% 4,5% 4,0% 3,5% 3,0% 2,5% 2,0% 1,5% 1,0% 0,5% 0,0% års räntan Fastränta 12 mån SEB

15 Gjorda utdelningar för alla anknutna stiftelser

16 Procent 30,0 25,0 20,0 15,0 10,0 5,0 0,0-5,0-10,0-15,0-20,0 Avkastning på kapitalet samförvaltade stiftelser År Portfölj LU Index

17 Avkastning på kapitalet samförvaltade stiftelser Justerat ingående eget kapital 1 520, , , ,1 Utgående kapital inkl övervärden 1 715, , , ,9 Avkastning på kapitalet 13,3% 1,8% -12,7% 17,5% Index aktier/räntor (50/50) 12,5% -1,8% -16,1% 24,1%

18 Från ansökan utbetalning Nytt ansökningssystem från och med Vt Redogörelser och återbetalningar

19 Lunds universitet förvaltar 678 stiftelser 634 stiftelser samförvaltas, 44 stiftelser särförvaltas, varav 6 st är fastighetsstiftelser Totalt ca 1,6 miljarder SEK i samförvaltningen Särförvaltade stiftelser av mycket varierande storlek med skiftande krav på förvaltning

20 Löpande redovisning Värdepappershantering Uppföljning/avstämning mot banker och övriga förvaltningsinstitut Utbetalning av rekvirerade medel ur stiftelserna. Total utbetald avkastning 2009, ca 70 Mkr. Bokslutsarbete för samförvaltningen Bokslut för ca 20 särförvaltade stiftelser.

21 Mottagande av donationer

22 Fastighetsstiftelser Gårdar Gamla Biskopshuset Juridicum Classicum Hyresfastighet på St Gråbrödersgatan Prefektbostaden Villa Holma

23 Seminarium Inbetalningar och redovisning

24 Momsnyheter fr o m 1 januari 2011

25 Undantag: Kulturella, vetenskapliga tjänster T ex konferenser, uppdragsforskning och utbildning Undantaget gäller fr o m 1 januari 2011 endast ickenäringsidkare Näringsidkare omfattas istället av huvudregeln (omsatt där köparen är etablerad) Vid tillträde till evenemang (vid betalning på plats) gäller undantaget även näringsidkare Dessa regler gäller vid handel med utlandet. Pengaktuellt och uppdaterade lathundar kommer att publiceras i början av januari.

26 Uppdragsforskning och -utbildning Moms -fritt Moms

27 Uppdragsforskning och -utbildning Utländsk näringsidkare Utförs i Sverige Utländsk ickenäringsidkare Huvudregel: Momsfritt Undantag: Moms Utländsk näringsidkare Utförs utomlands Utländsk ickenäringsidkare Huvudregel: Momsfritt Kontakta sektionen Ekonomi Undantag: Momsfritt

28 Uppdragsforskning och -utbildning Kund Svenskt företag Svenskt universitet (statlig myndighet) Chalmers tekniska högskola och Högskolan i Jönköping (ej statliga myndigheter) Lunds universitet (internfaktura) Näringsidkare med giltigt VATnummer i EU-land Icke näringsidkare i EU-land Icke-näringsidkare från land utanför EU (USA, Norge, m fl) Näringsidkare utanför EU Moms? (Utfört i Sverige) momspliktigt momsfritt momspliktigt momsfritt momsfritt momspliktigt momspliktigt momsfritt

29 Uppdragsforskning och -utbildning

30 Uppdragsforskning och -utbildning Moms -fritt

31 Konferenser Tumregel vid försäljning till näringsidkare: Betalning i förskott/ efterskott: Momsfritt Betalning på plats: Moms Moms -fritt Moms Moms

32 Konferenser Utländsk näringsidkare Konferens i Sverige Utländsk ickenäringsidkare Huvudregel: Betalning i förskott eller i efterhand: Momsfritt Undantag: Betalning på plats: Moms Undantag: Moms Utländsk näringsidkare Konferens utomlands Utländsk ickenäringsidkare Huvudregel: Betalning i förskott eller i efterhand: Momsfritt Undantag: Betalning på plats: Momsfritt Kontakta sektionen Ekonomi Undantag: Momsfritt

