Vilken hjälp får du av en upphandlare?

Transkript

1 Vilken hjälp får du av en upphandlare?

2 Maria Björkqvist upphandlare

3 Vilken hjälp får du av en upphandlare?

4 En upphandlare är duktig på att: Projektleda och driva upphandlingar Hjälper verksamheten att göra bättre affärer Vi gör rätt (kan LOU) Guidar i den spretiga rättspraxisen Strukturera arbetet och upphandlingsdokumenten (kravspecifikation, kommersiella villkor m.m)

5 En upphandlare kan också: Genomföra upphandlingar så att inköpsbehoven matchas med avtal Identifiera upphandlingsbehov utifrån LU:s inköpsmönster och behov Tolka avtal och prata med leverantörer (hjälpa till att lösa konflikter kring leveranser) Samverkar med andra universitet i inköpsrelaterade frågor

6 Vi är en serviceorganisation Svarar på frågor (om avtal och LOU) Guidar verksamheten genom att ha mallar och info på webben mm. Hjälpa till att hitta i avtalsdjungeln Projektleder upphandlingar

7 Inköp och upphandling Inköpschef: Gabriella Manieri Upphandlare: Johan Alexon Sven Asking Maria Björkqvist Eva Dilton Jessica Hedin Charlotta Ryde E-handel: Ulrika Steidler Eva Nörler

8 På gång hos oss: Kontorsmaterial Fruktkorgar AV-inredning Skrivare & kopiatorer Catering Hygien och städprodukter Mobiltelefoner (förnyad konkurens uts.) Avfallshantering Fotografer Labbprodukter + ca 20 forskningsutrurstningar

9 Lagen om offentlig upphandling

10 Offentlig upphandling - syfte Tillvarata konkurrensen på marknaden Hushålla med våra skattemedel Underlätta för företag att sälja till offentlig sektor

11 Lagen om offentlig upphandling - LOU Principer för all offentlig upphandling Likabehandling Alla leverantörer ska ges samma förutsättningar Transparens Förutsägbarhet, tydlighet Proportionalitet Rimliga krav Icke-diskriminering Ömsesidigt erkännande

12 Upphandlingsprocessen 0 dagar 75 dagar 150 dagar Start Slut Avtal Planering Förfrågningsunderlag Annonsering Anbudsöppning/utvärdering Tilldelningsbeslut Ca 150 dagar (5 månader) Exempel Planering ca 10 dgr Förfrågningsunderlag ca 30 dgr Annonsering 40 dgr Anbudsöppning & utvärdering ca 60 dgr Tilldelningsbeslut 10 dgr

13 Sekretess och Offentlighet Sekretess absolut sekretess t o m tilldelningsbeslut Du får inte ens berätta hur många leverantörer som lämnat anbud. sedan offentlig handling Offentlighetsprincipen offentlighet huvudregel diarieföring/arkiv insyn

14 Referensgrupp i upphandling Består av institutionsrepresentanter som: ska ha mandat från sin ledning, företräder sin verksamhet och sina kollegor, bidrar med kunskap och erfarenhet, medverkar aktivt i hela upphandlingen, utifrån verksamhetens behov ställer kraven på varorna/tjänsterna och är delaktiga i utvärdering och beslut utifrån ställda krav Inrättas för respektive upphandling och drivs av upphandlare

15 Brott mot lagen Främst otillåten direktupphandling, exempel: ej annonserat trots att det borde gjorts delat upp i flera mindre köp förlängning, tilläggsleveranser etc utan option felaktigt åberopande av undantag Kan medföra: Upphandlingsskadeavgift Ogiltigförklarande av avtal Skadestånd

16 LU:s inköpspolicy och föreskrifter Våra inköp ska vara affärsmässiga, effektiva och lagenliga. Ta hänsyn till helheten: kvalitet, kostnad, behov, mål Uppträd korrekt och utnyttja konkurrensmöjligheter Samordna inköp när det är möjligt och ger ett mervärde Kostnader p g a fel princip: bäras av den enhet som gjort fel

17 Inköpssamordnaren ditt närstöd! Kontaktperson avseende inköpsärenden Sprider information inom institutionen så att inköp kan ske på ett korrekt sätt Har grundläggande kunskaper om gällande regler och riktlinjer inom inköp Ska vara registrerad i Lucat. Vet du vem hos dig?

