Protokoll fört vid möte med styrgruppen för KursInfo

Transkript

1 KursInfo Dokumentttyp Datum Version Sida PROTOKOLL (3) Utfärdat av Revideringsdatum Sökväg Niklas Lindelöf Protokoll fört vid möte med styrgruppen för KursInfo Datum: Tid: Plats: Växjö Universitet Syfte: Möte med styrgruppen för KursInfo Närvarande: Björn Hellberg Högskolan i Skövde Ordförande Carl-Gustav Carlsson Malmö högskola Lisbet Kristiansson Högskolan i Borås Margareta Nordstrand Växjö universitet Brita Lundh Högskolan i Halmstad Mats Nordänger Högskolan i Kalmar Tomas Johansson Blekinge tekniska högskola från 4 Övriga närvarande: Niklas Lindelöf Högskolan i Skövde Föredragande Cecilia Barne Växjö universitet 1 Mötet öppnas Ordförande Björn Hellberg hälsade välkomna och förklarade mötet öppnat. 2 Fastställande av dagordning Dagordningen fastställdes med tillägg av tre punkter under 8: Information om Kursinfos möjlighet att uppfylla krav som ställs för gemensam utbildningsdatas i Ladok Information om överföringsfunktionen från Kursinfo till Ladok Diskussion om vad som händer 2010 och framåt 3 Föregående mötes protokoll Föregående mötes protokoll togs upp, godkändes och lades till handlingarna. 4 Lägesrapport Förvaltningsggruppsmöte via Marratech Anteckningarna från mötet gicks igenom (se bilaga 1). Genomförd utveckling Leveransen innehåller några små förändringar/bugfixar (se bilaga 2). I övrigt är det första versionen av överföring från Kursinfo till Ladok som levererades. 5 Utveckling Arbetet med det nya gränssnittet rullar på. Utvecklingen kommer att ske med störst fokus på det nya gränssnittet och överföring från Kursinfo till Ladok. Kravspecifikationen (se bilaga 3) tillsammans med interaktionsdesignen för Kursinfo, ligger till grund för det nya gränssnittet. Styrgruppen upplevde att väldigt mycket fokus ligger på sällananvändare i interaktionsdesignen. Strygruppen påpekade därför två punkter som är viktiga för att underlätta för användare som använder systemet dagligen.

2 KursInfo Dokumentttyp Datum Version Sida PROTOKOLL (3) Utfärdat av Revideringsdatum Sökväg Niklas Lindelöf Stor vikt skall läggas vid tab-ordning i gränssnittet för att skapa ett bra flöde i gränssnittet utan musanvändning Den ytan som ligger till höger i gränssnittet skall göras dynamisk. Där skall användare själv kunna bestämma vad som skall finnas. Till exempel kan det vara hjälptext, fält för engelska texter eller någon av ett urval av granskningssidor Diskussion uppstod gällande punkt i kravlistan för Kursinfo (se bilaga 3). Eftersom det råder en viss oklarhet vad gäller hantering av ämne och huvudområde behöver vi bevaka förändringar gällande detta bland annat hos SCB och VHS. 6 Nya samarbetspartners Styrgruppen informerades om att Lunds Tekniska Högskola (LTH) har tagit ett beslut om att ingå samarbetsavtal gällande Kursinfo. Principiell inställning till nya samarbetspartners Styrgruppen har som princip att vara positiva till nya samarbetspatrners, oavsett storlek under förutsättning att det finns en bra kostnadsfördelningsmodell. 7 Beslut om fördelning av utvecklingskostnader 2009 Styrgruppen beslöt att fördela kostnaderna för 2009 enligt modell i bilaga 4. Denna modell innebär i korthet att vi inför en grundavgift i samarbetet på 25 % av kostnaderna. Denna grundavgift delas lika mellan lärosätena. Resterande 75 % fördelas som tidigare genom beräkning av HST. I och med att LTH tillkommer i samarbetet så ökar intäkterna. Styrgruppen beslöt att ha kvar finansiering av 1,75 heltidstjänst men att därutöver avsätta intäkter motsvarande 0,25 heltidstjänst som medel för punktinsatser. Lärosätena i samarbetet skall alltså totalt sett finansiera kostnader motsvarande 2 heltidstjänster. 8 Övriga frågor Styrgruppen informerades om Kursinfos position vad gäller gemensam utbildningsdatabas i Ladok. Det har konstaterats att Kursinfo uppfyller samtliga krav som just nu finns beskrivna i rapporten Förstudie för utredningen: Utreda behov av och verksamhetsmässiga förutsättningar för gemensam utbildningsdatabas i Ladok (se bilaga 5). Styrgruppen anser att det är viktigt att följa utvecklingen i denna fråga. Tomas skall arbeta för att göra Kursinfo synligt i styrelsen och Håkan och Niklas gör en beskrivning av Kursinfo för att, tillsammans med ordförande, skicka till representanter för Ladok för att ytterligare påkalla uppmärksamhet. Styrgruppen anser att det måste utredas om hur vi kan föra medel vidare från år till år för att kunna ha möjlighet till större punktinstser utan att behöva förhandla om den årliga avgiften för Kursinfo. Styrgruppen förde en diskussion om hur det kommer att se ut 2010 och framåt, framförallt med avseende på årsavgifter för Kursinfo. Hur stort utvecklingsbehov som kommer att finnas då, beror till stor del på hur kraven ställs från styrgrupp och förvaltningsgrupp. Med andra ord finns det möjlighet att förhindra ett ökat utvecklingsbehov genom att styra kraven så att vi kan behålla dagens 1,75 heltidstjänst för utveckling.