33 Konferens som LU anordnar i Sverige Deltagare från: Betalning i förskott/efterskott: Betalning på plats: Svenskt företag momspliktigt momspliktigt Svenskt universitet (statlig momsfritt myndighet) Chalmers tekniska högskola och momspliktigt Högskolan i Jönköping (ej statliga myndigheter) momsfritt momspliktigt Lunds universitet (internfaktura) momsfritt momsfritt Näringsidkare med giltigt VATnummer momsfritt momspliktigt i EU-land Icke näringsidkare i EU-land momspliktigt momspliktigt Icke-näringsidkare från land utanför EU (USA, Norge, m fl) momspliktigt momspliktigt Näringsidkare utanför EU momsfritt momspliktigt

34 Konferenser Moms -fritt Moms

35 Återbetalning av moms Skicka gärna kopior på sådana här fakturor med utländsk moms till

36 Redovisningsmodellen för indirekta kostnader

37 Nytt verktyg för medfinansiering och inkomstperiodisering Behov: Idag: mycket manuellt arbete med beräkning och bokföring av medfinansiering resurskrävande Starkt önskemål om systemstöd som bl a kom fram på workshoparna i effektivisering av ekonomiadministration Starkt önskemål om att få bort en del av de stora arbetsinsatserna i Per/res mitt i juli Behov av att förbättra den ekonomiska styrningen

38 Nytt verktyg för medfinansiering och inkomstperiodisering Förutsättningar: Tack vare nya förutsättningar med fullkostnadskalkyler uppgifter om budgeterade kostnader och intäkter Möjligt att bygga en automatik kring beräkningen och bokföring av medfinansiering Kan vi få medfinansieringen bokförd (automatiskt) varje månad, har vi möjlighet att göra inkomstperiodiseringar varje månad

39 Nytt verktyg för medfinansiering och inkomstperiodisering Tankar kring verktyget: Ett webbverktyg, tätt sammankopplat med Orfi Löpande uppdateringar med saldon från Orfi Månadsvisa och automatiska beräkningar och överföring av bokföring till Orfi Möjligt till successiv övergång - om ingen information om projekten är inlagd i verktyget ingen automatisk bokföring

40 Nytt verktyg för medfinansiering och inkomstperiodisering I verktyget: Uppgifter registreras manuellt i verktyget i samband med erhållande av kontrakt och uppdateras endast om/när förutsättningarna i fullkostnadskalkylen förändras Månadsvisa och automatiska beräkningar och bokföring av medfinansiering och inkomstperiodisering Månadsvisa rapporter till projekt/forskningsledare och controllers/ledning på alla nivåer

41 Medfinansiering Det har varit svårt att veta vilket medfinansieringskonto som ska användas beroende på vilka pengar man använder till medfinansiering. Fr o m 2011 kommer det att finnas ett medfinansieringskonto Medfinansiering anslagsmedel.

42 Lokaler Förändringar fr o m 2011: I fullkostnadskalkylen flyttas lokalkostnader till en egen flik för att tydliggöra att lokalkostnader är en direkt kostnad (men som fördelas ännu ett år till med samma verktyg som de indirekta kostnaderna) I INST RR BR-rapporter är fördelade lokalkostnader (konto ) och lokaler inst (konto ) flyttade till egna rader, i Projektrapport Standard och VR läggs lokalkostnader under en egen rubrik förtydligar att lokalkostnader inte är en indirekt kostnad lättare att följa upp budgeten

43

44 Fakturahantering och utbetalningar Seminarium: Nytt system för förskott och handkassor. Personalvård - vad säger regelverket?

