Svar på interpellation från Lars Wetterlund (S) angående införande av nytt lönesystem

Transkript

1 Interpellationssvar Sid 1 (5) Svar på interpellation från Lars Wetterlund (S) angående införande av nytt lönesystem Bakgrund Ett nytt personaladministrativt system upphandlades av Gotlands kommun under 2001 efter ett mycket omfattande förberedelsearbete i ett antal arbetsgrupper. Vid sammanvägning av arbetsgruppernas åsikter upphandlades IFS:s system. Syfte Syftet med att införa ett nytt personaladministrativt system var: Minska det administrativa arbetet för chefer, arbetsledare och handläggare Ge medarbetarna tillgång till systemet för rapportering och sökande av information Ge förvaltningsledning och verksamhetsansvariga ett enkelt och flexibelt system för information Ge ett modernt driftsäkert, kostnadseffektivt och användarvänligt system till personaloch löneadministrationen Reducera pappersmängden Nya arbetsuppgifter/roller Ett system som tillgodoser dessa syften medför förändringar i befintliga processer och medför förändrade roller/arbetsuppgifter för följande: Medarbetare Chef/arbetsledare Kommun- och förvaltningsledning HR-konsulter Löneassistenter/löneförrättare Centrala stödfunktioner (systemägare, systemadministratör m fl) Införandet av ett nytt personaladministrativt system Att införa ett nytt personaladministrativt system är ett mycket stort åtagande! Säkerligen det största som Gotlands kommun någonsin har gjort. Det kräver stor precision, noggrannhet och uthållighet och det kommer att ta ett till två år innan systemet är satt. I det gamla lönesystemet fanns det ca 140 användare. Det nya personalsystemet erbjuder samliga medarbetare i Gotland kommun att vara användare. Följande delar ingår i personalsystemet: Lön Sjukbevakning Tidrapportering Anställningstid (LAS) Förtroendevalda Reseräkning Löneförhandling MedvindArbetstid (resurs och planeringssystem)

2 Interpellationssvar Sid 2 (5) Kompetens Personalutveckling Rekrytering Projektrapportering (stöd vid uppföljning av tid och kostnader i projekt) Samlingsrapportering Dokumenthantering Personliga portaler (webb- baserat verktyg som gör att vi kan skräddarsy portaler (ingången till systemet) Hela arbetet med upphandlande och införande av det nya systemet har skett i fem etapper med start Etapperna beskrivs nedan: Etapp 1-3 Etapp ett till och med tre genomfördes under Då diskuterades inledningsvis behov av ett nytt system och nyttan med ett sådant. I ett antal arbetsgrupper deltog förvaltningschefer, verksamhetschefer, HR-konsulter och löneadministratörer. Projektplan skrevs fram, delprojekt skapades och förankrades på förvaltningarna inleddes med att ett förfrågningsunderlag arbetades fram och i början av försommaren inleddes upphandlingen. Fem leverantörer lämnade in anbud och vid årsskiftet var utvärderingen avslutad och ett nytt personaladministrativt system upphandlades. Systemet är uppbyggt av ett antal moduler, alla tillkomna för att stödja i det personaladministrativa arbetet och vara ett planeringsinstrument för chefer och ledare samt att även möjliggöra för medarbetaren att rapportera och avläsa sin egen data. Systemet kan organisatoriskt placeras långt ut i organisationen för att verkligen vara ett instrument i det dagliga arbetet. Även andra organisatoriska lösningar är möjliga. Gotlands kommun valde det första alternativet: att placera systemet långt ute i organisationen. Etapp 4-5 Etapp fyra inleddes under 2002 med att tekniska installationer gjordes, lades in styrtabeller, konverterades data och utbildades användare. Under hösten 2002 utbildades 400 chefer/arbetsledare, 30 HR-konsulter, 150 planerare i MedVind och 90 löneadministratörer i systemet. Vid årsskiftet 2003 startades etapp fem med driftsättning och utbetalning av den första lönen den 27 januari Etapp fem kommer att pågå under hela 2003 och kanske längre. Nästa steg i införandet är medarbetarportalen. När den är införd kommer chefer/arbetsledares arbetsbelastning minska högst avsevärt. Då kommer medarbetaren själv att sköta inrapportering av sina avvikelser såsom övertid, fyllnadstid, föräldraledighet, semester mm i systemet. Attestering görs sedan av chefen/arbetsledaren. Ännu ett moment finns i etapp fem nämligen chefsportalen, som innehåller stöd för chefer och arbetsledare i deras arbete med rekrytering, kompetensutveckling, medarbetarsamtal mm. Den delen kommer att införas på KomJobb under våren 2003 för att förenkla hanteringen med platsannonsering och platsansökningar.