3 KursInfo Dokumentttyp Datum Version Sida PROTOKOLL (3) Utfärdat av Revideringsdatum Sökväg Niklas Lindelöf 9 Nästa möte Nästa möte med styrgruppen bestämdes preliminärt till , kl och sker via Marratech. 10 Mötet avslutas Ordföranden tackade för deltagandet och förklarade mötet avslutat. Vid protokollet: Justeras: Niklas Lindelöf, sekreterare Björn Hellberg, ordförande

4 KursInfo Dokumentttyp Datum Version Sida MINNESANTECKNINGAR (3) Utfärdat av Revideringsdatum Sökväg Håkan Tropp Minnesanteckningar förda vid möte med förvaltningsgruppen för KursInfo Datum: Tid: Plats: Videokonferens via Marratech Syfte: Möte med förvaltningsgruppen för KursInfo Närvarande: Håkan Tropp Högskolan i Skövde Ordförande Niklas Lindelöf Högskolan i Skövde Jan Stensson Malmö högskola Mats Berg Malmö högskola Stefan Hallstedt Högskolan i Halmstad Linda Olausson Högskolan i Borås Jenny Welander Blekinge tekniska högskola Monica Johansson Högskolan i Kalmar Mathias Erlandsson Högskolan i Kalmar Cecilia Barne Växjö universitet Petra Asp Växjö universitet 1 Mötet öppnas Håkan Tropp hälsade alla välkomna och förklarade mötet öppnat. 2 Val av sekreterare för mötet Ingen anmälde sig frivillig. Vi beslöt att spela in mötet och Håkan skriver ut minnesanteckningar i efterhand. 3 Fastsällande av dagordning Dagordningen fastställdes utan ändring. 4 Föregående mötes protokoll En del av de lokala anpassningar/tillägg i koden som Högskolan i Kalmar gör varje gång det kommer en ny leverans av KursInfo har nu förts in i den gemensamma koden och är valbara per lärosäte. Det är ett önskemål att alla lokala behov till största möjliga mån kan implementeras i den gemensamma koden framöver för att minska arbetet vid varje uppdatering. Protokollet lades till handlingarna. 5 Lägesrapport Ladok-överföringen Ingen ny leverans har släppts sedan föregående möte. Arbete har sedan dess lagts på Ladkok-överföringen samt det nya gränsnittet. Ladok-överföringen är nu inne i en testfas där vi testar mot vår Ladok-testdatabas. När funktionen är helt klar kommer den att skickas ut för test till övriga lärosäten. Uppmaningen är att testa mot en testdatabas och inte mot den skarpa databasen innan vi har verifierat att det fungerar helt för alla. Filerna överförs till Ladok med skript i B-SQL via en SSHtunnel mot Lund och detta verkar fungera utmärkt. Niklas håller på att skriva en ganska bildrik instruktion hur man gör på HiS. För att det skall fungera behöver man en ha: 1. Mimer installerat på sin dator 2. Uppkoppling mot Ladok via SSH

5 KursInfo Dokumentttyp Datum Version Sida MINNESANTECKNINGAR (3) Utfärdat av Revideringsdatum Sökväg Håkan Tropp 3. Mimer data provider installerad på servern där man kör KAdmin. Dessutom behöver en lokal konfigurering göras på servern för varje lärosäte. Gränssnittsarbetet Gränssnittsgruppen träffades i Växjö den 19 augusti för att gå igenom förslaget till interaktionsdesign för nya KursInfo. Det kan med glädje konstateras att gruppen är rörande överens om att förslaget ligger väl i linje med det vi önskar av ett nytt gränssnitt. Gruppen gick igenom förslaget och gjorde en del mindre justeringar avseende knappars placering, begrepp och disposition av ytan. Med detta som utgångspunkt har vi tagit fram en prototyp där man har kunnat testa vissa delar av interaktionsdesignen. Prototypen har inte på något sätt haft någon logisk funktionalitet utan endast tjänat till att testa vad som händer när man förflyttar sig i systemet/processen. Testerna avlöpte i stort bra med ett positivt gensvar. Det kom endast in ett fåtal mindre synpunkter, vilket kan tolkas som att man tyckte att det fungerade bra. Ett stort antal önskemål och krav har implementerats i interaktionsdesignen och beskrivningen för denna. Övriga inkomna önskemål/krav finns i en kravlista som kommer att skickas ut till alla lärosäten efter en genomgång i Skövde där vi försöker göra en grov uppskattning av arbetsinsatser och tidsåtgång. Gränssnittsgruppen beslöt på mötet i Växjö att utvecklingsgruppen skall jobba relativt fritt inom de angivna design-ramar man satt upp. Stora avvikelser från dessa skall tas upp i gränssnittsgruppen för diskussion och beslut. På Högskolan i Halmstad har man framfört synpunkter på att hjälptexterna till höger i gränssnittet tar upp för stor del av arbetsytan som skulle kunna användas på ett bättre sätt. Eventuellt skulle man kunna lägga den engelska delen till höger om den svenska. Förslag finns på att man skall kunna välja att inte visa hjälptexten till höger utan istället välja att visa den engelska översättningen där. Det konstaterades att fokus för interaktionsdesignen har varit på sällananvändarna i första hand. För en van användare är det troligt att man önskar använda utrymmet till annat än hjälptext, vilket man bör ge möjlighet till. Frågan om tidsplanen för det nya gränssnittet togs upp. I stora drag räknar vi med att det skall finnas en körbar version av systemet klar till sommaren 2009 då man skall kunna börja testa. En mer färdig version räknar vi inte med skall vara klar förrän senare delen av I dagsläget är inte kravspecen fastställd och prioriterad vilket gör det omöjligt att sätta upp en detaljerad tidsplan för arbetet. När kravspecen är helt klar kommer vi att göra tidsuppskattningar och ta fram en tidsplan för arbetet. Eftersom det handlar om ett samarbete och ingen försäljning av en färdig produkt föreslås att vi sätter upp avstämningspunkter/seminarier i Skövde under våren då vi träffas och visa/testa systemet så långt vi kommit i utvecklingsprocessen. Beroende på hur prioriteringar görs i kravspecen och hur man väljer att utveckla systemet, dvs om man väljer att utveckla funktion för funktion eller jobbar parallellt med flera funktioner samtidigt, kommer systemet att ha kommit olika långt fram till sommaren 2009.