45 Nytt system för förskott och handkassor Varför? Samhällets olika funktioner strävar efter att minska kontanter i näringslivet, hos myndigheter och bland privatpersoner Kontanter är osäkra, dyra att köpa, hantera och administrera Förlegat system som inte uppfyller säkerhetskraven för att göra säkra utbetalningar. Nytt bankavtal Ersätta handkassor, inst-förskott och utbetalningar via postanvisning från kassan

46 Nytt system för förskott och handkassor Internationellt bankkort knutet till MasterCard Maestro, möjlighet till köp på de flesta inköpsställen Köp sker Online och måste verifieras med PIN minskar risken för bedrägerier och övertrasseringar Uttag i uttagsautomater och ICA Butiker Saldobesked i ICA Butiker och på Webben Endast insättning av sektionen Ekonomi och lönehanteringen på sektionen Personal Kvarvarande saldo kan återföras till utbetalaren

47 Nytt system för förskott och handkassor Fördelar Kort minskar behovet av att ha kontanter minskar risk för rån Kortet kan ersätta avier som kostar att lösa in, returnera, spärra mm. Kort är säkra att distribuera och använda kan till skillnad mot kontanter spärras för vidare användning och pengarna finns kvar Personer utan bankkonton kan få kortet Kortet kan ges ut till utländska medborgare

48 Nytt system för förskott och handkassor 1. Kontantkort för återkommande utbetalningar 2. Kontantkort för enstaka utbetalningar Ersätter: Handkassor/Institutionsförskott Utbetalningar över kassan Stipendieutbetalningar till mottagare utan konto

49 Nytt system för förskott och handkassor När? Pilotprojekt vinter/vår Genomförs för alla under våren/försommaren

50 Nytt system för förskott och handkassor Behövs handkassa? Fr o m nästa år görs omkring den 11 i varje månad en extra utbetalning av utlägg via lönesystemet Primula. Kort med privat betalningsansvar istället för reseförskott.

51 Personalvård, vad säger regelverket? Skatteverket: Personalvårdsförmåner är förmåner av mindre värde, som syftar till att skapa trivsel i arbetet eller som ges på grund av sedvänja inom den verksamhet som det är fråga om. För att förmånen ska räknas som en personalvårdsförmån måste förmånen rikta sig till hela personalen. Förmånen ska inte kunnas bytas mot kontant ersättning. Personalvårdsförmåner är skattefria.

52 Personalvård, vad säger regelverket? Exempel på vad som är personalvård: Kaffe, te m.m. som tillhandahålles hela personalen Serviceavtal och hyra av dryckesautomat, vattenmaskiner Fredagsfika, veckofika, månadsfika Fruktkorg Infomöte hela personalen, enklare förtäring Kickoff om det rör sig om lite fika Värktabletter i mindre mängd Massage, hyra av massagestol Terminalglasögon

53 Personalvård, vad säger regelverket? forts. exempel på vad som är personalvård: Motionskort, hanteras via särskild blankett som finns på personal, inga betalningar i Lupin om inte erbjudandet gäller hela personalen och får då givetvis inte utnyttjas i kombination med motionskort. Julklapp (godkänd beloppsgräns 450 kr inkl moms), fullt momsavdrag Minnesgåva till anställda (max 8000 kr + moms vid ett tillfälle utöver NOR, och kräver minst 6 års anställningstid) Blomsteruppvaktning vid anställds sjukdom, disputation, max 150 kr + moms + budavgift Blommor till minnesbord Begravningsblommor, OBS! inget momsavdrag

54 Personalvård, vad säger regelverket? Exempel på vad som inte är personalvård: Fest vid terminslut, julfest, påskluncher, m a o arrangemang som innebär förtäring av tillagad måltid inkl dricka. Detta konteras som intern representation , syfte, datum och deltagarförteckning ska bifogas. (Max 2 ggr/år) Musikarrangemang vid personalfest, konto , syfte, deltagare o.s.v. Kickoff, större evenemang som heldagar, med internat och full pension använd något av kontona personalutbildning , hotell och restaurang och intern representation