3 Interpellationssvar Sid 3 (5) Svar på Lars Wetterlunds frågor: Fråga 1: Vad är det som gör att lönesystemet är så svårhanterat? Svar: Som beskrivits i inledningen så är det här troligtvis det största och mest komplexa system Gotlands kommun infört. Systemet levereras så gott som tomt. Vår uppgift har varit att fylla systemet med rätt personuppgifter, avtal, scheman, organisation m m. Sammanlagt har systemet fyllts med ca 1 miljon uppgifter. Ett fåtal personer har under hösten 2002 arbetat med detta. Samtidigt som arbetet med införandet har det gamla lönesystemet skötts. Förutom allt arbete med att lägga in data så har utbildning av 400 chefer/arbetsledare, 150 planerare i MedVind, 30 HR-konsulter och 90 löneadministratörer skett. Allt detta har genomförts trotts stora restriktioner inom ramen för farfarsprincipen. Det nya systemet är inte bara ett lönesystem utan erbjuder så mycket mer. Det är troligtvis inte svårare att hantera men är uppbyggt på ett annat sätt. Några exempel på förändringar: - det nya systemet ställer krav på att man bör var duktig att arbeta i Windowsmiljö - förut så har all tid rapporteras genom fristående system. Nu är tid kopplat direkt i systemet. - förut lades mycket in manuellt i lönesystemet. I det nya personalsystemet sker mycket med automatik. Detta upplevs som om man inte har kontroll längre. - det sänds inte ut några listor från centralt håll längre. Alla uppgifter får man själv söka efter. Upplevs som svårt. - systemet är inte fullt utbyggt ännu. Det gör att många löneassistenter får lösa andra uppgifter också. Fråga 2: Vad har införandet kostat i mertid och pengar för dom olika förvaltningarna i kommunen? Svar: Den totala investeringsbudgeten för personalsystemet är 3,7 milj kronor. Denna kostnad täcker konsultkostnader, licenser och en konvertering. Personalkostnaderna för införandet har respektive förvaltning stått för. De små förvaltningarna har KSK tagit hand om. Någon total kostnad för den tid förvaltningarna lagt kan jag inte redovisa. Dock kan vi konstatera att många har jobbat mycket övertid. Detta beror bl a på: - den server (hårdvara) som införskaffades till personalsystemet fungerade inte bra. Detta ledde till servern var tvungen att bytas under hösten. Ett fabrikatsfel i servern konstaterades. Projektet tappade ungefär 20 dagar på detta. - under senare delen av hösten 2002 kördes båda systemen (gamla lönesystemet och nya personalsystemet). Trots detta togs inte någon extra personal in. - många felaktigheter hittades när grunddata (schema) samlades in. Alla felaktigheter har de som jobbat med att lägga in grunddata fått rätta till. Ex på felaktigheter: - personer som jobbat för lite (1 timme per vecka) - personer som jobbat för mycket - Gotlands kommun har bara ett flexavtal. Under införandet hittades ett 10-tal olika flexavtal. - gällande flexavtal säger att man endast får ha 20 timmar minus. Vi har hittat personer som har upp till 100 timmar minus - från 1:a januari har många löneassistenter, förutom sitt ordinarie arbete, skött vissa chefers uppgifter i systemet (attesteringar) - hela systemet bygger på automatik. Hela systemet är inte igång ännu vilket innebär manuell hantering.