6 KursInfo Dokumentttyp Datum Version Sida MINNESANTECKNINGAR (3) Utfärdat av Revideringsdatum Sökväg Håkan Tropp Det beslöts att gränssnitsgruppen (med 1-2 deltagare från varje lärosäte) skall träffas i Växjö måndagen den 20 oktober kl för en genomgång och prioritering av kravspecen. 6 Ev. nya önskemål och förändringar Mats Berg framförde ett önskemål om att i KAdmin kunna administrera ansökningstider, sista ansökningsdatum, när efterantagning till NyA slutar samt när efterantagning lokalt slutar. Mats gör ett inlägg om detta på forumet. 7 Nya medlemmar i samarbetet Diskussioner har förts vidare med LTH om att få ingå i KursInfosamarbetet. Ledningsgruppen på LTH har taget ett positivt beslut och kommer till Skövde den 8 oktober för att titta på systemet och diskutera vidare om samarbetet. Även KursInfos styrgrupp har ställt sig positiv till att ta med LTH i samarbetet. Även en informell förfrågan om vårt samarbete har kommit ifrån Konstfack som har ca 600 HST. Styrgruppen är mer tveksamma att ta in så små lärosäten med vår nuvarande fördelningsmodell som skulle ge så små lärosäten en orimligt låg del av kostnaden. I dagsläget görs ingen marknadsföring av KursInfo, men när vårt nya gränssnitt är klart kommer vi att informera övriga lärosäten om KursInfo och vårt samarbete. 8 Övriga frågor Frågan om ett nytt namn på vårt nya KursInfo har framförts. Synpunkter på att namnet inte helt täcker in syftet har framförts. Möjligen kan man tänka sig att utlysa en namntävling framöver. VHS har planer på förändringar av studera.nu och NyA i framtiden och minska beroendet mellan dessa system för att ge större möjlighet till förändringar i systemen var för sig. Dock finns det inget aviserat den närmaste tiden. Det sk sökträdet i studera.nu har diskuterats och planer finns på att sluta använda detta och istället använda ämnesbeteckningar i Ladok. Ombyggnad är planerat av studera.nu för att förstagångssökande skall ha lättare att hitta. 9 Nästa möte Nästa möte med förvaltningsgruppen är bestämt till den 2-3 december på BTH. Styrgruppen har bestämt sitt nästa möte till den 18 november. 10 Mötet avslutas Håkan tackade för deltagandet och förklarade mötet för avslutat. Vid anteckningarna: Håkan Tropp

7 Förändringar i Kursinfo Detta dokument innehåller en kort sammanfattning av de förändringar som är gjorda i Kursinfo & NyaLeverans, från förra leveransen ( ) fram till leveransen Förändringar i NyaLeverans -- Studera.nu-söktermerna levereras även på engelska. Påverkade filer: utb_nya_xml_fritext_program.asp common_program/hantera_program_har_sokterm.asp -- Skickar PopularBeskrivningSv/En som description (sv/en). Påverkade filer: utb_nya_xml_info_kurs.asp -- Bugfix: Meck med expiresdate. Påverkade filer: utb_nya_xml_info_kurspaket.asp utb_nya_xml_info_program.asp -- Bugfix: physicalmeetings heter distance istället. Påverkade filer: utb_nya_xml_event_kt.asp

8 Förändringar i Kursinfo -- Lade till nya terminsbilder. Påverkade filer: images/ht10.gif images/ht11.gif images/ht12.gif images/vt10.gif images/vt11.gif images/vt12.gif -- Bugfix: Lade till en CASE-sats i SQL:en som gör att borttagna kursrevisioner ej används, med undantag då alla revisioner är borttagna. Påverkade filer: common_kurs/hantera_gar_ej_kombinera.asp -- Tog bort hårdkodningen av Utbildningsform och och hämtar dynamiskt från databasen istället. Påverkade filer: common_kurstillfalle/redigera_kurstillfalle_ladok.asp common_programtillfalle/redigera_programtillfalle_ladok.asp -- Byggde till stöd för inriktningar. Påverkade filer: common_program/visa_program_pr2gk_nyaleverans.asp -- Lade till förkortning för institution i utskrift av fastställande/inrättande-instans. Påverkade filer: common_kurs/redigera_kurs_faststallande.asp -- Lade till fälten PtHogskolepoang & PtUrvalsprincip. Påverkade filer: common_programtillfalle/hantera_programtillfalle.asp common_programtillfalle/programtillfalleeditor_visa_pt.asp common_programtillfalle/redigera_programtillfalle_urval.asp -- Bugfix: Eftersom sorteringsordning inte kan editeras än, skall det ej heller hanteras i applikationen. Påverkade filer: common_kurs/hantera_kurs_fritext.asp common_kurstillfalle/hantera_kurstillfalle_fritext.asp common_program/hantera_program_fritext.asp common_programtillfalle/hantera_programtillfalle_fritext.asp

9 Databasförändringar Fält (PtHogskolepoang& PtUrvalsPrincip) i Programtillfälle för att kunna ha en inriktningsspecifik beskrivningstext. Eventuellt nya värden i tabellen Utbildningsform.