18 Att göra inköp

19 Välj rätt väg Finns avtal för efterfrågad produkt (vara/tjänst)? Ja Nej Använd befintligt avtal Beräknat kontraktsvärde? <287 SEK >287 SEK Direktupphandling Kontakta Inköp och Upphandling

20 Finns avtal? Leta i Lupin Sök via avtalsträd Sök på avtal, leverantör, produkt Avtalsinformation som behövs för att kunna använda avtalen ska finnas i Lupin. Om behov av mer information: Från Lupin finns länkar vidare till: LU:s avtalsdatabas och ibland vidare till den statliga avtalsdatabasen

21 Du hittar aktuella avtal i Lupin: För avtalsinfo markera raden och tryck på i:et. Går att beställa direkt!

22 Använda befintliga avtal Att avropa = att beställa från ett avtal Sparar tid Ger starkt rättsligt skydd Osäker på hur du ska göra? - Ta hjälp av din inköpssamordnare!

23 Direktupphandling Görs om: Avtal saknas Inköpsvärde < kr (ex. moms) Inget krav på annonsering Över 100 tkr? Följ denna checklista: þ Godkänt? þ Begär offerter þ Pröva offerterna þ Fatta skriftligt beslut motivera ditt val þ Bekräfta skriftligen (offertsvar/beställning/avtal) þ Arkivera och diarieför Ta hjälp av din inköpssamordnare! Avtal leveransvillkor! ALOS 05 Incoterms

24 Exempel

25 Resa Låt resebyrån göra jobbet: Priset extra viktigt? Var tydlig med det! Var. När. Byten. Ta med allt: anslutande tåg, buss, taxi. hotell Självbokningssystem Privatkort för ev utlägg

26 Resa Resebyråer just nu: VIA Travel Affärsresor Kilroy Travels Studentresor Congrex (fd SKD) Kongress- och konferensarrangemang

27 Resa Försäkring genom Diners Gäller endast för resor som bokats hos Via Travel Avbeställningsskydd Olycksfallsförsäkring Ersättning vid försenad resa Ersättning vid försenat bagage Ta med på resan! Fickfakta om reseförsäkringen: Fakturan / reseräkningen Underlag som visar att det är en tjänsteresa (syfte)

28 Hotell I första hand - boka via resebyrån I andra hand (t ex boka endast hotell åt gäst): Statliga hotellavtalet Rangordning Behov och krav

29 Kurs/konferens När vi själva arrangerar kurser/konferenser Anlita konferensbyrå: 1. Kongresscentrum (LU) 2. Congrex Ordna allt själv: Inköp av de varor och tjänster som behövs för att ge kursen/konferensen Exempel: lokaler, logi, transporter, föreläsare, mat, underhållning, administration, material.

30 Böcker Finns ramavtal olika leverantör beroende på språk m m Boktjänst Sverige Nordiska språk (40% rabatt) Dawson Huvudbutik engelska och Snabborder Blackwell Huvudbutik engelska Adlibris Snabborder (6% rabatt) Casalini Libri Internationella språk F Delbanco Internationella språk Ej i tryck => OK handla på antikvariat OK köpa böcker på konferens

31 Översättning Språkgranskning LU:s egen översättningsservice översättning och språkgranskning av texter från svenska till engelska (och vice versa) förmedling av översättningstjänster Statliga avtal även andra språk rangordnade avtal

32 Tryckning - Papper Tryckning LU:s egna tryckerier: Media-Tryck och Tryckeriet i E-huset, LTH avhandlingar, kompendier, visitkort, förmedling Statligt avtal andra konkurrensutsättning Papper Avtal med Antalis Bör vara märkt med Svanen eller motsvarande eller uppfylla samma krav

33 Tack för idag! Idéer, synpunkter etc?