4 Interpellationssvar Sid 4 (5) Trots allt arbete kan vi redan nu konstatera att driftkostnaden för personalsystemet är lägre än det gamla lönesystemet. Fråga 3: Behöver man nyanställa personal för att klara hanteringen? Svar: Nej. Gotlands kommun bör istället snarast titta över de rutiner som idag finns. Här ges exempel på två områden där effektivisering kan genomföras: Löneadministrationen För lönehanteringen åtgår idag omfattande administrativa resurser och därmed möjlighet till effektivisering. Lönehanteringen sköts idag av ca 90 medarbetare (vissa på heltid, övriga del av tid) i Gotlands Kommun. Det nya personalsystemet erbjuder centralisering av lönehanteringen. Det gäller att inte försämra de rutiner och arbetssätt som utformats utan att se hur en organisatorisk samordning kan bidra till en ytterligare utveckling av lönehanteringen och möjligheter att uppnå rationalisering. Fördelar med en organisatorisk samordning är: Stordriftsfördelar En samordning medför stordriftsfördelar eftersom en arbetsuppgift samla en organisatorisk enhet som får stora volymer att hantera. Minskad sårbarhet och jämnare arbetsfördelning Inom förvaltningarna finns idag grupper alt enstaka medarbetare som arbetar med lönehantering, vilket gör det sårbart vid sjukdom och annan frånvaro. En samordnad verksamhet medger också en jämnare arbetsfördelning inom organisationen. Bättre kunskapsöverföring och ökad tillgång till spets- och specialistkompetens Med en samordnad verksamhet ökar möjligheterna till överföring och utveckling av kunskaper bland medarbetare. Detta leder i sin tur till ökad tillgång till spets- och specialistkompetens inom organisationen. Tydligare roll En samordning av lönehanteringen kommer att ge en tydligare roll för medarbetarna och i organisationen. Ökat fokus på kärnverksamheten Inom förvaltningarna ger en samordning av löneadministrationen förutsättningar För ökad fokusering på ledning och styrning av kärnverksamheten för chefer på olika nivåer i organisationen Support och helpdesk funktion Det nya personalsystemet kommer att användas av de flesta i Gotlands Kommun (det gamla lönesystemet hade 140 användare). Systemet innehåller många olika moduler med olika användare. För att få ut effekten av systemet måste en väl dimensionerad support och helpdesk funktion inrättas. Funktionen skall kunna stödja chefer/arbetsledare, medarbetare, personalhandläggare, lönehandläggare m fl i sitt dagliga arbete. Exempel på uppgifter är: - fjärrsupport (telefon alt fjärrstyrning av dator) - flygande helpdesk (kundbesök i verksamheterna) - utveckling av systemet - utbildningar - information om personalsystemet - mäta kundnöjdheten

5 Interpellationssvar Sid 5 (5) Dagens organisation är inte dimensionerad för detta. En väl fungerande funktion kommer att avlasta förvaltningarna. Fråga 4: När beräknas systemet fungera tillfredsställande? Svar: För varje månad som går ser vi klara förbättringar. Från och med 1:a januari ansvarar vi för driften av hela personalsystemet. Förut har Gotlands kommun köpt tjänsten. Det här innebär vi äger hela löneprocessen. Erfarenhet, repetitionsutbildningar, kunskap och förståelse om hur systemet fungerar är exempel på faktorer som gör att det går bättre hela tiden. För att ett personalsystem skall fungera fullt ut krävs att hela kedjan fungerar. Utbildning av medarbetare (självservice) påbörjas under maj månad. Troligtvis krävs hela det här året för att lära oss alla rutiner i systemet. Anne Ståhl-Mousa Ordförande Styrelsen Konsult- och Service