10 Högskolan i Skövde KursInfo Version 1.1 Krav/önskemål på nytt KursInfogränssnitt Nr Beskrivning Prio Anm Release Textformatering 1.1 Anpassa gränssnittet vid inmatning så att användaren direkt ser hur inmatad text (t.ex. i kurs- och utbildningsplaner) kommer se ut vid utskrift och/eller på webb. Det ger användaren en möjlighet att förhandsgranska utan att behöva generera en fil, och skulle öka användarvänligheten och förståelsen. 1.2 Rubrikerna i Kursinfo bör vara i samma ordning och ha samma rubriker som finns på den utskrivna Kurs- respektive Utbildningsplanen. Detta är en del i att användaren ska se direkt hur det kommer att se ut vid publicering/utskrift inkl. automatgeneredade texter. 1.3 Vid inmatning av fritext bör en Word-liknande inmatning användas (på såväl kurs- och utbildningsplaner som katalog och webbtexter). Detta rör t.ex. formatering av text med fetstil, kursiv stil, punktlistor, etc. Ett exempel på användningsområde är i litteraturlistor. Det orsakar för mycket krångel med krumelurspråket. (U79) 1.4 Inför en funktion för stavningskontroll. Mycket klipp och klistra kan orsaka problem som en sådan funktion kan åtgärda. 1.6 För att underlätta kommunikationen mellan olika roller som arbetar med kursplanen behövs mer än möjligheten att lägga skriftliga meddelande till varandra. Möjligheten att markera text man redigerat och flagga det redan i menyn hjälper mottagaren att hitta förändringar och frågetecken. Funktionen har efterfrågats inför granskning av utbildningsnämnden. Man vill kunna lämna in den gamla och den nya versionen för att nämnden lätt ska se vad som har ändrats och godkänna ändringarna. Iframe i högerfönstret som updateras med innehållet. Valfritt med html eller pdf. V.1 Dynamiska rubriker per lärosäte. V.1 Lösning på gång! V.1 Någon form av ordlista eller färdig funktion V.2 behöver användas. Mycket resurs- och tidskrävande V.2 Rättigheter och kontroll - dölja/visa 2.1 Gamla kurser/program eller sådana som ligger på is bör döljas eller läggas i en särskild mapp så att användaren slipper få upp dem när de söker på ämne. Ta bort statusen "Vilande". 2.4 Möjliggör anpassning efter roll/arbetsuppgift så att en användare som endast ska kunna mata in en viss information i t.ex. en kursplan bara ser de fält där denne får arbeta. Katalog- och webbtext ska helt kunna döljas för dem som t.ex. bara arbetar med kurs- och utbildningsplaner. (Se även information som ska separeras) 2.6 Det ska gå att kontrollera att alla uppgifter som krävs för att t.ex. leverera till studera.nu eller dylikt har matats in. Symbol för olika krav tillsammans med * för grundvärden. Massuppdateringar 3.1 Möjliggör att kunna markera flera kurs- och utbildningsplaner, eller kurs- och programtillfällen på samma gång och sedan kunna godkänna samtliga på en gång, utan att behöva öppna varje post. Sätt rätt status så fungerar detta redan. V.1 Fungerar redan idag. V.1 Detta är lokalt anpassningsbart V.2 TVEKSAMT OM LÄMPLIGT?? Sida 1 av 6

11 3.2 Möjliggör att kunna markera flera kurs- och utbildningsplaner, eller kurs- och programtillfällen på samma gång och sedan kunna kontroller/uppdatera vissa uppgifter i samtliga på en gång, utan att behöva öppna varje post. Exempel på fält är: förkunskapskrav, om flera kurser har samma; startvecka; samt nivåer. Postlås krävs. Möjlighet att fylla i ett V.1 "standardvärde" per felt för alla editerbara fält i listan och sedan kopiera ner dessa i alla posterna med en knapptryckning och ha möjlighet att editera enskilda vid behov. Uppdateringar 4.1 Enklare och bättre rutiner för installation och uppdateringar av KursInfo. Troligen enklare med asp.net. Undersöks. V.1 Admin-gränssnitt 5.1 Alla inställningar i admin-gränssnitt och settingsfiler istället för hårdkodning. V Ge superanvändare/-administratörer en bättre administrativ hantering av databasen än ett SQLgränssnitt med stöd för att lagra frågor för återkommande uppgiftsutsökningar. Inför ett centraliserat exportgränssnitt (xml/webservice?) för att ta ut och stoppa in kursinfoinformation mot externa system (Neverlost, pdf-generering, osv) U6 & U94) Skapa stored procedures för de utsökningar V.1 som önskas. Samla in önskemål på frågor. Möjlighet finns att använda Excel mot databasen. 5.3 KAdmins funktionalitet borde läggas till i KursInfo så att berörda användare kan utföra dess funktioner KAdmin blir en del av samma system när vi V.1 när de är inloggade i KursInfo och därmed slippa gå in i två system. utvecklar i asp.net. 5.5 Inför kontroll av inklistrad text så att inte XML-valideringsfel uppstår. VB-funktion för kontroll av tecken. Hanteras V.1 av texteditor. 5.6 Få bort alla hårdkodade rullistor och typer. Dessa ska ligga i egna tabeller i databasen. V Vissa uppgifter borde sparas i egna tabeller, t.ex. är antalet utbildningsområden begränsat till 4 V.1 eftersom de ligger i ett fält. 5.8 Det borde inte gå att komma runt systemets begränsningar genom att backa i webbläsaren. V.1 6 Funktioner Roller Inför möjligheten för varje lärosäte att själva skapa nya och anpassa roller till sina egna arbetsprocesser. Detta innefattar visning av information som rollen ska kunna se, rättigheter att ändra uppgifter (t.ex. genom att ange vilka fält en användare ska få arbeta med). Genom att sådana anpassningar möjliggörs blir det mer uppenbart för rollerna vad de kan göra/inte. En möjlighet är att användare får se all information, men att den information de inte får ändra i är markerad på något sätt (t.ex. gråtonad). Nya fält/funktioner Lägg till ett fält för revideringsdatum. Därmed blir det ett fält för fastställd datum och instans och sedan ett fält för revideringsdatum där flera datum ska kunna anges. NEJ! Utred vilka roller som behövs och skapa dessa centralt. Funktionen skulle bli alldeles för komplex för att gå att använda. Skapa möjlighet att se vilka rättigheter varje roll har Lägg till ett fält för diarienummer på program och kurs. V Inför möjligheten att i fältet Ansvariga personer kunna skriva in första bokstaven på en signatur eller En funktion för "auto-complete" V.1 namn för att få fram en lista, där man kunde plocka aktuell person "Endast grundläggande behörighet" väljs i särskild kryssruta. Då denna är vald ska inget annat kunna väljas. (U91). Ta bort ordet "Endast" V Skapa möjligheter, i rutan för examinationsmoment, att välja texter genom att klicka i rutorna. Värdedomän. Utred data för värdedomänen. V I listan över kursplaner bör datumet när kursplanen är gjord skrivas ut, ej endast kurskod och poäng. Fastställandedatum V.1 Sida 2 av 6 V.2 V.1