55 Personalvård, vad säger regelverket? forts. exempel på vad som inte är personalvård: Personalutveckling, använd t.ex. konto Arbetsskor, privat kostnad (ska förmånsbeskattas om LU betalar) Terapibehandling: använd 57-konto Inköp av hjärtstarter, personliga kontorsstolar, höj- och sänkbara skrivbord, handikapphjälpmedel etc., använd 63-konto alternativt 64- eller 65-konto Medlemsavgifter t.ex. Korpen (förmånsbeskattas), bör ej betalas av LU

56 Inköp och upphandling Johan Alexon, tf inköpschef Agneta Sjöfors, projektledare Bättre inköp

57 Innehåll Upphandling en bra affär! Nya regler Bättre inköp Vägen framåt

58 Upphandling en bra affär!

59 Offentlig upphandling - syfte Tillvarata konkurrensen på marknaden Hushålla med våra skattemedel

60 Avropa eller upphandla? Finns avtal för efterfrågad produkt (vara/tjänst)? Ja Nej Använd befintligt avtal Beräknat kontraktsvärde? <287 SEK >287 SEK Direktupphandling Kontakta Inköp och Upphandling

61 Lättare hitta avtal Avtalsmodul i Lupin: under uppbyggnad och test Integration Avtalsdatabasen Lupin: våren 2011 Bättre information om avtal: på god väg

62 Nya regler

63 Nya regler i lagstiftningen Trädde i kraft Upphandlingsskadeavgift Ogiltigförklarande av avtal Vad är en otillåten direktupphandling?

64 Otillåten direktupphandling Avtal som inte har föregåtts av något annonserat upphandlingsförfarande enligt LOU, trots att avtalet rätteligen skulle ha föregåtts av ett sådant förfarande. Exempel: Renodlat direktköp trots att det borde annonserats Uppdelning av inköp Förlängning, tilläggsleveranser etc utan option Felaktigt åberopande av undantag

65 Inköpspolicy (beslutad av US 17/9 2010) Våra inköp ska vara affärsmässiga, effektiva och lagenliga. Beakta behov och mål Helhetssyn Professionalitet Samverkan på alla nivåer Samordning

66 Föreskrifter för inköp (beslutad av Rektor 30/9 2010) Informationskrav vid direktupphandling >100 tkr Upphandlingar (f n >287 tkr) ska handläggas av upphandlare Krav på godkännande av inköpschefen Avsteg från gällande avtal Undantag från LOU Kostnader p g a fel princip: bäras av den som gjort fel Samverkan i taktiska och strategiska frågor Tydliga roller och ansvar:

67 Föreskrifter för inköp Tydliga roller och ansvar Prefekterna leder och fördelar inköpsarbetet och ser till att de som arbetar med inköp har nödvändig kompetens Ekonomisektionen ser till att det finns nödvändiga utbildningar och ett bra stöd Inköpssamordnarna utgör kontakt mellan nivåerna och sprider information Inköpschefen driver det inköpsstrategiska arbetet m fl

68 Bättre inköp

69 Projekt Bättre inköp Lägga en grund som möjliggör: Bättre affärer Effektivare hantering Mer rätt Byggstenar: Tydliga roller och ansvar Tydliga krav Stöd Uppföljning

70 Tidplan Bättre inköp Ht Förbättringar: avtalsinfo, system, rutiner, kommunikation, stöd, uppföljning Analys: nuläge, behov, krav Etablera börläge Bestämma krav Förändringsarbete: organisation, metoder, samverkan Utbildning Här är vi nu

71 Vägen framåt

72 Nu går vi vidare gemensamt! Ungefärlig tidplan: dec 2010 Information till alla prefekter dec 2010-ca feb 2011 Alla institutioner gör en översyn av sin inköpsorganisation, utser inköpare etc dec 2010-mars 2011 Utbildningar och stödmaterial byggs april/maj 2011 Pilotutbildningar maj/sept > Utbildningar ges kontinuerligt: Implementering av institutionernas inköpsplaner, diverse förbättringsåtgärder etc

73 Detta ska vi klara! Ökad lagenlighet grundar för bättre avtal, undvika böter Bättre affärer mer för pengarna, bättre koll på leverantörerna Ökad inre effektivitet hur vi jobbar, frigöra tid