6 Interpellationssvar Sid 1 (5) Svar på interpellation från Torgny Lihnell (mp) angående införande av nytt personal- och ekonomisystem Inledningsvis ges här en bakgrundsinformation avseende personalsystemet, eftersom frågeställaren tryckt på denna del. Under svaren på fråga 1 lämnas också en information om det nya ekonomisystemet Bakgrund Ett nytt personaladministrativt system upphandlades av Gotlands kommun under 2001 efter ett mycket omfattande förberedelsearbete i ett antal arbetsgrupper. Vid sammanvägning av arbetsgruppernas åsikter upphandlades IFS:s system. Syfte Syftet med att införa ett nytt personaladministrativt system var: Minska det administrativa arbetet för chefer, arbetsledare och handläggare Ge medarbetarna tillgång till systemet för rapportering och sökande av information Ge förvaltningsledning och verksamhetsansvariga ett enkelt och flexibelt system för information Ge ett modernt driftsäkert, kostnadseffektivt och användarvänligt system till personaloch löneadministrationen Reducera pappersmängden Nya arbetsuppgifter/roller Ett system som tillgodoser dessa syften medför förändringar i befintliga processer och medför förändrade roller/arbetsuppgifter för följande: Medarbetare Chef/arbetsledare Kommun- och förvaltningsledning HR-konsulter Löneassistenter/löneförrättare Centrala stödfunktioner (systemägare, systemadministratör m fl) Införandet av ett nytt personaladministrativt system Att införa ett nytt personaladministrativt system är ett mycket stort åtagande! Säkerligen det största som Gotlands kommun någonsin har gjort. Det kräver stor precision, noggrannhet och uthållighet och det kommer att ta ett till två år innan systemet är satt. I det gamla lönesystemet fanns det ca 140 användare. Det nya personalsystemet erbjuder samliga medarbetare i Gotland kommun att vara användare. Följande delar ingår i personalsystemet: Lön Sjukbevakning Tidrapportering Anställningstid (LAS)

7 Interpellationssvar Sid 2 (5) Förtroendevalda Reseräkning Löneförhandling MedvindArbetstid (resurs och planeringssystem) Kompetens Personalutveckling Rekrytering Projektrapportering (stöd vid uppföljning av tid och kostnader i projekt) Samlingsrapportering Dokumenthantering Personliga portaler (webb- baserat verktyg som gör att vi kan skräddarsy portaler (ingången till systemet) Hela arbetet med upphandlande och införande av det nya systemet har skett i fem etapper med start Etapperna beskrivs nedan: Etapp 1-3 Etapp ett till och med tre genomfördes under Då diskuterades inledningsvis behov av ett nytt system och nyttan med ett sådant. I ett antal arbetsgrupper deltog förvaltningschefer, verksamhetschefer, HR-konsulter och löneadministratörer. Projektplan skrevs fram, delprojekt skapades och förankrades på förvaltningarna inleddes med att ett förfrågningsunderlag arbetades fram och i början av försommaren inleddes upphandlingen. Fem leverantörer lämnade in anbud och vid årsskiftet var utvärderingen avslutad och ett nytt personaladministrativt system upphandlades. Systemet är uppbyggt av ett antal moduler, alla tillkomna för att stödja i det personaladministrativa arbetet och vara ett planeringsinstrument för chefer och ledare samt att även möjliggöra för medarbetaren att rapportera och avläsa sin egen data. Systemet kan organisatoriskt placerats långt ut i organisationen för att verkligen vara ett instrument i det dagliga arbetet. Även andra organisatoriska lösningar är möjliga. Gotlands kommun valde det första alternativet: att placera systemet långt ute i organisationen. Etapp 4-5 Etapp fyra inleddes under 2002 med att tekniska installationer gjordes, lades in styrtabeller, konverterades data och utbildades användare. Under hösten 2002 utbildades 400 chefer/arbetsledare, 30 HR-konsulter, 150 planerare i MedVind och 90 löneadministratörer i systemet. Vid årsskiftet 2003 startades etapp fem med driftsättning och utbetalning av den första lönen den 27 januari Etapp fem kommer att pågå under hela 2003 och kanske längre. Nästa steg i införandet är medarbetarportalen. När den är införd kommer chefer/arbetsledares arbetsbelastning minska högst avsevärt. Då kommer medarbetaren själv att sköta inrapportering av sina avvikelser såsom övertid, fyllnadstid, föräldraledighet, semester mm i systemet. Attestering görs sedan av chefen/arbetsledaren. Ännu ett moment finns i etapp fem nämligen chefsportalen, som innehåller stöd för chefer och arbetsledare i deras arbete med rekrytering, kompetensutveckling, medarbetarsamtal mm. Den delen kommer att införas på KomJobb under våren 2003 för att förenkla hanteringen med platsannonsering och platsansökningar. Etapp fem kommer att pågå under hela 2003 och kanske längre. Nästa steg i införandet är medarbetarportalen. När den är införd kommer chefer/arbetsledares