12 Utveckla en gemensam bank av alternativa uttryck/förvalda alternativ i olika fält. Exempel innefattar: Tillgänglig för utbytesstudenter. Begränsat antal platser. Available for exchange students. Limited numbers of seats Systemstöd för inmatning av prov och provuppsättningar kan lösas med en statusflagga typ Status enligt institution Status enligt central administration Vid begränsningar till katalogtexten vad gäller teckenantal så borde det finnas tydligare avgränsningar mellan vad som kommer med och vad som är för mycket Det förekommer att en kurs med väldefinierad ladokkod skall ges som obligatorisk kurs vid olika tidpunkter för skilda ladokinriktningar. Efter vad vi ser går inte detta att åstadkomma i ett programs kursförteckning (rubriken Innehåll - Kurser) då en kurs endast kan väljas en gång. En lösning på detta är önskvärd. (U103) En helt riktig iaktagelse. Detta är en begränsning som har sin grund i en avvägning där nyttan av detta har vägts mot resurskostnad för implementering. Resultatet av avvägningen är alltså att det ej var värt de resurser det skulle kosta att implementera detta funktionalitet. I de fall vi har denna situation i våra utbildningar (och det har vi) har vi valt att ej ange när i tiden kursen skall ges för respektive program/inriktning. (HIS) En funktion som inte hunnits med att detaljera men som ändå bör ses över är möjligheten till e- postutskick när kursplanen lämnas över till nästa person i processen. Exempel på hur en sådan funktion skulle kunna fungera är att man vid tryck på knappen spara/klar får upp en möjlighet att informera nästa person i flödet. (Håkans kommentar: Mycket resurs- och tidskrävande).?? V.2?? V.2 Det anges redan idag hur många tecken som är kvar resp. är för mycket. Denna funktion gör det krångligare för många användare. En bra meddelandefunktion i systemet räcker väl. Skapa möjlighet att som tillval välja att meddelandet även skickas via e- post till mottagaren av meddelandet. Flyttning av fält, data/text Koppla undervisningsspråk till kurstillfälle istället för till kurs. V.1 Postlås Gör det möjligt att läsa en kurspost, programpost etc utan att skapa ett postlås. När postlås släpps ska inte användarens namn sparas med kursen/programmet etc. om ingen ändring gjorts (U97) Skapa en knapp "Redigera" för att öppna redigering av posten. V.1 V.2 V.2 V.1 Språk Visa den svenska versionen av en kurs-/utbildningsplan först, men låt den vara kopplad till en engelsk version. När den svenska kursplanen ändras bör användaren bli påmind om att även ändra i den engelska och tvärtom. Utskrifter/rapporter/Listningar Möjliggör att användaren kan få ut en samlad utskrift av all info som ligger i Kursinfo om en viss kurs eller ett visst program (Ladokinfo, kursplan, tillfälle, katalog- och webbtext...) Skapa någon form av rapportgenerator där användaren kan göra olika urval och begränsningar. Exempelvis kan detta ske genom att användaren på en särskild rapport/utskriftssida får markera vilken information som ska inkluderas, där även skriv ut allt ska finnas med som alternativ Skapa en funktion som endast är visa kursplan/programplan i pdf där man kunde gå in och välja kurs som man vill se direkt istället för att gå via redigera Önskemål om att när vi genererar en lista i Lista Kurser/Program/Tillfällen så vill de ha en rubrik överst som visar vilka val som var gjorda genereringen. T ex. Om man under kurstillfällen väljer en lista för institutionen Nv med Studieform distans, Ämne Biologi och kurstyp fristående kurser borde dessa val framgå på den genererade listan. De upplever det svårt att veta vad listan gäller om de har flera uppe samtidigt. (U107) Sida 3 av 6 V.2 Procedur V.2 Procedur V.2 Knapp i listan V.1 V.1

13 Hjälptexter och manualer Utveckla hjälptextfunktionen till att innefatta tre nivåer: central (gemensam för alla), lokal (varje lärosätes tillägg) och personlig (användarens egna kom-ihåg-noteringar ). Texterna ska även kunna skrivas och formateras på ett sätt liknande Word hellre än dagens HTML-kod. Inför pratbubblor vid varje fält, så att användaren får upp en förklaring när denne pekar på fältet eller en symbol vid fältet. Det gör det möjligt för användaren att se hjälpen när de behöver det, samt att kunna skapa/ändra/uppdatera för enskilda element, moduler eller sidor Skapa en (användarvänlig) manual eller beskrivning av KursInfos funktioner, både i pappersform och elektroniskt. Med fördel kan befintliga manualer på de olika lärosätena distribueras för att inte några ska behöva uppfinna hjulet på nytt. Skapa en manual för KAdmin. Automatgenerering Inför automatgenerering av värden där beroenden är klara. Ett exempel är att då start och slutvecka sätts på en kurs ska vissa fält (läsperiod, typ av kurs, etc) kunna genereras automatiskt. Exempel 1: Har man en kurs som ges v borde man få förslag: - Sommarkurstillfälle i Typ av kurstillfälle - Urval S som ger Urvalsfördelning Betyg 60 Högskoleprov 40 Högskolepoäng 0. (lokalt HH) - Startar läsperiod 3 - Finansieringstyp Sommarkurs Förhandsgranskning Exempel 2: Sommarkurser. Anger användaren skulle man kunna få förslag i: - Typ av tillfälle (Sommarkurs) - Urvalsfördelning (Betyg 60 Högskoleprov 40) - Läsperiod 3 - Kurstakt 100 %, antal veckor i relation till hp - Poäng denna termin till 7,5 (även här en enkel uträkning) - Sommarkurs som Finansieringsform Hjälptexter tas fram centralt, men kan anpassa lokalt per lärosäte. Kom-i-håg noteringar kan göras i meddelandefältet. Texterna ligger i databasen och editeras i Kadmin. Tveksam till pappersform. Manualarbetet kan bli knepigt med tanke på den rika möjligheten till lokala anpassningar och val av rubriker/ordning. V.1 V.2 V.2 Dokumentera Funktion för att göra det möjligt att dokumentera examina. Funktionen ska kunna dokumentera alla examina som används eller har använts. Funktionen ska göra det möjligt att från utbildningssidorna få fram information om examina Funktion för att göra det möjligt att dokumentera Högskolans ämnen, huvudämnen och ämnesansvariga. Nya ämnen som ännu inte är SCB-ämnen bör inte kunna användas i kursplan. Beslut om vilka ämnen och huvudämnen som finns på Högskolan. Funktionen ska göra det möjligt att från utbildningssidorna få fram information om ämnen och huvudämnen. Arbetet påbörjat och vissa förberedande åtgärder är levererade (U27) Funktion för att göra det möjligt att dokumentera studietider för Högskolans utbildningsprogram. Funktionen ska i första hand användas för att kunna informera CSN om Högskolans studietider. Informationen bör också kunna fås fram på Högskolans utbildningssidor. För utbildningsprogram som har avvikande studietid (terminstid) ska detta kunna dokumenteras i Kursinfo. Funktionen behöver inte vara en egen funktion i Kursinfo utan studietider bör kunna dokumenteras i befintlig programtillfällesfunktion. (U26) Sökfunktioner Sida 4 av 6? V.2 Behöver utredas V.2 Kommer i nästa leverans okt/nov-08 V.1

14 7.1 Skapa en central, kompakt, alltid tillgänlig sökfunktion. (Evas anmärkning: se önskemålet att lägga V.1 detta som en flik.) 7.2 Sökfunktionen får gärna vara intelligent på så vis att systemet känner av vad det är för typ av V.2 information som matas in, t.ex. anmälningskod, kurskod, etc. 7.3 De uppgifter som lagts in i KursInfo ska kunna sökas ut. Vid sökning ska användaren kunna markera i Se punkt 6.6.2, rapportgenerator V.2 vilken information denne vill se (ett eller flera fält samtidigt), t.ex. genom att klicka i en/flera ruta/-or, och sedan söka efter detta. (Detta är ett vanligt förekommande önskemål! Användarna vill kunna söka på olika typer av information samtidigt och få ut det i samma dokument.) Exempel på sådant som användarna önskar kunna söka efter innefattar: - Programtillfälles anmälningskod - Senast använda kod för kurs, program eller tillfälle. - Statistik - Examinatorlista för Ladok - Kurslista per sekreterare - Lista över kursansvariga till schemaläggningen och Studerandeavdelningen. - Vilka kurser som går vissa veckor/läsperioder/terminer - Typ av kurs (sommarkurs, distanskurs, programkurs, fristående kurs, etc) - Vilka kurser med fastställd kursplan som inte har fastställd kurslitteratur - Vilka uppgifter som levereras till vår katalogproduktion (Evas anmärkning: om information som visas separeras enligt ovan, asterisker införs för att visa obligatoriska fält, och en förhandsgranskafunktion för olika syften (webb, katalog, studera,nu, kurs/utbildning, etc) införs löses detta ändå. Dock kan central administration vilja söka ut översikter över denna information!) - Kursplaner ska kunna sökas ut i nummerordning institutionsvis, t ex: DT1040, DT1120, IF Kurs, kursansvarig och examinator på samma lista under en viss termin - Kurs- respektive utbildningsplaner på svenska och engelska - Kursplaner knutet till program men även separat/fristående (idag måste sådana sökningar göras manuellt i utbildningsplanerna inför varje termin). - Sökning både efter kursnamn, del av kursnamn och kurskod, ev. även efter studieperiod. - På utbildningsplaner efter utbildningsnamn, del av utbildningsnamn, studieår, eller kod - Kurser som bara har preliminär kurslitteratur - Alla kurstillfällen märkta med kurstid - Möjliggör fritextsökning inne i KursInfo. - Det ska vara möjligt att söka i hjälpfunktionen. - Kunna söka fram samma fält i liknande utbildningar och kunna kopiera den texten till det aktuella fältet på ett smidigt sätt. - Kompletta sammanställningar för administratörer/sekreterare på utbildningsutbudet till katalog där 7.4 Sökningar ska byggas samman med kontrollfunktioner, ifall användaren vill kunna t.ex. ändra i den Länk till editorn V.1 utsökta informationen. 7.5 Möjliggör val av hur sökresultatet presenteras, d.v.s. i nytt fönster, enbart modul eller liknande. Tveksamt. Vi vill ju inte ha några nya V.2 fönster. 7.6 Möjliggör val av format resultatet presenteras i, d.v.s. HTML, Excel Vilket resultat. Möjlighet att exportera till t.ex. Excel kan ordnas. V Möjliggör användning av wildcards som * eller? i sökning av kurs- och programkod. V.1 Process/ordning Sida 5 av 6

15 8.1 Gör det möjligt för användaren att komma tillbaka till samma ställe där denne senast var när denne loggar in igen efter en stunds inaktivitet i systemet. Kopplingar till andra system 9.1 Inför en koppling till exempelvis Libris eller biblioteksdatabas för att förenkla inläggning av litteraturlistor. (Evas kommentar: Ett mycket vanligt önskemål!) 9.2 Uppdatera söktermerna för studera.nu med en direktlänk till studera.nu. Studera.nu-termer kommer att försvinna. V Förenkla kopplingar och överföringar till Ladok (U4:1, U4:2) Som nuvarande lösning + Traffla V Tydliggör vilken information som går till studera.nu/webb/katalog/etc. Mycket svårt att definiera V Komponent för att hämta vokabulärlistor från Studera.nu. Jämförelse. Problem med Studera nu och certifikat för att komma åt informationen. (U89) Spara 10.1 En användare som stänger ner systemet men som inte har sparat allt ska varnas innan nedstängning. Löses delvis V.1 V.2 V.1 V När jag matat in uppgifter i ett fält och lämnar detta utan att klicka på Spara kursen försvinner allt. I ett nytt gränssnitt borde här komma en varning. Varningar 11.1 Strukturera om listan med varningar så att varningar för grundläggande fält/grundvärden syns bättre. Det ger en bättre inbyggd kontroll Förenkla systemet med varningspunkterna. Felmeddelanden skulle kunna ges när kurs/program skall skickas för godkännande och det saknas information som måste vara ifylld, t.ex. Du måste fylla i omfattning för att kunna skicka den för godkännande, samt en kontroll vid fastställande och ett meddelande Går ej att fastställa eftersom du ej har angivit mål och innehåll. Fungerar redan idag V.1 V.1 Fungerar så redan idag V Öka antalet logiska felkontroller så att systemet i högre grad stödjer användaren i sitt arbete. Inga problem. Speca vilka! V Inför pluppar för engelsk översättning av kursplan så man inte fastställer utan mål eller liknande. V.1 Meddelanden 12.1 När kurser/program har godkänts av central administration ska användare få meddelanden när detta rör deras program, kunna se och öppna dem för att se ändringarna. När meddelandet har lästs ska de automatiskt försvinna från en meddelandelista Inför anteckningsrutor inte bara för centraladministration, utan även relaterat till en kursplan, utbildningsplan eller tillfälle. En generell meddelandefunktion.markering om läst eller oläst meddelande. V.1 V.1 Sida 6 av 6