8 Interpellationssvar Sid 3 (5) arbetsbelastning minska högst avsevärt. Då kommer medarbetaren själv att sköta inrapportering av sina avvikelser såsom övertid, fyllnadstid, föräldraledighet, semester mm i systemet. Attestering görs sedan av chefen/arbetsledaren. Ännu ett moment finns i etapp fem nämligen chefsportalen, som innehåller stöd för chefer och arbetsledare i deras arbete med rekrytering, kompetensutveckling, medarbetarsamtal mm. Den delen kommer att införas på KomJobb under våren 2003 för att förenkla hanteringen med platsannonsering och platsansökningar. Svar på Torgny Lihnells frågor: Fråga 1: Hur har införandet av de nya personal- och ekonomidatasystemen fungerat? Personalsystemet Svar: Som beskrivits i inledningen så är det här troligtvis det största och mest komplexa system Gotlands kommun infört. Systemet levereras så gott som tomt. Vår uppgift har varit att fylla systemet med rätt personuppgifter, avtal, scheman, organisation m m. Sammanlagt har systemet fyllts med ca 1 miljon uppgifter. Ett fåtal personer har under hösten 2002 arbetat med detta. Samtidigt som arbetet med införandet genomförts, har det gamla lönesystemet skötts. Förutom allt arbete med att lägga in data så har utbildning av 400 chefer/arbetsledare, 150 planerare i MedVind, 30 HR-konsulter och 90 löneadministratörer skett. Allt detta har genomförts trots stora restriktioner inom ramen för farfarsprincipen. Problemområden under införandet Projektet har under införandet kantats av en del problem. Dessa har kostat både tid och pengar. Det största problemet har varit en server som inte fungerat. Redan vid installation i april upptäcktes att huvudservern till personalsystemet inte var som den skulle. Detta ledde fram till att sammanlagt 11 st. diskar kraschade. Servern byttes ut under november. Sammanlagt tappade projektet ca 20 dagar pga servern. Förutom tiden så har det kostat projektet ca kr. Övriga problem som kan nämnas är: - alla felaktigheter som funnits i scheman som samlats in ute i förvaltningarna - - BUF genomförde under hösten en omorganisation. Det har ställt till problem under införandet pga ett antal ändringar i organisationsstrukturen i systemet. - försenad kodplan - byte av operativsystem till win 2000 (borde varit klart innan vi satte igång) Här kommer några positiva och negativa reflektioner: Positivt: - otroligt kunniga och lojala medarbetare - trots problem under införandet har tidsplanen kunna hållas - möjligheter i systemet Negativt: - för lite personal under inmatningen av all grunddata ( farfarsprincipen ) - avsaknad av stöd och tydliga riktlinjer hur Gotland kommun skall utnyttja ett modernt personalsystem som en del av ett beslutsstödssystem - införande av nytt ekonomi- och personalsystem samtidigt (pga att vi inte valt samma leverantör)

9 Interpellationssvar Sid 4 (5) Ekonomisystemet Svar: Gotlands kommuns nya ekonomisystem togs i drift vid årets början enligt tidplan. För att möjliggöra ett smidigt införande hölls utbildning i ekonomisystemets olika delsystem för kommunens ekonomiassistenter och ekonomer under hösten. De synpunkter framkommit från ekonomiassistenterna och ekonomerna är att det nya ekonomisystemet upplevs som en klar förbättring jämfört med det gamla ekonomisystemet. De budgetansvariga kommer till skillnad mot tidigare att vara användare i det nya ekonomisystemet. Det innebär att de budgetansvariga får ett mycket bättre systemstöd för sin budgetuppföljning. De får tillgång till sina ekonomirapporter direkt i systemet och kan på egen hand både snabbare och enklare få information om det ekonomiska utfallet både på övergripande nivå och på detaljnivå. Arbetet med att konstruera rapporter till de budgetansvariga och introducera dem i det nya ekonomisystemet pågår. Antalet budgetansvariga i Gotlands kommun uppgår till ca 800 personer vilket innebär att det är ett omfattande arbete som respektive förvaltnings ekonomer är involverade i. Vårt intryck är att det förbättrade informationsstödet upplevs som mycket positivt bland de budgetansvariga. Till ekonomisystemet lämnar ett tjugotal försystem/verksamhetssystem bokföringsinformation. Detta sker genom filintegrationer som ska anpassas till det nya ekonomisystemet. I denna del av införandet har det uppstått förseningar. Merparten av integrationerna är nu driftsatta. Till följd av detta har interndebiteringen blivit försenad. Utbildning av ekonomiassistenterna sker under april och början av maj. Under maj månad beräknas interndebiteringen komma igång. Fråga 2: Kommer man att behöva anställa mer personal på löneservice och ute i förvaltningarna för att klara den eventuellt ökade arbetsbelastningen Svar: Nej. Gotlands kommun bör istället snarast titta över de rutiner som idag finns. Här ges exempel på två områden där effektivisering kan genomföras: Löneadministrationen För lönehanteringen åtgår idag omfattande administrativa resurser och därmed möjlighet till effektivisering. Lönehanteringen sköts idag av ca 90 medarbetare (vissa på heltid, övriga del av tid) i Gotlands Kommun. Det nya personalsystemet erbjuder centralisering av lönehanteringen. Det gäller att inte försämra de rutiner och arbetssätt som utformats utan att se hur en organisatorisk samordning kan bidra till en ytterligare utveckling av lönehanteringen och möjligheter att uppnå rationaliseringar. Fördelar med en organisatorisk samordning är: Stordriftsfördelar En samordning medför stordriftsfördelar eftersom en arbetsuppgift samla en organisatorisk enhet som får stora volymer att hantera. Minskad sårbarhet och jämnare arbetsfördelning Inom förvaltningarna finns idag grupper alt enstaka medarbetare som arbetar med lönehantering, vilket gör det sårbart vid sjukdom och annan frånvaro. En samordnad verksamhet medger också en jämnare arbetsfördelning inom organisationen. Bättre kunskapsöverföring och ökad tillgång till spets- och specialistkompetens Med en samordnad verksamhet ökar möjligheterna till överföring och utveckling av kunskaper bland medarbetare. Detta leder i sin tur till ökad tillgång till spets- och specialistkompetens inom organisationen.

10 Interpellationssvar Sid 5 (5) Tydligare roll En samordning av lönehanteringen kommer att ge en tydligare roll för medarbetarna och i organisationen. Ökat fokus på kärnverksamheten Inom förvaltningarna ger en samordning av löneadministrationen förutsättningar För ökad fokusering på ledning och styrning av kärnverksamheten för chefer på olika nivåer i organisationen Support och helpdesk funktion Det nya personalsystemet kommer att användas av de flesta i Gotlands Kommun (det gamla lönesystemet hade 140 användare). Systemet innehåller många olika moduler med olika användare. För att få ut effekten av systemet måste en väl dimensionerad support och helpdesk funktion inrättas. Funktionen skall kunna stödja chefer/arbetsledare, medarbetare, personalhandläggare, lönehandläggare m fl i sitt dagliga arbete. Exempel på uppgifter är: - fjärrsupport (telefon alt fjärrstyrning av dator) - flygande helpdesk (kundbesök i verksamheterna) - utveckling av systemet - utbildningar - information om personalsystemet - mäta kundnöjdheten Dagens organisation är inte dimensionerad för detta. En väl fungerande funktion kommer att avlasta förvaltningarna. Fråga 3: För hur lång tid är vi uppbundna av de nuvarande systemen? Svar: För båda systemen gäller 5 år med option på förlängning 2 år. Anne Ståhl-Mousa Ordförande Styrelsen Konsult- och Service