16 HÖGSKOLAN I SKÖVDE Fördelning av kostnad för utveckling av KursInfo år 2009 Utvecklingskostnad för år ,00 SEK 1,75 heltidstjänst + kostnaden för 0,25 heltidstjänst som medel för punktinsatser Antal lärosäten 8 Del av kostnad som fast 25% Lärosäte Grundavg. HST 2007 * Andel % HST förd. Påslag 35% Årsavg Per halvår Blekinge tekniska högskola ,83% Högskolan i Borås ,70% Högskolan i Halmstad ,47% Högskolan i Kalmar ,22% Högskolan i Skövde ,32% Malmö högskola ,51% Växjö universitet ,55% Lunds tekniska högskola ,42% Totalt ,00% (2006: ) *) Antalet helårsstudenter i grundläggande högskoleutbildning Exklusive uppdragsutbildning. Källa: Universitet & Högskolor, Högskoleverkets årsrapport 2008

17 Dokument Version Delrapport förstudie 1.0 Datum Beteckning Sida John Wolgast och Jessica Sedig (10) Förstudie för utredningen: Utreda behov av och verksamhetsmässiga förutsättningar för gemensam utbildningsdatabas i Ladok

18 Dokument Version Delrapport förstudie 1.0 Datum Beteckning Sida John Wolgast och Jessica Sedig (10) Bakgrund Förstudien är en del av en utredning av behov och verksamhetsmässiga förutsättningar för gemensam utbildningsdatabas i Ladok. Utredningsuppdraget är uppdelat i två etapper där det första innebär att utreda de krav som verksamheten ställer på en utbildningsdatabas och hur befintliga utbildningsdatabaser står i relation till dessa krav. Beskrivning Jonas Brorsson har bett John Wolgast, KTH och Jessica Sedig, Uppsala Universitet att tillsammans jämföra sina respektive utbildningsdatabaser och framarbeta en första kravställning för vad en gemensam utbildningsdatabas måste leverera för stöd. John Wolgast och Jessica Sedig har utarbetat en grafisk översikt som tillsammans med en textuell beskrivning ger en övergripande bild av vad en framtida utbildningsdatabas som minst måste kunna leverera. Översikten är baserad på två grundblock; kurser och program och utöver det belyses ett antal stödprocesser som måste beaktas. Mål Förstudien ska fungera som ett underlag för nästa omgång av diskussioner där representanter från fler universitet bör deltaga och tillsammans utveckla kravställningen. Därefter bör befintliga utbildningsdatabaser och dess systemlösningar dokumenteras och utvärderas.

19 Dokument Version Delrapport förstudie 1.0 Datum Beteckning Sida John Wolgast och Jessica Sedig (10) 1. Huvudprocesser 1. Kurser (sid 7-8) 1. Basdata för kurs Systemet ska kunna hantera kursens grundläggande basdata, koppling ska finnas till Ladok och NyA för dessa. Basdata för en kurs ska endast behöva anges en gång i ett modersystem. 2. Kursplan En kursplan, inklusive kurslitteraturlista, ska kunna matas in och revideras. Kursplanens struktur måste följa högskoleförordningens krav. Det ska gå att hantera en historik över kursplanens äldre versioner. En kursplan ska kunna ha olika status beroende på var i processen den befinner sig, utkast, klar för beslut, beslutad, under revidering och ersatt. 3. Övrig kursinformation Systemet ska kunna hantera övrig information som är kopplad till en kurs och som kan användas bland annat i marknadsföringssyfte. Användarinitierade systemhändelser som leder till förändringar i databasen ska loggas. Även felloggar ska finnas. 4. Kurstillfälle Systemet ska kunna hantera olika typer av kurstillfällen, fristående kurser, kurser som ges inom program, kurser som endast ges inom kurspaket och uppdragsutbildning. Kurstillfällen ska kunna matas in och redigeras och de ska kunna ha olika status beroende på var i processen de befinner sig. 5. Kurspaket Systemet ska kunna hantera kurspaket med egen anmälningsinformation. Kurspaketen ska både kunna vara fristående och inom program. Kurspaket ska kunna matas in och redigeras och de ska kunna ha olika status beroende på var i processen de befinner sig. 2. Program (sid 9-10) 1. Basdata Systemet ska kunna hantera programmets grundläggande basdata, koppling ska finnas till Ladok och NyA för dessa. Basdata för ett program ska endast behöva anges en gång i ett modersystem. 2. Utbildningsplan En utbildningsplan ska kunna matas in, beslutas och revideras. Utbildningsplanens struktur måste följa högskoleförordningens krav. Det ska gå att hantera en historik över

20 Dokument Version Delrapport förstudie 1.0 Datum Beteckning Sida John Wolgast och Jessica Sedig (10) utbildningsplanens äldre versioner. En utbildningsplan ska kunna ha olika status beroende på var i processen den befinner sig, utkast, klar för beslut, beslutad, under revidering, ersatt. 3. Kurslista Systemet ska kunna hantera kurslistor som anger vilka kurser som ges inom ett program och vilka terminer på programmet de ges, med andra ord ett sätt att presentera programmets uppläggning. En kurslista ska kunna ha olika status beroende på var i processen den befinner sig, utkast, klar för beslut, beslutad, under revidering. Det ska gå att hantera en historik över äldre versioner av kurslistor. 4. Inriktningsinformation Systemet ska kunna hantera information kopplad till en/flera programinriktning. 5. Övrig programinformation Systemet ska kunna hantera övrig information som är kopplad till ett program och en programinriktning och som kan användas bland annat i marknadsföringssyfte. Användarinitierade systemhändelser som leder till förändringar i databasen ska loggas. Även felloggar ska finnas. 6. Programtillfälle Systemet ska kunna hantera programtillfällen. Det ska gå att mata in och redigera programtillfällen och de ska kunna ha olika status beroende på var i processen de befinner sig. 7. Läsårsplan Systemet ska kunna hantera läsårsplaner för program. En läsårsplan innehåller kurstillfällen baserade på kurslistorna i utbildningsplanerna och presenterar på så sätt aktuella kursomgångar för ett flertal årskurser i samma program under ett läsår.

21 Dokument Version Delrapport förstudie 1.0 Datum Beteckning Sida John Wolgast och Jessica Sedig (10) 2. Stödprocesser 1. Hantera katalogdata Systemet ska kunna hantera alla katalogdata som är nödvändiga för att uppfylla de krav som ställs enligt högskoleförordningen, Ladok och studera.nu/nya. 2. Behörighet Nivån av behörighet måste kunna anpassas. Behörigheten bör anpassas med hjälp av tre variabler; organisatorisk tillhörlighet, funktion i det administrativa gränssnittet och vilken nivå av funktionen som ska var åtkomlig. Ett antal olika behörighetsnivåer bör definieras men dessa ska sedan individuellt kunna modelleras om utifrån behov. 3. Export av data Systemet ska kunna hantera export av data till externa system som NyA, publika sidor för utbildningsinformation och tryckproduktioner. Exporten till NyA måste följa gällande EMILschema 4. Import av data Systemet ska kunna hantera import av data från befintliga system. 5. Engelsk version Systemet ska kunna hantera att all utbildningsinformation finns både i en svensk och en engelsk version. 6. Administrativt gränssnitt Det administrativa gränssnittet bör vara webbaserat för ökad lättillgänglighet. Det ska vara tillgängligt från olika plattformar och OS. Det bör finnas i både svensk och engelsk version då många användare kommer att vara kursansvariga och lärare som har engelska som arbetsspråk. 7. Arkivering Information såsom kursplaner och utbildningsplaner måste kunna arkiveras varje år enligt de förordningar och lagar som gäller för detta.

22 Dokument Version Delrapport förstudie 1.0 Datum Beteckning Sida John Wolgast och Jessica Sedig (10) Kurser Program Basdata Kursplan Övrig kursinformation Kurstillfälle Kurspaket Basdata Utbildningsplan Kurslista Inriktningsinformation Övrig programinformation Programtillfälle Läsårsplan Stödprocesser Katalogdata Behörighet Export av data Import av data Engelsk version Administrativt gränssnitt Arkivering

23 Dokument Version Delrapport förstudie 1.0 Datum Beteckning Sida John Wolgast och Jessica Sedig (10) Basdata för kurs Lägga in basdata Exportera till LADOK Typ av data Kurskod Benämning sv/en Institution Högskolepoäng Betygsskala Kursnivå Etc Kurser del 1 Kursplan Skapa Lägga in information Spara Förhandsgranska Skriva ut Godkänna Uppdatera/Ersätta Historik Publicera Typ av data Obligatorisk information såsom; Kursmål Kursens upplägg Behörighet Kurslitteratur etc Högskoleförordning Kap 6 15 Övrig kursinformation Lägga in information Förhandsgranska Skriva ut Spara Uppdatera/Ersätta Logga förändringar Publicera Typ av data Mer säljande text om kursen Eventuella länkar Kontaktuppgifter Rekommenderade förkunskaper

24 Dokument Version Delrapport förstudie 1.0 Datum Beteckning Sida John Wolgast och Jessica Sedig (10) Kurstillfälle Skapa Lägga in information Spara Hantera status Historik Publicera Typ av data Kurstakt Kurstid Undervisningsform Ort Period Start- och slutvecka Finansieringsform Anmälningskod Målgrupp Kurskategori Antal platser Etc Kurser del2 Kurspaket Skapa Lägga till information Lägga till kurstillfälle Ta bort kurstillfälle Spara Historik Publicera Typ av data Olika kurstillfällen Målgrupp etc

25 Dokument Version Delrapport förstudie 1.0 Datum Beteckning Sida John Wolgast och Jessica Sedig (10) Basdata för program Lägga in basdata Exportera till LADOK Typ av data Programkod Benämning sv/en Institution Högskolepoäng Första antagningstermin Inriktningar etc Program del 1 Utbildningsplan Skapa Lägga in information Spara Förhandsgranska Skriva ut Godkänna Uppdatera/Ersätta Historik Publicera Typ av data Obligatorisk information såsom; Kurslista Programupplägg Behörighet etc Högskoleförordning Kap 6 17 Övrig programinformation Lägga in information Förhandsgranska Skriva ut Spara Uppdatera/Ersätta Logga förändringar Publicera Typ av data Mer säljande text om programmet Eventuella länkar Kontaktuppgifter

26 Dokument Version Delrapport förstudie 1.0 Datum Beteckning Sida John Wolgast och Jessica Sedig (10) Läsårsplan Skapa Lägga in information Spara Historik Publicera Typ av data Godkända kurstillfällen för specifik termin Program del 2 programtillfälle Skapa Lägga in information Spara Hantera status Historik Publicera Typ av data Starttermin Ort Studieform Antal platser Etc